Анализ проблем автоматизации бизнес-процессов многопрофильных образовательных учреждений

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анализ проблем автоматизации бизнес-процессов многопрофильных образовательных учреждений

Сулейманов Артём Юрьевич

Абрамова Оксана Фёдоровна

Волжский политехнический институт (филиал) ВолгГТУ, Студент

Волжский политехнический институт (филиал) ВолгГТУ, Доцент

Аннотация

В данной статье рассмотрены основные проблемы автоматизации бизнес процессов многопрофильных образовательных учреждениях. Проанализированы характерные особенности информационных систем. Выявлены как положительные, так и отрицательные аспекты. А также, на основе проведённого исследования, были сделаны соответствующие выводы.

Ключевые слова: автоматизация, бизнес-процессы

Введение

Внедрение модернизированных технологий хранения, обработки, передачи информации обладает весомой значимостью для развития экономики и её возможностей, и является современным направлением мирового развития последних нескольких лет. Важным итогом распространения информационных технологий и внедрения их в сферу человеческой деятельности является создание технологических условий за счет обеспечения прав граждан на свободный поиск, получение, хранение и распространение информации.

Применение же информационных систем в сфере образования позволяет совершить комплексную автоматизацию деятельности образовательного учреждения, сформировать базу данных учащихся и сотрудников образовательного учреждения, осуществлять контроль образовательной деятельности, т.е. значительно повысить эффективность и качество бизнес-процессов предприятия.

Внедрение специализированных автоматизированных информационных систем в повседневную деятельность образовательного учреждения позволит:

1. уменьшить количество бумажных данных и перейти на электронный вид управления;

2. стандартизировать процессы управления;

3. повысить эффективность управленческих решений на основе использования оперативной, достоверной и актуальной информации[1].

Однако все эти достоинства и весомые преимущества почему-то не вызывают у руководителей многопрофильных казенных образовательных учреждений должного воодушевления. Такие системы и по сей момент внедряются ими с большой опаской и осторожностью, руководители предпочитают им традиционные способы управления и документооборота. Попробуем разобраться - почему?

Анализ существующих автоматизированных систем для образовательных учреждений

информационный автоматизация многопрофильный образовательный

На данный момент рынок программных продуктов предлагает некоторое количество информационных систем, цель которых является автоматизация бизнес-процессов образовательных учреждений. Одними из наиболее востребованных являются: Образование 2.0, 1C: Образование, СОВА. Данные системы, как правило, обладают следующими функциями:

1. управление электронным журналом;

2. управление электронным дневником;

3. возможность удаленного общения учителей, учеников и родителей.

Проведём анализ каждой из вышеперечисленных систем и выявим различия, а также их положительные и отрицательные стороны.

Информационная система «1С: Образование».

Информационная система «1С: Образование» предназначена для организации и поддержки образовательного процесса. Данная система:

1. позволяет с большой эффективностью применять в образовательном процессе большой объем цифровых образовательных ресурсов;

2. гарантирует помощь учителю в организации учебного процесса в группах;

3. использует стандарты отображения цифровых ресурсов образования;

4. обеспечивает синхронизацию данных с программным средством 1С: Хронограф.

Функциональный потенциал системы:

1. создание локального цифрового объёма ресурсов по выбору и организация работы с ним;

2. назначение обучающимся как индивидуальных, так и групповых заданий;

3. проверка учебной деятельности учащихся;

4. формирование работ для конкретного пользователя или группы пользователей;

5. коррекция учебных материалов;

6. импорт и экспорт цифровых образовательных ресурсов;

7. управление списком пользователей;

8. ведение статистики успеваемости.

Анализ интерфейса системы.

Первое, что хочется отметить, глядя на интерфейс данной системы - это большое количество окон, которые расположены по всей форме. Видно, что учебная четверть разделена неделями, однако очень сложно отследить в какой день недели учеником была получена отметка. А если разбить четверть на учебные дни, то навигация будет еще более запутана. Также можно отметить, что в системе есть функции, которые могут использоваться крайне редко, или совсем не использоваться. Произведём оценку интерфейса с помощью закона Фиттса (формула 1):

t = a + b log 2 ( S / D + 1) (1)

где t - время (мс); S - дистанция от курсора до объекта; D - размер объекта вдоль линии движения курсора; a, b - константы, устанавливаемые опытным путем по параметрам производительности пользователя [2]. Опыт будем проводить следующим образом: изначально курсор будет находиться в центре экрана. Для анализа выберем одну из основных функции программного продукта, находящуюся в главном меню. В данном программном продукте главное меню располагается сверху. Расстояние будем измерять в пикселях. Тогда, время, затраченное на поиск и выполнение выбранной функции, будет равно:

t = 50+ 150 log2 (104/9+1); t = 731 мс

Опыт показал достаточно хорошее время. Следовательно, опытному пользователю (были выбраны константы, присущие именно такому классу пользователей) не придётся затратить большое количество времени на вызов той или иной функции. Проблема в том, что пользователи таких систем, как правило, опытными пользователями не являются.

Достоинства и недостатки автоматизированной системы «1с: Образование».

В результате анализа данной информационной системы можно выделить следующие достоинства:

1. расширенные возможности по созданию ресурсов;

2. невысокие системные требования;

3. богатый функционал;

4. предполагает совместимость с другими программами “1С”;

5. система подходит для больших и малых образовательных учреждений;

6. имеет функции документооборота; учёта кадров и анализ кадрового состава;

7. начисление и выплата заработной платы;

Однако, уместно сказать и о недостатках данной системы:

1. внедрение системы требует немалых затрат;

2. для качественной и эффективной работы системы требуются другие пакеты программ 1С, которые совместимы с данной системой (как правило, платные);

3. требуется дополнительное обучение сотрудников (как правило, платное);

4. низкий уровень компетентности и обучаемости конечных пользователей.

Информационная система «Образование 2.0».

Автоматизированная система «Образование 2.0.»гарантирует оснащение информационными услугами учащихся образовательного учреждения. Система производит автоматизацию процессов проверки в сфере образования отделом управления образования.

Задачи, которые решает данная система:

1. переключение к нетрадиционной, электронной методике документооборота, учёта успеваемости, просмотра деятельности образовательных учреждений, а также передача информации родителям и учащимся о результатах учебной деятельности;

2. предоставляет возможность разместить материалы для подготовки к занятиям;

3. включает в себя форум для общения между классным руководителем и родителями учеников;

4. обеспечивает просмотр расписания занятий, домашнего задания и имеющихся оценок.

5. позволяет отслеживать ситуацию по посещаемости, успеваемости;

6. совместная подготовка к урокам;

7. ведение электронного журнала.

Анализ интерфейса системы.

Анализируя интерфейс данной информационной системы можно заметить огромное количество функций. Также хочется отметить, что большинство функций использоваться не будут, учитывая тот факт, что персонал образовательных учреждений, согласно статистике, не являются опытными пользователями ПК, и назначения тех или иных функций им будут просто не понятны. Также хочется отметить, что не зависимо от того, под каким профилем пользователь зашёл в систему, будь то директор или учитель, функционал остаётся прежним, т.е. отсутствует разграничение доступа к системе. Не очень удобна и работа с БД. После применения какой-либо функции в базе данных, осуществляется переход на новую страницу, что существенно замедляет работу пользователя с системой.

Теперь приступим к оценке интерфейса при помощи закона Фитса по формуле (1), указанной выше. Основные функции меню в данной системе находятся слева от центра экрана, следовательно:

t = 50+ 150 log2 (144/3+1), t = 1123 мс

Опыт показал, что время, которое затрачивается пользователем, чтобы нажать кнопку, больше, чем в предыдущем опыте. Можно сделать вывод, что в данном программном продукте расположение и расстояние от центра экрана до кнопки является негативным фактором, т.к. вероятность миссклика очень велика.

Достоинства и недостатки автоматизированной системы «Образование 2.0»

В результате анализа данной информационной системы можно выделить следующие плюсы:

1. доступ с любого компьютера с интернетом, никаких дополнительных расходов;

2. широкий функционал;

3. регистрация по приглашениям;

4. настройки приватности;

5. техподдержка;

Недостатки:

1. сложность регистрации образовательного учреждения в информационной системе;

2. отсутствует возможность работать в оффлайн-режиме;

3. наличие стабильного подключения к интернету; проблемы совместимости с некоторыми провайдерами;

4. требуется дополнительное программное обеспечение;

5. не охватывает полностью бизнес-процессы образовательного учреждения;

6. низкая скорость обучения персонала;

7. маленький размер и неудобное расположение кнопок основных функций [3].

Информационная система «СОВА».

Автоматизированная система «Сова» предлагает набор услуг, которые позволяют автоматизировать процедуры учебной деятельности в образовательных учреждениях. Главная идея - формирование контакта между участниками образовательного процесса (ученик, учитель, родители). Систему можно интерпретировать как электронную школу, а именно: расписание, дневник, журнал, и так далее. В системе располагаются такие функции как: отчёты, библиотека, учебные пособия, объявления. Система допускает формировать и просматривать расписание уроков, выставление оценок и фиксировать замечания в журнал и в дневник, опубликовывать как общие, так и индивидуальные задания и контролировать их.

Анализ интерфейса системы.

На первый взгляд интерфейс информационной системой выглядит достаточно старым и скучным. Но это компенсируется тем, что в ней нет никаких лишних функций и кнопок. Панель кнопок можно скрыть и тем самым увеличить область окна. Как и в прошлом случае, невозможно редактировать записи из базы данных не перейдя в новое окно, что, заметно замедляет работу пользователя.

Не совсем понятно использование некоторых функций в системе. Например: группы нельзя составлять самостоятельно, они, почему-то, разделены только на «группа английского языка» и «группа немецкого языка».

А теперь приступим к оценке интерфейса и этой информационной системы по закону Фитса (1). Основные функции меню находятся также, как и в прошлом случае, слева от центра экрана. Тогда:

t = 50+ 150 log2 (140/3+1), t = 1117 мс

Опыт показывает, что время, которое затрачивается пользователем, чтобы вызвать функцию (нажать кнопку) примерно такое же, как и в предыдущем случае, и также больше, чем в первом. Можно сделать вывод, что в данной информационной системе расположение и расстояние от центра экрана до кнопки можно отнести к недостаткам данного программного продукта.

Достоинства и недостатки автоматизированной системы «СОВА».

Достоинства:

1. относительно невысокая стоимость продукта;

2. легкость в использовании;

3. упрощённый интерфейс;

4. высокая скорость работы системы;

5. возможность создавать неограниченное количество различных отчетов, в том числе доступных в Интернете;

6. широкий набор функций.

Недостатки:

1. не охватывает все бизнес-процессы образовательного учреждения;

2. неудобное расположение функций.

3. маленькие размеры кнопок [3].

3.Выводы

В результате проведённого исследования нескольких информационных систем были сформулированы следующие выводы.

Информационная система 1С: Образование имеет достаточно высокую стоимость, по сравнению, с другими рассмотренными системами, что делает ее внедрение в небогатые казённые образовательные учреждения, практически, невозможным.

В основном, информационные системы, существующие на современном рынке, охватывают учебную и внешнюю деятельность образовательного учреждения, почти не учитывая процессы внеучебные и организационные[4]. Т.е. такие автоматизированные информационные системы использовать непосредственно для школ - интернатов можно только для автоматизации учебной деятельности, что не даст максимального эффекта.

Как правило, внедрение автоматизированных информационных систем подразумевает прохождение пользователями специализированных курсов обучения, что требует существенных дополнительных денежных и временных затрат.

С другой стороны, для широкого и эффективного использования таких систем проблема проектирования эргономичного, интуитивно понятного и визуально приятного интерфейса стоит особенно остро[4]. Конечные пользователи - учителя, родители, как правило, с трудом ориентируются в достижениях современных информационных технологий. Зачастую они попросту боятся использовать такие «ненадежные и слишком сложные» средства вместо привычных ручки и бумаги (журнала, дневника и листочка из тетрадки для записки родителям)[5,6]. Главная задача разработчиков таких систем для массового пользования: расположить к себе будущих пользователей с первой же минуты «знакомства». А сделать это можно только посредством грамотно спроектированного интерфейса [1,4,7]. Из проведённых опытов над исследуемыми информационными системами, можно сделать вывод, что система «1С: Образование» имеет самый благоприятный показатель для работы. Результаты анализа систем приведены на графике (рис.1).

Рис. 1 Сравнение ИС

Основываясь на результатах проведенного исследования можно ответить на самый актуальный для российской действительности вопрос: почему же многие организации, в частности образовательные учреждения, отказываются от информационных систем? Всё очень просто:

1. высокая цена внедрения системы;

2. страх перед отказом от традиционного (бумажного) управления;

3. низкая квалификация и опыт персонала в использовании ПК в трудовой деятельности;

4. отсутствие подробной и исчерпывающей информации о преимуществах использования информационных систем для автоматизации бизнес-процессов казенных образовательных учреждений;

5. сложность понимания и работы с информационной системой, а попросту - предубеждение и боязнь нового.

Библиографический список

1. Абрамова О.Ф., Аббазова Р.А. Исследование проблем в области автоматизации управления узкоспециализированных малых предприятий Аббазова Р.А., Абрамова О.Ф Современная техника и технологии. - 2015. - № 1.

2. Рыбанов А.А. Методические указания. Человеко-машинное взаимодействие: Применение закона Фитса. - Изд-во Волжский политехнический институт, 2014. - 14 с.

3. Мунипов В.М. Эргономика: человекоориентированное проектирование техники, программных средств и среды / В.М.Мунипов, В.П.Зинченко - М.: Логос, 2001. - 356 с.

4. Абрамова О.Ф. К вопросу о повышении эффективности функционирования тренажёрно-обучающих систем / Абрамова О.Ф., Цыганкова М.Л. // Открытое и дистанционное образование. - 2014. - № 4. - C. 34-39.

5. Мандел Т. Разработка пользовательского интерфейса: [пер. с англ.] / Т.Мандел. - М.: ДМК Пресс, 2001. - 416 с.

6. Абрамова О.Ф., Цыганкова М.Л. Обзор проблем и возможные пути их решения в процессе проектирования и реализации тренажёрно-обучающих систем Цыганкова М.Л., Абрамова О.Ф. Современная техника и технологии. 2014. - № 6. - C.

7. Мельниченко Д.В. Исследование логических проблем сайтов и анализ существующих решений Мельниченко Д.В., Абрамова О.Ф. Современная техника и технологии. - 2015. - № 1. - C.

Размещено на Allbest.ur