Технология создания баз данных в программе Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Департамент образования Вологодской области

БОУ СПО ВО «Великоустюгский гуманитарно-педагогический колледж»

Технология создания баз данных в программе Microsoft Access

Великий Устюг 2014

Введение

Базы данных играют особую роль в современном мире.

Любой из нас многократно начиная с детства, сталкивался с «базами данных». Это - всевозможные справочники (например, телефонный), энциклопедии. Записная книжка - это тоже «база данных», которая есть у каждого из нас.

Базы данных представляют собой информационные модели, содержащие данные об объектах и их свойствах. Базы данных хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств. (6)

Целью данной работы является изучение и использование технологии создания баз данных в программе MicrosoftOfficeAccess.

Задачи:

Изучить программу Microsoft Office Access;

Описать технологию работы с Microsoft Office Access;

Сделать сравнительную характеристику Microsoft Office Access и Open Office Base.

Основная часть

База данных - представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов),систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ). (1)

Системма управлемния бамзами дамнных (СУБД) -- совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных

Основные функции СУБД

управление данными во внешней памяти (на дисках);

управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;

журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;

поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Обычно современная СУБД содержит следующие компоненты:

ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти и журнализацию,

процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода,

подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД а также сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы

Сравнительная характеристика Microsoft Office Access и  Open Office Base

база данные office access

Существует множество программ для создания баз данных. Я выбрала две программы, которые знакомы всем пользователям компьютера. И провела сравнительную характеристику.

Сравнивая две программы по созданию баз данных, узнав отзывы пользователей, я сделала вывод, что большей популярностью пользуется программа Microsoft Office Access. Она более популярна и легка в использовании.

Первая версия СУБД Access появилась в начале 90-х годов. Это была первая настольная реляционная СУБД для 16-разрядной версии Windows. Популярность Access значительно возросла после включения этой СУБД в состав Microsoft Office. Состав программного продукта

Основные компоненты MS Access:

* просмотр таблиц;

* построитель экранных форм;

* построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

* построитель отчётов, выводимых на печать.

Все они могут вызывать скрипты на языке VBA. Таким образом, MS Access позволяет разработать СУБД практически «с нуля» или написать оболочку для любой внешней СУБД.

Версии:

* 1993 Access 2.0 для Windows (Office 4.3)

* 1995 Access 7 для Windows 95 (Office 95)

* 1997 Access 97 (Office 97)

* 1999 Access 2000 (Office 2000)

* 2001 Access 2002 (Office XP)

* 2003 Access 2003 (из комплекта программ Microsoft Office 2003)

* 2007 Microsoft Office Access 2007 (из комплекта программ Microsoft Office 2007) .

В отличие от Visual FoxPro, фактически превратившегося в средство разработки приложений, Access ориентирован в первую очередь на пользователей Microsoft Office, в том числе и не знакомых с программированием. Это, в частности, проявилось в том, что вся информация, относящаяся к конкретной базе данных, а именно таблицы, индексы (естественно, поддерживаемые), правила ссылочной целостности, бизнес-правила, список пользователей, а также формы и отчеты хранятся в одном файле, что в целом удобно для начинающих пользователей.

Последняя версия этой СУБД - Access 2000 входит в состав Microsoft Office 2000 Professional и Premium, а также доступна как самостоятельный продукт.

Технология работы с MS Access

Вы можете запускать MS Access и завершать ее работу любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB.В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули. После загрузки Access ожидает от вас одного из следующих распоряжений:

· либо создать новую базу данных, т.е. файл с расширением .MDB;

· либо открыть существующую базу данных, т.е. файл с расширением .MDB.

Создание БД.После выбора варианта Создание новой базы данныхили команды Файл-Создать...на экране появляется стандартный файл, в котором следует открыть нужную папку и задать имя создаваемого файла базы данных. Например, для нашей базы данных мы выбрали папку Мои документы,а имя файла - гpyппa.MDB.

Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных и в этом окне можно будет проводить все операции -- создавать и манипулировать объектами БД.

MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .MDB.

Окно базы данных порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно -- любым из стандартных способов Windows.

Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя -- точно так же, как это делается с файлами: командой Файл-Сохранитьили Файл-Сохранить как.....

С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Средства защиты БД

Средства защиты БД условно делятся на две группы, основные и дополнительные.

К основным средствам защиты информации можно отнести следующие средства:

парольная защита;

установление прав доступа к объектам БД;

защита полей и записей таблиц БД;

Открыть в другой программе нельзя.

Парольная защита представляет простой и эффективный способ защиты БД от несанкционированного доступа. Пароли устанавливаются конечными пользователями или администраторами БД. Учет и хранение паролей производится самой СУБД. Обычно пароли хранятся в определенных системных файлах СУБД в зашифрованном виде. Поэтому просто найти и определить пароль невозможно. После ввода пароля пользователю СУБД предоставляются все возможности по работе с защищенной БД.

Шифрование данных (всей базы или отдельных таблиц) применяется для того, чтобы другие программы не могли прочитать данные. Шифрование исходных текстов программ позволяет скрыть от несанкционированного пользователя описание соответствующих алгоритмов.

В целях контроля использования основных ресурсов СУБД во многих системах имеются средства установления прав доступа к объектам БД. Права доступа определяют возможные действия над объектами. Владелец объекта (пользователь, создавший объект), а также администратор БД имеют все права. Остальные пользователи к разным объектам могут иметь различные уровни доступа.

По отношению к таблицам в общем случае могут предусматриваться следующие права доступа.

просмотр (чтение) данных;

изменение (редактирование) данных;

добавление новых записей;

добавление и удаление данных;

все операции, в том числе изменение структуры таблицы.

К данным, имеющимся в таблице, могут применяться меры защиты по отношению к отдельным полям и отдельным записям. В реляционных СУБД отдельные записи специально не защищаются.

Применительно к защите данных в полях таблиц можно выделить следующие уровни прав доступа:

полный запрет доступа;

только чтение;

разрешение всех операций (просмотр, ввод новых значений, удаление и изменение).

По отношению к формам могут предусматриваться две основные операции: вызов для работы и разработка (вызов Конструктора). Запрет вызова Конструктора целесообразно делать для экранных форм готовых приложений, чтобы конечный пользователь случайно не испортил приложение. В самих экранных формах отдельные элементы могут быть тоже защищены. Например, некоторые поля исходной таблицы вообще могут отсутствовать или скрыты от пользователя, а некоторые поля - доступны только для просмотра.

Отчеты во многом похожи на экранные формы, за исключением следующего. Во-первых, они не позволяют изменять данные в таблицах, а во-вторых, основное их назначение - вывод информации на печать. На отчеты, так же, как и на экранные формы, может накладываться запрет на вызов средств их разработки.

Для исключения просмотра и модификации (случайной или преднамеренной) текстов программ, используемых в приложениях СУБД, помимо шифрации, может применяться их парольная защита.

К дополнительным средствам защиты БД можно отнести такие, которые нельзя прямо отнести к средствам защиты, но которые непосредственно влияют на безопасность данных. Это следующие средства:

встроенные средства контроля значений данных в соответствии с типами;

повышения достоверности вводимых данных;

обеспечения целостности связей таблиц;

организации совместного использования объектов БД в сети.

Редактируя БД, пользователь может случайно ввести такие значения, которые не соответствуют типу поля, в которое это значение вводится (например, ввод в числовое поле текстовой информации). В этом случае СУБД с помощью средств контроля значений блокирует ввод и сообщает пользователю об ошибке.

Средства повышения достоверности вводимых значений в СУБД служат для более глубокого контроля, связанного с семантикой обрабатываемых данных. Они обычно обеспечивают возможность при создании таблицы указывать следующие ограничения на значения: минимальное и максимальное значения, значение, принимаемое по умолчанию (если нет ввода), требование обязательного ввода; задание маски (шаблона) ввода и т.д.

Обычно при одновременной работе нескольких пользователей в сети используются блокировки. Блокировки могут действовать на различные объекты БД и на отдельные элементы объектов. Блокировки объектов возникают, когда параллельно с использованием объекта предпринимается попытка входа в режим разработки этого же объекта. Применительно к таблицам баз данных дополнительные блокировки могут возникать при работе с отдельными записями или полями.

Блокировки бывают явные и неявные. Явные блокировки накладываются пользователем или приложением с помощью команд. Неявные блокировки организует сама система, чтобы избежать возможных конфликтов. Например, в случае попытки изменения структуры БД во время редактирования информации устанавливается запрет реструктурирования БД до завершения редактирования данных.

Техника безопасности при работе с компьютером

К работам на ПК не допускаются женщины во время беременности и в период кормления ребенка грудью.

До начала работ на ПК каждый оператор должен пройти специальную подготовку по охране труда.

Мебель, оргтехника, оборудование, расположенные в помещении, их окраска, а также окраска и конструкция стен помещения должны соответствовать эргономическим требованиям, а также нормам пожарной безопасности.

ПК следует располагать на расстоянии не менее 1,5 м от отопительных приборов и исключить попадание прямых солнечных лучей на его составные части.

Помещение, в котором расположены ПК, в соответствии с санитарными и другими нормами безопасности должно быть оборудовано:

системами освещения (естественного или искусственного, общего или комбинированного - по необходимости);

системой вентиляции, кондиционирования и отопления;

устройствами защиты от поражения электрическим током (защитным заземлением, занулением), защитным отключением -УЗО;

средствами автоматического пожаротушения и связи в больших помещениях и (или) первичными средствами пожаротушения.

Кроме технических устройств, в помещении операторов ПК должны быть:

инструкции по охране труда и пожарной безопасности;

нормативно-техническая документация и методические материалы, необходимые для работы;

плакаты по охране труда (в том числе и при работе на ПК);

аптечка первой помощи. (5)

Заключение

Многие считают, что в современной жизни нужно владеть тремя вещами: английским языком, рулем и базами данных. Но третье важнее первых двух, потому что базы данных наводят на системный подход к решению более широкого круга проблем: «При системном подходе объектом изучения являются не предметы или элементы, слагающие целостность, а связи между ними. В дискретной систем количество элементов может меняться. Но пока существует определенный характер связей, система устойчива». В современном мире в основе любой информационной системы лежит база данных, а точнее СУБД. (2)

Мы изучили технологию создания баз данных в программе MicrosoftOfficeAccess. Я делаю вывод о том, что базы данных нужны нам в жизни, с ними мы встречаемся всюду. Человек, то есть пользователь компьютера, должен знать основы создания баз данных.

Список литературы

База данных.// Википедия [Электронный ресурс] Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/База_данных

Транзакция (информатика).// Википедия [Электронный ресурс] Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Транзакция_(информатика)

Информационные технологии: Учебное пособие./Голицына О.Л., Максимов Н.В., Партыка Т.Л., Попов И.И. - М.: Форум: ИНФРА-М, 2008.

Использование MS Access для создания баз данных./ www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st50101.htm [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40501.htm

Базы данных. Введение в теорию и методологию./ Марков А.С., Лисовский К.Ю. - М.: Финансы и статистика, 2006.

Постановление Минтруда России от 23.11.96 № 38-11 "Об утверждении Рекомендаций по учету обязательств работодателя по условиям и охране труда в трудовом и коллективном договорах".

Система Управления Базами данных.// Википедия [Электронный ресурс] Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki

Средства защиты баз данных./ life-prog.ru [Электронный ресурс] Режим доступа: http://life-prog.ru/1_13285_sredstva-zashchiti-bazi-dannih.html

Системы управления базами данных: Учебное пособие./ Голицына О. Л., Партыка Т. Л., Попов И. И. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2011.

Информатика и ИКТ. Базовы уровень: учебник для 11 класса / Н.Д. Угринович - М.: БИНОМ. Лабаратория знаний, 2008.

Приложение 1

Приложение 2

Open Base

MicrosoftAccess

Размещено на Allbest.ru