База данных архива документов предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Анализ систем управления базами данных (СУБД)

1.1 Понятие СУБД

1.2 Функциональные возможности СУБД

1.3 Классификация СУБД

1.4 Режимы работы пользователя с СУБД

1.5 Характеристика различных СУБД, их краткий обзор

1.6 Общая характеристика СУБД Access

1.7 Объекты БД и их назначение

2. Сравнительный анализ систем управления баз данных

2.1 Microsoft Access

2.2 Oracle

2.3 Sybase

2.4 Net Impact

2.5 Microsoft SQL Server

3. Технология создания баз данных (БД)

3.1 Реляционная модель

3.2 Иерархическая модель

3.3 Сетевая модель

3.4 Типы данных и их характеристики

4. Этапы проектирования базы данных

4.1 Определение цели создания базы данных

4.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

4.3 Присвоение ключевых полей

4.4. Редактирование структуры базы данных

4.5 Добавление данных и создание других объектов базы данных

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Проблема неуклонного увеличения бумажных документов актуальна для всех предприятий, организаций и учреждений. В работе любого предприятия однажды наступает момент, когда становится понятно, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников, особенно если этот документ был создан несколько лет назад.

Самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид, создание и организация архива электронных документов. Правильно организованный документооборот и электронный архив документов становятся необходимыми условиями эффективной работы современного предприятия.

Создание электронного архива предприятия позволяет оптимизировать процесс документооборота и хранения документов, совместного хранения инженерных данных, документов и разработок компании. Организация архива электронных документов предприятия решает проблему утомительного поиска нужной информационной единицы, экономии средств и времени на размножение документов и доведение их содержания до каждого уполномоченного сотрудника.

Организация электронного архива предприятия обеспечивает возможность добавления атрибутов документов (индексация), разграничения прав доступа к документам, интегрирование новых файлов с уже существующими. Появляется оперативность в работе с документами. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т.д.

Система документооборота и электронный архив документов (накопление информации в электронном виде) основаны на работе с базой данных.

База данных -- поименованная совокупность структурированных данных. (Структурирование данных -- это процесс группировки данных по определенным параметрам.)

Наличие компьютерной БД, т.е. файла, хранящего совокупность связанных между собой сведений, подразумевает и наличие программы, которая обрабатывает эти данные (производит поиск, сортировку, редактирование данных). Такая программа называется системой управления базой данных (СУБД). Без возможности осуществления перечисленных операций база данных становится практически бесполезной. Таким образом, СУБД -- это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Целью данной работы является создание базы данных архива документов предприятия на конкретном примере.

Объект исследования: система архива документов предприятия.

Задачи работы:

Провести анализ систем управления базами данных (СУБД).

Выполнить сравнительный анализ СУБД.

Рассмотреть технологию создания базы данных

1. Анализ систем управления базами данных (СУБД)

1.1 Понятие СУБД

Система управления базами данных (СУБД) -- это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями Информатика: Учебник. /Под ред. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2001.. Функции СУБД -- это описание данных, манипулирование данными, их использование. Данные функции реализуются благодаря наличию у СУБД языка описания данных (ЯОД), языка манипулирования данными (ЯМД) и языка запросов.

ЯМД дает возможность реорганизации данных в базе (добавления новых, удаления ненужных, обновления существующих).

Язык запросов обеспечивает доступ к данным и извлечение их по запросам пользователей.

Языковые средства могут быть реализованы различными способами: синтаксическими конструкциями (командами), меню, диалоговыми сценариями, таблицами.

У многих СУБД возможности описания, манипулирования и чтения данных объединены в единых синтаксических рамках -- рамках языка SQL, широко используемого как языка баз данных.

Часто пользователю требуется более сложная аналитическая обработка данных базы, не достигаемая через систему меню СУБД. В этом случае приходится разрабатывать прикладные программы. Для их создания СУБД имеют встроенный язык программирования.

Благодаря языковым средствам обеспечивается доступ пользователей к БД в абстрактных терминах, не связанных со способами хранения данных в компьютере.

Программные средства СУБД обеспечивают работу с физической БД и выполнение всех ее функций.

1.2 Функциональные возможности СУБД

система управления база данных

Функциональные возможности СУБД обширны. СУБД имеют эффективные средства для:

создания БД, в которой интегрированы данные многих пользователей с целью удовлетворения их информационных потребностей;

обновления хранящихся в ней данных;

быстрого извлечения из БД необходимых данных по запросам пользователей;

выполнения вычислений над данными;

создания экранных шаблонов -- форм, обеспечивающих удобство работы с данными;

вывода данных из базы в отчетах в виде, удобном для восприятия пользователями;

разработки приложений;

экспорта данных в другие БД и импорта данных из них;

публикации данных в Internet.

Эти средства ориентированы на непрофессиональных пользователей.

СУБД обеспечивают также управление БД, а именно:

поддержку целостности БД с помощью механизма транзакций.

Транзакция -- это совокупность операций с БД, которые должны быть выполнены обязательно до конца, чтобы БД оказалась в непротиворечивом состоянии;

защиту данных от несанкционированного доступа, от сбоев в работе компьютерной системы;

восстановление БД в случае ее повреждения. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. - Базы данных. Учебник для высших учебных заведений (6-е изд.) - 2009

Благодаря своим развитым функциональным возможностям СУБД используются в качестве мощного инструментального средства для создания и ведения информационной БД автоматизированных информационных систем, позволяющего сокращать сроки их разработки, экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

1.3 Классификация СУБД

Классифицировать СУБД можно, используя различные признаки классификации. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных: Пер. с англ. 7-е изд. М.; СПб.; Киев: Вильяме, 2001. 1071 с.

Важнейшим классификационным признаком СУБД является тип модели данных, поддерживаемый СУБД. По этому признаку СУБД делятся на:

иерархические. Первой иерархической СУБД была система IMS (Information Management System) компании IBM, коммерческое распространение которой началось в 1968 г.;

сетевые. Первой сетевой СУБД считается система IDS (Integrated Data Store), разработанная компанией General Electric немного позже системы IMS;

реляционные. Первые коммерческие реляционные СУБД от компаний IBM, Oracle Corporation, Relation Technology Inc. и других поставщиков появились в начале 80-х годов.

По принципу обработки запросов к БД СУБД подразделяют на настольные и серверные.

В качестве классификационного признака можно рассматривать так же:

среду функционирования СУБД (платформу) -- класс компьютеров и операционных систем, под управлением которых работает СУБД;

наличие диалоговых и инструментальных средств конструирования объектов БД;

возможности встроенного языка СУБД;

использование OLE-технологии -- взаимодействие объектов БД с объектами других приложений: табличных и текстовых процессоров, графических редакторов и др.;

возможности работы с нетрадиционными данными (данными, не являющимися текстом, числами и датами);

обеспечение интеграции данных из баз, созданных в разных СУБД, и др.

1.4 Режимы работы пользователя с СУБД

Все современные СУБД имеют графический пользовательский интерфейс, через который возможна работа пользователя с СУБД в трех режимах:

через меню системы;

в командном режиме;

в программном режиме.

Режим работы через меню системы обеспечивает взаимодействие пользователя с БД в интерактивном режиме. Он реализуется чаще всего в виде различных меню и диалоговых окон, с помощью которых пользователь постепенно уточняет, какие действия он хочет выполнить и какую информацию получить из БД. Для этого не надо знать языка СУБД.

Командный режим обеспечивает диалог с БД на уровне синтаксических конструкций языка СУБД. Этот режим требует определенной подготовки пользователя, но обеспечивает более быстрый доступ к ресурсам БД.

Программный режим обеспечивает организацию доступа к данным и управление ими из прикладных программ.

В последние годы широкое распространение получили компьютерные сети. Пользователи компьютерных сетей могут работать с СУБД в однопользовательском и многопользовательском режимах, обеспечивающих доступ к БД соответственно одного из них и многих одновременно.

1.5 Характеристика различных СУБД, их краткий обзор

Известно более двух десятков настольных СУБД. Однако наиболее популярными, исходя из числа проданных копий, признаются dBase, Paradox, FoxPro и Access.

Visual dBase: имеет средства для: манипуляции данными dBase и FoxPro всех версий; создания форм, отчетов и приложений; публикации данных в Internet и создания Web-клиентов; визуального построения запросов и др. Гончаров А. Ю. ACCESS 2003. Самоучитель с примерами - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2004. - 272 с.

Microsoft FoxPro и Visual FoxPro. СУБД FoxPro происходит от нас тольной СУБД FoxBase фирмы Fox Software. Она предоставляет дополнительно такие возможности, как использование деловой графики и др. Тенденция развития этого продукта состоит в том, что из настольной СУБД Visual FoxPro превращается в средство разработки приложений в архитектуре клиент-сервер и распределенных приложений. Эта тенденция в определенной степени характерна и для всех наиболее популярных настольных СУБД.

СУБД Access ориентирована на непрофессиональных пользователей Microsoft Office. Это, в частности, проявилось в том, что вся информация, относящаяся к конкретной БД, хранится в одном файле, что удобно для начинающих пользователей.

На начальном этапе развития настольные СУБД играли определяющую роль. Они были просты для освоения и использования, обладали дружественным пользовательским интерфейсом, ориентировались на класс самых распространенных компьютеров -- персональных, на самую широкую категорию пользователей -- непрофессионалов, обеспечивали хорошее быстродействие при работе с небольшими базами данных.

Недостатки настольных СУБД стали проявляться с увеличением объемов баз данных и числа их пользователей. Они выразились в снижении производительности и возникновении сбоев при обработке данных. Причина этого в том, что обработка данных и контроль за их целостностью совершается внутри пользовательского приложения.

1.6 Общая характеристика СУБД Access

СУБД Microsoft Access 2000 (в дальнейшем Access) предназначена для работы с реляционными базами данных. Эта СУБД входит в программный комплекс Microsoft Office 2000 (в вариантах Professional, Premium и Developer), компоненты которого работают в среде Windows 95/98, Windows NT Workstation 4.0 и выше. Дубнов, П. Ю. Access 2000. Проектирование баз данных / П.Ю. Дубнов. - М. : ДМК, 2000. - 272 с.

Access имеет инструментальные средства для создания: локальной БД, централизованной БД в локальной сети с файловым сервером, проектов (клиентских приложений, работающих с базами данных Microsoft SQL Server 6.5 или Microsoft SQL Server 7.0).

Access поддерживает механизм OLE -- связывание и внедрение объектов различных приложений Windows в БД, позволяет импортировать данные таблиц: других баз данных Access; баз данных dBase, Microsoft FoxPro, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server; табличного процессора Microsoft Excel. Внешними для Access могут быть также: данные почтовой программы Microsoft Exchange; таблицы и списки HTML на сервере локальной, корпоративной сети (сети масштаба предприятия), сети Internet. Может экспортировать объекты БД в другие приложения.

Access позволяет осуществлять: восстановление БД, сжатие БД, репликацию БД, защиту БД. Дает возможность конвертировать БД из предыдущих версий в текущую и наоборот.

1.7 Объекты БД и их назначение

СУБД Access ориентирована на работу с объектами БД, к которым от носятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Богданова Н. П. Access 2000 - интегрированная среда для работы с данными: Метод, указания к практ. занятиям / РГРТА. Рязань, 2001.28с.

Таблица -- это основная структура, предназначенная для хранения информации в БД. По терминологии СУБД ее строки -- это записи, а столбцы -- поля БД. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом. Запрос -- это требование на: отбор данных, хранящихся в таблицах; выполнение вычислений над данными; изменения в БД. Форма -- созданный на экране шаблон, используемый, главным образом, для ввода, просмотра и редактирования записей БД. Отчет -- отображение на принтере или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. Страница доступа к данным -- диалоговая Web-страница, которая поддерживает динамическую связь с БД и позволяет просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера Internet Explorer 4.0 или Internet Explorer 5.0. Мак рос -- есть последовательность макрокоманд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования. Модуль--это про грамма для работы с БД, написанная на языке Visual Basic for Applications 6.0 (VBA). Объекты БД могут быть объединены в именованные группы объектов по функциональному или иному признаку.

Все объекты, за исключением страниц доступа к данным, можно хранить в одном файле--файле БД с расширением *.Mdb.

2. Сравнительный анализ систем управления баз данных

Из-за возрастающей сложности возрастает и вероятность ошибок при разработке баз данных. Стоимость таких ошибок весьма высока - исправление ошибки, допущенной на предыдущем этапе разработки системы управления базы данных. Для предоставления конечному пользователю динамической информации можно использовать различные базы данных. Выбор зависит в основном от того, какие программные продукты используются в данное время в организации, а также от возможностей бюджета организации.

2.1 Microsoft Access

Microsoft Access - это система управления реляционными базами данных. Которая входит в комплект Microsoft Office. Microsoft Access можно использовать для создания документов HTML, основанных на информации, которая хранится в базе данных Access с помощью Microsoft Internet Assistant или Microsoft Active Server Pages (ASP). Microsoft Internet Assistant - это надстройка, предоставляемая бесплатно пользователям Access. Использование технологий ASP требует наличия MS Information Server с инсталлированным ASP. База данных Microsoft Access может поддерживать элементы управления ActivX, что делает Access еще более мощным средством при использовании вместе с Microsoft Internet Explorer.

2.2 Oracle

Oracle - это крупнейшая фирма-разработчик баз данных для Windows NT и UNIX. Oracle создала собственный набор инструментов (в основном это PL / SQL в сочетании с Oracle Web Agent ). Эти средства в комплексе с Web -сервером Oracle облегчают создание Web -страниц с использованием информации, которая хранится в базе данных. Процедура PL / SQL позволяет ускорить запрос к базе данных. СУБД Oracle подходит для крупного предприятия, где требуется обрабатывать большое количество информации, однако стоимость сегодня Oracle 7 и Web -сервера Oracle вместе составляет более 5000$.

2.3 Sybase

Sybase System 11 представляет собой базу данных, в которой имеются средства для создания динамических Web -страниц. Sybase в сочетании с Net Impact Studio (продуктом фирмы Power soft ) можно использовать создания богатого набора инструментов, с помощью которых можно создавать документы динамического HTML. Net Impact Studio состоит из браузера/редактора HTML и персонального Web -сервера. Эти средства позволяют создать Web -страницы с использованием технологии WYSIWYG. Кроме того, в комплект Net Impact Studio входит база данных Web , поддержка JavaScript и поддержка подключения к серверам приложений.

2.4 Net Impact

Net Impact можно использовать в сочетании с Power Builder - приложением, которое служит для создания модулей-приложений и компонентов ActivX. Его также можно использовать как дополнение к Optima ++, которая предназначена для создания модулей и облегчает создание аплетов Java. Кроме того, Sybase можно использовать с Web Sql для создания приложений CGI и программного интерфейса NSAPI ( Netscape Server Application Programming Interfase ), которые обращаются к серверу базы данных Sybase на языке Perl. Sybase подходит для систем Windows NT и UNIX.

2.5 Microsoft SQL Server

Фирма Microsoft выпустила собственную версию сервера базы данных SQL в качестве составной части пакета Windows NT Back Office Suite. Microsoft пытается конкурировать в этой области с Oracle и Sybase. Сервер Microsoft стоит примерно 1000$, но, кроме того, вам придется приобрести еще и SQL Server Internet Connector, который стоит около 3000$. Эти два продукта позволяют создать неограниченный доступ к серверу из Web. Сравнение некоторых широко используемых в Web баз данных представлено в таблице 1.

Таблица 1. Сравнение баз данных

Базы данных	Платформа	Рекомендуемое использование
Oracle	Windows NT и UNIX	Крупные предприятия
Sybase	Windows NT и UNIX	Крупные предприятия
Microsoft SQL	Windows NT	Крупные и средние предприятия
Microsoft Access	Windows NT	Личное использование, мелкие и средние предприятия

Основными классификационными признаками СУБД являются: вид программы, характер использования, модель данных, стоимость. Эти признаки существенно влияют на выбор СУБД потребителем и эффективность использования разрабатываемой информационной системы.

3. Технология создания баз данных (БД)

Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами:

С помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic, Pascal, и т. д. Данный способ применяется для создания уникальных баз данных опытными программистами.

С помощью прикладной среды, например Visual Basic. Данный способ требует некоторых навыков работы в программных средах и навыков программирования. С его помощью можно создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей построения. Создание такой базы под силу только опытным пользователям.

С помощью специальных программных сред, которые называются Системами Управления Базами Данных (СУБД). Работа с такими системами требует навыков работы с компьютером и может быть освоена пользователями в достаточно короткие сроки.

3.1 Реляционная модель

Термин «реляционный» (от латинского relatio -- отношение) указывает, прежде всего, на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Каратыгин С.A. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. 376 с.

Рассмотрим таблицу, в которой хранятся сведения об учениках школы (фамилия, имя, отчество, год рождения, класс, номер личного дела). Каждая строка такой таблицы называется записью. Каждый столбец в такой таблице называется полем. На основании этой таблицы создадим базу данных школьников и назовем ее «Наша школа».

Таблица 2. База данных школьников

№ личного дела	Класс	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения
К-25	8 «Б»	Коноплев	Михаил	Александрович	13.10.83
У-7	8 «Б»	Украинская	Татьяна	Леонидовна	24.08.84
И-33	10«А»	Иванова	Елена	Сергеевна	14.02.81
Ф-3	9 «Б»	Фонарева	Анастасия	Александровна	11.11.84

С такой формой хранения данных мы с вами уже познакомились в начале этого раздела. Модель данных, как и сама база данных, является объектом, имеющим свои определенные свойства.

Реляционная модель базы данных имеет следующие свойства:

Каждый элемент таблицы -- один элемент данных.

Все столбцы в таблице являются однородными, т. е. имеют один тип (числа, текст, дата и т. д.).

Каждый столбец (поле) имеет уникальное имя.

Одинаковые строки в таблице отсутствуют.

Порядок следования строк в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, количеством записей, типом данных.

Рассмотрим приведенный выше пример.

Данные в нем представлены в виде таблицы, которая содержит сведения об учениках школы. Раз мы хотим создать базу данных, то данной таблице необходимо присвоить имя. Пусть она называется «Школа».

В столбцах данной таблицы будем записывать параметры, характеризующие каждого ученика, а в строках будем записывать сведения об одном конкретном ученике. Каждый столбец (поле) также должен иметь свое имя. В нашем случае это: номер личного дела, класс, фамилия, имя, отчество, дата рождения.

Имена полей в одной таблице не могут повторяться.

Над этой моделью базы данных удобно производить следующие действия:

сортировку данных (например, по алфавиту);

выборку данных по группам (например, по датам рождения или по фамилиям);

поиск записей (например, по фамилиям) и т. д.

Реляционная модель данных, как правило, состоит из нескольких таблиц, которые связываются между собой ключами.

Ключ -- поле, которое однозначно определяет соответствующую запись. Боровиков, В. В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений / В. В. Боровиков. - М. : СОЛОН-Р, 2002. - 560 с.

В нашем примере в качестве ключа может служить номер личного дела учащегося. В заключение отметим, что в настоящее время реляционная модель является наиболее удобной и применимой моделью хранения данных.

3.2 Иерархическая модель

Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяется при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

Узел -- информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии. Боровиков, В. В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений / В. В. Боровиков. - М. : СОЛОН-Р, 2002. - 560 с.

Рассмотрим иерархическую модель на примере базы данных «Наша школа», построенной нами ранее. С точки зрения иерархической модели, она должна принять следующий вид: в состав школы входят классы; параллельные классы делятся по буквам, в состав каждого класса входят конкретные ученики. Модель может быть представлена в виде схемы, представленной на рисунке 1.

Рисунок 1. Иерархическая модель базы данных «Наша школа»

Рассмотрев данный пример, мы можем записать следующие свойства иерархической модели базы данных:

несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня;

иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненный никакой другой вершине;

каждый узел имеет свое имя (идентификатор);

Существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.

В примере с базой данных «Школа» следует обратить внимание на то, что каждый узел в этой схеме удобно описывать в виде таблиц, т. е. применять реляционную модель. Таким образом, базы данных можно описывать совокупностью нескольких моделей.

3.3 Сетевая модель

Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней. Каратыгин С.A. Access 2000. Руководство пользователяс примерами. М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. 376 с. В качестве примера рассмотрим базу данных, хранящую сведения о закреплении учителей-предметников за определенными классами (см. рис. 2). Видно, что один учитель может преподавать в нескольких классах и что один и тот же предмет могут вести разные учителя.

Рисунок 2. Сетевая модель базы данных.

Реляционный тип баз данных используется сегодня наиболее часто и является универсальными, т. к. любая система данных может быть отражена в виде таблиц.

3.4 Типы данных и их характеристики

При работе с базой данных Access допустимы следующие типы данных:

текстовый;

поле MEMO;

числовой;

дата/время;

денежный;

счетчик;

логический;

поле объекта OLE.

Характеристики типов данных.

Текстовый -- одна строка текста (до 255 символов).

Поле MEMO -- текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).

Числовой -- число любого типа (целое, вещественное и т. д.).

Дата/время -- поле, содержащее дату или время.

Денежный -- поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т. д.).

Счетчик -- поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.

Логический -- содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE(ложно) и применяется в логических операциях.

Поле объекта OLE -- содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т. д.

Этапы разработки базы данных.

При разработке базы данных можно выделить следующие этапы работы.

Создание базы данных состоит из трех этапов.

Проектирование БД. Это теоретический этап работы (без компьютера). На этом этапе определяется:

какие таблицы будут входить в состав БД,

структура таблиц (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица),

какие поля будут выбраны в качестве первичных (главных) ключей каждой таблицы и т. д.

Создание структуры. На этом этапе с помощью конкретной СУБД описывается структура таблиц, входящих в состав БД.

3. Ввод записей. Заполнение таблиц базы данных конкретной информацией.

4. Этапы проектирования базы данных

4.1 Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. Боровиков, В. В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений / В. В. Боровиков. - М. : СОЛОН-Р, 2002. - 560 с.

Представленная база данных разработана для торговой организации, занимающейся поставкой товаров - женской одежды - клиентам. Схема работы очень проста. Клиент организации (все данные и контакты находятся в таблице Клиенты) делает заказ на определенный товар (например, Майки, Lacoste, Без рисунка, по цене 3525 руб., 2 шт.). Этот заказ заносится в таблицу Заказанные_товары. Организация привозит со склада нужное количество и далее осуществляется сама сделка: клиент получает товар, а мы получаем деньги за выполненный заказ. После этого проданный организацией товар вносится в таблицу Выполненные заказы с пометкой выполнено. То есть фактически будут использоваться в основном 2 таблицы - на заказ товара и его выполнение. Остальные таблицы, формы, запросы базы будут нужны для информационной, правильной, четкой, работы. Чтобы можно было сразу узнать кто заказал, кто производитель, описание товара, посчитать суммы заказов, сделать отбор по определенным данным, обновить, удалить, добавить товар, получить отчеты по товарам и клиентам и выйти из базы.

4.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Один из наиболее сложных этапов в процессе создания базы данных - разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

Таблицы должны содержать всю информацию разрабатываемой базы. В моем случае это Клиенты, Товары, Описание товаров, Выполненные заказы, Заказанные товары, Заказы, Производитель товара. Все таблицы хранят максимально полную характеристику, информацию и описание для дальнейшей успешной работы с базой данных.

4.3 Присвоение ключевых полей

Для связи данных из разных таблиц, например, данные о заказчике и продукции, каждая таблица должна содержать набор полей или поле, где будет задаваться индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. Именно благодаря ключам будет функционировать база данных, сопоставляя, связывая и формируя информацию из разных таблиц. Количество ключей варьируется от одного до нескольких. Вообще, ключ - это минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности.

4.4 Редактирование структуры базы данных

Для проверки правильности работы базы необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, а затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные отчеты и формы и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить всевозможные повторения данных. Иначе база не будет работать и выдавать нужный запрос или информацию или будет работать с ошибками, что для серьезной организации неприемлемо.

4.5 Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные (в режиме конструктора таблиц). После ввода создаются любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули (удобнее, проще и правильнее создавать все с помощью мастеров).

Инфологическая модель

Прежде чем начинать проектирование базы данных, необходимо разобраться, как функционирует предметная область создаваемой БД. Для этих целей используют искусственные формализованные языковые средства. В связи с этим под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2000 / Пер. с англ. В. Широкова. СПб.,-М.,-СПб.,-Киев: Питер, 2000 Вообще, лучше сначала нарисовать на бумаге таблицы с данными, потом преобразовать их из 1 Нормальной Формы во Вторую, и из Второй - в Третью. Так удобнее будет.

Определяют три основные класса сущностей:

стержневые

ассоциативные

характеристические.

Стержневая сущность - независимая сущность, которая имеет независимое существование, хотя может обозначать другие сущности.

Характеристическая сущность (характеристика) - это связь вида "многие-к-одному" или "одна-к-одной" между двумя сущностями (частный случай ассоциации). Цель характеристики состоит в описании или уточнении некоторой другой сущности предметной области.

Ассоциативная сущность (ассоциация) - это связь вида "многие-ко-многим" между двумя или более сущностями или экземплярами сущности.

Это теория. Для наглядности покажу на примере торговой организации:

Стержневая сущность

«Заказ», «Заказчик», «Поставщик»

Заказ (Заказ, код_заказа, количество, цена, характеристика)

Заказчик (Заказчик, телефон, адрес, название_фирмы)

Поставщик (ФИО, телефон, адрес, страна)

Характеристическая сущность

«Выполненные_заказы», «Заказанные_товары»

Выполненные_заказы (код_заказа, заказчик, дата_заказа, цена, дата_выполнения, количество)

Заказанные_товары (код_товара, количество)

Даталогическая модель

Структура базы данных

Таблицы

База Данных содержит 7 таблиц:

- Товар

- Производитель_товара

- Описание_товара

- Клиенты

- Заказы

- Заказанные_товары

- Выполненные заказы

Во всех таблицах в режиме конструктора указываются первичные или внешние ключи.

Таблица Товар: предназначена для хранения всех товаров с полным их описанием. Например, кем произведены, по какой цене и в каком количестве.

Рисунок 3. Таблица «Товар»

Номер - номер товара. Поле является счетчиком.

Тип - тип товара. Он берется из таблицы Описание_товара

Производитель - производитель товара. Берется из таблицы производитель_товаров.

Характеристика - поле, где котором содержится описание товара. Данные вводятся вручную в режиме конструктора.

Цена - цена товара за одну единицу. Значение вводится вручную.

Количество - количество товаров. Если значение равно нулю, то товара нет в наличие. Цена вводится от руки. Чтобы систематизировать столбец, надо указать формат поля.

Рисунок 4. Формат поля

Дата поставки - день, месяц и год поставки товара. Вводится вручную.

Количество проданных товаров - от руки вводится количество товара. Поле заполняется с помощью запроса (заказанные_товары и клиенты)

Рисунок 5. Запрос «Заказанные товары и клиенты»

Таблица Производитель_товара: содержит 4 поля:



Рисунок 6. Таблица «Производитель товара»

Производитель - Поставщик фирма-производитель товара.

Адрес, страна и телефон - более подробная информация. Все поля таблицы заполняются пользователем.

Таблица Описание_товара: состоит из двух полей:

Рисунок 7. Таблица «Описание товара»

Тип - тип товара (например: шубы, шорты и т.п.)

Описание типа - поле предоставляет более полную информацию о товаре.

Таблица Клиенты: дает описание всех клиентов данной организации.

Рисунок 8. Таблица «Клиенты»

В таблице указывается ФИО, адрес и телефон клиента.

Таблица Заказы: состоит из четырех полей :

Рисунок 9. Таблица «Заказы»

Код заказа - код текущего заказа (тип поля - счетчик)

Фирма - заказчики (представители фирм). Данные берутся из таблицы Клиенты.

Дата заказа - дата поступления заказа, данное поле заполняется автоматически.

Выполнен - Да / Нет. Если в этом поле стоит «галочка», то данный заказ уже выполнен (значение true).

Таблица Заказанные_товары: содержит три поля :

Рисунок 10. Таблица «Заказанные товары»

Номер - код заказа.

КодТовара - код данного товара. Берется из таблицы Товар и вводится автоматически.

Количество - количество заказанного товара, которое не должно превышать количество товаров данного типа в таблице Товар.

Таблица Выполненные заказы: содержит шесть полей, заполняется с помощью запроса и дает информацию про выполненные товары.

Рисунок 11. Таблица «Выполненные заказы»

Код - код выполненного заказа

Фирма - название фирмы-заказчика.

Дата заказа - дата поступления заказа.

Дата выполнения - дата выполнения заказа.

Количество - общее количество заказанных товаров любого типа.

Сумма заказа - стоимость всех товаров в заказе.

Схема данных

Отношения - это правила, поддерживаемые на уровне механизма реализации СУБД. Различают три типа отношений:

Отношение «один-к-одному»: для каждой строки в одной таблице существует не более одной строки связанной таблицы.

Отношение «один-ко-многим»: одна таблица не содержит вообще или имеет набор связанных «дочерних» записей из другой таблицы.

Отношение «многие-ко-многим»: для каждой строки первой таблицы может существовать набор строк в другой таблице и наоборот. Такая связь организуется, как правило, при помощи третьей, связующей таблицы, содержащей значения первичных ключей обеих таблиц в качестве внешних ключей.

При разработке БД необходимо принимать во внимание правила обеспечения целостности данных (обеспечивает каскадное обновление записей в связанных таблицах)

В моей схеме данных таблицы связаны следующим образом. При добавлении нового товара, продавец выбирает тип (товара), который с помощью мастера подстановки берется из таблицы Описание_товара.

Также продавец выбирает производителя (из таблицы Производитель_товара). Далее он от руки вводит характеристику товара, его цену и количество в таблицу Товар.

При поступлении нового заказа, продавец в таблицу Заказы вводит заказанные товары, нажав на «галочку» в графе «выполнен», а затем выбирает Фирму - заказчика.

Таблица Заказанные товары заполняется автоматически и хранит информацию, которая необходима для таблицы Заказы.

На рисунке 12 представлена схема данных:



Рисунок 12. Схема данных

Таблица Выполненные заказы заполняется с помощью запроса, которому не требуются никакие связи, поэтому в данной схеме данных этой таблицы нет.

Создание пользовательского интерфейса

Запросы

В данной БД содержатся 14 запросов всех типов:

запрос на обновление

запрос на удаление

запрос на создание

запрос на выборку.

Ниже описывается каждый из запросов.



Рисунок 13. Список запросов

Запрос «Все клиенты»

Данный запрос при выполнении дает информацию обо всех клиентах организации - название фирмы, адрес, телефон и e-mail.

Рисунок 14. Запрос «Все клиенты»

Данные для этого запроса берутся из таблицы Клиенты.

В режиме SQL запрос выглядит так:

SELECT Клиенты.Фирма, Клиенты.Адрес, Клиенты.Телефон, Клиенты.[E-mail]

FROM Клиенты;

Запрос «Выборка по ценам типа товаров»

Данный запрос группирует все записи в таблице Товар по типу товаров и выводит:

максимальную цену товара

минимальную цену товара

общее количество товаров в таблице Товар

При выполнении запрос выглядит так:

Рисунок 15. Запрос «Выборка по ценам типа товаров»

Данные для создания запроса берутся из таблицы Товар, а для подсчета максимальной и минимальных цен в режиме SQL вводим данные и с помощью Sum выводятся нужные нам цены.

В режиме SQL запрос выглядит так:

SELECT Товар.Тип, Min(Товар.Цена) AS [Минимальная Цена], Max(Товар.Цена) AS [Максимальная Цена], Sum(Товар.Количество) AS [Общее Кол-во]

FROM Товар

GROUP BY Товар.Тип;

Запрос «Добавление заказа»

Данный запрос добавляет заказы в таблицу Выполненные заказы невыполненные в таблице Заказы. Запрос вносит в эту таблицу следующие данные ФИО клиента, Код заказа и Дату заказа, которые он берет из таблицы Заказы. Этот запрос проверяет, является поле Выполнен (в таблице Заказы) ложным или нет. Если да, то он берет эти данные, и подставляет в таблицу Выполненные заказы. Также в эту таблицу

вставляются данные о том, когда был выполнен заказ, количество товаров, заказанное данным клиентом и сумму покупки.

В режиме SQL запрос выглядит так:

INSERT INTO [Выполненные заказы] ( [Код заказа], Фирма, [Дата заказа], [Дата выполнения], Количество, [Сумма заказа] )

SELECT Заказы.[Код заказа], Заказы.Фирма, Заказы.[Дата заказа], Date() AS [Дата выполнения], Sum(Товар.Количество) AS Количество, Sum(Заказанные_товары!Количество*Товар!Цена) AS Сумма

FROM Заказы INNER JOIN (Товар INNER JOIN Заказанные_товары ON Товар.Номер = Заказанные_товары.[Код товара]) ON Заказы.[Код заказа] = Заказанные_товары.Номер

GROUP BY Заказы.[Код заказа], Заказы.Фирма, Заказы.[Дата заказа], Date(), Заказы.Выполнен

HAVING (((Заказы.Выполнен)=False));

Заключение

В ходе курсовой работы была разработана база данных документов торгового предприятия по поставке одежды.

С помощью этой базы можно без затруднений и специальных знаний вести базу данных, которая позволяет делать все операции с клиентами, заказами, производителями. То есть добавлять, изменять, обновлять, удалять и просматривать все имеющиеся и вводимые данные.

Кнопочная форма позволяет просматривать отчеты о клиентах и товарах, делать заказы и обновлять данные.

На примере данной базы данных документов для торгового предприятия были представлены к рассмотрению и анализу практически все функции и возможности Microsoft Accsess. Эта программа достаточно проста и удобна в обращении. Построение таблиц, отчетов, запросов, форм упрощается при использовании мастеров (форм, таблиц и т.п.). База данных в среде СУБД MS Access в практическом применении удобна и достаточно эффективна.

Список использованной литературы

1. Бемер С. MS Access 2.0: Пер. с нем. СПб.: BHV - Санкт-Петербург, 1995. 448 с.

2. Богданова Н. П. Access 2000 - интегрированная среда для работы с данными: Метод, указания к практ. занятиям / РГРТА. Рязань, 2001.28с.

3. Боровиков, В. В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений / В. В. Боровиков. - М. : СОЛОН-Р, 2002. - 560 с.

4. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2000 / Пер. с англ. В. Широкова. СПб.,-М.,-СПб.,-Киев: Питер, 2000

5. Гончаров А. Ю. ACCESS 2003. Самоучитель с примерами - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2004. - 272 с.

6. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных: Пер. с англ. 7-е изд. М.; СПб.; Киев: Вильяме, 2001. 1071 с.

7. Дубнов, П. Ю. Access 2000. Проектирование баз данных / П.Ю. Дубнов. - М. : ДМК, 2000. - 272 с.

8. Информатика: Базовый курс / под редакцией С. В. Симоновича - СПб.: Питер, 2003.

9. Информатика: Учебник. /Под ред. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2001.

10. Информационные технологии (для экономистов): Учебное пособие/ Под общ. ред. А.К. Волкова. - М.: ИНФРА-М, 2001.

11. Каратыгин С.A. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. 376 с.

12. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. - Базы данных. Учебник для высших учебных заведений (6-е изд.) - 2009

Размещено на Allbest.ru