Создание базы данных в Microsoft Access

Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access:

1). Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

2). Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

3). Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

4). Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

5). Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных);

6). Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

7). Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

8). Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);

9). Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

10). Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

11). Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым);

12). Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных [1].

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

7. Безопасность баз данных

11. Требования к программе или программному изделию

Требования к функциональным характеристикам

Программа должна обеспечивать следующие функции:

- Функция создания нового файла (новой отчётности);

- Функция открытия существующего файла (архивация и деархивация);

- Функция редактирования открытого файла путём ввода, замены, удаления содержимого файла с применением стандартных устройств ввода;

- Функция редактирования текущего файла с применением буфера обмена оперативной системы;

- Функция сохранения файла с исходным именем;

- Функция сохранения файла с именем, отличным от исходного;

- Функция отправки содержимого текущего файла электронной почтой с помощью внешней клиентской программы;

- Функция вывода оперативных справок в строковом формате (подсказки);

- Функция интерактивной справочной системы;

- Функция отображения назначения программы, версии программы и комментариев разработчиков.

Входные данные должны быть организованны в виде отдельных файлов, соответствующих спецификации и должны храниться на локальных или съёмных носителях.

Требования к временным характеристикам программы не предъявляются.

Требования к надежности

Надежное (устойчивое) функционирование программы должно быть обеспечено выполнением совокупности организационно-технических мероприятий, перечень которых приведен ниже:

а) Организацией бесперебойного питания технических средств;

б) Регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г. «Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств»;

в) Оформление программного документа «Техническое задание» произведено по требованиям ЕСПД: ГОСТ 19.201 - 78 - Техническое задание, ГОСТ 19.301 - 79 - Программа и методика испытаний, ГОСТ 19.505 - 79 - Руководство оператора.

г) Необходимым уровнем квалификации сотрудников профильных подразделений.

Условия эксплуатации

Климатические условия эксплуатации, при которых должны обеспечиваться заданные характеристики, должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам в части условий их эксплуатации.

Минимальное количество персонала, требуемого для работы программы, должно составлять не менее 2 штатных единиц - системный программист и конечный пользователь программы - специалист из бригады телеуправления ( телемеханик).

Системный программист должен иметь минимум среднее техническое образование.

В перечень задач, выполняемых системным программистом, должны входить:

а) Задача поддержания работоспособности технических средств;

б) Задачи установки (инсталляции) и поддержания работоспособности системных программных средств - операционной системы;

в) Задача установки (инсталляции) программы.

Конечный пользователь программы (телемеханик) должен обладать практическими навыками работы с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы [5].

Персонал должен быть аттестован минимум на II квалификационную группу по электробезопасности (для работы с конторским оборудованием).

Требования к составу и параметрам технических средств

В состав технических средств должен входить IBM-совместимый персональный компьютер (ПЭВМ), включающий в себя:

а) Операционная система Microsoft Windows XP с пакетом обновления SP3 или более поздняя версия Microsoft Windows 7;

б) Разрешение экрана минимум 800x600 точек, рекомендовано 1024x768 или более;

в) Процессор Pentium - 4 с тактовой частотой 2,4 ГГц, не менее;

г) Оперативную память объемом не менее 512Мб;

д) Жёсткий диск объемом 80 Гб, и выше;

е) Оптический манипулятор типа «мышь»;

ж) Наличие 2 COM-портов;

з) Программный продукт Microsoft Office Access 2007 или более поздняя его версия [6].

Требования к информационной и программной совместимости

Рисунок 1. Блок-схема БД

Исходные коды программы должны быть реализованы на языке Microsoft Office Access 2007. В качестве интегрированной среды разработки программы должна быть использована среда Microsoft Office Access 2007 (локализованная, русская версия), входящая в состав последней версии популярного пакета Microsoft Office 2007.

12. Стадии и этапы разработки

Стадии разработки

Разработка должна быть проведена в три стадии:

1). Разработка технического задания;

2). Рабочее проектирование;

3). Внедрение.

Этапы разработки

На стадии разработки технического задания должен быть выполнен этап разработки, согласования и утверждения настоящего технического задания.

На стадии рабочего проектирования должны быть выполнены перечисленные ниже этапы работ:

1) разработка программы;

2) разработка программной документации;

3) испытания программы.

Содержание работ по этапам

Пользователи, которые по роду своей деятельности занимаются обслуживанием системы телемеханики АМТ, должны постоянно иметь информацию о состоянии данных по учёту оборудования на объектах инфраструктуры ОАО «РЖД». После проведения любых изменений в настройках данных на КП, должна меняться информация в данной программе и сразу заносится в БД, чтобы при необходимости не надо было искать её по бумаге, а просто задать запрос и вся необходимая информация будет известна. Microsoft Access позволяет управлять всеми этими сведениями из одного файла БД [7].

1). Производительность - добиться, чтобы объем информации, которую обра- батывают пользователи был максимально высоким для данной СУБД;

2).Масштабируемость - возможность внесения новых данных;

3).Совместимость - работа с различными приложениями Microsoft Office Access;

4).Доступность и простота эксплуатации - необходимо выбрать такую СУБД, чтобы не возникало проблем в работе с ней и начинающий пользователь, знающий азы работы в СУБД, мог с лёгкостью работать в ней;

5). Простота освоения СУБД [10].

Всеми запрашиваемыми нами требованиями обладает Microsoft Office Access 2007. Его и выбираем для создания требуемой базы данных.

Реализация СУБД « Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД» на базе Microsoft Office Access 2007

После установки программного пакета Microsoft Office 2007 выбираем приложение Microsoft Access 2007. Кликаем по нему и перед нами открывается диалоговое окно (Рис.2). С левой стороны расположен столбец под названием «Категории шаблонов», с помощью которого ускоряется процесс создания и наполнения любой базы данных, если шаблон будет выбран правильно. Я решил создать базу данных без помощи шаблонов, то есть «с нуля», поэтому выбираю значок в центре «Новая база данных», щёлкаю по нему и перед мной открывается следующее диалоговое окно (Рис.3).

Рисунок 2. Создание новой БД

С правой стороны в строку «Имя файла» заношу название своей БД и нажимаю «Сохранить».

Рисунок 3. Сохранение нового файла БД

В базу данных Microsoft Access входят такие компоненты, как таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, страницы и модули. Мной были рассмотрены только те компоненты, которые были применены в разрабатываемой СУБД «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД». В своем курсовом проекте я хочу рассказать, как создаются таблицы, запросы, формы и отчеты, а именно для чего они служат и как с ними работать.

Таблица - это набор данных по конкретной теме, такой как фамилии клиентов или их личные данные. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз и это делает базу данных более эффективной с уменьшением числа ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями) [1].

После того, как я нажал «Сохранить», открылось следующее окно (Рис.4).

Рисунок 4. Окно рабочей среды Microsoft Access 2007

Для создания таблицы достаточно воспользоваться конструктором таблиц, с помощью которого можно определить имена полей таблиц и типы данных.

Выбираю в следующей последовательности «Создание» - «Таблицы» - «Режим» - «Режим конструктора» и в этом режиме создаю четыре таблицы с наполнением их соответствующими данными:

а). Пользователь (Рис.5);

б). Система ТМ АМТ (Рис.6);

в). Контроль стойки ТМ (Рис.7);

г). Подразделение (Рис.8).

Рисунок 5. Таблица «Пользователь»

Рисунок 6. Таблица «Система ТМ АМТ»

Рисунок 7. Таблицы «Контроль стойки ТМ»

Рисунок 8. Таблица «Подразделение»

Для того чтобы создать единую информационную структуру, все таблицы БД необходимо объединить, создав для этого связи между их полями. Связанные таблицы дают возможность объединить все данные на основе совпадающих значений полей. Только после того, как связи заданы, можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения из разных таблиц БД. Связи устанавливаются между ключевыми полями таблиц. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой её записи, связывается внешний ключ другой таблицы (Рис.9) [1].

Связанные поля могут иметь разные имена, но должны иметь одинаковый тип данных, а значение свойства «Размер поля» у них должен совпадать (исключение составляет поле типа «Счетчик», для которого можно составлять связь с «Числовым» полем такого же размера).

Чтобы установить связи «один к одному» или «один ко многим» :

1). Закрываю все открытые таблицы;

2). Щёлкаю кнопку «Схема данных» в разделе «Показать» и скрываю вкладки «Работа с БД»;

3). Автоматически открылось диалоговое окно « Добавления таблицы»;

4). На вкладке «Таблицы» дважды щёлкаю по именам таблиц, которые следует отобразить. Закрываю диалоговое окно «Добавления таблицы»;

5). Чтобы установить связь между полями, выделяю поле в одной таблице и перетаскиваю его на подходящее поле другой таблице. Когда отпускаю кнопку мыши, на экране появилось окно «Изменения связей»;

6). Щёлкаю в диалоговом окне «Изменения связей» кнопку «Создать»;

7).Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, повторяю описанную выше процедуру.

Рисунок 9. Созданная схема данных

Запрос - это объект построения временных таблиц с отобранной информацией. Запросы используются для отбора отдельных полей одной или нескольких связанных таблиц, а также для сортировки и выбора записей по некоторым логическим условиям. Запросы представляются как временно создаваемые таблицы и поэтому могут служить источником данных для форм и отчетов. Запросы используются для создания структуры новой таблицы, исключения повторяющихся данных, создания перекрестных таблиц. Запросы также позволяют сгруппировать, обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить вычисления итоговых или новых полей [4].

Создание запросов возможно в режиме конструктора и мастера запросов.

Создаю запрос, который содержит информацию обо всех пользователях (фамилия, имя, отчество), их подразделениях, видах контроля, типах стойки.

Мастер запросов можно вызвать с помощью кнопки «Мастер запросов» (Рис.10) на вкладке «Создание». В появившемся окне «Новый запрос» выбираю «Простой запрос».

Рисунок 10. Создание запроса

Далее из разных таблиц выбираю необходимые данные: фамилия, имя, отчество, должность, название подразделения, вид контроля, дата проведения, тип стойки, тип КП (Рис.11).

Рисунок 11. Процесс выборки из таблиц для создания запроса

На следующем шаге выбираю тип отчета «подробный», далее имя запроса «Запрос Пользователь» и в итоге получаю готовый запрос (Рис. 12).

Рисунок 12. Готовый запрос

Для предоставления данных и их распечатки особым образом используется объект «Отчёт». С помощью этого объекта создать и напечатать отчёт, группирующий данные и вычисляющий итоги. Отчёт может брать данные из готового запроса или в процессе построения подготовить такой запрос из нескольких таблиц. При этом надо помнить, что смещение полей таблиц и полей запросов при построении отчёта недопустимо. Отчёт может выглядеть как таблица, но чаще используется представление в виде иерархической структуры [2].

Создадим отчёт, в котором отображается информация о пользователях, сгруппированная по стажу. Для вызова мастера отчётов нажмите кнопку «Мастер отчётов» на вкладке «Создание» (Рис. 13).

Рисунок 13. Создание отчёта с помощью «Мастера отчётов»

На первом шаге выборочно выбираю поля таблицы «Пользователь» (Рис. 14).

Рисунок 14. Выборка из таблицы «Пользователь»

На следующем шаге выбираю вид группировки - по «Стажу работы». Добавлять уровень группировки на следующем шаге не нужно. Затем задаю сортировку по убыванию «Фамилии» (Рис 15).

Рисунок 15. Сортировка по возрастанию

Вид макета для отчета - Ступенчатый. Стиль отчёта - стандартный. Название отчёта - « Пользователь1» (Рис. 16).

Рисунок 16. Отчёт «Пользователь»

По процессом обработки информации в ИС прежде всего понимаются следующие процедуры: ввод, просмотр, выборка некоторого подмножества данных, сортировка, группировка, изменение (исправление), расчёт производных параметров и итогов. Все эти действия можно делать с помощью объектов СУБД «Формы». Для одной БД может быть разработано сколько угодно форм в зависимости от поставленных задач обработки информации. При удалении формы удаляется процедура обработки, графическое оформление, но информация из БД не исчезает, так как хранится в объектах другого типа - в таблицах [2].

Чтобы ввести данные для рассматриваемой БД «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД», необходимо создать четыре формы: по одной для каждой таблицы. Начинать ввод следует с таб- лицы, находящейся на стороне «Один», связи «Один ко многим». Она является «главной», из неё подставляются значения первичного ключа в поле внешнего ключа «подчиненной» таблицы[1].

Формы можно создавать с помощью конструктора и с помощью мастера. Я пользовался мастером создания форм. Вызвать мастер создания форм можно на вкладке «Создание», кнопка «Другие формы» выбрав пункт «Мастер форм» (Рис. 17).

Рисунок 17. Вызов «Мастера форм»

Далее нужно выбрать поля для таблицы. Выбираю все поля таблицы «Пользователь» (Рис. 18).

На следующем этапе «Внешний вид формы» выбираю «Ленточный».

Далее на этапе «Требуемый стиль» выбираю стиль по своему усмотрению.

На этапе «Задание имени формы» называю форму «Персонал».

Рисунок 18. Выбор полей таблицы «Пользователь»

Открываю получившуюся форму для просмотра и ввода данных, если это требуется (Рис. 20).

Рисунок 20. Итоговая форма «Персонал»

Аналогично создаю:

а). Форма «Телеуправление» - на основании таблицы «Система ТМ АМТ» (Рис. 21);

б). Форма «Техническое обслуживание» - на основании таблицы «Контроль стойки ТМ» (Рис. 22);

в). Форма «Структура» - на основании таблицы «Подразделение» (Рис.23).

Рисунок 21. Форма «Телеуправление»

Рисунок 22. Форма «Техническое обслуживание»

Рисунок 23. Форма «Структура»

Если в базе данных не одна таблица, а несколько и, соответственно, несколько форм, то можно создать главную кнопочную форму, содержащую кнопки, причем щелчком на кнопки я могу загружать ту или иную форму.

Процесс создание главной кнопочной формы состоит из нескольких этапов. Если в базе данных несколько таблиц и соответствующее количество форм, то имеет смысл создать главную кнопочную форму, которая будет служить своеобразной заставкой для базы данных, в которой можно загружать все остальные формы. Щёлкаю на ленте вкладку «Работа с базами данных», выбираю там команду «Диспетчер кнопочных форм», при этом выдается сообщение: «Не удается найти кнопочную форму в этой базе данных», поэтому мы нажимаем кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Диспетчер кнопочных форм», в котором я могу выбрать команду «Изменить». Появится окно «Изменение элемента кнопочной формы».

Создаю на ней первую кнопку и текст этой кнопки будет «Персонал». В строке «Команда» ставлю «Открыть форму для изменения», а в строке форма - «Персонал» (Рис. 24). Таким же образом создаю остальные три кнопочные формы. Закрыв открытые диалоговые окна, я вижу, что в списке объектов появились новые формы и соответствующие им таблицы[1].

Рисунок 24. Создание кнопки «Персонал»

Открою кнопочную форму. По умолчанию она имеет вот такое оформление (рис. 25), на ней находятся четыре кнопки, при нажатии на которые происходит переход на различные формы, то есть кнопочная форма работает правильно.

Стандартное оформление «Главной кнопочной формы можно изменять, перейдя в режим «Конструктор». В открывшемся окне свойств можно выбрать любой из элементов и изменить его, например, цвет фона. Для изменения изображения выберем произвольное изображение на нашем компьютере и перейдем в режим Форма. Главная кнопочная форма принимает другой вид.

Заключение

Основная цель курсового проекта в ходе его выполнения была достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследо-вания по теме «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД» можно сделать ряд выводов:

а). В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. СУБД Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. С помощью данного приложения создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты и диаграммы;

б). В ходе разработки и создания технического задания проведён детальный анализ базы данных «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ - Златоуст ОАО «РЖД»;

в). Процесс проектирования и практической реализации базы данных показал, что разработанная база данных позволяет быстро и эффективно получать информацию по любому вопросу, касающегося системы телемеханики АМТ. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.

В практической части пошагово были расписаны все действия по созданию базы данных с помощью программного продукта Microsoft Office Access 2007.

Список используемых источников

1). Кошелев В.Е. Access 2007. - Москва: ООО «Бином Пресс», 2008г. - 592с.;

2). Сергеев А. Access 2007. Новые возможности.- СПб.: Питер, 2008г.-176с.;

3). Блюттман К. Access. Трюки. - СПб.: Питер, 2006г. - 332 с.;

4). Крёнке Д. Теория и практика построения баз данных. 8-е изд.- СПб.; Питер, 2008 г.- 800с.;

5). Степанов А.Н. Архитектура вычислительных систем и компьютерных сетей : учеб. пособие для студ. вузов / А. Н. Степанов. - М. ; СПб. ; Н. Новгород : Питер, 2007. - 508 с. : рис. - (Учебное пособие). - Алф. указ.: С. 496-508;

6). Иопа Н.И. Информатика (для технических специальностей) : учеб. пособие / Н. И. Иопа. - М. : Кнорус, 2011. - 470 с. - Библиогр.: С. 470;

7). Провалов В.С. Информационные технологии управления : учеб. пособие / В. С. Провалов ; Рос. акад. образования, Моск. психолого-соц. ин-т. - М. : Флинта, 2008. - 371 с.;

8). Гришин А.Ф. Статистические модели: построение, оценка, анализ : учеб. пособие для студ. вузов / А. Ф. Гришин, Е. В. Кочерова. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 416 с.;

9). Голицына О.Л. Базы данных : учеб. пособие / О. Л. Голицина, Н. В. Максимов, И. И. Попов. - М. : Форум - ИНФРА-М, 2006. - 352 с.;

10). Лаборатория Base Group. Технологии анализа данных.

http://www.basegroup.ru.

Размещено на Allbest.ru