Робота в базі даних 1С

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Національний університет харчових відносин

Контрольна робота

Робота в базі даних «1С»

Варіант №14

Виконала: студентка

Шаргородська О.М.

Викладач: Духновська Л.М.

Київ 2014

Завдання 1. Організація баз і банків даних автоматизованої інформаційної системи. Ресурси баз даних

Банк даних - функціонально-організаційна складова в автоматизованих системах керування та інформаційно-обчислювальних системах, яка здійснює централізоване інформаційне забезпечення колективу користувачів, або сукупності задач, які розв'язуються в системі.

Банк даних розглядають як інформаційно-довідкову систему, основним призначенням якої є:

· накопичення та підтримка в робочому стані сукупності відомостей, які складають інформаційну базу всієї автоматизованої системи або деякого набору задач, які в ній розв'язуються; видача потрібних задач користувачу даних;

· забезпечення колективного доступу до інформації, яка в ній зберігається;

· забезпечення необхідного керування використанням відомостей, які містяться в інформаційній базі.

Основні принципи реалізації банків даних враховують специфіку банків даних як інформаційно довідкові системи. Ця специфіка визначається характером інформації, що зберігається (яка, зазвичай, складається із масивів відомостей фактичного характеру), певною обмеженістю вимог до реалізації довідкової функції та необхідністю здійснювати регулювання доступу до інформації та захист її цілісності та секретності при обслуговування різнорідного контингенту користувачів.

Ефективна організація функціонування банку даних передбачає здійснення доступу абонентів до інформації, автоматичну підтримку каталогу даних, що зберігаються та параметрів їхньої поточної організації аналіз процесу функціонування банку даних, а також організацію інформаційної бази згідно зі змінами параметрів потоку вимог до видачі інформації.

Використання банків даних в автоматизованих системах керування є наслідком компенсування та інтеграції функції керування та обробки, застосування принципів єдності інформаційної бази побудови системи, автоматичного введення масивів та разового введення інформації в систему.

Банк даних - це людино-машинна система з відповідно організованими даними та технічними, програмними, мовними і організаційно-методичними засобами для забезпечення централізованого накопичення і колективного використання даних. БнД здійснює формування, коригування і зберігання всіх даних, необхідних для управління об'єктами, забезпечує багаторазовий і швидкий доступ до даних в процесі рішення задач.В основу розробки БнД покладені такі принципи:- єдність структурно-інформаційної організації масивів у БнД;- одноразове введення первинної інформації з наступним комплексним її використанням;- централізація накопичення, зберігання і обробки даних;- робота з даними в різних режимах;- оперативність доступу до даних.Банки даних за доступністю можуть поділятися на такі класи: загальнодоступні і з обмеженим колом користувачів; за ознаками використовуваних у них БД - на такі класи:- локальні, загальні і розподілені;- неструктуровані, частково структуровані і структуровані;- документальні, фактографічні і лексикографічні;- ієрархічні, мережні, реляційні і т. ін.У структурному розумінні БнД складається з таких основних компонентів як база (бази) даних і система управління базами даних (СУБД) (рис. 6.3). Як людино-машинна система БнД включає у свою структуру також адміністратора системи, що відповідає за її функціонування (людина чи колектив людей), інтерфейс користувача (засоби зв'язку з користувачем).Ядром БнД є база даних, що складається з масивів даних і описує предметну область. У ній нагромаджуються, поновлюються і зберігаються дані.Як уже зазначалося, за видом даних БД поділяються на структуровані, частково структуровані і неструктуровані, а структуровані - на ієрархічні, сіткові (мережні), реляційні (рис. 6.4) та інші (змішані, мультимодельні). Ця сама класифікація відповідно стосується й до СУБД.

В ієрархічній моделі БД дані організовані в суворій підпорядкованості у вигляді дерева типів елементів даних чи типів сегментів. Для пошуку даних вказуються всі пошукові елементи за принципом згори вниз і зліва направо. При збільшенні ієрархічних рівнів виникають труднощі при пошуку, коригуванні, додаванні і вилученні записів.У сітковій моделі БД дані організовуються записами, пов'язаними відповідним ланцюжком у вигляді вузлів і зв'язків. Породжений вузол у структурі даних пов'язаний більш ніж з одним початковим вузлом, а тому така модель складна для сприйняття і недостатньо забезпечує незалежність даних (хоч вузли та їх елементи легко додаються і вилучаються).У реляційній моделі БД зв'язки і дані мають вигляд системи відношень. Ієрархічна структура відображається у вигляді двовимірної таблиці. Тепер такі БД найрозповсюдженіші (DEBASE, CLIPPER, FOXPRO і т. ін.)Для спілкування користувачів з БнД призначені мовні засоби, які описують різні компоненти БнД. Мовні засоби включають мови опису даних, мови спілкування з БД та інші мовні засоби.Взаємодію всіх частин інформаційної системи в процесі її функціонування забезпечують програмні засоби, які разом з мовними засобами і створюють СУБД. У сучасних умовах широкого розповсюдження локальних обчислювальних мереж потрібні потужні СУБД, які могли б забезпечити зручний і гнучкий інтерфейс управління вікнами, можливість ведення (ввід, дозапис, вилучення, друк) і підтримки розподілених БД та програм (на сервері і робочих станціях), переміщення додатків і швидкодію їх використання, використання різних мов програмування, єдність стандартних запитів (SQL), працездатність на робочих станціях з мінімальною пам'яттю і обладнанням.Технічною основою БнД є процесори, пристрої введення/виведення даних, зовнішні запам'ятовуючі пристрої, система зв'язку.Нормативно-технологічні та інструктивно-методичні матеріали з організації й використання БнД є організаційно-методичними засобами БнД.Відомості про предметну область та її інформацію, зміст і структуру БД, зв'язок між елементами БД і програмами забезпечує словник даних.Адміністратор (людина або колектив людей) забезпечує керівництво надійною роботою банку, зберіганням і, у разі потреби, копіюванням інформації, організує роботу співробітників і користувачів банку.Оскільки останнім часом у багатьох системах створюються також бази знань (БЗ), то окремі автори вважають доцільним замість терміну «банк даних» використовувати термін «інформаційний банк», включаючи в структуру такого банку окрім БД і БЗ.

Для задоволення інформаційних потреб усіх користувачів в ІС існує банк даних (БнД).

До складу БнД входять такі складові: сукупність технічного та програмного забезпечення, база даних, СУБД, словник даних, адміністратор БД. Головні складові банку даних - база даних і програмний продукт, який називається системою управління базою даних (СУБД).

Система управління базами даних (СУБД) - це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, поповнювати їх та працювати з ними.

Банк даних (БнД) - це автоматизована система, сукупність інформаційних, програмних, технічних засобів і персоналу, що забезпечує зберігання, нагромадження, оновлення, пошук і видачу даних.

База даних (БД) - це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, що забезпечує зручну взаємодію між ними та швидкий доступ до даних.

В основу організації БД покладено принцип єдності, тобто БД повинна бути єдиною. На всіх етапах життєвого циклу БД складається з двох компонентів: структури та даних. На різних рівнях опису БД її структура зображується:

на інфологічному рівні (сутність - зв'язок);

на датологічному рівні вона може бути однією з моделей даних - ієрархічною, мережевою, реляційною, об'єктно-орієтова-ною, об'єктно-реляційною, багатовимірною, змішаною;

на фізичному рівні (структура файлів даних і допоміжних файлів).

Більшість баз даних мають табличну структуру.

Файли даних також складаються зі структури та даних. Структура охоплює такі компоненти: ім'я поля, тип поля, довжина поля. Дані - це компонент БД, над яким виконуються в ІС дії.

Використання принципів бази та банку даних передбачає організацію зберігання інформації у вигляді БД, де всі дані зібрано в єдиному інтегрованому середовищі, і до інформації як важливого ресурсу забезпечено широкий доступ користувачів. Така організація даних усуває цілий ряд проблем:

відпадає потреба в кожній прикладній програмі детально вирішувати питання організації файлів;

усуває багаторазове введення й дублювання одних і тих самих даних;

не виникає проблеми зміни прикладних програм у зв'язку із заміною фізичних пристроїв або зміни структури даних;

підвищує рівень надійності та захищеності інформації;

зменшує надлишок даних.

Технологія баз і банків - провідний напрям організації внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій баз і банків даних визначається рядом чинників: ростом інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам'яті, збільшенням її об'ємів, новими засобами та можливостями в галузі комунікації.

База даних - це динамічний об'єкт, який змінює значення зі зміною стану предметної сфери, яка відображається (зовнішніх умов стосовно бази).

Словник метаданих сам по собі є БД і містить інформацію про саму БД, є інструментом адміністратора БД і БнД та відіграє особливу роль. Адміністратор БД (АБД) - особа або група осіб, які відповідають за загальне керування БД. Важливе завдання адміністратора БД - захист даних від злому, несанкціонованого та некомпетентного доступу.

Для виконання функції адміністратора в СУБД передбачено різні службові програми. Адміністрування БД передбачає виконання функцій для забезпечення надійної та ефективної роботи бази даних, задоволення інформаційних потреб користувача, відображення в БД динаміки предметної сфери.

До обов'язків адміністратора БД належать: визначення інформаційного змісту БД, структури зберігання та стратегії доступу, взаємодія з користувачами, визначення контролю повноважень процедур перевірки вірогідності даних, а також стратегії даних, керування ефективністю БД.

Завдання 2

Завдання 3

1. Заповнення даних про підприємство.

В створеній базі 1С «Підприємство: Бухгалтерія для України 8.1» (далі за текстом «1С») - пункт меню «Підприємство» > «Організації» > Додаємо нову організацію «Шаргородська Олена Миколаївна» з заповненням основних її реквізитів, а саме, найменування, реєстраційні данні та контакті дані.

2. Заповнення даних облікової політики підприємства

Для виконання завдання виконаємо: «Підприємство > «Облікова політика» > «Облікова політика організацій». Кнопкою «Додати» створимо та заповнимо облікову політику нашого підприємства. Окремо слід відмітити що на вкладці «Бухгалтерський та податковий облік» серед способів оцінки вартості ТМЦ обираємо Середньозважений метод». Також слід відмітити, що дані облікової політики вводяться з 01.12.2014р., оскільки дата введення залишків припадає на 12 місяць 2014 року.

3. Створення 5 працівників (2 працівників адміністративної сфери,3 - працівників виробництва).

«Кадри» > «Фізичні особи» > Кнопкою «Додати» створюємо необхідну кількість фізичних осіб - майбутніх працівників, заповнюючи необхідні реєстраційні та ідентифікаційні дані (ПІБ, ІПН, паспортні дані і т. д.): майбутня виробнича сфера -Зайчук І.В., Мамонов В.В., Соколова О.С. , майбутня адміністрація - Єфімов М.О, Шаргородська О.М.

На основі даних довідника «Фізичні особи» створюємо та заповнюємо довідник «Співробітники організації»: «Кадри» > «Співробітники організації» > Створюємо групу «Працівники» > Кнопка «Додати» > Ставимо відмітку на пункті «Створити нового співробітника», вибравши його з довідника фізичних осіб > кнопка «Ок».

Наказом керівника вводимо дані про прийом співробітників на роботу: «Кадри» > «Прийом на роботу в організацію» > Кнопкою «Підбір» обираємо 5 створених співробітників з групи «Працівники»: попередньо створивши відповідні підрозділи організації («Адміністрація», та «Цех 1»), здійснюємо відповідний розподіл працівників: призначаємо працівників на попередньо створені в базі посади («Директор», «Головний бухгалтер», «Технолог 1 категорії» та «Технолог 2 категорії»0; обираємо дату приймання на роботу - 01.12.2014р. В нижній частині меню здійснюємо відповідні коригування вкладок «нарахування» (встановлюємо вид розрахунку оплати праці, розміри посадових окладів та способи відображення нарахування оплати праці в бухгалтерському обліку: для працівників виробничої сфери - рахунок списання витрат по оплаті праці 23, для працівників адміністративної сфери - 92). «Внески» (аналогічні коригування) та «внески ФОП».

По прийнятті працівників на роботу створюється особова картка працівника (Додаток 1): пункт меню «Кадри» > «Особова картка» > «працівники» (додаємо необхідного працівника з довідника «Працівники») > кнопка «Сформувати».

4. Створення контрагентів.

В довіднику «Контрагенти» додаємо 4 контрагентів: покупців Готель «Добрий ранок» ТОВ «Караван», ТОВ «Чоко-моко» та постачальників ТОВ «Марія» та ТОВ «Коромисло». При створенні заповнюємо реєстраційні дані (найменування, контактні дані та дані державно ї реєстрації: рахунки банках контрагентів). Особливої уваги при заповнені реєстраційних даних контрагентів потребують договори з контрагентами: покупцями - вид договору обираємо « З покупцем», з постачальниками - відповідно «З постачальником».

5. Заповнюємо залишки на рахунках.

Пункт меню «Підприємство» > «Введення початкових залишків» > Змінюємо дату введення початкових залишків (кнопка «Зміна дати введення початкових залишків» - 31.12.2014р. ( для коректного відображення інформації про нарахування амортизаційних відрахувань за січень 2015 року.)

Обрав необхідний рахунок бухгалтерського обліку натискаємо кнопку «Ввести залишки по рахунку».

Рахунок 40 «Статутний капітал» та 46 «Неоплачений капітал» - встановлюємо в розмірі внесків створених засновника (Шаргородська - 300 тис. грн.) та заборгованість Шаргородської О.М. в сумі 20 тис. грн

При введені залишків на рахунки бухгалтерського обліку формується документ-звіт «введення початкових залишків».

Рахунок 601 «Короткостроковий кредит банку»: вносимо дані про банка-кредитора (АКБ "ЛЕГБАНК", попередньо створеного в довіднику «Контрагенти») та суму заборгованості в розмірі 10 тис. грн.

Аналогічно вводимо залишки по рахункам: 301 «Каса», 311 «Рахунки в банках», 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями».

Рахунок 26 «Готова продукція»: для введення залишків попередньо в довіднику «Номенклатура» (меню «Склад > група «Продукція») додамо необхідні види продукції - «Рулет курячий» та «Шинка», вказавши їх одиниці виміру та рахунки обліку.

Рахунок 201 «Сировина і матеріали»: аналогічно вводимо залишки по рахунку 26, для коректного введення залишків по рахунку 201 попередньо в довіднику «Номенклатура» («Склад» > група «Матеріали») додамо необхідні види сировини - «М'ясо свинина» та «М'ясо телятина», вказавши їх одиницю Виміру та рахунки обліку.

Рахунок 104 «Машини та обладнання» та 105 «Транспортні засоби»: для введення залишків по даним рахункам попередньо у довіднику «Основні засоби» (меню ОЗ > «Основні Засоби») створимо необхідні ОЗ - «Технологічна лінія» та «Автомобіль». При введені залишків )З вказуємо по кожному виду засобів рахунок бухгалтерського обліку, поточну вартість та суму накопиченої амортизації ( що автоматично здійснить відповідні записи про залишки на рахунку бухгалтерського обліку 131 «Знос основних засобів»), спосіб нарахування амортизації (прямолінійний); підрозділ, на витрати якого будуть відноситись витрати з нарахування амортизаційних відрахувань; строк корисного використання ОЗ та їх ліквідаційна вартість; на вкладці «Загальні відомості» для коректного нарахування амортизаційних відрахувань вказуємо дату введення в експлуатацію ОЗ.

6. Внесено готівку в касу як погашення неоплаченого капіталу на суму 1000 грн. П. м. «Каса» > «Прибутковий касовий ордер» > Додати > Заповнюємо все необхідні реквізити > Ок (Додаток 2).

банк автоматизований інформаційний бухгалтерія

7. Видамо кошти відрядження 3500 грн.

П. м. «Каса» > «Видатковий касовий ордер» > Додати > Заповнюємо все необхідні реквізити > визначаємо призначення виданих коштів (Відрядження) > Ок (Додаток 3).

8. Працівник відзвітувався за відрядження, невикористані кошти повернув до каси.

Сума витрат становила 500 грн.

П.м. «Каса» > «Авансовий звіт» > Додати > Заповнюємо всі необхідні реквізити (у вкладці «Аванси», в стовпчику «документ авансу» обираємо документ «Видатковий касовий ордер» звідки втягуємо необхідний касовий ордер. Також, у вкладці «Інше» авансового звіту додаємо 2 рядки для двох видів номенклатури: «Добові» та «Проживання в готелі», для кожної з яких заповнюємо усі необхідні комірки) > Ок (Додаток 4).

9. Відвантажено готову продукцію покупцю на суму 1200 гру. з ПДВ.

«Продаж» > Рахунок на сплату покупцю > дата рахунку - 7.12.2014; контрагент - ТОВ «Велика Кишеня»: додамо необхідну номенклатуру з встановленням продажних цін відповідно до умов задачі (Додаток 5) > на основі рахунку на сплату покупця > Реалізація товарів та послуг - формуємо видаткову накладну (Додаток 6) > ОК. Для коректного відображення розрахунків з ПДВ > на підставі реалізації товарів та послуг > «Податкова накладна» (контролюємо наповнення реквізитів накладної та інформації щодо сум ПДВ) (Додаток 7) > Ок.

10. Придбано сировину (м'ясо свинини) від постачальника 30 кг по 54 грн. (з ПДВ) за 1 кг.

«Покупка» > Рахунок на сплату постачальника > постачальник ТОВ «Марія», вводимо необхідні дані про номенклатуру > на підставі рахунку > «Надходження товарів та послуг» «Прибуткова накладна» (Додаток 8) > контролюємо заповнення граф документу > для коректного відображення розрахунків з ПДВ на підставі «Надходження товарів та послуг» (сировини) > «Реєстрація вхідного податкового документа» > Ок.

11. Оплата постачальнику за поставлену сировину

На підставі «Надходження товарів та послуг» > «Платіжне доручення вихідне» (Додаток 9) > заповнюємо необхідні реквізити, відмічаючи, що суми «Оплачені».

12. Отримано кошти за відвантажену продукцію в розмірі 1200 грн.

П.м. «Продаж» > на підставі «Реалізація товарів та послуг» створюємо «Платіжне доручення вхідне» > контролюємо заповнення всіх комірок, зокрема: вхідний номер від: рахунок платника; помічаємо галочкою «Сплачено» та зазначаємо дату оплати > ОК.

13. Нарахування заробітної плати.

Перед нарахуванням з/п відкоригуємо регламентований виробничий календар («Зарплата» > «Регламентований виробничий календар» > коригуємо кількість святкових днів у році).

Для нарахування з/п: ля співробітників виробничої та адміністративної сфер.

Місяць нарахування - січень 2015: підрозділ - «Цех 1» («Адміністрація») кнопка «Заповнити» - «По всім робітникам), «ПДФО» (15%), «Внески ФОП» (попередньо встановивши відсоток у розмірі 37,4%) > формуємо «Табель обліку робочого часу 11-5» (Додаток 10) > Ок.

(Розміри ставок податків та нарахувань встановлюємо в п. меню «Зарплата» > «Нормативні параметри» > «Шкала ставок податків»).

14. Нарахування амортизації ОЗ за січень

«Операції» > «Регламентні операції» > «Закриття місяця» > помічаємо лише «Нарахування амортизації ОЗ» > Ок. Сформуємо відомість нарахування амортизації (Додаток 11).

15. Визначення фінансових результатів за січень

«Операції» > «Регламентні операції» > «Визначення фінансових результатів» > відмічаємо пункти «Закривати доходи та витрати (рах. 79)» та «Розраховувати прибуток/збиток (рах. 44)»

Сформуємо «Баланс та «Звіт про фінансові результати»

П.м. «Звіти» > «Регламентна звітність» > «Баланс» > встановлюємо період > Ок > у новоствореній пустій формі балансу натиснути кнопку «Заповнити» (Додаток 12).

Аналогічно формуємо «Звіт про фінансові результати» (Додаток 13).

Размещено на Allbest.ru