Информационная система автоматизации регистрации и мониторинга заявок от контрагентов

Также на вкладке содержатся подтаблицы "Продукты по счету" и "Платежи". Подтаблица "Продукты по счету" привязана к таблице "Счета" по полю ID" а подтаблица "Платежи" по полю "№ счета". Вид вкладки представлен на рисунке 4.4.

Рисунок 4.5 - Вкладка "Счета"

Вкладка "Продавцы" отображает таблицу программы - "Продавцы" ("tblSellers"). В данную таблицу заносится информация по вашим организациям-продавцам. Если у предприятия только одна организация, то данную вкладку можно скрыть, кликнув по ней правой кнопкой мыши и сняв галочку в наименовании "Продавцы".

Таблица содержит в себе полные реквизиты организаций, а также статус, заметки, дату добавления и т.д.

В программе также возможно создание документов в форматах "Microsoft Word" и "Microsoft Excel" по шаблону. Шаблон представляет собой обычный документ "Microsoft Word", в который вставлены закладки - это специальные маркеры по которым программа определяет, в какое место документа вставить данные, названия которых должны соответствовать названиям полей текущей таблицы. Также имена закладок могут соответствовать именам подчиненных таблиц (внутреннему имени) или глобальных констант. Данная функциональность предназначена прежде всего для генерации документа по текущей записи таблицы и вызывается по нажатию на кнопку на панели инструментов. Окно создания нового документа по шаблону представлено на рисунке 4.6.

Рисунок 4.7 - Создание нового документа по шаблону

В диалоговом окне можно задать следующие функции:

· файл-шаблон, указав полный путь к нему;

· открыть файл-шаблон для редактирования;

· имя целевого файла можно задать явно или по формуле с помощью функции генерация имени;

· открытие файла после создания;

· отображение в файле заголовков полей подчиненных таблиц;

· отображение итогов полей подчиненных таблиц;

· сгенерировать для каждой записи отдельный файл и поместить все эти файлы в указанную папку;

· создать один файл для всех записей, в котором документ по каждой записи будет начинаться с нового листа;

· определить поле в главной или подчиненной таблице, в который запишется ссылка на только-что сгенерированный файл.

Для работы с данной функциональностью нужно создать файл-шаблон. При его отсутствии программа предлагает создать файл-шаблон по умолчанию, но это служит лишь для демонстрационных целей и, конечно, не подойдет для какой-то особой формы документа, которую нужно получить в итоге.

Для создания файла-шаблона необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать окумент "Word".

2. Внести в него весь постоянный текст, картинки, линии, другие элементы, возможно придется создать видимую или невидимую таблицу.

3. Вставить закладки.

Чтобы создать закладки на панели задач "Microsoft Word" необходимо войти в меню "Вставка" и выбрать "Закладки". Сначала нужно поставить курсор в нужное место в документе, а потом вызвать данный пункт меню. Названия закладок должны соответствовать названиям полей текущей таблицы, именам подчиненных таблиц или глобальных констант. В шаблон можно вставить любой статический текст, картинки, линии и другие элементы. Кроме того можно писать VBA-код с обработкой событий и другие сложные вещи в рамках возможностей "Microsoft Word".

Отображение закладок поможет ориентироваться при создании шаблона. Потом эту функцию можно будет выключить - она влияет только на внешний вид документа при редактировании, специальные символы обозначающие закладки на печать не выводятся. Чтобы включить отображение закладок следует войти в меню "Сервис", выбрать "Параметры". В открывшемся диалоговом окне установить галочку напротив надписи закладки (вкладка "Вид").

Открыть файл-шаблон для изменения можно, войдя в меню - "Сервис" и выбрав "Папка с шаблонами документов". Сгенерированный в итоге документ представлен на рисунке 4.8.

Рисунок 4.8 - Сгенерированный документ

4.2 Внедрение спроектированной системы в ООО "ФонтанГрад"

Мною были проведены следующие этапы адаптации программного обеспечения:

1. Настройка использования и администрирования программного комплекса с учетом деятельности ООО "ФонтанГрад" и его основных показателей.

2. Активное внедрение в использование разработанной ИС для повседневной работы исследуемого предприятия.

Стоит отметить, что проведение обучения персонала для работы с программным продуктом не понадобилось, так как весь управленческий персонал имеет навыки работы с пакетом Microsoft Office.

Процесс настройки и администрирования программы потребовал специальных действий, основными из которых были:

1. Занесение в существующую базу наименований городов и улиц, с которыми производится работа во вкладке "Клиенты". Вид вкладки "Клиенты" в процессе работы представлен на рисунке 22.

2. Основные изменения были произведены во вкладке заказы. В основную базу данных были добавлены следующие таблицы:

· производитель ("tblSeller"). Содержит поля с данными о наменовании ("SomeName"), стране-произволителе ("Country") и стомости за один квадратный метр ("Cost"). Выводится выпадающим списком в поле "Производитель" ("Seller") с помощью настроек свойств поля: привязать к таблице "tblSeller", выбираемое поле "SomeName". Поле "Цена за м" заполняется автоматически с помощью sql-запроса, представленном в формуле;

select Cost from tblSeller where SomeName=<Seller> ;

· цвет полотна ("tblColor"). Содержит перечень цветов. Выводится выпадающим списком в поле "Цвет" ("Color") таблицы "Заказа" с помощью настроек свойства поля: привязать к таблице "tblColor", выбираемое поле "SomeName";

Рисунок 4.9 - Фрагмент вкладки "Клиенты"

· тип полотна ("tblOrderType"). Содержит два значения: "Матовый" и "Глянцевый". Выводится выпадающим списком в поле "Тип заказа" с помощью настроек свойств поля: привязать к таблице "tblOrderType", выбираемое поле "SomeName";

· размер полотна ("tblPotolkiSize"). Содержит перечень размеров от 1 метра до 40. Выводится выпадающим списком в поле "Размер" с помощью настроек свойств поля: привязать к таблице "tblPotolkiSize", выбираемое поле "SomeName". При заполненных полях "Размер" и "Цена за м" поле "Сумма" заполняется автоматически при помощи sql-запроса, представленном в формуле.

[Cost]*[PotolokSize];

Также для удобства работы с системой были изменены свойства полей "Город" и "Телефон", которые после проведения изменений заполняются автоматически при введенном номере клиента ("ClientID"). Sql-запрос представлен в формулe.

select Phone from qdfMain where ID = <qdfOrders>.<ClientID> ;

Общий вид вкладки "Заказы" представлен на рисунке 4.10

Рисунок 4.10 - Фрагмент вкладки "Заказы"

3. Создание шаблона договора и его использование с автоматическим занесением данных о заказе на основе готового Word-документа.

4. Создание нового отчета продаж потолков за месяц, группированных по производителю. Наглядно показывает количество использованного расходного материала, его цвета и типа. Помогает отрегулировать поставки материала. Настройки создания нового отчета представлены на рисунке 4.11.

Рисунок 4.11 - Настройки создания нового отчета "Производители"

Отчет представляет собой таблицу и график в HTML-документе. Готовый отчет представлен на рисунке 4.12

Рисунок 4.12 - Отчет "Производители"

Создание отчета "Лояльные клиенты". Отчет показывает клиентов с максимальной суммой заказа и их территориальную принадлежность. Также на основании этого отчета строится накопительная скидка лояльного клиента.

Таким образом, разработанная ИС "Учет клиентов" способна выполнять все возложенные на него задачи при произведении соответствующей индивидуальной настройки, а также значительно облегчает работу офис-менеджеров и директора

5. Социальная значимость проекта

Возможность определения лояльных клиентов по истории их взаимодействия и предложения им специализированной бонусной кампании позволяет получать максимальный доход от каждого клиента, так как информационная система содержит функции по учету затраченных средств и перечню уже используемых клиентами услуг. Повышение доходности от клиентов может напрямую отразиться на заработной плате сотрудников ООО "ФОНТАНГРАД" и позволит повысить их мотивацию к работе.

Повышение мотивации сотрудников с ускорением процессов обслуживания клиентов будет являться основой для улучшения качества и увеличения объема оказываемых услуг.

Для сотрудников ООО "ФОНТАНГРАД" внедрение и использование спроектированной информационной системы повлечет снижение рутинности в ежедневно выполняемых операциях.

Ведение в базе информационной системы истории взаимодействия с клиентами и наличие функций поиска клиентов с указанием необходимых параметров способствует упрощению процедуры отчетности менеджерами перед начальством по объему выполненных работ. Это также положительным образом скажется на руководстве ООО "ФОНТАНГРАД", которое, обладая оперативной информацией о работе отдела по работе с клиентами, сможет принимать своевременные управленческие решения относительно сужения или расширения спектра оказываемых услуг, проводимой рекламной кампании и программах скидок.

Заключение

В настоящее время способность компании вести комплексные проекты в мультипроектной среде управления приобретает статус ключевого рыночного преимущества. Интеллектуальное производство в наши дни требует не только досконального анализа эффективности труда, но и применения самых современных технологий управления человеческими ресурсами, позволяющих обеспечить наибольшее качество исполнения работ.

Дополнительную сложность управления создает необходимость осуществлять оперативный мониторинг и изменения структур работ, конкурирующих за ресурсы. Упростить процессы управления в этом случае позволяет использование общего пространства обмена результатами выполнения работ и единой системы оценки трудовых ресурсов, благодаря которой возможно осуществление оптимального распределения рабочей силы с целью максимизации общей для организации выгоды от исполнения.

Предложенное решение позволяет обеспечить выполнение этих условий с применением самых современных подходов, таких как мультипроектное управление, использование общей базы артефактов и компетентностного подхода, на основе которого реализуется механизм оценки пригодности сотрудника к выполнению задачи.

Таким образом управление человеческими ресурсами в мультипроектной среде становится эффективным, значительную улучшая эффективность деятельности всей компании.

В данной работе был разработан модуль для приема заявок от клиентов. Данный процесс на рассматриваемом предприятии наиболее сложен в связи с большим количеством клиентов, разнообразием поддерживаемых услуг, что накладывает свои требования к разрабатываемой системе.

В аналитической части выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства системы, дано описание всем существующим бизнес-процессам, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному, техническому и технологическому обеспечению.

Проектная часть посвящена рассмотрению этапов жизненного цикла проекта. Также дана характеристика информационной архитектуры разрабатываемого проекта, построена информационная модель задачи, проведено моделирование "сущность-связь" (ER-модель), описана структура полей таблиц базы данных, проанализированы все информационные потоки входной, оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.

В процессе реализации проектных решений по программному обеспечению построены: дерево диалога (сценарий работы с системой), структурная схема пакета и ряд других компонент проекта, подробно раскрывающих сущность машинной реализации задачи.

Кроме этого, во второй главе описаны все используемые программные модули, построена схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации, описан контрольный пример реализации проекта.

Третья часть дипломного проекта посвящена выбору методики расчета экономической эффективности и собственно проведению всех расчетов, направленных на обоснование экономической эффективности проекта. Полученные результаты расчетов свидетельствуют об экономической эффективности проекта.

Список использованной литературы

1. Рацкий, К.А. Экономика предприятия [Текст]: учебное пособие / К.А. Рацкий. - М.: Маркетинг, 2003. - 696с.

2. Албитов, А.Е., Соломатин, Е.О. CRM (Customer Relationship Management) [Электронный ресурс] / А.Е. Албитов. - Режим доступа: http://www.cfin.ru/itm/crm-review.shtml.

3. Грузинов, В.П. Экономика предприятия [Текст]: учебник / В.П. Грузинов - М.: Финансы и статистика, 2010. - 203с.

4. Фокс, Джеффри Дж. Как стать волшебником продаж. Правила привлечения и удержания клиентов [Текст]: учебное пособие / Дж. Фокс Джеффри. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. - 170с.

5. Захарьин, В.Р. Учет финансовых результатов [Текст]: учебник / В.Р. Захарьин - М.: Финансы и статистика, 2003. - 139с. Котлер, Ф. Основы маркетинга [Текст]: учебное пособие / Ф. Котлер. - Перевод с английского. - М.: Бизнес-книга, 1995. - 702с

6. Бочаров, В.В. Финансовый анализ [Текст]: учеб. пособие / В.В. Бочаров - СПб.: Питер, 2001. - 219с.

7. Васин, Ю.В., Лаврентьев, Л.Г., Самсонов, А.В. Эффективные программы лояльности. Как привлечь и удержать клиентов [Текст]: учебное пособие / под ред. Лаврентьева Л.Г. - М.: Альпина, 2005. - 340с.

8. Приложение №3-А к штатному расписанию ООО "ФОНТАНГРАД" от 12.12.2008;

9. http://do.bti.secna.ru/lib/infotainment_cals/2_4_4.doc // Дата последнего обращения 30.08.2011.

10. http://www.basegroup.ru/solutions/scripts/details/rfm_analysis/ // Дата последнего обращения 15.08.2011

11. http://www.iteam.ru/publications/it/section_51/article_2518/ // Дата последнего обращения 15.08.2011

12. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов, 2000

13. Маслов С.Г. "SADT моделирование", 2007

14. Ильин В. В. Моделирование бизнес-процессов. Практическое использование ARIS, 2001

15. Саати Т. "Принятие решений. Метод анализа иерархий", 1993

16. Бенькович Е., Колесов Ю.Б., Сениченков Ю.Б. "Практическое моделирование динамических систем. Учебное пособие", 2002.

17. Ю.И. Рогозов, Л.Н. Стукотий, А.С. Свиридов. Моделирование систем. Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2004.

18. П.Черкашин. Стратегия управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Издательства: Бином. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий, 2007 г. , 376 стр.

19. Ю.И. Рогозов, А.С. Свиридов "Проектирование АСОИУ", ТТИ ЮФУ, Таганрог, 2007.

20. Бабикова А.В., Корсаков М.Н. Методические указания по выполнению технико-экономического обоснования дипломных работ студентов инженерных специальностей. - Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2010.

Размещено на Allbest.ru