Разработка системы управления базой данных учета клиентов гостиницы "Алмаз" в программе Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«УРАЛЬСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИТЕКТУРНО-ХУДОЖЕСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ» (ФГБОУ ВПО «УралГАХА»)

Институт урбанистики

Кафедра прикладной информатики

Отчет по преддипломной практике

«Разработка системы управления базой данных учета клиентов гостиницы «Алмаз» в программе Microsoft Access»

Выполнила: Дятлова М.А.

Проверил: Кривоногов А.И.

Содержание

ЗАДАНИЕ НА ПРЕДДИПЛОМНУЮ ПРАКТИКУ

АННОТАЦИЯ

ВВЕДЕНИЕ

1. ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ

1.1 АНАЛИЗ ДАННЫХ

1.2 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

2. ПРОГРАММНАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ

2.1 СТРУКТУРА ДАННЫХ

2.2 ОПИСАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

3. ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

3.2 ТРЕБОВАНИЕ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ДАННЫХ

4. ПРОЦЕДУРЫ ТЕСТИРОВАНИЯ И СОПРОВОЖДЕНИЯ

4.1 ТЕСТОВЫЕ ДАННЫЕ

4.2 РЕЗУЛЬТАТЫ, СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ТЕСТОВЫМ ДАННЫМ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Задание на преддипомную практику

Создать базу данных «Учета клиентов гостиницы «Алмаз» в программе Microsoft Access», с помощью которой, можно осуществлять следующие действия:

1. Регистрация клиента;

2. Регистрация оплаты;

3. Регистрация пользования дополнительными услугами;

4. Выдача отчета по оплате по каждому клиенту.

Аннотация

Целью выполнения преддипломной работы является:

1. Создание базы данных «Учета клиентов гостиницы «Алмаз» в программе Microsoft Access», в которой будет храниться и обрабатываться информация о клиентах гостиницы, их дополнительных услугах, не входящих в базовый пакет обслуживания, а также об обслуживающем их персонале.

2. Приобретение практических навыков проектирования баз данных и разработки программного обеспечения по управлению базами данных с использованием СУБД. На примере создаваемой базы данных необходимо научиться создавать таблицы, связывать их, писать запросы средствами СУБД, научиться разрабатывать формы, отчеты, системное меню и умело пользоваться всем многообразием инструментов СУБД.

База данных «Учета клиентов гостиницы «Алмаз» в программе Microsoft Access» будет выполнять следующие задачи:

1. Регистрация клиента, используемой им формы оплаты, его дополнительных услуг

2. Выдача отчета по каждому клиенту или дополнительной услуге.

Пояснительная записка включает 22 страниц текста, 13 таблиц, 15 рисунков, 3 использованных литературных источника.

Введение

В наше время IT технологий практически каждая фирма имеет собственную базу данных для автоматизации процессов обработки данных в интересующей фирму области. Мной была разработана программа «Учета клиентов гостиницы «Алмаз» в программе Microsoft Access» для работы с личными данными клиентов гостиницы, автоматизации процесса регистрации. База данных, имеющаяся в учреждении, позволяет накопленную информацию по клиентам оптимально хранить, искать, а также использовать при оформлении различных статистических данных, подготовке отчетов.

База данных (БД) - это совокупность взаимосвязанных и упорядоченных данных, которая обеспечивает их оптимальное использование в определенной области человеческой деятельности.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД).

Используемая нами программа «Microsoft ACCESS» - это функционально полная реляционная СУБД. Система управления базами данных Microsoft ACCESS является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии ACCESS имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Встроенная функция SQL позволяет легко и быстро создавать запросы. Именно благодаря этим преимуществам наш выбор остановился на данной базе данных.

1. Функциональная спецификация

1.1 АНАЛИЗ ДАННЫХ

При анализе предметной области необходимо сначала выделить информационные объекты. Поскольку любой физический объект имеет множество свойств, то для каждого из этих объектов необходимо указать только те, которые необходимы для решения задач, стоящих перед разрабатываемой информационной системой. Для каждого из объектов необходимо указать операции, которые можно выполнять с этим объектом.

Из всего множества свойств необходимо выбрать только существенные, наиболее полезные для решения задач.

База данных «Учета клиентов гостиницы «Алмаз» в программе Microsoft Access» будет выполнять следующие задачи:

1. Регистрация клиента, используемой им формы оплаты, его дополнительных услуг;

2. Выдача отчета по каждому клиенту.

Таблица 1 - Заполненный рабочий бланк задачи «Расчет заработной платы сотрудника»

Описание задачи «Регистрация клиента, используемой им формы оплаты, его дополнительных услуг»
Список связанных задач	Подготовка отчетов по каждому клиенту и любой из предоставляемых дополнительных услуг, осуществление поиска
Имя элемента	Описание	Объект
ФИО клиента	ФИО клиента	Клиент
Дата приезда	Дата прибытия клиента в гостиницу	Клиент
Дата отъезда	Дата убытия клиента из гостиницы	Клиент
Номер комнаты	Занимаемый клиентом гостиничный номер	Клиент
Форма оплаты	Способ оплаты клиентом услуг гостиницы	Клиент
Дополнительные услуги	Используемые клиентом дополнительные услуги	Клиент
Категория номера	Категория, к которой принадлежит номер, занимаемый клиентом, определяющая стоимость проживания	Гостиничный номер
Стоимость проживания	Счет к оплате за предоставленные услуги	Клиент

Таблица 2 - Заполненный рабочий бланк описания объекта «Клиент»

Имя объекта: Клиент	Краткое описание: Персональные данные клиентов гостиницы
Связанные объекты:	Имя Дополнительные услуги Гостиничный номер Оплата	Связь Один Один Один
Имя элемента	Тип	Описание	Условие на значение
Номер клиента	Счетчик	Порядковый номер клиента при регистрации
ФИО клиента	Текст	ФИО клиента
Дата приезда	Дата/время	Дата прибытия клиента в гостиницу
Дата отъезда	Дата/время	Дата отбытия клиента из гостиницы
Номер комнаты	Число	Гостиничный номер клиента
Форма оплаты	Текст	Используемый клиентом способ оплаты услуг гостиницы
Дополнительные услуги	Текст	Используемые клиентом дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей

Таблица 3 - Заполненный рабочий бланк описания объекта «Дополнительные услуги»

Имя объекта: Дополнительные услуги	Краткое описание: Данные о дополнительных услугах, предоставляемых гостиницей
Связанные объекты:	Имя Клиент	Связь Многие
Имя элемента	Тип	Описание	Условие на значение
Номер услуги	Счетчик	Порядковый номер услуги
Название услуги	Текст	Наименование дополнительной услуги
Описание услуги	Поле МЕМО	Подробное описание того, что из себя представляет услуга, на что она нацелена
Фотография	Поле объектов OLE	Фотография, иллюстрирующая суть услуги

Таблица 4 - Заполненный рабочий бланк описания объекта «Гостиничный номер»

Имя объекта: Гостиничный номер	Краткое описание: Перечень гостиничных номеров
Связанные объекты:	Имя Клиент Каталог номеров Горничная	Связь Многие Один Один
Имя элемента	Тип	Описание	Условие на значение
Номер комнаты	Счетчик	Порядковый номер номера
Категория	Текст	Название категории, к которой относится номер (определяет стоимость проживания в номере)
ФИО горничной	Текст	ФИО горничной, ответственной за поддержание порядка в номере
Статус	Логический	Показывает, проживает ли какой-либо из клиентов в номере или нет

Таблица 5 - Заполненный рабочий бланк описания объекта «Каталог номеров»

Имя объекта: Каталог номеров	Краткое описание: Перечень категорий номеров гостиницы с указанием стоимости проживания в номере определенной категории
Связанные объекты:	Имя Гостиничный номер	Связь Многие
Имя элемента	Тип	Описание	Условие на значение
Стоимость	Денежный	Стоимость проживания (сутки) в номере данной категории, в руб.
Категория	Текст	Название категории, к которой относится номер
Описание	Поле МЕМО	Подробное описание того, что находится в номере и для кого он предназначен
Фотография	Поле объектов OLE	Фотография номера, определенной категории

Таблица 6 - Заполненный рабочий бланк описания объекта «Горничная»

Имя объекта: Горничная	Краткое описание: Данные о работающих в гостинице горничных
Связанные объекты:	Имя Гостиничный номер	Связь Многие
Имя элемента	Тип	Описание	Условие на значение
ФИО горничной	Денежный	ФИО горничной
Телефон	Текст	Номер телефона горничной	Маска ввода
Фотография	Поле объектов OLE	Фотография горничной

Таблица 7 - Заполненный рабочий бланк описания объекта «Оплата»

Имя объекта: Горничная	Краткое описание: Данные о работающих в гостинице горничных
Связанные объекты:	Имя Клиент	Связь Многие
Имя элемента	Тип	Описание	Условие на значение
Форма оплаты	Текст	Способ при помощи которого, клиент будет рассчитываться за использованные им услуги гостиницы, как основные, так и дополнительные

1.2 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Для формирования счета к оплате по использованным клиентом услуг гостиницы необходимы математические вычисления. В этом сегменте управления нам пригодится математический аппарат.

Например:

1) для расчета количества дней пребывания клиента в гостинице необходимо из даты отъезда отнять день приезда. Срок проживания: [Дата отъезда] - [Дата приезда]



Рис.1 - Расчет срока проживания в запросе с помощью построителя выражений

Так же, производится расчет конечной стоимости проживания клиента в гостинице ([Дата отъезда] - [Дата приезда])*[Стоимость номера в сутки] + [Стоимость дополнительной услуги]

Рис.2 - Расчет конечной стоимости проживания с помощью построителя выражений

2. Программная спецификация

2.1 СТРУКТУРА ДАННЫХ

Типы полей и их описание.

1. Текстовый - текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы. Сохраняет до 255 знаков.

2. Числовой - данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов.

3. Дата/Время - используется для хранения дат и времени полей, в которых данные представлены в специальном формате. Данные этого типа занимают 8 байт.

4. Денежный - используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.

5. Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания. Сохраняет до 65 536 знаков.

6. Поле объекта OLE - Microsoft Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу Excel, документ Word, рисунок, звукозапись), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access. Фактический объем данных, который Вы можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска Вашего компьютера (до 1 Гигабайта).

7. Мастер подстановок - выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Таблица 8 - Клиенты

Имя поля	Тип данных
№ регистрации	Счетчик	Ключевое поле
ФИО клиента	Текстовый
Дата приезда	Дата/время
Дата отъезда	Дата/время
№ комнаты	Числовой
Форма оплаты	Текстовый
Дополнительные услуги	Текстовый

Таблица 9 - Гостиничные номера

Имя поля	Тип данных
№ комнаты	Счетчик	Ключевое поле
ФИО ответственной горничной	Текстовый
Категория	Текстовый
Статус (занят/свободен)	Логический

Таблица 10 - Дополнительные услуги

Имя поля	Тип данных
№ услуги	Счетчик
Название услуги	Текстовый	Ключевое поле
Стоимость услуги	Денежный
Описание услуги	Поле МЕМО
Фотография	Поле объекта OLE

Таблица 11 - Горничные

Имя поля	Тип данных
ФИО горничной	Текстовый	Ключевое поле
Телефон	Текстовый
Фотография	Поле объекта OLE

Таблица 12 - Каталог номеров

Имя поля	Тип данных
Категория	Текстовый	Ключевое поле
Стоимость	Денежный
Описание	Поле МЕМО
Фотография	Поле объекта OLE

Таблица 13 - Оплата

Имя поля	Тип данных
Форма оплаты	Текстовый	Ключевое поле

2.2 ОПИСАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

Связь между таблицами устанавливает отношение между совпадающими значениями в ключевых полях. Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:

1) «один к одному» (1: 1);

2) «один ко многим» (1: ?);

3) «многие ко многим» (?: ?).

Рис. 3 - Схема данных

В данной работе использовалась связь «один ко многим» - это наиболее подходящий вид связи, для этой базы данных. При такой связи каждой строке таблицы «А» может соответствовать множество строк таблицы «Б», однако каждой строке таблицы «Б» может соответствовать только одна строка таблицы «А». Связь «один ко многим» создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.

3. Эксплуатационные процедуры

3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

1. Windows 95/98/ME/2000/XP

2. Pentium III 500 МГц

3. ОЗУ 64 Мб

4. 40 Мб свободного места на жестком диске

5. Mouse

6. Монитор 19?

7. Клавиатура Стандартная (101/102 клавиши)

3.2 ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДАННЫХ

1. Стоимость проживания в номере (сутки) и стоимость использования дополнительных услуг указываются в рублях;

2. В дате приезда клиента указывается день, число месяца и год;

3. В дате отъезда клиента указываются день, число месяца и год.

4. Процедура тестирования и сопровождения

4.1 ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

Рис.4 - Форма «Главная кнопочная форма»

Регистрация клиента в БД

Рис.5 - Форма «Регистрационная форма»

Формирование отчета - счета к оплате по каждому клиенту

Рис.6 - Запрос «Введите № регистрации клиента»

Формирование отчета по использованию доп. услуг

Рис.7 - Запрос «Введите № дополнительной услуги»

Формирование отчета о работе горничных

Рис.8 - Запрос «ФИО горничной»

4.2 РЕЗУЛЬТАТЫ, СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ТЕСТОВЫМ ДАННЫМ

Форма «Клиенты гостиницы» после проведения регистрации клиентов

Рис. 9 - Форма «Клиенты гостиницы»

Рис.10 - Форма «Поиск клиента по любому полю в бланке регистрации»



Рис. 11 - Форма «Свободные номера»

Рис. 12 - Форма «Дополнительные услуги»



Рис.13 - Отчет «Счет за проживание по каждому клиенту»

Рис.14 - Отчет «Отчет о работе горничной»



Рис.15 - Отчет «Отчет по использованию дополнительных услуг»

программный обеспечение управление учет

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном мире электронных технологий практически невозможно представить компанию (фирму или организацию), в которой не требуется обработка некоторого объёма информации. Информацию требуется, где-то хранить. Информация может динамически изменяться. Регулярно требуется выборка данных по определённым критериям из всего массива.

При автоматизации бизнес процессов очень часто возникают задачи, которые не решают уже готовые программы и базы данных. При этом аналитическая информация показывает, что даже если использовать сложные и дорогостоящие CRM-системы управления предприятием, получить решение, удовлетворяющее руководство компании, бывает просто не возможно.

Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчётов, сортировки, выборки и представления любых массивов данных по любым критериям. Внедрение программ на крупных предприятиях позволяет значительно улучшить условия труда работников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений. В данной работе предложен один из способов реализации задачи «Автоматизация работы администратора гостиницы путем использования БД ««Учет клиентов гостиницы «Алмаз» в программе Microsoft Access»».

Программа позволяет регистрировать клиентов, распечатывать отчеты по счетам клиентов, работе персонала, использовании дополнительных услуг, предлагаемых гостиницей, тем самым, экономя рабочее время сотрудника. Данная программа имеет удобный пользовательский интерфейс, дешевую себестоимость, приемлемые требования к аппаратному обеспечению.

Список используемой литературы

1. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1989г.

2. Карпова Т.А. - Базы данных: модели, разработка, реализация. Уч. пособие - СПб: Питер, 2001г.

3. Самоучитель: Access 2003. Самоучитель с примерами. Гончаров А.Ю. М. 2004г.

Размещено на Allbest.ru