Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация

2. Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами

3. Преимущества и недостатки корпоративных систем управления документами

Заключение

Список используемых источников и литературы

Введение

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота.

Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. Например, в такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и права участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер.

Примером статического изображения может быть чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия, сооружения. Динамическое изображение может представлять собой простейшую рекламную презентацию или настоящий видеофильм.

Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Целью данной курсовой работы является характеристика систем электронного документооборота.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия информационных технологий, их видов и специфики;

- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

1. Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация

Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы электронного управления документами включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео - данные, и документы Web. Общими возможностями систем электронного управления документами являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.

Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.

Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов. Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.

Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.

Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

Выделяют шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами. Следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем электронного управления документами, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.

Перечислим категории технологий электронного управления документами, дадим определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.

Системы электронного управления документами, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление конвентом и т.д.

Корпоративные системы электронного управления документами обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения.

Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы электронного управления документами являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления конвентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа, в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Европейский рынок электронных систем управления документами в 2008 г. составлял около $4,48млрд. и был распределен по оборотам следующим образом:

Корпоративные системы электронного управления документами и системы ориентированные на бизнес-процессы (совместно) - 30%

-Системы управления конвентом - 4%.

-Системы управления информацией - 4%.

-Системы управления образами - 35%.

Системы управления потоками работ - 26%

2. Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами

Основными известными игроками этого рынка, являются следующие компании с соответствующими продуктами: Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), Ланит (LanDocs), Оптима (Optima Workflow), Электронные Офисные Системы (Дело), 1С (1С:Документооборот) и ряд других поставщиков.

Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

-Обработка и хранение документов: регистрация.

-Управление потоками работ (передача документов между исполнителями).

-Контроль исполнительской дисциплины.

-Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск.

-Работа с взаимосвязанными документами.

-Регламентация прав доступа.

-Списание документов в дело.

-Интеграция с внешними системами электронной почты и ряд других.

Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции и т.д. Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5-10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами.

Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например , "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т.д.) в соответствии с принятыми правилами , то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Системы делопроизводства можно отнести к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). И этот бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

С точки зрения пользователей систем этих трех типов можно сказать, что пользователями систем делопроизводства являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции. Пользователями систем документооборота являются отдельные сотрудники многих подразделений (вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс). Пользователями корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений организации.

Таким образом, иерархия понятий и технологий, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:

-Системы делопроизводства;

-Системы документооборота;

-Системы управления документами, включая корпоративные системы электронного управления документами.

3. Преимущества и недостатки корпоративных систем управления документами

Электронный документооборот давно стал неотъемлемой частью ИТ инфраструктуры большинства программных комплексов управления предприятием. Однако автоматизация документооборота, ставшая стандартом де-факто, имеет, кроме несомненных достоинств, и некоторые недостатки.

Поэтому перед внедрением такой системы необходимо взвесить все плюсы и минусы электронного документооборота. Многие руководители вопросам автоматизации бизнес-процессов в целом и документооборота в частности не уделяют достаточно внимания - просто в силу незнания достоинств этого метода.

Основные преимущества электронного документооборота состоят в том, что в результате его внедрения все структуры компании смогут работать в едином информационном пространстве, позволяющем существенно увеличить скорость обработки всех типов документов. Другой фактор, ставящий автоматизированный документооборот выше обычного - это безопасность и сохранность документов. Так, шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации. Еще одно преимущество заключается в повышении производительности сотрудников, существенном снижении количества ошибок при обработке документов. Использование системы электронного документооборота позволяет достичь значительного экономического эффекта, но количественная оценка усложняется необходимостью учета множества факторов.

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и недостатки. При первичном внедрении неизбежны большие расходы на приобретение и внедрение этого ПО, не удастся избежать и стрессов со стороны сотрудников, привыкших к ручному труду. Резкое возрастание объема документооборота - еще один минус (на первых порах). Впрочем, все эти недостатки - явление временное.

Заключение

В заключении можно сказать, что система электронного документооборота - это программный продукт, который упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдельные филиалы) или несколько организаций. Современная система электронного документооборота обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет целого комплекса процедур и процессов, а именно:

-документы не теряются - все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;

-создается единое хранилище документов - найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты - для этого достаточно воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы;

-документы согласуются быстро - процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически - запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;

-обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами сотрудников - столь же оперативно произойдет ознакомление сотрудников со вступившим в силу новым документом (например, положением или приказом), при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом;

-соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов - можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию.

Что же касается непосредственно системы электронного документооборота в пенсионных фондах России, можно сказать, что она существенно облегчает работу ПФР в плане сбора необходимой документации от абонентов ПФР, а так же обмена данными между филиалами находящихся на разных территориях.

Список используемых источников и литературы

1. Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М.,- 2003. - С.22--25.

2. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2004--49 с.

3. Витин, Ю.Г. От документооборота классического - к электронному! / Ю.Г.

4. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. - 2006. - №10 - С. 17-22.

5.Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2006. - №8. - С.20.

6. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2005. - №10. - С. 32-35.

7. Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - № 11(63). - С. 51-56 (2005 а).

8. Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - №1 (53) - С. 34 (2005 в).

9. Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С.36-41.

10. Плешкевич, Е.А. Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич // - Научные и технические разработки. - 2005. - № 6. - С. 65-70 (2005 а).

11. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// - Секретарское дело. - 2006. - № 7 - С. 30-35.

12. http://www.boss-referent.ru

13. http://www.businessdoc.ru

14. http://www.documentum.ru

15. http://www.docflow.ru

16. http://www.idoc.ru

17. http://www.inttrust.ru

18. http://www.optima-worflow.ru

Размещено на Allbest.ru