Системы программирования баз данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть

2. Практическая часть

2.1 Назначение и функции программной системы

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

В общем смысле термин база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими.

Применение "ИС Автосервис" необходимо при организации деятельности таких учреждений, как автосервис. В связи с большим количеством автомобилей, необходимость их учета требует автоматизации, путем применения данной информационной системы автосервисом, что обусловливает актуальность базы данных "Автосервис"

Объект данной работы - "ИС Автосервис"

Предмет - проблема организации и хранения данных в данной ИС.

Цель работы - разработать эффективную и удобную базу данных.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Разработать и заполнить таблицы соответствующими данными.

2. Установить тип связей в таблице.

3. Создать запросы для вывода необходимых полей.

4. Создать формы, отчеты.

1. Теоретическая часть

Понятие базы данных

База данных (БД) - это систематизированное хранилище информации, которая может относиться к различным сферам человеческой деятельности. Типичные примеры такой информации: телефонный справочник, сведения о студентах вуза, записи о заказах товаров и т.д.

Использование компьютеров позволило устранить многие проблемы, характерные для некомпьютерных БД. При правильном проектировании компьютерной БД добавление в нее новой информации и модификация уже существующих данных перестает быть трудной задачей, чреватой ошибками. С помощью компьютера можно быстро найти нужные сведения, причем критерий поиска может быть весьма сложным. Резко упростились подготовка и печатание различных отчетов и информационных справок.

Но, чтобы возможности компьютера при работе с БД были использованы в полной мере, необходимо при ее создании соблюдать определенные правила организации информации и пользоваться программным обеспечением, специально предназначенным для этих целей. Часто пользователи хранят данные в виде документов Word или таблиц Excel. Однако работа с информацией, содержащейся в изолированных файлах, весьма затруднительна. Как текстовые редакторы, так и электронные таблицы имеют свою сферу применения и не в состоянии обеспечить полноценную поддержку таких традиционных функций БД, как:

* хранение больших массивов информации;

* исключение или сведение к минимуму дублирования данных;

* установление и поддержка связей между данными;

* защита целостности данных;

* быстрый доступ к нужной информации;

* возможность одновременного доступа к информации для нескольких пользователей.

СУБД Access

Для взаимодействия пользователя с БД используются системы управления базами данных (СУБД). Одной из наиболее распространенных СУБД для персонального компьютера является СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office. В отличие от других СУБД, рассчитанных на профессиональных программистов, освоить Access и эффективно использовать его в своей работе вполне по силам и обычному пользователю, не знающему программирования.

Access позволяет пользователю решать следующие задачи:

* создавать БД и вводить в нее данные;

* просматривать и редактировать содержимое таблиц;

* устанавливать связи между таблицами;

* обеспечить защиту целостности и секретность данных;

* выполнять различные запросы к данным;

* представлять информацию в виде форм и отчетов;

* вставлять в формы и отчеты рисунки и графики;

* осуществлять операции импорта и экспорта данных;

* публиковать БД на web-страницах в Internet;

* создавать собственные программы для работы с БД, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки;

* обеспечивать многопользовательский режим доступа к информации, хранящейся в БД.

Создание таблиц

Для создания таблицы нужно щелкнуть по корешку вкладки Таблица окна БД, а затем-- по кнопке Создать. Access открывает окно Новая таблица и предлагает несколько способов создания таблицы.

Режим конструктора таблицы

При создании таблицы в этом режиме открывается окно таблицы в режиме конструктора. В верхней части окна находится пустой бланк таблицы, содержащей три графы, и для создания таблицы нужно заполнить, по крайней мере, две из них: Имя поля и Тип данных. Для каждого из полей будущей таблицы следует выполнить следующие действия.

1. Определить имя поля таблицы

Чтобы определить поле таблицы, нужно ввести в ячейку столбца Имя

Поля имя создаваемого поля(до 64 алфавитно-цифровых символов, включая пробелы).

2. Определить тип данных поля

Для этого следует нажать клавишу Tab и перейти в столбец Тип данных. В этом столбце можно оставить выводящееся по умолчанию значение Текстовый или, раскрыв список, выбрать нужный тип данных.

Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если поле имеет тип Числовой, то Access не позволит ввести в это поле текст. По типу данных поля Access определяет не только, какие данные могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Для хранения данного типа Дата/время требуется 8 байт памяти, текстовое поле требует 1 байт для каждого символа.

Основные типы данных:

* текстовый-- алфавитно-цифровые данные, до 255 байт;

* поле МЕМО-- комментарии и пояснения, до 64 Кбайт;

* числовой-- числовые данные;

* дата/время-- значения даты и времени;

* денежный-- денежные значения;

* счетчик-- автоматически вставляющиеся последовательные номера;

* логический-- логические значения типа Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл;

* объект OLE - рисунок, таблица Excel, документ Word или другие данные в двоичном формате;

* гиперссылка-- строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки.

Типы связей между таблицами

1. Связь типа"один-ко-многим"

Описанная выше связь между таблицами Студенты и Сессия-- пример связи типа "один-ко-многим". Это наиболее распространенный тип связи. При таком типе связи каждой записи в главной таблице могут соответствовать одна, несколько или ни одной записи в подчиненной таблице, а каждая запись в подчиненной таблице не может иметь более одной соответствующей ей записи в главной таблице. Если запись в подчиненной таблице не имеет соответствующей ей записи в главной таблице, то значение поля связи в такой записи должно быть пусто.

2. Связь типа "один-к-одному"

При связи типа "один-к-одному" каждой записи в главной таблице может соответствовать не более одной записи в подчиненной таблице, и наоборот, каждая запись в подчиненной таблице не может иметь более одной соответствующей ей записи в главной таблице. Как и в предыдущем случае, если запись в подчиненной таблице не имеет соответствующей ей записи в главной таблице, то значение поля связи в такой записи должно быть пусто.

Этот тип связи применяется реже, так как такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь типа "один-к-одному" обычно используют для разделения таблиц, имеющих много полей, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Например, такой тип связи использован при установлении связей между таблицами Студенты и Общежитие.

Рис. 1. Связи между таблицами в БД Деканат

3. Связь типа "многие-ко-многим"

При установлении связи между таблицами возможна ситуация, когда между ними нельзя установить отношение "главная-подчиненная" из-за того, что любой записи в одной таблице может соответствовать несколько записей из другой таблицы. Примером могут служить таблицы Студенты и Преподаватели, так как каждый студент сдавал экзамены нескольким преподавателям, а каждый преподаватель принимал экзамен у нескольких студентов. Поэтому между этими таблицами нельзя установить ни одну из описанных выше связей. информация таблица пользователь

Это пример связи типа "многие-ко-многим". Access непосредственно не поддерживает такой тип связи. Но ее можно реализовать в виде двух связей типа "один-ко-многим" с помощью третьей(связующей) таблицы. В качестве такой связующей таблицы в БД Деканат используется таблица Сессия(см. рис. 1). Она связана как с таблицей Студенты по полю Код 1студента, так и с таблицей Преподаватели по полю Код преподавателя. После того как эти связи установлены, можно легко определить с помощью соответствующих запросов, у каких студентов принимал экзамены данный преподаватель или кому сдавал экзамены данный студент.

Физические модели таблиц базы данных.

Физические модели таблицы базы данных предполагает описание свойств каждого поля таблицы. Для описания свойств полей необходимо составить проект таблицы по форме, показанной на рис. 2.

Таким образом, разработка физической модели проекта таблицы базы данных сводится к описанию характеристик каждого поля. Приведем обязательные характеристики полей таблиц базы данных.

Имя поля - некоторый минимальный набор символов, предназначенный для поиска данных в таблице. В каждой прикладной программной системе для разработки баз данных существуют свои грамматические правила для формирования имен полей. В общем случае не допускается начинать имя поля с символа пробела, выбирать в качестве символов знаки препинания.

Подпись поля идентифицируется с названием признака объекта, значения которого будут храниться в ячейках поля. Подпись поля будет находиться в заголовке таблицы. В современных СУБД не существует каких-либо ограничений на формирование подписи поля.

Тип данных - обозначение типа данных в соответствии с конкретной программной системой.

Количество символов - предполагаемое количество символов, которые будут, храниться в ячейках поля.

Точность - число знаков после запятой в числовых полях.

Ключ - указание, что данное поле является ключевым.

Данный состав свойств является минимально необходимым для описания данных, хранимых в таблице.

Создание запросов

Общая характеристика запросов

При работе с БД часто возникает необходимость выбрать из нее информацию, удовлетворяющую определенным условиям, или произвести различные вычисления.

Для решения таких задач предназначены запросы. Запрос сообщает Access, какая именно информация интересует пользователя в настоящий момент. В нем можно указать, какие таблицы содержат нужную информацию;

* записи нужно выбрать из таблиц БД и порядок их сортировки;

* поля должны быть выданы на экран;

* вычисления следует выполнить над выбранными данными.

Запросы могут быть использованы для выделения в таблицах различных групп данных и выполнения над ними вычислений и сравнений. С их помощью можно также выполнить следующие операции:

* добавление новых записей в таблицу;

* удаление записей из таблицы;

* изменение содержимого полей таблицы.

Запрос часто используется в качестве источника данных при создании формы или отчета. Открытие такой формы или отчета автоматически приводит к выполнению соответствующего запроса. Поэтому на экране всегда присутствует самая "свежая" информация об объекте.

Типы запросов в Access

Access позволяет создавать следующие типы запросов: Запрос-выборка. Используется для отбора информации из таблиц и других запросов БД. При выполнении этого запроса Access создает динамический набор записей, содержащий выбранные данные. С этим набором в большинстве случаев можно работать как с обычной таблицей. Его можно просматривать и редактировать, выбирать нужную информацию и т.д. Однако в отличие от таблицы динамический набор записей физически в базе данных не существует и хранится в памяти ЭВМ лишь во время выполнения запроса. При изменении данных в полях динамического набора Access обычно автоматически вносит сделанные изменения в таблицы, на базе которых был построен запрос.

Перекрестный запрос. Представляет данные в формате, подобном электронной таблице, на основе условий, определенных в запросе. С его помощью можно сгруппировать большой объем информации и представить его в виде, удобном для восприятия. Этот вид запроса часто применяется при построении диаграмм.

Запрос на изменение. За одну операцию выбирает записи на основе указанных условий отбора и вносит в них изменения. Существует четыре типа запросов на изменение:

* запрос на добавление -- добавляет группу записей из одной таблицы в другую таблицу.

* запрос на удаление -- позволяет удалить группу записей из одной или нескольких таблиц.

* запрос на обновление -- вносит изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

* запрос на создание таблицы -- позволяет создать таблицу на основе данных, содержащихся в других таблицах БД. Запрос SQL - запрос, который может быть создан только с помощью SQL. Существует три типа таких запросов:

* запрос-объединение -- позволяет объединить поля из нескольких таблиц или запросов в один набор данных;

* запрос к серверу -- передает инструкции SQL удаленной базе данных;

* управляющий запрос -- создает, изменяет или удаляет таблицы или индексы базы данных Access.

Создание запроса

Прежде чем приступить к созданию запроса, следует продумать ответы на следующие вопросы:

* какая таблица или таблицы содержит нужную информацию,

* как связать эти таблицы,

* какой тип запроса использовать,

* каким условиям должны удовлетворять отбираемые записи,

* каким должен быть порядок их сортировки,

* какие вычисления нужно выполнить над отобранными данными,

* какое имя должен получить создаваемый запрос.

Для создания запроса нужно щелкнуть по корешку Запросы окна БД, а затем по кнопке Создать над списком запросов. На экране появится диалоговое окно Новый запрос, и Access предоставит вам выбор: создать запрос самому в режиме конструктора или воспользоваться помощью одного из мастеров по разработке запросов.

С помощью мастеров можно создать запросы следующих типов:

* Простой запрос. Создается запрос на выборку из указанных полей.

* Перекрестный запрос. Выводит данные в формате электронной таблицы.

* Поиск повторяющихся записей. Осуществляется поиск повторяющихся записей в указанной таблице или запросе.

* Поиск записей, не имеющих подчиненных. Находит все записи в главной таблице, не имеющие связанных с ними записей в подчиненной таблице.

Использование мастера Простой запрос

Для быстрого создания запроса можно воспользоваться мастером

Простой запрос. Этот мастер позволяет не только отобрать нужные поля из таблиц или ранее созданных запросов, но также суммировать, вычислять средние значения и находить другие статистические характеристики определенных групп записей.

После выбора этого варианта появится диалоговое окно Создание простых запросов. В раскрывающемся списке Таблицы/запросы нужно выбрать таблицу или запрос и с помощью двойного щелчка отобрать поля, которые будут содержаться в создаваемом запросе. Если в запросе используются поля из нескольких таблиц или запросов, то эту операцию отбора полей следует повторить нужное число раз. Отметим, что мастер не разрешит использовать таблицы, между которыми не были установлены связи.

Затем нужно выбрать тип создаваемого запроса. Если нужно, чтобы отображались все записи, щелкните на переключателе Подробный. Для вывода только общей информации о записях щелкните на переключателе Итоговый и затем по кнопке Итоги. После этого укажите, какие итоговые значения необходимо вычислять, и щелкните по кнопке ОК.

В последнем диалоговом окне нужно ввести имя запроса и выбрать дальнейшие действия: просмотр результатов выполнения запроса в режиме таблицы или изменение его структуры в режиме конструктора. Затем следует щелкнуть по кнопке Готово.

Использование режима Конструктор

Больше возможностей для создания запроса предоставляет конструктор запросов. Чтобы создать запрос с его помощью, нужно выбрать пункт Конструктор в диалоговом окне Новый запрос. На экране появится окно Запрос на выборку, а поверх него окно Добавление таблицы со списком таблиц, хранящихся в текущей БД. По мере того как вы будете выбирать нужные таблицы, Access помещает списки их полей в верхней части окна запроса. Для выбора таблицы достаточно дважды щелкнуть мышью по ее имени или щелкнуть сначала по ее имени, а затем по кнопке Добавить. Если в создаваемом запросе вы хотите использовать поля из ранее созданного запроса, то нужно щелкнуть по ярлыку Запросы или Запросы и таблицы. В этом случае список таблиц будет заменен или, соответственно, расширен списком уже существующих запросов, из которого можно выбрать нужный запрос.

После завершения отбора нужных таблиц и запросов следует нажать кнопку Закрыть. Чтобы снова открыть окно Добавление таблицы, нужно щелкнуть по кнопке Добавить таблицу, расположенной на панели инструментов, или выбрать команду Добавить таблицу в меню Запрос.

Если вы включили в запрос несколько таблиц, и между ними были установлены связи, то Access автоматически показывает их, рисуя линии объединения между связанными полями. Линию объединения можно создать самостоятельно, переместив ключевое поле главной таблицы на связываемое с ним поле подчиненной таблицы.

Формы

Общие сведения

Формы предназначены для просмотра, ввода, редактирования и управления данными. При использовании формы Access предоставляет пользователю существенно больше возможностей для работы с информацией, по сравнению с ее стандартным представлением в режиме таблицы. Удобство применения форм для работы с данными заключается в следующем:

* Формы обычно позволяют отобразить на экране всю запись целиком, причем порядок следования полей может быть изменен, а часть из них вообще не включена в форму.

* В формах кроме редактируемых полей, содержащих данные из таблиц БД, можно размещать и нередактируемые (вычисляемые) поля.

* В формы можно добавлять комментарии, рисунки, графики, изменять их внешний вид, подбирая подходящие шрифты, фон и стиль оформления. Это позволяет в случае необходимости разработать форму, имеющую большое сходство с бумажной формой.

* Формы позволяют существенно упростить, а зачастую полностью автоматизировать ввод новых данных.

* В формах можно размещать различные кнопки(кнопочные формы), нажатие на которые приводит к открытию других форм, выполнению запросов, печати отчетов и т. д.

* Формы могут использоваться в качестве диалоговых окон и сод собственное меню пользователя.

Для разработки форм в Access существует специальный инструментарий. Прежде чем приступать к описанию процедур создания форм, обсудим несколько общих моментов.

Основным источником данных для формы являются таблицы и запросы. Информация может быть также включена в форму в результате импорта различных объектов либо проведения вычислений. Если через форму осуществляется обновление данных, то они обновляются и в источнике.

Построение формы -- итеративный процесс. После создания макета формы нужно просмотреть его, чтобы убедиться в его пригодности. Если необходимо внести изменения, можно вернуться к корректировке макета.

Для создания макета формы нужно в окне БД перейти на вкладку Формы и нажать клавишу Создать. После выбора источника данных для формы, а также способа ее создания, при переходе к следующему этапу автоматически обновляются панели инструментов. Появляется панель инструментов Конструктор форм.

Создание, корректировка и просмотр формы осуществляется в различных режимах:

* в режиме конструктора форма создается и корректируется;

* в режиме формы или режиме таблицы форма используется для работы с данными;

* в режиме предварительного просмотра форма просматривается перед печатью.

Все эти режимы выбираются с помощью кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм или через меню Вид.

Виды форм

Различные виды форм создаются обычно мастером форм или пользователем с помощью конструктора. Кроме того, существуют мастер диаграмм и мастер сводная таблица.

Возможно создание трех видов автоформ: в один столбец, табличной и ленточной формы. При создании автоформы все поля таблицы или запроса выводятся в форму автоматически.

Форма в один столбец отображает поля, расположенные в один столбец. На экране отображается одна запись.

Табличная форма отображает данные в виде нескольких строк и столбцов. Одновременно отображается несколько записей. По внешнему виду и способам перемещения по записям она ничем не отличается от обычной таблицы Access.

Ленточная форма похожа на табличную форму и отличается лишь внешним оформлением.

В отличие от автоформ при использовании мастера форм поля в форму можно выбирать. Мастер может создать кроме вышеперечисленных видов форм составную форму. Она состоит из главной формы и подчиненной. В этих формах отображаются данные из разных таблиц, причем эти таблицы чаще всего связаны отношением"один-ко-многим". Данные главной формы отображаются в один столбец, а подчиненная форма обычно имеет табличный формат.

Диаграмма представляет данные в графическом виде и создается мастером диаграмм с использованием приложения Microsoft Graph.

Форма Сводная таблица создается на основании данных из сводных таблиц Excel.

Пользователь может создавать формы так, как он захочет, и включать в них любые данные. Он может начать с пустой формы(с"нуля") или воспользоваться мастером форм, а затем в режиме конструктора внести в форму любые изменения.

Отчеты

Основные понятия

Отчеты -- форма представления информации для использования и распространения. Отчеты-- итоговые документы для лиц, которым была предназначена создаваемая БД. Если форма-- документ разработчика и лиц, работающих с информацией в БД, то отчеты-- инструмент "хозяев" БД, позволяющий им в нужный момент иметь информацию для личного использования или передачи другим лицам. Отчет нужен для подведения итогов деятельности за период подсчетов итоговых сумм и т.д.

Возможность группирования данных, - это, пожалуй, главное отличие создания отчета от создания формы. Как реализовать группирование, мы подробно рассмотрим ниже, а пока кратко рассмотрим саму идею группирования и ее влияние на структуру разделов.

Предположим, что мы строим отчет по таблице, описывающей реализацию товаров различным клиентам. Можно составить отчет по разным "срезам" такой таблицы. Например, составить отчет, характеризующий заказы каждого клиента. В этом случае основа группирования данных -- клиенты. Все заказы разбиваются на группы, относящиеся к одному клиенту.

Другой вариант -- рассмотреть, как реализовывались товары различных видов. В этом случае основа группирования -- отдельный товар, а все данные о заказах можно разбить на группы, относящиеся к конкретному товару. Группы могут быть вложенными. Например, в первом случае, внутри группирования по клиентам, можно сгруппировать заказы каждого клиента по отдельным товарам. Каждое группирование сопровождается, как правило, появлением двух разделов -- заголовка группы и примечания группы. В заголовке обычно указывается информация о поле -- источнике группирования(клиенты, товары) и др. В области примечания можно подвести итоги группирования -- число заказов каждого клиента, сумму стоимости всех заказов каждого клиента, число заказов каждого товара и т. д.

Если группы вложенные, можно подвести промежуточные итоги, т. е. число заказов конкретного товара, сделанных клиентом. Общее число вложений групп -- до 10. Свойства разделов отчета совпадают со свойствами разделов формы, хотя у форм и отчетов существуют различные режимы. Напомним, что форма могла находиться в трех режимах: конструктора, работы (формы) и предварительного просмотра.

У отчета тоже может быть три режима, причем два из них такие же: режим предварительного просмотра и режим конструктора. Кроме того, отчет может находиться в режиме образца. Этот режим похож на режим предварительного просмотра, но отличается от него тем, что в режиме образца показывается не весь отчет, а только его часть, с целью оценки того, как будет выглядеть весь отчет. Режим, подобный режиму формы, естественно отсутствует, так как с отчетом не работают как с формой или запросом.

Некоторые разделы отчета, такие как колонтитулы и примечания, имеют дополнительные свойства, более тонкие, чем у аналогичных разделов форм. Так, заголовок отчета может быть напечатан отдельно на первой странице, без колонтитулов.

Надо отметить, что в отчете дублируются и многие другие свойства различных объектов, изучавшихся нами в формах.

В отчетах, как и в формах, размещаются элементы управления: поля, надписи и т. д. Как и в формах, они могут быть связанными, свободными и вычисляемыми в зависимости от источника информации, реализуемой в элементе управления.

2. Практическая часть

2.1 Назначение и функции программной системы

Разработанная база данных "Автосервис" предназначена для использования в мастерских по ремонту авто. Основной функцией является хранение данных и простота поиска запчастей для автомобиля и учет ремонтируемых авто.

Основные объекты:

1) Автомобили;

2) Запчасти.

Системные требования

Для работы базы данных необходимы следующие ресурсы:

· процессор Pentium 133 или выше;

· минимальный объем оперативной памяти - 32 Мбайт;

· жесткий диск с объемом свободного пространства не менее 100 Мбайт;

· рекомендуется монитор типа VGA или с лучшей пазрешающей способностью;

· CD-ROM, клавиатура, мышь.

Для запуска данной базы данных требуется Visual Fox Fox Pro 6 и операционную систему: Windows 98/ME/NT 4.0/2000/XP.

Основные объекты данной информационной системы:

· "Автомобили" - содержит данные о автомобилях;

· "Запчасти" - содержит данные деталях;

· "Неисправности" - содержит информацию о неисправностях авто.

Структура таблиц

Для решения поставленной задачи необходимо создать 4 таблицы: Автомобили, Запчасти, Неисправности, Сотрудники, структуры которых следующие

Рис. 3 - Режим таблицы "Автомобили"

Рис. 4 - Режим конструктора "Автомобили"

Рис. 5 - Режим таблицы "Запчасти"

Рис. 6 - Режим конструктора "Запчасти"



Рис. 7 - Режим таблицы "Неисправности"

Рис. 8 - Режим конструктора "Неисправности"

Рис. 9 - Режим таблицы "Сотрудники"

Рис. 10 - Режим конструктора "Сотрудники"

Приведение базы данных к 3 НФ

Access 2007 позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.

Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами является связь "один к одному", при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице.

Гораздо чаще встречается связь "один ко многим", при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь дело также со связью "многие ко многим", при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей "один ко многим".

Базы данных "Автосервис" таблицы связаны друг с другом тремя связями "один ко многим".

Рис. 11 - Схема данных

Запросы

Запрос представляет собой специальную функцию, позволяющую выводить необходимые поля из таблицы, а также производить операции с данными полями в режиме конструктора, например, подсчет суммы, выборка полей, подсчет среднего итога. Существует несколько типов запросов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на создание таблиц, перекрестный запрос. Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция.

Таблица 1 "Функции и выполняемые операции"

Функция	Выполняемая операция
Sum	Суммирование значений определенного поля
Avg	Вычисление среднего значения
Min	Вычисление минимального значения
Мах	Вычисление максимального значения
Count	Вычисление количества записей в определенном поле
First	Определяется первое значение в указанном поле
Last	Определяется последнее значение в указанном поле
StDev	Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля
Var	Вычисляется вариация значений данного поля

Перечень запросов, применявшихся в данной базе данных приведен ниже.

Рис 12 - Запрос "Мастера"



Рис. 13 - Режим конструктора "Мастера"

Запрос "Мастера" позволяет вывести сотрудников, работающих на должности мастер.

Рис.14 - Запрос "Поиск авто"

Рис. 15 - Режим конструктора "Поиск авто"

Запрос "Поиск авто" позволяет найти авто по марки.



Рис. 16 - Запрос "Поиск запчасти"

Рис. 17 - Режим конструктора "Поиск запчасти" Запрос

"Поиск запчасти" Ищет запчасть по наименованию

Рис. 18 - Запрос "Поиск по госномеру"

Рис. 19 - Режим конструктора "Поиск по госномеру"

Запрос "Поиск по госномеру" Ищет авто по госномеру.

Рис. 20 - Запрос "Поиск по дате"

Рис. 21 - Режим конструктора "Поиск по дате"

Запрос "Поиск по дате" Ищет авто по дате прибытия в сервис

Рис. 22 - Запрос "Поиск по ЗП"

Рис. 23 - Режим конструктора "Поиск по ЗП"

Запрос "Поиск по ЗП" Ищет мастера по его окладу.

Формы

Работа с данными в режиме таблицы имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.

После создания базы данных (и, возможно, одной или более таблиц) вы можете создать формы для просмотра данных в более удобном виде. Форма может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.

В Access 2007 существует несколько способов создания форм:

Таблица 2 Способы создания форм

Автоформа	Автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм	Создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.
Конструктор	Создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Также предназначен для обработки готовых форм.
Сводная диаграмма	Создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Сводная таблица	Создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access XP

Существует несколько разновидностей автоформ:

Форма - создание формы для ввода данных по одной записи за раз.

Разделенная форма - создание разделенной формы, в верхней части которой отображается таблица, а в нижней - форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице.

Несколько элементов - создание формы, в которой записи отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку

При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах или запросах.

Перечень форм, применявшихся в данной работе приведен ниже:

Рис. 24 - Форма "Автомобили"

Форма "Автомобили" показывает данные Автомобиля.

Рис. 25 - "Запчасти"



Рис. 26 - Форма "Сотрудники"

Отчеты

Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

· данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;

· отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);

· обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

Отчеты можно создавать двумя способами:

1) при помощи мастеров отчетов/автоотчетов;

2) "вручную".



Рис. 28 - Отчет "Автомобили"

Рис. 29 - Отчет "Запчасти"

Рис. 30 - Отчет "Сотрудники"



Рис. 31 - Отчет "Неисправности"

Макросы

Удобно разрабатывать макросы для автоматизации несложных процессов, таких как открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.

При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее.

Заключение

Таким образом, в процессе проектирования базы данных, можно прийти к выводу, что правильная организация хранения и представления данных является неотъемлемой частью для успешного функционирования базы данных. Огромную роль в построении базы данных в MS Access играют такие полезные функции, как создание запросов, которые позволяют делать выборку необходимых полей из большой совокупности данных, а также производить арифметические и логические операции над этими полями.

Формы играют существенную роль в организации баз дынных, поскольку они создаются непосредственного для изменения или дополнения данных в таблицах через сами формы, а также формы более наглядно представляют информацию, содержащуюся в таблицах. Отчеты являются не менее важными элементами информационной системы, поскольку через создание отчетов можно распечатывать данные из информационной системы на бумагу, предварительно выбрав необходимые уровни группировки данных, что очень удобно при работе с большими объемами данных.

Список использованной литературы

1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных / Пер. с англ. 6-е изд. К.: Диалектика, 1999.

2. Замулин А.В. Системы программирования баз данных и знаний. Новосибирск.: Наука. Сиб. Отд., 2002.

3. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. / Пер. с англ. М.: Мир, 2000.

4. Романов Б.Л., Кушниренко А.С. dBase IV. Назначение, функции, применение. М.: Радио и баз данных, 1999.

5. Ульман Дж. Основы систем баз данных. М.: Финансы и статистика, 2003.

6. Бородаев В.А., Кустов В.Н. Банки и базы данных. Уч. пособие. Л.: ВИКИ, 2000.

7. Кузнецов С.Д. Введение в СУБД: часть 4.// Системы Управления Базами Данных, №4, 1999. - С. 114-122.

Размещено на Allbest.ru