Информационные технологии в управлении IT-проектами на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Мы живем в эпоху информации, и то, как эффективно мы с ней работаем, во многом определяет качество нашей работы. А информационные технологии позволяют автоматизировать процесс работы с данными, используемыми в проектах, тем самым облегчая процесс создания и работы над проектом.

Информационные технологии управления широко используются во всех сферах деятельности. За последние десятилетия автоматизированное управление проектами сформировалось в новую культуру управленческой деятельности. Которая актуальна и востребована практически во всех сферах деятельности.

Проблема: Эффективность информационных технологий как инструмента управления проектами.

Объект: Информационные технологии в управлении it-проектами.

Предмет: Процесс проектирования сайта «Аптека».

Цель: Разработать проект создания сайта «Аптека».

Задачи:

· Рассмотреть управление проектами;

· Изучить информационные технологии как инструмента управления проектами;

· Рассмотреть значение информационных технологий в управлении проектом.

1. Теоретические аспекты управления ИТ-проектами

1.1 Проект

Все организации, заботящиеся о собственном развитии, реализуют проекты, в качестве которых выступает разработка новой продукции, модернизация, или проведение маркетинговых мероприятий. Так же, можно отметить, что и сама организация существует в рамках проекта.

В настоящее время проект рассматривается более широко. Он не ограничен представлением о развитии предприятия, связанном только с модернизацией его производства или с достижением некоторой частной цели, а предполагает рассмотрение всего комплекса проблем, связанных с достижением таких результатов производства, которые возможны при изменении характеристик, как отдельного производства, так и всего производства в целом. Проект - это организаторская деятельность, которая направлена на эффективное использование различного рода ресурсов для получения результата. От серийного производства проект отличается тем, что это однократная, уникальная деятельность. В системном подходе проект определяется как процесс перехода из начального состояния в конечное. На рис 1.1 представлен процесс перехода системы из исходного состояния в конечное.

Рис. 1.1. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное

Значение проекта в современном искусстве управления достаточно высокое. Процесс организации проекта и его осуществление направлены на повышение эффективности бизнеса. Сегодня время становится важнейшим фактором, определяющим успех достижения поставленных целей в проекте.

Многообразие проектов можно классифицировать по ряду признаков: по уровню, по масштабам, по сложности, по срокам выполнения, по требованиям к качеству, по характеру.

По уровню:

· проект;

· программа;

· система.

По масштабу:

· малый;

· средний;

· мега проект.

По сложности:

· простой;

· сложный:

ь организационный;

ь технический;

ь ресурсный;

ь комплексный.

По срокам выполнения проекта:

· краткосрочный;

· средний;

· долгосрочный.

По требования к качеству:

· на бездефектный;

· модульный;

· стандартный.

По характеру:

· маркетинговый;

· инновационный;

· инвестиционный;

· технический;

· образовательный.

В процессе оптимизации бизнеса предлагаются решения, которые направлены на применение новых подходов и технологий. Подготовка таких решений определяется содержанием проекта, в котором рассматривается комплекс предполагаемых мероприятий и анализируется его организационно-технологическая и финансовая составляющая.

Проект определяется бизнес-идеей, которая формируется под воздействием информации от потребителей, конкурентов, работников торговли, системы научно технической информации, научно-исследовательских коллективов. Таким образом, проект-это временная деятельность коллектива, направленная на создание нового продукта или услуги.

1.2 Основные компоненты проектного управления

Проектно-ориентированное управление это понятие, которое отражает совокупность методов организационного управления текущей деятельностью предприятия с помощью технологий управления проектами.

Технология управления проектами включает в себя основные элементы, такие как:

· формирование модели проекта;

· организация рабочей группы проекта;

· разработка системы коммуникаций проекта;

· управление рисками в проекте;

· анализ эффективности выполнения работ в проекте.

При формировании и осуществлении проекта необходима разработка плана действий и определение необходимых временных, материальных, кадровых и финансовых ресурсов. Модель проекта включает в себя совокупность цели, действий и ресурсов, а процесс их разработки и контроля за ходом выполнения - это процесс управления проектом.

Структура управления проектами содержит в себе такие основные элементы, как:

· Разработка модели проекта. Она предполагает определение цели проекта, бизнес-плана, контроль за его выполнением и корректировка хода выполнения проекта.

· Формирование и управление рабочей группой. В данном элементе управления проектом выполняются операции организационного планирования, разработку функциональных обязанностей членов проектной группы и их ответственность.

· Управление процессом выполнения проекта. Данный элемент базируется на выполнении календарного плана проекта, и возможна корректировка хода выполнения проекта.

· Управление стоимостью проекта. Управление происходит на основе предварительно разработанного финансового плана проекта.

· Управление качеством проекта.

· Управление информацией проекта;

· Управление рисками проекта. Определение и планирование рисков, мониторинг рисков, качественный и количественный анализ рисков, планирование ответов на риски.

· Управление поставками проекта. Содержит операции планирования поставок и заказов, выбор поставщиков и т.д.

1.3 Формирование проектной группы

Для организации работы над проектом создаются группы сотрудников, ответственных за формирование соответствующей части проекта.

1. Высшее руководство, т.е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.

2. Менеджеры - ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством, распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль выполнения планов и подготовки укрупненных отчетов для высшего руководства.

3. Специалисты на местах - ответственные за выполнение определённых работ в соответствии с графиком предоставления отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т.д.

1.4 Эффективность управления проектом

Для анализа эффективности выполнения работ в проекте, прежде всего, необходимо выполнить ресурсное планирование, оценку стоимости проекта, бюджетирование, процессы контроля стоимости проекта. Выполнение операций контроля за ходом выполнения проекта предусматривает постоянную корректировку, поэтому важной составляющей контроллинга является применение современных информационных систем управления проектами. Фактически во всех программных продуктах используется определенный набор данных при анализе эффективности выполнения работ проекта. Среди них:

· BCWS(бюджетная стоимость намеченных работ),

· BCWP(бюджетная стоимость выполненных работ),

· ACWP(фактическая стоимость выполненных работ),

· SV(отклонение от графика),

· CV(отклонение от стоимости),

· BAC(бюджет при завершении),

· EAC(оценка при завершении),

· VAC(отклонения при завершении).

1.5 Технология PERT

Динамическое программирование -- формализм для представления модели проекта. Для эффективного управления проектом необходимо иметь его модель. Элементами модели являются работы, которые необходимо выполнить в течение инвестиционной фазы проекта, и ресурсы, которые требуются для выполнения работ. Модель проекта должна быть достаточно простой, чтобы затраты на её разработку и эксплуатацию были несущественны в сравнении со сметной стоимостью проекта и заведомо себя оправдывали в процессе управления, и в то же время достаточно мощной, чтобы учесть все или большинство факторов управления проектом.

Динамическое программирование основывается на методе критического пути (critical path metod, CPM). Модель позволяет определить минимально возможный срок выполнения проекта при заданных сроках выполнения работ и, найдя критический путь, указать подмножество критических работ. Модель, основанная на методе критического пути, позволяет рассчитать резерв времени по всем работам. Появление персональных ЭВМ достаточной мощности, оснащённых специализированным программным обеспечением сделало возможным использование возможностей метода критического пути в любой момент фазы реализации проекта. Возникла принципиально новая технология управленческой деятельности -- технология оценки и уточнения проекта (Project (или Program) Evaluation and Review Technique, PERT).

Технология PERT входит в класс автоматизированных информационных технологий, отличающихся той особенностью, что предметом труда при их использовании является информация, а средством труда -- вычислительная техника. Продуктом технологии PERT являются подготовленные управленческие решения о сроках выполнения работ и о рациональном использовании ресурсов для их выполнения, обеспечивающие завершение проекта в кратчайшие сроки ценой приемлемых затрат.

Суть технологии в том, что модель проекта, составленная на фазе его разработки и ставшая основой первоначального варианта сетевого плана, используется с необходимыми уточнениями на фазе реализации проекта для информационной поддержки оперативного принятия решений по управлению проектом в реально сложившейся ситуации. Она предполагает определение критического пути в любой момент времени, когда эта информация требуется менеджеру, на основе информации о фактическом ходе выполнения работ и о фактическом наличии ресурсов.

Функциональные подсистемы технологии PERT включают, как правило, следующие подсистемы:

· планирования -- предназначена для составления плана выполнения проекта;

· мониторинга -- предназначена для контроля выполнения плана и его систематического уточнения в случае отклонений;

· подготовки презентаций -- предназначена для компактного и ёмкого представления информации о модели проекта, составленном плане и ходе его выполнения.

К числу обеспечивающих подсистем относятся следующие:

· аппаратное обеспечение -- совокупность технических средств реализации технологии PERT, включая, в частности, компьютеры и коммуникационные средства;

· математическое (алгоритмическое) обеспечение -- алгоритмы динамического программирования, расширенные сервисными средствами, решающими прикладные вычислительные задачи, возникающие в практике управления проектами, алгоритмы управления базами данных и алгоритмы отображения данных;

· программное обеспечение -- совокупность программных продуктов, обеспечивающих реализацию процесса обработки данных на компьютере;

· материальное обеспечение -- организационная система обеспечения расходными материалами и запасными частями;

· кадровое обеспечение -- специалисты, владеющие технологией в целом и отдельными её элементами;

· нормативно-правовое обеспечение -- совокупность документов, регламентирующих использование технологии в конкретных условиях, права, обязанности и ответственность всех участников технологического процесса;

· инструктивно-методическое обеспечение -- совокупность документов, описывающих операции по реализации технологического процесса обработки данных, выполняемые каждым его участником.

В отличие от метода критического пути, технология PERT принимает во внимание распорядок рабочего времени и ограничения по ресурсам. Учёт календаря и распорядка рабочего дня вполне согласуется с методом критического пути.

Развитие технологии PERT под влиянием требований менеджеров- практиков привело к тому, что в её состав, наряду с вопросами управления сроками работ и распределением ресурсов, были включены:

· технологические решения по управлению финансированием проекта, включая средства составления финансового плана и мониторинга его выполнения;

· средства координации деятельности менеджеров, совместно управляющих сложным проектом или несколькими проектами, выполняемыми одновременно.

Модель проекта, дополненная стоимостными данными, содержит информацию, необходимую для решения этих задач.

1.6 Программное обеспечение управления проектами

Существует немало программных реализаций технологии PERT для персональных ЭВМ. Наиболее известные и широко используемые из них -- Microsoft Project, OpenPlan, Spider Project. Модели проекта, используемые в них, основаны на методе критического пути и отличаются лишь в деталях. Как правило, овладев одной из программ, реализующих технологию PERT, не составляет труда воспользоваться любой другой.

Все эти программы предназначены для автоматизации управления инвестиционными проектами. Они обеспечивают разработку детальных сетевых планов, отслеживание хода выполнения сетевого плана и его оперативную корректировку применительно к меняющимся условиям.

Большая часть работы по управлению проектом - это сбор и анализ информации о нём. Вышеназванные программные продукты обеспечивают достаточно удобные средства ввода, структурирования и анализа информации, автоматизации плановых расчётов и подготовки отчётов. Они обладают следующими возможностями:

· реализуют метод критического пути с учётом ресурсов, необходимых для выполнения предусмотренных проектом работ, и распорядка рабочего времени;

· обеспечивают согласование использования ресурсов, перенося часть работ на более поздние сроки, если некоторые ресурсы в дефиците;

· допускают вмешательство менеджера в процесс согласования использования ресурсов, предоставляя ему возможность произвольного сочетания приёмов согласования, описанных в предыдущем разделе.

Программа Microsoft Project интегрирована в Microsoft Office, что упрощает её взаимодействие с базами данных, электронными таблицами, подготовку текстовых документов на основе создаваемых ею выходных документов и, при необходимости, публикацию их на сайтах корпоративных сетей или сети Интернет. Набор предлагаемых ею возможностей не столь широк, как в наиболее мощных программах аналогичного назначения, что вполне компенсируется:

· возможностью выполнения многих операций другими программами, входящими в состав семейства Microsoft Office;

· поддержкой универсального языка программирования VBA, общего для всех программных средств семейства, который даёт возможность использовать средства различных программ из одного и того же VBA-модуля;

· доступностью для освоения в приемлемый срок менеджером средней квалификации;

· развитыми средствами поддержки коллективного управления проектами;

· мощными и разнообразными возможностями управления интерфейсом пользователя;

· умеренной ценой;

· наличием службы обучения и поддержки.

По этим причинам Microsoft Project стала наиболее распространённой из числа программ, предназначенных для управления проектами.

2. Проектирование создания сайта «АПТЕКА»

проектный программный динамический

Для проектирования создания сайта компании «АПТЕКА» используется система управления проектами Microsoft Office Project 2014. Преимущества Microsoft Office Project заключается в:

· простота внедрения (знакомый интерфейс облегчает работу с продуктом);

· высокое качество и короткий цикл внедрения;

· Microsoft Project включает среду разработки, благодаря чему Microsoft Project можно легко дорабатывать с учетом специфики бизнес-процессов организации;

· Microsoft Project имеет несколько контуров защиты от несанкционированного доступа;

· при использовании системы поддерживаются два уровня авторизации пользователей: на уровне операционной системы и на уровне Microsoft Project;

· обширные возможности по интеграции.

Следующий шаг проектирования - определение сроков проекта. Сроки проекта создания сайта компании «АПТЕКА» определяются для каждой задачи. Общая продолжительность проекта является суммой сроков выполнения всех задач проекта.

Одним из элементов календарного планирования является определение последовательности работ. В MS Project данное действие реализовано с помощью последовательного перечисления задач проекта, а также столбца основной таблицы «Предшественники».

После определения сроков проекта осуществляется формирование и распределение ресурсов для выполнения задач проекта. В данном проекте используются материальные и трудовые ресурсы.

Оптимальное распределение ресурсов при эксплуатации продукта осуществляется путем минимизации затрат.

Для визуализации проекта в MS Project используется диаграмма Ганта. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список задач. При этом длина отрезков, обозначающих задачи, пропорциональна длительности задач. При наведении мыши на любой элемент диаграммы отображается всплывающая подсказка.

На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация: в данном проекте диаграмма Ганта отражает используемые ресурсы. Ее состав определяется настройками диаграммы, и в MS Project входят несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, на которых рядом с отрезками отображается различная информация.

Заключение

В процессе выполнения работы была исследована основная информация о деятельности аптеки. В соответствии с представленной информацией реализовано проектирование создания сайта «АПТЕКА».

В первой главе представлены основные понятия управления и информационных технологий в управлении it-проектами.

Во второй главе представлено проектирование создания сайта компании «Аптека» с помощью MS Project 2014, описаны основные этапы формирования проекта.

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

· изучены основные понятия управления, проектов и информационных технологий в управлении;

· Разработан проект создания сайта «АПТЕКА»;

· сформированы выводы по выполненной работе.

Результатом выполнения работы является проект создания сайта «аПТека», который позволил автоматизировать и оптимизировать деятельность предприятия. Разработанный проект нацелен на повышение эффективности взаимодействия с клиентами.

Литература

1. Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Мазура. - 3-е изд. - М.: Омега - Л, 2004. - с.664

2. Управление проектами. MS Projekc:Учебное пособие по специальности «Менеджменторг». / М.Ф. Миняев. - М.: Омега - Л, 2005. - 276с.

3. Информационные технологии управления проектами: Учебное пособие. М.: ФГОУ ВПО РГАУ-МСХА им. К.А. Тимирязева, Н.М. Светлов, Г.Н. Светлова 2007. -- 144с.

Размещено на Allbest.ru