Система электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система электронного документооборота (СЭД) - это система (компьютерная программа, программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

СЭД, кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpd и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов, что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов (workflow). электронный документооборот программа

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ними произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.

Организация электронного документооборота с различных точек зрения:

· оперативное получения информации, необходимой для принятия решения

· оперативный контроль исполнительской дисциплины

Секретари, референты и помощники:

· быстрый поиск документов

· высокая точность поиска документов

· облегчение контроля исполнительской дисциплины

· упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий

· ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов

Финансово-бухгалтерские службы:

· повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию

· снижение риска утери документов

· экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов

Юридическая служба:

· снижение трудоемкости работы по подготовке документов

· эффективный контроль сроков

· быстрый поиск необходимых нормативных документов

Требования к системе электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД), используемая на предприятии, должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.

Необходимость автоматизации процессов, связанных с управлением документацией, осознают практически все компании. От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность компании в целом.

Законодательная база

Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.

Регламентация электронного документооборота на государственном уровне ведется по нескольким направлениям. Это законодательное регулирование (федеральные законы), стандартизация в области делопроизводства и документооборота, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, приказы и распоряжения органов государственной власти и управления. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации.

Незнание закона не освобождает от ответственности.

Стандарт MoReq-2

Стандарт (спецификация) МMoReq-2 (Model Requirements for the management of electronic records) «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота», изданный в 2008 году Европейской Комиссией и переведенный на русский язык, содержит более 700 требований к управлению электронными документами в 12 модулях (табл.). Стандарт можно использовать для формирования технического задания для построения программных продуктов автоматизации документооборота.

Требования компании к СЭД

Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к системам электронного документооборота. Тем не менее, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», часть процессов -- регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др. -- идентифицирует как процессы управления документами. Такие процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также:

· регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;

· возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;

· жесткость бизнес-процессов и, в то же время, возможность строить их «на лету» и в произвольной форме;

· обмен документами между территориально распределенными подразделениями;

· рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;

· поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;

· учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;

· формирование отчетности;

· управление правами доступа;

· применение электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования к СЭД в следующем виде:

· создание проектов документов;

· согласование проектов документов;

· утверждение документов;

· создание резолюций, поручений;

· контроль исполнительской дисциплины;

· контроль версий документов;

· протоколирование действий;

· обсуждение документов;

· делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме всех этих требований к СЭД, компании ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также -- расширения функциональных задач. Важное ожидаемое свойство системы -- ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходима предприятиям и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в т.ч. электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, корпоративным порталом компании.

Для работы в органах исполнительной власти интеграция позволяет организовать единое информационное пространство для обмена документами с системой межведомственного электронного документооборота, взаимодействовать с сайтом, для загрузки обращений граждан.

Непреложное требование компаний к СЭД -- обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

Личные предпочтения пользователей

Личные предпочтения пользователей СЭД сводятся, как правило, к обеспечению удобства работы в системы, повышения уверенности при выполнении тех или иных операций. Так, одно из общих предпочтений -- простота и удобство интерфейса. Чем меньше времени тратится на обучение работе в СЭД, тем быстрее принимается пользователями система. Простые и понятные пользователю интерфейсы, с которым он привык работать по другим функциональным областям, наличие электронного курса обучения значительно сокращают сроки введения СЭД в эксплуатацию и не вызывают ее отторжение, как и всего прочего нового.

Нужны пользователям и неформальное общение, возможность обсуждения необходимости изменения в том или ином документе.

Среди других пользовательских предпочтений можно отметить:

· отображение движения документов (процессов), в том числе -- графическое;

· оперативный контроль исполнения документа (какой этап, у какого сотрудника, у кого находится бумажная копия, вернул ли контрагент договор, начал ли исполнять коллега задачу и пр.);

· организация личных, персональных папок (хранение персональных документов с гибким предоставлением доступа к ним коллегам);

· возможность настройки системы для выполнения конкретных задач конкретного пользователя;

· организация рабочего стола с отображением только той информации, которая необходима сотруднику;

· удаленный доступ к системе, работа с мобильных устройств.

Размещено на Allbest.ru