Построение графиков и диаграмм в табличном редакторе Microsoft Office Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Назначение табличного процессора

2. Диаграммы и их типы

2.1 Типы диаграмм

2.2 Параметры и объекты диаграмм в Microsoft Office Excel

3. Построение графиков и диаграмм в Microsoft Office Excel

4. Шаблон

4.1 Создание шаблона

4.2 Применение шаблона

Заключение

Список литературы

Приложения



Введение

табличный диаграмма шаблон excel

Представление данных на мониторе компьютера в графическом виде впервые было реализовано в середине 50-х годов для больших ЭВМ, применявшихся в научных и военных исследованиях. С тех пор графический способ отображения данных стал неотъемлемой принадлежностью подавляющего числа компьютерных систем, в особенности персональных. Графический интерфейс пользователя сегодня является стандартом “де-факто” для программного обеспечения разных классов, начиная с операционных систем.

Существует специальная область информатики, изучающая методы и средства создания и обработки изображений с помощью программно-аппаратных вычислительных комплексов, - компьютерная графика. Она охватывает все виды и формы представления изображений, доступных для восприятия человеком либо на экране монитора, либо в виде копии на внешнем носителе (бумага, кинопленка, ткань и прочее).

Без компьютерной графики невозможно представить себе не только компьютерный, но и обычный, вполне материальный мир. Визуализация данных находит применение в самых разных сферах человеческой деятельности.

В работе бухгалтеров и аналитиков постоянно встречается задача подведения итогов работы компании за определенный период: месяц, квартал, год и т.п. При этом получаются числовые таблицы порой весьма не маленькой величины. Окинув их взглядом, практически невозможно оценить степень успеха или провала компании за выбранный период. И, тем более, не видна динамика изменения отчетных показателей.

Если при этом приходится показывать отчетность вышестоящему руководству, то оно может не оценить большой набор чисел. В этом случае удобно показывать рисованные графики, построенные на основе исходных таблиц. Графическое представление данных позволяет быстро оценить соотношение нескольких величин. Данные задачи просто реализовать в программе Microsoft Office Excel с помощью функции построения диаграмм и использования шаблонов. Диаграммы позволяют:

отобразить данные более наглядно,

облегчить их восприятие,

помочь при анализе и сравнении,

наблюдать за изменениями значений.

Цель: изучение построения диаграмм и использование шаблонов в табличном редакторе Microsoft Office Excel.

Задачи:

Показать значимость диаграмм и шаблонов

Показать этапы построения диаграмм и шаблонов

Показать типы и виды диаграмм и шаблонов

Рассмотреть параметры и объекты диаграмм

Показать удобство использования табличного редактора Excel при работе с цифрами, формулами для построения диаграмм.

Одно из основных направлений табличного редактора Microsoft Office Excel - это анализ данных. А для анализа удобно использовать диаграммы с их специальными возможностями.



1. Назначение табличного процессора

Табличный процессор Microsoft Office Excel содержит набор компьютерных инструментов для работы с информацией, представленной в табличной форме - в виде электронной таблицы.

Основное назначение табличного процессора - автоматизация расчетов данных, представленных в табличной форме. Результатом работы табличного процессора является документ в виде таблицы или диаграммы.

Например, в табличном процессоре можно вести классный журнал. Учителя могут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят вычислить средний балл для каждого ученика, общую успеваемость класса по предмету и т.п. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.

Характерной особенностью табличного процессора является то, что в нем данные и результаты вычислений представлены в табличной форме. Для наглядности эти данные можно представить в графическом виде как диаграммы.

По сравнению со своей бумажной предшественницей электронная таблица предоставляет пользователю намного больше возможностей для работы. В клетки таблицы можно записывать не только числа, даты и тексты, но и логические выражения, функции и формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы в различных областях:

- для автоматизации вычислений;

- для представления результатов вычислений в виде диаграмм;

- для моделирования, когда исследуется влияние одних параметров на другие.



2. Графики, диаграммы и их типы

Если электронная таблица содержит большое количество числовых данных, то проанализировать их (сравнить, оценить их изменение с течением времени, установить соотношение между ними и др.) достаточно трудно. Провести анализ большого количества числовых данных значительно легче, если эти данные изобразить графически. Для графического изображения числовых данных используют диаграммы.

Диаграмма (греч. - чертеж) - это графическое изображение, в котором числовые данные представляются в виде геометрических фигур.

Диаграммы в Excel строятся по данным, представленным в электронной таблице.

2.1 Типы диаграмм

Табличный процессор позволяет строить диаграммы различных типов. Рассмотрим подробнее некоторые из них.

Гистограммы

К типу диаграмм Гистограмма относятся такие виды:

гистограмма с группировкой, гистограмма с накоплением, нормированная гистограмма с накоплением.

Гистограммы целесообразно создавать тогда, когда нужно сравнить значения нескольких наборов данных, графически изобразить отличия значений одних наборов данных по сравнению с другими, показать изменения данных с течением времени.

В гистограмме с группировкой прямоугольники, которые являются графическими изображениями числовых данных из разных наборов, располагаются рядом друг с другом, а в гистограмме с накоплением - друг на друге. Это дает возможность в гистограмме с накоплением оценить суммарные данные и вклад каждой составляющей в общую сумму.

В нормированной гистограмме с накоплением вертикальная ось имеет шкалу в процентах. Это дает возможность оценить процентную часть данных в общей сумме.

Линейчатая

К типу диаграмм Линейчатая относятся такие виды: линейчатая с группировкой, линейчатая с накоплением, нормированная линейчатая с накоплением;

Линейчатые диаграммы аналогичны гистограммам и отличаются от них лишь горизонтальным расположением геометрических фигур.

Линейчатые диаграммы удобно использовать, если горизонтальное расположение геометрических фигур выглядит нагляднее, чем вертикальное.

Например, если вдоль горизонтальной оси откладываются возрастающие промежутки времени или температуры, если на диаграмме нужно изобразить много элементов данных, если подписи лучше воспринимаются в горизонтальном положении и др.

Круговая

К типу диаграмм Круговая относятся плоские и объемные круговые диаграммы.

Круговые диаграммы целесообразно использовать тогда, когда нужно отобразить части одного целого, сравнить соотношение частей и частей к целому.

Круговые диаграммы позволяют отобразить только один ряд данных, они не могут быть построены, если данные содержат отрицательные числа. Круговые диаграммы перестают быть наглядными, если на них отображено много элементов данных. Несколько круговых диаграмм можно заменить, например, одной нормированной гистограммой с накоплением.

Точечная (Смотри приложение, рис. 5).

К типу диаграмм Точечная относятся такие виды: точечная с маркерами; точечная с гладкими кривыми и маркерами; точечная с гладкими кривыми; точечная с прямыми отрезками и маркерами; точечная с прямыми отрезками.

Точечные диаграммы целесообразно использовать, если нужно отобразить данные непрерывных процессов, в наборах которых достаточно большое количество данных, если нужно отобразить динамику изменения данных во времени, сравнить изменения нескольких рядов данных.

Точечные диаграммы с гладкими кривыми можно использовать для построения графиков функций, предварительно заполнив диапазон ячеек значениями аргумента и соответствующими значениями функции. Можно построить на одной диаграмме графики двух функций и использовать их для приближенного решения уравнения.



3. Построение графиков и диаграмм в Microsoft Office Excel

Рассмотрим построение диаграмм на определенном примере. Т.к. наиболее часто используют такие типы диаграмм как график, гистограмму и круговую диаграмму. Мы рассмотрим построение именно этих типов диаграмм.

Итак, выделяем нужную нам область таблицы

Затем, нажимаем Вставка>Диаграммы>Выбираем тип: например, гистограмма.



Можно добавить подписи данных. Это делается следующим образом: выделяем область построения диаграммы>Вкладка Макеты>Подвкладка Подписи данных>Выбрать местоположения подписи: например, в центре

Для использования диаграмм в презентациях целесообразно увеличить шрифт: Выделить необходимый объект>Вкладка Главная>Изменяем размер шрифта.

При работе с диаграммами иногда возникает необходимость в добавлении сетки. Это можно сделать следующим образом: выделяем область построения диаграммы>Вкладка Макеты>Подвкладка Сетка>Выбираем направление горизонтальное или вертикальное

Очень часто диаграмма отображается без названия



Добавить название диаграммы можно следующим образом: Выделить область диаграммы>Макет>Название диаграммы>Выбираем местоположение

Изменить цвет области построения можно так: Выделяем область построения диаграммы>Формат>Заливка фигуры.

Аналогичным образом можно залить и область диаграммы, и сетку

Можно поменять цвет шрифта в названии диаграммы и в подписях данных

Часто возникает необходимость представить одни и те же данные различными способами (например, для сравнения величин). Для этого, используя одну и ту же таблицу, достаточно изменить тип диаграммы

Возьмем первоначальную гистограмму. Выделяем область диаграммы>Конструктор>Изменить тип диаграммы: например, график



Например, круговая диаграмма.

Типов диаграмм очень много. Использование диаграмм того или иного типа зависит от конкретной поставленной задачи.

В табличном редакторе Microsoft Office Excel гораздо удобнее при работе с цифрами и формулами использовать диаграммы, в отличие от текстового редактора Microsoft Office Word. Внесение изменений в данные приводит к изменению значений в ячейке, содержащей формулу, и, соответственно, в диаграмме (чего не происходит в текстовом редакторе). Рассмотрим это на примере. В таблице 1 и на диаграмме (рис.18) приведены исходные данные.



Таблица 2

Наименования	Длина	Ширина	Площадь рулона	Кол-во рулонов
Образец 1	15	0,5	6,75	6
Образец 2	10,5	0,6	5,67	7
Образец 3	10,5	0,7	6,62	6
Образец 4	13	0,5	5,85	7
Образец 5	13	0,6	7,02	6
Образец 6	13	0,7	8,19	5

Изменив данные (таблица 2), можно наблюдать за изменением диаграммы. Причем это происходит одновременно.



Таблица 3

Наименования	Длина	Ширина	Площадь рулона	Кол-во рулонов
Образец 1	25	0,5	11,25	4
Образец 2	12	0,6	6,48	6
Образец 3	50	0,7	31,50	2
Образец 4	25	0,5	11,25	4
Образец 5	25	0,6	13,50	3
Образец 6	25	0,7	15,75	3



4.Шаблон

4.1 Создание шаблона

Шаблоном называется специальный тип документа, определяющий используемые в создаваемом документе параметры форматирования текста (например, шрифт, кегль, формат и цвет), атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы. В шаблоне можно использовать как всю тему целиком, так и отдельные элементы ее дизайна -- фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков.

Шаблоны хранятся в файлах с расширением .xlt в папке Program Files\Mic-rosoft Office\Templates, По умолчанию, когда мы нажимаем кнопку Создать на панели инструментов Стандартная, загружается шаблон Обычный, который не содержит какого-либо текста или рисунков. Чтобы выбрать шаблон для нового документа, выберите команду Создать в меню Файл. На экране отобразится область задач Создание документа. В разделе Шаблоны выберите ссылку На моем компьютере. На экране отобразится диалоговое окно Шаблоны. Шаблоны на вкладках диалогового окна сгруппированы с учетом области их применения. Например, при посылке факса откройте вкладку Письма и факсы и воспользуйтесь шаблоном Изысканный факс

После выделения некоторых шаблонов в поле Просмотр можно увидеть, как будет располагаться материал в документе. Выбрав шаблон, установите переключатель в группе Создать в положение документ и нажмите кнопку ок.

В качестве примера показана часть окна документа, созданного на основе шаблона факсимильного сообщения. После заполнения полей шаблона вы получите профессионально оформленное факсимильное сообщение.

Несмотря на то, что в комплект поставки Excel включено большое количество шаблонов, для создания документов может потребоваться новый шаблон. Новый шаблон можно создать на основе существующего шаблона или использовать существующий документ, сохранив его в одной из папок шаблонов. Если в какой-либо шаблон ввести текст, рисунки, элементы списка автотекста и т.п., то они будут повторяться во всех новых документах, созданных на основе этого шаблона, существующие документы не изменятся. После того как шаблон создан, он может открываться, как любой документ и в него могут быть внесены любые необходимые изменения. Чтобы создать шаблон на основе существующего документа, выполните существующие действия:

1 откройте документ, который будет использоваться в качестве шаблона и внесите в него необходимые изменения:

- удалите ненужный текст, графику и другие все элементы, которые не должны появляться в документах;

- добавьте текст или рисунки, которые будут присутствовать во всех новых документах, основанных на этом шаблоне. Текст и рисунки будут располагаться в документе так, как вы расположите их в шаблоне, например, добавьте эмблему вашей фирмы,

- измените, параметры форматирования символов и абзацев, определите стили, размеры полей и страниц, задайте и отформатируйте колонтитулы.

2 сохраните документ в качестве шаблона следующим образом:

- выберите команду Сохранить как в меню Файл. В окне Сохранение документа в поле Тип файла установите Шаблон документа. В поле Папка автоматически появится папка Шаблоны;

- вы можете сохранить шаблон в этой папке. В этом случае при выборе команды Создать из меню Файл значок шаблона отобразится на вкладке Общие. При сохранении шаблона в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны значок шаблона будет отображаться на одноименной вкладки диалогового окна Шаблоны;

- введите имя шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку ОК. Вы можете создать шаблон для делового письма, посылаемого от имени вашей фирмы, в котором будут представлены эмблема вашей фирмы, ее адрес, слова приветствия, подпись и т.п.

Чтобы создать новый шаблон на основе имеющегося шаблона, выполните следующие действия:

- выберите команду Отрыть в меню Файл;

- в раскрывающемся списке Тип файла выберите строку;

- внесите необходимые изменения в шаблон и сохраните файл.

Присоединение шаблона к документу: при работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для замены шаблона и обновления стилей выберите в меню Сервис команду Шаблоны и настройки и в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Присоединить. На экране отобразится диалоговое окно Присоединение шаблона, в котором будет видно содержимое папки с шаблонами. Выберите шаблон, который вы хотите присоединить и нажмите кнопку Открыть. Вы вернетесь в диалоговое окно Шаблоны и надстройки, в котором установите флажок Автоматически обновлять стили и нажмите кнопку ок. Стили абзацев и символов присоединенного шаблона копируются, заменяя все существующие стили другими именами. Текст, графика и настройки параметров страниц не становятся частью документа.

4.2 Использование шаблона

Как создать новую книгу на основе шаблона

Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage.



Нажмите Создать. Следом за опцией Пустая книга расположены несколько шаблонов.

Выберите шаблон, чтобы посмотреть его.

Откроется предварительный просмотр и дополнительная информация об использовании шаблона.

Нажмите Создать, чтобы воспользоваться выбранным шаблоном.



Откроется новая книга на основе шаблона.

Шаблон можно подобрать по категории или воспользоваться строкой поиска, чтобы найти более редкий шаблон.

Не все шаблоны созданы компанией Microsoft. Многие созданы сторонними компаниями и даже частными пользователями, поэтому некоторые шаблоны могут работать лучше, а некоторые хуже других.



Заключение

В процессе своей работы я изучила построение диаграмм в табличном редакторе Microsoft Office Excel. Показала преимущества перед текстовым редактором Microsoft Office Word. Изучила этапы построения графиков и диаграмм. Показала их значимость. Рассмотрела типы и виды диаграмм и графиков, их параметры и объекты

Диаграмма - это графическое изображение цифровой информации. С помощью них взаимосвязь между данными таблицы становится более наглядной. Диаграммы облегчают сравнение различных данных.

Работа с данными становится более наглядной, удобной и доходчивой. В Microsoft Office Excel можно создавать диаграммы самого различного типа: линейные, круговые, трехмерные и т.д. Особенно удобным является то, что все изменения в ячейках, по данным которых построена диаграмма, автоматически отражаются в диаграмме. Возможна и обратная связь, когда изменения в диаграмме приводят к изменениям в ячейках.

Диаграммы могут создаваться или на листе таблицы (внедренные диаграммы), или на отдельном листе диаграммы (отдельные диаграммы). В обоих случаях необходимо предварительно выделить данные, которые требуется отразить в арифметическом виде, включая заголовки столбцов и строк.

С помощью Microsoft Office Excel можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Их можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными.

Как мы видим, Excel - это не более изощренный текстовый редактор с сеткой, которая принуждает пользователя заносить информацию в небольшие отдельные ячейки, вместо того, чтобы предложить все пространство листа.

Огромная разница между ячейками рабочей таблицы и страницами текстового редактора состоит в том, что каждая ячейка позволяет не только редактировать и форматировать текст, но и выполнять вычисления. Эти вычисления основаны на формулах, которые пользователь создает в различных ячейках таблицы, зачастую пользуясь мастером функций, очень облегчающим работу.

Вычислительные возможности Excel и ее способности по редактированию и форматированию дают в итоге чудесную программу для создания любого документа, который может содержать текстовые и числовые данные и позволяет выполнять вычисления.

Поскольку таблицы содержат динамические формулы, их итоговые значения всегда будут актуальны. А это очень важно в современных условиях.



Список литературы

Ефимова О., Морозов В., Шафрин Ю. Курс компьютерной технологии. - МС.: АБФ, 2010.

Информатика и ИКТ. Учебник. 8-9 класс/ Под ред. Н.В. Макаровой. - СПб.: Питер, 2008.

Информатика и ИКТ. Практикум. 8-9 класс/ Под ред. Н.В. Макаровой. - СПб.: Питер, 2009.

Информатика. Учебник.10 класс. /Под ред. Н.В.Макаровой. - СПб: Издательство «Питер», 2008.

Информатика. 1 Учебник.1 класс /Под ред. Н.В.Макаровой. - СПб: Издательство «Питер», 2008.

Информатика. Приложение к газете «Первое сентября» № 1, 2005 год.

Информатика и информационные технологии 10-11. Н. Угринович, Москва 2008 г.

Системы и средства информатики: Выпуск 4. - М.: «Наука», 2004.

Excel . А. Гладкий. Питер 2009 г.

Microsoft Office 2007. Эком. Москва 2009 г.

Электронный ресурс:

http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t2_4.html

Электронный ресурс: http://fictionbook.ru/author/aleksandr_nikolaevich_ostapchuk/

Электронный ресурс: http://inf777.narod.ru/inf_posobie_popova/razdel_9/9.3.htm



Приложения

Рисунок 1.

Рисунок 2. Первый тип диаграмм - Гистограммы.



Рисунок 3. Второй тип диаграмм - Линейчатая.

Рисунок 4. Третий тип диаграмм - Круговая.



Рисунок 5. Четвертый тип диаграмм- Точечная.

Рисунок 6. Пятый тип диаграмм - График.

Размещено на Allbest.ru