Выбор базовой платформы для создания СЭД

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО «МОСКОВСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (МАДИ)»

Факультет - «Управление»

Контрольная работа

По дисциплине: «Электронный документооборот и электронный обмен данными»

Тема: «Выбор базовой платформы для создания СЭД»

Выполнил:

Довгерд Игнат Александрович

Москва - 2017

Введение

В выборе системы электронного документооборота современные компании руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения. К целям внедрения СЭД можно отнести улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов; сокращение времени согласования; уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами.

Есть ряд ключевых требований к функциям СЭД (ECM). От соответствия системы этим требованиям зависит дальнейший успех оптимизации документооборота компании. Процессы согласования документов и назначение задач выполняются быстрее, когда переведены из «бумажного» в электронный вид, также сокращается время на обработку документов и поручений, и появляется возможность отслеживать ход работы с документом. При работе с системой исполнители оповещаются о новых документах автоматически, а сроки их обработки находятся под контролем. Для быстрого доступа к документам, легкого поиска и сохранности документов организуется электронное хранилище.

Важно, чтобы права доступа к защищенным данным были разграничены. Значительно сокращает время работы и автоматическое заполнение разделов типовых документов по существующим справочным данным. Руководителю важно иметь удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводную отчетность. Для поддержания информативности в работе компании СЭД должна легко интегрироваться с существующей почтовой системой и с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью.

Также все больше организаций обращают внимание на возможность удаленной работы в системе. К важным критериям оценки системы относятся возможность формирования отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.; быстрое внедрение системы; стоимость установки и поддержки системы; простота развития системы; возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

И дополнительные требования:

· наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;

· преднастроенный модуль управления договорами;

· планшетная версия;

· мобильные клиенты.

1. Основной раздел

Рассмотрим различные базовые платформы для создания СЭД

Microsoft Exchange Server

Достоинства:

+ Является оптимальной системой для организации электронной почты и средств группового планирования

+ Богатые возможности настройки клиентской программы Outlook

+ Содержит средства быстрой разработки несложных приложений

Недостатки

- Слабые, несовременные инструменты разработки

- Ограничения в организации хранилища

- Неочевидная концепция организации системы автоматизации документооборота

Приложения

· Электронная почта и календарь

· База контактов

· Архив документов (Share Point Portal Server)

· На рынке представлено огромное количество конечных приложений для Microsoft Exchange

Lotus Notes

Достоинства:

+ Содержит средства быстрой разработки приложений

+ Возможность настройки универсальной очереди заданий

+ Предоставляет комплексное решение

Недостатки

- Слабые, несовременные, плохо масштабируемые инструменты разработки

- Ограничения в организации хранилища

- Недостатки реализации программных интерфейсов

- Слабые возможности настройки

- Нестандартный интерфейс пользователя

Приложения

· Электронная почта и календарь

· Архив документов

· WorkFlow подсистема

· Наличие готовых приложений российских поставщиков

· На рынке представлено огромное количество конечных приложений для Lotus Notes

Documentum

Достоинства:

+ Содержит средства маршрутизации документов

+ Готовый инструмент для внедрения полнофункционального корпоративного архива документов в компании

+ Достаточно удобные и масштабируемые средства разработки

+ Содержит средства для встраивания функций управления документами в различные приложения

+ Достаточно удобные и масштабируемые средства разработки

Недостатки

- Требует внедрения дорогостоящей инфраструктуры

- Отчасти дублирует систему GroupWare, обеспечивая собственную среду навигации

Приложения

· Архив документов

· Система управления конструкторскими документами

StaffWare

Достоинства:

+ Возможность реализации процессного подхода

+ Средства моделирования и контроля исполнения бизнес процессов

+ Содержит интерактивные документы для разработки несложных приложений

Недостатки

- Требует внедрения инфраструктуры

- Ограничения в организации хранилища

Приложения

· Отчасти дублирует систему GroupWare, обеспечивая собственную реализацию универсальной очереди заданий

Optima Work Flow

Достоинства:

+ Возможность тесной интеграции в инфраструктуру Microsoft

+ Относительно невысокая цена решения

+ Наличие большого количества сервисных модулей

Недостатки

- Существенные ограничения в доработке решений без участия компании производителя платформы

Приложения

· Канцелярия и делопроизводство

· Архив документов

· Система автоматизации различных бизнес-процессов обработки документов

LanDocs

Достоинства:

+ Возможность тесной интеграции в инфраструктуру Microsoft

+ Относительно невысокая цена решения

Недостатки

- Существенные ограничения в доработке решений без участия компании производителя платформы

Приложения

· Канцелярия и делопроизводство

· Архив документов

· Интеграция с системой управления проектами

DocsVision

Достоинства:

+ Возможность тесной интеграции в инфраструктуру Microsoft

+ Современная архитектура (использование.Net сервисов) URL адресация всех объектов системы

+ Относительно невысокая цена решения

Недостатки

- Существенные ограничения в доработке решений без участия компании производителя платформы

Приложения

· Канцелярия и делопроизводство

· Архив документов

· Система автоматизации различных бизнес-процессов обработки документов

Поддерживают возможность электронной подписи следующие платформы СЭД:

· Lotus Notes

· Directum

· LanDocs

· Documentum

· DocsVision

· Optima WorkFlow

· StaffWare

· Microsoft Exchange Server

Ценовая политика на представленные выше платформы варьируется в зависимости от заданных требований, большинство компаний предлагают цены по запросу. Средняя цена на рынке выбора платформ и программного обеспечения СЭД 100-150 тыс. руб. Качество поддержки хорошее, отличным назвать не получается, т.к. некоторые платформы уже не существуют в настоящее время. Многие платформы внедряют государственные, коммерческие и учебные организации. Этот фактов сильно влияет на цену продукта и его возможности.

электронный документ программа автоматизация

Заключение

В заключении хотелось бы отметить, что выбор базовой платформы для создания СЭД очень интересен. Были рассмотрены и сравнены зарубежные и отечественные программы. В зависимости от реализуемых требований и следует выбирать соответствующие СЭД.

Компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной и той же проблемой - им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно встроить процессы документооборота в основные - сквозные процессы, и чем раньше произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья работа связана с документами. В той или иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс. Если подвести итоги и оценить результаты, то больше всего ключевым требованиям соответствуют DocsVision, Microsoft Exchange и Directum.

Размещено на Allbest.ru