Использование информационных технологий в процессе анализа документов в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЛИПЕЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

КАФЕДРА СОЦИОЛОГИИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Современные информационные технологии в социальных науках»

на тему: Использование информационных технологий в процессе анализа документов в организации

Выполнила: студентка 2 курса группы СОЦ - 13

Стукалова Татьяна Олеговна

Научные руководители: к.п.н., доцент

Караваева Юлия Викторовна

д.с.н., проф Шмарион Юрий Васильевич

Липецк 2014



Содержание

информационный автоматизация документ социолог

Введение

1. Основные характеристики процесса анализа документов в организации

1.1 Структура и содержание процесса анализа документов в организации

1.2 Особенности использования ИТ в процессе анализа документов в организации

2. Анализ деятельности социолога в процессе анализа документов в организации

2.1 Функциональная модель процесса анализа документов в организации

2.2 Проблемы осуществления анализа документов в организации

2. Автоматизация рабочего места социолога в процессе анализа документов в организации

3.1 Программно - аппаратное обеспечение анализа документов в организации

3.2 Разработка приложения для анализа документов в организации

Список используемой литературы



Введение

В современном мире документооборот принимает огромные масштабы, особенно в рамках крупных организаций. Процесс анализа документов в организации важный, сложный и многообразный, но с помощью введения информационных технологий его можно автоматизировать. Следовательно, чрезвычайно важно иметь сотрудника, который бы обладал навыками не просто распределения документов между подразделениями и отделами, но и мог анализировать имеющиеся документы, применяя в этом процессе современные информационные технологии. В этом и заключается актуальность данной темы.

Объектом выбранной темы является процесс анализа документов в организации.

Предметом курсовой работы использование информационных технологий в процессе анализа документов.

Основная рассматриваемая проблема: какие особенности и возможности, стоит учитывать при использовании информационных технологий в процессе анализа документов в организации.

Цель курсовой работы выявление особенностей использования информационных технологий в процессе анализа документов в организации.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

· определить структуру и содержание процесса анализа документов в организации;

· выявить особенности использования ИТ в процессе анализа документов в организации;

· построить функциональную модель процесса анализа документов в организации;

· выявить проблемы осуществления процесса анализа документов в организации;

· определить требующееся программно-аппаратное обеспечение процесса анализа документов в организации;

· разработать приложение для процесса анализа документов в организации;

Так же составлены следующие гипотезы:

Использование информационных технологий для выполнения процесса анализа документов в организации будет усовершенствовано если; при выборе и внедрении учитывать тот факт, что анализ документов в организации несет в себе большое количество текстовой информации.

Если в структуре процесса анализа документов в организации обратить внимание на текстовые и внутренние информационные потоки.



1. Основные характеристики анализа документов в организации

1.1 Структура и содержание анализа документов в организации

Такой научный метод исследования, как анализ широко используется в различных науках. Рассмотрим, что подразумевается под анализом данных в социологической науке.

Анализ данных - совокупность действий, осуществляемых исследователем в процессе изучения полученных данных в целях формирования представлений о характере явления, описываемого этими данными. Исследователь пытается сократить количество этих данных, стремясь при этом не потерять полезную информацию в них заложенную. Осипов, Г.В., Москвичев, Л.Н. Социологический словарь / отв. ред. Г.В. Осипов, Л.Н. Москвичев; уч. секр. О.Е. Чернощек - М.: Норма, 2008. - 608 с. - С. 17

Документ - это согласно определению ГОСТа средство закрепления различными способами на специальном материале (носителе) информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ является предметом изучения многих наук таких как: делопроизводство как специальная дисциплина, связанная с управленческой наукой, источниковедение, архивоведение и др. Социологу необходимо иметь четкое и полное представление об имеющихся документальных источниках, содержащих информацию по изучаемой проблеме, а также владеть методикой их анализа. Осипов, Г.В., Москвичев, Л.Н. Социологический словарь / отв. ред. Г.В. Осипов, Л.Н. Москвичев; уч. секр. О.Е. Чернощек - М.: Норма, 2008. - 608 с. - С.124

Документы классифицируют по следующим основаниям:

· по статусу - официальные и неофициальные;

· по форме изложения - письменные и аудиальные, визуальные, аудио-визуальные и статистические;

· по функциональным особенностям - информационные, регулятивные, коммуникативные и культурно-просветительские;

· по целевому назначению - документы созданные и существующие независимо от исследователя, и документы целевые, то есть подготовленные в точном соответствии с целями и задачами социологического исследования. Горшков М.К., Шереги Ф.Э. Прикладная социология: методология и методы: интерактивное учебное пособие. - М.: ФГАНУ «Центр социологических исследований», Институт социологии РАН, 2012 - 404с. - С. 128

Информация, содержащаяся в документах, также может быть различной. «Информацию, содержащуюся в документах, принято разделять на первичную - описание конкретных ситуаций, освещение деятельности отдельных лиц или органов - и вторичную, которая носит более обобщенный, аналитический характер, как правило она отражает более глубокие социальные связи» Горшков М.К., Шереги Ф.Э. Прикладная социология: методология и методы: интерактивное учебное пособие. - М.: ФГАНУ «Центр социологических исследований», Институт социологии РАН, 2012 - 404с. - С. 131.

«Анализ документов -- метод исследования в социологии, при котором источником информации служат текстовые сообщения, содержащиеся в любых документах: протоколах, докладах, резолюциях и решениях, публикациях газет, журналов, в письмах, художественных произведениях, иллюстрациях…» Добреньков В.И., Кравченко А.И. Методы социологического исследования: Учебник. -- М.: ИНФРА-М, 2004. -- 768 с. - С. 563

Таким образом, анализ документов в организации -- это совокупность действий, направленных на изучение и формирование представлений о процессе, явлении или деятельности человека, которые закреплены в документах данной, конкретной организации. Исследователь пытается вычленить необходимую информацию, сократить объем представленных данных, не потеряв при этом важную информацию, заложенную в документах. Анализ документов поднимает перед исследователем вопрос о надежности и достоверности предоставленных документов. Эта проблема решается с помощью внутреннего и внешнего анализа документов. Внешний анализ состоит в изучении обстоятельств возникновения документа. Внутренний анализ - изучения стиля, и, собственно содержания документа.

На сегодняшний день существуют методы анализа документов, которые применяются исключительно для анализа текстов, но некоторые из них применяются также и для анализа документов в целом. Такие авторы как, Добреньков В.И., Кравченко А.И., и др. утверждают, что в социологии выделяют два основных метода анализа документов. Это качественный анализ и количественный, который так же называют контент-анализом.

Добреньков и Кравченко определяют качественный анализ документов таким образом: «Качественный анализ включает в себя все многообразие операций, связанных с отбором и оценкой качества документов, восприятием и интерпретацией их содержания. Такой метод основан на интуитивном понимании, анализе и обобщении содержания документов, а также на логическом обосновании выводов. Типичным примером традиционного интуитивного анализа документов является чтение социологом литературы по изучаемой проблеме и изложение своих выводов в виде научного обзора» Добреньков В.И., Кравченко А.И. Методы социологического исследования: Учебник. -- М.: ИНФРА-М, 2004. -- 768 с. - С. 564-565. На основе этого можно сделать вывод о том, что качественный анализ эффективен при изучении небольшого количества документов, или документов с уникальным содержанием. Однако, возникновение потребности в социологическом изучении и обобщении большого объема информации, а также, стремление избежать субъективизма, и ориентация на использование современной компьютерной техники при обработке содержания текстов привели к становлению метода качественно-количественного изучения документов - контент-анализа Горшков М.К., Шереги Ф.Э. Прикладная социология: методология и методы: интерактивное учебное пособие. - М.: ФГАНУ «Центр социологических исследований», Институт социологии РАН, 2012 - 404с. - С. 133.

Контент-анализ представляет собой перевод в количественные показатели массовой информации (текстовой, аудиовизуальной цифровой) с последующей статистической ее обработкой. Этот тип не опросного исследования называют еще формализованным анализом документов. Объектом контент - анализа могут быть номера газет, публичные выступления, теле- и радиопередачи, общественные и личные документы, журналистские интервью, ответы на открытые вопросы анкет и др. Они составляют то, что называется выборкой, -- ту часть текстов, которые достаточны для анализа всего массива публикаций, и обеспечивают репрезентативность данных. Роль единиц анализа может выполнять что угодно: темы и проблемы, пропозиции, образы, идеологемы, метафоры, примеры и аналогии, и др. Выбор единиц анализа зависит от исследовательской программы, объекта, предмета, цели, задач и гипотез исследования Хотя в природе контент-анализа не заложено никаких ограничений, а потому ничто не препятствует его применению к отдельному тексту, тем не менее существует ряд причин, по которым его используют только в информационных массивах, состоящих из большого количества текстов. Во-первых, статистические закономерности проявляются тем более отчетливо, чем больше объем выборки. Во-вторых, в большинстве случаев контент-анализ используется в компаративных, т.е. историко - сравнительных, целях. Он силен, когда раскрывает не одномоментные срезы, а динамику изменений.

Таким образом, идея контент-анализа предполагает анализ больших информационных массивов; с другой стороны, его относительная дешевизна и технологичность делают такой анализ принципиально возможным. По отношению к единицам анализа, сгруппированным по единому основанию, иначе говоря, составляющим концептуальное целое, специалисты употребляют другой термин -- «категории анализа».

Категории анализа -- его смысловые единицы, обозначающие эмпирические признаки текстовой информации, которые являются результатом операционализации опорных теоретических понятий в концепции исследования. К категориям анализа предъявляются определенные требования: они должны выражать теоретические понятия исследования, иметь в соответствии признаки (смысловые единицы) в тексте, обладать возможностями однозначной регистрации признаков, составляющих эти категории. Основная задача сбора информации в ходе анализа -- поиск индикатора, указывающего на наличие в документе выделенной проблемы, идеи, темы. С помощью категорий выделяют концептуальные связи, модели, микропроблемы, тематические поля. Категории анализа, по мнению С.И. Григорьева и Ю.Е. Растова, должны быть: а) уместными, т.е. соответствовать решению исследовательских задач; б) исчерпывающими, т.е. достаточно полно отражать смысл основных понятий исследования; в) взаимоисключающими (одно и то же содержание не должно входить в различные категории в одинаковом объеме); г) надежными, т.е. такими, которые не вызывали бы разногласий между исследователями по поводу того, что следует относить к той или иной категории в процессе анализа документа. Контент - анализ текстов с использованием категорий иногда называют концептуальным анализом. Сфера его применения довольно широка. С его помощью решают два основных типа задач:

1. Есть два или более текстов, которые необходимо сравнить в отношении нагрузки на определенные категории. Например, за дача выяснить, какое внимание уделяют две разные газеты определенным темам. Если эти газеты рассчитаны на одну аудиторию, то существенное различие в частотах позволит судить о различиях в политике, проводимой людьми, стоящими за ними.

2. Задача отслеживания динамики изменения нагрузки на определенные категории. Добреньков В.И., Кравченко А.И. Методы социологического исследования: Учебник. -- М.: ИНФРА-М, 2004. -- 768 с. с. 569-576

«Для обработки большого количества текста используют компьютерные программы - они могут быть разными в зависимости от единицы анализа. Так, подсчет слов и вычисление индексов проводят с помощью программы Textpack, известный декодировщик текста - программа Wordcruncher, менеджер текстовой базы - MAX, кодирующие и декодирующие программы - WinMax, AQUAD» С. Тичер, М. Мейер, Р. Водак, Е. Веттер. Методы анализа текста и дискурса/Пер. с англ. - Х.: Изд-во Гуманитарный Центр, 2009. - 356 с., с. 108. На основе этой цитаты из книги «Методы анализа текста и дискурса» можно сделать вывод о том, что средствами процесса анализа документов будут являться вышеупомянутые компьютерные программы и программные компоненты.

Целью анализа документов в организации является получение достоверной информации о процессах, протекающих в организации, изучение этой информации и разработка на ее основе практических рекомендаций или управленческих решений.

Субъектом процесса анализа документов в организации будет являться непосредственно исследователь; социолог.

Объектом данного процесса будет являться документация организации; отчеты, уставы, финансовые документы и др.

Результатом анализа документов в организации можно считать формирования четкого представления о процессах, протекающих в организации и получение знания о деятельности и структуре организации.

1.2 Особенности использования ИТ в процессе анализа документов в организации

Для любого процесса характерно то, что в нем есть различные потоки информации. Поэтому сначала мы узнаем, что же есть информация. «Информация -это совокупность сведений о людях, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от формы их представления. Данное определение зафиксировано в Законе «Об информации, информатизации и защите информации», принятом в 1995 году» Г.Н. Хубаев. Информатика: учебное пособие/Изд. 3-еперераб. и доп. - Ростов ц/Д: Издательский центр «МарТ»; Феникс, 2010. - 208 с., с.8

Выяснив, что такое информация становится понятно, что в организации существуют множество информационных потоков. Существует множество различных классификаций информации в организации, мы приведем одну из них. В основу этой классификации положено пять наиболее общих признаков. Итак, информацию в организации можно классифицировать: http://www.ecos-orus.com.ua/ - 01.01.2015

· по месту возникновения;

- входная;

- выходная;

- внутренняя;

- внешняя;

· по стабильности;

- переменная;

- постоянная;

· по стадии обработки;

- первичная;

- вторичная;

- промежуточная;

- результатная;

· по способу отображения;

- текстовая;

- графическая;

· по функции управления;

- плановая;

- нормативно-справочная;

- учетная;

- оперативная;

На основе данной классификации определим какие информационные потоки преобладают в процессе анализа документов в организации. Социолог работающий с анализом документов в организации работает больше с внутренней информацией, анализируя документы организации и т.д. Также в процессе анализа документов преобладает текстовая информация, также социолог будет работать преимущественно с результатной информацией, т.к. результаты деятельности организации объективно важнее текущего состояния дел, и информация будет являться первичной.

Таким образом можно сделать вывод, что в процессе анализа документов в организации преобладает следующая информация: внутренняя, первичная, результатная, текстовая. Информационные потоки обладают своими особенностями. Рассмотрим их.

В процессе анализа документов в организации преобладает анализ внутренней информации, как особенность этого информационного потока можно обозначить то, что внутренняя информация может быть достаточно разнообразной и принадлежать различным подразделениям организации. Конечно, все зависит от размер организации, но если организации крупная и имеет достаточно много подразделений и отделов, каждый из которых выполняет свои функции, то всю имеющуюся информацию достаточно сложно организовать в одном месте. Выделенная особенность будет и ограничением одновременно.

Для того чтобы решить данную проблему с помощью автоматизации рабочего места социолога, нужно организовать базу данных, в которой бы хранились все документы организации.

База данных - это совокупность информации по определенной теме(предметной области). Это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти и используемых в качестве входной информации для решения задач. Базы данных должны обеспечивать:

· легкую, быструю и дешевую разработку приожений, многократное использование данных;

· гибкость использованния данных, возможность применения различных методов доступ к ним;

· высокую производительность, достоверность и секретность данных, их защиту от искажения и уничтожения; Г.Н. Хубаев. Информатика: учебное пособие/Изд. 3-еперераб. и доп. - Ростов ц/Д: Издательский центр «МарТ»; Феникс, 2010. - 208 с., - С. 119

При анализе документов в организации преобладает текстовая информация. Особенностью данного потока будет большой объем текста. Для того чтобы автоматизировать процесс анализа текстовых документов, нужно использовать специальные программы для обработки больших объемов текстовой информации. «Для обработки большого количества текста используют компьютерные программы - они могут быть разными в зависимости от единицы анализа. Так, подсчет слов и вычисление индексов проводят с помощью программы Textpack, известный декодировщик текста - программа Wordcruncher, менеджер текстовой базы - MAX, кодирующие и декодирующие программы - WinMax, AQUAD». С. Тичер, М. Мейер, Р. Водак, Е. Веттер. Методы анализа текста и дискурса/Пер. с англ. - Х.: Изд-во Гуманитарный Центр, 2009. - 356 с.,- С. 108

Так же социологу необходим текстовый редактор. «Текстовый редактор - это сложная программа, входящая в состав общего программного обеспечения ПЭВМ и предоставляющая пользователю большие возможности по обработке текстовых документов» Г.Н. Хубаев. Информатика: учебное пособие/Изд. 3-еперераб. и доп. - Ростов ц/Д: Издательский центр «МарТ»; Феникс, 2010. - 208 с.,- С. 88

Автоматизированное рабочее место должно максимально соответствовать современным требованиям, а также увеличивать эффективность и результативность работы социолога. Для этого рабочее место должно обладать определенным комплексом технических средств.
Комплекс технических средств (КТС) - это совокупность взаимосвязанных технических средств, предназначенных для автоматизированной обработки данных. Эти средства должны обладать высокой производительностью, надежностью, обеспечивать защиту информации от несанкционированного доступа. Составляющие комплекса технических средств:

· средства сбора и регистрации информации; датчики и счетчики для фиксации событий, весы, часы и другие измерительные приборы;

· средства передачи информации; компьютерные сети, радиосвязь, курьерская связь;

· средства хранения данных; магнитные диски, лазерные диски, магнитооптические диски, диски DVD;

· средства обработки данных; большие ЭВМ, персональные компьютеры, набор устройств ввода и вывода информации;

· средства вывода информации; видеомониторы, принтеры, графопостроители Г.Н. Хубаев. Информатика: учебное пособие/Изд. 3-еперераб. и доп. - Ростов ц/Д: Издательский центр «МарТ»; Феникс, 2010. - 208 с., - С. 36.

Итак, рассмотрим, что из этого необходимо социологу для автоматизации процесса анализа документов. Помимо системного блока, у социолога должен быть набор следующих устройств ввода и вывода информации.

Для ввода информации социологу необходимы;

· клавиатура;

· мышь;

· сканер, хотя и является дополнительным средством ввода информации, но для процесса анализа документов в организации будет чрезвычайно важен так как не все документы представлены в электронном виде;

Для вывода информации понадобятся;

· монитор;

· принтер;

Для еще большей автоматизации процесса анализа документов понадобятся также и программные средства. Такие как; текстовые редакторы, СУБД, средства подготовки презентаций, средства работы с электронными формами и таблицами, а также системы управления документооборотом.



2. Анализ деятельности социолога в процессе анализа документов в организации

2.1 Функциональная модель процесса анализа документов в организации

Для того, чтобы детально рассмотреть процесс анализа документов в организации рассмотрим функциональную модель этого процесса с точки зрения сотрудника, выполняющего данный вид деятельности. Говоря о порядке движения документов и их анализе, можно выделить несколько этапов документооборота:

1. Прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов.

2. Предварительное рассмотрение документов.

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

* примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

* перечня должностных лиц и их обязанностей;

* технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

* важность его содержания;

* сложность и новизна поставленных вопросов;

* авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

* реальная срочность исполнения документа;

* вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

3. Регистрация документов.

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

* справочные, контрольно-справочные;

* картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

* тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

4. Организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов).

Организация движения документов в организации. Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления. Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

* отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

* обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

* выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

* ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

* автоматизированная система контроля исполнения документов;

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

5. Обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Обработка исполненных и отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Функциональная модель процесса анализа документов в организации представлена на рис. 2.1 и рис. 2.2

2.2 Проблемы осуществления процесса анализа документов в организации

При осуществлении процесса анализа документов в организации могут возникать следующие проблемы.

1. Недостаточное владение сотрудника специализированным программным обеспечением, необходимым для реализации различных этапов процесса анализа документов.

Для реализации нескольких этапов процесса анализа и обработки документов в организации необходимы специализированное программное обеспечение. Для эффективного осуществления приема, анализа и обработки документов в организации требуется владение этими программными продуктами на высоком уровне. В противном случае, вышеперечисленные процессы будут осуществляться значительно медленнее и менее эффективно.

2. Отсутствие в организации сотрудника, который владеет технологиями разработки справочных материалов, вследствие чего, отсутствие в организации справочных материалов.

Серии справочных материалов оказывают эффективную помощь сотруднику, осуществляемому анализ и рассмотрение документов в организации. Отсутствие справочных материалов делают данный процесс менее эффективным. Следовательно, если в организации отсутствует сотрудник способный разработать данную серию справочных материалов, то и справочные материалы будут отсутствовать.

3. Отсутствие опыта у сотрудника, который реализует процесс предварительного рассмотрения и анализа документов в организации.

Если сотрудник не обладает достаточным опытом рассмотрения и анализа документов, то при осуществлении указанных процессов, могут возникать ошибки и документы, направленные в один отдел организации, могут быть отправлены в другой.

4. Незнание сотрудником структуры организации и должностных обязанностей других сотрудников.

Эта проблема также может значительно замедлить процесс рассмотрения и анализа документов.

5.Недостаточная осведомленность сотрудника о том, какие документы должны быть зарегистрированы, а какие нет.

Недостаточная осведомленность сотрудника о том, какие документы регистрировать обязательно, а для каких регистрация не обязательна, может привести к тому, что документы нуждающиеся в обязательной регистрации могут быть не зарегистрированы.

6. Нехватка квалифицированных сотрудников в организации.

В организации с достаточно большим объемом документопотока, должно присутствовать то, количество сотрудников, которое будет эффективно и в установленные сроки осуществлять прием, рассмотрение и анализ документов в организации. Иногда, одного сотрудника может быть недостаточно.

7. Не достаточное владение или незнание сотрудником технологий контроля исполнения документов.

8. Отсутствие знания у сотрудников методик сортировки, упаковки, и оформления почтовых отправлений.

Если сотрудник не владеет вышеперечисленными методиками, то документы, предназначенные для отправления, могут быть отправлены, упакованы или оформлены с ошибками. В следствие чего отправка таких документов может занять больше времени, или быть невозможной.

Место локализации указанных проблем на схеме IDEF0 указано на рис. 2.2.

Рис. 2.1 Схема IDEF0

Рис. 2.2 IDEF схема с указанием проблем



3. Автоматизация рабочего места социолога в процессе анализа документов в организации

3.1 Для осуществления анализа документов в организации понадобятся следующие аппаратные средства

· Монитор;

· системный блок;

· клавиатура;

· мышь;

· принтер;

· сканер;

· модем;

Так же потребуются следующие программное обеспечение:

· системное программное обеспечение;

· прикладное программное обеспечение;

Система управления базами данных или СУБД. Например, Microsoft Access. Microsoft Access относится к СУБД, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с БД: создание, редактирование и обработка данных.

Этот пакет работает в ОС Windows на автономных ПК или в локальной сети. Посредством MS Access создаются и в дальнейшем эксплуатируются личные БД (настольные), а также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем данных.

Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки. Среда Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния.

СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:

· таблицы - главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов - это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы - поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы;

· формы - вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных;

· запросы - результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде;

· отчеты - документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах;

· схема - описание архитектуры связей многотабличной базы данных;

· макросы и модули - объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться;

Microsoft Excel является широко распространенной компьютерной программой, с помощью которой производятся расчеты, составляются таблицы и диаграммы, вычисляются простые и сложные функции.

Эта программа входит в пакет Microsoft Office, а потому установлена практически на всех компьютерах. Возможность составления таблиц, диаграмм и отчетов, произведения самых сложных вычислений делает эту программу популярной среди бухгалтеров и экономистов. При этом программа отличается понятным интерфейсом и удобством использования.

По своей сути Microsoft Excel - это большая таблица, предназначенная для внесения в нее данных. Функции программы позволяют проводить практически любые манипуляции с цифрами. Электронная таблица является основным средством, которая используется для обработки и анализа цифровой информации с помощью средств вычислительной техники.

При этом, кроме числовых и финансовых операций, Microsoft Excel может использоваться в процессе анализа данных, открывая пользователям широкие возможности для удобной автоматизации и обработки данных.

Особенность программы заключается в том, что она позволяет осуществлять сложные расчеты. То есть в процессе вычисления одновременно можно оперировать данными, которые располагаются в разных зонах электронной таблицы и при этом связаны определенной зависимостью. Выполнение таких расчетов осуществляется благодаря возможности введения различных формул в ячейки таблицы. После выполнения вычисления результат будет отображаться в ячейке с формулой. В доступном диапазоне формул находятся разные функции - от сложения и вычитания до вычислений, связанных с финансами или статистикой.

Важная особенность использования электронной таблицы заключается в автоматическом пересчете результатов, если изменяются значения ячеек. Excel может применяться при выполнении финансовых расчетов, учете и контроле кадрового состава той или иной организации, в построении и обновлении графиков, которые основаны на введенных числах.

TEXTPACK: Система для автоматизированного количественного анализа содержания текстов.Изначально предназначенная для анализа открытых вопросов в ходе обследований, программа TEXTPACK доказала, что способна справиться со многими аспектами компьютерного анализа текста (в большинстве своем это задачи контент-анализа).

Особенности TEXTPACK; Большинство процедур в TEXTPACK призваны помочь пользователю в изучении и редактирование текстов, две процедуры предназначены для чисто количественного анализа.

Кроме того, в качестве одного из основных преимуществ, TEXTPACK имеет специальные процедуры, которые позволяют категоризировать / классифицировать / назначать тэг какому-либо тексту в соответствии с так называемым "содержанием аналитических словарей". Процесс классификации текстов является основной целью TEXTPACK и, следовательно, все другие процедуры являются вспомогательными, как, например, просмотр, печать в текстовом файле, проверка в словаре, и, самое главное, программа предоставляет возможности количественного описания текстов, например, частоты категорий, с учетом статистических пакетов, как SPSS или SAS, для дальнейшего количественного или логический анализ. Конечно, TEXTPACK также может быть использован лишь для подсчета частот слов, соответствия, словарный запас сравнения - без цели автоматической классификации текста. TEXTPACK предлагает, среди прочего, следующие функции:

· частота слов для всего текста или его подразделений. Частота слов может быть ограничена в объеме различными вариантами;

· ключевое слово в контексте, и ключевые слова, вырванные из контекста. Единичные слова, корни слов или несколько комбинаций слов могут быть указаны в контексте;

· кросс-ссылки и конкордансы;

· кодирование;

TEXTPACK категоризирует / классифицирует текст в соответствии с пользовательским словарем.

Разработчик: GESIS - Leibniz Institute for the Social Sciences http://www.gesis.org/ 10 января 2015 г.

3.2 Разработка приложения для процесса анализа документов в организации

Процесс анализа документов в организации может помочь социологу узнать больше информации о деятельности, например, финансового отдела какого - либо предприятия. Для большей эффективности и точности анализа этот процесс можно автоматизировать c помощью программы Microsoft Office Excel 2013.

Первое, что нужно сделать - создать таблицу всех имеющихся в организации финансовых документов или взять уже существующую таблицу (рис.3.1) В такой таблице должна быть указана вся информация о каждом документе. Год создания, квартал, название документа и т.д. Excel предоставляет разнообразные возможности работы с таблицами и списками, из всех них, нам могут понадобиться следующие: фильтрация, сортировка, и промежуточные итоги.

Для того, чтобы использовать функцию фильтрации нужно выделить всю таблицу и перейти на вкладку «Данные > Фильтр». Далее нужно выбрать те данные, которые нужно вывести в итоге. Отфильтруем таблицу по названию документа. (рис.3.2).

Весьма важной и полезной функцией является функция подведения промежуточных итогов. В первую очередь нужно выполнить сортировку списка. Для этого выделяем всю таблицу и переходим на вкладку «Данные > Сортировка» в открывшемся окне выбираем те значения, по которым нужно сортировать список. Сортируем таблицу сначала по кварталу, затем по названию документа, а затем по году создания документа. (рис.3.3) Итак, теперь мы видим отсортированный список (рис.4), и можем подвести промежуточные итоги.

Для этого на вкладке «Данные» выбираем «Промежуточный итог» и выставляем названия нужных столбцов. (рис.3.5) В нашем примере мы выводим промежуточный итог по общей сумме затрат за каждый квартал. (рис.3.6)

Рис. 3.1 Таблица данных

Рис. 3.2 Фильтрация данных

Рис. 3.3 Сортировка данных

Рис. 3.4 Отсортированный спиок

Рис. 3.5 Подведение промежуточных итогов

Рис. 3.6 Промежуточный итог по общей сумме

Также для автоматизации процесса анализа документов в организации можно использовать программу Microsoft Office Access, предназначенную для хранения данных.

Данная база данных нацелена на автоматизацию процесса анализа документов в организации, анализ предметной области которой был проведен во 2 главе.

Модель сущность - связь:

Специфика связей

Тип связи	Тип сущности А	Класс принадлежности	Тип сущности Б	Класс принадлежности	Направленность	Степень связи
Анализируют	Сотрудники	Обязательная	Документы	Обязательная	Двунаправленная	Многие ко многому
Распределяются	Документы	Обязательная	Документы	Обязательная	Двунаправленная	Многие ко многому

Специфика атрибутов

Тип сущности	Название атрибута	Назначение атрибута	Тип атрибута	Длинна
Сотрудники	Ф.И.О	Идентификационный	Текстовый	60 символов
Сотрудники	Обязанности	Описательный	Текстовый	60 символов
Сотрудники	Дата рождения	Описательный	Дата и время	6 символов
Сотрудники	Адрес	Описательный	Текстовый	60 символов
Документы	Название	Идентификационный	Текстовый	60 символов
Документы	Вид документа	Описательный	Текстовый	14 символов
Документы	Направление	Описательный	Текстовый	10 символов
Документы	Формы регистрации	Описательный	Текстовый	10 символов
Документы	Дата создания	Описательный	Дата и время	6 символов
Документы	Направление	Описательный	Текстовый	14 символов

Для реализации нашей базы данных был выбран Microsoft Office Access 2013. Первоначально были разработаны таблицы и таблицы - связки: сотрудники, документы, анализируют и распределяют (рис.3.7, 3.8, 3,9)

Далее таблицы были связаны и заполнены (рис.3.9, 3.10, 3.11, 3.12, 3.13)

После этого нами были разработаны основные формы для автозаполнения таблиц (рис. 3.14, 3.15)

Затем были разработаны запросы (рис. 3.16, 3.17, 3.18, 3.19)

Так же были разработаны формы на запросы (рис. 3.20, 3.21) И в самом конце бал разработан отчет (рис. 3.22)

Рис. 3.7 Разработка таблицы

Документы

Рис. 3.8 Разработка таблицы Сотрудники

Рис. 3.9 Разработка таблицы - связки

Рис. 3.10 Заполненная таблица Сотрудники

Рис. 3.11 Заполненная таблица Документы

Рис 3.12 Заполненная таблица - связка

Рис. 3 13 Схема данных

Рис. 3.14 Форма Сотрудники

Рис. 3.15 Форма Документы

Рис. 3.16 Вычисляемый запрос

Рис. 3.17 Запрос с группированием

Рис. 3.18 Запрос с группированием

Рис. 3.19 Запрос с параметром

Рис. 3.20 Форма на запрос с параметром

Рис. 3.21Форма на перекрестный запрос

Рис. 3.22 Отчет

Таким образом мы продемонстрировали основные возможности Microsoft Access 2013.



Список используемой литературы

1. Осипов, Г.В., Москвичев, Л.Н. Социологический словарь / отв. ред. Г.В. Осипов, Л.Н. Москвичев; уч. секр. О.Е. Чернощек. М.: Норма, 2008.

2. Горшков М.К., Шереги Ф.Э. Прикладная социология: методология и методы: интерактивное учебное пособие. М.: ФГАНУ «Центр социологических исследований», Институт социологии РАН, 2012. 404 с.

3. Добреньков В.И., Кравченко А.И. Методы социологического исследования: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2004. 768 с.

4. С. Тичер, М. Мейер, Р. Водак, Е. Веттер. Методы анализа текста и дискурса/Пер. с англ. Х.: Изд-во Гуманитарный Центр, 2009. 356 с.

5. Г.Н. Хубаев. Информатика: учебное пособие/Изд. 3-еперераб. и доп. Ростов ц/Д: Издательский центр «МарТ»; Феникс, 2010. 208 с.

6. http://www.gesis.org/ 10.01.2015.

7. http://www.ecos-orus.com.ua/ 01.01.2015.

Размещено на Allbest.ru