Основные виды информационных технологий, используемых в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. История развития информационных технологий

2. Технологии систем электронного документооборота

3. Понятие и виды информационных технологий в управлении

4. Назначение информационных технологий

5. Роль информационных технологий в управлении

Заключение

Список литературы



Введение

В настоящее время значительно возросла роль Информационных Технологий в развитии экономики и общества, особенно в периоды экономической нестабильности. Это определяет особое значение ИТ в решении профессиональных задач и обеспечения следующих важных условий. ИТ обеспечивают возможность применения высокотехнологичных технический средств и научных методов для реализации разнообразных информационных документационных процессов. Это обусловливает возможность сокращения времени работы ИТ на переработку и выдачу результатной информации ЛПР.

В данной работе мы рассмотрим историю возникновения информационных технологий. Разберем основные понятия, используемые в работе с документами. Из чего состоит документооборот организации. Рассмотрим основные виды информационных технологий используемых в управлении.

Цель данной работы заключается в исследовании информационных технологий как основного элемента в системе автоматизации в управлении. Проведем исследование назначения, места и роли информационных технологий, а также какие задачи решают ИТ.



1. История развития информационных технологий

История информационных технологий берёт свое начало задолго до возникновения современной дисциплины информатика, появившейся в 20-м веке. Информационные технологии (ИТ) связаны с изучением методов и средств сбора, обработки и передачи данных с целью получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления.

Ввиду возрастания потребностей человечества в обработке всё большего объёма данных, средства получения информации совершенствовались от самых ранних механических изобретений до современных компьютеров^. Также в рамках информационных технологий идёт развитие сопутствующих математических теорий , которые сейчас формируют современные концепции^.

Информационные технологии активизируют и эффективно используют информационные ресурсы общества (научные знания, открытия, изобретения, технологии, передовой опыт), что позволяет получить существенную экономию других видов ресурсов - сырья, энергии, полезных ископаемых, материалов и оборудования, людских ресурсов, социального времени. К настоящему времени ИТ прошли несколько эволюционных этапов, смена которых определяется главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. Основным техническим средством технологии переработки информации является персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество информации, получаемой после обработки.

Чарльз Бэббидж считается пионером вычислительной техники. Бэббидж имел чёткое представление о механических вычислениях чисел и таблиц. С 1810-х годов он начал воплощать свои идеи в реальность, разработав калькулятор для вычисления чисел до 8 знаков после запятой. Продолжая успех этой идеи, Бэббидж работал над созданием машины, которая могла вычислять числа до 20 знаков после запятой. К 1830 году Бэббидж придумал план, как разработать машину, которая могла использовать перфокарты для выполнения арифметических операций. Предполагалось, что машина должна хранить числа в блоках памяти и содержать форму последовательного управления. Это означает, что операции должны проводиться последовательно таким образом, чтобы машина возвращала ответ в виде удачи или неудачи. Эта машина стала известной как «аналитическая машина», которая стала первым прототипом современного компьютера. Гораздо позже, 21 января 1888, прошло частичное испытание «Аналитической машины Бэббиджа», которую построил его сын. На этом устройстве было успешно вычислено число Пи с точностью до 29 знаков.

Ада Лавлейс является пионером компьютерного программирования. Лавлейс начала работать у Чарльза Бэббиджа в качестве помощницы, в то время как Бэббидж работал над «Аналитической машиной». За время работы с Бэббиджем Ада Лавлейс стала разработчиком первого компьютерного алгоритма, который мог вычислить числа Бернулли. Кроме того, результатом ее работы с Бэббиджем было предсказание того, что компьютеры будут не только выполнять математические расчеты, но и манипулировать различными символами, не только математическими. Она не могла видеть результаты своей работы, так как «аналитическая машина» не была создана при её жизни, но начиная с 1940-х годов, её усилия не остались незамеченными.

1936 был ключевым годом для информатики. Алан Тьюринг и Алонзо Черч параллельно друг с другом представили формализацию алгоритмов с определением пределов того, что может быть вычислено, и «чисто механическую» модель для вычисления.

После 1920-х годов выражение вычислительная машина относят к любым машинам, которые выполняли работу человека-компьютера, особенно к тем, которые были разработаны в соответствии с эффективными методами тезиса Чёрча -- Тьюринга. Этот тезис формулируется как: «Всякий алгоритм может быть задан в виде соответствующей машины Тьюринга или частично рекурсивного определения, а класс вычислимых функций совпадает с классом частично рекурсивных функций и с классом функций, вычислимых на машинах Тьюринга». По-другому, тезис Чёрча-Тьюринга определяется как гипотеза о природе механических устройств расчетов, таких как электронно-вычислительные машины. Любое вычисление, какое только возможно, может быть выполнено на компьютере, при условии, что в нем достаточно времени и места для хранения.

В 1937 году Алан Тьюринг представил свою идею того, что сейчас называется машиной Тьюринга. Теоретическая машина Тьюринга стала гипотетическим устройством, теоретизированным для того, чтобы изучать свойства такого оборудования. Предвидя современные компьютеры, которые имеют возможность хранить программы, он описал то, что стало известно, как Универсальная машина Тьюринга.

2. Технологии систем электронного документооборота

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами на предприятии. В свою очередь документооборот - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающая движение документов в учреждении с момента их создания или поступления в учреждение и до завершения исполнения или отправки и передачи в архив.

Одной из важных характеристик документооборота является его объем. Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Согласно данным до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с документной информацией.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Выделяют несколько этапов документооборота:

1) прием и первичную обработку (или экспедиционную обработку) поступающих в организацию документов;

2) предварительное рассмотрение документов;

3) регистрацию документов;

4) организацию движения документов внутри организации (включающую информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

5) обработку (экспедиционную) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

При организации работы с документами необходимо чётко распределить ответственность и полномочия по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации. Для этого в организации должны устанавливаться и внедряться руководящие указания и регламенты работы с документами.

Важную роль в ведении делопроизводства в организации, особенно при смешанной форме делопроизводства, играют работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, - секретари, делопроизводители. Как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации. Однако эти работники выполняют очень важную делопроизводственную функцию - организацию делопроизводства в структурном подразделении.

Специалист структурного подразделения должен знать, что подготовленный им проект документа необходимо завизировать у всех заинтересованных лиц, а затем представить на подпись руководителю, после чего документ должен быть передан в службу документационного обеспечения (секретарю) на регистрацию и отправку (передачу) адресату.

Руководители структурных подразделений и руководители высшего звена также должны владеть определенным комплексом знаний об организации работы с документами, но для них важны в первую очередь те вопросы, которые непосредственно связаны с процедурой принятия решений и их исполнением.

Особое внимание при работе с документами уделяется документам, которые содержат конфиденциальную информацию, которая может составлять коммерческую, государственную и иную тайну, за разглашение которой отдельные должностные лица несут ответственность.

3. Понятие и виды информационных технологий в управлении

Значительным преимуществом применения ИТ является возможность изменения структуры решаемых специалистами задач. Раньше специалисты проводили обработку информации традиционными способами, которые обеспечивали только применение тривиальных алгоритмов.

Информационная технология -

1) это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации;

2) вычислительная техника и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Информационные технологии в управлении - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надёжную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Цель информационной технологии - производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Инструментами информационных технологий являются: текстовые процессоры; издательские системы; электронные таблицы; системы управления базами данных; электронные календари; информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и т. д.) и другие инструменты.

В литературе, рассматривающей процессы информатизации различных сфер деятельности, широко раскрывается классификация видов информационных технологий.

Основные виды информационных технологий в управлении:

Информационные технологии обработки данных применяются для решения хорошо структурированных задач на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Информационные технологии управления используются для информационного обслуживания всех работников организации, связанных с принятием управленческих решений.

Рис. 1 Виды информационных технологий, применяемых в управлении организацией

Информационные технологии автоматизированного офиса дополняют существующую систему связи персонала предприятия средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информационные технологии поддержки принятия решений предназначены для выработки управленческих решений, позволяют автоматизировать процесс принятия решений и выбор альтернативы.

Информационные технологии экспертных систем дают возможность менеджерам получать консультации по проблемам, о которых в этих системах накоплена информация.

Для выработки эффективных управляющих воздействий в организациях требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объёмов разнообразной информации.
Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления, требуется создание автоматизированной системы управления.

Автоматизированная система управления - это комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, предназначенный для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах деятельности организации. Она состоит из нескольких составляющих:

аппарата управления;

технико-экономической информации;

методов и средств обработки этой информации.

При едином использовании вышеуказанных элементов в информационном процессе образуется автоматизированная информационная технология управления.

Структура этой технологии состоит из следующих процедур:

1) сбора и регистрации данных (происходит при выполнении различных хозяйственных и управленческих операций);

2) передачи информации (осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций);

3) машинного кодирования (формирование информации в электронном виде путем ввода первичной информации и её обработки);

4) обработки информации (производится с помощью различных программных средств, в итоге формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге);

5) хранения и накопления информации (осуществляется в информационных базах (банках данных) на машинных носителях в виде информационных массивов);

6) поиска информации (т. е. выбор нужных данных; выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем);

7) принятия решения (осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации).

Обязательными элементами обеспечения автоматизированной информационной технологии управления являются:

- информационное обеспечение (совокупность проектных решений по объёмам, размещению, формам организации информации);

- техническое обеспечение (включает комплекс используемых технических средств, методические и руководящие материалы, техническую документацию и обслуживающий персонал);

- программное обеспечение (включает общесистемные и специальные программы, инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и обслуживающий персонал);

- математическое обеспечение (совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач); информационный документооборот управление

- лингвистическое обеспечение (совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала со средствами вычислительной техники);

- организационное обеспечение (комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала автоматизированной информационной технологии управления в условиях функционирования автоматизированной системы управления);

- правовое обеспечение (совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при её создании);

- эргономическое обеспечение (совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированных информационных технологий для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности персонала в ней и её быстрейшего освоения).

Автоматизированная информационная технология и автоматизированная система управления позволяют реализовать решение функциональных задач управления, составляющих функциональную часть деятельности организации как системы. Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются с учётом цели функционирования организации.



4. Назначение информационных технологий

Одним из принципиальных вопросов ИТ является четкое представление их назначения в общей структуре задач по созданию, применению и развитию. Назначение ИТ, требования, предъявляемые к ним, определяются в контексте проблем и задач каждого конкретного предприятия. Вместе с тем можно определить и общие требования, предъявляемые ИТ, которые должны обеспечить:

· Определение стратегических, тактических и оперативных целей и задач;

· Контроль за текущим состоянием предприятия и процессами в нем;

· Подготовку обоснованных и своевременных управленческих решений;

· Координацию деятельности сотрудников и подразделений;

· Решение такого класса задач, которые традиционными средствами решить не предоставляется возможным.

Для определения назначения ИТ выделяют следующие классы функций ИТ:

1. Технологические - сбор, регистрация, передача, ввод в ЭВМ, обработка, поиск, хранение, актуализация, корректировка, выдача информации и др.;

2. Информационные - наблюдение, анализ, синтез, систематизация и др.;

3. Управленческие - прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль, регулирование, нормирование и др.

5. Роль информационных технологий в управлении

В современных экономических условиях информационные технологии в организациях присутствуют как необходимый атрибут технологии управления процессом производства товаров и услуг, экономического анализа и принятия управленческих решений.

В современном менеджменте информационные технологии используются во многих сферах управленческой деятельности:

- планировании ресурсов;

- организации бухгалтерского учёта;

- организации снабжения и сбыта;

- взаимодействии с клиентами;

- регулировании потребительского спроса и т. д.

Управление связано с обменом информацией между подразделениями предприятия, а также предприятия с окружающей (внешней) средой. Информация - важнейшая составляющая как производственного, так и управленческого процесса.

Управленческая информация представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого содержания.

Информация, в отличие от других видов ресурсов, не убывает со временем, а, наоборот, накапливается. Значимость информации как ресурса выявляет новые проблемы ее использования и предъявляет новые требования к управлению ею.

Характеристиками управленческой информации являются:

- большой объем;

- сложность обработки;

- многократное использование;

- обновление и преобразование;

- множество источников и потребителей и др.

Эти характеристики управленческой информации вызывают необходимость применения современных информационных технологий, упрощающих и ускоряющих работу с ней. Использование информационных систем управления предприятием является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые при использовании информационных систем управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.

Система документооборота в общем случае решают следующие задачи:

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматизированного контроля исполнения документов, исполнительской дисциплины фирмы, прозрачности деятельности всей фирмы на всех ее уровнях;

2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным стандартам;

3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и хранения всей предыстории его деятельности;

4. Протоколирование деятельности предприятия в целом - внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности;

5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизации их выполнения и контроля;

6. Максимальное исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

7. Исключение необходимости или существенное удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Информационные технологии призваны, используя современные достижения в области компьютерной техники и иных высоких технологий, новейших средств коммуникации, программного обеспечения и практического опыта, решать задачи по эффективной организации информационного процесса с целью снижения затрат времени, труда, энергии и материальных ресурсов в различных областях жизни отдельных людей и общества в целом.

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	Обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее. Обеспечение контроля за работой служб предприятия. Обеспечение четкой координации работ и ресурсов. Предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации. Формирование полного представления об основных показателях деятельности организации и др.
Финансово-бухгалтерские службы	Полный контроль за движением средств. Реализация необходимой менеджменту учетной политики. Оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей. Контроль за выполнением договоров, смет и планов. Контроль за финансовой дисциплиной. Отслеживание движения товарно-материальных потоков. Оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	Контроль за выполнением производственных заказов. Контроль за состоянием производственных мощностей. Контроль за технологической дисциплиной. Ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты). Оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	Контроль за продвижением новых товаров на рынок. Анализ рынка сбыта с целью его расширения. Ведение статистики продаж. Информационная поддержка политики цен и скидок. Использование базы стандартных писем для рассылки. Контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	Ведение баз данных товаров, продукции, услуг. Планирование сроков поставки и затрат на транспортировку. Оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки. Компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	Управление многозвенной структурой складов. Оперативный поиск товара (продукции) по складам. Оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения. Управление поступлениями с учетом контроля качества. Инвентаризация



Заключение

Таким образом, применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. В настоящее время наблюдается увеличение производительности компьютерной техники, развитие средств связи и телекоммуникационных сетей, совершенствуется комплексная система автоматизированного управления организацией. Экономическая деятельность и процесс управления любой организации связаны с реализацией основных функций управления (планирование, организация, учет, контроль и т. д.). В процессе реализации этих функций формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели с запланированными. Формулируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировке результатов. Передача информации и использование информационных технологий в управлении являются непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации, при этом особое значение приобретает оперативность и достоверность информации.



Список литературы

1. Исаев, Г.Н. Информационные технологии: учеб. пособие/ Г.Н. Исаев- М.:ОМЕГА-Л, 2012-464с.

2. Граничин О.Н. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие/ О.Н.граничин., В.И.Кияев -М. : Интернет-Университет Информационных технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008 - 336 с.

3. Боргено, Я. Я. Офисные технологии : учеб. пособие / Я. Я. Боргено, М. В. Кирсанова. - М.: Инфра-М, 2006 - 256 с.

4. Галенко, В. П. Менеджмент. Системы управления. Методология. Предпринимательство : учеб. / В. П. Галенко, А. И. Рахманов, О. А. Страхова. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2003-125с.

5. Глазунова, Н. И. Государственное (административное) управление : учеб. / Н. И. Глазунова. - М. : Проспект, 2006. - 560 с.

6. В. В. Галахов. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ТК Велби ; Проспект, 2005. - 456 с.

7. Информатизация менеджмента : учеб. / М. С. Клыкова, Э. С. Спиридонова. - М. : ЛКИ, 2008. - 584 с.

8. Панасенко, Ю. А. Документирование управленческой деятельности / Ю. А. Панасенко. - М. : РИОР, 2006. - 138 с.

9. Можаев, А. В. Административный менеджмент : учеб. пособие / А. В. Можаев, В. С. Мингалев. - М. : Гардарики, 2008. - 207 с.

10. Репин, В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, В. Г. Елиферов. - 5-е изд. - М. : Стандарты и качество, 2007.

11. Мазур, И. И. Корпоративный менеджмент : учеб. пособие для вузов / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро. - М. : Омега-Л, 2005.

12. Черников, Б. В. Информационные технологии управления : учеб. для вузов / Б .В. Черников. - М. : Форум, 2008. - 352 с.

13. Слиньков, В. Н. Свод документов административного делопроизводства в менеджменте бизнеса/ В. Н. Слиньков. - М. : КНТ, 2006. - 1248с.

14. Мескон, М. Х. Основы менеджмента : пер. с англ. / М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М. : Дело, 2005-500с.

15. Шеметов, П. В. Теория организации : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / П. В. Шеметов, С. В. Петухова. - 3-е изд., стер. - М. : Омега-Л, 2008. - 282с.

Размещено на Allbest.ru