Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. Анализ предметной области ЗАО "Энвижн Груп"

1.1 Описание организации, являющейся объектом исследования ВКР

1.1.1 Краткая характеристика деятельности организации

1.1.2 Основные термины и сокращения

1.1.3 Организационная структура и система управления

1.1.4 Стратегия развития и бизнес-архитектура предприятия

1.1.5 Состояние и стратегия развития информационных технологий (ИТ-архитектура)

1.1.6 Функциональная модель и (или) процессная модель организации "AS-IS"

1.1.7 Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов (анализ "узких мест") с точки зрения бизнес-целей организации

Глава 2. Концептуальное обоснование проекта

2.1 Классы и характеристики пользователей

2.2 Описание функциональных требований проекта

2.3 Цели и бизнес-требования проекта, описание критериев успеха

Глава 3. Архитектура проекта и особенности реализации

3.1 Системная архитектура проекта

3.1.1 Архитектура прикладных программ

3.2 Технологическая архитектура проекта (инфраструктура системы)

3.2.1 Реализация проектного решения на пилотном участке

3.2.2 Входящие документы

3.2.3 Исходящие документы

3.2.4 Приказы и распоряжения

3.2.5 Протоколы совещаний

3.2.6 Служебные записки

3.2.7 Договоры

3.2.8 Заявки на закупку по обеспечивающей деятельности

3.2.9 Заявки на командировку

3.2.10 Ожидаемый эффект от внедрения СЭД

Глава 4. Оценка экономической эффективности проекта

4.1 Расчет фактических затрат на реализацию проекта

4.2 Расчет ожидаемого экономического результата от использования результатов проекта

4.3 Расчет экономической эффективности инвестиций в проект

Заключение

Список литературы

Приложения



Введение

За последние двадцать лет значительно возрос объем информации во всех сферах деятельности человека: экономической, финансовой, политической, социальной. Процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что его эффективное функционирование всецело зависит от уровня автоматизации основных бизнес-процессов и оснащения компании информационными средствами.

Информационный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Информационная система облегчает работу, сокращает время, требующееся на оформление документов, и производит обобщение накопленных данных для анализа деятельности предприятия, тем самым увеличивая его экономическую эффективность.

В современных условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы приоритетной задачей для любой организации является задача эффективного управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных решений и совершенствования технологий взаимодействий.

Данный дипломный проект разрабатывается для автоматизации процессов документооборота в ЗАО "Энвижн Груп".

В настоящее время в компании отсутствует система электронного документооборота, все функции связанные с согласованием документов выполняются вручную.

В связи с потребностью в обеспечении руководства достоверной и актуальной информацией для принятия решений появилась необходимость в создании и внедрении СЭД. Это предполагает повышение прозрачности и управляемости деятельности Компании за счет автоматизации процессов создания, исполнения и контроля поручений и возможности мониторинга исполнительской дисциплины.

Создаваемая СЭД предназначена для сокращения сроков прохождения и согласования документов за счет автоматической маршрутизации электронных версий документов, также требуется обеспечение оперативного доступа к информации сотрудников Компании, повышение общей культуры работы с бумажными и электронными документами Компании.

Для реализации поставленных целей Система документооборота должна обеспечивать решение задач по созданию единого информационного пространства на основе коммуникационных каналов, связывающих всех сотрудников Компании, объединенных общими деловыми процессами, обеспечить единый методологического подхода к управлению документами за счет использования унифицированных процессов обработки документов в СЭД.

Для этого требуется решить следующие задачи:

1) Проанализировать предметную область;

2) Выявить недостатки существующего документооборота;

3) Обозначить процессы подлежащие автоматизации;

4) Обосновать проектное решение по видам обеспечения;

5) Создать техническое задание на проектирование;

6) Рассчитать экономическую выгоду от внедрения проекта.

Решение поставленных задач позволит полностью автоматизировать процесс документооборота Компании. А именно: оптимизировать трудовые, временные, материальные ресурсы и бизнес-процессы, уменьшить количество бумажных документов, повысить сохранность информации, улучшить коммуникацию между отделами, сократить время на согласование документов и подготовку проектов.



Глава 1. Анализ предметной области ЗАО "Энвижн Груп"

1.1 Описание организации, являющейся объектом исследования ВКР

1.1.1 Краткая характеристика деятельности организации

ЗАО "Энвижн Груп" - часть мирового инновационного сообщества - повышающая эффективность и безопасность клиентов, используя инновации как способ ведения бизнеса и создавая условия для развития и профессионального роста своих сотрудников.

Компания - глобальный игрок, который уже сейчас использует инновации, разработанные во всем мире. "Энвижн Груп" стремится выходить на новые рынки и предлагать услуги на всей территории России и за ее пределами.

Компания предлагает весь комплекс услуг и продуктов от управленческого консалтинга до аутсорсинга, решая задачи клиентов наиболее эффективно, позволяя им концентрироваться на основном бизнесе. Инновации - это средство работы, которое включает не только современные технологии, но и современные методы организации ведения бизнеса.

Опыт и квалификация специалистов компании, накопленные за годы работы на ИТ-рынке, - та основа, на которой базируется успех "Энвижн Груп".

Опыт и квалификация специалистов компании, накопленные за годы работы на ИТ-рынке, - та основа, на которой базируется успех "Энвижн Груп".

• Портфель решений разработан с учетом индивидуальных потребностей отраслевых клиентов.

• Полный цикл ИТ-услуг: от консалтинга до эксплуатации, от бизнес-приложений до инфраструктуры.

• Ориентация на сервис и высочайшие стандарты обслуживания.

• Опыт управления проектами федерального масштаба.

• Непосредственная близость к заказчику: 20 филиалов в России и 4 за рубежом.

1.1.2 Основные термины и сокращения

В настоящем проекте применяются следующие сокращения:

• DAX - система Microsoft Dynamics AX, которая используется в ЗАО "Энвижн Груп".

• БСАП - бланк сравнительного анализа поставщиков

• ГД - Генеральный директор.

• ДОУ - документационное обеспечение управления.

• Заказчик - ЗАО "Энвижн Груп".

• ЗаТКП - заявка на технико-коммерческое предложение.

• ЗГД - заместитель генерального директора.

• ЗК - закупочная комиссия.

• ЗОС - заявка на оплату, обрабатывается в системе DAX;

• ИНС - идентификационный номер спецификации.

• Исполнитель - ООО "БТЛаб".

• Компания - ЗАО "Энвижн Груп".

• ОВПиОК - Отдел визовой поддержки и оформления командировок.

• ОДО - отдел документационного обеспечения.

• ОРД - организационно-распорядительные документы.

• ОС - операционная система.

• ПО - программное обеспечение.

• РК - регистрационная карточка.

• РПК - региональные подразделения ЗАО "Энвижн Груп".

• СБ - Дирекция по безопасности ЗАО "Энвижн Груп".

• Система - система электронного документооборота ЗАО "Энвижн Груп".

• СП - структурное подразделение ЗАО "Энвижн Груп".

• Спецификация - Спецификация по настройке системы электронного документооборота ЗАО "Энвижн Груп".

• СЭД - система электронного документооборота ЗАО "Энвижн Груп".

• ЦО - центральный офис ЗАО "Энвижн Груп".

• ЦФО - центр финансовой ответственности.

1.1.3 Организационная структура и система управления

Компания ЗАО "Энвижн Груп" работает на ИТ-рынке с 2001 г. За это время Компания сформировала комплекс технологий, отраслевых решений и экспертизы, ускоряющих развитие коммерческих компаний и государственных организаций.

Внедренная в компании система менеджмента качества применительно к проектированию, разработке, вводу в эксплуатацию и обслуживанию информационных систем, поставкам цифрового телекоммуникационного оборудования и средств вычислительной техники соответствует требованиям межгосударственного стандарта ГОСТ ISO 9001:2011. Среди партнеров компании более 100 крупнейших мировых поставщиков оборудования и программного обеспечения.

Компания имеет разветвленную структуру: 22 филиала, расположенных на территории России. Центральный офис "Энвижн Груп" расположен в Москве. Все филиалы являются неотъемлемой частью компании и предоставляют решения и услуги, соответствующие единому высокому стандарту качества "Энвижн Груп".

Место нахождения центрального офиса ЗАО "Энвижн Груп": г. Москва ул. Новослободская, д. 29, стр. 2.

По результатам 2013 года "Энвижн Груп" занимает 2-е место по предоставлению ИТ-услуг а также среди крупнейших консалтинговых групп России; входит в ТОП-3 российских компаний, выполняющих комплексные проекты построения инфраструктуры ЦОД , ТОП-5 компаний российского ИТ-рынка ТОП-5 крупнейших системных интеграторов России по построению ИТ-инфраструктуры

В целях эффективного управления Компанией и организации взаимодействия между подразделениями при решении вопросов, связанных с основной деятельностью, создана организационно-штатная структура (см. Рис. 1).

На предприятии осуществляется линейно-функциональная схема управления, состоящая из подразделений:

· Осуществляющих основную работу

· Обслуживающих подразделений

Основные подразделения:

· Департаменты осуществляющие продажи в различных направлениях (подготовка и размещение заказов, ведение клиентской базы, переговоры с покупателями, контроль оплат и своевременности отгрузок);

· Финансовый сектор (Бухгалтерия, казначейство, финансовый департамент - правовое обеспечение фирмы, подготовка документов);

· Правовой сектор (Обеспечение юридической поддержки и сопровождения документооборота компании);

· Проектный офис (Осуществление функций контроля над реализацией проектов);

· Блок безопасности (Осуществление экономической и внутренней безопасности компании, проведение конкурентной разведки).

Для автоматизации процессов в компании используется Microsoft Dynamics Axapta, современная, многофункциональная система управления предприятием. В эксплуатации данной системы задействованы все основные и обеспечивающие подразделения компании. Программа доработана программистами с учетом требований.

Так же установлено ПО для управления проектной деятельностью - Microsoft Project 2003 Professional, его использует проектный офис и Microsoft SharePoint WorkSpace2010 - для осуществления эффективной групповой работы.

Рис. 1. Организационно-штатная структура

1.1.4 Стратегия развития и бизнес-архитектура предприятия

Компания активно расширяет свои сферы влияния, появляются новые направления деятельности, открываются филиалы. Основной стратегией развития компании была выбрана стратегия экстенсивного роста.

В сентябре 2012 года АФК "Система" и "Энвижн Груп" завершили сделку, в результате которой 50+0,5% акций "Энвижн Груп" перешло во владение принадлежащей "Системе" группе "РТИ". В счет оплаты сделки акционеры "Энвижн Груп" помимо денег получили активы, входящие в группу "Ситроникс": "Ситроникс Информационные технологии" и "Ситроникс Телекоммуникационные решения".

В 2014 году было принято решение по автоматизации процесса документооборота, путем введения СЭД. Была поставлена задача по обеспечению слаженной работы всех подразделений, повешению оперативного доступа к информации, повышение производительности сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов.

С января 2015 года происходят значительные изменения внутри компании. На данный момент осуществляется слияние ЗАО "Энвижн Груп" с ОАО "МТС", в рамках которого Энвижн будет осуществлять интеграционные проекты для корпоративных клиентов МТС.

1.1.5 Состояние и стратегия развития информационных технологий (ИТ-архитектура)

В компании развитие информационных технологий находится на достаточно высоком уровне.

Основное подразделение руководящее ИТ процессами компании является Департамент Информационных систем (ДИТ). Основной задачей подразделения являются контроль работы ИТ служб компании, обеспечение бесперебойного функционирования системы, поддержка ПО, компьютеров и сетей, предоставление ИТ-сервисов, планирование развития ИТ.

В штате ДИТ числятся:

· Системные администраторы;

· Бизнес-аналитики

· Программисты 1С;

· Разработчики.

Являясь одним из ведущих системных интеграторов, Энвижн Груп имеет высокий уровень ИТ сервисов.

Основные программные средства:

· Microsoft Dynamics Axapta - система поколения ERP II, используемая для автоматизации управления предприятием;

Ведение складского учета, управление проектной деятельностью, финансами, логистикой, HR службы;

· Microsoft Project 2003 Professional - специализированное ПО, используемое проектным офисом, для контроля за сроками и ресурсами проектов;

· Microsoft SharePoint WorkSpace2010 - используется в качестве платформы для внутреннего корпоративного портала;

· 1С Бухгалтерия - бухгалтерский и налоговый учет;

· Microsoft Dynamics CRM 2013- инструмент коммерческой дирекции, предназначенный для автоматизации взаимодействия с клиентами, управлением планами продаж, прогнозированием направлений продаж;

· BMC Remedy- система управления заявками на сервисное обслуживание, в рамках службы IT HelpDesk.

В рамках слияния планируется переход на корпоративные ИТ службы ОАО "МТС".

1.1.6 Функциональная модель и (или) процессная модель организации "AS-IS"

По результатам обследования в Компании можно выделить следующие основные бизнес-процессы корпоративного документооборота, которые будут обрабатываться в СЭД:

· Обработка входящей и исходящей корреспонденции;

Рис. 2. Обработка входящей корреспонденции

Рис. 3. Обработка исходящей корреспонденции



· Работа с распорядительными документами:

o приказы и распоряжения по основной деятельности;

o протоколы совещаний;

Рис. 4. Приказы и распоряжения по основной деятельности

Рис. 5. Протоколы совещаний



· Работа с внутренними документами Компании:

o служебные записки;

o поручения;

Рис. 6. Служебные записки

· Работа с договорными документами:

o договоры (в части согласования);

o доверенности;



Рис. 7. Работа с договорными документами

· Документационное обеспечение процесса закупок:

o заявки на выбор поставщика работ/услуг;

o заявки на закупку по обеспечивающей деятельности;

o протоколы закупочной комиссии;

Рис. 8. Заявка на выбор поставщика работ и услуг



Рис. 9. Заявка на закупку по обеспечивающей деятельности

Рис. 10. Протоколы закупочной комиссии



· Процесс учета командировок

o согласование заявок на командировку, предварительный расчет стоимости командировки с указанием форм оплаты (карта, банк);

o ведение реестра командировок и хранение отсканированных документов по командировке.

Рис. 11. Согласование заявки на командировку

· Контроль исполнения поручений

1.1.7 Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов (анализ "узких мест") с точки зрения бизнес-целей организации

Используя обобщенную информацию, полученную в результате обследования документооборота ЗАО "Энвижн Груп", можно выделить следующие положительные моменты, особенно важные в организации бумажного делопроизводства:

· стремление руководства Компании стандартизировать и унифицировать процессы делопроизводства;

· процессы работы со входящими, исходящими документами, приказами, распоряжениями, служебными записками, протоколами совещаний, договорами, протоколами ЗК и командировками регламентированы документами;

· разработаны шаблоны типовых документов, в том числе, заявок, доверенностей и договоров;

· регистрация входящих и исходящих документов, а также приказов и распоряжений ведется централизованно;

· регистрация договоров ведется централизованно;

· используются системы для автоматизации процессов учета и работы с документами: PayDox, DAX;

· организовано централизованное хранение отсканированных образов документов на корпоративном портале.

Таблица 1.

Основные недостатки существующего документооборота Компании

№	Выявленные недостатки	В чем выражаются или чем порождаются	Последствия, создаваемые затруднения
1.	Документооборот регламентирован не в полном объеме.	Не все процессы работы с документами регламентированы. После завершения изменения организационной структуры Компании потребуется переработка существующих регламентов.	Отсутствие четких правил ведет к разнообразию подходов к организации работы с одними и теми же документами. Сложность ведения взаимодействия между структурными подразделениями Компании. При кадровых изменениях (прием новых сотрудников на работу, замещение на период отпуска) может теряться часть знаний по организации процесса обработки документов.
2.	Отсутствие системы контроля исполнения документов и поручений.	Контроль исполнения возложен на помощников генерального директора и его заместителей. Отсутствие единого источника заданий (личного списка дел для каждого сотрудника).	Высокая трудоемкость поддержки таблиц по исполнению документов в MS Excel помощниками генерального директора и его заместителей. Затруднено получение информации о ходе и результатах исполнения поручений. Затруднено получение информации о просроченных поручениях. Существует риск утраты истории исполнения поручений, выданных в прошлом (месяц, три месяца назад).
3.	Отсутствие централизованного контроля исполнения приказов и распоряжений	Контроль исполнения приказов и распоряжений возложен непосредственно на исполнителей документов.	Отсутствие информации у руководителей Компании о ходе и результатах исполнения поручений распорядительных документов.
4.	Используемое для ведения документооборота ПО не удовлетворяет потребностям пользователей	Используемое ПО не содержит всех необходимых сотрудникам функций. В используемом ПО не ведется учет приказов, распоряжений, протоколов совещаний, протоколов ЗК, служебных записок, заявок на закупку по обеспечивающей деятельности, заявок на выбор поставщика работ/ услуг.	Неэффективность поиска документов. Недостаточная степень автоматизации и контроля исполнения по процессам работы с некоторыми типами документов.
5.	Отсутствие единой номенклатуры дел	Нет нормативного документа, определяющего место, правила и сроки хранения документов.	Неэффективность поиска оригиналов документов. Риск нарушения сроков хранения. Разнообразие используемых подходов к организации хранения документов.



Перечисленные недостатки актуальны для Компании на данный момент. Они обладают различной критичностью для текущего документооборота в целом и могут являться серьезным препятствием при увеличении сложности делопроизводственных процессов в дальнейшем. При росте и расширении Компании, критичность каждого недостатка возрастает пропорционально количеству новых сотрудников.



Глава 2. Концептуальное обоснование проекта

2.1 Классы и характеристики пользователей

В качестве заказчика, выступает Генеральный директор компании. Были сформулированы требования по внедрению СЭД, помогающей повысить прозрачность документооборота Компании, и снизить нагрузку на задействованные подразделения.

Основными пользователями являются:

· Исполнители;

· Администраторы;

· Финансовые департаменты;

· Коммерческая дирекция.

У каждой из групп пользователей, установлены свои права доступа и редактирования, в зависимости от предъявляемых требований.

2.2 Описание функциональных требований проекта

Определение функциональных требований производилось согласованием промежуточных моделей проектной группой. На основании результатов были выдвинуты общие требования к СЭД.

Общие требования

· СЭД должна быть построена на основе Workflow-технологии и поддерживать следующий функционал:

ь моделирование бизнес-процессов;

ь управление ролевым доступом;

ь версионность процессов;

ь контроль версионности документов (check in/check out);

ь настройка маршрутов согласования (как последовательного, так и параллельного);

ь уведомление пользователей о приближении или наступлении назначенных сроков;

ь статистика, мониторинг, аудит данных;

ь отчетность;

ь поиск информации по заданным критериям.

· СЭД должна предоставить репозиторий шаблонов типовых документов

· В Системе должен быть реализован электронный архив, позволяющий в автоматическом режиме как помещать документы и связанные с ними копии первичных документов в текущую Систему, так и передавать их далее во внешний корпоративный архив.

· СЭД должна предоставлять пользователю единый механизм поиска вне зависимости от среды пользователя и места хранения информации.

· В Системе должна быть возможность установки связи между входящими, исходящими и внутренними документами.

· В Системе должен быть реализован механизм делегирования прав и замещения при работе с документами - возможность предоставления постоянного или временного доступа (для просмотра, согласования, редактирования - то есть все возможности сотрудника, который делегировал свои права) к документам для всех участников данного процесса.

· СЭД должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей.

· СЭД должна производить автоматическое протоколирование событий, касающихся создания, изменения, открытия документов, а так же отправки уведомлений. Протоколирование должно осуществляться как при ручном, так и при автоматическом изменении учетных карточек документов. Производимые над объектами действия должны отображаться в отдельных закладках этих объектов.

· СЭД должна предоставлять возможность настраивать маршруты согласования документов и, в зависимости от типа документа, сотрудника, создавшего документ, или бизнес-процесса, выбирать необходимый маршрут согласования.

· СЭД должна предоставлять возможность формирования произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в Системе.

· СЭД должна отображать итоговые результаты согласования с учетом всех циклов согласования. СЭД должна предоставлять возможность просмотра результатов согласования любым участникам, имеющим доступ для просмотра.

· СЭД должна иметь режим жесткого разграничения доступа к документам на право создания, чтения, редактирования.

· СЭД должна предоставлять возможность добавлять резолюции к входящим и внутренним документам. Учетные карточки документов и резолюций в Системе должны отображаться в виде иерархического списка. СЭД должна позволять к карточкам резолюций прикреплять новые резолюции, тем самым формируя иерархию.

· СЭД должна предоставлять возможность прикрепления и отслеживания исполнения заданий для следующих документов: входящие документы с резолюциями, внутренние документы с резолюциями, ОРД.

Требования к документообороту входящих документов

· СЭД должна позволять вести учет всей входящей корреспонденции, в том числе нерегистрируемой, поступившей из сторонней организации или другого юр. лица.

· СЭД обеспечивать создание учетной карточки входящего документа, в которую можно внести дату документа и исходящий номер, корреспондента, адресатов, заголовок (краткое содержание документа) и т. д. и при необходимости зарегистрировать.

· СЭД должна позволять прикреплять резолюции к входящим документам. В карточку резолюции должно быть возможно внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителей и срок исполнения резолюции.

· СЭД должна формировать и отправлять уведомления при направлении входящих документов Адресатам, при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку входящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

Требования к документообороту исходящих документов

· СЭД должна позволять вести учет исходящей корреспонденции, отправляемой в другие организации с возможностью отслеживания даты отправки письма.

· СЭД должна позволять создавать учетную карточку исходящего документа, в которую можно занести такую информацию как: дата документа и исходящий номер, дата отправки и способ отправки, заголовок (краткое содержание документа), содержание документа в электронном виде и т.д.

· СЭД должна обеспечивать согласование исходящего документа по выбранному маршруту. При желании СЭД должна отслеживать время, отведенное на согласование, и в случае истечения срока согласования производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников.

· СЭД должна обеспечивать регистрацию исходящих документов.

· СЭД должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать исходящий документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании "по умолчанию" и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку исходящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

Требования к документообороту внутренних документов

· СЭД должна позволять вести учет внутренней корреспонденции, предназначенной для подготовки документов создаваемых внутри компании и адресованных ее сотрудникам.

· СЭД должна обеспечивать создание учетной карточки внутреннего документа, в которую можно занести следующую информацию: Внутренний № документа, дата регистрации, адресат и т.д.

· СЭД должна обеспечивать согласование внутреннего документа по выбранному маршруту. При желании, СЭД должна отслеживать время, отведенное на согласование, и, в случае истечения срока согласования, производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников.

· СЭД должна обеспечивать регистрацию внутренних документов.

· СЭД должна позволять прикреплять резолюции к внутренним документам. В карточку резолюции должно быть возможно внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителя и срок исполнения резолюции.

· СЭД должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать внутренний документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании "по умолчанию", при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку внутреннего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

Требования к документообороту организационно-распорядительных документов

· СЭД должна позволять вести учет организационно-распорядительных документов (ОРД) - приказов и распоряжений, создаваемых внутри компании.

· СЭД должна обеспечивать создание учетной карточки ОРД, состоящей из следующих полей: № документа, дата регистрации, заголовок, исполнители и т.д.

· СЭД должна обеспечивать согласование и подписание ОРД по выбранному маршруту (с возможностью отслеживания времени отведенного на согласование).

· СЭД должна направлять новый зарегистрированный ОРД на ознакомление согласно списку рассылки.

Требования к документообороту договоров

· СЭД должна позволять вести учет договоров и проектов договоров.

· СЭД должна иметь возможность предлагать заготовки типовых договоров утвержденной формы, согласование которых проводится по сокращенному маршруту.

· СЭД должна позволять направлять на согласование и снимать с согласования договор.

· СЭД должна регистрировать согласованный договор.

· СЭД должна отправлять договоры в архив после истечения его срока.

· СЭД должна к карточке договора прикреплять карточку дополнительного соглашения.

· СЭД должна для договоров вести и хранить информацию по исполнению договоров. Данная информация должна содержаться в учетной карточке договора в отдельной закладке.

· СЭД должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, о снятии с согласования, о необходимости зарегистрировать договор с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

Требования к контролю исполнения заданий

· СЭД должна позволять создавать/прикреплять карточки заданий к документам. Карточка задания должна содержать следующие поля: исполнители, текст задания, срок исполнения, и т.д.

· СЭД должна позволять ставить и снимать с контроля задания для исполнителей.

· СЭД должна позволять делегировать права по исполнению задания другому должностному лицу.

· СЭД должна позволять отказываться от исполнения задания с обязательным обоснованием причины.

· СЭД должна позволять переносить срок исполнения заданию.

· СЭД должна позволять направлять задание на проверку и на доработку.

· СЭД должна позволять создавать отчеты по исполнению, как по каждому исполнителю, так и для всех вместе.

· СЭД должна отслеживать срок исполнения и производить своевременную нотификацию пользователей.

Требования к интеграции

· В Системе должна быть реализована интеграция с такими приложениями как Microsoft Dynamics Axapta и 1С Бухгалтерия.

2.3 Цели и бизнес-требования проекта, описание критериев успеха

Основными целями данного бизнес-проекта является снижение прямых и косвенных затрат Компании, что говорит об эффективности внедрения СЭД.

Преимуществами внедрения СЭД являются:

1. Сокращение измеряемых параметров (финансовых и временных затрат, ресурсов):

· Уменьшение временных и финансовых затрат на поиск документов.

· Уменьшение временных и финансовых затрат на организацию архивного хранения документов за счет возможности хранения части документов в электронном виде.

· Снижение риска безвозвратной утери документов.

· Снижение риска неисполнения поручений или срыва сроков за счет автоматизированного контроля и рассылки уведомлений.

· Повышение не измеряемых параметров, имеющих прямое влияние на функционирование Компании в целом:

· Повышение прозрачности и контролируемости деловых процессов обработки документов.

· Повышение производительности труда сотрудников за счет ускорения деловых процессов обработки документов в системе электронного документооборота.

· Повышение скорости принятия решений за счет ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.

· Усиление контроля исполнительской дисциплины руководством.

· Унификация делопроизводственных процессов за счет использования единого информационного пространства.

· Ускорение доступа к корпоративной информации.

· Повышение уровня безопасности за счет разделения прав доступа к документам и полного аудита действий сотрудников в системе электронного документооборота.

· Улучшение морального климата в коллективе и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.



Глава 3. Архитектура проекта и особенности реализации

3.1 Системная архитектура проекта

3.1.1 Архитектура прикладных программ

В общем случае система Docsvision разворачивается в локальной сети, объединяющей следующие компьютеры:

· компьютер, на котором развернут сервер Docsvision (или несколько серверов, объединенных в NLB-кластер);

· компьютер, на котором развернут сервер баз данных;

· компьютер, на котором установлен выделенный сервис обработки бизнес-процессов (или несколько таких серверов, объединенных в кластер);

· компьютер, на котором установлен выделенный сервис полнотекстового поиска;

· клиентские компьютеры.

· Требования к серверу Docsvision

Таблица 2.

Таблица основных требований к серверу

Число	Аппаратные требования (*)
пользователей
1-10	Процессор: 1x2ядра 2Ghz и выше
	Оперативная память (RAM): 1Gb и более
	Система хранения данных (HDD/SSD): от 80Gb, не менее 80 IOPS
10-50	Процессор: 1x4 ядра, 2Ghz и выше
	Оперативная память (RAM): 4Gb и более
	Система хранения данных (HDD/SSD): от 120Gb, не менее 120 IOPS
50-100	Процессор: 2x4 ядра, 2,5GHz и выше
	Оперативная память (RAM): 4-8Gb и более
	Система хранения данных (HDD/SSD): от 200Gb, рекомендуется RAID, не менее 160 IOPS
100-500	Для единой установки (сервер приложений совмещен с сервером БД):
	Процессор: 2x4 ядра 3GHz и выше
	Оперативная память (RAM): 8Gb и более
	Система хранения данных (HDD/SSD): от 500Gb, рекомендуется RAID, не менее 160 IOPS
	Для раздельной установки (рекомендуется):
	Требования к серверу приложений:
	Процессор: 1x4 ядра, 2GHz и выше
	Оперативная память (RAM): 2Gb и более
	Система хранения данных (HDD/SSD): от 80Gb, 100 IOPS
	Требования к серверу баз данных:
	Процессор: 2x4 ядра 3GHz и выше
	Оперативная память (RAM): 4-8Gb
	Система хранения данных (HDD/SSD): от 500Gb, рекомендуется RAID, не менее 160 IOPS
Более 500	Обязательна раздельная установка сервера приложений и сервера баз данных
	Требования к серверу приложений:
	Процессор: 2x2 ядра, 2GHz и выше
	Оперативная память (RAM): 4Gb
	Система хранения данных (HDD/SSD): от 200Gb, рекомендуется RAID, не менее 140 IOPS
	Рекомендуется объединение нескольких серверов в NLB-кластер (Web-Farm)
	Требования к серверу баз данных:
	Процессор: 4x4 ядра и более, 3GHz и выше
	Оперативная память (RAM): 8Gb и более
	Система хранения данных (HDD/SSD): от 1Tb, рекомендуется RAID, не менее 180 IOPS

*Требования к дисковой подсистеме зависят от прогнозируемого объема базы данных, который определяется типом операций, выполняемых пользователями. Для корректной работы системы требуется наличие не менее 100 Мбайт свободного дискового пространства на сервере приложений.



· Требования к операционной системе сервера приложений

Серверные компоненты Docsvision устанавливаются на компьютер с одной из следующих операционных систем:

· Microsoft Windows Server 2003 (SP1) (Standard, Enterprise, DataCenter);

· Microsoft Windows Server 2003 R2 (Standard, Enterprise, DataCenter, Web);

· Microsoft Windows Server 2008 (Standard, Enterprise, DataCenter, Web);

· Microsoft Windows Server 2008 R2 (Standard, Enterprise, DataCenter, Web);

· Microsoft Windows Server 2012 (Standard).

· Требования к программному обеспечению сервера приложений

К необходимому для установки серверных компонентов Docsvision программному обеспечению относятся:

· Microsoft .NET Framework 3.5 SP1; Если на компьютере установлен Microsoft .NET Framework более ранних версий (или вообще не установлен), то система будет работоспособна, но в режиме ограниченной функциональности: Навигатор открываться не будет, но можно будет открыть Рабочее место Администратора.

· веб-сервер Internet Information Services (IIS) версий 6.0, 7.0 или 7.5 с поддержкой ASP.NET 2.0;

· системная служба Windows Installer версии 3.1;

· Microsoft Visual Basic Runtime (MSVBVM) (необходим для работы карточек приложения Делопроизводство).

· Microsoft Visual C Runtime (MSVCRT)

· Microsoft XML Parser (MSXML)

· Требования к серверу баз данных

Сервер баз данных может быть установлен как отдельно, так и на одном компьютере с сервером Docsvision. Размещение на одном компьютере может быть использовано при небольших планируемом объеме базы данных и числе пользователей. Размещение на разных компьютерах рекомендуется для создания более производительных конфигураций.

База данных Docsvision может находиться под управлением одного из следующих серверов:

· Microsoft SQL Server 2005 (Standard, Enterprise, Developer Edition или Express);

· Microsoft SQL Server 2008 (Standard, Enterprise, Developer Edition или Express).

· Microsoft SQL Server 2008 R2 (Standard, Enterprise, Developer Edition или Express).

· Microsoft SQL Server 2012 (Standard, Enterprise, Business Intelligence или Express).

· Требования к клиентам Docsvision

Минимальные системные требования к клиентскому компьютеру Docsvision таковы:

· Процессор: 1,5Ghz и выше.

· Оперативная память (RAM): от 1 Gb.

· Система хранения данных: 150 Mb свободного места на диске.

· Видеоподсистема: любая видеокарта, включая встроенные.

· Разрешение экрана: 800x600 или выше;

Для клиентского компьютера такой конфигурации гарантируется работоспособность всех функций системы, но не гарантируется удовлетворительный уровень производительности.

Рекомендуемая конфигурация клиентского компьютера следующая:

· Процессор: двухъядерный (Intel Core i3 или аналоги), 2Ghz и выше.

· Оперативная память: от 2 Gb.

· Система хранения данных: 200 и более Mb свободного места на диске, рекомендуется SSD.

· Видеоподсистема: дискретная видеокарта с поддержкой DirectX 9.

· Разрешение экрана: 1280x720 или выше.

Для печати подходит любая модель принтера (сетевая или локальная установка).

Для выполнения сканирования карточек приложения "Делопроизводство" (карточки режима совместимости с 4.5) подходит любой сканер с TWAIN-совместимым интерфейсом. Для сканирования и распознавания может использоваться только FineReader Scriptng Edition 6.0 или 7.0.

Для выполнения сканирования карточек библиотеки "Базовые объекты" подходит любой WIA-совместимый сканер. При этом не требуется никакого дополнительного программного обеспечения, кроме корректно установленного WIA-драйвера сканера. Для сканирования и распознавания при этом используется ABBYY FineReader Engine 9.0.

· Операционная система

Клиентские компоненты Docsvision устанавливаются на компьютер с одной из следующих операционных систем:

· Microsoft Windows XP Professional (SP3 и выше);

· Microsoft Windows Vista (Business, Enterprise, Ultimate);

· Microsoft Windows 7 (Enterprise; Professional; Ultimate);

· Microsoft Windows 8 (Windows 8, Windows 8 Pro, Windows 8 Enterprise).

Также допускается использование операционных систем, предназначенных для установки серверного программного обеспечения.

Для корректной работы клиентской части системы требуется наличие последней версии Microsoft Visual Basic Runtime. Она устанавливается автоматически в составе последних пакетов обновлений операционной системы или вручную.

· Программное обеспечение

Необходимое программное обеспечение

Перед установкой клиентских компонентов Docsvision убедитесь, что на компьютере установлены и обновлены:

· Microsoft Visual C Runtime (MSVCRT);

· Microsoft XML Parser (MSXML);

· Microsoft Visual Basic Runtime (MSVBVM);

Дополнительное программное обеспечение

Данные программы не обязательны для установки, но их отсутствие ограничит функциональность системы:

· Microsoft Office (необходим для поддержки add-in);

· Браузер:

· Microsoft Internet Explorer 7.0 или выше (рекомендуется Microsoft Internet Explorer 8.0 или выше);

· Google Chrome 19.0.1084.56 m;

· Mozilla Firefox 13.0.1;

· Opera 12.00.

· Требования к сетевому соединению

Помимо аппаратных характеристик клиентского компьютера, быстродействие системы зависит также от скоростных показателей канала (ширина полосы пропускания, время отклика); количества пользователей (клиентов), которые работают с сервером через данный канал; загруженности канала (трафика от других приложений); и нагрузки на сервер (вызванной параллельной работой других пользователей).

В табл. 3 приведены ориентировочные показатели скорости выполнения основных операций в системе (в секундах) с клиентского компьютера.



Таблица 3.

Ориентировочные показатели скорости выполнения основных операций в системе

Операция/скорость LAN*	100 Mbps
Запуск Навигатора	до 10 (2) сек
(новый/свернутый в область уведомлений)
Открытие файла 1Mb	до 3 сек
Создание новой карточки документа	до 7 сек
Открытие карточки документа	до 7 (3) сек
(первое/последующие)
Открытие карточки задания	до 5 (2) сек
(первое/последующие)

* Данные показатели приведены с учетом следующих ограничений:

· аппаратные характеристики клиентского компьютера соответствуют рекомендуемым;

· на клиентском компьютере не запущены другие приложения;

· локальная сеть между клиентским компьютером и сервером свободна от нагрузки других приложений по всей полосе пропускания;

· аппаратные характеристики сервера соответствуют требованиям для текущей нагрузки от работы пользователей и бизнес-процессов;

· в процессе установки система сконфигурирована на "максимальную производительность" (поставить ссылку)

Для работы в системе на низкоскоростных каналах (менее 128kbps) рекомендуется использовать терминальный доступ.

3.2 Технологическая архитектура проекта (инфраструктура системы)

3.2.1 Реализация проектного решения на пилотном участке

В данном разделе приводится описание предложений по реализации процессов работы с документами в СЭД.

Реализацию процессов работы с документами в СЭД планируется выполнять последовательно в несколько этапов:

· Этап 1. Внедрение базового функционала для обеспечения делопроизводства:

o Входящие;

o Исходящие;

o Приказы и распоряжения по основной деятельности;

o Поручения.

· Этап 2. Развитие базового функционала:

o протоколы совещаний;

o служебные записки;

o договоры;

o доверенности.

· Этап 3. Настройка дополнительного функционала:

o заявки на выбор поставщика работ/услуг;

o заявки на закупку по обеспечивающей деятельности;

o протоколы закупочной комиссии;

o заявки на командировку.

3.2.2 Входящие документы

Входящие документы, адресованные руководству или структурным подразделениям Компании, регистрируются сотрудниками ОДО в СЭД Docsvision.

Входящие документы, поступившие по почте, электронной почте, а также курьером передаются в ОДО для регистрации в СЭД Docsvision.

Входящие документы, поступившие по системе Босс-Референт, выгружаются помощником ГД из Босс-Референта и передаются в виде поручения в системе Docsvision в ОДО для регистрации.

Сотрудник ОДО должен иметь возможность проверить поступивший входящий документ на повторность. Для регистрации документа в Docsvision сотрудник ОДО:

1. Создает регистрационную карточку (РК) входящего документа в Docsvision.

2. Заполняет поля РК документа. Нажимает кнопку "Зарегистрировать", Система присваивает регистрационный номер.

3. Проставляет регистрационный номер на документе.

4. Сканирует и прикрепляет отсканированный образ документа к РК документа в Docsvision.

Сотрудник ОДО должен иметь возможность создать РК нового входящего документа путем копирования РК любого входящего документа, сохраненного в СЭД.

После регистрации зарегистрированный входящий документ помещается в дело в ОДО. На карточке входящего документа в СЭД сотрудник ОДО указывает номер дела, в которое был списан документ.

Оригиналы бухгалтерских, финансовых и других документов могут передаваться на исполнение в структурные подразделения.

Сотрудник ОДО передает входящий документ на рассмотрение в электронном виде по СЭД Docsvision.

Контроль исполнения резолюции ведется ответственным сотрудником, указанным в карточке резолюции (контролером). В качестве контролера может выступать помощник руководителя либо руководитель структурного подразделения, создавший резолюцию. После завершения исполнения всех резолюций по документу, СЭД должна переводить карточку входящего документа в состояние "В архиве". При необходимости продолжить исполнение документа, сотрудник ОДО может вернуть списанный документ в работу. Если по документу нет резолюций, то после рассмотрения документа руководителем помощник руководителя, либо непосредственно руководитель структурного подразделения отмечает документ как не требующий исполнения.



Рис. 12. Входящие документы

3.2.3 Исходящие документы

Исполнитель создает РК исходящего документа в СЭД Docsvision. Заполняет основные поля карточки. Прикрепляет файл с текстом письма к карточке документа.

Согласование проектов исходящих документов по СЭД не является обязательным. Проект исходящего документа может быть сразу передан на подписание.

При необходимости проведения согласования по СЭД, исполнитель документа может организовать его согласование.

Когда проект исходящего документа согласован, а также в случае, если согласование не требуется, проект документа передается на подпись руководителю с использованием СЭД.

Помощник руководителя распечатывает документ вместе с листом согласования из СЭД, и передает руководителю на подпись.

После подписания документа руководителем помощник руководителя проставляет признак подписания в карточке исходящего документа в СЭД.

Подписанный оригинал документа в бумажном виде передается в ОДО для регистрации.

Регистрация исходящих документов проходит централизованно в ОДО.

Регистрация исходящего документа в ОДО происходит только после получения бумажного экземпляра подписанного документа. Поступление документа на регистрацию по СЭД не требует выполнения действий до поступления подписанного бумажного экземпляра.

Для регистрации документа в Docsvision сотрудник ОДО:

1. Проверяет по СЭД, поступил ли на регистрацию соответствующий электронный исходящий документ.

1.1. Если карточки исходящего документа нет в СЭД, то сотрудник ОДО создает регистрационную карточку исходящего документа в Docsvision, и заполняет ее в соответствии с подписанным оригиналом.

1.2. Если карточка исходящего документа присутствует в СЭД, то проверяет правильность заполнения атрибутов в карточке документа.

2. Нажимает кнопку "Зарегистрировать", Система присваивает регистрационный номер.

3. Проставляет регистрационный номер на документе.

4. Сканирует и прикрепляет отсканированный образ документа к РК документа в Docsvision.

Зарегистрированный оригинал документа передается исполнителю, либо остается в ОДО для отправки адресату.



Рис. 13. Исходящие документы

3.2.4 Приказы и распоряжения

Рис. 14. Приказы и распоряжения



Нормативно-методические документы (регламенты, инструкции и пр.), за исключением утверждаемых коллегиальными органами управления (например, Советов директоров) документов, предварительное согласование которых проводится с использованием соответствующего вида СЗ в СЭД, вводятся в действие приказами (или распоряжениями), поэтому предполагается, что в СЭД исполнитель будет готовить, согласовывать и подписывать оба документа одновременно. Для этого исполнитель должен будет создать карточку распорядительного документа в СЭД и прикрепить к ней файл, содержащий текст приказа и приложения к приказу (например, утверждаемые внутренние нормативные документы) при их наличии.

Ответственность за создание распорядительного документа, размещение его в СЭД, а также контроль согласования документа возлагается на исполнителя документа в подразделении.

Согласование и утверждение проекта распорядительного документа производятся в электронном виде. Когда проект распорядительного документа согласован и утвержден в СЭД, исполнитель печатает утвержденную версию документа вместе с листом согласования из СЭД. Лист согласования содержит информацию о наименовании документа, решении по согласованию каждого из участников согласования, включая комментарии (при согласовании с комментариями), утверждению, дате и времени согласования и утверждения документа в электронном виде. Подписи участников согласования в листе согласования отсутствуют.

Подписание распорядительного документа производится на бумажном носителе после утверждения в СЭД.

Регистрация распорядительных документов проходит централизованно в ОДО.

Регистрация распорядительного документа в ОДО происходит только после получения бумажного экземпляра подписанного документа. Поступление документа на регистрацию по СЭД не требует выполнения действий до поступления подписанного бумажного экземпляра.

Для регистрации распорядительного документа в Docsvision сотрудник ОДО:

1. Проверяет по СЭД, поступил ли на регистрацию соответствующий электронный распорядительный документ.

1.1. Если карточки распорядительного документа нет в СЭД, то сотрудник ОДО создает регистрационную карточку распорядительного документа в Docsvision, и заполняет ее в соответствии с подписанным оригиналом.

1.2. Если карточка распорядительного документа присутствует в СЭД, то проверяет правильность заполнения атрибутов в карточке документа. Проверяет корректность списка рассылки, указанного исполнителем.

2. Нажимает кнопку "Зарегистрировать", Система присваивает регистрационный номер. Проверяет автоматически присвоенный системой регистрационный номер в СЭД, при необходимости корректирует его вручную (СЭД проверяет уникальность номера).

3. Проставляет регистрационный номер на документе.

4. Сканирует и прикрепляет отсканированный образ документа к РК документа в СЭД.

Если новый распорядительный документ отменяет действие (либо вносит изменения в некоторые пункты) предыдущего распорядительного документа, то сотрудник ОДО устанавливает ссылки между документами в СЭД, и ставит отметку о прекращении действия (частичном прекращении действия) в карточке отменяемого документа

Для отправки документа на ознакомление по списку рассылки, предоставленному исполнителем, сотрудник ОДО формирует задание на ознакомление и отправляет его по СЭД.

После рассылки, оригинал зарегистрированного распорядительного документа помещается в дело в ОДО. Сотрудник ОДО проставляет номер дела на карточке распорядительного документа в СЭД.

Если документ содержит распорядительные пункты и требует исполнения, сотрудник Компании (пользователь СЭД), получивший документ по рассылке, формирует соответствующие поручения в СЭД.

Контроль исполнения поручений ведется ответственным сотрудником, указанным в карточке поручения (контролером).

3.2.5 Протоколы совещаний

Секретарь совещания оформляет протокол совещания, визирует и передает на подписание председателю совещания в бумажном виде, без использования СЭД.

После подписания протокола председателем совещания, секретарь совещания создает РК протокола в СЭД, заполняет поля карточки в соответствии с документом.

Секретарь регистрирует протокол в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера. Присвоенный номер проставляет на бумажном оригинале протокола.

После регистрации секретарь совещания сканирует и прикрепляет файл с отсканированным образом протокола к карточке документа в СЭД.

Секретарь проставляет номер дела на карточке протокола в СЭД.

При необходимости секретарь совещания может разослать протокол на ознакомление по СЭД.

По каждому распорядительному пункту протокола секретарь совещания создает задание на исполнение в СЭД. Контролером исполнения задания указывает себя.

Когда исполнение всех заданий завершено, секретарь совещания переводит протокол в состояние "Исполнен".



Рис. 15. Протоколы совещаний

3.2.6 Служебные записки

Этапы согласования, отправки адресату и исполнения служебных записок проводятся в электронном виде в СЭД.

Подписание служебной записки инициатором проводится вне СЭД.

При необходимости передать служебную записку на рассмотрение в бумажном виде, служебная записка должна распечатываться из СЭД помощником руководителя, получившего задачу по рассмотрению служебной записки по СЭД.

Ответственность за создание документа, размещение его в СЭД, а также контроль согласования документа возлагается на исполнителя документа в подразделении.

Исполнитель подготавливает служебную записку и передает на подписание непосредственному руководителю в бумажном виде, без использования СЭД.

После подписания служебной записки руководителем, исполнитель создает РК служебной записки в СЭД, заполняет поля карточки в соответствии с документом.

При необходимости проведения согласования по СЭД, исполнитель служебной записки указывает участников согласования на РК служебной записки и запускает согласование. После согласования служебной записки, либо в случае, если согласование не требуется, исполнитель регистрирует служебную записку в СЭД.