Размещено на http://www.allbest.ru/

План

• 1. Полнофункциональная ECM-платформа EMC Documentum.
• 2. Независимая от инфраструктуры хранения контента ECM-платформа Open Text ECM Suite
• 3. Тест
• Список используемой литературы

1. Полнофункциональная ECM-платформа EMC Documentum.

Documentum - мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это - полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиа данные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (рис.1): сервер баз данных, сервер приложений, клиент, позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

Рис.1 Решение EMC Documentum представляет собой платформу для управления информацией в масштабах предприятия.

Назначение системы:

· Управление документами и бизнес-процессами их обработки;

· Управление содержанием веб-сайтов и корпоративных порталов;

· Управление цифровыми медиа данными;

· Взаимодействие со средствами сканирования/распознавания;

· Управление проектами и коллективной работой;

Функциональные характеристики системы:

· Управление процессом создание документов. Использование средств сканирования и распознавания или специализированных приложений (MS Office, CAD/CAM-системы, ERP).

· Реализация совместной работы с документами. Механизм check-in/check-out. Распределение прав доступа.

· Управления версиями документов.

· Рассылка документов, регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов.

· Утверждение документов. Реализация многоуровневой процедуры согласования.

· Архивное хранение документов.

· Регистрация входящих и исходящих документов.

· Контроль исполнения документов и распоряжений.

· Формирование регламентированных и аналитических отчетов.

· Поиск по атрибутам.

· Ретроконверсия (специальная промышленная технология преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронный вид с созданием электронной базы данных) документов

· Управление проектно-конструкторской документацией.

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.

Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.

Пользовательский интерфейс реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т.п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

EMC выпустила версию платформы управления контентом Documentum 5.3. Одной из главных новинок системы является модуль Documentum Collaboration Services, который позволяет организовать в интранете (внутренняя частная сеть организации) рабочие пространства для коммуникаций и совместной работы. Такое рабочее пространство может содержать общие папки с документами, заметками и таблицами данных, календарь и дискуссии. Добавлен также модуль EMC Documentum Business Process Engine, который предоставляет возможность организации процессов с автоматизированными распределением заданий, приоритизацией (присваивание приоритетов) и балансировкой нагрузки сотрудников. Еще одним новым компонентом платформы стал плагин Documentum Client for Outlook, позволяющий при помощи Outlook работать с любыми функциями, доступными через обычный Web-интерфейс Documentum. В частности, теперь можно сохранять имейлы и вложения в репозиторий Documentum. Также, в версии 5.3 предусмотрена возможность подписывать документы электронным ключом.

Как сказала META Group, в январе 2004: "Documentum 5 - исключительно мощная комплексная платформа. Поражает объем ее функционала - от управления содержанием веб-страниц до управления цифровыми медиаданными. Documentum имеет четко определенную концепцию и однозначно обозначил свою приверженность рынку управления неструктурированной информацией предприятия (ECM). В будущем мы видим Documentum лидером среди систем управления веб-содержанием (WCM), а также ведущей платформой для управления любыми документами".

2. Независимая от инфраструктуры хранения контента ECM-платформа Open Text ECM Suite

OpenText ECM Suite объединяет в себе все возможности, необходимые для управления самыми разнообразными видами корпоративного контента и мощные, интегрированные инструменты управления бизнес-процессами, которые позволяют построить корпоративные бизнес-процессы, объединяющие сотрудников и контент. Платформа OpenText ECM Suite содержит следующие компоненты для управления жизненным циклом документов (рис.2):

1. Document Management (Управление документами) - позволяет структурировать и упростить работу с документацией, и связать её с основными бизнес-процессами организации. Это значительно сокращает время на поиски работу с документами, а так же позволяет сделать процессы компании более прозрачными.

2.Records Management (Управление жизненным циклом) - гарантирует, что документы будут храниться ровно столько, сколько необходимо по законодательству. Это позволяет значительно сократить юридические и финансовые риски.

3.Rights Management (Управление безопасностью) - обеспечивает безопасность информации в системе, позволяет разграничить доступ к документации компании, включая специальные доступы к конфиденциальным документам и персональным данными.

4.Email Management обеспечивает безопасность при получении/отправке электронных писем, имеет возможность интеграции с Lotus Notes, Microsoft Outlook и Exchange.

5.eDiscovery позволяет упростить процесс обнаружения и создания электронной информации для поддержки основных процессов компании.

6. Archiving использует эффективные принципы хранения данных, обеспечивает пользователям беспрепятственный доступ к большим объемам информации.

Рис.2 Компоненты Open Text ECM Suite

Компоненты Open Text ECM Suite в совокупности представляют исчерпывающий по функциональности набор функций, основанный на единой, модульной, гибкой и интегрированной сервис-ориентированной архитектуре, которая реализована в виде набора web-сервисов Open Text Content Services. Они представляют собой самый передовой, не имеющий аналогов на рынке, подход, суть которого состоит в том, что управление корпоративным контентом отделяется и становится независимым от инфраструктуры хранение контента.

Сервисы Open Text Content Services обеспечивают доставку бизнес-контента, порождаемого в различных корпоративных приложениях. Компания Open Text, являясь мировым лидером в области поставок решений по управлению контентом, является также лидером в поставке специализированных решений по управлению контентом, расширяющих функциональные возможности приложения SAP. Пакет OpenText Suite for SAP Solution включает ряд специализированных решений, базовые возможности которых включают широкий спектр функций:

1. OpenText Data Archiving for SAP Solution обеспечивает безопасное, надежное архивирование данных, которые создаются в рамках ЫФЗ-приложений и последующую выгрузку этих данных на внешние системы долговременного хранения. В результате таких операций повышается производительность работы SAP-приложений, в то же время, пользователи по-прежнему имеют прямой доступ к архивированным данным.

2. OpenText Archiving for SAP Solution основывается на возможностях OpenText Data Archiving for SAP Solution, дополнительно предоставляя долгосрочные архивирование документов SAP-приложений. В результате таких операций получают прямой доступ к архивированным документам.

3. OpenText Document Access for SAP Solution основывается на возможностях OpenText Archiving for SAP Solution, дополнительно предоставляя кросс-системные средства просмотра связанного с транзакциями контента, который расположен, возможно, более чем в одном SAP-приложении и(или) в иных приложениях. В результате такой организации работы с контентом бизнес-контент оказывается интегрированным непосредственно в контекст бизнес-процессов.

4. OpenText Extended ECM for SAP Solution основывается на возможностях OpenText Document Access for SAP Solution, дополнительно предоставляя возможности построения полнофункциональных приложений по управлению контентом, которые будут тесно интегрированы в программное окружение SAP-систем, и позволят применять корпоративные правила по управлению записями (неизменяемыми документам) непосредственно к контенту SAP-приложений. В результате такой организации работы с контентом обеспечивается целостное, единообразное применение корпоративных политик по управлению записями в рамках компании, сокращая затраты на их внедрение и поддержку и минимизируя риски, связанные с ненадлежащим исполнением требований регулирующих органов.

3. Тест

управление контент автоматизация бизнес

1. К задачам управления потоками работ относится:

а) использование "белых досок" для мозгового штурма, согласования

планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;

б) визуализацию процессов и организационных структур;

в) управление версионностью;

г) визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов

для упорядоченного хранения информации;

д) интеграцию информации из разных приложений в формат

коллективного приложения;

е) доставку и администрирование информации для создания web-

презентаций;

ж) визуализация информации для представления в структурах типа

виртуальных файлов или папок.

з) защита информации в соответствии с ее характеристиками;

и) автоматическое преобразование контента под различные форматы

представления.

Ответ: К задачам управления потоками относят визуализацию процессов и организационных структур, так как программное обеспечение для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д.

2. К задачам систем документно-ориентированной групповой работы относится:

а) использование "белых досок" для мозгового штурма, согласования

планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;

б) визуализацию процессов и организационных структур;

в) управление версионностью;

г) визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов

для упорядоченного хранения информации;

д) интеграцию информации из разных приложений в формат

коллективного приложения;

е) доставку и администрирование информации для создания web-

презентаций;

ж) визуализация информации для представления в структурах типа

виртуальных файлов или папок.

з) защита информации в соответствии с ее характеристиками;

и) автоматическое преобразование контента под различные форматы

представления.

Ответ: К задачам систем документно-ориентированной групповой работы относят использование "белых досок" для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п. и интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения, так как системы документно-ориентированной групповой работы обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации. С ростом числа мобильных сотрудников и при всё чаше применяемом удаленном взаимодействии совместная работа становится весьма актуальной.

Список используемой литературы

1. https://www.emc.com/enterprise-content management/documentum/index.htm

2. Ланкин В.Е., Бричеева Н.Н., Макарова И.В. Управление ИТ-сервисами и контентом. - Таганрог: ЮФУ, 2012.

3. Антон Шмаков. Сравнение крупных поставщиков ECM решений. Новости и обзоры в мире Oracle Enterprise 2.0 - Управление контентом, порталы и бизнес-процессы.

4. Кампффмейер, Ульрих. ECM Управление корпоративным контентом. [перев.] А.С. Деревянко. Кельн: б.н., 09 19 2016 г.

5. www.consultant.ru

Размещено на Allbest.ru