Работа администратора

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лабораторная работа

Работа администратора

Цель работы: Изучение возможностей программы Администратор в системе Евфрат-Документооборот. Создание структуры подразделений заданного предприятия.

Система документооборота

Система ЕВФРАТ-Документооборот, разработанная компанией Cognitive Technologies Ltd., предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет следующие возможности:

ь регистрацию документов;

ь перемещение электронных документов между сотрудниками;

ь контроль прохождения документов и исполнения, связанных с ними поручений;

ь создание отчетов и журналов;

ь обмен электронными сообщениями между сотрудниками.

Система является многопользовательской, обеспечивает координированную совместную работу коллектива сотрудников. Этим обусловлено как устройство системы, так и требования к ее настройке: идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации. программа серверный администратор

Система имеет клиент-серверную архитектуру и эксплуатируется в локальной сети организации. Такое устройство системы позволяет обеспечить следующие ключевые характеристики:

ь организацию произвольного, легко изменяемого количества рабочих мест, определяемого объемом работ, характером решаемых в организации задач и числом необходимых для этого работников;

ь эффективную защиту целостности информации в режиме многопользовательского доступа с помощью механизма блокирования взятого пользователем для обработки документа;

ь обеспечение сохранности информации за счет ее централизованного архивирования и восстановления;

ь обеспечение конфиденциальности информации на основе управления правами доступа к ней.

Учет документов и отслеживание их прохождения в организации базируются на следующих основных понятиях:

ь регистрация документа - процедура создания нового документа в системе, выполняемая пользователем, имеющим право на изменение документов, - регистратором;

ь регистрационная форма документа - набор признаков, определяющих ключевые сведения о документе, позволяющие найти его в базе данных и отслеживать его прохождение;

ь поручение - задание, связанное с исполнением документа, выдаваемое сотруднику руководством организации;

ь исполнение документа - последовательность действий сотрудника (ответственного исполнителя) или группы сотрудников (соисполнителей), выполняющих поручения по обработке документа и дальнейшей передаче последующим исполнителям;

ь контроль исполнения документа - отслеживание реального прохождения документа и сроков его исполнения в организации, выполняемое специально назначенным пользователем - контролером.

Сервер документооборота.

Функционирование системы документооборота основано на активности специальной программы - Сервера Документооборота. Сервер Документооборота осуществляет основные функции, обеспечивающие работу пользователей: получение запросов, обращение к базе данных, выдачу результатов. До тех пор, пока Сервер Документооборота не будет запущен, взаимодействие пользователей с системой документооборота и работа с документами невозможны.

Физически программа Сервера Документооборота выполняется на компьютере, подключенном к сети организации, который также называют сервером. Следует ли для Сервера Документооборота выделять отдельный компьютер или использовать одну из рабочих станций сети, зависит от объема работ с документами.

Администратор системы документооборота

Система, с которой работает много пользователей, должна иметь централизованное управление. Эту функцию выполняет специально выделенный сотрудник или сотрудники, осуществляющие единую согласованную политику настройки и управления системой, которых называют администраторами системы.

В обязанности администратора системы входит, в частности, следующее:

ь отражение в системе текущей структуры организации и регистрация пользователей;

ь назначение прав пользователей;

ь создание групп пользователей;

ь создание списков рассылки сообщений.

Кроме указанных функций, администратор системы также обеспечивает запуск и остановку Сервера Документооборота и Сервера Архивариуса, настройку и обслуживание системы ЕВФРАТ- Документооборот, создание резервных копий баз данных системы и восстановление работоспособности системы в случае сбоев.

Пользователь системы документооборота

Сотрудники организации, зарегистрированные в системе ЕВФРАТ- Документооборот и использующие ее для обработки документов, определяемой их служебными обязанностями, называются пользователями системы. В зависимости от рода деятельности пользователю системы присваиваются администратором права на выполнение определенных действий и доступ к определенным документам. Пользователям системы можно присвоить следующие права:

ь контроль исполнения заданий. Пользователь, наделенный такими правами, может выполнять функции контролера и осуществлять контроль исполнения документов;

ь расширенный контроль исполнения заданий. Пользователь, наделенный такими правами, может исполнять функции контролера, а также просматривать документы любых потоков, поручения и согласования;

ь создание отчетов. Пользователь, наделенный такими правами, может просматривать, редактировать и создавать шаблоны форм отчетов и журналов;

ь администрирование системы. Пользователь, наделенный такими правами, может выполнять функции администратора системы, в частности, создавать учетные записи пользователей, назначать пользователям права, изменять настройки системы;

ь списание документов в архив. Пользователь, наделенный такими правами, может выполнять функции архивариуса, в частности, осуществлять списание документов из активного документооборота в архив и управление архивом (данная возможность доступна только в случае, если при инсталляции системы был установлен продукт ЕВФРАТ-Документооборот Архивариус Сервер). Пользователю можно также назначить уровень доступа к каждому из имеющихся потоков документов, включив в соответствующий список:

ь просмотр документа - список пользователей, имеющих право чтения документов потока;

ь редактирование документа (права регистратора) - список пользователей, наделенных правом регистрировать новые документы в данном потоке.

При создании новых документов пользователи, включенные в один из списков, по умолчанию получают соответствующие права - просмотра или редактирования документа. Пользователям, не включенным в списки, право доступа может быть назначено другим пользователем, который имеет право редактирования документа. Все остальные пользователи не имеют доступа к документам данного потока.

Задачи администратора

Задачи администратора системы ЕВФРАТ-Документооборот состоят в запуске и остановке Сервера Документооборота и Сервера Архивариуса системы, настройке документооборота, выполняемой с помощью программ Администратор, Конфигурирование БД, Конфигурирование БД Архивариуса, а также в управлении сервером системы, выполняемом с помощью программ Обслуживание Сервера и Обслуживание Сервера Архивариуса.

Запуск программы Администратор

Запуск программы Администратор выполняется для настройки системы ЕВФРАТ-Документооборот. Программа является инструментом конфигурирования системы - с ее помощью администратор задает все необходимые для работы пользователей параметры.

Последовательность выполнения:

1. убедитесь, что Сервер Документооборота работает; если это не так, запустите его;

2. запустите программу Администратор через меню Windows: Пуск > Программы >ЕВФРАТ-Документооборот > Администрирование > Администратор;

3. откроется диалоговое окно подключения к Серверу Документооборота:

Рисунок 1. Запуск программы Администратор

4. для подключения необходимо указать сетевое имя компьютера, на котором работает Сервер Документооборота, и номер порта. Сначала вводится имя; если программа запускается на том же компьютере, на котором работает Сервер Документооборота, то вместо имени сервера можно ввести слово localhost, которое указывает, что в качестве имени следует взять имя данного компьютера. После двоеточия, без пробелов, вводится номер порта 17170. Кроме того, вместо имени компьютера можно указать его IP- адрес в сети;

5. в поле Пользователь следует ввести имя пользователя, имеющего полномочия администратора системы, а в поле Пароль - пароль этого пользователя;

6. Нажмите на кнопку Подключиться. Если все вышеупомянутые поля заполнены правильно, откроется окно программы Администратор. Если вы допустили ошибку при вводе значений полей, будет выведено сообщение о невозможности подключения к Серверу Документооборота и запуска программы Администратор.

Регистрация пользователя

Прежде чем любой пользователь сможет работать в системе ЕВФРАТ-Документооборот, он должен быть зарегистрирован. При регистрации определяется имя и пароль пользователя для входа в систему, его права на действия с документами, заданиями и отчетами и справочные сведения о пользователе. После регистрации администратор должен сообщить пользователю сведения, необходимые для подключения к системе: системное имя и пароль пользователя, а также сетевое имя Сервера Документооборота, которые должны быть введены для запуска пользователем программы ЕВФРАТ-Документооборот.

Регистрация выполняется при настройке системы после ее первичной установки и при появлении новых пользователей системы.

Последовательность выполнения:

1. в программе Администратор перейдите на вкладку Сотрудники



Рис. 2 Регистрация пользователя.

2. в левой панели Структура предприятия выберите подразделение, в котором работает регистрируемый сотрудник; если этого подразделения еще нет в списке, то с помощью кнопки (добавить новое подразделение) создайте соответствующее подразделение

3. нажмите на кнопку Добавить нового сотрудника;

4. в открывшемся диалоговом окне (рис. 3) заполните поля, определяющие сведения о пользователе, - Фамилия, Имя, Отчество, Комната, Телефоны, Факс, e-mail, Примечание. Только первое из них является обязательным;

Рис. 3 Регистрация нового сотрудника.

5. в поле Системное имя введите имя, под которым пользователь будет зарегистрирован в системе и которое будет использоваться при запуске программы ЕВФРАТ-Документооборот для идентификации пользователя. Системное имя может содержать заглавные и строчные русские и латинские буквы (регистр учитывается) и цифры;

6. в поле Пароль и в поле Повтор пароля введите одинаковое сочетание символов, которое будет использоваться в качестве пароля пользователя при запуске программы ЕВФРАТ-Документооборот. Пароль вводится дважды для контроля правильности, поскольку при вводе отображается звездочками и визуально проконтролировать его невозможно. Если в полях Пароль и Повтор пароля окажутся неидентичные сочетания символов, то будет выведено предупреждение и регистрация нового сотрудника не будет выполнена, пока различия не будут устранены;

7. установите флажок Контроль исполнения заданий, если пользователь должен исполнять обязанности контролера, или очистите этот флажок в противном случае;

8. установите флажок Расширенный контроль, если пользователь имеет право доступа к документам и заданиям всех потоков. Обычно это руководители организации и ее подразделений, а также приравненные к ним по полномочиям сотрудники. Если этот флажок очищен, пользователь будет иметь доступ только к тем потокам документов, которые ему назначены явным образом

9. установите флажок Создание отчетов, если пользователь может просматривать, редактировать и создавать новые отчетные формы (подробности см. в документе "Менеджер журналов и отчетов", входящем в комплект документации к системе ЕВФРАТ-Документооборот);

10. установите флажок Администрирование системы делопроизводства, если пользователь наделяется полномочиями управления системой, ее настройки и конфигурирования. Только пользователи с такими правами, называемые администраторами системы, могут запустить программы Администратор, Обслуживание Сервера, Обслуживание Сервера Архивариуса, Конфигурирование БД, Конфигурирование БД Архивариуса, Системные протоколы, Дизайнер маршрутов, Дизайнер форм;

11. нажмите на кнопку Сохранить, чтобы завершить регистрацию нового сотрудника. После этого его имя появится в списке сотрудников данного подразделения, и он сможет подключаться к системе Документооборота и работать в программе ЕВФРАТ-Документооборот;

12. чтобы сотрудник числился сразу в нескольких подразделениях, выберите его имя в списке и нажмите на кнопку Информация о подразделениях сотрудника; в открывшемся диалоговом окне в левой панели выберите название подразделения, в котором должен числиться сотрудник; нажмите на кнопку Добавить в список [>]. При этом название подразделения появится в правой панели, показывающей список подразделений, в которых числится сотрудник.

Удаление пользователя

Если пользователь не должен больше пользоваться системой ЕВФРАТ-Документооборот, его следует удалить из системы. После этого он не сможет запустить программу ЕВФРАТ-Документооборот и выполнять какие-либо действия в системе.

В каких ситуациях должна выполняться: при отстранении пользователя от работ, увольнении из организации.

Последовательность выполнения:

1. в программе Администратор перейдите на вкладку Работающие сотрудники и убедитесь, что удаляемый сотрудник в данный момент не работает в системе; можно также принудительно завершить работу пользователя, нажав на кнопку Отключить сотрудника. В этом случае все данные, с которыми в текущий момент работает пользователь, не сохраненные на жестком диске или в системе, будут потеряны;

2. перейдите на вкладку Сотрудники

3. в левой панели Структура предприятия выберите подразделение, в котором числится сотрудник;

4. в правой панели в списке сотрудников данного подразделения выберите имя удаляемого сотрудника;

5. нажмите на кнопку Удалить сотрудника.

После удаления пользователя из системы разрываются все его связи с документами и заданиями. Если впоследствии будет зарегистрирован новый пользователь с таким же системным именем, он будет восприниматься системой как другой пользователь и не унаследует связи удаленного пользователя.

При удалении пользователя документы и прикрепленные к ним файлы, связанные с указанным пользователем, удалены не будут. Они останутся в базе системы и будут доступны для поиска и дальнейшей обработки.

Если пользователь числится в нескольких подразделениях организации, после удаления его из любого подразделения он будет удален также и из всех остальных, то есть полностью удален из системы.

Администратор не может удалить самого себя, поскольку система не позволяет удалить пользователя, пока он не завершил работу в системе. Во время работы в программе Администратор пользователь с правами администратора находится в системе, это можно проследить на вкладке Работающие сотрудники. Таким образом, избегается коллизия удаления последнего администратора, которая привела бы к невозможности управления системой.

Изменение прав пользователя

Разные пользователи обладают разными правами в системе ЕВФРАТ-Документооборот. С течением времени права пользователя могут изменяться соответственно характеру его работы. Для того чтобы пользователь мог надлежащим образом выполнять свои обязанности, его права должны быть настроены адекватно его текущим задачам.

В каких ситуациях должна выполняться: при изменении служебных обязанностей пользователя, переводе его в другое подразделение.

Последовательность выполнения

Изменение прав пользователя подразделяется на две части: изменение прав на действия в системе и изменение прав на доступ к документам.

Изменение прав на действия:

1. для изменения полномочий пользователя в системе (контроль исполнения заданий, создание отчетов, администрирование системы) в программе Администратор перейдите на вкладку Сотрудники;

2. выберите подразделение, в котором числится сотрудник, и затем в появившемся списке сотрудников данного подразделения выберите нужного сотрудника;

3. нажмите на кнопку Информация о сотруднике;

4. в открывшемся диалоговом окне, по виду, совпадающем с окном регистрации сотрудника, измените полномочия пользователя, соответственно его служебным обязанностям;

5. нажмите на кнопку Сохранить.

Изменение прав на доступ к документам:

1. для изменения прав доступа пользователя к документам перейдите на вкладку Потоки документов;

2. в левой панели в списке потоков документов выберите поток, права доступа, к которому определяются для пользователя;

3. на правой панели выберите вкладку Регистрации документов или Только просмотра документов, показывающую список сотрудников, имеющих права на регистрацию и редактирование или только просмотр документов выбранного потока документов соответственно;

4. нажмите на кнопку Изменить содержимое списка доступа для потока документов;



Рисунок 4. Права доступа к потокам документов

5. в открывшемся диалоговом окне (рис. 4) в левой панели выберите одну из следующих вкладок:

ь . вкладку Структура предприятия, если хотите включить в список доступа к потоку документов сотрудника или целое подразделение,

ь . вкладку Группы доступа, если хотите включить в список доступа к потоку документов группу сотрудников,

ь . вкладку Роли, если хотите включить в список доступа к потоку документов одну или несколько ролей

6. чтобы дать пользователю, подразделению, группе пользователей или роли право доступа к документам выбранного потока, выделите имя интересующего объекта в левой панели и нажмите на кнопку Добавить в список [>]; имя пользователя, подразделения, группы пользователей или роли появится в правой панели, содержа

7. 3 щей список сотрудников, имеющих право доступа к документам;

8. чтобы лишить пользователя, подразделения, группы пользователей или роли прав доступа к документам этого потока, выделите имя требуемого объекта в правой панели и нажмите на кнопку Удалить из списка [<]; имя пользователя, подразделения, группы пользователей или роли будет удалено из списка правой панели. При этом пользователь, подразделение, группа пользователей или роль не сможет работать с указанными документами, если только право доступа к конкретному документу не будет предоставлено им регистратором - пользователем, создавшим этот документ или имеющим право редактирования документа;

9. чтобы удалить сразу всех пользователей, имеющих право доступа к документам, нажмите на кнопку Удалить всех ["]; список на правой панели очистится;

10. нажмите на кнопку Сохранить, чтобы внесенные изменения вступили в силу.

Пользователь может обладать доступом к документу в следующих трех случаях:

ь . есл и у него установлены права доступа к документам потока, к которому относится рассматриваемый документ;

ь . если при регистрации документа в системе пользователь был внесен в список пользователей, имеющих доступ к документу;

ь . если пользователю присвоено право расширенного контроля

Обратите внимание: если пользователь, имеющий право на работу с документами определенного потока, будет лишен этих прав непосредственно во время работы с документом, то при любом действии с документом он получит сообщение о невозможности выполнить операцию и вся проделанная с документом работа не будет сохранена в базе данных.

Список работающих пользователей

Администратору может быть необходимо узнать, какие пользователи и на каких компьютерах в данный момент работают в системе ЕВФРАТ-Документооборот, и отправить сообщения этим пользователям.

В каких ситуациях должна выполняться: при остановке Сервера Документооборота для выполнения операций технического обслуживания (настройка, архивирование или восстановление баз данных), при удалении сотрудников из системы, для контроля правомочности доступа пользователя к системе с конкретных рабочих мест.

Последовательность выполнения:

1. в программе Администратор перейдите на вкладку Работающие сотрудники (рис. 5);

2. верхняя часть вкладки представляет собой панель со списком всех работающих в настоящий момент сотрудников; в списке указаны имена сотрудников, их системные имена, под которыми они вошли в систему, и IP-адрес компьютера, по которому можно определить, с какого рабочего места осуществляется доступ к системе;

Рисунок 5. Список работающих сотрудников

3. чтобы получить полную информацию о работающем сотруднике, выделите его в списке и нажмите на кнопку Информация о сотруднике; откроется диалоговое окно, содержащее сведения о зарегистрированном сотруднике (рис. 6), в котором можно просмотреть сведения о нем;



Рисунок 6. Информация о сотруднике.

4. чтобы принудительно завершить работу сотрудника, выделите его в списке и нажмите на кнопку Отключить сотрудника; все несохраненные действия с документами данного пользователя не попадут в базу данных, поэтому предпочтительнее предложить сотруднику самостоятельно завершить работу;

5. чтобы отправить сообщение выбранному в списке сотруднику, введите текст в поле Сообщение и нажмите на кнопку Отослать сообщение выделенным сотрудникам;

6. чтобы отправить сообщение всем сотрудникам в списке, введите текст в поле Сообщение и нажмите на кнопку Отправить сообщение всем работающим сотрудникам;

7. чтобы увидеть изменения в списке работающих сотрудников, произошедшие с момента перехода на вкладку (кто из пользователей за это время завершил работу с системой, а кто подключился к ней), нажмите на кнопку Обновить.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот при назначении заданий и выполняющих задания пользователей используется структура организации. Любой пользователь может быть зарегистрирован в системе только в составе какого-либо подразделения этой организации. Поэтому администратор системы должен настроить систему таким образом, чтобы она отражала реально существующую структуру подразделений, сотрудники которых будут пользоваться системой для выполнения своей работы.

В каких ситуациях должна выполняться: при первоначальной установке системы ЕВФРАТ-Документооборот; при изменении структуры подразделений в организации.

Последовательность выполнения:

ь чтобы создать новое подразделение, в программе Администратор перейдите на вкладку Сотрудники

ь в левой панели, показывающей список подразделений, выберите подразделение, которому непосредственно подчиняется создаваемое подразделение; если создается подразделение самого высокого уровня, выберите в списке строку Структура предприятия;

ь нажмите на кнопку Добавить новое подразделение;

ь в открывшемся диалоговом окне заполните поля Наименование, Руководитель, Номер, Телефоны, Факс, e-mail, Адрес и Примечание. Обязательным для заполнения является только первое из полей;

ь нажмите на кнопку Сохранить, чтобы создать подразделение с указанными сведениями;

ь чтобы удалить существующее подразделение, на вкладке Сотрудники в левой панели выберите удаляемое подразделение и нажмите на кнопку Удалить подразделение и его сотрудников;

ь чтобы изменить сведения о подразделении, на вкладке Сотрудники в левой панели выберите подразделение, сведения о котором требуется изменить, и нажмите на кнопку Информация о подразделении; в открывшемся диалоговом окне, имеющем такой же вид, что и при создании нового подразделения введите в полях новые сведения и нажмите на кнопку Сохранить;

ь чтобы просмотреть список документов, с которыми в данный момент работает пользователь, в правой панели выберите его имя и нажмите на кнопку Объекты, взятые сотрудником для изменения; в открывшемся диалоговом окне будет показан список взятых пользователем для обработки документов. Одновременно с документом может работать только один пользователь, и пока он не завершит работу с ним, другие пользователи не получат доступа к данному документу.

ь чтобы изменения, выполненные на данной вкладке, стали видны на других вкладках, нажмите на кнопку Обновить информацию с сервера; автоматическое обновление информации произойдет также при выходе из программы.

Настройка потоков документов

Все виды деятельности, типичные для организации, отражаются в системе как потоки документов. Поток документов представляет собой совокупность существующих и вновь создаваемых документов, относящихся к конкретному направлению работ, выполняемых сотрудниками организации в системе ЕВФРАТ-Документооборот. Потоки позволяют определить круг сотрудников, занимающихся теми или иными задачами, и их права доступа к документам, а также регистрационную форму, используемую при создании нового документа данного потока. Первоначально при установке системы автоматически создаются потоки входящих, исходящих и внутренних документов, что в самом обобщенном виде представляет деятельность любой организации, но требует уточнения в понятиях специфической деятельности организации.

В задачи администратора системы входит настройка потоков документов в соответствии с реальными процессами прохождения документов в организации.

В каких ситуациях должна выполняться: при первоначальной настройке системы ЕВФРАТ-Документооборот; при появлении новых направлений деятельности организации.

Последовательность выполнения:

ь чтобы создать новый поток документов, в программе Администратор перейдите на вкладку Потоки документов;

ь нажмите на кнопку Создать новый поток документов;

ь в списке потоков на левой панели появится поток с именем Документы и курсор ввода установится на его имени; введите нужное имя потока с клавиатуры и завершите нажатием клавиши Enter;

ь для выбора регистрационной формы документов данного потока нажмите на кнопку Выбрать регистрационную форму;

ь в открывшемся диалоговом окне выберите регистрационную форму, которая будет использоваться при регистрации новых документов данного потока; если нужной формы не существует, она должна быть предварительно создана с помощью программы Дизайнер форм;

ь чтобы установить права доступа пользователей к выбранному потоку документов, перейдите на вкладку Только просмотра документов в правой панели, если хотите определить права на просмотр документов, или на вкладку Регистрации документов, если хотите определить права на создание и редактирование документов, и нажмите на кнопку Изменить содержимое списка доступа для потока документов;

ь в открывшемся диалоговом окне настройте права доступа пользователей к данному потоку,

ь в поле Текущее значение счетчика введите число, которое будет использоваться как порядковый номер и являться составной частью полного регистрационного номера следующего регистрируемого в данном потоке документа; по умолчанию для вновь создаваемого потока документов оно принимается равным единице и при регистрации каждого последующего документа увеличивается на единицу.

Настройка уведомлений

Содержание задачи: уведомления являются средством взаимодействия пользователей системы ЕВФРАТ-Документооборот при совместной работе с документами. Уведомления подобны сообщениям электронной почты (e-mail), отличаясь тем, что рассылаются автоматически самой системой в соответствии с выполненными настройками. Другое отличие состоит в том, что для доставки уведомлений используется не почтовый сервис Internet, а встроенная почтовая служба системы ЕВФРАТ- Документооборот, и поэтому круг доступных адресатов ограничен зарегистрированными пользователями системы. Настройка уведомлений заключается в определении, какие именно уведомления и в какие сроки будут рассылаться пользователям. Выбранная настройка распространяется на всю систему в целом и не может быть изменена выборочно для отдельных документов или потоков документов, поэтому администратору следует осуществить настройку таким образом, чтобы она была пригодна для всех случаев.

Последовательность выполнения:

ь в программе Администратор перейдите на вкладку Настройка системы

ь для сотрудника, выполняющего обязанности контролера, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении контролирующим исполнение какого-либо документа, О снятии с контроля всех поручений по документу в случае, когда все поручения по подконтрольному документу выполнены, О снятии документа с контроля при завершении исполнения документа, если контролер принимает решение о том, что все поручения по документу выполнены, О назначении исполнителя поручений по подконтрольному документу, О готовности поручения к снятию с контроля при его выполнении исполнителем, О завершении поручения, означающего, что поручение выполнено и снято с контроля, О возврате поручения на контроль в случае, когда контролер не удовлетворен качеством исполнения поручения исполнителем и возвращает поручение на исполнение, О назначении согласующего при проведении согласований по подконтрольному документу, О результатах согласования по документу с информацией, утвержден он или отклонен. Для выполнения операции укажите соответствующие виды уведомлений в списке в левой части окна, используя левую кнопку мыши и удерживая клавиши Ctrl или Shift.

ь для сотрудника, выполняющего обязанности контролера, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков исполнения документа: Никогда, Один раз при наступлении срока, в заданные дни до, при наступлении и по истечении сроков исполнения документа (соответственно отрицательные числа, ноль и положительные числа) или количество отсылаемых уведомлений до и после истечения сроков исполнения документа;

ь для сотрудника, исполняющего поручение по обработке документа, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении исполнителем поручения, О снятии поручения с контроля контролером или создателем поручения, О возвращении поручения на контроль после заявления исполнителя о завершении работы над поручением. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании видов уведомлений для контролера; для сотрудника, исполняющего поручение по обработке документа, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков исполнения поручений по документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании сроков рассылки уведомлений для контролера;

ь для сотрудника, участвующего в согласовании документа, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении согласующим по указанному документу, Об отмене согласования по указанному документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании видов уведомлений для контролера;

ь для сотрудника, участвующего в согласовании документа, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков согласований по документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании сроков рассылки уведомлений для контролера;

ь для определения фактического срока исполнения поручения следует указать, какое событие является признаком завершения работы: Заявка исполнителя о готовности документа или Снятие поручения с контроля.

Настройка адресной книги

Адресная книга представляет собой полный список зарегистрированных пользователей системы, сгруппированных по выполняемым ими функциям (администраторы, контролеры, контролеры с расширенными правами, редакторы отчетов, архивариусы) соответственно правам, присвоенным им при регистрации. Она служит администратору системы справочником обобщенной информации обо всех пользователях.

В каких ситуациях должна выполняться: просматривается для контроля правомерности выделения прав пользователям.

Последовательность выполнения:

ь в программе Администратор настройка адресной книги осуществляется при регистрации или изменении прав доступа пользователя; никаких отдельных действий по настройке администратору выполнять не требуется;

ь чтобы просмотреть текущее состояние адресной книги, нажмите на кнопку Адресная книга в нижней части окна программы;

ь в открывшемся диалоговом окне выберите вкладку, соответствующую правам доступа пользователей (Администраторы, Контролеры, Контролеры с расширенными правами, Редакторы отчетов, Архивариусы), чтобы увидеть список пользователей с данным уровнем прав; если нужная вкладка не видна на экране, перемещайтесь между вкладками нажатием кнопок Влево [<] и Вправо [>];

ь чтобы получить более подробные сведения о пользователе, выберите его в списке и нажмите на кнопку Подробнее.

Настройка календаря

Содержание задачи: срок исполнения документов исчисляется в системе ЕВФРАТ-Документооборот с учетом рабочих и выходных дней. По умолчанию при установке системы выходными считаются субботние и воскресные дни, а все остальные - рабочими. Администратор системы должен настроить календарь для соответствия принятой в организации продолжительности рабочей недели и общегосударственным нерабочим дням.

В каких ситуациях должна выполняться: при первоначальной установке системы ЕВФРАТ-Документооборот; при переносе выходных и рабочих дней постановлением Правительства РФ.

Последовательность выполнения:

ь в программе Администратор перейдите на вкладку Календарь системы; рабочие дни в календаре обозначаются синим цветом, выходные - красным;

ь выберите в выпадающих списках год и месяц, которые нужно настроить;

ь чтобы изменить рабочий день на выходной, щелкните по соответствующему числу правой кнопкой мыши и в появившемся выпадающем меню выберите пункт Сделать выходным днем, чтобы этот день считался выходным только в выбранном году, или пункт Сделать ежегодным выходным днем, чтобы этот день считался выходным во все годы;

ь чтобы изменить выходной день на рабочий, щелкните по соответствующему числу правой кнопкой мыши и в появившемся выпадающем меню выберите пункт Сделать рабочим днем, чтобы этот день считался рабочим только в выбранном году, или пункт Сделать ежегодным рабочим днем, чтобы этот день считался рабочим во все годы;

ь чтобы редактировать список рабочих и выходных дней, дважды щелкните мышью внутри календаря и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Выходные дни или Рабочие дни, соответственно тому, какие из них нужно поменять;

ь в полях Дата задайте настраиваемое число, месяц и год; если выбран год 0, то настройка распространяется на все годы;

ь в поле Описание можно ввести пояснение, в силу каких причин этот день назначен рабочим или выходным;

ь нажмите на кнопку Добавить, чтобы внести выбранный день в список;

ь чтобы отменить настройку, выберите соответствующий день в списке и нажмите на кнопку Удалить.

Настройка словарей

Содержание задачи: словари используются для стандартизации заполнения предопределенных значений полей в регистрационной форме документа. Чтобы избежать опечаток при заполнении полей, которые могут иметь только фиксированные значения, их предпочтительно не вводить с клавиатуры, а выбирать из списка. Список допустимых значений для конкретного поля называется словарем. Привязка словаря к полю выполняется в программе Дизайнер форм

В каких ситуациях должна выполняться: при изменении списка допустимых значений для поля регистрационной формы, появлении новых формулировок, терминов, партнеров и т. п.

Последовательность выполнения:

ь в программе Администратор перейдите на вкладку Словари системы;

ь в левой панели, показывающей список существующих словарей, выберите словарь, содержимое которого нужно изменить;

ь чтобы добавить новую текстовую строку в словарь, введите ее в поле ввода над правой панелью, показывающей содержимое словаря, и нажмите на кнопку Добавить слово в словарь;

ь чтобы изменить строку в словаре, выберите ее в правой панели, нажмите на кнопку Изменить слово, затем отредактируйте строку. По завершении редактирования выделите мышью любую другую строчку словаря;

ь чтобы удалить строку из словаря, выберите ее в правой панели и нажмите на кнопку Удалить слово из словаря;

ь содержимое словаря можно сохранить в виде текстового файла; для этого выберите словарь в левой панели и нажмите на кнопку Сохранить словарь в файл; в открывшемся диалоговом окне задайте имя файла и нажмите на кнопку Сохранить;

ь в результате будет создан текстовый файл, каждая строка которого содержит строку из словаря;

ь словарь можно целиком загрузить из текстового файла, каждая строка которого должна соответствовать одной строке словаря; для этого выберите словарь в левой панели и нажмите на кнопку Загрузить словарь из файла;

ь в открывшемся диалоговом окне выберите файл, из которого будет заполнен словарь, и нажмите на кнопку Открыть; текстовые строки, которые были в словаре перед импортом,

ь заменятся на текстовые строки из файла.

ь администратор также может создать новый словарь. Для этого щелкните мышью на кнопке Создать новый словарь и укажите имя создаваемого словаря;

ь для удаления словаря из системы укажите удаляемый словарь в списке и нажмите на кнопку.

Управление группами пользователей

Содержание задачи: для удобства настройки прав доступа к документам и потокам можно объединять пользователей в группы. Чтобы не перечислять поименно всех пользователей, имеющих право доступа к данному документу или потоку документов, достаточно указать группу, члены которой имеют такое право, входящий в комплект документации к системе ЕВФРАТ-Документооборот). Любой пользователь системы ЕВФРАТ- Документооборот, включенный в группу, получает такие же права доступа к документам, как и прочие члены группы.

В каких ситуациях должна выполняться: при первоначальной установке системы ЕВФРАТ-Документооборот, при регистрации новых пользователей или изменении вида деятельности зарегистрированных пользователей.

Последовательность выполнения:

ь в программе Администратор перейдите на вкладку Группы доступа

ь в правой панели, показывающей существующие группы доступа, выберите группу; если нужная группа еще не существует, создайте ее нажатием кнопки Добавить группу доступа и введите в появившемся диалоге название новой группы;

ь в левой панели, содержащей список подразделений организации и числящихся в них сотрудников, выберите имя сотрудника и нажмите на кнопку [>], чтобы включить его в выбранную группу;

ь чтобы включить в выбранную группу всех сотрудников подразделения, выберите соответствующее подразделение в левой панели и нажмите на кнопку ["];

ь для удаления сотрудника из группы выберите его имя в правой панели и нажмите на кнопку Удалить сотрудника;

ь для удаления группы выберите ее название в правой панели и нажмите на кнопку Удалить группу доступа;

ь чтобы изменения, выполненные на данной вкладке, стали видны на других вкладках, нажмите на кнопку Обновить информацию с сервера; автоматическое обновление информации произойдет также при выходе из программы.

Управление ролями

Содержание задачи: реализованный в системе ЕВФРАТ- Документооборот механизм ролей позволяет создавать объем обязанностей и полномочий по выполнению специфических функций, накладываемых на исполнителя данной роли.

На вкладке Роли администратор имеет возможность создавать новые роли, назначать исполнителя роли, передавать исполнение роли другому пользователю (исполнять роль может только один сотрудник организации; в то же время на одного и того же сотрудника могут быть одновременно назначено исполнение нескольких ролей).

В каких ситуациях должна выполняться:

. при первоначальной установке системы,

. при изменении вида деятельности зарегистрированных пользователей,

. при необходимости создания новой роли или переназначения исполнителя роли.

Последовательность выполнения

Управление ролями включает в себя выполнение нескольких операций:

. создание новой роли,

. переименование роли,

. назначение роли сотруднику,

. переназначение ролей другим сотрудникам,

. снятие роли с сотрудника,

. удаление роли.

Создание новой роли и назначение новой роли сотруднику:

ь в программе Администратор перейдите на вкладку Роли

ь в правой панели, показывающей существующие роли, создайте новую роль, нажав на кнопку Создать новую роль и введя название новой роли в появившемся диалоге;

ь для назначения роли сотруднику в правой панели щелкните левой кнопкой мыши по названию роли, которую будет играть сотрудник;

ь в левой панели, содержащей список подразделений организации и числящихся в них сотрудников, выберите имя сотрудника, который будет играть выбранную роль;

ь нажмите на кнопку [>], чтобы назначить сотруднику указанную роль.

С этого момента указанный сотрудник будет получать сообщения относительно документов, поручений и согласований, для которых он является исполнителем, контролером и согласующим в соответствии с указанной ролью. Эти сообщения сотрудник сможет увидеть в папках Поручения, Контроль и Входящие сообщения, как только войдет в систему ЕВФРАТ-Документооборот. Сотруднику будут доступны все полномочия на документы, потоки, поручения и согласования согласно исполняемым сотрудником ролям.

Переименование роли:

Для изменения имени роли выберите ее название в правой панели, нажмите на кнопку Изменить имя роли и введите новое имя роли;

Переназначение роли другому сотруднику:

ь для назначения роли другому сотруднику в левой панели, содержащей список подразделений организации и числящихся в них сотрудников, выберите имя сотрудника, который будет играть выбранную роль;

ь в правой панели щелкните левой кнопкой мыши по названию роли, которую будет играть сотрудник;

ь нажмите на кнопку [>], чтобы назначить сотруднику указанную роль.

Сотрудник, вновь назначенный на роль, получает доступ к документам, потокам, поручениям, согласованиям и сообщениям согласно назначенной роли Сотрудник, с которого указанная роль снята, теряет доступ к документам, потокам, поручениям, согласованиям и сообщениям указанной роли.

Снятие роли с сотрудника:

Для снятия с сотрудника роли выберите его имя в правой панели и нажмите на кнопку Удалить исполнителя роли. При этом указанный сотрудник потеряет доступ к документам, потокам, поручениям, согласованиям и сообщениям указанной роли. Обратите внимание: после снятия роли с сотрудника эта роль становится вакантной. Все полномочия и обязанности по исполнению, контролю и согласованию документов и поручений, ранее выполнявшиеся сотрудником, игравшим указанную роль, не могут быть исполнены ни одним из сотрудников организации до тех пор, пока на данную роль не будет назначен кто-либо из сотрудников фирмы. Для обеспечения эффективного документооборота в организации не допускайте возникновения подобных ситуаций. Позаботьтесь о том, чтобы полномочия и обязанности по исполнению документов и поручений для указанной роли были назначены другим сотрудникам.

Удаление роли:

Для удаления роли выберите ее название в правой панели и нажмите на кнопку Удалить роль. При этом в случае, если роль исполнялась кем-либо из сотрудников фирмы, указанный сотрудник потеряет доступ к документам, потокам, поручениям, согласованиям и сообщениям указанной роли.

Обратите внимание: после удаления роли все относящиеся к ней задания по исполнению поручений, контролю, согласованию будут потеряны. Для обеспечения эффективного документооборота в организации перед тем, как удалять роль, назначьте все права и обязанности по исполнению документов, относящихся к указанной роли, другим сотрудникам фирмы.

Обратите внимание: при удалении роли документы и прикрепленные к ним файлы, связанные с указанной ролью, удалены не будут. Они останутся в базе системы и будут доступны для поиска и дальнейшей обработки.

Обновление информации:

Чтобы изменения, выполненные на данной вкладке, стали видны на других вкладках, нажмите на кнопку Обновить информацию с сервера; автоматическое обновление информации произойдет также при выходе из программы АРМ Администратора.

Управление списками рассылки

Содержание задачи: в системе ЕВФРАТ-Документооборот взаимодействие пользователей при совместной работе над документом осуществляется с помощью сообщений, отправляемых исполнителем другим сотрудникам - соисполнителям. Если сообщение нужно отправить сразу нескольким пользователям, то это удобно сделать с помощью списка рассылки. Если в поле адреса сообщения указать список рассылки, то сообщение будет доставлено всем пользователям, включенным в список.

В каких ситуациях должна выполняться: при формировании направлений деятельности, обслуживаемых специально назначенными для этого сотрудниками.

Последовательность выполнения:

ь в программе Администратор перейдите на вкладку Списки рассылки

ь в правой панели, показывающей существующие списки рассылки, выберите нужный список; если он еще не существует, создайте его нажатием кнопки Создать список новый рассылки; в открывшемся диалоговом окне введите имя создаваемого списка рассылки и нажмите на кнопку Создать;

ь в левой панели, содержащей список подразделений организации и числящихся в них сотрудников, выберите имя сотрудника и нажмите на кнопку, чтобы включить его в выбранный список;

ь чтобы включить в выбранный список всех сотрудников подразделения, выберите соответствующее подразделение в левой панели и нажмите на кнопку;

ь для удаления сотрудника из списка рассылки выберите его имя в списке на правой панели и нажмите на кнопку Удалить сотрудника;

ь для удаления списка рассылки выберите его название в правой панели и нажмите на кнопку Удалить список рассылки;

ь чтобы изменения, выполненные на данной вкладке, стали видны на других вкладках, нажмите на кнопку Обновить информацию с сервера; автоматическое обновление информации произойдет также при выходе из программы.

Рекомендации к оформлению работы: Преподавателю предоставляется файл отчета оформленного в текстовом процессоре Word. После выполнения пунктов лабораторной работы скопируйте активное окно программы в файл отчета с описанием выполняемых операций

Размещено на Allbest.ru