Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Петербургский
• государственный университет путей сообщения
• Факультет «Управление процессами перевозок»
• Кафедра «Информатика и информационная безопасность»
• Пояснительная записка к
• курсовой работе на тему:
• «Перечень книг, выпускаемых издательством»
• Санкт - Петербург 2006

СОДЕРЖАНИЕ

• ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
• ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
• ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
• СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ
• СОЗДАНИЕ ФОРМ
• Создание Запросов
• СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ
• Создание кнопочной формы
• ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

В соответствии с индивидуальным заданием в курсовой работе необходимо:

1. Спроектировать базу данных: определить необходимые таблицы, запросы, формы, отчеты.

2. Подготовить таблицы и заполнить их данными по тематике задания (не менее 10 строк в таблице).

3. Создать кнопочную форму и подготовить необходимые формы для ввода и

4. корректировки данных в таблицах.

5. Сформировать запросы и проверить их выполнение.

6. Подготовить требуемые отчеты.

7. По результатам выполнения задания оформить пояснительную записку к Курсовой работе.

1. Перечень книг, выпускаемых издательством.

База данных должна содержать следующую информацию.

Для каждой книги: название, год издания, название учебной дисциплины, при изучении которой используется данная книга (учебник), стоимость одного экземпляра, количество имеющихся в издательстве экземпляров.

Для каждого автора книги: имя, фамилия, отчество, наименование книг, которые написал, страна проживания

При работе с базой данных необходимо предусмотреть получение следующей информации:

1) сведения обо всех книгах запрашиваемого автора с подсчетом стоимости по наименованиям, учитывая стоимость одного экземпляра.

2) сведения обо всех книгах, выпущенных издательством, которое выбрал пользователь.

3) данные о книге, количество экземпляров которой минимально (сведения об авторе, издательство, год издания) с группировкой по авторам.

4) название учебников по запрашиваемой дисциплине, сведения об авторе, и информацию об общем количестве имеющихся экземпляров.

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), средство, позволяющее делать необходимые операции с базами данных (БД), которые содержат очень большое число элементов. Система включает в себя все необходимое для создания локальной БД, общей БД в локальной сети с файловым сервером и создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL-сервере. Основным компонентом БД является таблица.

База данных (БД) представляет собой специальным образом структурированную информацию, записанную во внешней памяти ЭВМ, отображающую состояние объектов реального мира (сведения о явлениях, процессах, действиях) и связи между ними, используемая для 1 или нескольких приложений. Данные являются информацией (сигналом), зафиксированной в определенной (структурированной) форме, пригодной для последующей обработки, хранения и передачи. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы, основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Кроме того в БД, созданные с помощью СУБД Access содержат:

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Перед созданием новой реляционной базы данных с помощью Access пользователь должен определить, цель создания БД, основные ее функции, из каких таблиц должна состоять БД, какие данные нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы, т. е. должна быть определена структура БД. Указанные вопросы решаются на этапе проектирования базы данных без использования компьютера, а с помощью бумаги и карандаша.

При проектировании таблиц рекомендуется руководствоваться следующими правилами:

1) информация в таблицах не должна дублироваться

2) не должно быть противоречий между таблицами

3) каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему

Разработка структуры БД начинается с составления списка полей. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяется тип для каждого поля.

· текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

· поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

· числовой - тип данных для хранения чисел;

· дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;

· денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

· счётчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

· логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

· поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

· гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

· мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

· байт (Byte) - целые числа от 0 до 255 (1 байт);

· целое (Integer) - целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

· длинное целое (Long Integer) - целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

· одинарное с плавающей точкой (Single) - числа от минус 3,410³⁸ до +3,410³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

· двойное с плавающей точкой (Double) - числа от минус 1,79710³⁰⁸ до +1,79710³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).

Далее необходимо распределить поля по базовым таблицам, чаще всего по функциональному признаку. Например, при создании БД, содержащей сведения о книгах, издаваемы издательством, целесообразно в одну таблицу поместить данные, относящиеся к книге (название, год издания, название учебной дисциплины, стоимость одного экземпляра, количество имеющихся в издательстве экземпляров, Ф.И.О. автора, стоимость одного экземпляра), в другую - данные об авторе (Ф.И.О., название книги, страна проживания, год выпуска, твердая или мягкая обложка), в третью - об издательстве (название, город, район, индекс, телефон, факс). В дальнейшем при таком распределении полей по таблицам пользователю будет легче ориентироваться в информации, содержащейся в базе.

Таким образом, в соответствии с заданием БД «Перечень книг, выпускаемых издательством» мы определили состав таблиц БД и тип данных, которые будут занесены в нее. Следующим шагом является определение в каждой таблице ключевого поля. Значение ключевого поля не может повторяться в строках (записях) таблицы. Записи однозначно должны быть идентифицированы значением ключевого поля. Если в таблицах нет полей, которые используются как ключевые, то в качестве ключевого поля можно выбрать поле Код типа Счётчик.

Распределив поля по таблицам и определив в каждой таблице ключевое поле, создаётся чертёж, называемый схемой данных (Рис.1) . Схема данных включает в себя таблицы, каждая из которых состоит из заголовка таблицы и перечня содержащихся в ней полей. Связи между таблицами должны быть отображены в виде линий, соединяющих ключевые поля таблиц.

Закончив этап проектирования, можно приступать к созданию базы данных с помощью СУБД Access.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1. Схема данных

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

После того, как сформирована схема данных, можно приступать ко второму этапу создания БД - создание таблиц, которые будут входить в состав БД. Это мы будем делать с помощью СУБД Access.

Создание таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных (Рис.2). В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Рис.2.Окно базы данных

Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна.



Рис.3. Окно Новая таблица

В открывшемся окне Новая таблица (Рис.3) (после щелчка на кнопке Создать) выбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Режим таблицы.

Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора (Рис.4). В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

Рис.4.Окно конструктора.

В открывшемся окне Конструктора вводим имена полей, тип данных, а также описание, которое будет потом отображаться в строке состояние. В нижней части окна задаем свойства текущего поля: размер, формат, маска ввода, подпись, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке и другие.

Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт Ключевое поле. При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно. Если при сохранении таблицы ни одному полю не было присвоено свойство ключевого, Access автоматически вводит в качестве новое поле Счетчик.

В качестве ключевого поля в таблицах БД «Перечень книг, выпускаемых издательством» были установлены поля: Название издательства, название книги, ФИО автора.

Закончив создание структуры таблицы, закрываем окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы и предлагает задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных.

Следующим шагом является создание связей между ними. Для этого необходимо выбрать меню Сервис - Схема Данных (Рис.5.1, 5.2.). В появившемся окне выбираем имеющиеся таблицы и нажимаем Добавить.



Рис 5.1. Сервис - Схема Данных

Затем следует указать связи между таблицами, для этого выделяем одно из полей, и, не отпуская его, протаскиваем к полю, с которым нужно установить связь.

Рис.5.2. Схема данных

В свойствах связей (Изменение связей) необходимо установить Обеспечение целостности данных (Рис.7).



Рис.7.Изменение связей

Затем мы закрываем окно Схема данных, щелкаем по кнопке Да, чтобы сохранить внесенные изменения.

Ввод данных в таблицу можно осуществлять в режиме Таблица (Рис.8). Вход в нее осуществляется путем двойного нажатия на таблицу в окне базы данных.

Рис.8.

СОЗДАНИЕ ФОРМ

Таблицы также можно заполнять с помощью Форм. Создать форму можно с помощью Мастера или Конструктора.

В окне базы данных откройте панель Формы и щёлкните на кнопке Создать. В окне Новая форма выбираем способ создания формы - Мастер форм, источник данных - таблицу Название издательства и щёлкаем на кнопку ОК. В появившемся окне Создание форм (Рис.9) с помощью кнопок переносим поля из доступных в выбранные. После этого нажимаем Далее.

Рис.9. Создание форм

В появившемся окне (Рис.10) выбираем внешний вид формы, для этого следует выделить название типа формы. Для базы данных «Перечень книг, выпускаемых издательством» внешний вид формы - в один столбец. Нажимаем Далее.

Рис. 10.

После выбора внешнего вида формы выбирается стиль формы (Рис.11). Для этого выделяется название того стиля, который будет использоваться для будущей формы. Для БД, содержащей перечень книг стиль формы выбран Стандартный.

Рис.11

Аналогично делаются формы для заполнения таблиц «ФИО автора», «Название книги».

После нажатия кнопки Далее перед вами появится форма, с помощью которой можно заполнять и редактировать записи в таблицах, входящих в состав БД (Рис.12).



Рис.12. Форма для заполнения таблицы «Название издательства»

Аналогично делаются формы для заполнения таблиц «ФИО автора», «Название книги».

Создание Запросов

Запрос - это совокупность критериев поиска для отображения информации или для выполнения определенных действий. Результатом запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами.

Для создания запросов необходимо войти в окно Запросов, щелкнув по кнопке Запросы на панели Объекты (Рис.13).



Рис.13. Запросы в окне БД

Затем щелкаем по кнопке Создать и в появившемся окне выбираем Конструктор (Рис.14). Нажимаем Далее.

Рис.14.Создание запроса

В появившемся окне выбираем те таблицы, которые будут использоваться в запросе (Рис.15). Для добавления таблицы следует выделить ее название и нажать кнопку Далее. Таким образом для БД «Перечень книг, выпускаемых издательством» в запросы были добавлены таблицы: название издательства, название книги, ФИО автора.



Рис.15. Добавление таблицы.

Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только при наличии связей между выбранными таблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку (Рис. 16).

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:

· в нижней части бланка запроса в строке Поле выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;

· в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;

· в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише Ctrl), которые затем перетащить в строку Поле нижней части бланка;

· для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку Поле.

Рис. 16. Бланк запроса.

В нижней части бланка запроса имеется также строка Сортировка. При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка, затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки - по возрастанию или убыванию. таблица запрос access база

Критерии поиска задаются в строке Условие отбора. Для вывода в результирующей таблице списка книг определенного автора необходимо в ячейку строки Условие отбора поля ФИО автора ввести какое-либо значение, например Габриелян О.С., также данное значение можно вводить в режиме диалога, т.е. каждый раз при открытии определенного запроса перед пользователем будет появляться диалоговое окно с просьбой ввести значение по которому будет проводиться отбор данных. Для создания подобного диалогового окна необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по полю Условие отбора, и в появившемся контекстном меню следует выбрать строку Построить (Рис. 17)



Рис.17

В новом окне - Построитель выражений (Рис. 18), в верхней части можно написать в квадратных скобках [] то, что будет запрашивать компьютер у пользователя при открытии запроса. Как пример, в одном из запросов БД «Перечень книг, выпускаемы издательством» при его открытии перед пользователем высвечивается сообщение «Введите автора» (Рис.19).

Рис. 19. Построитель выражений.



Рис. 19. Диалоговое окно запроса значения параметра.

Если необходимо вывести список книг нескольких авторов, например Пушкина А.С. и Габриеляна О.С., то в строке Условие отбора указывается одно из значений поля ФИО автора - Габриеляна О.С., а в строке или - другое значение этого поля -Пушкин А.С.. Этот критерий поиска можно задавать и в одной строке Условие отбора, введя в ячейку поля ФИО автора выражение: Пушкин А.С. OR Габриелян О.С., в котором ключевое слово OR указывает на использование в выражении логической операции ИЛИ.

Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка книг, количество экземпляров которых меньше числа книг введенного пользователем, необходимо ввести в ячейку поля Количество имеющихся экземпляров выражение < [введите количество экземпляров].

Заполнив бланк запроса, можно просмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке (Запуск), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду Запрос Запуск.

При закрытии диалогового окна Запрос на выборку необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды Файл Сохранить.

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке Открыть. Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует выделить в окне базы данных и щелкнуть по кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.

Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка Удалить.

Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.

Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Для создания отчета с помощью Мастера вначале нужно нажать кнопку Создать - Мастер отчетов, затем в появившемся окне (Рис. 20) выбрать поля, которые будут отображаться в будущем отчете, для этого

Рис. 20

Необходимые поля перенести (двойным нажатием левой кнопки мыши) из доступных в выбранные. Нажимаем Далее.

Затем пользователю необходимо выбрать вид пре5дставления данных (Рис. 21). Для данного отчета БД выбран вид представления «название книги»

Рис. 21

Следующим шагом является добавление уровней. Это делается для группировки записей поля в отчете (Рис. 22), т.е. записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля.

Рис. 22

После задания уровней группировки пользователю следует нажать кнопку Далее. В появившемся окне (Рис. 23) пользователь выбираются способы сортировки записей, например, для отчета конкретной БД способ сортировки для всех полей был выбран по возрастанию.

Рис. 23

Следующим шагом является выбор вида макета для отчета (Рис. 24). Для данного отчета вид макета - табличный. После нажатия кнопки Далее. Перед пользователем появляется окно выбора стиля отчета (Рис. 25). Для заданной БД стиль отчета - Деловой.



Рис. 24

Рис. 25

Создание кнопочной формы

Кнопочная форма создается с помощью конструктора форм. Кнопки на форме устанавливаются через кнопку , после ее нажатия пользователю следует указать нажатием левой кнопки мыши на форме место будущей кнопки (Рис. 26)

Рис. 26

Для создания действий для кнопок используются Макросы. Для входа в них необходимо в окне БД перейти по вкладке Макросы (Рис. 27)



Рис. 27

После нажатия по кнопке Создать, перед пользователем появляется окно описания функций и свойств будущего макроса (Рис. 28). С помощью данного окна можно макросу придать различные функции, такие как: открытие запроса, отчета, формы и т. д.

Рис. 28

В верхней части указывается макрокоманда макроса, т.е. то действие, которое осуществляет данный макрос. В нижней части макроса пользователем устанавливаются аргументы макрокоманды, к ним относятся наименование запроса, таблицы, формы или отчета которую открывает макрос, режим данных (на что направлено действие макроса - изменение, добавление или только чтение данных). После задания необходимых параметров следует закрыть макрос и подтвердить сохранения изменений.

Таким образом, в БД «Перечень книг, выпускаемых издательством» были созданы различные макросы для открытия запросов, форм и отчета.

После создания макросов, их необходимо связать с кнопками на кнопочной форме. Для этого необходимо в кнопочной форме (в режиме конструктора) двойным нажатием по кнопке вызвать окно свойств кнопки (Рис. 29). На вкладке События в поле Нажатие кнопки пользователю следует указать название того макроса, действие которого необходимо привязать к данной кнопке (открытие формы, запроса и т. д.). После задания действия кнопки, пользователю следует закрыть свойства кнопки.

Рис. 29

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.- СПб.: Питер, 2001. - 640 с.

2. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2001. - 288 с.

3. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.

Размещено на Allbest.ru