Поняття офісного програмування

Размещено на http://www.allbest.ru/

Поняття офісного програмування

План

1. Поняття офісного програмування

2. Що таке мова VBA

3. Макрорекордер: швидке створення макросів

4. Способи запуску макросів

1. Поняття офісного програмування

Програмування в офісі - це, перш за все, зменшення кількості повторюваних дій. VBA - надзвичайно багата мова програмування з найширшими можливостями. Нижче перераховані лише деякі завдання, які можна вирішувати за допомогою макросів , написаних на VBA.

· Вставка текстового рядка або формули. Якщо ви часто вводите в робочий лист ім'я компанії, то можете перекласти цю роботу на простий макрос. Автоматизувати цю операцію можна також за допомогою діалогового вікна Автозаміна , однак макроси - більш гнучке і зручний засіб .

· Автоматизація часто виконуваних завдань. Припустимо , в щомісячну зведення потрібно включити декілька діаграм. Якщо ця операція повторюється кожен місяць, то для її автоматизації можна розробити макрос, що створює діаграми на основі щомісяця оновлюваних вихідних даних.

· Автоматизація одноманітних операцій. Припустимо, потрібно виконати деяку операцію над 20 різними діаграмами. Виконуючи операцію в перший раз, ви можете включити запис макросу, тоді для зміни інших діаграм достатньо буде лише запустити макрос 19 разів.

· Створення користувальницьких команд. Наприклад, за допомогою макросу можна об'єднати декілька команд Excel таким чином, щоб вони виконувалися в результаті єдиного клацання кнопкою миші або натискання клавіші.

· Створення користувальницької кнопки на панелі інструментів. Ви можете розмістити на будь-який з панелей інструментів Excel власну кнопку, що запускає ваш макрос.

· Створення спрощеного інтерфейсу для користувачів , не знайомих з Excel.

· Створення повнофункціональних додатків, керованих макросами. Макроси Excel можуть виводити користувальницькі діалогові вікна і додавати нові команди в головне меню. За допомогою VBA можна створити набір діалогових вікон, максимально наближених до конкретного завдання і спрощених таким чином, щоб їх було достатньо для виконання користувачем його завдання. Загалом, будь-яка дія, яке вам доводиться повторювати кілька разів, - це можливий кандидат на автоматизацію .

2. Що таке мова VBA

VBA ( Visual Basic для додатків) - це діалект мови Visual Basic , що розширює його можливості і призначений для роботи з додатками Microsoft Office та іншими додатками від Microsoft і інших.

При програмуванні в офіс можна цілком обійтися і без мови VBA. Підійде будь COM -сумісний мову, наприклад: звичайний Visual Basic, VBScript, Java , JScript, C + + , Delphiі т. п. .

Можна використовувати і NET -сумісні мови програмування: VB.NET, C # і т. п. Вам будуть доступні всі можливості об'єктних моделей додатків Офіс. Наприклад , якщо зберегти наступний код у файлі з розширенням VBS і запустити його на виконання, то буде запущений файл Word, в якому відкриється новий документ і буде віддрукований текст:

Dim oWord

Set oWord = CreateObject("Word.Application")

oWord.Visible = true

oWord.Documents.Add

oWord.Selection.TypeText ("Привет от VBScript")

Проте, VBA - це зазвичай найзручніша мова для роботи з додатками Office. Головна причина проста - мова VBA вбудована в додатки Office, і код мовою VBA можна зберігати всередині документів додатків Офіс: в документах Word, книгах Excel, презентаціях PowerPoint і т. п. Звичайно ж, цей код можна запускати з документів на виконання, оскільки середовище виконання коду VBA (хост ) вбудовано всередину цих додатків.

В даний час VBA вбудований:

· у всі головні програми Microsoft Office - Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, FrontPage , InfoPath;

· в інші додатки Microsoft, такі як Visio і Project;

· у понад 100 додатків третіх фірм, наприклад, в CorelDRAW і CorelWordPerfect Office 2000, AutoCAD і т. п.

Але є також і безліч інших переваг.

VBA - універсальна мова. Освоївши її , ви не тільки отримаєте ключ до всіх можливостей додатків управління, перерахованих раніше, а й будете готові до того, щоб :

· створювати повноцінні програми на Visual Basic (оскільки ці мови - близькі родичі);

· використовувати всі можливості мови VBScript (це взагалі " урізаний " VBA). В результаті у вашому розпорядженні будуть універсальні засоби для створення скриптів адміністрування ОС Windows , веб- сторінок ( VBScript в Internet Explorer), веб -додатків ASP, для застосування в пакетах DTS та завдання на SQL Server, а також для створення серверних скриптів Exchange Server і многоемногое інше.

· VBA спочатку був орієнтований на користувачів, а не на професійних програмістів (хоча професіонали користуються ним дуже активно ), тому створювати програми на ньому можна швидко і легко. Крім того , в офіс вбудовані потужні засоби, що полегшують роботу користувача: підказки по об'єктах і по синтаксису, макрорекордер і т. п.

При створенні додатків на VBA вам , швидше за все, не доведеться піклуватися про встановлення та налаштування спеціальної середовища програмування і наявності потрібних бібліотек на комп'ютері користувача - Microsoft Office є практично на будь-якому комп'ютері.

Програми на VBA за замовчуванням не компілюються , тому вносити в них виправлення дуже зручно. Не потрібно розшукувати вихідні коди і перекомпілювати програми.

3. Макрорекордер: швидке створення макросів

У більшість програм Microsoft Office (виключаючи доступ і FrontPage ) вбудовано чудовий засіб, який дозволить вам створювати програми , взагалі нічого не знаючи про програмування. Це засіб називається макрорекордер.

Макрорекордер - це засіб для запису макросів. Макрос - всього лише ще одна назва для VBA - програми , а макрорекордер - засіб для його автоматичного створення .

Додатки Microsoft Office 2003 за замовчуванням налаштовані так , що не дозволяють запускати макроси. Тому перед тим, як приступати до створення макросів, в меню Сервіс /Макрос/ Безпека (переставте перемикач Рівень безпеки в положення Середня або Низька), а потім закрийте і знову відкрийте цю програму. Це потрібно зробити тільки один раз на початку роботи . команда мова програмування макрорекордер

Перед створенням макросу в макрорекордері :

1. необхідно дуже ретельно спланувати макрос, добре подумавши, що ви будете робити і в якій послідовності. Якщо є можливість, визначте підготовчі дії. Наприклад, якщо потрібно вставити поточну дату в початок документа, може бути, має сенс першою командою макросу зробити перехід на початок документа ( <Ctrl> + <Home> );

2. подивіться чи немає готової команди, яку можна відразу призначити клавіші або кнопці на панелі інструментів без створення макросу. Зробити це можна за допомогою меню Сервіс/Налаштування. З вкладки Команди можна перетягнути потрібну команду на потрібну панель управління , і, натиснувши на цій же вкладці кнопку Клавіатура, у вікні Налаштування клавіатуриназначіть для команди потрібну комбінацію клавіш;

Рис. 1.1. Діалогове вікно Запись макроса

3. Після натискання кнопки ОК або призначення кнопки або клавіатурною комбінації почнеться запис макросу. Покажчик миші при цьому прийме вид магнітофонного касети і з'явиться маленька панель Зупинити запис. На ній всього дві кнопки - Зупинити запис і Пауза . Якщо ви випадково закрили цю панель, зупинити запис можна через меню Сервіс | Макрос | Зупинити запис .

4. Найпростіший спосіб запустити макрос, якому не призначена кнопка або клавіатурна комбінація, - в меню Сервіс вибрати Макрос/Макроси (або натиснути комбінацію клавіш <Alt> + <F8> ), у вікні, Макрос ( . Див рис 1.2 ) у списку вибрати потрібний макрос і натиснути кнопку Виконати . З цього ж вікна можна переглядати і редагувати макроси, видаляти або переміщати їх і т. п.

Рис . 1.2 . Діалогове вікно Макроси

Якщо макросів створено багато, то отримати список всіх призначень клавіш ( включаючи призначення для вбудованих макросів Word) можна за допомогою меню Сервіс/Макрос /Макроси, потім у вікні Макрос в списку Макроси з вибрати Команд Word, а в списку Ім'я вибрати макрос ListCommands і натиснути кнопку Виконати. У відповідь на запрошення потрібно вибрати Поточні настройки меню і клавіш ( інакше буде виведений повний список команд Слово на 26 сторінок). У ваш документ буде вставлена ??таблиця з поточними призначеннями клавіш, яку можна роздрукувати.

І ще один дуже важливий момент, пов'язаний з макрорекордер. Крім того, що він дозволяє створювати простенькі програми , придатні для самостійного використання без всяких доробок, макрорекордер - це ще й ваш розвідник в світі об'єктних моделей додатків Office.

4. Способи запуску макросів

Найпростіший спосіб - скористатися вікном Макрос, яке можна відкрити за допомогою меню Сервіс /Макрос /Макроси (рис. 1.2).

З цього вікна за допомогою кнопок можна :

· Виконати - запустити макрос на виконання ;

· Налагодження - відкрити макрос у редакторі Visual Basic і почати його покрокове виконання ;

· Змінити - просто відкрити макрос у редакторі Visual Basic ;

· Створити - необхідно буде ввести ім'я створюваного макросу і в редакторі Visual Basic буде автоматично створена процедура з певним вами ім'ям ;

· Видалити ;

· Організатор - поміняти опис і призначене поєднання клавіш.

Якщо ви користуєтеся макросом постійно, то можна використовувати найшвидший спосіб його виклику - клавіатурну комбінацію.

Призначити поєднання клавіш макросу можна дуже просто.

У Word це виглядає так: за допомогою меню Сервіс/Налаштування відкриваємо однойменне вікно і переходимо на вкладку Команди. Потім натискаємо на кнопку Клавіатура: відкриється вікно Налаштування клавіатури (рис. 1.3).

Рис . 1.3. Вікно налаштування клавіатурних комбінацій

У списку Категорії потрібно вибрати Макроси, у списку Команди - створений вами макрос, встановити покажчик введення в поле Нове сполучення клавіш і натиснути необхідне сполучення клавіш. Після того як потрібне сполучення клавіш буде введено, натисніть кнопку Призначити, а потім Закрити. Слідкуйте за написом Поточне призначення в цьому діалоговому вікні. Цілком можливо , що обраному вами поєднанню клавіш вже призначено інший макрос або вбудована команда.

У Excel кнопки Клавіатура у вікні Налаштування ( меню Сервіс/Налаштування ) ви не знайдете. Тут доведеться призначати клавіатурні комбінації по-іншому: в ??меню Сервіс вибратьМакрос/Макроси , вибрати в списку потрібний макрос і натиснути кнопку Параметри. Відкриється вікно Параметри макросу (рис. 1.4), в якому ви зможете вибрати потрібну клавіатурну комбінацію (тільки в поєднанні з клавішею Ctrl - ) і ввести опис макросу.

Рис. 1.4 Діалогове вікно Параметри макросу

Створення та налагодження нової панелі інструментів для виклику макросів в Word може виглядати так:

1. У меню Сервіс виберіть Налаштування та перейдіть на вкладку Панелі інструментів.

2. Натисніть кнопку Створити, введіть назву панелі ( наприклад , Мої_макроси ) і виберіть той документ, в якому вона буде створена. Якщо ви виберете Normal.dot , то панель буде доступна для всіх документів Word на цьому комп'ютері (що найчастіше і необхідно ). Інший варіант - створити панель інструментів у тому документі Word, який у вас відкритий. У цьому випадку панель буде доступна тільки з цього файлу.

3. Після того як ви натиснете кнопки ОК і Закрити, буде створена нова порожня панель ( яка знаходитиметься десь прямо поверх документа). Щоб було зручніше, перетягніть її до стандартних панелей інструментів, а потім знову скористайтеся командою головного меню Сервіс/Налаштування. У вікні Налаштування перейдіть на вкладку Команди, в списку Категоріі виберіть Макроси і просто перетягніть на панель інструментів потрібні макроси зі списку Команди.

Після того як ми додали кнопки можна налаштувати їх зовнішній вигляд. Тому наступну дію - налаштування кнопок. Для цього при відкритому вікні Налаштування (це умова обов'язкова!) Просто клацніть правою кнопкою миші по кнопці панелі інструментів, яку треба налаштувати. Відкриється спеціальне контекстне меню ( рис. 1.5).

За допомогою цього меню можна :

* Видалити - видалити кнопку (також можна просто перетягнути її назад з панелі на вікно Налаштування ) ;

* Ім'я - ввести ім'я , т. е. напис на кнопці або пункті меню.

* Копіювати значок на кнопці і Вставити значок для кнопки - скористатися вподобаним вам значком з іншого кнопки;

Рис 1.5 Контекстне меню для настройки кнопки на панелі інструментів

* Змінити значок на кнопці - відкриється скромний редактор, в якому ви зможете самі намалювати потрібний значок;

* Вибрати значок для кнопки - вибрати один з 42 стандартних значків. Насправді тільки в Слово значків, які можна використовувати, кілька тисяч ;

* Основний стиль - під цим написом ховається те, що нам зазвичай і потрібно : щоб кнопка була представлена ??тільки малюнком , без жодних написів ;

* Тільки текст ( завжди), Тільки текст ( в меню), Значок і текст - визначають, що саме з набору напис / малюнок буде показано на кнопці.

Размещено на Allbest.ru