1.1 Описание организации, являющейся объектом исследования выпускной квалификационной работы

1.1.1 Краткая характеристика деятельности организации

Организационная структура компании состоит из следующих структур: отдела продаж, экономической службы, технического отдела, отдела эксплуатации, что наглядно показано на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 - Схема организационной структуры управления компании

Директор осуществляет руководство и организацию рабочего процесса. Он выполняет основную роль структуры управления, под его руководством решаются все производственные процессы. Под его подчинением находятся все отделы и структуры.

Отдел продаж занимается непосредственно логистических услуг. В этом отделе работают такие специалисты, как менеджеры по продажам. Основная часть работы состоит в работе с клиентами, консультации по общим вопросам, заключение договоров и проведение сделки. Логисты - отвечающий за рационализацию маршрутов.

Важное место в хозяйственном руководстве и улучшении качественных показателей работы предприятия отводится экономическому отделу. На основе систематического анализа работы предприятия, автоколонн и других подразделений и исходя из объемных показателей перевозок, их ресурсного обеспечения, экономическая служба определяет пути, по которым должны разрабатываться технические и организационные мероприятия, направленные на повышение технической готовности подвижного состава и совершенствование эксплуатационной и коммерческой деятельности предприятия.

В состав экономической службы входит бухгалтерия. Этот отдел во главе с главным бухгалтером проводит учет наличия средств, выделенных в распоряжение предприятия, их сохранности и уровня использования, организует выполнение финансового плана, проверяет финансовое состояние предприятия, проводит большую оперативную работу по организации расчетов с клиентурой, поставщиками и финансовыми органами, организует первичный учет расходования материальных ресурсов и денежных средств. Главный бухгалтер несет ответственность за целесообразность и законность расходования средств, и соблюдение финансовой дисциплины.

Технический отдел уделяет главное внимание вопросам поддержания компьютерных средств компании в технически исправном состоянии и обеспечения развития технической базы, а также осуществляет руководство материально-техническим снабжением предприятия.

В отделе эксплуатации работают водители-экспедиторы которые осуществляют непосредственно транспортировку корреспонденции.

1.1.3 Стратегия развития и бизнес-архитектура предприятия

1. Стратегические цели и задачи предприятия. (Модель "Диаграмма целей"). Миссия компании - обеспечить содействие клиентам посредством экономичных и ориентированных на обслуживание услуг, доступных по первому требованию.

Основные задачи компании рассмотрим в четырех аспектах: с точки зрения ориентации на финансы, клиента, процессы компании, персонал. Дерево целей представлено на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 - Дерево целей предприятия

2. Основные бизнес - процессы организации.

Рассмотрим, какие процессы существуют в компании. Для этого разработаем диаграмму верхнего уровня в нотации ARIS VAD

Рисунок 1.6 - Процессы организации

Как видно из рисунка, в компании существует 3 вида процессов:

1). Процессы управления: управление финансами, управление бизнес-процессами, управление персоналом.

2). Основные процессы: доставка корреспонденции, получение корреспонденции, экспресс-доставка.

3). Обеспечивающие процессы: административно-хозяйственные процессы, ИТ-обеспечение и связь, юридическое обеспечение.

3. Продукты и услуги компании. (Модель "Дерево продуктов и услуг")

Рисунок 1.7 - Продукты компании

Таким образом, основными бизнес-целями организации является получение прибыли за счет привлечения новых клиентов и удешевления стоимости услуг компании при использовании ИТ-технологий.

1.1.4 Состояние и стратегия развития информационных технологий

В техническом отделе имеются определенные методы решения типовых задач. Одинаковые задачи решаются разными людьми сходными методами, однако отсутствуют формальные процедуры и распределение ответственности. Весьма высока зависимость от отдельных сотрудников, что повышает вероятность ошибок.

У каждого специалиста в компании имеется свое рабочее место, оснащенное компьютером. Кроме того в компании имеются многофункциональные устройства. На компьютеры установлен комплект программного обеспечения. Состав типового рабочего места специалиста представлен в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Состав рабочего места специалиста

Все компьютеры компании, находящиеся в офисе, включены в единую корпоративную сеть. Для организации сети компании используется топология «звезда», причем в каждом кабинете, где более одного компьютера, имеется концентратор, соединяющий компьютеры внутри кабинета. В некоторых случаях 1 концентратор объединяет компьютеры из нескольких кабинетов, если их количество не очень велико. В каждом кабинете использована технология «звезда». Все концентраторы компании подключаются к концентратору, находящемуся в кабинете у техников. Таким образом, в компании используется сеть «иерархическая звезда».

Все компьютеры обладают одинаковыми характеристиками. Компьютеры в сети имеют стандартную сетевую карту с разъемом RJ45 и сетевую операционную систему. В каждом кабинете расположены концентраторы SuperStack II Hub 100 Base T4 производства 3Com Corp. Техническая архитектура компании представлена на рисунке 1.8.

Рисунок 1.8. Техническая архитектура компании

Программное обеспечение компании включает совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, связанных с основной деятельностью компании, а также нормального функционирования комплекса технических средств [14, c.21].

В компании используются различные по свойствам и функциям программные продукты. Программная архитектура компании представлена на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9. Программная архитектура компании

Системное программное обеспечение компьютеров представлено в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Основное системное программное обеспечение

Широко применяются архиваторы Rar, WinZip, WinRar. Всеми работниками используется текстовый редактор Microsoft Word. В процессе работы, сотрудники сталкиваются с необходимостью детального анализа и мониторинга всевозможных данных. Поэтому применение находит табличный процессор Microsoft Excel, который позволяет реализовать наиболее «популярные» методы обработки результатов.

Также в компании имеется программный продукт 1С: Бухгалтерия 8, который является типовым решением для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Конфигурация Бухгалтерия предприятия позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами. Во всех отделах установлены клиентские части 1С, серверная часть установлена на сервере 1С, который расположен в техническом отделе.

1.1.5 Оценка уровня зрелости организации и процессов ее управления

Зрелость показывает, насколько процесс управляем и предсказуем. В соответствии с методологией CobiT рассматривают шесть уровней зрелости:

0 Отсутствующий. Процесс не существует.

1 Начальный. Деятельность осуществляется хаотически, от случая к случаю без единого подхода. Руководство не организовано.

2 Повторяемый, но интуитивный. Одинаковые задачи решаются разными людьми сходными методами. Однако отсутствуют формальные процедуры и распределение ответственности. Весьма высока зависимость от отдельных сотрудников, что повышает вероятность ошибок.

3 Определенный. Процедуры стандартизованы и документированы. Однако отклонения от процедур не всегда отслеживаются. Процедуры формализуют существующую практику.

4 Управляемый и измеримый. Руководство контролирует и измеряет процесс и принимает меры, если процесс неэффективен. Могут использоваться инструменты автоматизации процесса.

5 Оптимизируемый. Процесс развит до уровня хорошей практики в результате постоянных улучшений и сравнения с другими предприятиями. Соответствует целям заказчика.

Уровень зрелости в организации соответствует классу «2 Повторяемый, но интуитивный». Это связано с тем, что в организации нет стандартов управления процессами, не разработана технология. Это касается и управления ИТ-инфраструктурой.

1.1.6 Функциональная модель организации «AS-IS»

В выпускной квалификационной работе предметом исследования является деятельность по учету и управлению доставкой корреспонденции. Для того, чтобы спроектировать информационную систему отдела необходимо тщательно проанализировать его функции. Для анализа разработаем функциональную модель с применением методики IDEF0. Методика IDEF0 основана на ранее разработанной Дугласом Т. Россом методике моделирования SADT. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Результатом применения метода SADT является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга [2, c. 15].

Диаграммы - главные компоненты модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как входная информация показана с левой стороны (обрабатывается), а результаты (выход) показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, представляется снизу. Построение SADT - модели начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента - одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Такая диаграмма называется контекстной. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединённых интерфейсными дугами. Эти блоки определяют основные подфункции исходной функции [3, c. 8].

Для разработки функциональных моделей удобно использовать программное средство BP-Win, реализующее метод IDEF0. На рисунке 1.10. представлена контекстная диаграмма функциональной модели процесса «Учет и управление доставкой корреспонденции».

Рисунок 1.10 - Контекстная диаграмма функциональной модели

Как видно на рисунке 1.10, основной функцией, которую мы анализируем, является учет и управление доставкой безадресной почтовой корреспонденции. Для выполнения этой функции необходимо получение таких первоначальных данных или документов:

? заявка клиента (заполняется на бланке установленного образца);

? данные клиента;

? справочник услуг (полный перечень услуг с указанием примерных сроков и стоимости);

? данные по оплате (данные предоставляются бухгалтерией);

? исходные документы по заказу (информация, которую нужно доставлять).

Эти данные (и документы) являются входами функционального блока.

В результате выполнения функции будут получены следующие данные и документы:

? договор с клиентом (передается самому клиенту и в бухгалтерию для учета оплаты);

? данные по заказу (формируются данные о типе доставки, районах, охваченных доставкой, времени, сроках);

? пакет документов по проекту (в ходе выполнения формируется пакет документов: информация, которую необходимо доставить.);

? отчетность (отчеты для клиента на основе данных о ходе выполнения доставки и итоговый отчет).

Эти данные (и документы) являются выходами функционального блока. В качестве управления используются такие механизмы:

? должностная инструкция работника (в работе сотрудник руководствуется положениями своей должностной инструкции);

? НПА РФ (знание и применение норм законодательства особенно важно при заключении договора).

Механизмом реализации данной функции является менеджер. Однако контекстная диаграмма отражает лишь общую функцию, поэтому для понимания того, как функционирует отдел необходимо выполнить декомпозицию контекстной диаграммы. Декомпозиция контекстной диаграммы предполагает выделение основных функций, которые должны быть выполнены для реализации основной функции, т.е. учета и мониторинга выполнения заказов клиентов. При выполнении декомпозиции стоит обратить внимание, что все входы, выходы, стрелки управления и механизма, присутствующие на контекстной диаграмме, должны быть отражены и на диаграмме, полученной в результате декомпозиции (функциональной диаграмме первого уровня). Результат такой декомпозиции представлен на рисунке 1.11.

Рисунок 1.11 - Функциональная диаграмма первого уровня

Стоит отметить, что в результате декомпозиции основного процесса было выделено пять подпроцессов:

1. Ведение записей о клиентах. Если клиент принимает решение о заключении договора на оказание услуг), то все его данные (персональные, контактные, банковские реквизиты и т.д.) вносятся в общую клиентскую базу. В настоящий момент она представляет собой файл Excel с различными полями. Если заказчик обращается в фирму повторно, то его данные уже имеются в базе, что облегчает процесс работы. Конечно, автоматизация процесса облегчает работу менеджера, сокращает время на оформление заказа, но выбранный способ (использование электронных таблиц) недостаточно удобен и не всегда обеспечивает быстроту и качество работы.

2. Оформление заказа. После того, как клиент определился с видом услуг, происходит заполнение данных о заказе: данные клиента, тип услуг, объем работ, сроки, охваченные доставкой районы. На основании этого выполняется расчет стоимости и подготовка договора с клиентом. Данный процесс также частично автоматизирован. Для этого используется файл Excel, связанный с файлом, хранящим клиентскую базу. В файле обеспечивается расчет по формулам и проверка корректности данных, это существенно облегчает работу менеджера. Однако в файле сложно искать данные, их трудно использовать для печати документов, при ведении такой базы могут возникать ошибки.

3. Формирование документации по проекту. При ведении проекта формируется большое количество документации: рассылаемая информация, отчеты клиенту. Все они хранятся в бумажном виде, предоставляются клиенту для ознакомления, а при завершении работ - выдаются на руки. Такая организация работы ведет к тому, что пакет документов очень громоздкий, в нем неудобно искать документы, а также есть возможность утери и порчи документов.

4. Отслеживание хода выполнения проекта. На разных этапах выполнения большого проекта готовятся отчеты о ходе выполнения. Это может быть заключение по результатам завершения определенного этапа. Такие отчеты передаются менеджеру и включаются в общий пакет документов. На их основе формируются отчеты для клиента по ходу выполнения работ. Все отчеты хранятся в печатном (а иногда и рукописном виде), что увеличивает количество бумаг, усложняет процедуру ведения документации.

5. Завершение заказа. По результатам приемки объекта (клиентом) формируется отчет о выполнении заказа.

Как видно из диаграммы, только часть из всех функций системы автоматизирована. Эти функции на рисунке выделены серым цветом: ведение записей о клиентах, формирование заказов. Однако автоматизация их лишь частичная и облегчает только процесс ввода и хранения информации. Другие же процессы (поиск данных, подготовка документов на основе данных) не автоматизированы и вызывают затруднение. Остальные функции выполняются вручную с присутствием печатной и даже рукописной документации.

1.1.7 Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов с точки зрения бизнес-целей организации

Решением всех этих проблем может стать автоматизация деятельности, которая достигается путем разработки и внедрения информационной системы учета и управления доставкой корреспонденции.

1.2 Анализ лучших практик в предметной области и обоснование выбора решения по оптимизации или реинжинирингу

Задачи автоматизации деятельности почтовых систем в настоящее время являются особо актуальными. При этом важной задачей является создание единой государственной электронной почтовой системы, которая подразумевает единые интерфейс и инфраструктуру электронного взаимодействия между государственными и муниципальными органами власти, физическими и юридическими лицами.

Использование такой единой системы позволит обеспечить электронный юридически значимый документооборот между государственными и муниципальными органами власти, физическими и юридическими лицами, в случае их согласия на получение письменной корреспонденции от государственных и муниципальных органов в электронной форме. В свою очередь, граждане и организации посредством использования государственной электронной почтовой системы смогут в электронной форме направлять в органы власти заявления, жалобы, декларации и пр.

Введение данной системы позволит государственным и муниципальным органам снизить затраты на отправку письменной корреспонденции за счет использования различных способов доставки почтовых отправлений: традиционная почта, электронная доставка, технология гибридной почты. Пересылка электронной письменной корреспонденции, а также функции по поддержке и развитию государственной электронной почтовой системы должны осуществляться назначенным оператором почтовой связи. Органы государственной и муниципальной власти смогут использовать данную систему для направления письменной корреспонденции населению и юридическим лицам в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Стоит отметить, что информационная система учета и управления в почтовых системах должна решать большое количество многообразных задач. Это такие группы задач, как управление закупками, продажами, управление финансами и экономикой, трудовыми ресурсами, управление данными и их интеграция.

1.2.2 Обоснование решения по направлению и технологии оптимизации бизнес-процессов

- учет данных клиентов;

- учет сделанных заказов;

- учет выполненной оплаты;

- учет данных курьеров;

- учет выполнения заказов;

- отчеты о выполнении заказа;

- визуализированный отчет о доставке товара.

Для решения этих задач может использоваться программный продукт компании 1С «1С8:Управление торговлей». 1С: Управление торговлей - программа (конфигурация), созданная для автоматизации учета на предприятиях торгового профиля. Используя данную программу можно организовать такие процессы деятельности торговой организации, как:

- управление поставками;

- управление продажами;

- управление взаимоотношениями с контрагентами;

- управление торговыми запасами;

- анализ деятельности и товарооборота предприятия.

Существует две версии программного продукта 1С: Управление торговлей 8: базовая версия и версия ПРОФ.

Программа "1С:Управление торговлей 8. Базовая версия" предназначена для автоматизации задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. Тем самым обеспечивается эффективное управление современным небольшим торговым предприятием, на котором с программой работает один пользователь и не требуется адаптации типового решения к особенностям конкретного предприятия.

Ограничения функциональности базовой версии: "1С: Управление торговлей 8. Базовая версия" - это однопользовательская программа для автоматизации задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. По сравнению с версией ПРОФ она имеет ряд ограничений:

- не поддерживается ведение учета по нескольким фирмам в одной информационной базе; при этом имеется возможность ведения учета нескольких организаций в отдельных информационных базах на одном компьютере;

- отсутствуют входящие в версию ПРОФ веб-приложения "Удаленный склад" и "Управление заказами";

- одновременно с одной информационной базой может работать только один пользователь;

- не поддерживается изменение конфигурации, можно применять только типовую конфигурацию и устанавливать ее обновления;

- не поддерживается работа в варианте клиент-сервер;

- не поддерживается работа распределенных информационных баз;

- не поддерживается COM-соединение и Automation-сервер.

Пользователи программного продукта "1С:Управление торговлей 8. Базовая версия", которым по мере развития их бизнеса становится недостаточно возможностей базовой версии программы, могут приобрести продукт "1С:Предприятие 8. Управление торговлей" (версия ПРОФ), который не имеет перечисленных выше ограничений. При переходе на версию ПРОФ накопленные данные полностью переносятся в новую программу.

"1С:Управление торговлей 8" -- это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением "1С:Управление торговлей 8", может быть представлена в виде следующей схемы (рисунок 1.12).

Рисунок 1.12. Предметная область, автоматизируемая конфигурацией

Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

- управление отношениями с клиентами;

- управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);

- управление закупками;

- анализ цен и управление ценовой политикой;

- управление складскими запасами;

- управление денежными средствами;

- учет коммерческих затрат;

- учет НДС;

- мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. "1С:Управление торговлей 8" автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

Прикладное решение рассчитано на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

"1С:Управление торговлей 8" -- это готовое прикладное решение, в основе которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения "1С:Предприятие 8". В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление торговлей".

"1С:Управление торговлей 8" обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в "1С:Бухгалтерию 8".

Возможности системы:

1. Ведение журналов документов по всем операциям.

Информация обо всех торговых и финансовых операциях: закупка товара, продажа товаров оптом и в розницу, прием и отпуск товаров на реализацию (на комиссию), а также складских операциях, совершаемых компанией, вводится при помощи документов и сохраняется в журналах документов. С помощью конфигурации «Управление торговлей» можно оформить все основные документы, применяющиеся в торговом учете. Все данные о движении товаров и денег накапливаются в информационной базе программы. Естественно, в информационную базу необходимо вносить и "входящие документы". сеть программный информационный реинжиниринг

Журнал документов - это набор документов, сгруппированных по тому или иному признаку. Все вводимые в информационную базу документы включаются в общий журнал. Кроме того, в системе ведется множество специализированных журналов, включающих документы сходного функционального назначения: расходные накладные, счета, кассовые документы. Окно со списком журналов документов и отдельных документов можно открыть через пункт меню Операции/ Документы.

2. Ведение регистров

Для накопления информации вводимой в ИБ с помощью документов, справочников и других объектов, а так же для представления ее в удобном для последующего анализа виде используются некие «хранилища» данных называемые регистрами. Регистры бывают нескольких видов:

- Регистры сведений предназначены для хранения существенной для прикладной задачи информации, состав которой развернут по определенной комбинации значений. Важной особенностью регистра сведений является его способность (при необходимости) хранить данные с привязкой ко времени. Благодаря этому регистр сведений может хранить не только актуальные значения данных, но и историю их изменения во времени. Регистр сведений, использующий привязку ко времени называют обычно периодическим регистром сведений.

В регистре сведений могут храниться курсы валют, ставки налогов, цены номенклатуры и т.д.

- Регистры накопления используются для учета информации о наличии и движении каких-либо величин: материальных, денежных и др. Эти объекты применяются для хранения информации о стоимости покупок и продаж и суммах НДС, подлежащих уплате поставщикам или получению с покупателей, о движении денежных средств и т.д.

- Регистры расчета предназначены для хранения записей расчета (промежуточных и итоговых результатов).

- Регистры бухгалтерии хранят записи (проводки), основанные на определенном плане счетов.

3. Учет работы с поставщиками

К бизнес-процессам связанных с поставщиками в организациях торгового профиля относят следующие процессы: формирование заказа товара, оплата товара, приход товара.

Заказ поставщику оформляется в виде предварительной договоренности о покупке нами товара, предлагаемого поставщиком. Оформление заказа необходимо в первую очередь поставщику - чтобы он успел подготовить нужное количество товара для продажи и для того, чтобы он мог эффективно управлять своими складскими запасами. Также процесс заказа товара у поставщика полезен и фирме, поскольку планирование поставок - важный момент в процессе организации оптимального товародвижения.

Таким образом, можно заключить, что закупка фирмой партии товара у поставщика будет сопровождаться следующими операциями:

1). Заказ товара поставщику. Предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика товаров и услуг и может являться документом, на основании которого может производиться оплата и получение товаров и услуг.

2). Оплата поставщику. Оплата производится на основании выставленного поставщиком счета на оплату (документ Счет на оплату поставщика) одним из следующих способов:

3). Поступление товара. При поступлении товара оформляется Доверенность (на получение товара) и Документ Поступление товаров и услуг (непосредственно фиксирующий приход товара).

При получении товара на склад на основании полученных от поставщика печатной формы товарной накладной и счета-фактуры, оформляется документ Поступление товаров и услуг. Этот документ можно ввести выполнив команду основного меню Документы/ Закупки/ Поступление товаров и услуг или На основании документа Заказ поставщику.

4). Регистрация счет-фактуры поставщика. Одним из документов сопровождающим поступление товара, является счет-фактура, которую так же необходимо зарегистрировать. Для этого в документе Поступление товаров и услуг достаточно перейти по гиперссылке Ввести счет фактуру и указать дату и номер.

5). Поступление дополнительных расходов. Очень часто возникает ситуация, когда поступление товаров и услуг влечет за собой дополнительные расходы. Например, расходы по транспортировке или хранению товара. Эти расходы распределяются по товарам и учитываются при расчете их себестоимости. Для регистрации дополнительных расходов используется документ Поступление доп. расходов, который можно открыть через пункт меню Документы/ Закупки/ Поступление доп. расходов или ввести На основании документа Поступление товаров и услуг.

6). Установка отпускных цен. Каждый раз после оприходования нового товара необходимо установить для него отпускные цены. Для этого используется документ Установка цен номенклатуры, который вводим На основании документа Поступление товаров и услуг.

4. Работа с покупателями.

Основные бизнес-процессы оптовой торговли связанные с покупателями представлены на рисунке: формирование заявок покупателей, оплата товара покупателем, отгрузка товара покупателю.

Продажа фирмой партии товара покупателю будет сопровождаться следующими операциями:

1). Заказ покупателя. Документ Заказ покупателя предназначен для оформления предварительной договоренности о намерении покупателя приобрести товары.

2). Оплата товара покупателем. Оплата производится на основании выставленного организацией-продавцом счета на оплату

3). Отгрузка товара покупателю. Выписка счет-фактуры для покупателя.

5. Операции комиссионной торговли

Возможны два случая. В первом торговая организация выступает в договоре комиссии в качестве комитента, во втором -- в качестве комиссионера.

Если торговая организация передает на комиссию собственные товары, т. е. приобретенные для перепродажи, то она выступает как комитент, а контрагент -- как комиссионер. При отгрузке товаров по договору комиссии право собственности не переходит от комитента к комиссионеру. Передача товаров оформляется товарной накладной.

Если торговая организация продает товары контрагента, то она выступает в качестве комиссионера, а контрагент в качестве комитента. Товар в этом случае учитывается по ценам, указанным в приемо-сдаточных документах.

В договорах с покупателями торговая организация-комиссионер продает товары от своего имени, но за счет комитента.

В установленные договором сроки организация-комиссионер отчитывается перед комитентом о продажах товаров и одновременно у нее возникает право на получение вознаграждения за реализацию товаров.

Особенности продажи товаров по договору комиссии.

- комитент имеет право востребовать не проданный комиссионером товар обратно, и эта операция не будет рассматриваться как получение товара от поставщика, как в случае договора на поставку товаров.

- вся сумма выручки, полученной комиссионером от покупателей, признается доходом комитента. Поэтому в счете-фактуре, выписываемом комитентом комиссионеру на основании уведомления, указываются цены, по которым комиссионер фактически продал товары покупателю.

- на сумму комиссионного вознаграждения комиссионер обязан представить счет-фактуру независимо от способа расчета вознаграждения (процент от продажной цены, все, что больше установленной цены, и т. д.).

- счета-фактуры, как правило, предъявляются после того, как комиссионер отчитается перед комитентом о проданных товарах, с указанием фактической цены продажи.

6. Продажа в розницу

Продажа товаров в розницу может осуществляться как через автоматизированные, так и через неавтоматизированные торговые точки.

Автоматизированная торговая точка (АТТ) имеет возможность ежедневно формировать детальный отчет о проданных товарах.

Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) - это, как правило, удаленная торговая точка, которая ежедневно передает выручку в кассу предприятия, а в конце недели или месяца проводит инвентаризацию и отчитывается об остатках товаров. Реализованные товары при этом списываются.

1С. Торговля и склад - это универсальное решение, которое должно настраиваться для учета продаж на почте.

Для решения такой задачи, как отслеживание почтового отправления можно решить с использованием модуля «Почта России/EMS - расчет и отслеживание». Этот модуль позволяет автоматизировать работу с Почтой России/EMS. Адрес сайта ОАСУ РПО -- http://info.russianpost.ru. Используя сервис, можно вести расчет доставки по многим тарифам, отслеживать посылки и менять статусы заказов в зависимости от статуса в системе Почты России (рисунок 1.13).

Интернет-сайт Общероссийской автоматизированной системы учета и контроля за прохождением регистрируемых почтовых отправлений позволяет отслеживать статистическую и аналитическую информацию о регистрируемых почтовых отправлениях.

Рисунок 1.13. Тарифы доставки

ОАСУ РПО осуществляет централизованный сбор информации об операциях над регистрируемыми почтовыми отправлениями и отправлениями ускоренной почты EMS, позволяет автоматизировать обработку почтовой документации, предоставлять информацию о прохождении почты клиентам через Интернет (рисунки 1.14 - 1.15).

Рисунок 1.14. Выбор тарифа доставки

Рисунок 1.15. Отслеживание доставки отправлений

Для расчета доставки используется сервис postcalc.ru, он позволяет бесплатно в день использовать до 500 запросов, свыше 500 запросов необходимо переходить на платный режим. Для одинаковых запросов используется кэширование, это уменьшает запросы к сервису postcalc.ru.

Для решения такой задачи, как оформление подписки на периодические издания, используется единая автоматизированная система подписки. Введение системы дает клиентам возможность выбрать наименьшую цену издания по каталогам всех подписных агентств, а также значительно сократит время оформления услуги. В свою очередь, благодаря новой системе, издательства могут оперативно отслеживать ход подписной кампании и принимать своевременные решения по корректировке маркетинговой политики.

Программное средство Macron ERP разрабатывалось специально для нужд компаний, занимающихся доставкой почтовой корреспонденции, она учитывает потребности и особенности предметной области. Это выгодно отличает ее от других программных средств, предназначенных для учета выполнения заказов.

Программное средство Macron ERP обеспечивает ведение подробной информации о клиентах, с подробными комментариями. Также в программе хранится информация о заказах, рассчитанной и произведенной оплате.

Рисунок 1.16 - Форма «Клиенты»

Кроме того, программное средство Macron ERP обеспечивает ведение подробной информации о курьерах, которые выполняют доставку заказов.

В программе имеется возможность печати отчетов по выбранным заказам, а также визуализированного отчета о выполнении заказа.

Рисунок 1.17 - Окно отчета

Проведем сравнительный анализ рассмотренных выше систем (таблица 1.3)

Таблица 1.3. Сравнение информационных систем

Для оценки возможностей программных средств использовалась следующая шкала:

0 - функция отсутствует;

1 - характеристика не соответствует потребностям компании;

2 - характеристика лишь частично соответствует потребностям компании;

3 - характеристика соответствует потребностям компании на среднем уровне;

4 - характеристика практически полностью соответствует потребностям компании;

5 - характеристика полностью соответствует потребностям компании.

Каждая система получила определенную оценку в зависимости от того, насколько эффективно выполняются выбранные для анализа функции. На основе этих оценок будет рассчитываться итоговая оценка продукта и проводиться сравнение.

Стоит отметить, что максимальную оценку получила программа «Macron ERP». Это связано с тем, что данная система является специализированной, разработанной для нужд компании, занимающейся доставкой корреспонденции. Именно это программное средство и будет выбрано для автоматизации деятельности компании ООО «Румянцево».

2. Концептуальное обоснование проекта

При разработке информационной системы необходимо анализировать операции, выполняемые в системе. Для этого важно понимать, какие группы пользователей можно выделить в информационной системе. Перечень классов пользователей системы и их краткая характеристика представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Классы и характеристики пользователей

Все пользователи должны иметь доступ к системе с определенным уровнем доступа. При разработке информационной системы необходимо учесть возможности выполнения функций всех пользователей.

2.2 Описание функциональных требований проекта

- интервьюирование;

- прототипирование;

- анализ вариантов использования;

- пользовательские истории;

- семинары.

Рассмотрим чуть подробнее каждый из приведенных методов.

Интервью используются для сбора информации. Однако, необходимо принять во внимание такие характеристики интервьюируемого как предрасположенность, опыт и мастерство, поскольку данные особенности могут повлиять на качество полученной во время интервью информации. Одним из подходов для снижения риска потери информации является использование контекстно-независимых вопросов.

Прототипирование это техника для построения быстрой и приблизительной версию желаемой системы или части этой системы. Прототип демонстрирует возможности системы пользователям и дизайнерам. Прототип представляет механизм связи, позволяющий рецензентам, понять взаимодействие внутри системы. В некоторых случаях, создание прототипов может создать впечатление, что разработчики зашли дальше в развитии проекта, чем есть на самом деле, что может предоставить пользователям нереалистичные ожидания окончания проекта.

Анализ вариантов использования это описательный документ, в котором излагается последовательность событий, описывающих использование пользователем системы для достижения определенных целей. Варианты использования описывают поведение системы, предназначенное для разработки, без описания того как это поведение должно быть разработано. Диаграмма вариантов использования может быть использована для описания высокоуровневых бизнес требований, которые должна поддерживать система.

Пользовательские истории это простой подход к сбору требований, который сдвигает фокус с формального документирования требований к разговору, который позволяет проекту быть более восприимчивыми с момента его создания. Пользовательские истории отличаются от вариантов использования тем, что они написаны клиентами. Клиенты описывают функций, которые система должна выполнять. Пользовательские истории состоят всего из несколько предложений.

Семинары по сбору требований предоставляют возможность для совместного выявления требований. Участники семинаром могут уйти с более глубоким пониманием вопросов, и в результате чего могут почувствовать сильное чувство приверженности и заинтересованности в проекте.

В выпускной квалификационной работе использовался метод интервью, а также метод вариантов использования.

2.2.2 Описание бизнес-логики и функциональных требований

Бизнес-правило -- это положение, определяющее или ограничивающее какие-либо стороны бизнеса. Его назначение -- защитить структуру бизнеса, контролировать или влиять на его операции. Перечень бизнес-правил предметной области представлен в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Список бизнес-правил

Подобные документы

• Разработка информационной системы учета оборудования для ООО "Роснефть"

  Создание информационной системы автоматизации процесса управления базами данных компании ООО "Роснефть". Требования к характеристикам технических средств. Обоснование выбора CASE-средства. Разработка программного обеспечения, расчет затрат цены и прибыли.
  
  дипломная работа [3,9 M], добавлен 24.03.2012
  

• Автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж торговой организации

  Анализ деятельности компании в целом и отдела продаж в частности. Описание состояния информационной системы предприятия. Декомпозиция бизнес-процессов, протекающих в отделе продаж. Проектирование информационной системы, ее программное обеспечение.
  
  дипломная работа [2,4 M], добавлен 29.08.2014
  

• Разработка информационной системы для контроля и учета поставок на предприятие ООО "Рекламное агентство Протон Плюс"

  Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи учета запасов. Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования. Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации.
  
  дипломная работа [869,9 K], добавлен 18.03.2012
  

• Разработка информационной системы управления взаимоотношениями с клиентами на базе СУБД MySQL для ООО "Новопорт"

  Внедрение информационных систем взаимодействия с клиентами. Назначение автоматизированного варианта решения задачи. Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования. Расчет и обоснование экономической эффективности проекта.
  
  дипломная работа [7,5 M], добавлен 11.12.2020
  

• Автоматизация и учет товаров на складе

  Проектирование информационной системы для удобного ведения учета товара. Функциональная модель предметной области. Обоснование выбора языка программирования. Описание программы, руководство пользователя. Протокол тестирования программного продукта.
  
  курсовая работа [537,6 K], добавлен 18.09.2014
  

• Анализ деятельности торгового предприятия "ИнТорг" с точки зрения организации отдела закупок

  Проектирование информационной системы отдела закупок торгового предприятия. Основные функции отдела логистики. Определение наиболее загруженной функции с помощью программного пакета MatLab. Обзор существующих решений по автоматизации выбора поставщика.
  
  дипломная работа [2,2 M], добавлен 20.07.2014
  

• Автоматизация комплекса задач, решаемых менеджером отдела продукции ООО "Вектра-М"

  Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ, формализация расчетов, анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования. Информационная модель задачи и ее описание, используемые классификаторы и системы кодирования.
  
  дипломная работа [5,0 M], добавлен 20.10.2016
  

• Разработка информационной системы "Библиотека"

  Организационно-экономическая сущность задачи автоматизации библиотечной информационной системы. Режимы работы и информационная модель решения задачи, описание входной и выходной информации. Обоснование выбора языка программирования, алгоритм решения.
  
  дипломная работа [448,5 K], добавлен 08.11.2010
  

• Разработка АИС учета запчастей

  Разработка информационной системы для автоматизации процесса учета поставок и продаж запчастей в магазине, создание программного кода. Моделирование основных бизнес-процессов. Обоснование экономической эффективности проекта и расчет ее показателей.
  
  дипломная работа [2,4 M], добавлен 17.08.2015
  

• Проектирование автоматизированной системы обслуживания кафе

  Исследование деятельности предприятия, его основные бизнес-процессы, обоснование необходимости разработки автоматизированной системы. Анализ существующих систем и выбор стратегии автоматизации предприятия. Реализация и оценка программного решения.
  
  дипломная работа [2,8 M], добавлен 24.03.2014
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам