Разработка информационной системы "Гостиница"

65

Размещено на http://www.allbest.ru/

65

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Дальневосточный федеральный университет

ШКОЛА ЭКОНОМИКИ И МЕНЕДЖМЕНТА

Кафедра бизнес - информатики и математического моделирования

КУРСОВАЯ РАБОТА

РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «ГОСТИНИЦА»

по дисциплине «Базы данных»

Специальность заочной формы обучения

«Прикладная информатика в (экономике)»

Баля Юлия Александровна

Студент группы с1417з

Руководитель Н.В. Краморенко

г. Владивосток

2014 г.

Оглавление

Введение

1. Теоретические основы разработки информационных систем

1.1 Основные понятия СУБД Microsoft Access

1.2 Таблицы СУБД Microsoft Access

1.3 Связи между таблицами

1.4 Запросы

1.5 Формы

1.6 Отчеты

1.7 Макросы

1.8 Модули

2. Разработка информационной системы Гостиница

2.1 Создание базы данных (структура таблиц)

2.2 Установка связей

2.3 Поиск нужной информации (создание запросов)

2.4 Создание форм для ввода данных

2.5 Создание отчетов

3. Работа с информационной системой Гостиница

3.1 Инструкция пользователя

Заключение

Список использованных источников

Приложение А

Приложение Б

Введение

В настоящее время среди разработчиков базы данных большой популярностью пользуется реляционная система управления базами данных Access, входящая в состав пакета Microsoft Office . Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения. Основные функции системы управления базами данных - это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

Целью данной курсовой работы является разработка информационной система «Гостиница». База данных предназначена для учета свободных и занятых мест в гостинице.

Информационная система разработана в Microsoft Access. База данных содержит схему данных с поддержанием целостности данных, формы для ввода, просмотра и правки данных, запросы для выбора необходимой информации, отчеты для печати выбранной информации.

Нужно учесть следующие зависимости между объектами предметной области и их характеристики:

- гостиница имеет разные типы номеров (2 местный, 3 местный, 4 местный, полулюкс, люкс);

- каждый номер имеет следующие характеристики (№, этаж, количество мест, тип, особенности номера);

- стоимость номера в сутки зависит от типа номера;

- о постояльцах необходимо хранить сведения (паспорт, ФИО, гражданство, тип постояльца);

- постояльцы могут приезжать в гостиницу несколько раз;

- номера обслуживаются горничными, горничная может обслуживать несколько номеров;

- для каждого номера ведется ежедневный учет (дата, статус номера (свободен/занят/забронирован и т.п.), текущее состояние (убран/не убран), жалобы).

1. Теоретические основы разработки информационных систем

1.1 Основные понятия СУБД Microsoft Access

Microsoft Access - это система управления базами данных, предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию, событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

При работе с Microsoft Access используются следующие типы данных:

- текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

- поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

- числовой - тип данных для хранения чисел;

- дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;

- денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

- счётчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

- логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

- поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

- гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

- мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

- байт (Byte) - целые числа от 0 до 255 (1 байт);

- целое (Integer) - целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

- длинное целое (Long Integer) - целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

- одинарное с плавающей точкой (Single) - числа от минус 3,4 до +3,4 с точностью до 7 знаков (4 байта);

- двойное с плавающей точкой (Double) - числа от минус 1,7 до +1,7 с точностью до 15 знаков (8 байт).

СУБД Microsoft Access ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

1.2 Таблицы СУБД Microsoft Access

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию.

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц.

Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц.

Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

Если эти ярлыки не видны, необходимо открыть окно Параметры (с помощью команды Сервис, Параметры) затем раскрыть вкладку Вид и установить флажок новые ярлыки объектов. Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать. Тогда появится диалоговое окно Новая таблица, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы.

И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект. Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица, то откроется, то же диалоговое окно Новая таблица.

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может вам тоже потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры.

1.3 Связи между таблицами

Все ранее созданные таблицы должны быть связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой.

Ключевое поле -- это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

1 Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

- включить в таблицу поле счетчика;

- задать для него автоматическое увеличение на 1;

- указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик.

2 Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

3 Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: информационный база макрос access

- открыть таблицу в режиме Конструктора;

- выделить поля, которые необходимо определить как ключевые;

- нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия:

а)связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

б)связанные поля имеют один тип данных.

Таблицы одного приложения могут содержаться и в нескольких файлах базы данных. Чтобы обеспечить целостность, работа с данными должна производиться с учетом нижеперечисленных правил.

Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.

Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной таблицей.

Чтобы эти правила контролировались для конкретной связи, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Тогда любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Если установлен флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменены и соответствующие значения поля связанных записей. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц.

Существует четыре типа связей:

1 «Один-к-одному» - любому экземпляру сущности А соответствует только один экземпляр сущности В, и наоборот (рисунок 1.1).



Рисунок 1.1 - Связь «один - к - одному»

2«Один-ко-многим» - любому экземпляру сущности А соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности В, но любому экземпляру сущности В соответствует только один экземпляр сущности А (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Связь «один - ко - многим»

3 «Многие-к-одному» - любому экземпляру сущности А соответствует только один экземпляр сущности В, но любому экземпляру сущности В соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности А (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Связь «многие - к - одному»

4 «Многие-ко-многим» - любому экземпляру сущности А соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности В, и любому экземпляру сущности В соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности А (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 - Связь «многие - ко - многим»

1.4 Запросы

Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

В Microsoft Access существует несколько видов запросов:

1 Запрос на выборку -- это объект базы данных, который служит для отображения данных в режиме таблицы. Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Создание простых запросов на выборку при использовании мастера и при работе в режиме конструктора происходит одинаково. Для этого следует выбрать источник записей и поля, которые требуется включить в запрос. При необходимости можно задать условия для уточнения результатов запроса.

После создания запроса на выборку его следует выполнить, чтобы получить результаты. Чтобы выполнить запрос, достаточно открыть его в режиме таблицы. Впоследствии запрос можно использовать повторно

2Перекрестный запрос -- это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:

- возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;

- простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

Однако они имеют и недостатки -- например, нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем большинстве случаев одновременное упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию

3 Запрос на создание таблицы создает новую базовую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Этот запрос предназначен для выполнения следующих действий:

- создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access;

- создание резервной копии таблицы;

- создание архивной таблицы, содержащей старые записи.

4 Запросы на обновление используются главным образом для того, чтобы внести изменения сразу в большое количество записей с помощью одного запроса.

5 Запрос на удаление - удаляет указанные записи в таблицах (одной или нескольких).

Перед выполнением запроса на удаление надо создать такой же запрос на выборку. Лишь убедившись, что отобраны нужные записи, меняем тип запроса «Выборка» на «Удаление».

При удалении связанных записей из главной таблицы (при установленном флажке каскадного удаления) Access выдаёт некорректное сообщение, например, что будет удалена одна запись, даже если в подчинённой таблице вместе с этой записью будут удалены сотни и тысячи связанных записей (т. е. выдаётся сообщение о количестве удаляемых записей в главной таблице).

6Запрос на добавление извлекает записи из одной таблицы и добавляет их в конец другой (других). Можно применить, если надо добавить большое количество новых записей Запрос выполняется один раз, иначе одни и те же записи будут добавлены неоднократно.

7Запрос с параметром - бывает, что в неизменной формуле запроса меняется переменная (дата, процент увеличения, надбавка и т. д.). Вместо того, чтобы каждый раз переписывать меняющееся число в одной и той же формуле, предложим программе каждый раз выводить диалоговое окно для введения конкретной цифры, даты или другой переменной. Для поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки «Условие отбора» выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки.

8Запрос на объединение таблиц, извлекает данные из нескольких таблиц, имеющих одинаковые поля. Самый простой способ извлечения записей из связанных таблиц.

При объединении таблиц, связанных отношением «один-ко-многим», поле первичного ключа таблицы «один» используется для отображения связанных записей из таблицы, представляющей сторону «многие».

Когда таблицы объединены, можно легко создать запрос, извлекающий данные из нескольких таблиц.

1.5 Формы

Главное предназначение формы в состоит в том, чтобы организовать удобную работу с данными (с понятным и приятным интерфейсом), чего нельзя добиться при работе с таблицами. На форме легко уместить множество полей одной или нескольких таблиц, таблица же позволяет увидеть обычно пять-десять полей одной записи.

В форме можно разместить различные элементы управления: кнопки (для вызова других форм и разных файлов, распечатки форм и отчётов и др.), группы переключателей - для выделения схожих элементов управления, рамки и прямоугольники - для вывода графических объектов (фотографии, диаграммы) и др. Форма позволяет размещать вычисляемые элементы управления, которые нет смысла хранить в таблицах. С помощью вкладок форму можно разбить на тематические разделы. При желании можно назначить форме созданную нами панель инструментов, которая будет загружаться при открытии формы в Access, а при закрытии будет исчезать с формой.

Любые объекты на форме программируются на выполнение часто выполняемых задач. Замечательное свойство формы - это способность реагировать на события, которых предусмотрено много - как для самой формы, так и для элементов управления, расположенных на ней. Например, щелчком мыши можно применить фильтр, открыть панель инструментов или сайт Интернета. Множество из возможных вопросов решается без применения программирования, с помощью макросов (разумеется, некоторые задачи без программирования всё же останутся неразрешимыми. Но это больше для профессионалов)..

Поля формы можно оформить по-разному:

- дать возможность видеть поле и его значение, но не иметь возможности его редактировать;

- некоторые поля можно скрыть; появляться они будут только при определённом условии. Например, поля с данными о детях не будут появляться для работника, у которого нет семьи;

- можно при работе с конкретной записью распечатать нужную информацию: справку о нуждаемости на данного работника или товарную накладную на данную отгрузку (т. е. формы могут быть печатными, как бланки).

Форма поддерживает все условия правильности ввода, которые указаны в базовых таблицах и запросах. Она может подсказывать пользователю необходимую информацию при помощи справочных меню, подсказок (всплывающих и в строке состояния) и командных кнопок.

1.6 Отчеты

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

1.7 Макросы

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

1.8 Модули

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

2. Разработка информационной системы «Гостиница»

2.1 Создание базы данных (структура таблиц)

База данных предназначена для работников гостиницы. В базе данных должны храниться сведения о проживающих клиентах и служащих гостиницы, убирающих в номерах. Имеются номера пяти типов: двухместный, трехместный, четырехместный, полулюкс и люкс, отличающиеся стоимостью проживания в сутки. Количество номеров в гостинице известно.

О каждом проживающем должна храниться следующая информация: номер паспорта, ФИО, город, из которого он прибыл, гражданство, тип постояльца, дата поселения в гостинице, выделенный гостиничный номер, на сколько дней выделен номер. Каждый номер характеризуется типом, стоимостью проживания, особенностями, имеющимися в номере. Номера упорядочены по этажам. О горничных гостиницы должна храниться следующая информация: ФИО, № этажа, где он убирает, день недели, когда он убирает данный этаж. Служащий гостиницы убирает все № на одном этаже в определенные дни недели.

Работа с базой данной предполагает обслуживание следующих запросов:

- получение списка фамилий, проживающих в заданном номере;

- вычисление счета за проживание в гостинице;

- определение количества свободных мест и свободных номеров;

- получить список прибывших из заданного города;

- определить ФИО убирающего номер в заданный день недели у некоторого проживающего.

Необходимо предусмотреть возможность выдачи квитанции о счете за проживание в гостинице определенного клиента и отчета о деятельности гостиницы за указанный срок (число клиентов, сколько дней был занят номер, сумма дохода гостиницы), о кол-ве свободных номеров гостиницы.

База данных Гостиница.accdb создана в среде разработки Microsoft Access 2007. Она содержит 6 таблицы, 21 запрос для извлечения информации, 21 форма для ввода и просмотра информации, и 1 отчет.

Для начала мы должны создать таблицы для дальнейшей работы с базой данной. Она будет содержать в себе следующие таблицы: «Горничные», «Номера», «Постояльцы», «Тип номера», «Учет».

Для начала работы запускаем Microsoft Access 2007. Это можно сделать с помощью Пуск - Все программы - Microsoft Office - Microsoft Access 2007. После запуска приложения Access 2007, открывается окно приложение Access 2007 на странице Приступая к работе с Microsoft Access 2007. В разделе Новая пустая база данных щелкаем на пиктограмме Новая база данных. В правой части окна появится информация об имени файла и указана директория для его хранения. Изменить имя файла и путь к директории для хранения файла БД можно в окне «Файл новой базы данных» щелкнув на пиктограмме «Поиск расположения для размещения базы данных». Установив имя файла - Гостиница.accdb и требуемое имя директории в окне «Файл новой базы данных», надо щелкнуть на кнопке ОК, окно закроется.

Для того чтобы создать первую таблицу необходимо щелкнуть на кнопке Создать, чтобы создать пустую базу данных. При создании новой пустой базы данных окно приложения Access 2007 открывается на контекстной вкладке «Режим таблицы». В окне отображается новая пустая таблица с именем Таблица1 в режиме таблица, затем перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на пиктограмме Вид и выбрать режим Конструктор.

Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Горничные и нажать кнопку ОК, затем данная таблица откроется в режиме Конструктора. Таблица Горничные приведена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Горничные

Имя поля	Тип данных	Описание	Свойства полей	Ключевое поле
Код_Гор	Числовой		Длинное целое	Да
ФИО	Тестовый		Размер поля - 25
День недели1	Текстовый	день недели, когда убирает служащий	Размер поля - 15
День недели2	Текстовый	день недели, когда убирает служащий	Размер поля - 15
Этаж	Числовой		Байт

Затем создаем структуры остальных четырех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов: Номера (таблица 2.2), Постояльцы (таблица 2.3), Тип номера (таблица 2.4), Учет (таблица 2.5). Обязательно соблюдая указанную последовательность создания структуры таблиц.

Таблица 2.2 - Номера

Имя поля	Тип данных	Описание	Свойства полей	Ключевое поле
Код_Ном	Числовой		Длинное целое	Да
№	Числовой		Байт
Этаж	Числовой		Байт
Количество мест	Числовой		Байт
Код_Тип	Числовой		Длинное целое
Особенности	Текстовый		Размер поля -50
Код_гор	Числовой		Длинное целое
Состояние номера	Числовой	Сколько человек в номере	Целое

Таблица 2.3. - Постояльцы

Имя поля	Тип данных	Описание	Свойства полей	Ключевое поле
Код_Пост	Числовой		Длинное целое	Да
Паспорт	Текстовый		Размер поля - 25
Имя поля	Тип данных	Описание	Свойства полей	Ключевое поле
ФИО	Текстовый		Размер поля - 25
Город	Текстовый		Размер поля - 15
Гражданство	Текстовый		Размер поля - 5
Тип постояльца	Текстовый		Размер поля - 15
Код_ном	Числовой		Длинное целое
Дата поселения	Дата/время		Краткий формат даты
Количество дней	Числовой	кол - во дней на которое выделен номер	Байт

Таблица 2.4 - Тип номера

Имя поля	Тип данных	Описание	Свойства полей	Ключевое поле
Код_Тип	Счетчик		Длинное целое	Да
Тип номера	Текстовый		Размер поля - 10
Стоимость	Денежный		Денежный, число десятичных знаков - 2

Таблица 2.5 - Учет

Имя поля	Тип данных	Описание	Свойства полей	Ключевое поле
Код_Уч	Числовой		Длинное целое	Да
Дата	Дата/время		Краткий формат даты
Код_ном	Числовой		Длинное целое
Статус номера	Текстовый		Размер поля - 10
Текущее состояние	Текстовый		Размер поля - 10
Жалобы	Текстовый		Размер поля -100
Код постояльца	Числовой		Длинное целое

2.2 Установка связей между таблицами

После создания всех нужных таблиц устанавливаем связи между одноименными полями таблиц. Связь данных в одной таблице с данными в других таблицах осуществляется через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля. В нашем случае мы должны установить связи между таблицами: «Горничные», «Номера», «Постояльцы», «Тип номера», «Учет».

Для установления связи используем ключевые поля: Код_Пост, Код_уч, Код_Ном, Код_Тип, Код_Гор. Прежде чем приступить к созданию связей надо в Окне редактирования закрыть все таблицы и перейти на вкладку Работа с базами данных. Затем щелкнуть на пиктограмме Схема данных, в окне редактирования появиться активное диалоговое окно «Добавление таблицы» на фоне неактивного окна Схема данных.

В окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку Добавить, при этом в окне «Схема данных» появятся выбранные таблицы.

Далее необходимо установить связи между таблицами в окне Схема данных. Для этого необходимо переместить поле Код_Пост из таблицы Постояльцы на поле Код_Постояльца в таблице Учет.

В появившемся окне «Изменение связей» необходимо установить флажки: «Обеспечить целостность данных», «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей», убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать.

В окне Схема данных появиться связь один-ко-многим между таблицами Постояльцы и Учет. Аналогичным образом надо связать поля: Код_Ном в таблицах Номера и учет; поля Код_тип в таблицах Тип номера и Номера и поля Код_Гор в таблицах Номера и Горничные. В итоге получим следующую схему данных показанную на рисунке 2.1

Рисунок 2.1 - Схема данных информационной системы Гостиница

После установки связи между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть. Далее необходимо осуществить заполнение всех таблиц.

2.3 Поиск нужной информации (создание запросов)

В СУБД Microsoft Access 2007 можно создавать запросы для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц. Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов. Откроется активное окно диалога Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и запросы для создания новых запросов.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным. Окно Конструктора состоит из двух частей - верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Постояльцы переместим поле Город, ФИО, паспорт в первое поле Бланка, из таблицы Номера переместим поле № во второе поле, а из таблицы Тип номера переместим поле Тип номера в третье поле.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Введем критерий поиска параметрического запроса - [Введите город] в строке «Условия» для поля Город. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться вопрос Введите город, после чего если мы введем название города, то в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии проживающих, прибывших из заданного города.

Изменить условия отбора в запросе также можно, добавив функцию. Для этого выбираем пиктограмму Итоги и в Конструкторе запроса появится строка Групповая операция, щелкнув по данной строке, выбираем нужную функцию из списка.

Для обеспечения требуемой функциональности используются следующие запросы (структура запросов приведена в Приложении А):

- «Количество мест в двухместных/ трехместных /четырехместны/ полулюкс/ люкс номерах» - отбор информации о количестве свободных мест в номерах заданного типа;

- «Проживающие в заданном номере» - отбор информации о всех проживающих в заданном номере;

- «Результирующий отчет о работе (на основе 4-х отчетов)» - отбор информации для отчета о деятельности гостиницы, за указанный период;

- «Число свободных номеров» - отбор информации для вывода списка свободных номеров;

- «Список прибывших из заданного города» - отбор информации о проживающих, прибывших из заданного города;

- «Стоимость проживания» - отбор информации для выдачи квитанции о счете за проживание, заданному проживающему;

- «Сумма дохода» - Сумма дохода гостиницы за определенный период;

- «Сумма дохода (итог)» - подзапрос для соответствующего запроса;

- «Убирающие» - отбор информации о служащих убирающих в определенный день недели, у определенного проживающего;

- «Число занятых номеров» - отбор информации о количестве занятых номеров за определенный срок;

- «Число занятых номеров (итог)» - подзапрос для соответствующего запроса;

- «Число клиентов» - отбор информации о числе клиентов за определенный срок;

- «Число клиентов(итог)» - подзапрос для соответствующего запроса;

- «Деятельность» - запрос о деятельности гостиницы.

2.4 Создание форм для ввода данных

Для того чтобы нам было в дальнейшем удобно и быстро работать с базой данной мы должны создать ряд нужных форм. Формы в БД Access можно создавать с помощью различных средств:

- инструмента форм;

- инструмента Разделенная форма;

- инструмента Несколько элементов;

- инструмента Пустая форма;

- Мастера форм;

- Конструктора форм.

Все средства создания форм помещены в группу Формы на вкладке Создание.

Формы, которые используют таблицы целесообразно выполнять с помощью Мастера. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм.

Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем все «Доступные поля» переведем в «Выбранные поля», выделив их и щелкнув на кнопку >>.

Необходимо отметить, что, если форма создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы - источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль - официальный. После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

На экране появиться форма созданная мастером форм. Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые дополнения. Для этого откроем ранее созданную Форму в режиме Конструктора (на вкладке Главная выбираем режим Конструктора).

Для перемещения полей и их имен по форме выполняем следующие действия:

Выделяем поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.

Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.

В формы также можно добавлять различные кнопки и инструменты для работы с формами, запросами и таблицами.

Обозначение используемых кнопок и их назначение представлено в таблице 2.6

Таблица 2.6 - Используемые кнопки для работы с формами

Обозначение кнопки	Назначение
	Переход к следующей записи
	Переход к предыдущей записи
	Выход
	Удалить запись
	Найти запись
	Добавить запись
Обозначение кнопки	Назначение
	Закрыть форму
	Распечатать данные

Для ввода данных создадим следующие формы (структура форм приведена в Приложение Б):

- «Кол-во мест в двухместных/трехместных/четырехместных/полулюкс /люкс номерах» - информация о количестве свободных мест в соответствующих номерах;

- «Номер» - просмотр информации о номерах, и учет свободных номеров(подчиненная форма Учет);

- «Номер для изменения» - форма для поселения и выселения проживающих в заданном номере;

- «Добавление номера» - добавление информации о номерах;

- «Номер - Проживающий» - просмотр информации о проживающих в заданном номере;

- «Проживающие в заданном номере» - форма для вывода всех проживающих в заданном номере;

- «Служащие» - просмотр списка служащих гостиницы;

- «Список номеров» - вывод списка номеров;

- «Список прибывших из заданного города» - вывод списка прибывших из заданного города;

- «Стоимость проживания» - выдача квитанции за проживание, заданному проживающему;

- «Убирающие» - выдача информации о служащем, убирающем у конкретного проживающего, в заданный день недели;

- «Информация о номерах» - выдача информации о номере в полном объеме;

- «Постояльцы» - выдача информации о постояльцах, проживающих в гостинице;

- «Горничные» - выдача информации о горничных, добавление, удаление горничных;

- «Число свободных мест» - выдача информации о свободных местах в номерах.

2.5 Создание отчетов

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства:

- мастер отчетов;

- конструктор отчетов;

- инструмент;

- пустой.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера отчетов, дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме Конструктора.

Нам нужно создать отчет о деятельности гостиницы. Для этого на вкладке Создание щелкаем по пиктограмме Мастер отчетов.

В появившемся диалоговом окне Создание отчетов, в поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных запрос Деятельность. Все «Доступные поля» переведем в «Выбранные поля», выделив их и щелкнув на кнопку >>.

На следующем шаге (Добавить уровни группировки) щелкаем далее. Порядок сортировки можно пропустить. Далее выбираем нужный макет и ориентацию и щелкаем по кнопке Далее, затем задаем понравившейся стиль и нажимаем Готово. После чего на экране появиться готовый отчет, который мы можем распечатать.

3. Работа с информационной системой «Гостиница»

3.1 Инструкция пользователя

Для того чтобы пользователю было легко и просто работать с базой данной мы создали кнопочную форму, которая открывается при запуске Microsoft Access 2007. Благодаря этой форме пользователь без труда сможет получить любую информацию, связанную с данной гостиницей. Кнопочная форма на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Главная кнопочная форма

Для отображения, поиска и редактирования нужной вам информации, нажмите одну из шести кнопок:

- Номера - Проживающие;

- Проживающие;

- Поселение/Выселение проживающих;

- Номера;

- Служащие;

- Отчет о деятельности гостиницы.

Далее - можно продолжить работу с любой из указанных форм. При нажатии на кнопку «Номера - Проживающие» вы попадаете в форму Номер - Проживающий (рисунок Б.5 приложение Б)

В данной форме отображается информация о номере, а именно: «номер», «стоимость», «состояние (кол-во человек в номере)», «тип номера», «этаж». В рамке «информация о номерах» расположены кнопки: Найти номер, и переходы по записям с информацией о номерах. При нажатии на кнопку «Найти номер» появляется окно Поиск и замена.

В поле «Образец» предлагается ввести интересующий номер, в случае удачного поиска в списке информации о номере, появляется информация о найденном номере, если же поиск неудачен, то его можно повторить.

В рамке дополнительная информация расположены четыре кнопки: Квитанция, прибывшие из заданного города, список проживающих в заданном номере, список проживающих.

Кнопка «Квитанция» выводит счет за проживание определенного (ввод с клавиатуры) проживающего. В данной форме можно также распечатать данные (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 - Результат выполнения кнопки «Квитанция»

При нажатии на кнопку «Прибывшие из заданного города», также появляется окно, где предлагается ввести город. После ввода города появляется список всех прибывших из заданного города. В этой форме расположена кнопка поиск, работающая по принципу, описанному выше, также есть возможность распечатать полученные данные (рисунок Б.9. приложение Б).

При нажатии на кнопку «Список проживающих» выводится поочередный список проживающих гостиницы. Здесь также есть возможность поиска, интересующей информации, и возможно удаление записи о проживающем (нажатие на кнопку с «мусорным ведром») (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 - Результат выполнения кнопки «Список проживающих»

При нажатии на кнопку «Список проживающих в заданном номере», предлагается ввести желаемый номер, и далее выводится список с найденными данными (рисунок Б.6 приложение Б).

Ниже находится подчиненная форма «Проживающие» в заданном выше номере, имеется возможность поиска и удаления информации (рисунок Б.13 приложение Б).

При нажатии на кнопку «Выход» пользователь закрывает данную форму.

При нажатии на кнопку «Проживающие» в главной кнопочной форме, пользователь выводит список всех проживающих, который был описан выше.

При нажатии на кнопку «Поселение/Выселение проживающих» в главной форме, пользователь открывает форму «Поселение-Выселение проживающих» (рисунок Б.3 приложение Б).

В целом форма является копией формы «Номер - Проживающий», описанной выше, но имеется возможность добавления и редактирования информации, путем ввода данных в соответствующие поля формы. Есть возможность поиска информации и перемещения по записям. Для выхода нажмите кнопку с дверью на рисунке.

При нажатии на кнопку «Номера» главной формы, появляется форма Информация о номерах (рисунок Б.12 приложение Б).

В левом углу, как обычно, выведена информация о номерах, есть кнопки перехода по записям, кнопка «Номер - Проживающий» обеспечивает переход на соответствующую форму.

Далее рассмотрены возможные действия в рамке «Изменение информации».

В рамке «Изменение информации» расположены две кнопки: «Добавить информацию о номере», «Учет номеров гостиницы», нажатие на первую приводит к форме «добавление номера», нажатие на вторую выдают журнал учета о свободных, занятых и забронированных номерах (рисунок Б.4 приложение Б).

В рамке Номера гостиниц имеются две кнопки: «Список всех номеров гостиницы» и «Печать номеров гостиницы». При нажатии на кнопку «Список всех номеров гостиницы», появится форма Список номеров. При нажатии кнопки «Печать номеров гостиницы», будет распечатана информация о номерах.

При нажатии одной из пяти кнопок «Количество мест в двухместных/трехместных/четырехместных/полулюкс/люкс номерах», рамки «кол-во свободных мест в номерах», выводятся следующие формы о количестве свободных мест и номеров

Кнопка «Список свободных номеров» выводит список свободных номеров, с возможностью поиска

Кнопка «Печать свободных номеров» выводит список свободных номеров на печать.

При нажатии на кнопку «Служащие» главной формы, открывается форма «Служащие» (рисунок Б.7 приложение Б). Здесь также расположены информационные поля о служащих.

Есть возможность перехода по записям.

В рамке «Служебная информация» находятся три кнопки: «Найти горничную», «Добавить горничную», «Уволить горничную».

Первая кнопка вызывает стандартную процедуру поиска, описанную много раз, выше. Кнопки «Добавить горничную» и «Уволить горничную», дают возможность добавить новую горничную или уволить ранее работающих.

Кнопка «Определить ФИО убирающего у некоторого проживающего», дают возможность после ввода ФИО проживающего вывести форму о днях недели уборок, ФИО горничной .

Кнопка «Отчет о деятельности гостиницы» после ввода начальной и конечной даты выводит отчет о работе гостиницы (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Отчет о деятельности гостиницы за заданный период

Благодаря созданию кнопочной формы, в данной базе данных может работать любой пользователь не имеющих больших навыков в работе с базой данной. Удобство использования кнопок позволяет найти и отредактировать нужную информацию доступным способом. Выдать и распечатать квитанцию на оплату, узнать информацию о свободных и забронированных номерах и т.д.

Заключение

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access мы можем создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее нашим потребностям по управлению данными. Используя запросы, мы можем выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев вы указываете форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые мы можем использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу вашего приложения, с помощью макросов Access мы легко свяжем данные с формами и отчетами. Вы можете создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нам необходимо создать нечто уж совсем изощренное, то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic.

И наконец, все эти средства позволяют создавать приложения, работающие не только с базой данных Access, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Это приложение может работать непосредственно с файлами dBASE, с базами данных Рагаdох, FохРго и любой базой данных, поддерживающей ОDВС. Вы сможете также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; в работе по контракту, когда мы разрабатываем прикладные программы по заказу или выступаете в роли консультанта; в больших корпорациях, когда вы выступаете в роли координатора производственных информационных систем и даже в сфере домашнего применения.

Разработанная в ходе выполнения курсовой база данных «Гостиница», является актуальной на сегодняшний день и имеет большую практическую значимость.

В результате выполнения данного курсового проекта были решены задачи, поставленные в начале работы. Была разработана структура базы данных; в программу были включены функции поиска, выполнения различных запросов. При этом были учтены все требования, выдвинутые в начале выполнения данного проекта.

Разработанная программа устойчиво выполняет все свои функции, но теперь стоит задача сделать ее более совершенной и более расширенной.

Список используемых источников

Учебники и учебные пособия

1 Карпова, Т.С. Базы данных. Модели, разработка, реализация / Т.С. Карпова. СПб.: Питер, 2002. - 304 с.

2 Базы данных. Учебник для ВУЗов / А.Д. Хомоненко, [и др.]; под ред. В.М.Цыганковой, М.Г. Мальцева- СПб.: КОРОНАпринт, 2000. - 416 с.

3 Базы данных. Интеллектуальная обработка информации / В.В. Корнеев [и др.] - М. : Нолидж, 2000. - 352 с.

4 Дроздова, В.И. Базы данных. Методические указания к лабораторным работам для студентов специальности 351400. / В.И. Дроздова, Е.В. Крахоткина, С.О. Федоров - Ставрополь: СевКавГТИ, 2002. - 243 с.

5 Дроздова, В. И., Методические указания к выполнению курсового проекта по дисциплине «Базы данных» для студентов специальности 351400. / В. И.Дроздова, Е.В. Крахоткина - Ставрополь: СевКавГТУ, 2004. - 543 с.

6 Каратыгин, С.А. Visual FoxPro 6.0 / С.А. Каратыгин, А.Ф.Тихонов, Л.Н Тихонова - М.: Бином, 1999. - 784 с.

7 Ханcен, Г.Базы данных . Разработка и управление / Г. Ханcен, Д. Ханcен - М.: Бином, 1999. - 704 с.

8 Баженова, И.Ю. Visual Fox Pro 5.0 / И.Ю.Баженова - М.: Диалог МИФИ, 1997. - 320 с.

9 Глушаков, С.В. Базы данных. Учебный курс / С. В. Глушаков, Д.В. Ломотько - Харьков: Фолио; Ростов н/Д: Феникс; Киев: Абрис, 2000. - 504 с.

10 Бекаревич, Ю. Microsoft ACCESS 2002: Самоучитель / Ю. Бекаревич, Н. Пушина. - СПб: БХВ-Петербург, 2004. - 357с.

11 Васильев, В.В Базы данных: Учеб. Пособие / В.В. Васильев, А.О. Тимофеев - СПб: СПбГЭТУ, 1998. - 80с.

12 Дунаев, С.В. Доступ к базам данных и техника работы в сети. Практические приемы современного программирования / С.В. Дунаев - М.: Диалог - МИФИ, 1999. - 416 с.

13 Сигнор, Р. Использование ODBC для доступа к базам данных / Р. Сигнор, М.О. Стегман - М.: БИНОМ, 1995. - 384 с.

14 Игорева, Е.Л. Основы алгоритмизации и программирования (3-е издание)./ И.И. Попов, О.Л. Игорева - М.: Инфа-М, 2006. - 432 с.

15 Петгольц, Ч. Программирование #. В 3-х томах. Том 2. Пер. с англ. / Ч. Петгольц - М.: Издательско-торговый дом «Русская редакция», 2002. - 576 с.

16 Мишенин, А.И. Теория экономических информационных систем / А.И. Минешин - М.: Финансы и статистика, 1999. - 168 с.

17 Крахоткина, Е.В. Методические указания к выполнению лабораторных работ по дисциплине «Программирование в компьютерных сетях» для студентов специальности 230201 Информационные системы и технологии / Е.В. Крахоткина - СПб: БХВ-Петербург, 2004. - 357с.

Приложение А

Структура запросов информационной системы «Гостиница»

Рисунок А.1 - Запрос Количество мест в двухместных/ трехместных /четырехместны/ полулюкс/ люкс номерах

Рисунок А.2 - Запрос - Проживающие в заданном номере



Рисунок А.3 - Запрос - Результирующий отчет о работе (на основе 4-х отчетов)

Рисунок А.4 - Запрос - Число свободных номеров

Рисунок А.5 - Запрос - Список прибывших из заданного города



Рисунок А.6 - Запрос - Стоимость проживания

Рисунок А.7 - Запрос - Сумма дохода

Рисунок А.8 - Запрос - Сумма дохода (итог)