Електронний документ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Переяслав-Хмельницький державний педагогічний університет ім. Г. Сковороди

Реферат

Електронний документ

Виконала:

Дика Олена

Перевірила:

Троценко Р.В.

Переяслав-Хмельницький 2016

1. Поняття електронного документу

Чи завжди ми відрізняємо електронний документ від документа в електронному вигляді? В електронному документі інформація, зафіксована за допомогою електронних даних, має включати обов'язкові реквізити документа, найголовнішим з яких є електронний підпис. Тобто без електронного підпису за певних вимог документ не має юридичної сили і не може вважатися електронним документом. Про те, чи створено в Україні правові засади для належного функціонування електронного документообігу, чи є можливість застосування електронного цифрового підпису, ви дізнаєтеся з нашої публікації.

"Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа". Докладні вимоги по складу і порядку розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів будуть визначатися спеціальними нормативними актами. Можна з упевненістю зробити припущення, що електронні документи повинні містити всі ті обов'язкові реквізити, що й їхні паперові аналоги. Юридична чинність і доказовість надається електронному документу за допомогою так званого електронного підпису. Відповідно до ст. 6 Закону про електронні документи електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, в тому числі з електронним підписом автора 3 . За загальним правилом, встановленим ст. 7 цього Закону, якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією і реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну чинність. Законом передбачена також можливість нотаріального завіряння електронних документів (але поки такий порядок законодавчо не врегульовано).

2. Поняття електронного документообігу

Електронний документообіг є одним з тих інструментів, що в змозі забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. А використання електронного цифрового підпису, що підтверджує оригінальність документа і надійно захищає його від підробок, - ефективне рішення для всіх, хто не хоче чекати приходу фельд'єгерської або кур'єрської пошти за багато сотень кілометрів, щоб перевірити дійсність отриманої інформації або підтвердити факт укладення договору. Документи можуть бути засвідчені електронним цифровим підписом і передані до місця призначення протягом декількох секунд, адже електронний документ передається за допомогою швидкісних телекомунікаційних систем, однією з яких є, приміром, інтернет. За таких умов усі учасники обміну електронними документами незалежно від відстані мають однакові можливості в електронному інформаційному обміні.

Отже, можна сказати, що документообіг з використанням електронного цифрового підпису невдовзі посяде домінуюче місце у системі опрацювання, підготовки, підписання та надсилання документа, оскільки традиційні схеми: розроблення проекту документа в електронному вигляді, створення паперової копії для підпису, пересилання паперової копії з підписом, розгляд паперової копії, перенесення її на комп'ютер - видаються малоефективними, трудомісткими та такими, що потребують забагато часу. Запропоновані інформаційні технології дають можливість фізичним особам, підприємствам та організаціям, суб'єктам господарювання більш ефективно і творчо вирішувати економічні та соціальні проблеми.

3. Нормативна база електронного документообігу

Вдосконалення та оновлення нормативно-правової бази України, створення спеціальних юридичних норм сприятиме ефективному впровадженню та функціонуванню електронного документообігу. Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних технологій Верховна Рада України ухвалила кілька Законів України, які набули чинності:

"Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV;

"Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 p. № 852-IV;

"Про обов'язковий примірник документів" від 9 квітня 1999 p. № 595-XTV;

"Про Національну програму інформатизації" від 4 лютого 1998 р. № 74/98-ВР;

"Про телекомунікації" від 18 листопада 2003 p. № 1280-IV;

"Про Національну систему конфіденційного зв'язку" від 10 січня 2002 р. №2919-111;

"Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" від 5 липня 1994 р. № 80/94-ВР.

Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" встановлено основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Так, за визначенням, електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, зокрема електронний цифровий підпис. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

4. Реквізити електронного документу

Як уже зазначалося, обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа (ст. 1 Закону "Про електронний цифровий підпис").Особистий ключ відомий лише його володільцеві. Відкритий ключ доступний всім учасникам електронного документообігу. Такий ключ включається до сертифіката відкритого ключа та може розповсюджуватись в електронній формі або у формі документа на папері.

Засвідчення чинності відкритого ключа здійснюється шляхом формування сертифіката відкритого ключа - документа, що видається центром сертифікації ключів. Посилений сертифікат відкритого ключа видається акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом. Зазначена особливість дає можливість поряд із звичайним електронним цифровим підписом виділити цифровий підпис, підтверджений посиленим сертифікатом відкритого ключа.

Сертифікат відкритого ключа містить:

найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);

позначку, що сертифікат виданий в Україні;

унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;

основні дані (реквізити) підписувача - власника особистого ключа;

дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

відкритий ключ;

найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;

інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат відкритого ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті відкритого ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката відкритого ключа.

5. Значення електронного документу в управлінні

Юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом відкритого ключа, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката відкритого ключа. Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які застосовують електронні цифрові підписи без сертифіката відкритого ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах.

Щодо органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій державної форми власності, то для них законодавець встановив імперативну (обов'язкову) норму, згідно з якою зазначені організації можуть застосовувати електронний цифровий підпис лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинно бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, отриманим на ці засоби від спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері криптографічного захисту інформації, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників-підписувачів.

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) лише в тому разі, якщо:

електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

під час перевірки використовувався посилений сертифікат відкритого ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Для порівняння: у Німеччині, за законодавством, електронний цифровий підпис не прирівнюють до власноручного підпису; у Франції, навпаки, згідно зі статтею 1316 Цивільного кодексу, сторонам надається право вибору, оскільки в суді як докази визнаються (допускаються) літери та цифри чи будь-який інший знак або символ, значення (зміст) якого може бути з'ясовано незалежно від способу створення та передачі.

Підробити електронний цифровий підпис, а разом з ним і засвідчений документ неможливо, адже це потребуватиме величезної кількості обчислень, які, як вважається, не можуть бути реалізовані за сучасного рівня математики й обчислювальної техніки за прийнятний час, тобто поки інформація, що міститься в підписаному документі, є актуальною. Додатковий захист від підробки забезпечує центр сертифікації, який серед іншого цілодобово приймає заяви про скасування, блокування та поновлення сертифікатів ключів.

6. Центри сертифікації ключів

Кабінет Міністрів України постановою від 28 жовтня 2004 р. № 1452 затвердив Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, в якому визначено, що у взаємовідносинах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій державної форми власності щодо застосовування електронного цифрового підпису для вчинення правочинів за участю інших юридичних та фізичних осіб обов'язковою є наявність у таких осіб посилених сертифікатів відкритих ключів. Як було сказано вище, окрім підписувачів, користувачів, центру сертифікації ключів та акредитованого центру сертифікації ключів, до суб'єктів правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису також належать центральний засвідчувальний орган, засвідчу-вальний центр органу виконавчої влади або іншого державного органу, контролюючий орган. Центр сертифікації ключів на добровільних засадах може пройти акредитацію, за результатами якої отримати свідоцтво про акредитацію та здобути право обслуговувати виключно посилені сертифікати відкритих ключів.

Процедура акредитації центру сертифікації ключів, умови надання центром послуг електронного цифрового підпису, вимоги до його персоналу та захисту інформації визначено у Порядку акредитації центру сертифікації ключів, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 13 липня 2004 р. № 903. Нині функції центрального засвідчувального органу системи електронного цифрового підпису виконує Державний департамент з питань зв'язку та інформатизації, який діє у складі Міністерства транспорту та зв'язку України.

Функції контролюючого органу, який перевіряє дотримання вимог законодавчих актів центральним засвідчувальним органом, засвідчувальними центрами та центрами сертифікації ключів, здійснює спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері криптографічного захисту інформації, яким є Державна служба спеціального зв'язку та захисту інформації України, утворена на базі і за рахунок чисельності Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації і відповідних підрозділів Служби безпеки України. Державна служба спеціального зв'язку та захисту інформації України є правонаступником Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації Служби безпеки України. Донедавна система електронного цифрового підпису не могла працювати у повній відповідності з Законом України "Про електронний цифровий підпис", оскільки не було акредитовано жодного центру сертифікації ключів. Першим акредитованим центром сертифікації ключів національної системи електронного цифрового підпису став розташований у Дніпропетровську Спеціалізований центр сертифікації ключів (СЦСК) Товариства з обмеженою відповідальністю "Науково-виробнича фірма "Українські національні інформаційні системи" (УНІС), якому 17 січня 2006 року міністр транспорту та зв'язку України В.В. Бондар вручив свідоцтво про акредитацію № 1.

Тепер кожна фізична особа, підприємець, державний чиновник дістали можливість засвідчувати електронні документи своїм власним цифровим підписом, що має однакову юридичну чинність із власноручним підписом або печаткою. Проте для остаточного масового використання електронного цифрового підпису державі необхідно прийняти низку нормативно-правових актів, зокрема:

щодо архівного зберігання електронних документів;

щодо національних стандартів;

щодо вимог до засобів електронного цифрового підпису, форматів даних, які для цього використовуються.

Зазначені завдання, що постали перед державою, були окреслені та сформульовані для виконання відповідним державним органам у постанові Верховної Ради України "Про затвердження Завдань Національної програми інформатизації на 2006-2008 роки" від 4 листопада 2005 p. № 3075-IV. Не викликає сумніву, що впровадження електронного цифрового підпису є загальнодержавним завданням. Всебічне використання електронного цифрового підпису дасть можливість не тільки спростити та прискорити документообіг між суб'єктами господарювання та зміцнити конкурентоспроможність вітчизняних підприємств, а й створити умови для розвитку експортно-імпортних операцій, електронної торгівлі, електронних банківських послуг, повномасштабного дистанційного навчання та надання медичних послуг із застосуванням новітніх інформаційних технологій. Окрім цього, впровадження електронного цифрового підпису закладе організаційно-технічну основу для надання електронних інформаційних послуг органами державної влади та органами місцевого самоврядування юридичним та фізичним особам з використанням інтернету. Надійне функціонування електронного документообігу є запорукою інформаційної безпеки України.

7. Система електронного документообігу в Україні

Стрімкий розвиток та глобальне впровадження новітніх інформаційних технологій, інтенсифікація інформаційних відносин, створили умови коли життя людини є майже не мислиме без мобільного телефону, телевізора, комп'ютера та Інтернету. На сьогодні, стало реальним проведення операцій лікарями на відстані за допомогою сучасних телекомунікаційних систем, телемедичних консультацій, дистанційного навчання, укладення договорів шляхом обміну даними через мережу Інтернет, тощо.

Розвиток суспільних відносин став вимогою в цілому щодо розроблення, вдосконалення та оновлення нормативно-правової бази України, створення спеціальних юридичних норм та правил регулювання сфери інформаційних правовідносин. Верховною Радою України були прийняті закони України, які набули чинності, „Про електронні документи та електронний документообіг", „Про електронний цифровий підпис", „Про обов'язковий примірник документів", „Про Національну програму інформатизації", „Про телекомунікації", „Про Національну систему конфіденційного зв'язку", „Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", тощо. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг" визначив основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Законом встановлено, що електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, зокрема, електронного цифровий підпису. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Проте, закон також встановив певні обмеження на застосування електронного документа як оригіналу. Зокрема в електронній формі не може бути створено оригінал свідоцтва про право на спадщину; інший документ, який, згідно із законодавством, може бути створений лише в одному примірнику (поки не буде створено централізованого сховища оригіналів електронних документів).

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням. Поняття „електронне урядування" на сьогодні вже не є цілком невідомим і новим, як це було кілька років тому. Пов'язуючи його з доступом до публічної інформації, можна сказати, що воно є ефективним засобом забезпечення інформування та доступу до інформації фізичними та юридичними особами, а отже, сприяє прозорості та ефективності діяльності влади. Реалізація ідеї електронного урядування викликає величезний інтерес у всьому світі. США, Великобританія, Швеція, Данія, Норвегія, Латвія, Естонія та багато інших країн уже застосовують або починають застосовувати методи електронного урядування. Зокрема, уряд США надає громадянам різноманітні послуги через мережу Інтернет: видачу ліцензій, сплату штрафів тощо. В Англії реєстрація фірм потребує заповнення через мережу тільки однієї форми.

Позитивні приклади запровадження та функціонування електронних урядів в інших країнах, допоможуть підкреслити реальні переваги цих систем та всебічно реалізувати електронне урядування в Україні. На сьогодні, в нашій державі існує досить велика кількість нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері інформаційних технологій. Проте значна частина з них потребує внесення змін та доповнень, оскільки тією чи іншою мірою не узгоджується між собою та не в змозі адекватно вирішувати проблеми, що виникають. Концепція електронного урядування складається з двох взаємозалежних та водночас самостійних структур. Внутрішня урядова інформаційна інфраструктура, аналог корпоративної мережі, та зовнішня інформаційна інфраструктура, що взаємодіє з громадянами та організаціями. У рамках „електронної держави" інтегруються інформаційні ресурси органів державної влади, а також створюється система он-лайнових послуг.

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації передбачається, згідно з інформації розміщеній на веб-сайті Державного департаменту з питань зв'язку та інформатизації, об'єднання існуючих у цих органах інформаційних систем та тих, що будуть розроблятися в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс - Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України. Враховуючи різноманітність існуючих систем електронного документообігу в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, при розробці та реалізації пілот-проекту системи передбачається створення інтегрованої системи електронного документообігу.

Метою створення такої системи є забезпечення руху документів (укази, постанови, закони, розпорядження, повідомлення, звіти, аналітичні довідки, тощо), скорочення терміну підготовки та прийняття рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів в органах державної влади. Проте, правового забезпечення відносин у сфері системи електронного урядування, на сьогодні у формі нормативно-правового акта, який би чітко і всебічно регулював дане питання не має. 31 липня 2000 року Президент України прийняв Указ „Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні". Цим Указом встановлено, що розвиток національної складової інформаційної мережі Інтернет, забезпечення широкого доступу до цієї мережі громадян та юридичних осіб усіх форм власності в Україні, належне представлення в ній національних інформаційних ресурсів є одним з пріоритетних напрямів державної політики у сфері інформатизації, задоволення конституційних прав громадян на інформацію, побудови відкритого демократичного суспільства, розвитку підприємництва. Відповідно до даного Указу основними завданнями є забезпечення підтримки розвитку інфраструктури надання інформаційних послуг через мережу Інтернет та розвиток і впровадження сучасних комп'ютерних інформаційних технологій у системі державного управління.

Серед інших нормативно-правових актів, які регулюють правовідносини у сфері інформатизації, а саме щодо питань електронного урядування, важливим документом є Постанова Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року за № 3 „Про порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади". Відповідно до зазначеного Порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади здійснюється з метою підвищення ефективності та прозорості діяльності цих органів шляхом впровадження та використання сучасних інформаційних технологій для надання інформаційних та інших послуг громадськості, забезпечення її впливу на процеси, що відбуваються у державі. Оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом:

розміщення і періодичного оновлення міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади інформації відповідно до вимог цього Порядку на власних веб-сайтах;

створення Єдиного веб-порталу Кабінету Міністрів України, призначеного для інтеграції веб-сайтів органів виконавчої влади та розміщення інформаційних ресурсів відповідно до потреб громадян.

Література

електронний документ інформаційний

1. Гавриш С. АРХІВНЕ ДІЛО - система автоматизації обліку документів архівного фонду // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 9. - С. 32-36.

2. Добреля Ірина. Діловодство у банківських установах: автоматизовані системи, робота з конфідеційною інформацією // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 11-12.

3. Заранко Ю. Перспективы создания цифрового фонда пользования архивных документов // Архівы і справаводства. - 2005. - № 6. - 75-81.

4. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение // Архівы і справаводства. - 2005. - № 3. - 42-49.

5. Лапковская И. Создание цифрового фонда пользования фотодокументов Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов // Архівы і справаводства. - 2006. - № 6. - 100-103.

6. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь // Казакстан мурагаттары. - 2007. - № 1 (2). - С. 146-151.

7. Силков С. Электронная цифрованя подпись: технология применения и нормативное регулирование // Архівы і справаводства. - 2005. - № 4. - 42-46.

8. Лапковская И. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы на фотодокументы Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов // Архівы і справаводства. - 2005. - № 5. - 73-79.

9. Дятлова Н. Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота // Архівы і справаводства. - 2007. - № 1. - 44-48.

10. Коханова Г.О работе с базами данных и передаче их на архивное хранение // Архівы і справаводства. - 2006. - № 3. - 61-64.

11. Жук О. Обзор нормативно-правовой базы Республики Беларусь в области создания, использования и хранения "Электронных" документов // Архівы і справаводства. - 2007. - № 1. - 67-73.

12. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: критерії відбору // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 5. - С. 20-27.

13. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 6. - С. 38-44.

14. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 7. - С. 36-39.

15. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд російських розробок // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 8. - С. 35-39.

16. Перов В.В., Крючин А.А., Шанойло С.М. Новейшие технологии долговременного хранения электронных информационных ресурсов. Сборник статей к Первому форуму творческой и научной интеллигенции государств-участников СНГ (Москва, апрель 2006 г.) // Наука в странах СНГ / Содружество независимых государств. Международная ассоциация академий наук. - Москва: Наука, 2006. - С. 323-331.

17. Прунь А. Потенціал електронного архіву // Урядовий кур'єр. - 2007. - 16 лютого. - № 30.

Размещено на Allbest.ru