Анализ системы автоматизации учета кадров на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

На российском рынке существует достаточно много программ для автоматизации работы кадровой службы.

Цель данного дипломного проекта проанализировать систему автоматизации учета кадров на предприятии.

Задачи:

1.Рассмотреть характеристику предприятия

2.Провести анализ системы учета кадров.

3.Выявить проблемы данной системы учета кадров.

4.Предложить меры по совершенствованию автоматизации учета кадров.

Практическая значимость работы заключается в том, что ее результаты могут быть использованы в работе предприятия.



1. Теоритическая часть

1.1 Структура

Министерство образования Нижегородской области (далее - Министерство) возглавляет министр, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Губернатором Нижегородской области, Председателем Правительства.

Назначение министра на должность осуществляется по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования.

Министр подчиняется Губернатору Нижегородской области, Председателю Правительства и заместителю Губернатора, заместителю Председателя Правительства Нижегородской области.

Министр имеет заместителей, которые назначаются и освобождаются от должности Губернатором Нижегородской области, Председателем Правительства по согласованию с заместителем Губернатора, заместителем Председателя Правительства Нижегородской области.

Лица, замещающие должности государственной гражданской службы Нижегородской области высшей и главной групп должностей категории "руководители", назначаются на должность министром по согласованию с заместителем Губернатора, заместителем Председателя Правительства Нижегородской области.

Министр:

- осуществляет на принципах единоначалия руководство деятельностью Министерства и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство задач;

- распределяет полномочия между заместителями министра и руководителями структурных подразделений Министерства;

- представляет Министерство во всех органах государственной власти Российской Федерации и Нижегородской области, органах местного самоуправления и организациях;

- утверждает положения о структурных подразделениях Министерства, должностные регламенты государственных гражданских служащих и должностные инструкции иных работников Министерства, не являющихся государственными гражданскими служащими;

- в установленном порядке назначает на должность и освобождает от замещаемой должности государственных гражданских служащих, осуществляет прием на работу и увольнение работников Министерства, не являющихся государственными гражданскими служащими, в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными правовыми актами Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства и Правительства Нижегородской области, принимает решение по их поощрению и наложению на них дисциплинарных взысканий;

- распоряжается в установленном порядке материальными средствами и финансовыми ресурсами, выделенными для обеспечения деятельности Министерства;

- заключает государственные контракты, договоры и соглашения от имени Министерства в пределах его компетенции;

- решает в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Министерстве;

- утверждает ежегодный план работы Министерства;

- представляет в Правительство Нижегородской области проекты нормативных правовых актов Нижегородской области по вопросам ведения Министерства;

- дает заместителям министра, руководителям структурных подразделений и иным государственным гражданским служащим и работникам, не относящимся к государственным гражданским служащим Министерства, руководителям подведомственных государственных организаций, осуществляющих образовательную деятельность, обязательные для исполнения указания и поручения, контролирует их исполнение;

(в ред. постановления Правительства Нижегородской области от 06.09.2013 N 621)

- представляет в установленном законодательством порядке государственных гражданских служащих и иных работников Министерства к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации, иным видам поощрения;

- подписывает от имени Министерства в пределах своей компетенции приказы и дает указания, подлежащие обязательному исполнению сотрудниками Министерства;

- осуществляет иные функции в пределах своей компетенции.

1.2 Состав технических и программных средств, используемых на предприятии

программный автоматизация управление кадровый

Программным обеспечением (ПО) информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем, обработки данных средствами вычислительной техники. В самом общем плане программное обеспечение для вычислительной техники может быть разделено на базовое (системное) и прикладное.

На предприятии ПО установлены: операционные системы -Windows XP, Windows 7. Выбор данных операционных систем, я считаю, сделан рационально, т.к. установленная вычислительная техника соответствует ОС.

В качестве ОС серверов используется Windows Server 2003. Используемые СУБД такие, как Microsoft SQL, Oracle, Microsoft Office Access 2003.

В качестве средств защиты от воздействия вредоносного кода используется Антивирус Касперского 6.0.

Средства защиты от воздействия вредоносного кода обеспечивают:

1. обнаружение попыток деструктивного воздействия вредоносных программ на информационную систему, противодействие таким попыткам;

2. обнаружение неизвестных кодов вредоносных программ механизмами эвристического сканирования;

3. блокирование возможного распространения вредоносных программ;

4. уничтожение обнаруженных вредоносных программ;

5. надежное обновление вирусных баз и сканирующих модулей;

6. генерацию отчетов об обнаружении вирусной деятельности;

7. управление ПО средств защиты от воздействия вредоносного кода отдельных рабочих станций, серверов.

Внедрение новых информационных технологий во все сферы современной жизни человека привело к тому, что умение работать на компьютере стало необходимым атрибутом профессиональной деятельности любого специалиста и во многом определило уровень его востребованности в обществе, а культура общения с компьютером становиться частью общей культуры человека.

В настоящее время без использования новых информационных технологий не обходится практически ни одна важная область человеческой деятельности. Сфера использования компьютерных технологий чрезвычайно широка и разнообразна.

Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов -- текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор MicrosoftWord. Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке.

Первоначальные версии текстового процессора MicrosoftWord относятся к 80-десятым годам и, соответственно, к операционной системе MS-DOS. Последней версией процессора для неграфической операционной среды была версия MicrosoftWord 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы.

Поскольку операционная система MS-DOS не является графической, данная версия программы не могла соблюдать принятый ныне принцип соответствия экранного изображения печатному (принцип WYSIWYG) и операции форматирования документа выполнялись в известной степени «вслепую». Однако возможность просмотра документа в «натуральном» виде все-таки была. Она реализовывалась специальным режимом предварительного просмотра (preview), который сохранился и в современных версиях программы, хотя и не имеет уже решающего значения. Основным преимуществом текстового процессора Word 5.0, отличавшим эту программу от конкурентных продуктов, была возможность встраивания в текст графических объектов, правда, без взаимодействия текста и графики (обтекания графических изображений текстом). Сегодня текстовым процессором Word 5.0 продолжают пользоваться при работе на устаревшем оборудовании (IBM PC AT 286). Принцип WYSIWYG впервые был реализован в следующей версии программы, которая называлась MicrosoftWordforWindows (Word 6.0). Благодаря этому принципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования документов. Будучи приложением Windows 3.1, программа получила возможность использовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное и удобное средство для создания комплексных документов.

Следующая версия программы называлась MicrosoftWord 95 (Word 7.0). Она была ориентирована на графическую операционную систему Windows 95. Основным достижением этой версии стало то, что после нее текстовый процессор уже не рассматривается только как отдельное приложение. В состав мощного офисного пакета MicrosoftOffice входит несколько приложений (с каждой новой версией пакета этот состав расширяется), и на процессор MicrosoftWord возлагаются дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволило в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности. Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодействием текста со встроенными объектами, что значительно расширило набор возможностей при форматировании документов. А особенный успех этой версии программы в России (она очень широко используется, и сегодня) завоевали встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверки орфографии и грамматики). Восьмая версия программы MicrosoftWord 97 (Word 8.0), вошедшая в состав пакета MicrosoftOffice 97, внесла относительно мало практически полезных изменений для повседневной офисной работы. Так, например, ее жесткая ориентация на использование шрифтов UNICODE затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных «третьими» фирмами, и создала пользователям проблемы при печати материалов на большинстве печатающих устройств. Дополнительные средства оформления текстовых документов, представленные в этой версии, имели практическое значение только при разработке электронных (экранных) документов. Возможность сохранения документов в «электронных» форматах HTML и PDF, рассчитанная на публикацию документов в Интернете, осталась проработанной не до конца и не вошла в практику Web-дизайнеров. microsoftword программа офисный

Начиная с этой версии текстовый процессор MicrosoftWord можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности (authoringsystem). При использовании этой программы следует четко определять целевой объект -- документ электронный или печатный. Для разных типов документов используют разные средства, приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге, в качестве средства разработки электронных документов Word 97 не заменил Web-редакторы, а в качестве средства создания печатных документов внес ряд неудобств по сравнению с предыдущей версией Word 95.

Последней (ко времени подготовки данного пособия) является версия текстового процессора MicrosoftWord 2000 (Word 9.0), входящая в состав пакета MicrosoftOffice 2000. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы. Предполагается, что основным стилем производительной работы с текстовым процессором Word 2000 должна стать совместная деятельность рабочих групп над общими, проектами в рамках корпоративных сетей.

В деятельности предприятия Министерство образования Нижегородской области используется текстовый редактор MicrosoftWord - это редактор текстов, позволяет объединять в одном документе собственно текст, диаграммы, рисунки и таблицы (например: приказов, счет-фактур, актов списания и возвратов, объявлений и т.д.). Наличие гиперссылок позволяет использовать его для создания электронных документов. В Word включает поддержки файловых форматов многих распространенных текстовых редакторов.

Также используется табличный процессор MicrosoftExcel. Excel - редактор электронных таблиц, документ Excel иначе называют листом, состоящим из организованных в столбцы и строки ячеек. Его основное назначение - расчет интересующих пользователя параметров и анализ полученных результатов за счет установки зависимостей между данными, хранящимися в различных ячейках.

1.3 Характеристика компьютерных сетей предприятия

На предприятие используется топология типа общая шина, которая представляет собой общий кабель (называемый шина или магистраль), к которому подсоединены все рабочие станции. На концах кабеля находятся терминаторы, для предотвращения отражения сигнала.

Отправляемое какой-либо рабочей станцией сообщение распространяется на все компьютеры сети. Каждая машина проверяет, кому адресовано сообщение -- если сообщение адресовано ей, то обрабатывает его. Принимаются специальные меры для того, чтобы при работе с общим кабелем компьютеры не мешали друг другу передавать и принимать данные. Для того чтобы исключить одновременную посылку данных, применяется либо «несущий» сигнал, либо один из компьютеров является главным и «даёт слово» «МАРКЕР» остальным компьютерам такой сети.

Достоинства:

1. Небольшое время установки сети;

2. Дешевизна (требуется кабель меньшей длины и меньше сетевых устройств);

3. Простота настройки;

4. Выход из строя одной рабочей станции не отражается на работе всей сети.

Недостатки:

1. Неполадки в сети, такие как обрыв кабеля или выход из строя терминатора, полностью блокируют работу всей сети;

2. Затрудненность выявления неисправностей;

3. С добавлением новых рабочих станций падает общая производительность сети.

Так же, на предприятии используется глобальная компьютерная сеть, которая охватывает большие территории и включающая в себя большое число компьютеров.

Глобальная компьютерная сеть служит для объединения разрозненных сетей так, чтобы пользователи и компьютеры, где бы они ни находились, могли взаимодействовать со всеми остальными участниками глобальной сети. На каждом компьютере есть выход в интернет, но с ограниченным доступом к социальным сетям.

Компьютерные сети - это системы компьютеров, объединенных каналами передачи данных, обеспечивающие эффективное предоставление различных информационно-вычислительных услуг пользователям посредством реализации удобного и надежного доступа к ресурсам сети.

Информационные системы, использующие возможности компьютерных сетей, обеспечивают выполнение следующих задач:

1. Хранение и обработка данных

2. Организация доступа пользователей к данным

3. Передача данных и результатов обработки пользователям

Эффективность решения перечисленных задач обеспечивается:

1. Дистанционным доступом пользователей к аппаратным, программным и информационным ресурсам

2. Высокой надежностью системы

3. Возможностью оперативного перераспределения нагрузки

4. Специализацией отдельных узлов сети для решения определенного класса задач

5. Решением сложных задач совместными усилиями нескольких узлов сети

6. Возможностью осуществления оперативного контроля всех узлов сети

Виды компьютерных сетей:

1. Локальные (ЛВС, LAN-Local Area Network)

2. Региональные (РВС, MAN - Metropolitan Area Network)

3. Глобальные (ГВС, WAN - Wide Area Network)

В локальной сети абоненты находятся на небольшом (до 10-15 км) расстоянии. К ЛВС относятся сети отдельных предприятий, фирм, банков, офисов и т.д.

РВС связывают абонентов города, района, области.

Глобальные сети соединяют абонентов, удаленных друг от друга на значительное расстояние, расположенных в разных странах, или разных континентах.

По признакам организации передачи данных компьютерные сети можно разделить на две группы:

1. последовательные;

2. широковещательные.

В последовательных сетях передача данных осуществляется последовательно от одного узла к другому. Каждый узел ретранслирует принятые данные дальше. Практически все виды сетей относятся к этому типу. В широковещательных сетях в конкретный момент времени передачу может вести только один узел, остальные узлы могут только принимать информацию.

Топология представляет физическое расположение сетевых компонентов (компьютеров, кабелей и др.). Выбором топологии определяется состав сетевого оборудования, возможности расширения сети, способ управления сетью.

Существуют следующие топологии компьютерных сетей:

1. шинные (линейные, bus);

2. кольцевые (петлевые, ring);

3. радиальные (звездообразные, star);

4. смешанные (гибридные).



Рис 2.

Практически все сети строятся на основе трех базовых топологий: топологии «шина», «звезда» и «кольцо». Базовые топологии достаточно просты, однако на практике часто встречаются довольно сложные комбинации, сочетающие, свойства и характеристики нескольких топологий.

В топологии «шина», или «линейная шина» (linear bus), используется один кабель, именуемый магистралью или сегментом, к которому подключены все компьютеры сети. Эта топология является наиболее простой и распространенной реализацией сети.

Так как данные в сеть передаются лишь одним компьютером, производительность сети зависит от количества компьютеров, подключенных к шине. Чем больше компьютеров, тем медленнее сеть.

Зависимость пропускной способности сети от количества компьютеров в ней не является прямой, так как, кроме числа компьютеров, на быстродействие сети влияет множество других факторов: тип аппаратного обеспечения, частота передачи данных, тип сетевых приложений, тип сетевого кабеля, расстояние между компьютерами в сети.

«Шина» является пассивной топологией -- компьютеры только «слушают» передаваемые по сети, данные, но не передают их от отправителя к получателю. Выход из строя какого-либо компьютера не оказывает влияния на работу всей сети. В активных топологиях компьютеры регенерируют сигналы с последующей передачей их по сети.

Основой последовательной сети с радиальной топологией (топологией «звезда») является специальный компьютер -- сервер, к которому подключаются рабочие станции, каждая по своей линии связи.

Вся информация передается через сервер, в задачи которого входит ретрансляция, переключение и маршрутизация информационных потоков в сети. Такая сеть является аналогом системы телеобработки, в которой все абонентские пункты содержат в своем составе компьютер.

Недостатками такой сети являются: высокие требования к вычислительным ресурсам центральной аппаратуры, потеря работоспособности сети при отказе центральной аппаратуры, большая протяженность линий связи, отсутствие гибкости в выборе пути передачи информации если выйдет из строя рабочая станция (или кабель, соединяющий ее с концентратором), то лишь эта станция не сможет передавать или принимать данные по сети. На остальные рабочие станции в сети этот сбой не повлияет.

При использовании топологии «кольцо» компьютеры подключаются к кабелю, замкнутому в кольцо. Сигналы передаются в одном направлении и проходят через каждый компьютер. Каждый компьютер является повторителем, усиливая сигналы и передавая их следующему компьютеру. Если выйдет из строя один компьютер, прекращает функционировать вся сеть.

Рис 3. Сеть с топологией «звезда»

Способ передачи данных по кольцевой сети называется передачей маркера. Маркер последовательно, от компьютера к компьютеру, передается до тех пор, пока его не получит тот компьютер, который должен передать данные. Передающий компьютер добавляет к маркеру данные и адрес получателя и отправляет его дальше по кольцу.

Данные передаются через каждый компьютер, пока не окажутся у того, чей адрес совпадает с адресом получателя. Далее принимающий компьютер посылает передающему сообщение -- подтверждение о приеме данных. Получив сообщение -- подтверждение, передающий компьютер создает новый маркер и возвращает его в сеть.



2. Практическая часть

2.1 Постановка задачи

Целью этой дипломной работы является анализ системы учета кадров на предприятии.

Сейчас уже практически не осталось предприятий, на которых учет ведется ручным способом - повсеместно внедрены специализированные компьютерные программы по автоматизации различной деятельности в компании. Но когда речь заходит о персонифицированном учете, то большинство специалистов в области работы с персоналом говорят не об учетных инструментах, а вспоминают о Федеральном законе N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Конечно, именно этот государственный документ устанавливает правовую основу и принципы организации персонифицированного учета сведений о сотрудниках, которые подлежат обязательному пенсионному страхованию. Актуальность его для компаний в этом году возрастает, так как в 2009 году был принят Федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Так в соответствии с инновациями в законодательной базе, единый социальный налог с 1 января 2010 года заменяется страховыми взносами напрямую:

· в Пенсионный фонд,

· Фонд социального страхования,

· Фонды - федеральный и территориальные - обязательного медицинского страхования.

Поскольку отчеты с 2010 года связанные с персонифицированным учетом будут сдаваться дважды в год, с 2011 - четыре раза, вопрос автоматизации этого процесса становится наиболее актуальным в текущем году. Тем более, что согласно тому же Федеральному закону № 212-ФЗ - обязательна сдача отчетности в электронном виде, с использованием электронной цифровой подписи (для организаций со среднесписочной численностью более 50 человек).

Понятно, что этот «новый» для бизнеса порядок отчетности напрямую связан с увеличением трудозатрат на поддержание в актуальном состоянии в течение календарного года базы персонифицированного учета и формированию/сдаче отчетов. Ведь сдавать ежеквартально отчетность придется во все фонды отдельно. И поэтому у руководителей возникает задача, как сделать этот бизнес-процесс наиболее эффективным.

Аксиомой в этом случае звучат слова: Основным вопросом повышения эффективности работы кадровой службы является возможность автоматизировать ее работу. В сложившейся ситуации вопрос программного обеспечения кадровой службы становится архиважным. Кризис 2008 года выявил еще одну проблему: если раньше бурное развитие компаний и высокие нормы доходности позволяли не обращать внимания, на потери «по вине» персонала, то сейчас, когда на счету каждая копейка,- важен персонифицированный учет затрат на персонал. Именно поэтому для многих компаний стал актуальным вопрос пересмотра своего подхода к автоматизации в области управления персоналом и выбора программной среды в соответствии с задачами компании.

2.2 Анализ системы учета кадров на предприятии

2.2.1 Документы по учету кадров

К документам по учету кадров относятся: штатное расписание, личная карточка работника, табель учета рабочего времени, расчетный листок по заработной плате, график отпусков. Постановление Госкомстата от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В том числе к этим формам относится: штатное расписание (форма Т-3) личная карточка работника (форма Т-2) табель учета рабочего времени (форма Т-13) график отпусков (форма Т-7) Расчетный листок по заработной плате имеет произвольную форму. Разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно. Штатное расписание - это основной документ организации, в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты. Установление в штатном расписании "вилки" оклада либо разных окладов для работников, занимающих равные должности, но имеющих, например, разные стаж работы или образование недопустимо. Это является нарушением трудового законодательства - дискриминацией в трудовых отношениях. Работодатель обязан обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Для того чтобы избежать дискриминации в трудовых отношениях по оплате труда лучше использовать градацию/категорию в виде приставки, например: младший менеджер, старший менеджер или устанавливать надбавки и очень внимательно составлять должностные инструкции (добавлять должностные обязанности или убавлять). Штатное расписание составляется по унифицированной форме N Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Сформированное штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и главным бухгалтером, после чего утверждается приказом или распоряжением руководителя организации или уполномоченным им лицом (например, руководитель филиала, действующий по доверенности руководителя организации, может утверждать штатное расписание соответствующего филиала). Изменения в штатное расписание вносятся также путем издания соответствующего приказа за подписью руководителя организации. Изменения вносятся при создании новых структурных подразделений или упразднении действующих, введении и сокращении штатных единиц, переименовании отдельных должностей, установлении новых окладов. После издания указанного приказа штатное расписание, как правило, составляется в новой редакции. Законодательством не ограничено количество изменений штатного расписания в течение календарного года, поэтому коррективы можно вносить по мере необходимости. Личная карточка работника - это основной документ по кадровому учету. Личные карточки заполняются и ведутся на всех работников организации. Заполнение Личной карточки (форма Т-2) производится работником кадровой службы. Работник не может самостоятельно вносить в личную карточку какие-либо записи за исключением проставления своей подписи при первичном заполнении карточки, при переводах в организации и при увольнении. Личная карточка заполняется на основании: заключенного трудового договора приказа о приеме на работу паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность трудовой книжки страхового свидетельства государственного пенсионного страхования документов воинского учета (для военнообязанных лиц) документов об образовании, квалификации личных сведений, сообщенных о себе работником В период работы в организации в Личную карточку работника вносятся сведения о переводах (в рамках одной организации), о предоставлении отпусков, о прохождении аттестации, о повышение квалификации и проч. С вносимыми записями в Личную карточку работника необходимо ознакомить под роспись. Личная карточка работника должна храниться отдельно от других кадровых документов. Поскольку личные карточки являются документами, которые содержат персональные данные, храниться и использоваться они должны с учетом требований главы 14 Трудового кодекса РФ. Личная карточка работника составляется по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Табель учета рабочего времени - это документ, который служит для учета времени, фактически отработанного и (или неотработанного) каждым работником организации. Табель необходим для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, для расчета оплаты труда. Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и проч. производится на основании документов, оформленных надлежащих образом. К таким документам относится: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр. Табель учета рабочего времени составляется по унифицированной форме N Т-13 утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Расчетный листок по заработной плате - это документальное сопровождение оплаты труда. На работодателей возложена обязанность в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Форма расчетного листка, согласно ч.2 ст. 136 ТК РФ, утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Каждый работодатель обязан выдавать расчетный листок каждому работнику два раза в месяц вместе с денежным вознаграждением. Эта обязанность работодателя сохраняется независимо от формы отплаты. Да же перечисляя заработную плату работника на банковский счет, работодатель обязан вручить работнику расчетный листок. График отпусков - составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Составление графика отпусков предусмотрено Трудовым кодексом РФ. Этот документ обязателен, как для работодателей, так и для работников. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на его использование у работника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя. Кроме того, некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. ст. 116 - 119, 173 - 176 и 350 ТК РФ). При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике отпусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска. Отдельные категории работников имеют право на удлиненный отпуск - более 28 календарных дней (ст. ст. 115, 267 и 334 ТК РФ). График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом. Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке. В случае если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Если работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части, то в этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ о внесении изменений в график отпусков. В приказе необходимо указать: основание переноса отпуска (по просьбе работника, в связи с его болезнью и т.д.) и на какой срок он переносится. Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации. В этом случае, чтобы действия работодателя по изменению графика были правомочными, он должен: получить письменное согласие работников и издать приказ или распоряжение о переносе отпусков. Работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить эту часть к отпуску за следующий рабочий год. Работникам, работающим в организации по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска должны предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы. Это касается и внутреннего и внешнего совместительства. В случае если работник не отработал на работе по совместительству шести месяцев, то отпуск ему предоставляется авансом.

2.2.2 Особенности работы с кадровыми документами

Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости и инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационно-правовые (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, служебные записки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учеты кадров, учетные карточки и т.п.

Оформляется кадровая документация в соответствии с Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организаций или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора . Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляются трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой от 06.10.2000).

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточках делаются на основании документов, представленных работником. В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе). В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту. На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат); документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

2.2.3 Недостатки системы

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций кадрового учета, которые необходимо выполнять. Для крупной фирмы с большим числом работников количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о сотрудниках и их данных, структуре компании, классификаторах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например о сотруднике, в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиском такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой кадровой перестановке можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает кадровый учет на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитических отчетов. Ранее, при использовании системы бумажного кадрового учета получить списочный состав сотрудников предприятия можно было лишь проанализировав все операции приема на работу и увольнения. При использовании автоматизированной системы учета выполнение любой операции кадрового учета даже задним числом мгновенно меняет списочный состав сотрудников и позволяет в любой момент времени получить актуальные данные.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы кадрового учета:

повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения сотрудников;

обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на кадровое состояние сотрудника;

обеспечение безопасности хранения информации;

обеспечение многопользовательской работы.

Задачу автоматизации кадрового учета на предприятии можно разбить на три основные подзадачи:

подсистема хранения информации;

подсистема оформления кадровых документов;

подсистема получения отчетности.

Подсистема хранения исходной или другими словами условно-статической информации должна обеспечить просмотр и редактирование в удобной для пользователя форме информации о основных объектах системы, которыми являются физические лица, как являющиеся сотрудниками, так и не являющиеся ими.

Хранение всей информации нужно организовать таким образом, чтобы по каждому объекту хранимых данных можно было получить связанную информацию, наложить условие в отчете, или сгруппировать в отчете. Вывод на экран должен быть организован в максимально удобной для пользователя форме. Вывод должен быть организован в виде таблицы, для просмотра списка объектов, при этом нужно предусмотреть возможность объединения элементов в группы и подгруппы, для создания иерархии элементов. Причем узлы иерархии (группы и подгруппы) так же могут быть задействованы в отчетах как в качестве условий, так и в качестве группировок. Для просмотра данных одного элемента необходимо разработать отдельные формы, в которых выводится вся необходимая информация об этом элементе, а также связанная информация.

Вся информация должна выводиться не только на экран, но и на принтер.

Для всех объектов хранимой информации необходимо предусмотреть возможность заполнения реквизитов, которые при регистрации событий заполнялись бы автоматически. Это позволит упростить и убыстрить регистрацию событий.

Кроме основных можно выделить вспомогательные данные, которые служат дополнительными признаками, характеризующими основные данные, но по которым при фиксации событий или построении отчетности могут быть наложены условия или заданы группировки. Для просмотра и редактирования дополнительных данных также должны быть организованы формы просмотра в виде списков, а в случае необходимости с возможностью организации иерархической структуры. Если объекты дополнительной информации имеют сложную структур, необходимо предусмотреть разработку и форм элементов этих объектов, в которых выводится вся подробная информация об объектах. Объекты дополнительной информации ничем не отличаются от объектов основной информации, за исключением того что имеют несколько меньше данных в своем составе, а также не имеют связанной с ними информации, при этом сами выступают в качестве дополнительных данных для основных объектов хранения информации.

К подсистеме хранения информации необходимо отнести и хранение настроек системы, которые позволяют автоматически заполнять некоторые реквизиты при регистрации событий. К таким настройкам следует отнести:

Наименование организации;

ИНН организации;

КПП Организации;

Фамилия руководителя организации;

Хранение некоторых видов информации, которая меняется со временем необходимо организовать во времени с возможностью просмотра истории изменения информации и получения ее на определенную дату.

Подсистема оформления кадровых документов должна позволять вводить, просматривать и редактировать документы кадрового учета, а именно:

Приказ о приеме на работу;

Приказ о кадровом перемещении;

Приказ об увольнении;

Приказ о переводе в состояние временно неработающего и обратно.

При проведении кадрового документа должны фиксироваться все параметры этого документа, а именно его номер, дата и при необходимости комментарий. Так как любой документ может проводиться на нескольких сотрудников сразу необходимо заполнение сотрудников реализовать в табличной части документа. Кроме сотрудника в табличной части необходимо предоставить выбор подразделения, должности и оклада сотрудника и контролировать их выбор пользователем. Формы документов должны быть удобны для ввода пользователем информации в них. Все документы должны иметь печатные формы для вывода их на принтер. При проведении документа он должен зафиксировать событие для которого он предназначен в подсистеме хранения информации. Журнал документов должен предоставить возможность просмотра списка документов и отбора их по различным параметрам.