Информационные технологии в управлении персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Экономические информационные системы в сфере услуг

1.1 Понятие и принципы ЭИС

Детальное изучение ЭИС опирается на понятия «информация» и «система».

Информация - это сведения, которые в результате передачи от источника к потребителю, позволяет достичь желаемого результата.

Система - это целое, составленное из частей, которые находятся в взаимодействии с друг другом.

Из этих двух определений мы можем сформулировать определение ИС. ИС характеризуют в двух смыслах, в широком и узком.

В широком смысле - это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для своевременного обеспечения потребителей необходимой информацией.

В узком смысле ИС - это совокупность базы данных, системы управления базы данных и специализированные прикладные программы.

Основу ЭИС составляет системный подход, в соответствии с которым любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), функционирующих совместно для достижения общей цели. Для системы характерно изменение состояний объектов, которые с течением времени происходят в результате взаимодействия объектов в различных процессах и с внешней средой. В результате такого поведения системы важно соблюдение следующих принципов:

* эмерджентности, то есть целостности системы на основе общей структуры, когда поведение отдельных объектов рассматривается с позиции функционирования всей системы;

* гомеостазиса, то есть обеспечения устойчивого функционирования системы и достижения общей цели;

* адаптивности к изменениям внешней среды и управляемости посредством воздействия на элементы системы;

* обучаемости путём изменения структуры системы в соответствии с изменением целей системы.

С позиций кибернетики процесс управления системой, как направленное воздействие на элементы системы для достижения цели, можно представить в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на возмущения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы.

1.2 Классификация ЭИС

В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.

В экономике с учетом сферы применения выделяются:

* банковские информационные системы;

* информационные системы фондового рынка;

* страховые информационные системы;

* налоговые информационные системы;

* информационные системы промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские ИС);

* статистические информационные системы и др.

1.3. Структура ЭИС

Структура экономической системы (промышленного предприятия, торговой организации, коммерческого банка, государственного учреждения и т.д.) с позиции кибернетики выглядит как основные информационные потоки между внешней средой, объектом и системой управления и связаны с поддерживающей их экономической информационной системой (ЭИС). В экономической системе объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном предприятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).

1.4 Принципы ЭИС

Принципы построения и функционирования ЭИС:

1) соответствие -- ЭИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью;

2) экономичность -- экономический выигрыш на объекте от использования ЭИС должен превышать затраты на обработку информации;

3) регламентность -- обработка большей части информации по расписанию, с заданной периодичностью;

4) самоконтроль - обнаружение и исправление системой ошибок в данных и процессах их обработки;

5) интегральность -- однократный ввод данных в ЭИС и их многократное (многоцелевое) использование;

6) адаптивность -- способность ЭИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.

1.5 Функции ЭИС

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (например, на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и др. отделы), осуществляющих следующие функции управления:

* планирование -- функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

* учет -- функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

* контроль -- функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

* оперативное управление -- функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

* анализ - функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

1.6 Информационные технологии в сфере услуг

Всем нам известно, что ХIХ век стал «отцом» промышленной революции, 20 столетие «породило» информационную революцию. Понятие информационной революции связано с бурным развитием технологий, обеспечивающих быстрые и дешевые методы передачи, обработки, хранения и получения информации. Стремительное развитие электроники привело к тому, что за последние несколько десятков лет в сфере услуг стали широко применяться самые разнообразные новые информационные технологии.

Стали внедрятся БЗ и СУБД. В последнее время распространяется технология удаленных БД. Она базируется на коллективном доступе пользователей к информационным ресурсам, сосредоточенным на едином компьютере, или хост-компьютере, в диалоговом режиме по сетям передачи данных.

Внедряется офисная автоматизация. Она связывается с такими технологиями, как персональные компьютеры, текстовые редакторы, электронные таблицы, электронная и голосовая почта, факсимильное оборудование, проведение телеконференций. Текстовые редакторы значительно повышают скорость обработки документов, их редактирования, копирования, печати и хранения. Благодаря применению электронных таблиц сокращаются сроки анализа огромных объемов данных. Электронная почта и факс позволяют быстро и эффективно передавать и распространять информацию среди других пользователей. Цели голосовой почты в основном аналогичны электронной, но она предназначена для передачи, хранения и получения вербальной информации. Телеконференции позволяют обеспечивать интерактивный обмен информацией и образами в реальном времени. Благодаря этому данная технология постепенно вытесняет практику обычных собраний, что уже привело к значительному сокращению командировочных расходов, обеспечив при этом быструю реакцию на любые проблемы, возникающие в самых разных точках мира.

Внедряется Электронный обмен данными. Он позволяет информационные системы одной фирмы (например, закупочной) электронным способом преобразовать во вводимые данные информационной системы другой фирмы, (например, специализирующейся на сбыте) без каких - либо задержек, неизбежных при использовании обычной почты. Обеим фирмам при этом не приходится заниматься вводом этих данных. Некоторые банки позволяют своим клиентам - коммерческим фирмам самостоятельно управлять их кассовыми счетами путем введения данных непосредственно на счета в компьютере банка через систему электронного обмена.

Внедряются Сетевые компьютерные системы, которые соединяют компьютеры в единую систему, или сеть, как между собой, так и с принтером, ксероксом, факс- аппаратами. Он позволяют клиентам общаться между собой и совместно пользоваться аппаратным обеспечением и программами.

Но среди этих плюсов, есть и минусы внедрения информационных технологий.

- Затратное и неэффективное использование информационных технологий. Несмотря на то, что информационные технологии обеспечивают очень мощные инструменты для работников сферы услуг всех уровней, нет гарантий, что эти инструменты используются правильно и компетентно. Во многих случаях технологии использовались для автоматизации неэффективных систем или процессов.

- Влияние других проблем. Возможно, информационные технологии и увеличивали бы производительность в сфере услуг, но так как информационные технологии - всего лишь один из факторов, влияющих на нее, то другие проблемы могут вызывать снижение роста производительности.

- Устаревшие методы оценки производительности. Третье возможное объяснение заключается в том, что информационные технологии действительно положительно влияют на производительность, но эти улучшения упускаются из виду использующимися методами оценки. Например, существующие данные о производительности могут не охватывать всех важных параметров качества услуги.

- Эффект запаздывания. Возможно, что положительный эффект информационных технологий на производительность сказывается только через определенный период времени.

- Уровень агрегирования. Наконец, пятая возможность - это то, что мы рассматриваем влияние технологических расходов на производительность на более низком уровне агрегирования, т.е. на уровне фирмы, а не на макроуровне.

Одним из первых на это обратил внимание знаменитый американский экономист Р. Солоу, который в процессе изучения влияния значительных по масштабам инвестиций в компьютерную технику выявил, что они не привели к адекватному росту производительности труда в сфере услуг.

2. Технологии сбора и хранения данных. Концепция информационных хранилищ

2.1 Технология сбора и хранение данных

В практическом смысле под информацией понимают совокупность сведений об окружающем мире, подлежащих хранению, передачи и преобразованию.

Информации присущи определенные свойства:

1. информация предоставляет новые сведения об окружающем мире;

2. информация не материальна, несмотря на то, что она проявляется в форме знаков и сигналов на материальных носителях;

3. знаки и сигналы могут предоставить информацию только для получателя, способного их воспринять и распознать;

4. информация неотрывна от физического носителя, но в то же время не связана ни с конкретным носителем, ни с конкретным языком;

5. информация дискретна - она состоит из отдельных данных, передающихся в виде отдельных сообщений;

6. в то же время информация непрерывна - она накапливается и развивается поступательно.

Сбор информации предполагает получение максимально выверенной исходной информации и является одним из ответственных этапов в работе с информацией. Технология сбора подразумевает использование определенных методов сбора информации и технических средств, выбираемых в зависимости от вида информации и применяемых методов ее сбора.

Заключительным этапом сбора является ее преобразование в данные, т.е. в информацию, пригодную для обработки средствами вычислительной техники.

Когда сбор информации завершен, собранные данные сводятся в систему для создания, хранения и поддержания в актуальном состоянии информационного фонда, необходимого для выполнения различных задач в деятельности объекта управления.

Для сбора данных необходимо сначала определить технические средства, позволяющие осуществлять сбор быстро и качественно. В каждом отдельном случае технические средства выбираются в зависимости от типа собираемой информации и ее назначения.

Для сбора текстовой и графической информации применяются такие средства как клавиатура, манипуляторы, сканер, планшет, сенсорный экран, монитор.

Для сбора звуковой информации чаще всего используются диктофон и микрофон, сбор видео информации осуществляется с помощью видеокамер и фотоаппаратов.

Собранная информация, переведенная в электронную форму, представляет собой одну из основных ценностей любой современной организации, поэтому обеспечение надежного хранения и оперативного доступа к информации для дальнейшей ее обработки являются приоритетными задачами. Процедура хранения информации заключается в формировании и поддержке структуры данных в памяти ЭВМ.

Основные требования, предъявляемые к современным структурам хранения:

1. независимость от программ, использующих хранимые данные;

2. обеспечение полноты и минимальной избыточности данных;

3. возможность пополнения или изменения значений данных, записанных в базе;

4. возможность извлечения данных, а также сортировки и поиска по заданным критериям.

Наиболее часто в роли структур хранения данных выступают базы и банки данных.

База данных (БД) - специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние предметной области и предназначенной для совместного использования и решения задач многими пользователями.

Банк данных - универсальная база данных, обслуживающая любые запросы прикладных программ вместе с соответствующим программным обеспечением.

Немаловажным требованием к любой системе хранения данных является обеспечение резервного копирования, архивирования, структурированного хранения и восстановления данных в требуемые сроки.

Резервное копирование - это создание копий файлов для быстрого восстановления работоспособности системы при возникновении аварийной ситуации. Копии файлов охраняться на резервных носителях в течении определенного времени, а затем перезаписываются.

Архивное копирование - процесс копирования файлов для бессрочного или долговременного хранения на архивных носителях.

Для удешевления процесса хранения редко используемых данных применяют систему структурированного хранения, т.е. организации иерархической структуры устройств хранения информации.

2.2 Концепция информационного хранилища

Хранилища выполняют задачи накопления сведений о деятельности предприятия, партнеров, других информационных ресурсов из различных источников, в том числе баз данных, отображающих отдельные бизнес-процессы, автоматизированных рабочих мест, информационных систем и других источников информации, в том числе из глобальных информационных сетей, как например Internet.

У. Инмон (Inmon) -- автор концепции информационных хранилищ выделяет следующие характерные для них свойства:

- предметную ориентированность;

- интегрированность;

- неизменчивость;

- поддержка хронологии.

- персонализация данных.

Свойство предметной ориентированности означает компоновку пулов информации по определенным предметным областям или целям, обеспечивающим подготовку и принятие соответствующих решений в соответствующей системе DSS или использование в каком-либо другом виде приложения, например, для разработки планов развития предприятия, инвестиционных проектов, реинжиниринга и в любых работах, для выполнения которых необходимы исходные данные, накопленные в информационном хранилище. Необходимо подчеркнуть, что сосредотачиваемые в хранилище данные поддерживают аналитическую деятельность, а не функциональные или технологические процессы, не непосредственную производственную деятельность, а анализ данных в историческом аспекте.

Интегрированность предусматривает сбор и доработку (предварительную обработку) информации по определенной предметной области из различных источников и превращение ее в организованный по заданным правилам, подчиненным определенной цели, массив в виде гиперкуба или системы поликубов информации.

Пользователь может легко осуществить совместное использование данных из различных секций хранилища, относящихся к разным направлениям деятельности или функциям предприятия.

Неизменчивость состоит в том, что в хранилище данные из различных источников накапливаются, практически не подвергаются каким-либо изменениям, только в случае крайней необходимости, в основном, при обнаружении искажений. Они наращиваются по заданному, четко определенному графику. Пользователь имеет только право чтения информации. Манипуляции с содержимым хранилища доверяются только администраторам.

Поддержка хронологии заключается в обязательности привязки данных ко времени. Информация, содержащаяся в хранилище, рассматривается в историческом аспекте. Используют следующие типы привязки ко времени:

- к моменту совершения события или факта;

- к моменту фиксации его информационными средствами;

- комбинированные методы, сочетающие оба подхода;

- к моментам прохождения сведений по элементам логических цепочек.

Персонализация данных означает необходимость включения в состав данных, загружаемых в информационное хранилище, сведений о лицах, непосредственно выполнивших те или иные операции, ответственных за выполнение работ, за наличие и сохранность средств и т.д.

Таким образом, идея хранилищ данных -- это не просто единый подход к хранению необходимых данных, а создание единого многопрофильного в рамках одной концептуальной идеи информационного ресурса предприятия, направления исследований, корпоративной структуры и т.д.

Данные в хранилище из источников накапливаются в течение определенного периода времени в зоне накопления. В течение этого времени производится работа по обеспечению необходимого качества данных по описанным выше правилам. В процессе перекачки из источников данные трансформируются в единый формат, проверяются их смысловая согласованность, наличие ошибок, проводятся мероприятия по повышению качества данных. При достижении необходимого уровня качества и определенного графиком работы момента времени данные переносятся в зону хранения.

В зоне хранения они могут быть представлены в виде реляционной или многомерной модели (объектном виде). В случае использования реляционной модели необходимо иметь в хранилище зону объектного представления данных для достижения уровня характеристик системы, соответствующего требованиям, предъявляемым к OLAP-системам. Реализация концепции ИХ может быть осуществлена несколькими способами -- имеются несколько вариантов концепций ИХ.

Список использованных источников

информационный интегральность хранилище

1. «Информационные Технологии: Теория и практика рекламы в России». И. Крылов, «Центр», 1996.

2. Информационные системы: Учебное пособие/Под ред. В.Н. Волковой. - СПб., 1998.

3. Патрушина С.М. Информационные системы в бухгалтерском учете. - Москва - Ростов-на-Дону: Издательский центр «МарТ», 2003.

4. Афанасьев С.В., Ярошенко В.Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М.: Экономика, 2007.

Размещено на Allbest.ru