Організація інформаційно-аналітичного забезпечення роботи органів державної та місцевої влади і управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ

ЧЕРКАСЬКИЙ ФАКУЛЬТЕТ МБ КУК

Кафедра документознавства

РЕФЕРАТ

на тему «Організація інформаційно-аналітичного забезпечення роботи органів державної та місцевої влади і управління»

з дисципліни «Інформаційно-аналітична діяльність»

Виконала: Локоть Т.В.

Перевірив: Гончар Ю.О.

Черкаси - 2015

Зміст

• Вступ
• 1. Сутність та особливості інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності органів державної влади
• 1.1 Інформатизація державного управління
• 1.2 Система інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади
• Висновок
• Список використаної літератури

Вступ

На сьогодні інформація набуває статусу четвертого після землі, капіталу та праці фактора економічного відтворення і стає основою всіх виробничих відносин. Головний зовнішній прояв інформаційного суспільства - це інтенсивне насичення всіх сфер його життєдіяльності інформаційними продуктами та комп'ютерно-телекомунікаційними технологіями. Виходячи із цього, можна стверджувати, що цим тенденціям повинні слідувати усі ієрархічні рівні управління державою. Для України, в якій на тлі економічних реформ розгортається адміністративна реформа, питання формування інформаційної й аналітичної бази для прийняття управлінських рішень на державному рівні є особливо актуальним. Ефективна та якісна система інформаційного забезпечення органів державної влади є невід'ємною складовою професійного функціонування системи державного управління. Впровадження та всебічне використання сучасних інформаційних технологій в управлінській діяльності забезпечує інформаційно-аналітичну підтримку прийняття управлінських рішень на всіх рівнях, супроводжує інформаційну підтримку соціально-економічного розвитку держави і її окремих регіонів, забезпечує інформаційні потреби державних службовців та інших категорій громадян, створює умови для об'єктивного формування громадської думки щодо діяльності органів влади, а також послуг, які вони надають.

1. Сутність та особливості інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності органів державної влади

На сьогодні стан управління в органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування України характеризується збільшенням обсягу робіт, які вимагають використання сучасних комп'ютерних засобів, інформатизації різноманітних складових їх діяльності, впровадження нових інформаційних технологій. У цих умовах завданням процесу інформатизації діяльності органів державної влади (ОДВ) є задоволення інформаційних потреб центральних органів, органів регіональної влади і місцевого самоврядування на основі єдиного інформаційного простору, автоматизації повного комплексу управлінських та ділових процесів, застосування сучасних засобів автоматизованого управління, соціально-економічного моніторингу, електронного документообігу, аналітичної обробки даних та підтримки прийняття рішень, а також формування і використання інформаційних ресурсів і сучасних технологій; створення і впровадження інформаційно-аналітичних систем забезпечення діяльності органів державної влади.

Реалізація цих завдань вимагає передусім визначення стратегії комп'ютерно-телекомунікаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення ОДВ, формування основних принципів автоматизації повного комплексу їх управлінських та ділових функцій, застосування сучасних засобів електронного документообігу та автоматизованого управління для розв'язання соціально-економічних, екологічних, науково-технічних, національно-культурних та інших проблем у сферах діяльності згаданих органів.

Інформатизація діяльності органів державної влади зумовлена необхідністю:

* формування в органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування нових підходів до організаційно-правового та інформаційно-аналітичного забезпечення їх діяльності, якості та своєчасності прийняття управлінських рішень;

* виконання Конституції та законів України, постанов, указів та розпоряджень Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, інших вищих органів влади, запитів народних депутатів України;

* оперативного забезпечення керівництва матеріалами, які містять довідкову, аналітичну, прогнозну, рекомендаційну та іншу інформацію на підставі досліджень соціально-політичної, економічної, духовної ситуації в Україні та регіонах, вивчення громадської думки, інших факторів суспільного життя;

* раціоналізації управлінських рішень, покращання підзвітності і посилення відповідальності за результати прийнятих рішень, удосконалення статистичної звітності стосовно функціонування органів державної влади;

* визначення потреб органів державної влади у нових інформаційних технологіях та базах даних;

* розробки типових проектів та стандартів інформатизації державного управління;

* узагальнення діяльності обласних та районних адміністрацій у контексті політики Президента України;

* забезпечення діяльності органів державної влади спеціальними засобами достовірної науково обґрунтованої оцінки і прогнозування наслідків рішень, що приймаються;

* проведення адміністративної реформи та формування в органах державної влади нової генерації фахівців, яких потрібно забезпечити сучасними засобами управління.

1.1 Інформатизація державного управління

Вона передбачає інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності: центральних органів влади на рівні "Центр" - Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України; обласних органів влади на рівні "Область" - обласних державних адміністрацій та обласних рад депутатів; місцевих органів державної виконавчої влади та місцевого самоврядування на рівні "Район", а також створення глобальної інтегрованої телекомунікаційної структури для підтримки взаємозв'язку між всіма рівнями державної влади "Центр - Область - Район".

У процесі діяльності ОДВ взаємодіють між собою та із зовнішніми структурами, зокрема:

* Верховною Радою України;

* Кабінетом Міністрів України;

* Адміністрацією Президента України;

* міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади;

* територіальними органами міністерств та відомств України;

* обласними організаціями, об'єднаннями, асоціаціями, окремими товариствами та підприємствами.

Це стосується і народних депутатів України.

Взаємодія ОДВ з іншими органами державної влади полягає ось у чому:

* отриманні даних та розпорядчих матеріалів і документів, насамперед нормативно-законодавчих; листуванні з адміністративно-господарських та кадрових питань;

* звітуванні та інформуванні про різні аспекти діяльності органів державної виконавчої влади та місцевого самоврядування, про соціально-економічне становище регіонів;

* участі в соціально-економічних та політичних заходах, що проводяться під керівництвом центральних органів державної виконавчої влади.

Інформація, яка циркулює в ОДВ, розподіляється на такі чотири блоки:

* політичний (включає політичні події, законопорядок, права людини, партії та громадські об'єднання, стан національних відносин, релігійну ситуацію);

* економічний (охоплює основні галузі економіки регіону: фінансову сферу, відносини власності, земельні відносини, промисловість, сільське господарство, паливно-енергетичний комплекс, будівництво, транспорт, зв'язок);

* соціальний (соціальний захист, зайнятість, праця, оборонна робота, охорона довкілля);

* гуманітарний (освіта, культура, наука, медицина, фізкультура та спорт, проблеми молоді та сім'ї).

До складу інформаційно-аналітичних систем забезпечення діяльності ОДВ необхідно включити такі підсистеми: Основні:

* система автоматизації діловодства та документообігу ОДВ;

* система інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності ОДВ;

* система підтримки прийняття рішень ОДВ; Забезпечувальні:

* система збирання та первинної обробки інформації;

* система локальної та глобальної мережевої взаємодії;

* інтернет-портал поточного інформування та поширення інформації про діяльність ОДВ;

* система навчання та підвищення кваліфікації працівників ОДВ.

Інформатизація діяльності органів державної влади пов'язане з певними труднощами технічного, економічного, культурного і навіть психологічного характеру. По-перше, потрібні розширення та модернізація існуючої інфраструктури ОДВ, а саме комп'ютерного парку та структурованих кабельних мереж. Лише після цього можна буде створити регіональну та локальні мережі, а на їх базі - інформаційну систему. По-друге, розробка та подальша експлуатація системи потребує великих і постійних трудових витрат і залежить від професіоналізму та організованості колективу виконавців. Для забезпечення належного рівня робіт необхідно створити або зміцнити відповідні структурні підрозділи в ОДВ. По-третє, потрібно підвищити культуру користування сучасними інформаційними технологіями. Переважна більшість користувачів не має необхідних знань та досвіду користування комп'ютерними мережами, базами даних, послугами Інтернет. Це може спричинити неприйняття нововведень і навіть активну протидію їм. По-четверте, потрібно розробити механізм поетапної перебудови роботи ОДВ в напрямі підвищення її ефективності в умовах широкого використання інформаційних ресурсів і сучасних технологій.

1.2 Система інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади

інформація діловодство державний влада

Ця система має бути здатною нарощувати свою потужність. Виконання такої вимоги можливе шляхом підтримки індустріальних серверів баз даних виробництва таких компаній, як Microsoft, Sybase, Oracle, Informix тощо, які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи вирішення найширшого спектра завдань.

Основні проблеми під час роботи з документами та даними виникають в територіально-розподілених організаціях. Тому архітектура системи має підтримувати взаємодію розподілених організацій. Причому останні можуть поєднуватися найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку. Архітектура системи також має підтримувати взаємодію з віддаленими користувачами.

Цілком можливо, що ОДВ може не знадобитися відразу впровадження всіх компонентів інформаційно-аналітичної системи, а іноді спектр вирішуваних ОДВ завдань менше, ніж весь спектр завдань документообігу та управління. Тоді очевидно, що система має складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.

Інформаційно-аналітична система не може існувати у відриві від інших систем: її необхідно інтегрувати з фінансовими, банківськими, податковими системами тощо. Це ж вимагає наявності в системі відкритих інтерфейсів для можливого доопрацювання та інтеграції з іншими системами ОДВ.

Інформаційно-аналітична система має забезпечувати можливість колективної роботи групи виконавців над одним (чи кількома) об'єктом обробки. Крім того, необхідно забезпечити контроль виконання робіт. Ця вимога дуже важлива для діяльності ОДВ. Традиційні системи документообігу, як правило, не виконують зазначену функцію. Натомість системи класу WorkFlow забезпечують передачу естафети виконання робіт над об'єктами обробки різним групам виконавців відповідно до визначеної технології, контролюють статус виконання процесу, виявляють допущені відхилення від його нормативного перебігу, прогнозують вплив цих відхилень на ймовірний час завершення всього процесу тощо. Така система відслідковує і фіксує весь процес руху документів та робіт з точністю до хвилини та указанням імені виконавця. У випадках, що вимагають детального контролю виконавської дисципліни, це дає змогу організувати не тільки сам контроль, а й практику оповіщень відповідальних осіб про виникнення виняткових ситуацій чи затримок.

Процес обробки документів має бути єдиним і прозорим для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розміщення робочих станцій, серверів, ступеня їх віддаленості та видів зв'язку, що використовуються. Для спільної багатоетапної обробки документів кількома виконавцями, що перебувають у різних місцях (і навіть у різних містах), не потрібна їх постійна присутність або пряме спілкування - система сама подбає про те, щоб кожний вчасно виконав свою частину роботи.

І, нарешті, необхідно забезпечити захист інформації від несанкціонованого доступу. Всі документи та дані, правила їх обробки, маршрути розсилання і службова інформація мають бути захищені системою від будь-якого навмисного і ненавмисного втручання. Інакше кажучи, система має підтримувати стандарти захисту, прийняті для систем гарантованої стійкості (наприклад, клас С2 - на рівні Windows NT), а також використовувати сучасні методи криптографічного захисту і засоби "електронного підпису". Крім того, потрібно забезпечити сумісність системи з будь-якими спеціальними засобами захисту інформації, сертифікованими в Україні, що дасть змогу узгодити її використання з існуючими стандартами безпеки.

Головними функціями системи автоматизації діловодства та документообігу (САДД) органів державної влади є:

* управління потоками робіт ОДВ, контроль виконання розпоряджень, доручень та документів, забезпечення колективної роботи працівників над документами;

* реєстрація документів, забезпечення механізмів анотованого опису документів та збирання резолюцій, доставка звітів про виконання доручень;

* вдосконалення методів підтримки прийняття рішень з питань діловодства та документообігу ОДВ;

* автоматизація роботи спеціалістів за визначеним в ОДВ регламентом обробки документів, пошук та відбір необхідної інформації, розсилання опрацьованих документів для подальшої обробки, обробка документів з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів;

* автоматизація контролю виконання доручень та документів на основі оперативного відображення поточного стану процесів діловодства, відхилень від планових строків, визначення нових термінів завершення робіт;

* створення та ведення електронного архіву документів ОДВ, забезпечення надійного зберігання всіх версій документів та інших інформаційних об'єктів, максимально зручна систематизація сховища документів згідно із вимогами ОДВ;

* формування аналітичних і статистичних звітів, первинний аналіз даних та регулярна перевірка стану діловодства.

На першому етапі впровадження САДД необхідно забезпечити автоматизацію обробки та обліку вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, обробку та облік скарг, заяв і звернень громадян з особистих питань, підготовку, облік та затвердження розпоряджень та наказів, ведення електронного архіву документів тощо.

Основними вимогами до САДД можуть бути :

* можливість створення розвинутих картотек обліку документів та інших об'єктів;

* наявність розвинутої системи контролю виконання доручень та документів;

* відповідність системи та діловодних процесів, що нею автоматизуються, не тільки відомчим, а й державним стандартам України (ДСТУ) та нормативним документам;

* відповідність вимогам до захисту інформації та забезпечення конфіденційного документообігу, наявність засобів криптографічного захисту документів та електронного підпису;

* одночасна підтримка традиційного паперового документообігу та більш сучасного електронного;

* забезпечення одночасного руху документів та їх реєстраційних карток відповідно до маршрутно-технологічних схем їх опрацювання;

* впорядковане архівне зберігання всіх версій документів із вбудованими засобами їх повнотекстового пошуку;

* можливість колективної роботи виконавців з одним або кількома об'єктами обробки;

* відкрита архітектура, сумісність із сучасними корпоративними СУБД, офісними програмними системами, засобами електронної пошти та факсимільного зв'язку;

* модульна побудова системи та можливість швидкої її реконфігурації при зміні організаційно-штатної структури ОДВ;

* використання сучасних Web-технологій для розподіленої обробки документів.

І, нарешті, САДД має включати такі комплекси автоматизованих функцій, як обробка документів, контроль виконавської діяльності, моніторинг процесів обробки документів, проектування маршрутів їх руху, контроль за станом системи, ведення картотеки, підготовка документів комп'ютерними засобами, супровід системи та архіву документів.

Інформаційне забезпечення ОДВ призначене для інформаційної підтримки функціонування підсистем у локальному режимі та режимі взаємодії підсистем. Інформаційне забезпечення виконує дві основні функції:

* інтеграцію інформаційних підсистем;

* забезпечення функціональних підсистем та фахівців необхідними даними, що використовуються при вирішенні завдань.

Висновок

Одним з пріоритетів побудови інформаційного суспільства є інформатизація органів державної влади та органів місцевого самоврядування, яка має сприяти прозорості та відкритості влади, підвищенню ефективності праці чиновників, якісному наданню населенню країни різноманітних інформаційних послуг органами влади, демократизації виборчого процесу, інтеграції зі світовим інформаційним простором тощо. На сучасному етапі розвитку України необхідна науково обґрунтована зміна парадигми інформаційного забезпечення всіх ешелонів державної влади, яка передбачає широке використання сучасних інформаційно-комунікаційних засобів, передусім Інтернету, на всіх рівнях державного управління, перехід усіх державних структур на електронний документообіг, доступ державних службовців до Інтернету, а також уможливлення інтерактивної участі громадян у процесі прийняття рішень.

Інформаційне забезпечення ОДВ являє собою сукупність методів та засобів побудови та ведення фактографічних та повнотекстових баз даних, баз даних аудіо- та відеоінформації. Інформаційне забезпечення включає в себе засоби як позамашинної, так і машинної підтримки.

Система інформаційного забезпечення ОДВ має відповідати таким основним вимогам:

* зберігати інформацію в обсязі, потрібному та достатньому для вирішення завдань облдержадміністрації;

* здійснювати копіювання і зберігання масивів інформації згідно із вимогами до зберігання інформації;

* забезпечувати мінімальний обсяг ручного введення вхідних даних;

* гарантувати можливість розширення інформаційних масивів із урахуванням перспектив розвитку системи.

Список використаної літератури

1. Гурковський В. Взаємовідносини органів держаної влади у сфері забезпечення інформаційної безпеки України: організаційно-правові питання//Вісник Української Академії державного управління при Президентові України. - 2002. - № 3. - C. 27-32

2. Дегтяр А. Організаційне забезпечення інформаційно-аналітичного обслуговування органів державної влади в процесі прийняття і реалізації державно-управлінських рішень //Статистика України. - 2003. - № 2. - С.36-39

3. Коваль Р.А. Державне управління в інформаційному суспільстві: перспективи електронного урядування / Р.А. Коваль // Економіка та держава. - 2008. - № 4. - С. 81-84.

4. Коваль Р.А. Інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності органів державної влади / Р.А. Коваль // Теорія та практика державного управління : зб. наук. праць. - Х. : Вид-во ХарРІ НАДУ «Магістр», 2006. - № 1 (113). - С. 223-226.

5. Кузнець Л. Ф. Алгоритм інформаційного забезпечення вищої ланки державного керівництва //Актуальні проблеми економіки. - 2005. - № 10. - C. 150 - 156.

6. Кумицький СП. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002. - 224 с.

7. Лавріненко В. Інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності органів державної влади //Вісник Національної академії державного управління при Президентові України. - 2003. - № 3. - C. 502-514.

8. Присяжна Л. Функціональний аналіз моделей комунікації для інформаційного забезпечення органів державної влади //Наукові праці Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського. - 2008. - Вип. 21. - C. 211-217.

Размещено на Allbest.ru