Управление качеством данных на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Московский государственный университет путей сообщения императора Николая II» (МГУПС (МИИТ))

Факультет "Управление процессами перевозок"

Кафедра "Железнодорожная автоматика, телемеханика и связь"

Контрольная работа

по дисциплине "Эффективность информационных систем"

Управление качеством данных на предприятии

Выполнил:

студент 5-го курса

Лазарева Е.Н.

Шифр: 1220-ПИб-9884

Проверил:

Д.т.н., профессор Горелик В.Ю.

Москва 2016 г.



Оглавление

информатизация пользователь проектирование

Введение

1. Расчет эффективности

2. Требования, выдвигаемые при выборе ИС

3. Оценка состояния предприятия ООО «Фарма» до внедрения ИС

4. Расчет затрат на проектирование и внедрение ИС

4.1 Состав эксплуатационных расходов

4.2 Расходы на содержание персонала

4.3 Расходы на функционирование программы

4.4 Расчеты на накладные расходы

4.5 Прочие расходы

4.6 Расчет экономии за счет увеличения производительности труда пользователя

5. Расчет эффективности внедрения ИС «Комплекс ДЛО» на основе 1С

Заключение



Введение

Существует ряд основных вопросов, с которыми общество сталкивается постоянно: эффективность, конкуренция, безработица, качество жизни. Применение ИС - это один из путей решения таких проблем, так как технология радикально меняет и технологический процесс, и окружающую среду. Однако не всегда можно предсказать последствия применения ИС. Ввиду того, что все части организации взаимосвязаны, изменение в одной части неизбежно ведет к изменению в другой, поэтому факторы, влияющие на взаимодействие организации и ИС, включают в себя и политические, и структурные, и культурные, и природные ресурсы.

Под автоматизированными информационными системами понимают целенаправленное и согласованное использование технических средств информатизации, программных средств, баз данных и человеческого труда в целях управления предприятием. В настоящее время все эти системы условно можно разделить на основанные на концепции ERP (Управления предприятием), системы CRM (управления отношений с клиентами), финансово - аналитические системы, системы защиты информации, справочные системы и системы проектирования.

Определение эффективности - это фундаментальная проблема, которая в области информатики в целом пока не решена. Однако в процессе принятия решений об инвестициях в информационную инфраструктуру все острее ставится вопрос о финансовой ответственности специалистов в области информатики.



1. Расчет эффективности

Несмотря на то, что информационные системы стали крупнейшей статьей корпоративных расходов, инвестирование в них в достаточной мере совершается вслепую, без ясного видения результатов. Такое положение дел является следствием, причина которого заключается в сложности определения результатов, ожидаемых в процессе эксплуатации информационной инфраструктуры вообще, и информационной системы в частности. Проблемным является тоже и процесс подсчета затрат, так как с одной стороны, затраты на информационные технологии распределяются по многим направлениям бухгалтерского учета, а с другой, существуют невидимые затраты, объем которых значителен.

Если каким-либо образом, например, с помощью экспертных или других оценок доходы удается определить, то экономическую эффективность информационной системы можно рассчитать следующим образом:

Э = R-Z,

где Э - экономическая эффективность информационной системы;

R, Z - результаты (доход) и затраты, соответственно.

Разумеется, данная формула иллюстрирует лишь общий взгляд на определение эффективности, так как в ней не учитываются многие факторы. К таковым, прежде всего, следует отнести факторы времени и неопределенности. Первый фактор требует соблюдения соизмеримости одних и тех же величин, полученных в разные периоды, а второй - учета влияния на величину доходов и затрат событий, которые не поддаются предвидению.

Определять доходы, получаемые в результате эксплуатации информационной системы - достаточно сложная задача. Для ее решения вначале следует рассмотреть источники их возникновения. Результаты, которые получают за счет эксплуатации информационной системы, можно разделить на несколько частей:

1. Доход, первого рода получают за счет применения таких информационных сервисов, которые непосредственно влияют на экономические показатели предприятия. Например:

а) сокращение простоя оборудования за счет решения оптимизационной задачи;

б) сокращение затрат на хранение запасов материалов за счет повышения ритмичности поставок;

в) сокращение неустоек и выплат штрафных санкций за счет введения графика доставки продукции;

г) повышение рентабельности предприятия за счет применения экспертных систем в процессе принятия решений и т.д.

2. Доход второго рода получают за счет повышения производительности и качества труда, непосредственно зависящих от средств автоматизации управленческих функций.

а) снижение трудовых затрат на ввод первичных документов за счет их передачи по каналам связи;

б) сокращение времени решения бухгалтерских, финансовых, маркетинговых и других задач за счет применения средств автоматизации;

в) снижение затрат за счет сокращения штата сотрудников, привлекаемых к делопроизводству, поиску и сортировке управленческой документации за счет внедрения электронного документооборота и т.д.

Результаты второго рода могут быть измерены с помощью экономических показателей, находящихся в бухгалтерской отчетности.

3. Доход третьего рода получают за счет положительного взаимовлияния уже автоматизированных управленческих процессов на другие автоматизированные или не автоматизированные. Связь эта опосредованная (не прямая). Например, улучшение работы службы маркетинга, за счет внедрения новых средств автоматизации, влияет не только на эффективность процессов сбыта и снабжения, но и на само производство, так как оно, возможно, будет работать более ритмично. Последнее повысит производительность труда.

Доходы третьего рода измерить достаточно трудно, нет общепризнанных взглядов, подходов и, соответственно, методик. Однако синергетический (системный) эффект несомненно имеет место, что обязывает прилагать усилия к его изучению.



2. Требования, выдвигаемые при выборе ИС

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации.

Несмотря на это, стоит выделить несколько основных требований к системе:

1. Локализация информационной системы. Так как наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

2. Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных.

3. В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.

4. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

5. Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.



3. Оценка состояния предприятия ООО «Фарма» до внедрения ИС

ООО «Фарма» занимается розничной торговлей лекарственными средствами. С этой целью организация имеет сеть аптечных учреждений в областном центре в количестве 35 аптек и по 1 аптеке в 20-ти районных городах.

Все пункты отпуска ЛС оснащены персональными компьютерами, есть доступ в Интернет; информационные потоки организации циркулируют по электронной почте в виде текстовых документов и таблиц в формате Excel.

В 2005 году ООО «Фарма» выиграла государственный тендер на обеспечение населения льготными лекарственными средствами, и остро встал вопрос автоматизации учета данного процесса.

Понятно, что ни одна из существующих ИС полностью не удовлетворяла требованиям подобного вида услуги, т.к. была необходимость привести к электронному виду аптечный рецепт с заполненными данными пациента, ЛПУ, врача, отпущенного ЛС. Поэтому изначально было принято решение о создании своей учетной системы силами работников организации.

В связи с коротким сроком создания и внедрения созданная система просуществовала 2 месяца, так как в учетную систему предполагалось внедрять справочные данные Пенсионного фонда и Департамента здравоохранения, что не было учтено при разработке ИС.

Поэтому был проведен более глубокий анализ существующих на рынке информационных систем. Стали оценивать экономический эффект с учетом всех деталей, причем капитальные затраты на проектирование и внедрение рассчитывались с учетом длительности работ на этом этапе. Итак, рассмотрим подробнее расчет капитальных затрат на проектирование и внедрение системы автоматизации.



4. Расчет затрат на проектирование и внедрение ИС

Под проектированием понимается совокупность работ, которые необходимо выполнить, чтобы спроектировать систему, часть системы или поставленную задачу. Под внедрением понимается комплекс работ по вводу в промышленную эксплуатацию системы с возможными ее доработками.

Для расчета затрат на этапе проектирования необходимо определить продолжительность каждой работы, начиная с составления технического задания и заканчивая оформлением документов.

Продолжительность работ определяется либо по нормативам (при этом применяют специальные таблицы), либо рассчитывают их на основании экспертных оценок по формуле:

Т₀=(3*Т_min+2*Т_max)/5 (2)

где Т₀ - ожидаемая продолжительность работ;

Тmin и Тmax ~ соответственно наименьшая и наибольшая по мнению эксперта длительность работы.

Данные расчетов ожидаемой длительности работ приведены в таблице 1.

Таблица 1. Длительность работ на этапе проектирования

Наименование работ	Длительность работ, дней
	минимум	максимум	ожид.
Разработка технического задания	1	2	2
Анализ технического задания	2	5	3
Изучение существующих ИС	5	10	7
Анализ представленных ИС	1	3	2
Оформление технического задания на адаптацию выбранной ИС к необходимым требованиям	1	2	2
Разработка алгоритма	2	5	3
Доработки программы	10	20	15
Отладка программы	15	20	18
Экономическое обоснование	1	3	2
Оформление инструкции по работе в новой ИС	3	7	5
Внедрение в пунктах отпуска	5	10	8

Капитальные затраты на этапе проектирования Кк рассчитываются по формуле:

Kк=С + Zп+Mп+H (3),

где С - первоначальная стоимость программного продукта;

Zп - заработная плата специалистов на всех этапах проектирования и внедрения;

Мп - затраты на использование ЭВМ на этапе проектирования и внедрения;

Н - накладные расходы на этапе проектирования и внедрения.

Одним из основных видов затрат на этапе проектирования является заработная плата специалиста, которая рассчитывается по формуле:

Zп=Zп*Tп*(l+Aс/100)*(l+Aп/100) (4)

где Zп - заработная плата разработчика на этапе проектирования;

Zд - дневная заработная плата разработчика на этапе проектирования;

Ас - процент отчислений на социальное страхование;

Ап - процент премий.

В общем случае, расходы на машинное время состоят из расходов на процессорное время (при работе с объектным или абсолютным модулем) и расходов на дисплейное время. Формула для расчетов имеет вид:

М=tд*Сд+ tп*Cп (5)



где Сп и Сд - соответственно стоимости одного часа процессорного и дисплейного времени;

tд и tп - соответственно процессорное и дисплейное время, необходимое для решения задачи (час).

Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение по оптовым (или свободным) ценам.

Так как программа разрабатывалась на современных быстродействующих компьютерах, то в дополнительном процессорном времени необходимости нет, т.е. принимаются как Сп=0 и tп=0.

При расчете Мп следует учитывать время на подготовку исходных текстов программ, их отладку и решение контрольных примеров.

Накладные расходы согласно формулы (2) составляют 80-120% от заработной платы персонала, занятого эксплуатацией программы.

В случае если проектирование и внедрение средства автоматизации полностью осуществляет сторонняя организация, то можно использовать упрощенную схему расчета, т.е. в качестве капитальных затрат на проектирование и внедрение принять суммы уплаченные сторонней организации, включая первоначальную стоимость средства автоматизации.

4.1 Состав эксплуатационных расходов

В эксплуатационные расходы входят:

содержание информационных расходов;

содержание персонала по обслуживанию комплекса технических средств;

расходы на функционирование программы;

расходы на содержание здания;

прочие расходы.



4.2 Расходы на содержание персонала

Расходы по различным видам работающих определяем по формуле:

Z= nizi*(1+ Ac/100)*(1+Ап/100)

где ni - численность персонала 1-го вида, связанная с выполнением работ;

Aс - процент отчислений на социальное страхование;

Aп - средний процент премий за год.

4.3 Расходы на функционирование программы

Расходы на функционирование программы складываются из затрат на машинное время и затрат на эксплуатацию различных принадлежностей (бумаги, краски для принтера и т.д.).

Из формулы (5) произведем расчет расходов на функционирование программы:

M=tд*Сд+tп*Cп

При этом можно оценить аналогичные расходы до внедрения программы и сравнить полученные значения. При внедрении программы уменьшается время работы с одной и той же задачей, за счет этого уже появляется экономия.



4.4 Расчеты на накладные расходы

Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение по оптовым (или свободным) ценам.

4.5 Прочие расходы

Прочие расходы составляют от 1 до 3% от суммы всех эксплуатационных расходов:

до внедрения программы

Pпр1=(Z+M1+H)*0,03

после внедрения программы

Pпр2=(Z+M2+H)*0,03

Таким образом эксплуатационные расходы составляют:

до внедрения программы

P1=Z+M1+H+Pпр1

после внедрения программы

P2=Z+M2+H+Pпр2



4.6 Расчет экономии за счет увеличения производительности труда пользователя

Если пользователь при экономии i- вида с применением программы экономит Ti, часов, то повышение производительности труда Pi (в %) определяется по формуле:

где Fj - время, которое планировалось пользователем для выполнения работы j-вида до внедрения программы (час.).

Таблица 2. Работы пользователей

№ п/п	Вид работ	До автоматизации, мин Fj	Экономия времени, мин., DT	Повышение производительности труда Рi (в %)
1.	Ввод информации	40	20	100
2.	Проведение расчетов	5	4	400
3.	Подготовка и печать отчетов	30	15	100
4.	Анализ и выборка данных	44	10	300

Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя Р определим по формуле:

где Zп - среднегодовая заработная плата пользователя.



5. Расчет эффективности внедрения ИС «Комплекс ДЛО» на основе 1С

Итак, рассмотрим примерный расчет эффективности внедрения информационной системы «Комплекс Дополнительного Лекарственного Обеспечения», в которой автоматизируется отдел льготного обеспечения с 5-ю рабочими местами и 55-ю аптечными пунктами отпуска. Основой автоматизации выбрано программное средство «фирмы 1С» - «1С: Предприятие 7.7». Подразумеваем, что внедряет программное средство сторонняя организация. Стоимость «1С: Предприятие 7.7. Комплексная поставка» составляет 25000 руб.

Стоимость услуг сторонней организации по ее адаптации к требуемым условиям и внедрению составляют 300000 руб.

В итоге капитальные затраты на внедрение составят:

К = 25000 + 300000 = 325000 руб.

Посчитаем расходы на содержание персонала, исходя из условия, что оклад каждого сотрудника отдела и операторов в аптечных пунктах отпуска (общим количеством 5+55=60 рабочих мест) составляет 10000 руб.

Z = 60 * 10000 * (1 + 34% / 100) = 804000 руб.

Для простоты накладные и прочие расходы до и после внедрения программы будем рассматривать как неизменные, т.е. внедрение программы не вызвало экономию чернил в картриджах принтеров, расходование бумаги и т.п. Таким образом, годовая экономия будет равна экономии, связанной с повышением производительности труда пользователя.

Так как ранее учетом отпуска лекарственных средств ООО «Фарма» не занималась, экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя, отсутствует.

Уточним, что по условиям контракта ООО «Фарма» имеет премию в сумме 7 рублей за каждый оформленный рецепт льготного лекарственного средства + ежемесячную государственную дотацию на поддержку информационного обеспечения в размере 50000 рублей. При этом первые же месяцы работы в данной области показали, что в среднем аптечные пункты обеспечивали около 8000 рецептов в месяц.

Таким образом общий доход составил в среднем:

(7*8000+50000) * 12 = 1272000 в год.

В итоге получаем следующую ожидаемую экономическую эффективность:

Э = 1272000 - 325000 - 804000 = 143000 руб.

То есть даже при приблизительном расчете экономическая эффективность от внедрения программного средства получилась положительной. При этом вспомним, что данная цифра рассчитана на 1 год, а контракт на льготное обеспечение заключен как минимум на 5 лет; и в эти 5 лет капитальных затрат не предвидится.

Соответственно потратив всего 325000 рублей, мы получаем экономию за год в 143000 рублей!



Заключение

По приблизительным результатам расчета экономической эффективности проектирования и внедрения средств автоматизации видно, что это выгодно. Хоть выгода и косвенная, но, как правило, заметная в средне- и долгосрочной перспективе. Внедрение средств автоматизации может привести к корректированию самого бизнес-процесса, так как задачи выполняются быстрее. Сотрудники могут обрабатывать большие объемы информации за свое рабочее время, что можно использовать или для уменьшения затрат на персонал или для быстрого развития бизнеса при неизменности количества сотрудников, занятых обработкой информации.

Как показывает практика, автоматизация бизнес процессов, в особенности таких как расчет себестоимости продукции, подготовка регламентированной отчетности по результатам деятельности, учет взаиморасчетов с контрагентами, формирование и учет печатных документов несет в себе большой потенциал для развития и материальную выгоду с течением времени.

В процессе расчета экономический эффективности необходимо учитывать одно свойство автоматизации. Заключается оно в следующем: чем больше средств и времени потрачено на автоматизацию тем выше экономический эффект от внедрения. Объясняется это довольно просто: если качественно подойти к выбору программного продукта, качественно проработать все бизнес-процессы на этапе проектирования и внедрения, все описать и отладить, то в последующем будет потрачено гораздо меньше средств на эксплуатацию программы.

Важно отметить, что в случае если одним программным средством автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то уменьшаются затраты на организацию документооборота между ними. Уменьшаются как временные, так и материальные затраты.

Размещено на Allbest.ru