Запросы в Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗАПРОСЫ В MICROSOFT ACCESS

Назначение запросов.

Запрос - это требование на получение определенной информации. Запросы позволяют сфокусировать внимание именно для тех данных, которые нужны для решения текущей задачи.

Используя запросы, можно проверять данные любым образом, который мы в состоянии представить. Можно отобрать таблицы, поля и записи, содержащие необходимые для просмотра, подведения итогов или использования в вычислениях данные, отсортировать их, создать отчеты и формы для отображения указанной нами информации и даже создать диаграммы для наглядного представления данных.

Результат работы запроса называется выборкой. Выборка не сохраняется в базе данных, она создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.

Виды запросов.

Режим «Конструктор» - «ручное» создание запроса.

Можно создавать в режиме «Конструктор» - «ручное» создание запроса на основе одной или нескольких таблиц. На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор». Выбираем таблицу, связанный с запросом справочник или базу данных и нажимаем кнопку «Закрыть». Они, вместе со связкой по соответствующим полям, появятся в верхней части экрана создания Запроса - схема данных данного запроса (при наличии заранее заданной связки). Например, справочник «Цеха» и База данных «Личные карточки», связанные по полю «Цех». Далее необходимо в колонках Запроса выбрать в каждом столбце:

- таблицу;

- поле из таблицы;

- вид сортировки и т. д.

Подсчеты по количеству необходимо делать в виде макросов или «выражений».

Запуск запроса в работу - кнопка «Открыть».

Если не устраивает сортировка данных, можно ее осуществить с помощью выбора поля в столбце и нажатия кнопок (А-Я) или (Я-А) (см. выше - сортировка данных).

«S» - указание группировки по данному полю.

Режим «Простой запрос» - (для показа суммирования в одной колонке):

- на вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»;

- выбираем таблицу или Запрос, указываем поля (все или выборочно).

Далее нужно указать: подсчет для всех или Итоги.

Если интересуют Итоги - нужно нажать на кнопку (Итоги). Так как цифровых полей нет, то Access сам предложит вариант «Подсчет количества записей KartPers».

Необходимо включить флажок. Далее даем название таблице и получаем сумму персонала по цехам (на основе выше описанного сделанного в Конструкторе Запроса).

Запросы на выборку.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Такие запросы используются для выполнения следующих действий:

- Отбор данных, удовлетворяющих некоторым условиям, из одной или нескольких таблиц с последующим отображением данных в указанном порядке;

- Обновление записей в запросе на выборку в режиме таблицы (с некоторыми ограничениями);

- Расчет сумм, средних значений, количества записей и других итоговых значений.

Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде временной таблицы (динамический массив), записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Простейшими примерами перекрестных запросов являются:

- расписание занятий: по строкам время занятий, по столбцам дни недели, а на пересечении преподаваемые предметы, но хранятся они в виде единой таблице, в каждой из строк которой значения трех полей - дня недели, времени и название занятия;

- журнал оценок или посещаемости: по строкам фамилии, по столбцам дни недели, а на пересечении оценки или отметка пропуска занятий.

Режим «Перекрестный запрос» - (для создания всевозможных подсчетов на базе Схемы данных).

Данный запрос строится на основании продуманных заранее взаимосвязей и, обычно, на основе сводной Базы данных.

Сначала необходимо выбрать базу данных. Обычно - основную. В работе с Кадрами - это БД «Личные карточки».

Далее нужно выбрать одно - три поля - для организации строк - уровни вложения полей.

И одно поле для организации расчетов. В нем необходимо выбрать вид вычислений: Count (подсчет количества - например, персонала по цехам, должностям и т. д.), Sum (сумма - например, сумма окладов, зарплаты и т. д.). Расчеты производятся по выбранным полям.- Режим «Повторяющиеся записи» - (для повторов данных в таблицах): режим «Не имеющие подчиненных» - (для показа записей, не имеющих связей): например, клиенты, не имеющие заказов.

Запросы на изменение. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.

Существует четыре типа запросов на изменение:

- На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. Или записи всех студентов, не сдавших сессию. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее;

- На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах;

- На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты»;

- На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

В отличие от запросов на выборку и перекрестных запросов невозможно просмотреть результаты запроса на изменение в режиме таблицы. Однако в этом режиме можно выполнить предварительный просмотр данных, которые будут задействованы в запросе на изменение. Поэтому прежде, чем отлаживать выполнение запроса на изменение, рекомендуется сделать резервную копию таблицы.

Учтите, что если Вы несколько раз выполните запрос на изменение, то он каждый раз меняет данные.

Запросы SQL.

Запрос SQL - это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.

Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Есть ряд запросов, которые можно сделать только в режиме SQL. Опытным программистам часто проще сразу писать выражение на SQL, чем формировать запрос.

Вид запроса в конструкторе:

При сложных расчетах для получения результата приходится последовательно делать несколько запросов. Ясно, что эти действия должны производиться автоматически без участия пользователя.

Для этого используются макросы, состоящие из нескольких последовательно выполняемых команд.

Вычисления в запросах, возможности создания и редактирования формул.

Для полей из указанных в схеме запроса таблиц можно указать любые вычисления.

Чтобы произвести вычисления, в запрос необходимо добавить дополнительные вычисляемые поля, значения которых рассчитываются на базе значений других полей запроса.

Итоговые запросы, группировка, итоговые функции.

Итоговый запрос создается с помощью режима - Сводный запрос.

Можно использовать три таблицы, включая связующую таблицу.

При этом можно с любом месте запроса вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и выбрать признак «групповые операции».

В бланке запроса появится новая строка Группировка.

Итоговые функции: в поле, по которому мы хотим посчитать итоги, выбрать из списка функцию «Sum» (сумма), чтобы просуммировать все значения выбранных полей. Функция «Подсчет» посчитает количество значений поля. информация редактирование microsoft

Запрос - это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными: выбора части данных из общего объема, добавление вычислимых полей, массовое изменение данных и т. д.

В запросе можно:

- отобрать информацию из нескольких связанных таблиц;

- использовать сложные условия отбора;

- пользователь может сам ввести значения параметров, добавить вычисляемые поля;

- выполнить итоговые расчеты.

Типы запросов:

- выборка;

- создание таблицы;

- обновление (изменение данных);

- добавление записей;

- удаление записей.

Запросы используются в качестве источников записей для форм и отчетов. В большинстве своем и в формах, и в отчетах перед выдачей нужно отобрать часть данных по каким-либо условиям и отсортировать данные. Это делается с помощью запросов. Запрос может храниться отдельно или быть привязан к форме или отчету.

В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

Список использованной литературы

1. Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2010. - 480 с.

2. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. - СПб.: Изд. СПбГУ, 2011. - 754 с.

3. Гончаров А. Access в примерах / Гончаров А. - Петербург: Питер, 2012. - 302 с.

4. Информатика в экономике: Учеб. пособие / Под. ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф. А.Н. Романова. - М.: Вузовский учебник, 2009. - 478 с.

5. Шевченко Н.А., Access 2007. Искусство создания базы данных - М.: НТ Пресс, 2013 - 160 с.

Размещено на Allbest.ru