Современные информационные технологии в работе администрации муниципалитета

Размещено на http://allbest.ru

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Развитие средств вычислительной техники и информационных технологий обеспечило возможности для создания и широкого применения автоматизированных информационных систем (АИС) разнообразного назначения. Разрабатываются и внедряются информационные системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы.

Различают АИС, основанные на знаниях, и АИС, основанные на данных. К первым можно отнести, например, экспертные системы (ЭС), интеллектуальные системы поддержки принятия решений (СППР) и т.п. Ко вторым - всевозможные прикладные системы, которые сейчас активно используются и на предприятиях, и в учреждениях. Такие прикладные системы применяются очень широко.

Массив данных общего пользования в системах, основанных на данных, называется базой данных. База данных (БД) является моделью предметной области информационной системы.

На заре развития вычислительной техники обрабатываемые данные являлись частью программ: они располагались сразу за кодом программы в так называемом сегменте данных.

Логичным продолжением этой эволюции является перенос описания данных в массив данных. Это позволило обеспечить независимость данных от программ. Основным принципом организации баз данных является совместное хранение данных и их описания.

Центральные идеи современной информационной технологии основываются на концепции, согласно которой данные должны быть сформированы в базы данных с целью отображения меняющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных образовываются и функционируют под управлением специальных программных комплексов (совокупностей языков программирования и программных средств), называемых системами управления базами данных (СУБД). Сама база данных - это хранилище для большого количества систематизированных данных, с которыми можно производить определённые действия: добавления, удаления, изменения, копирования, упорядочивание.

База данных помогает достичь более высокого уровня управления любым предприятием.

Степень изученности темы. Большое внимание информационному обеспечению процесса управления уделялось такими авторами как В. Андерсен, Н. Н. Гринченко, В.А Никитов, Л.В. Рудикова, С.В. Симонович А.Д. Хомоненко и другими См.: В. Андерсен. Базы данных Microsoft Access. Проблемы и решения. М., 2001; Н.Н. Гринченко. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. М., 2004; В.А. Никитов. Информационное обеспечение государственного управления. М., 2000; Л.В. Рудникова. Базы данных. Разработка приложений. БХВ-Петербург, 2006; С.В. Симонович. Информатика. Базовый курс. СПб., 2000; А.Д. Хомоненко. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. М., 2006..

Проблема исследования обусловлена наличием противоречия между необходимостью информатизации процесса управления и недостаточной разработанностью технологий на практике в этой области.

Объектом исследования является Комитет экономического развития.

Предметом исследования выступает информационная поддержка системы управления.

Целью курсовой работы является разработка базы данных для Комитета экономического развития. Реализация данной цели возможна посредством решения следующих задач:

1. Проанализировать структуру Комитета экономического развития.

2. Обосновать выбор программного средства для создания баз данных.

3. Описать технологию создания базы данных для Комитета экономического развития.

Теоретико-методологическая основа. Теоретико-методологической основой исследования послужили труды отечественных ученых, посвященные вопросу информатизации процесса управления См.: Гринченко Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. М., 2010; Никитов В.А. Информационное обеспечение государственного управления. М., 2011; Рудникова Л.В. Базы данных. Разработка приложений. М., 2011; Симонович С.В. Информатизация процесса управления. М., 2009..

Применение институционального подхода позволило выявить механизм взаимодействия властных органов и населения области, программно-целевой метод позволяет охватить значительный комплекс проблем в области информатизации процесса управления.

Комплексный анализ и системный подход, который позволяет рассматривать реализацию проекта с учетом всего многообразия факторов внешней и внутренней среды, воздействующих на данный объект.

В процессе выполнения работы были использованы общенаучные методы: анализ и синтез, структуризация, обобщение, а также качественный анализ нормативных документов.

Эмпирическую базу исследования составляют сведения, представляющие интерес с точки зрения проводимого курсового исследования. К ним относятся: федеральные и региональные нормативно-правовые акты, регламентирующие правовую деятельность и деятельность в сфере информатизации процесса управления Об информации, информатизации и защите информации: федер. закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ, с изменениями от 10.01.2003 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2003. - № 8. - Ст. 609..

Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка источников и литературы, приложения.

РАЗДЕЛ I. АНАЛИЗ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОМИТЕТА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

Корочанский район расположен в центре Белгородской области и граничит с семью районами области - Белгородским, Губкинским, Новооскольским, Старооскольским, Чернянским, Шебекинским, Яковлевским.

Территория района составляет 1464,1 квадратных километров. В районе проживает 38 513 человек (в т.ч. молодежь - 9487 человек), которых 32 659 человек - сельское, 5854 человека - городское. Плотность населения - 26,3 человека на 1 квадратный километр.

Административным центром района является город Короча, находящийся к северо-востоку от города Белгорода по автодороге на расстоянии 53 км и на расстоянии 45-55 км от железнодорожных узлов - поселок Прохоровка, города Шебекино и Новый Оскол. Корочанский район обладает статусом муниципального района и включает в себя 1 городское поселение «Город Короча» и 22 сельских поселения.

Администрация Корочанского района является исполнительно-распорядительным органом муниципального района. Она является уполномоченным органом местного самоуправления на осуществление муниципального контроля на территории муниципального района.

К полномочиям администрации Корочанского района в сфере осуществления муниципального контроля относятся Корочанский район Белгородской области: официальный сайт органов местного самоуправления. URL: http://www.korocha.ru/:

1) организация и осуществление муниципального контроля на территории муниципального района;

2) разработка и принятие административных регламентов проведения проверок при осуществлении муниципального контроля;

3) организация и проведение мониторинга эффективности муниципального контроля в соответствующих сферах деятельности, показатели и методика проведения которого утверждаются Правительством Российской Федерации;

4) осуществление иных предусмотренных федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами Белгородской области полномочий.

Структура администрации Корочанского района утверждается решением Муниципального совета района по представлению главы администрации района.

В структуру администрации Корочанского района входят комитеты, управления и отделы, являющиеся отраслевыми (функциональными) органами администрации района Устав муниципального района Корочанский район Белгородской области от 25.04.2012 г. № № Р-415-45-1, с изменениями от 1.01.2013 г. // Мой край. - 2012. - № 98..

Рассмотрим более подробно Комитет экономического развития администрации муниципального района «Корочанский район».Комитет создан с целью проведения единой государственной экономической политики администрации района путем:

- обеспечения формирования и реализации стратегии социально-экономического развития района;

- выявления и реализации наиболее эффективных объектов и направлений использования экономических ресурсов района;

- разработки и реализации социально-значимых целевых программ на территории района, направленных на выполнение жизненного уровня населения.

В структуру Комитета входят Корочанский район Белгородской области: официальный сайт органов местного самоуправления. URL: http://www.korocha.ru/:

- отдел экономического развития, поддержки малого предпринимательства и сельского туризма;

- отдел развития потребительского рынка и защиты прав потребителей;

- отдел по труду.

Основные задачи Комитета:

- организация и координация перспективных и текущих комплексных прогнозов и программ социально-экономического развития района, методическое руководство их разработкой;

- участие в проведении социально-экономической политики в районе, определении путей и методов эффективного развития экономики, выборе районной стратегии и тактики управления социально-экономическими процессами в районе;

- разработка основных положений развития торговли, общественного питания, потребительского рынка в реализации государственной политики углубления экономических реформ;

- координация работы по вопросам защиты прав потребителей на потребительском рынке от некачественных товаров и услуг, а также по сертификации;

- участие в проектном управлении;

Основные функции Комитета Корочанский район Белгородской области: официальный сайт органов местного самоуправления. URL: http://www.korocha.ru/:

- организация и координация разработки социально-экономической политики района, приоритетных направлений развития экономики;

- координация работы по формированию показателей прогноза и анализа социально-экономического развития муниципальных образований в рамках реформы местного самоуправления;

- обобщение и разработка краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных прогнозов социально-экономического развития района;

- осуществление анализа состояния торговли, общественного питания и разработка прогноза их развития на текущий и перспективный периоды;

- осуществление в целях защиты прав потребителей и интересов населения совместно с контролирующими органами контроля за соблюдением норм и правил торговли, общественного питания и бытового обслуживания, качеством и безопасностью товаров народного потребления и услуг в предприятиях торговли, общественного питания, бытового обслуживания, промышленности независимо от организационно-правовой формы собственности;

- координация развития социального партнерства на территории района, участие в регулировании договорных социально-трудовых отношений, работе по подготовке и заключению трехстороннего соглашения между областным объединением организаций профсоюзов, объединениями работодателей и администрацией Корочанского района, осуществление контроля за его выполнением;

- участие в разработке и реализации районных программ улучшения условий и охраны труда;

- разработка целевых программ по сельскому туризму.

Рассмотрим задачи и функции отделов, входящих в управление.

1. Отдел экономического развития, поддержки малого предпринимательства и сельского туризма Корочанский район Белгородской области: официальный сайт органов местного самоуправления. URL: http://www.korocha.ru/. Отдел экономического развития, поддержки малого предпринимательства и сельского туризма (далее - Отдел) является структурным подразделением комитета экономического развития администрации муниципального района «Корочанский район» (далее - администрации района).

Основные задачи Отдела:

- организация и координация выполнения Указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства РФ, губернатора области, главы администрации муниципального района «Корочанский район» по вопросам экономики, оплаты труда и прогнозирования;

- участие в проведении социально-экономической политики в районе, определении путей и методов эффективного развития экономики, выборе районной стратегии и тактики управления социально-экономическими процессами в районе;

- организация и координация разработки перспективных и текущих комплексных прогнозов и программ социально-экономического развития района, методическое руководство их разработкой;

- информационно-аналитическое обеспечение главы администрации района по вопросам социально-экономического развития района.

Основные функции отдела:

- организация и координация разработки социально-экономической политики района приоритетных направлений развития экономики;

- координация работы по формированию показателей прогноза и анализа социально-экономического развития муниципальных образований в рамках реформы местного самоуправления;

- обобщение и разработка краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных прогнозов социально-экономического развития района;

- осуществление контроля за деятельностью кредитных потребительских кооперативов граждан;

- составление Реестров муниципальных и платных услуг, оказываемых муниципальными предприятиями и учреждениями района;

- осуществление контроля за правильностью формирования тарифов по платным услугам, оказываемыми бюджетными учреждениями района.

2. Отдел развития потребительского рынка и защиты прав потребителей Корочанский район Белгородской области: официальный сайт органов местного самоуправления. URL: http://www.korocha.ru/. Отдел развития потребительского рынка и защиты прав потребителей по управлению муниципальным имуществом (далее - Отдел) комитета экономического развития администрации муниципального района «Корочанский район» (далее - администрации района).

Основные задачи Отдела:

- обеспечение реализации администрацией района возложенных на нее, в соответствии с действующим законодательством РФ, Уставом муниципального района «Корочанский район», полномочий по реализации экономической политики;

- разработка основных положений развития торговли, общественного питания, потребительского рынка в реализации государственной политики углубления экономических реформ;

- осуществление комплексного экономического анализа состояния торговли, общественного питания, и прогнозирования развития потребительского рынка на текущий и перспективный периоды;

- координация работы по вопросам защиты прав потребителей на потребительском рынке от некачественных товаров и услуг, а также по сертификации.

Основные функции Отдела:

- осуществление анализа состояния торговли, общественного питания и разработка прогноза их развития на текущий и перспективный периоды;

- подготовка сводной информации, экономического обзора о состоянии торговли и общественного питания, развития потребительского рынка района;

- представление интересов потребителей или группы потребителей в суде по искам, связанным с реализацией закона «О защите прав потребителей»;

- осуществление методологической помощи, оказание консультационных услуг и практической помощи предприятиям торговли, бытового обслуживания независимо от форм собственности по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

- регистрация объектов торговли и сферы обслуживания, ведение единого реестра работающих и открываемых объектов сферы обслуживания.

3. Отдел по труду Корочанский район Белгородской области: официальный сайт органов местного самоуправления. URL: http://www.korocha.ru/. Отдел по труду (далее - Отдел) является структурным подразделением комитета экономического развития администрации муниципального района «Корочанский район» (далее - администрации района).

Основные задачи Отдела:

- обеспечение реализации администрацией района возложенных на нее в соответствующих с действующим законодательством, Уставом муниципального района «Корочанский район» Белгородской области полномочий в области социально-трудовых отношений;

- обеспечение договорного регулирования социально-трудовых отношений, осуществляемого в форме трехстороннего соглашения между профсоюзами, объединениями работодателей и администрацией Корочанского района, коллективных договоров между работниками в лице их представителей и работодателей;

- участие в реализации мер по предотвращению и разрешению коллективных трудовых конфликтов, контроль за выполнением соглашений и договоров;

- участие в разработке балансов трудовых ресурсов, прогноза численности занятых в экономике района;

- организация проведения аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией работ по охране труда в организациях, действующих на территории района.

Основные функции Отдела:

- реализация в пределах своей компетенции государственной политики в сфере труда, социально-трудовых отношений, уровня жизни, доходов населения, в сфере оплаты труда работников бюджетных учреждений;

- координация развития социального партнерства на территории района, участие в регулировании договорных социально-трудовых отношений, работе по подготовке и заключению трехстороннего соглашения между областным объединением организаций профсоюзов, объединениями работодателей и администрацией Корочанского района, осуществление контроля за его выполнением;

- реализация мер по предотвращению и разрешению коллективных трудовых конфликтов;

- организация и обеспечение деятельности районной трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, районной межведомственной комиссии по обеспечению роста заработной платы, своевременности и полноты перечисления обязательных платежей от фонда оплаты труда;

- участие в разработке и реализации районных программ улучшения условий и охраны труда;

- осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства по вопросам социально-трудовых отношений, законодательства об охране труда на предприятиях и организациях всех форм собственности совместно с Государственной инспекцией труда в Белгородской области, другими контрольно-надзорными органами, профсоюзами.

Таким образом, можно сказать, что:

Комитет экономического развития включает в себя:

1) Отдел экономического развития, поддержки малого предпринимательства и сельского туризма.

2) Отдел развития потребительского рынка и защиты прав потребителей.

3) Отдел по труду.

Каждый из отделов имеет свои конкретные задачи и функции.

Итогом вышеизложенного материала является необходимость создания базы данных для Комитета экономического развития, которая позволит достичь более эффективной кадровой работы управления.

РАЗДЕЛ II. ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ПРОГРАММНОГО СРЕДСТВА ДЛЯ СОЗДАНИЯ БАЗ ДАННЫХ ДЛЯ КОМИТЕТА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

База данных представляет собой определенным образом структурированную совокупность данных, совместно хранящихся и обрабатывающихся в соответствии с некоторыми правилами. Как правило, база данных моделирует некоторую предметную область или ее фрагмент. Очень часто в качестве постоянного хранилища информации баз данных выступают файлы.

Программа, производящая манипуляции с информацией в базе данных, называется СУБД (система управления базами данных). Она может осуществлять выборки по различным критериям и выводить запрашиваемую информацию в том виде, который удобен пользователю. Основными составляющими информационных систем, построенных на основе баз данных, являются файлы БД, СУБД и программное обеспечение, позволяющие пользователю манипулировать информацией и совершать необходимые для решения его задач действия.

Структурирование информации производится по характерным признакам, физическим и техническим параметрам абстрактных объектов, которые хранятся в данной базе. Информация в базе данных может быть представлена как текст, растровое или векторное изображение, таблица или объектно-ориентированная модель. Структурирование информации позволяет производить ее анализ и обработку: делать пользовательские запросы, выборки, сортировки, производить математические и логические операции.

Информация, которая хранится в базе данных, может постоянно пополняться. От того, как часто это делается, зависит ее актуальность. Информацию об объектах также можно изменять и дополнять.

Хранимые в базе данных имеют определенную логическую структуру, то есть, представлены некоторой моделью, поддерживаемой СУБД. К числу важнейших относятся следующие модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная, объектно-ориентированная.

В иерархической модели данные представляются в виде древовидной (иерархической) структуры. Она удобна для работы с иерархически упорядоченной информацией и громоздка для информации со сложными логическими связями.

Сетевая модель означает представление данных в виде произвольного графа. Достоинством сетевой и иерархической моделей данных является возможность их эффективной реализации показателей затрат памяти и оперативности. Недостатком сетевой модели данных является высокая сложность и жесткость схемы БД, построенной на ее основе.

Реляционная модель данных (РМД) название получила от английского термина Relation - отношение. Модель данных описывает некоторый набор родовых понятий и признаков, которыми должны обладать все конкретные СУБД и управляемые ими БД, если они основываются на этой модели.

Объектно-ориентировочная модель данных - это когда в базе хранятся не только данные, но и методы их обработки в виде программного кода. Это перспективное направление, пока также не получившее активного распространения из-за сложности создания и применения подобных СУБД.

Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия Гринченко Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. М., 2010..

Класс объектов - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте.

Связь (отношение) - способ, которым связана информация о разных объектах.

Теория управления базами данных как самостоятельная дисциплина начала развиваться приблизительно с начала 50-х годов двадцатого столетия. За это время в ней сложилась определенная система фундаментальных понятий. Приведем некоторые из них Хомоненко А.Д. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. М., 2006..

Предметной областью принято называть часть реального мира, подлежащую изучению с целью организации управления в этой сфере и последующей автоматизации процесса управления.

Объектом называется элемент информационной системы, сведения о котором хранятся в базе данных. Иногда объект также называют сущностью.

Классом объектов называют их совокупность, обладающую одинаковым набором свойств.

Атрибут -- это информационное отображение свойств объекта.

Запись данных -- это совокупность значений связанных элементов данных.

Первичный ключ -- это атрибут (или группа атрибутов), который уникальным образом идентифицируют каждый экземпляр объекта (запись). Вторичным ключом называется атрибут (или группа атрибутов), значение которого может повторяться для нескольких записей (экземпляров объекта).

Компания Microsoft имеет несколько программных продуктов, а именно Paradox, Visual Basic 4.0, Lotus Approach, Access 7.0, SQL Server 6.5. Рассмотрим основные их характеристики.

Paradox. Paradox был разработан компанией Ansa Software, и первая его версия увидела свет в 1985 году. Этот продукт был впоследствии приобретен компанией Borland. С июля 1996 года он принадлежит компании Corel и является составной частью Corel Office Professional.

Принцип хранения данных в Paradox сходен с принципами хранения данных в dBase -- каждая таблица хранится в своем файле (расширение *.db), MEMO- и BLOB-поля хранятся в отдельном файле (расширение *.md), как и индексы (расширение *.px).

Однако, в отличие от dBase, формат данных Paradox не является открытым, поэтому для доступа к данным этого формата требуются специальные библиотеки. Например, в приложениях, написанных на C или Pascal, использовалась некогда популярная библиотека Paradox Engine, ставшая основой Borland Database Engine. Эта библиотека используется ныне в приложениях, созданных с помощью средств разработки Borland (Delphi, C++Builder), в некоторых генераторах отчетов (например, Crystal Reports) и в самом Paradox. Существуют и ODBC-драйверы к базам данных, созданным различными версиями этой СУБД.

Отметим, однако, что отсутствие «открытости» формата данных имеет и свои достоинства. Так как в этой ситуации доступ к данным осуществляется только с помощью «знающих» этот формат библиотек, простое редактирование подобных данных по сравнению с данными открытых форматов типа dBase существенно затруднено. В этом случае возможны такие недоступные при использовании «открытых» форматов данных сервисы, как защита таблиц и отдельных полей паролем, хранение некоторых правил ссылочной целостности в самих таблицах -- все эти сервисы предоставляются Paradox, начиная с первых версий этой СУБД.

Windows-версии СУБД Paradox, помимо перечисленных выше сервисов, позволяли также манипулировать данными других форматов, в частности dBase и данными, хранящимися в серверных СУБД.

Текущая версия данной СУБД -- Paradox 9, поставляется в двух вариантах -- Paradox 9 Standalone Edition и Paradox 9 Developer's Edition. Первый из них предназначен для использования в качестве настольной СУБД и входит в Corel Office Professional, второй -- в качестве как настольной СУБД, так и средства разработки приложений и манипуляции данными в серверных СУБД. Обе версии содержат:

*Средства манипуляции данными Paradox и dBase.

*Средства создания форм, отчетов и приложений.

*Средства визуального построения запросов.

*Средства публикации данных и отчетов в Internet и создания Web-клиентов.

*Corel Web-сервер.

*ODBC-драйвер для доступа к данным формата Paradox из Windows-приложений.

*Средства для доступа к данным формата Paradox из Java-приложений.

Помимо этого Paradox 9 Developer's Edition содержит:

*Run-time-версию Paradox для поставки вместе с приложениями.

*Средства создания дистрибутивов.

*Драйверы SQL Links для доступа к данным серверных СУБД. Благодатских В.А. Разработка и использование программного обеспечения. М., 2009..

Visual Basic - это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов Microsoft Office Потапкин А.В. Основы VisualBasic для пакета MicrosoftOffice. М., 2010..

Также необходимо отметить, что Visual Basic for Application (VBA) - это объектно-ориентированный язык, предназначенный для визуального проектирования программ, приложений и сложных документов. VBA доступен из любого приложения фирмы Microsoft, например, MS Word, MS Excel и т.д., и составляет платформу для создания сложных интерактивных документов. Например, можно создать документ - курсовой проект, который содержит не только текст проекта, но и программы, которые вычисляют данные для этого проекта, автоматически вычисляют и строят графики и таблицы по введенным данным.

Lotus Approach -- программа управления базами данных для Microsoft Windows, отличающаяся как простотой использования, так и способностью выполнять сложные операции.

Являясь конкурентом программ Microsoft Access и dBASE for Windows, Lotus Approach делает возможным анализ данных в разнообразных форматах (в том числе dBASE, Microsoft Access. Microsoft Excel и Borland Paradox) без применения программирования. Применение Lotus Approach облегчается, если использовать программу Form Assistant, автоматизированный помощник в организации данных, а также разнообразные наборы шаблонов, приспособленных для выполнения многих распространенных задач. Критики, ссылаясь на хороший баланс простоты использования и мощности программы Lotas Approach, обычно ставят ее почти на вершину классификации баз данных Благодатских В.А. Разработка и использование программного обеспечения. М., 2009..

SQL Server - сервер баз данных, реализует подход «клиент-сервер» и взаимодействует с указанными пакетами. Главные достоинства: высокая степень защиты данных, мощные средства для обработки данных, высокая производительность. Область применения: хранение больших объемов данных, хранение высокоценных данных или данных, требующих соблюдения режима секретности. Указанные программные продукты имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события Благодатских В.А. Разработка и использование программного обеспечения. М., 2009..

Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки некоммерческих приложений.

Для создания базы данных для Управления организационно - контрольной и информационно - аналитической работы наиболее эффективным станет СУБД MS Access.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

- высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

- глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

- богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространенная MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) cтали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Ассеss 97 (в составе NS Office 97) и Ассеss 2000 (в составе МS Office 2000).

Очевидно, что отправной точкой в процессе работы с любой СУБД является создание файла (или группы файлов) базы данных.

Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных Ассеss. Это Таблицы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Заголовок окна содержит имя файла базы данных. В данном случае он называется Trade Test Вейскас Д. Эффективная работа с MicrosoftAccess 7.0 MicrosoftPress. М., 2009..

Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован. По каждому из них предусмотрены стандартные режимы работы:

· Создать -- предназначен для создания структуры объектов;

· Конструктор -- предназначен для изменения структуры объектов;

· Открыть (Просмотр, Запуск) -- предназначен для работы с объектами базы данных.

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера -- специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних. Основные этапы разработки базы данных в среде MS Access Вейскас Д. Эффективная работа с MicrosoftAccess 7.0 MicrosoftPress. М., 2009..Как нетрудно догадаться, процесс разработки конкретного программного приложения в среде Access в первую очередь определяется спецификой автоматизируемой предметной области. Однако для большинства из них можно выделить ряд типичных этапов. Это:

· разработка и описание структур таблиц данных;

· разработка схемы данных и задание системы взаимосвязей между таблицами;

· разработка системы запросов к таблицам базы данных и (при необходимости) их интеграция в схему данных;

· разработка экранных форм ввода/вывода данных;

· разработка системы отчетов по данным;

· разработка программных расширений для базы данных, решающих специфические задачи по обработке содержащейся в ней информации, с помощью инструментария макросов и модулей;

· разработка системы защиты данных, прав и ограничений по доступу.

Очевидно, что между перечисленными этапами существует большое количество обратных связей, подразумевающих возврат к более ранним шагам, исходя из вновь открывшихся обстоятельств, которые невозможно было заранее учесть или предвидеть.

Еще раз подчеркнем, что описанная последовательность этапов разработки базы данных в MS Access не является безусловным эталоном. Однако очень часто отклонения от нее свидетельствуют не столько об оригинальности хода мысли разработчика, сколько о погрешностях, допущенных им при планировании процесса разработки, или вообще об отсутствии у него какого-либо плана.

Таким образом:

1. База данных (БД) - именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) - совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

2. Нами были рассмотрены продукты для создания баз данных такие как:Paradox, Visual Basic 4.0, Lotus Approach, Access 7.0, SQL Server 6.5, а также были учтены их характеристики.

3. Для создания базы данных мы выбрали СУБД Access, т.к. Microsoft Access - программа, которая позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных.

Это программа, которую можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые мы установили. Microsoft Access имеет очень удобный и понятный интерфейс, очень многие операции у него автоматизированы с помощью различных Конструкторов.

Так же не надо придумывать и писать свой интерфейс для своей Базы данных, надо только выбрать из уже сушествующих. Microsoft Access поможет добиться эффективности в работе Комитета.

РАЗДЕЛ III. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ ДЛЯ КОМИТЕТА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

База данных (БД) - объективная форма представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и т.д.), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ".

Данные эти представляют на машиночитаемых носителях информацию в форме, пригодной для оперативного использования с помощью ЭВМ (компьютера). Они должны удовлетворять информационным потребностям многих пользователей, быть структурированными и связанными между собой.

Для разработки СУБД был выбран Microsoft Access, который позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД.

Недостатками СУБД Microsoft Access является:

- в отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств;

- в стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, этого вполне хватает для защиты от просмотра или неосторожных действий в среде сотрудников небольшой компании. Но отсюда сделаем вывод, что доверять MS Access секретные или очень ценные данные не стоит.

Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель MicrosoftAccess . М., 2009..

Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле - столбцом.

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Следует отметить, что связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

Схема данных в Access является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе работы с базой данных.

При любой обработке данных из нескольких взаимосвязанных таблиц система использует сохраненные в схеме данных связи между таблицами, освобождая пользователя от необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи при конструировании многотабличных объектов.

Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически.

Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных.

Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения.

Отчёт - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Страницы - средство публикации данных в локальной сети или Internet.

Макрос - это небольшие программы на языке макрокоманд СУБД Access, состоящие из последовательности определенных команд (одной или нескольких макрокоманд).

Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic.

Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access.

Для разработки нашей базы данных рекомендуем сформировать структуру базы данных по персоналу, состоящей из таблиц:

*Справка: справочный массив, содержащий общие сведения о сотрудниках организации (табельный номер, фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, семейное положение, количество детей);

*Подразделения: справочный массив, содержащий общие сведения о структуре организации (код подразделения, название подразделения, количество должностей по штату, количество занятых должностей);

*Штат: справочный массив, содержащий общие сведения о наличии должностей (код должности, название должности, код подразделения, требования к образованию, название специальности в соответствии с квалификационными требованиями к должности, количество должностей в соответствии подразделением по штату, количество занятых должностей);

*Специальности: справочный массив, содержащий общие сведения о специальностях (код специальности, название специальности);

*Образование: справочный массив, содержащий общие сведения об образовании работников (табельный номер, образование, код специальности, наименование учебного заведения, дата окончания учебного заведения);

*Квалификация: справочный массив, содержащий общие сведения о профиле повышения квалификации (код профиля повышения квалификации, названия профиля повышения квалификации, наименование организации в системе для повышения квалификации, стоимость подготовки в расчете на одного работника);

*Работники по подразделениям: массив, содержащий общие сведения о работниках по подразделениям (табельный номер, код подразделения, код должности, код профиля повышения квалификации, дата вступления в должность, дата прохождения повышения квалификации, форма повышения квалификации, место повышения квалификации).

Чтобы СУБД (система управления базой данных) могла обрабатывать данные по различным запросам, данные хранятся в простых таблицах, которые связаны между собой по определённым ключевым полям.

Таблицы в базах данных являются полной аналогией таблиц на бумаге, со строками и столбцами. Столбцы в таблицах строго уникальны, строки имеют произвольное расположение и идентифицируются по ключам-идентификаторам.

Для создания новой базы данных, после запуска программы выбираем иконку "Новая база данных", открывается форма для ввода имени будущей базы данных. Вводим имя, выбираем место, где будут располагаться файлы базы данных и нажимает кнопку "Создать". После этих действий СУБД Access 2007 создаст новую базу данных с соответствующим именем и откроет её в режиме таблицы.

Приложение Access 2007 имеет несколько отличный интерфейс от более ранних версий. Теперь на смену панелей и меню пришли ленты. Лента представляет собой область в верхней части окна из которой можно выбирать команды, которые для удобства имеют интуитивно понятные значки.

Приложение автоматически создаёт первый столбец таблицы и присваивает ему название "Код".

Это необходимый ключевой элемент таблицы, используемый для создания связей между таблицами. Щелчок мышью по полю "№" активизирует поле "Тип данных", в котором отображается надпись "Счётчик". Это означает автоматическую нумерацию строк программой.

В СУБД Access 2007 производится автоматический контроль вводимой информации на предмет определения типа данных. Таблицы после формирования следует сохранить с соответствующим именем.

База данных представляет собой совокупность элементов данных и связей между ними.

Для этого применяется специальная схема - схема данных, которая, в конечном счете, представляет собой информационную модель в структурированном виде.

Таблицы в базах данных разрабатываются так, чтобы избежать избыточности данных. Создавать таблицы нужно с уникальными данными. Затем соответствующие таблицы связываются путём сопоставления данных в соответствующих столбцах. Связи между таблицами отображаются некоторыми отношениями: Связь типа “один-к-одному” (1:1).

При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированого доступа). Связь типа “один-ко-многим” (1:М).

При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей.

Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая - сторону "много". Связь типа “много-ко-многим” (М:М).

При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице.

Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

Для определения связей между таблицами (построения информационной модели БД в структурированном виде) необходимо:

1. На панели инструментов нажать кнопку Схема данных.

2. Чтобы добавить таблицу в Схему данных нужно выбрать на панели инструментов команду Связи/Добавить таблицу (или с помощью контекстного меню).

3. Чтобы установить связи между полями, необходимо выбрать ключевое поле в одной таблице и перетащить его на соответствующее поле во второй таблице.

Чтобы перетащить сразу несколько полей нужно нажать клавишу CTRL и, удерживая ее, выбрать каждое поле. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и содержимое одного типа.

4. Установить переключатель Обеспечение целостности данных. Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.

Связь между таблицами позволяет либо исключить возможность удаления или изменения данных, либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Для настройки свойств - связи надо в окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекстное меню связи, после чего выбрать в нем пункт -

Изменить связь -- откроется диалоговое окно Изменение связи. В нем показаны названия связанных таблиц, имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить), а также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных.

Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

При выполнении запроса «Специалисты, имеющие высшее образование», мы взяли информацию из таблиц:

*Справка (ФИО);

*Подразделение (название подразделения);

*Штат (должность);

*Образование (образование);

*Работники по подразделениям (дата вступления в должность).

Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо в окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries).

В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard) или нажать на кнопку Создать (New) в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать Простой запрос (Simple Query Wizard) и нажать на кнопку ОК.

В появившемся окне Создание простых запросов (Simple Query Wizard) в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) те поля, которые необходимы в конструируемом запросе.

При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля (Selected Fields). Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.Нажать кнопку Далее (Next).

Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса в поле Задайте имя запроса (What title do you want to your query?) и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information) или Изменить макет запроса (Modify the query design).

При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? (Display Help on working with the query) для вывода справочной информации по работе с запросами.

Нажать на кнопку Готово (Finish).

Для построения запроса «Получившие образование в БелГУ» необходимо сформировать таблицу сведений по предприятию о сотрудниках получивших образование в БелГУ. В таблице должна быть представлена следующая информация: фамилия, имя, отчество, должность, ВУЗ, дата окончания ВУЗа.

Отчет по БД - это эффективный способ представления данных в печатном формате в виде законченного экономического документа.

При формировании отчетов в поле заголовка рекомендуется указать следующую информацию:

*В качестве заголовка - название отчета.

В нижнем колонтитуле:

*дата исполнения отчета;

*ФИО исполнителя отчета.

В примечании отчета:

*итоговые значения, если они требуются.

При выполнении отчета «План повышения квалификации» можно использовать информацию запроса по плану повышения квалификации. Этот отчет необходимо выполнить с помощью Мастера отчетов. Обязательными шагами для этого задания являются следующие:

*сортировка (по фамилии);

*название отчета («План повышения квалификации»).

Чтобы в отчете указать все сведения, которые указаны выше необходимо после сохранения отчета отредактировать его в режиме Конструктора.

Для ввода нужных комментариев в Заголовок отчета необходимо с помощью элемента «Надпись» расположенного на панели инструментов вставить рамку текста и ввести заданный текст.

Для формирования итоговой строки (общая сумма, необходимая для повышения квалификации специалистов предприятия на текущую дату) необходимо:

*с помощью элемента «Поле» расположенного на панели инструментов вставить текстовое поле с надписью в области Примечание отчета;

*щелчком мыши выделить данный элемент поле (например, поле 2) и правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать пункт Свойства; в открывшемся диалоговом окне во вкладке Данные, в строке Данные с помощью Построителя выражений выполнить следующую последовательность действий:

Функции/Встроенные функции/Статистические/Sum/Вставить.

*после выполненных действий с помощью Построителя выражений в строке Данные пропишется формула суммирования стоимости подготовки повышения квалификации;

*во вкладке Макет в строке Формат поля указать формат Денежный;

*закрыть окно Свойства;

*вместо надписи, например «Поле 2» ввести «Стоимость подготовки (руб.) составила:»;

*после чего закрыть отчет в режиме Конструктора и сохранить изменения.

Для создания формы «Специалисты» потребовалось выбрать объект Формы и запустить Мастер через команду Создание формы с помощью мастера, поэтапно выполняя шаги мастера: