Система керування базами даних Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема: Система керування базам даних Access



Зміст

Лекція 1. Поняття бази даних. Системи управління базами даних

Лекція 2. Початок роботи в Access. Проектування бази даних

Лекція 3. Конструювання таблиць і форм

Лекція 4. Введення даних і створення звітів



Лекція 1. Поняття бази даних. Системи управління базами даних

Під час інформаційної діяльності людина збирає і накопичує відомості про довкілля. До появи обчислювальної техніки вся інформація звичайно зберігалася в письмовому або надрукованому вигляді. Однак зі збільшенням обсягів інформації загострювалося питання зберігання інформації та її обробки. Нагадаємо, що інформація для обробки називається даними. Не кожен блок інформації можна вважати базою даних.

База даних - це сукупність даних, яким властива структурованість і взаємопов'язаність, а також незалежність від прикладних програм.

Пояснимо, що означають названі властивості бази даних. Щоб користувач легко міг знаходити потрібну інформацію, остання має бути організована певним чином. Це стосується не лише інформації у комп'ютері, а й будь-якої інформації про об'єкти реального світу. Скажімо, зручно знаходити потрібну книгу в бібліотеці, користуючись каталогом. Легко відшукати у газеті оголошення, що вас цікавлять. Така легкість пошуку можлива завдяки тому, що дані у каталозі або у газеті мають структуру, або, інакше, структуровані. Всі книги описані і однаково: автор, назва, видавництво, рік видання тощо. Всі оголошення з продажу розміщені по рубриках і також мають визначену структуру: короткий опис товару, ціна, телефон.

Структура бази даних складніша, ніж структура простого каталогу або набору газетних оголошень. Це зумовлено насамперед властивістю взаємопов'язаності даних у базі. Пояснимо це на такому прикладі: скажімо, ви хотіли б, крім каталожних карток, що описують кожну книгу, мати картки з інформацією про кожного автора (рік народження, літературний жанр, хобі тощо). Якби такі картки були створені, це був би приклад взаємозалежних даних: відомості про окрему книгу, пов'язані з інформацією про автора. Цей зв'язок здійснюється через визначений параметр - прізвище автора.

Нарешті, остання з названих властивостей баз даних - це їхня незалежність від прикладних програм. Бази даних складаються таким чином, щоб із ними можна було працювати в різних програмних середовищах і на різних комп'ютерних платформах.

Щоб оперувати даними, які становлять базу, необхідна окрема програма - система управління базами даних.

Керівна програма, призначена для збереження, пошуку й обробки даних у базі, називається системою управління базами даних (скорочено СУБД)

Сучасні СУБД - це програмні додатки, які дозволяють виконувати різноманітні завдання. Всі існуючі системи задовольняють, як правило, таким вимогам.

· Можливості маніпулювання даними (введення, вибір, вставка, відновлення, видалення тощо). Основні операції з даними виконуються під керуванням СУБД. Важливими показниками є продуктивність СУБД, витрати на збереження і використання даних, простота звертання до бази даних тощо.

· Можливість пошуку і формування запитів. За допомогою запитів користувач може оперативно одержувати різну інформацію, що зберігається в базі даних.

· Забезпечення цілісності (узгодженості) даних. Під час використання даних багатьма користувачами важливо забезпечити коректність операцій, щоб запобігти порушенню узгодженості даних. Порушення узгодженості даних може призвести до їх невідновної втрати.

· Забезпечення захисту і таємності. Крім захисту від некоректних дій користувачів, важливо забезпечити захист даних від несанкціонованого доступу і від апаратних збоїв. Проникнення в базу осіб, які не мають на це права, може спричинити руйнацію даних. Таємність бази даних дозволяє визначати коло осіб, що мають доступ до інформації, і порядок доступу.

Сьогодні існує багато СУБД, що відрізняються архітектурою, внутрішньою мовою програмування, операційною системою, якою вони керуються, а також іншими характеристиками. Найпопулярнішими СУБД, що встановлюються в невеликих організаціях і орієнтовані на роботу з кінцевими користувачами, є Ассеss, FохРго, Paradox. До складніших систем належать розподілені СУБД, що призначені для роботи з великими базами даних, розподіленими на кількох серверах (сервери можуть міститися в різних регіонах). Потужними СУБД такого типу є Огасlе, Sybase, Informix.

Практично всі СУБД використовують реляційну модель даних. Основою цієї моделі є поняття відношення. Йдеться про відношення, подані у таблицях.

Таблиці складаються із рядків, що називаються записами, і стовпців - полів.

Розглянемо приклад реляційної моделі даних. Скажімо, потрібно скласти базу даних про підготовку до походу школярів. Назвемо цю базу "Похід". У ній насамперед повинна бути таблиця відомостей про учасників походу. Ця таблиця складатиметься з полів "Код учасника", "Прізвище", "Ім'я", "Клас", "Адреса", "Телефон" (табл. 1).

Табл. 1. База даних "Похід", таблиця "Учасники"

Код учасника	Прізвище	Ім'я	Група	Адреса	Телефон
1	Кавун	Костянтин	ПК-321	вул. Піщана, 3а	25-25-11
2	Бірюкова	Ірина	ПК-321	вул. Лугова, 15, кв. 104	52-52-99
3	Валуєв	Анатолій	ПК-324	вул. Перекопська, 204, кв. 13	51-34-34
4	Кузьмяк	Вікторія	ПК-324	вул. Фрунзе, 94	21-95-74
5	Кузьмяк	Кирило	ПК-324	вул. Фрунзе, 94	21-95-74

Назвемо цю таблицю "Учасники" (таке саме ім'я матиме і відношення, подане даною таблицею). Зверніть увагу, що поле "Код учасника" даної таблиці містить унікальні значення, які не повторюються в жодному із записів. Таке поле при введенні таблиці в базу даних матиме статус ключового поля. Ключовим не може бути ні поле "Прізвище" (у таблиці є однофамільці), ні будь-яке інше поле.

База даних створюється на основі не однієї, а багатьох таблиць. Введемо до бази даних "Похід" ще одну таблицю - "Спорядження" (табл. 2). До неї будуть. занесені дані про спорядження, яке повинні взяти з собою учасники.

Табл. 2. Таблиця "Спорядження"

Код спорядження	Код учасника	Спорядження
10	1	Намет
20	2	Казанок
30	2	Мотузка
40	4	Сокира
50	5	Казанок
60	5	Ліхтар
70	4	Ніж

Записи у цій таблиці складені з полів "Код спорядження", "Код учасника" і "Спорядження". Перше поле ("Код спорядження") є ключовим: для кожного запису воно набуває унікальних значень, на відміну від інших полів, у яких є дублюючі значення (наприклад, повторюються коди учасників 2, 4, 5 і спорядження "Казанок").

Як можна використовувати інформацію наведених двох таблиць? Наприклад, нас цікавить, хто візьме в похід намет. З таблиці "Спорядження" дізнаємося, що намет під кодом 10 має взяти учасник із кодом 1. З таблиці "Учасники" бачимо, що код 1 належить Кавун Костянтину. Отже, намет має взяти учасник походу Кавун К. Цю інформацію ми отримали завдяки зв'язку таблиць "Учасники" і "Спорядження" через загальне поле "Код учасника".

На додаток до двох таблиць, ми можемо створити й інші корисні таблиці, наприклад "Продукти", у якій наведено список продуктів і визначені учасники, що їх беруть. Можна вигадати таблиці "Графік руху", "Пам'ятні місця", "Чергування" тощо, що увійдуть у реляційну базу даних "Похід".

Контрольні запитання

1. Що таке база даних? Назвіть основні властивості бази даних.

2. Що таке СУБД? Яким вимогам повинні задовольняти СУБД?

3. Що таке реляційна модель даних? Наведіть приклад реляційної моделі даних.

4. Як здійснюється зв'язок таблиць у реляційній базі даних?

Лекція 2. Початок роботи в Access. Проектування бази даних

Створення бази даних - досить складний процес, тому не варто відразу після включення комп'ютера і запуску Microsoft Access починати її побудову.

Спочатку потрібно скласти схему бази даних на папері.

Визначення мети створення бази даних

Насамперед спробуйте відповісти на запитання, для чого призначена створювана база даних, які її функції і яку інформацію вона має містити. Подумайте також, чому потрібна саме база даних і чому вас не влаштовує, наприклад, електронна таблиця або таблиця, набрана у текстовому процесорі.

До бази даних звертаються, коли доводиться описувати складні об'єкти з багатьма властивостями-атрибутами, коли поставлене завдання автоматизації введення даних і виводу інформації, яка вас цікавить, коли необхідно забезпечити процес введення і відновлення даних, тобто забезпечити цілісність інформації.

Наприклад, ви створюєте базу даних щодо музичних груп і хочете, щоб у ній містилися такі дані:

про твори, що виконуються групою;

про випущені альбоми;

про солістів групи, їхні біографії, інструменти тощо;

про історію групи, її досягнення, успішні концерти.

Припустимо, що створювана база даних потрібна для отримання такої інформації:

які нові пісні були виконані цією групою в поточному році;

якій групі належить більше альбомів;

які групи виконують пісні даного автора; і

яка фірма випустила найбільший тираж альбому даної групи.

Можливі також багато інших запитань, відповіді на які ви зможете отримати з даних, вміщених у базі.

Визначення таблиць, що входять до бази даних

На наступному етапі створення бази даних необхідно визначити основі теми таблиць, а також їхню структуру. Для бази даних про музичні групи ви можете скласти таблиці "Групи", "Альбоми", "Солісти" тощо.

Надалі розглядатимемо створення бази даних для туристичної фірми, що розповсюджує путівки. У таблиці "Путівки" зберігатимуться відомості про запропоновані путівки, у таблиці "Замовлення" - відомості про замовлення путівок, а в таблиці "Клієнти" - дані про постійних клієнтів фірми.

Задання структури таблиць

Для створення ефективної бази даних важливо правильно визначити структуру таблиць, тобто склад полів. На цьому етапі слід пам'ятати:

· Інформація в таблицях не повинна дублюватися. Якщо зазначені відомості зберігатимуться в одному полі однієї таблиці, то і змінювати їх у разі потреби доведеться лише в одному місці.

· Бажано, щоб кожна таблиця містила інформацію лише на одну тему. Наприклад, у базі даних "Похід" (див. попередній параграф) відомості про учасників і про спорядження зберігаються в різних таблицях. Якщо видалити запис про будь-яке спорядження, таблиця учасників не постраждає.

· Не рекомендується включати до таблиці дані, що утворюються внаслідок обчислень.

· Інформацію про об'єкт бажано розбивати на мінімальні одиниці. Наприклад, поштові реквізити клієнта краще зазначити в окремих полях: "Індекс", "Місто" й "Адреса".

Задання ключа і визначення зв'язків між таблицями

Для того щоб пов'язати дані різних таблиць, у кожній таблиці має бути ключове поле. Значення цього поля дозволить однозначно обрати потрібний запис у таблиці, а також коректно встановити зв'язки між таблицями.

Введення даних і аналіз бази даних

Після задання структури таблиць і встановлення зв'язків між ними слід зробити кілька записів у таблиці. На прикладі цих записів ви зможете побачити, наскільки правильно створено базу даних і чи відповідає вона поставленим вимогам. Потім можете приступати до введення даних, що залишилися у таблиці.

База даних створюється для того, щоб працювати з поміщеною у ній інформацією.

СУБД Microsoft Access

"Аccess" у перекладі з англійської означає "доступ". Система Access входить до складу пакета Microsoft Office.

Ассеss - це повноцінна реляційна СУБД, у якій може працювати як пересічний користувач, котрий не володіє основами програмування, так і фахівець-розробник, який створює додатки на мові Visual Ваsіс for Аррlісаtіоns (скорочено VBA). Популярність СУБД Access при вивченні баз даних зумовлена тим, що ця система є найпростішою для засвоєння початківцями.

Запуск Access і створення файлу бази даних

Робота з базою даних починається з запуску СУБД. Для запуску Access натисніть кнопку Пуск на панелі задач і оберіть у головному меню команду Программы - Microsoft Office - Microsoft Access. У відповідь з'явиться вікно Microsoft Access (мал. 1).

Мал. 1. Початок роботи з MS Access

З правого боку за умовчанням буде меню у якому можна обрати потрібну дію: створити нову базу, створити сторінку доступу до бази, відкрити існуючий проект. Якщо ми створюємо свою базу, клацніть по Новая база данных.

Як було зазначено, роботу в СУБД Access ми будемо вивчати на прикладі створення бази даних, що описує діяльність якоїсь туристичної фірми "Подорож". Нехай ця фірма приймає заявки на туристичні путівки і продає їх.

Отже, ви обрали опцію створення нової БД. У наступному стандартному діалозі вам потрібно ввести ім'я і файлу для нової бази даних (у нашому прикладі це "Фірма "Подорож") і позначити папку, у якій цей файл розміститься. Йому буде надано розширення *.mdb. Після задання імені і розташування файлу клацніть по кнопці Создать, і на екрані з'явиться вікно бази даних (мал. 2).

Вікно нової бази даних буде порожнім. Туди слід помістити об'єкти майбутньої бази даних.

Мал. 2. Вікно бази даних

Об'єкти бази даних

База даних в Access вміщує об'єкти різних категорій (усього таких категорій шість). Кожній із категорій відповідає своя вкладка вікна бази даних (мал. 2): Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули.

· Таблицы. Це основна категорія об'єктів у реляційній СУБД, оскільки вся інформація зберігається в базі даних у вигляді таблиць. Кожна таблиця складається з записів (рядків) і з полів (стовпців). Робота з таблицею виконується в двох основних режимах: у режимі конструктора й у режимі таблиці.

· Запросы. Об'єкти цього типу призначені для отримання даних з однієї або кількох таблиць. Відбір потрібних відомостей відбувається на основі сформульованих критеріїв. Фактично за допомогою запитів створюються нові таблиці, у яких використовуються дані з існуючих таблиць.

· Формы. Цей тип об'єктів використовується в основному для зручного введення даних. Форма є ніби бланком, який потрібно заповнити. Заповнити такий бланк зможе навіть початківець. Позитивним є те, що форми запобігають безпосередньому внесенню змін у таблиці.

· Отчеты. Об'єкти-звіти відображають дані так, що їх зручно переглядати. На основі звіту може бути створений документ, що буде роздрукований або включений у документ іншого додатка.

· Макросы. Макросами називаються "макрокоманди", що запускаються простим натисканням кількох клавіш і можуть виконувати такі дії, як відкриття таблиць і форм, виконання опцій меню, керування вікнами тощо. Користувач може створювати свої макроси для послідовностей операції, які часто застосовуються.

· Модули. Цей тип об'єктів є програмними модулями, написаними мово" VBA. Модулі - це процедури для обробки подій або виконання обчислень. Розбиття на модулі полегшує процес створення і настроювання програми.

Контрольні запитання

1. З яких етапів складається проектування бази даних?

2. Навіщо визначати структуру таблиць перед створенням бази даних?

3. Якими принципами потрібно керуватися при створенні таблиць?

4. Як запустити Access?

5. Що таке вікно бази даних?

6. Як створити файл бази даних?

7. Які об'єкти бази даних передбачені в Access?

Лекція 3. Конструювання таблиць і форм

Основою реляційної бази даних є таблиці. Тому з їх побудови доречно почати створення бази даних.

Режими створення таблиць

Таблиці бази даних описують певні теми. Наприклад, табель успішності описує оцінки учня по чвертях і за рік. У зв'язку з цим табель є таблицею, у якій є поле з назвою предмета, а також поля з четвертними оцінками і поле з оцінкою за рік.

Ви можете самі вигадати багато всіляких таблиць. Однак, перед тим як почати створення таблиці, потрібно добре уявити її структуру, тобто склад полів, типи даних і властивості полів.

У діалозі (мал. 3) вам буде запропоновано обрати режим створення таблиці. У Access передбачено кілька таких режимів, які обираються зі списку:

· Конструктор - режим для задання структури таблиці, тобто імен полів і типів даних.

· Мастер таблиц - створення таблиці за допомогою програми майстра.

· Ввод даных - встановлення зв'язку між базою даних Access і даними із зовнішнього файлу; в цьому режимі зміни в зовнішніх даних переносяться до бази даних Access.

Мал. 3. Вибір режиму побудови таблиці

Розглянемо режим конструктора, у якому створення таблиці найпрозоріше, хоча зручнішим є режим Мастер таблиц.

Задання структури таблиці

Припустимо, що ви запустили Конструктор, після чого з'явиться вікно конструктора (мал. 4).

У цьому вікні потрібно визначити склад таблиці, заповнивши для кожного поля таблиці три колонки: Имя поля, Тип данных і Описание. У першій колонці задається ім'я поля майбутньої таблиці, у другій - вказується його тип, а у третій - вводиться інформація про призначення поля. Кількість записів у віки конструктора повинно збігатися з кількістю полів у створюваній таблиці.

Мал. 4. Вікно конструктора таблиці

Складемо таблицю, у якій будуть вміщені відомості про путівки, запропоновані туристичною фірмою "Подорож".

· У вікні конструктора (мал. 4) введіть ім'я першого поля - "Код путівки" - і натисніть клавішу Enter. Курсор переміститься до другої колонки типу даних.

· У другій колонці списку задайте тип Счетчик (про можливі типи даних ви прочитаєте в наступному пункті). Задання типу Счетчик дозволить при додаванні запису в таблицю автоматично змінювати значення даного поля на одиницю. Отже, у полі "Код путівки" не буде повторюваних значень. Натисніть клавішу Enter.

· У третій колонці, призначеній для введення якогось коментарю про створюване поле, можете набрати текст "Служить для ідентифікації путівки". Але можете залишити цю комірку порожньою. Натисніть клавішу Enter або клацніть мишею по початку другого рядка.

· Введіть ім'я поля "Країна" і тип Текстовый, закінчуючи кожне введення натисканням на Enter.

· Аналогічно задайте дані для інших полів таблиці: "Вид", "Проїзд" і "Ціна". Полю "Ціна" надайте тип Числовой (для типу Денежный у русифікованій версії Access як одиниці передбачено лише рублі).

У створюваній таблиці зручно мати так зване ключове поле, що містить числа, які однозначно визначають той або інший запис таблиці. При створенні таблиці "Путівки" задамо як ключове поле "Код путівки". Для цього установіть курсор у рядок цього поля і у контекстному меню натисніть кнопку Ключевое поле (мал. 5).

Ліворуч від імені поля з'явиться значок ключа, а для властивості Индексированное поле програма автоматично установить значення Да (Совпадения не допускаются).

Мал. 5. Обрання ключового поля

Зверніть увагу, що активне поле (у ньому в даний момент розміщений курсор) позначено зліва індикатором - трикутною стрілкою. Властивості активного поля названі в нижній частині діалогу (мал. 4).

Якщо потрібно видалити будь-який рядок з таблиці, клацніть мишею по ньому рядку у вікні конструктора, а потім виконайте команду меню Правка - Удалить строки. Для вставки нового рядка потрібно активізувати поле нижче рядка, що вставляється, і виконати команду меню Вставка - Строки.

Типи даних

Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити до поля (наприклад, текст або число). Якщо надалі доведеться задати інший тип даних, це можна виконати у режимі конструктора. У Access передбачено такі типи даних.

· Текстовый - для введення тексту завдовжки до 255 символів. Цей тип даних установлюється за умовчанням.

· Поле МЕМО - для введення заміток або довгих описів (можливе введення до 64000 символів).

· Числовой - для введення числових даних, для яких виділяється 1, 2 або 4 байти.

· Дата/время - для введення дати і часу, для яких передбачено 8 байтів.

· Денежный - використовується для роботи з грошовими одиницями. Цей тип даних займає 8 байтів і допускає до 15 символів у цілій частині числа і 4 - у дробовій. Використання грошового типу запобігає помилці округлень під час обчислень.

· Счетчик - для введення числа, що автоматично збільшується на одиницю при додаванні до таблиці нового запису. Дані цього типу займають 4 байти.

· Логический - для збереження логічного значення Истина або Ложь. Таке поле займає 1 біт.

· Объекты ОLЕ - для збереження в таблиці ОLЕ-об'єктів (наприклад, малюнків, звуків, документів Word тощо). Об'єкти можуть бути пов'язані або введені до таблиці. Розмір збережених об'єктів ОLЕ обмежується лише ємністю диска.

· Гиперссылки - служить для запису до таблиці гіперпосилань (шляху URL).

У списку Тип данных конструктора є також позиція Мастер подстановок, за допомогою якої обираються значення з іншої таблиці або зі списку значень.

Зберігання таблиці

Отже, структура таблиці задана, і ви можете закрити вікно конструктора таблиці клацанням по кнопці закриття вікна X. Якщо таблиця нова і раніше не зберігалася, з'явиться запит щодо того, чи варто зберігати структуру таблиці. Клацніть по кнопці Да і в діалозі Сохранение введіть ім'я таблиці (воно може містити будь-які символи, крім крапки, знака оклику і кутових дужок), після цього натисніть кнопку ОК.

У розглянутому нами прикладі таблицю збережено під ім'ям "Путівки". Після зберігання у вікні бази даних (мал. 3) з'явиться піктограма створеної таблиці.

Таблицю можна зберегти також поза базою даних. Для цього виконайте команду Файл - Сохранить как. З'явиться стандартний діалог зберігання файлу, в якому потрібно задати ім'я, формат і місце розташування файлу. Можливе зберігання таблиці у форматі електронних таблиць Ехсеl, у форматі текстового файлу тощо.

Форми та їх створення

До баз даних інформація звичайно вводиться за допомогою форм, а зберігається - у вигляді таблиць. Про те, як створити таблицю, ви вже знаєте. Розглянемо тепер побудову форми.

Форма - це об'єкт бази даних, призначений для введення і відображення інформації. Форма обов'язково містить елементи (поля), до яких користувач вводить дані.

Користувач Access може створити форму самостійно, але краще звернутися до послуг програми-майстра. Це прискорить процес побудови форми, оскільки майстер виконає всю основну роботу.

Відкрийте вікно БД. Якщо у вас відкрито вікно таблиці, яка буде основою форми, закрийте його. Перейдіть на вкладку Формы у вікні БД і клацніть по кнопці Создать.

· У діалозі Новая форма вкажіть режим Мастер форм. Ми розглянемо створення форми для таблиці "Путівки".

· У першому діалозі майстра створення форм (мал. 7) вкажіть поля, які будуть присутні у формі. У списку Доступные поля виділіть поле "Країна" і натисніть кнопку із символом >, розташовану праворуч від списку. Вказане вами поле переміститься до списку Выбранные поля. Аналогічно перемістіть до списку Выбранные поля всі інші поля таблиці "Путівки" (крім поля "Код путівки"). Далі натисніть кнопку Далее.

Мал. 6. Створення форми

· Відкриється наступний діалог для вибору вигляду форми. За умовчанням пропонується форма, в якій поля введення розміщаються в стовпчик. Погодьтеся з цією пропозицією і клацніть по кнопці Далее.

· У наступному діалозі (мал. 7) вам потрібно вибрати стиль оформлення (фон, кольори полів і написів форми). У поданому списку стилів зазначте потрібний вам і натисніть кнопку Далее.

· У новому діалозі введіть ім'я форми (за умовчанням пропонується ім'я таблиці-джерела). Переконайтеся також, що встановлений перемикач Открытие формы для просмотра или ввода данных і натисніть кнопку Готово.

Мал. 7. Приклад форми "Путівки"

Внаслідок виконаних дій на екрані з'явиться вікно форми (мал. 8), до якої можна відразу вводити дані. Ця форма буде використана нами для введення даних у таблицю.

Контрольні запитання

1. Назвіть режими Access, призначені для роботи з таблицями.

2. Як викликається режим конструктора таблиць?

3. Опишіть операції задання структури таблиці за допомогою конструктора.

4. Які типи даних передбачені в Access?

5. У чому полягає особливість поля типу Счетчик?

6. Як і навіщо вводиться до таблиці ключове поле?

7. Яким способом здійснюється зберігання таблиці поза базою даних?

8. Що таке форми і для чого вони потрібні?



Лекція 4. Введення даних і створення звітів

Працюючи в СУБД Access, можна вводити інформацію, по-перше, безпосередньо до таблиці, по-друге, за допомогою форми і, нарешті, шляхом імпорту зовнішньої таблиці, розміщеної поза базою даних.

Введення даних до таблиці

Після задання структури й імені таблиці можна безпосередньо ввести дані до неї. Для цього потрібно перейти в Режим таблицы. Цей режим установлюється подвійним клацанням мишею по піктограмі таблиці (або виділенням піктограми таблиці і натисканням кнопки Открыть) після відкриття бази даних На екрані з'явиться вікно із зображенням рядків таблиці (мал. 4.1). прикладний програма звіт access

Мал. 4.1. Вікно таблиці: початок введення даних

Порівняйте вікно із вікном конструктора таблиць. До речі, найзручніше переключатися між режимами конструктора і таблиці за допомогою кнопки Вид на панелі інструментів. Ця кнопка має вигляд Режим таблицы, якщо включений режим конструктора, і вигляд Конструктор, якщо активним є вікно таблиці (мал. 4.2).

Мал. 4.2. Кнопка Вид

Коли ви заповните перший рядок таблиці, в комірні "Код путівки" з'явиться 1, а напис (Счетчик) автоматично переміститься в наступний рядок.

У процесі заповнення таблиці ви можете переміщатися між різними полями і рядками за допомогою клавіш керування курсором, а також клавіші Таb (клавіші Shift + Tab забезпечують переміщення в зворотному напрямку).

Введення даних за допомогою форми

Найзручнішим способом введення записів у базу даних є заповнення форм. Припустимо, що ви вже створили форму "Путівки", як було описано в пункті "Форми і їхнє створення" попереднього параграфа. Відкрийте вікно бази даних і перейдіть на вкладку Формы. Двічі клацніть мишею по піктограмі "Путівки", після чого відкриється вікно форми.

Зверніть увагу, що у нижній частині форми розміщені кнопки панелі переходу, які дозволяють переміщатися по записах (мал. 4.3).

Мал. 4.3. Панель переходу у вікні форми

На панелі переходу індикатор записів відображає номер поточного запису. Кнопки на цій панелі дозволяють переходити до наступного або попереднього записів, а також у кінець або на початок набору записів. У полі індикатора записів можна також зазначити номер запису, до якого бажаєте перейти.

Щоб додати новий запис, потрібно клацнути по кнопці Новий запис панелі переходу і потім ввести дані в поля форми. Заповнивши у такий спосіб форму "Путівки" й одержимо таблицю, показану на мал. 4.4.



Мал. 4.4. Таблиця "Путівки"

Введені дані будуть розміщені в таблиці "Путівки" після закриття вікна форми. Клацніть по кнопці Х вікна форми, потім перейдіть на вкладку Таблицы і двічі клацніть мишею по піктограмі "Путівки". Переконайтеся, що всі введені дані присутні в таблиці.

Завдання:

Побудувати дві таблиці бази даних "Фірма "Подорож". В першій будуть відомості про постійних клієнтів фірми, які купують путівки (таблиця "Клієнти"), в в другій - відомості про зроблені замовлення (таблиця "Замовлення"). Див. мал. 4.5 і 4.6.

Мал. 4.5. Таблиця "Клієнти"

Мал. 4.6. Таблиця "Замовлення"

Створення звіту

Для представлення даних бази в звичайному вигляді потрібно створити звіт. Для цього в Access передбачено декілька засобів: майстер звітів, конструктор і майстер діаграм.

Найпростіше скласти звіт за допомогою майстра звітів. Складемо звіт про клієнтів фірми "Подорож".

· Відкрийте базу даних. Перейдіть на вкладку Отчеты.

· Клацніть по кнопці Создать й оберіть позицію Мастер отчетов.

· У розкривному списку вкажіть таблицю "Клієнти", на основі якої буде створюватися звіт. У діалозі перемістіть усі поля зі списку Доступные поля до списку Выбранные поля, після чого натисніть кнопку Далее (мал. 4.7).

Мал. 4.7. Діалогове вікно майстра звітів: обрання поля для звіту



Мал. 4.8. Діалогове вікно майстра звітів: рівні групування

· Наступний діалог призначений для задання рівнів групування для полів звіту. Можете прийняти установки за умовчанням, як показано на мал. 4.8. Натисніть кнопку Далее.

· Дотримуйтесь вказівок майстра, задаючи в наступних діалогах порядок сортування полів, вид макета, стиль оформлення звіту, а також ім'я звіту. На завершення клацніть по кнопці Готово.

· Ви отримаєте звіт, виведений у вікно перегляду (мал. 4.9).

Можете відрегулювати розташування написів і їхній формат. Для цього потрібно переключитися за допомогою кнопки Вид у режим конструктора звітів. Ці операції, що виконуються в окремому вікні конструктора звітів, прості й зрозумілі.

Зазначимо, що звіти можна створювати не лише на основі таблиць, а й використовуючи дані запитів. Для формування такого звіту потрібно в діалозі Новий отчет зазначити відповідний запит. Створений звіт можна надіслати на друк, для чого слід натиснути кнопку Печать на панелі інструментів.

Мал. 4.9. Звіт на основі таблиці "клієнти"

Контрольні запитання

1. Які способи введення даних до таблиць вам відомі?

2. Як переміщатися між різними комірками таблиці?

3. Як переключитися з режиму таблиці в режим конструктора таблиць і навпаки?

4. Де розташована панель переходу і для чого вона потрібна?

5. Для чого потрібен звіт?

6. Наведіть послідовність дій під час створення звіту.

Размещено на Allbest.ru