Главная Коллекция "Otherreferats" Программирование, компьютеры и кибернетика Обзор некоторых программ офисной автоматизации

Обзор некоторых программ офисной автоматизации

Повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы офисных служб как основная цель автоматизации офиса. Характеристика "БЭСТ-5" и "1С: Предприятие 8.1" - информационной системы управления предприятием.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид реферат
Язык русский
Дата добавления 16.08.2015
Размер файла 332,9 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

  • 1. Введение
  • 2. Информационная система "Автоматизация офиса", ее классификация и структурированность
  • 2.1 Техническое обеспечение офиса
  • 2.2 Математическое и программное обеспечение офиса
  • 2.3 Информационное обеспечение офиса
  • 2.4 Организационное обеспечение
  • 2.5 Правовое обеспечение
  • 3. Обзор некоторых программ офисной автоматизации
  • 3.1 "БЭСТ-5" - информационная система управления предприятием
  • 3.1 1С: Предприятие 8.1
  • 4. Заключение
  • 5. Список литературы

1. Введение

Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже возникает проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

Таким образом, цель автоматизации офиса - повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб.

Для того чтобы достичь данную цель, необходимо решить такие офисные задачи, как: развитие делопроизводства, управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

2. Информационная система "Автоматизация офиса", ее классификация и структурированность

Автоматизация офиса представляет собой комплексную автоматизацию работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела и др. Она гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

Автоматизация офиса, как информационная система, состоит из совокупности следующих обеспечивающих подсистем:

2.1 Техническое обеспечение офиса

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

В техническое обеспечение офиса входят один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса); ксерокс, принтер, сканер, факс, модемы, картриджи и многое другое. Дадим понятие основным из них:

Компьютер (с англ. computer - "вычислитель") - машина для проведения вычислений. При помощи вычислений компьютер способен обрабатывать информацию по заранее определённому алгоритму. Кроме того, большинство компьютеров способны сохранять информацию и осуществлять поиск информации, выводить информацию на различные виды устройств выдачи информации. В настоящее время полагают, что основная функция компьютеров - обработка информации и управление.

Факс - аппарат, способный читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Компьютерный принтер (англ. printer - печатник) - устройство печати цифровой информации на твёрдый носитель, обычно на бумагу.

Процесс печати называется вывод на печать, а получившийся документ распечатка или твёрдая копия. Бывают матричные, лазерные, струйные, сублимационные принтеры. А по цвету печати - полноцветные и монохромные.

Сканер - устройство, предназначенное для ввода в компьютер текстовых или графических данных, представленных в печатном виде.

Модем - устройство, применяющееся в системах связи. Частным случаем модема является широко применяемое периферийное устройство для компьютера, позволяющее ему связываться с другим компьютером, оборудованным модемом, через телефонную сеть (телефонный модем) или кабельную сеть (кабельный модем).

2.2 Математическое и программное обеспечение офиса

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ, их реализующих, для решения задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Математическое обеспечение - средство моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики, теория массового обслуживания и т.п. Математическое обеспечение офисов слабо развито. Можно выделить, такую его составляющую, применяющуюся в офисе, как калькулятор - компьютерная программа, эмулирующая функции калькулятора (электронного вычислительного устройства, выполняющего операции над числами или алгебраическими формулами).

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация. Например:

программа анализа и составления расписаний;

программа презентации;

графический редактор;

сетевое программное обеспечение;

программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица, система управления базой данных, средства телекоммуникаций, графические возможности, т.е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

2.3 Информационное обеспечение офиса

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Требования к информационному обеспечению: удовлетворение информационных потребностей органов управления; правильный отбор первичных сведений и источников информации; правильная систематизация и классификация информации; непрерывность процесса сбора и переработки информации; отсутствие дублирования информации; проверка корректности (непротиворечивости); многократное использование информации; приведение к общему формату; фильтрация и актуализация информации; уменьшение количества документов.

Действия с информацией в процессе информационного обеспечения:

ввод и передача данных (глобальные компьютерные сети, локальные сети, бумажные);

хранение информации (целостность, предметная ориентация данных, историчность, многоуровневое хранение), то есть организация информационных хранилищ на разных уровнях;

обработка и анализ информации (создание простых и сложных запросов) - прогнозирование и моделирование бизнес-процессов и поддержка принятия решений;

представление информации - формирование документов и отчетов, которые представляются органам управления. В настоящее время существует множество программных продуктов, обеспечивающих информационные технологии автоматизации офиса. К ним относятся:

Текстовые процессоры - предназначены для создания и обработки текстовых документов. Подготовленные текстовые документы могут быть распечатаны, а также переданы по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера оказывается эффективный вид письменной коммуникации.

Табличные процессоры - позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Пользователь имеет возможность вводить табличные данные, обрабатывать их, проводить необходимые вычисления и т.д.

Электронная почта позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную задачу.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения, отображений текстовых и графических данных на экране монитора.

Специализированные программы управленческой деятельности: ведение документов, контроль исполнения приказов и т.д.

2.4 Организационное обеспечение

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационных систем. Например, в него входит электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

2.5 Правовое обеспечение

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационной системы, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

Например, в базовом Федеральном законе от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" определена необходимость лицензирования деятельности, связанной с формированием и использованием информационных ресурсов с ограниченным доступом, а также необходимость сертификации информационных систем, предназначенных для работы с информационными ресурсами ограниченного доступа.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Автоматизация офиса относится к полностью структурированным задачам (имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения).

3. Обзор некоторых программ офисной автоматизации

3.1 "БЭСТ-5" - информационная система управления предприятием

Работа современного предприятия невозможна без надежной и эффективной информационной поддержки своей деятельности. Объем накапливаемых данных непрерывно растет, а их обработка усложняется. Быстрота сбора и анализа информации для принятия адекватных управленческих решений становится решающим фактором бизнеса. В этих условиях даже небольшие компании не могут обойтись без использования информационных управленческих систем. К таким программным комплексам относится система "БЭСТ-5" (см. рис 1).

Рисунок 1. Окно БЭСТ-5

Система управления предприятием БЭСТ-5 разрабатывается c 2001 года большим коллективом специалистов по информационным технологиям, управлению, бухгалтерскому и налоговому учету. Система динамично развивается, адаптируется к законодательству, впитывает новые идеи и опыт применения на множестве предприятий. Она является надежным помощником в бизнесе в решении самых насущных задач, стоящих перед предприятием.

Преимущества системы:

· Развитая функциональность.

В программе имеют средства для ведения учета и выработки управленческих решений по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или бюджетного предприятия. Для этих целей в программе имеется ряд базовых функциональных блоков: ФИНАНСЫ, ТОРГОВЛЯ, ПРОИЗВОДСТВО, ПЕРСОНАЛ. Кроме того, имеется постоянно расширяемый набор отраслевых и специализированных решений (БЭСТ-МАГАЗИН, БЭСТ-АЛКО, БЭСТ-ПИТАНИЕ и др.), которые развивают и дополняют основную программу.

· Всесторонний учет операций.

Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной жизни в оперативном режиме с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия с адекватным документарным представлением. Имеются возможности для прямой регистрации данных в учете соответствующего вида. Дана возможность организации специального учета по собственным планам счетов.

· Планирование и контроль.

Управленческие функции программы базируются на подсистеме бюджетирования деятельности предприятия и контроля исполнения планов (план-факт анализ). Пользователь программы может самостоятельно разработать набор операционных, дополнительных, финансовых и специальных бюджетов и рассчитывать бюджеты по периодам, вариантам плана, центрам финансовой ответственности и в других аналитических разрезах. Имеются средства для настройки специальных форм план-фактного анализа и расчета финансовых коэффициентов для контроля исполнения бюджетов и выработки управленческих решений.

· Высокая адаптируемость.

Концепция системы ориентирована на быструю параметрическую настройку программного комплекса без привлечения специалистов по программированию. В подавляющем большинстве случаев этого оказывается достаточно. Вместе с тем, в программе имеются средства программных доработок. На первом уровне пользователю предоставляется возможность разработки небольших программ (PlugIn) с сохранением базовой функциональности. На втором уровне система предлагает полноценную встроенную среду разработки, вплоть до создания новых приложений.

· Наличие среды разработки.

В системе БЭСТ-5 имеется встроенная интегрированная среда разработки (IDE), которая используется при создании самой программы и предоставляется всем пользователям для создания собственных функциональных элементов. Программирование может осуществляться на высокоуровневом языке Harbour или с использованием языка программирования Си с использованием отладчиков и других средств ускоренной разработки. Среда разработки поставляется бесплатно.

· Низкая стоимость владения.

Программный комплекс ориентирован на использование малыми и средними предприятиями. Учитывая это обстоятельство, разработчики системы БЭСТ-5 поставили целью создания программного комплекса с минимальной стоимостью владения.

· Программный комплекс имеет невысокую продажную цену, которая приемлема практически любому предприятию. Гибкая ценовая политика допускает приобретение системы в разных вариантах комплектации и с необходимым количеством рабочих мест. Используются продажи со скидками

· При использовании системы не требуется приобретение других, зачастую дорогостоящих программных компонентов, например, серверов базы данных, генераторов отчетов и т.д. Система интегрирована с офисным пакетом MS Office, но также работает с бесплатно распространяемым пакетом Open Office.

· Программа предъявляет весьма "щадящие" требования к рабочим компьютерам, серверам, сетевому оборудованию. Система оптимизирована под использование в терминальном режиме, при котором затраты на клиентские рабочие места минимальны.

· Развертывание системы у пользователя не требует дополнительных затрат. В большинстве случае пользователи делают это самостоятельно без привлечения дорогостоящих специалистов со стороны.

· Сопровождение программы в процессе эксплуатации, как правило, выполняется пользователями программы и не вызывает трудностей. Компания своевременно реагирует на изменения законодательства и учитывает их в программе.

Область применения:

Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена для использования малыми и средними предприятиями. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятии.

Основные области применения:

· Оптовая торговля

· Розничная торговля

· Производство

· Общественное питание

· Сфера услуг

· Бюджетные организации

Программа может быть использована для одного предприятия или произвольного набора не связанных между собой предприятий.

Функциональный состав:

Система управления предприятием состоит из набора функциональных элементов - приложений. Каждый такой элемент автоматизирует определенное направление деятельности предприятия. Приложения объединены по функциональные блоки, так что система имеет двухуровневое строение. Набор функциональных блоков следующий:

· Финансы. Группа приложений, предназначенных для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансового планирования хозяйственной деятельности, а также учета денежных средств, расчетов по обязательствам, имущества предприятия.

· Торговля. Группа приложений для ведения учета торговых операций, включая учет закупок, товарных запасов на складах, продаж, в т. ч. продаж в торговом зале (магазин), учета мобильной торговли и работы автотранспорта.

· Производство. Группа приложений для использования производственными предприятиями. Включает подсистемы учета сырья и материалов, планирования и учета производства. Кроме того, в этот блок включена специализированная подсистема для учета производственного процесса на предприятиях общественного питания.

· Персонал. Группа приложений для ведения кадрового учета, табельного учета и выполнения расчетов по оплате труда.

Кроме того, имеется набор приложений, которые поставляются бесплатно и предназначены для обслуживания базы данных, настройки системы, ведения общих классификаторов. Сюда же относится интегрированная среда разработки программы.

3.1 1С: Предприятие 8.1

1С: Предприятие - программный продукт компании 1С, предназначенный для быстрой разработки прикладных решений. Технологическая платформа "1С: Предприятие" не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), использующих единую технологическую платформу. Платформа и прикладные решения, разработанные на её основе, образуют систему программ "1С: Предприятие", которая предназначена для автоматизации различных видов деятельности, включая решение задач автоматизации учёта и управления на предприятии (КИС).

Средства быстрой разработки представлены визуальным "конфигурированием", которое позволяет разработчику сосредоточиться на создании бизнес-логики приложения и не заниматься технологическими подробностями, такими как организация взаимодействия с базой данных, обработка транзакционных блокировок, нюансы программирования экранных форм и т.п. Конфигурирование частично заменяет кодирование и, таким образом, снижает требования к квалификации разработчиков 1С. Тем не менее имеет встроенный язык для реализации произвольной бизнес-логики.

Используется более чем 1 млн. предприятий на территории России, СНГ и Балтии, Румынии, Вьетнама.

Текущая версия - 8.1.

Технологическая платформа "1С: Предприятие" представляет собой программную оболочку над базой данных (используются базы на основе DBF-файлов в 7.7, собственный формат 1CD в версии 8.0 и 8.1 или СУБД Microsoft SQL Server на любой из этих версий) [1]. Кроме того, с версии 8.1 хранение данных возможно в СУБД PostgreSQL, а также DB2. Имеет свой внутренний язык программирования, обеспечивающий помимо доступа к данным возможность взаимодействия с другими программами посредством OLE и DDE, а в версии 8.0 и 8.1 - с помощью COM-соединения.

Клиентская часть платформы функционирует только в среде ОС Microsoft Windows. (Благодаря Wine существует также возможность запуска системы программ "1С: Предприятие" на Unix-подобных операционных системах.) Серверная часть при использовании PostgreSQL или DB2 может функционировать на операционной системе Unix.

Существуют специальные версии среды исполнения 1С для ноутбуков и PDA, ПО создания веб-приложений, взаимодействующих с базой данных "1С: Предприятие".

Система программ "1С: Предприятие 8" включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц (см. рис 3). Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Рисунок 3. Платформа

Гибкость платформы позволяет применять 1С: Предприятие 8 в самых разнообразных областях:

офисная автоматизация программа информационная

· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.

· поддержка оперативного управления предприятием;

· автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

· широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

· решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

· расчет зарплаты и управление персоналом;

· другие области применения.

4. Заключение

Автоматизация офиса, как правило, подразумевает использование комплекса компьютеров, объединённых локальной вычислительной сетью. В отличие от автоматизации одного рабочего места (АРМ), совместная работа при помощи сети является более производительной и экономит ресурсы предприятия. Затраты на автоматизацию всего предприятия окупаются за счёт возможности коллективного взаимодействия и совместного использования таких ресурсов, как принтеров, сканеров, хранилищ данных, доступа в Интернет. Конечно, здесь перечислены не все преимущества автоматизации. Наивысшая отдача от автоматизации достигается при умелой реализации бизнес-процессов компании. По моему мнению, правильно выполненная автоматизация позволяет всю рутинную (а иногда и часть вполне интеллектуальной работы) поручить машине. И, наоборот, неграмотное вложение средств в автоматизацию не принесёт желаемого результата. Также трудностью, возникающей при внедрении компьютерных технологий, является сопротивление персонала к изменениям в работе, это иногда не лучшим образом сказывается на проведении автоматизации.

На рынке программного обеспечения имеется широкий выбор корпоративных информационных систем, предназначенных для автоматизации деятельности офиса. В подавляющем большинстве - это многопользовательские системы, построенные по технологии клиент-сервер, позволяющие организовать автоматизированные рабочие места для всех сотрудников офиса.

5. Список литературы

1. http://www.avacco.ru/page. asp? code=avtomatizacia_ofisa

2. http://www.isn.ru/zakon/concept. htm

3. Матюшка В.М. "Информатика" - М.: ИНФРА-М, 2007 год - 880с.

4. Титоренко Г.А. "Автоматизированные информационные технологии" - М.: ЮНИТИ, 2006 год - 399с.

5. Материалы с сайта http://www.aladdin.ru

6. Документация по 1С: Предприятие.

7. Документация по БЭСТ-5.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены