Создание базы данных Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

программный информационный аccess еxcel

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу программного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Они являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей.

1. Постановка задачи

1.1 Описание исходных данных и предметной области

В предметной области выделяются информационные объекты - идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

База данных «Магазин музыкальных дисков» предназначена для контроля за дисками, количество поступивших и проданных.

В базу данных будут вводится следующие исходные данные:

1. Код

2. Исполнитель

3. Стиль

4. Название альбома

5. Год выпуска

6. Поступило

7. Дата поступления

8. Продано

9. Количество заказанных дисков

10. Дата заказа

1.2 Характеристика среды выполнения задачи и требований, предъявляемых к ней

СУБД Access является системой управления базами данных реляционного типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи, выполнять операции реляционной алгебры. Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

СУБД позволяет задавать типы данных и способы их хранения. Можно также задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что не будет введен случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений вводимых данных.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, электронные таблицы). Можно задавать также форматы хранения представления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

Общие характеристики MS Access Преимущества:

ѕ Возможность быстрой и интуитивной разработки (до десятков раз быстрее разработки на визуальных языках программирования)

ѕ Разработка доступна даже новичку (Для разработки простейших решений не требуется даже владения языками программирования)

ѕ Полноценное хранилище данных, поддерживающее транзакции, индексы, типы данных, ограничения, связи.

ѕ Язык запросов SQL (различные варианты в зависимости от версии см. ниже)

2. Разработка базы данных «Магазин музыкальных дисков» на базе СУБД Access

2.1 Выделение атрибутов предметной области

Для введения и поиска в базе данных будут использоваться следующие атрибуты:

1. Код

2. Исполнитель

3. Стиль

4. Название альбома

5. Год выпуска

6. Поступило

7. Дата поступления

8. Продано

9. Количество заказанных дисков

10. Дата заказа

2.2 Определение типа атрибутов

Определение типа атрибутов таблицы "Сведения об исполнителях".

Определение типа атрибутов таблицы-"Сведения об альбомах".

Определение типа атрибутов таблицы-"Поступление".

Определение типа атрибутов таблицы-"Продажа".

Определение типа атрибутов таблицы-"Заказ дисков".

2.3 Создание файла БД

2.4 Создание структуры таблицы "Заказ дисков"

Схема данных

2.5 Заполнение таблицы "Заказ дисков"

2.6 Создание структуры таблицы "Поступление"

2.7 Заполнение таблицы "Поступление"

2.8 Создание структуры таблицы "Продажа"

2.9 Заполнение таблицы "Продажа"

2.10 Создание структуры таблицы "Сведения об альбомах"

2.11 Заполнение таблицы "Сведения об альбомах"

2.12 Создание структуры таблицы "Сведения об исполнителях"

2.13 Заполнение таблицы "Сведения об альбомах"

3. Конструирование запросов

Запросы создаются для выборки необходимых данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы.

Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и сравниваемых операторов. В качестве операторов сравнения и логических операторов могут использоваться: =, <, >, <>, Between, Like, And, Not, Or, которые определяют операцию над одним или несколькими операндами.

В качестве операндов могут использоваться: литералы(число, строка, дата), константы (True, Falls, Null), идентификаторы (ссылки на значение поля, элемент управления, свойство).

Кроме выбора полей из таблиц можно создать свое вычисляемое поле. Вычисляемое поле, включенное в запрос, позволяет получить новое поле с результатами вычисления, отображаемыми только в таблице запроса, и не создает полей в исходных таблицах базы данных.

3.1 Запрос- Выборка

Запрос на выборку- выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса.

3.2 Запрос с одним условием

3.3 С несколькими условиями

3.4 С параметром

Запрос с параметром необходим для того. чтобы человек сам мог запрашивать требуемые данные.

3.5 Итоговый

Итоговый запрос- Вычисляет различные статистические параметры.

3.6 С вычислением

Сформировать условие отбора можно с помощью построителя выражения, который вызывается при щелчке мыши на панели инструментов по инструменту построитель.

4. Создание формы (в режиме мастера)

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Формы - это диалоговый графический интерфейс для работы пользователя с базой данных.

Формы предназначены для ввода и просмотра взаимосвязанных данных БД на экране в любом удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу, кроме того формы можно применять для создания панелей управления в приложении.

4.1 В один столбец на базе таблицы

4.2 Ленточная на базе таблицы

4.3 Форма на базе запроса

5. Обработка данных с помощью ТП EXCEL

Импортирование таблицы Access в Excel и выполнение с данными вычислений с использованием формул и встроенных функций .

5.1 Связь с MS Office

5.2 Импорт таблицы Access в Excel

5.3 Нахождение Среднего, Максимального, Минимального значений и функции

Представление имеющихся в данных тенденций, соотношений в виде диаграмм(гистограмм, круговых диаграмм, графиков)

Список использованных источников

1. Гвоздева В.А., Лаврентьева И.Ю. Основы построения автоматизированных информационных систем: учебник. - М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007. - 320с.

2. Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учеб.пособие / Под ред. проф. Л.Г. Гагариной. - М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007. - 384с.

3. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В.

Microsoft Access за 21 занятие для студента. - СПб.: БХВ-Петербург, 2005

Размещено на Allbest.ru