Робота з аркушами книги. Робота з комірками електронної таблиці

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДЕПАРТАМЕНТ ОСВІТИ І НАУКИ КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

ДЕРЖАВНИЙ ПРОФЕСІЙНО-ТЕХНІЧНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

«ВОЛОДАРСЬКИЙ ПРОФЕСІЙНИЙ АГРАРНИЙ ЛІЦЕЙ»

Реферат

Тема: Робота з аркушами книги. Робота з комірками електронної таблиці.

Роздобудько Владислав

Викладач: Руденко Олександр Сергійович

Володарка 2014 р.

Зміст

Вступ

Загальні відомості про електронні таблиці

Основні можливості електронної таблиці MS Excel

Елементи інтерфейсу MS Excel

Робоча область електронної таблиці

Робота з книгами

Операції з аркушами книги

Введення і редагування даних електронної таблиці

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Широко відомо, що програмне забезпечення є необхідним доповненням до технічних засобів комп'ютера.

Перші комп'ютери створювалися для виконання математичних розрахунків. Незважаючи на те що сфера використання комп'ютерної техніки згодом значно розширилася, задачі, пов'язані з виконанням математичних розрахунків, залишаються однією з найважливіших областей застосування комп'ютерів. Створено спеціальні програми, що забезпечують швидке й надійне виконання розрахунків, - електронні таблиці (англ. Spreadsheets).

Назва цих програм пов'язана з тим, що користувач працює з таблицею, яка зберігається в пам'яті комп'ютера, - електронною таблицею.

Серед наявних програмних продуктів даної категорії вигідно виділяється програма фірми Microsoft для роботи з електронними таблицями під назвою Excel.

Можливості цієї потужної програми не вичерпуються традиційними для електронних таблиць функціями. Її можна використовувати як:

невелике настільне видавництво, ефективно оформлюючи наприклад, комерційні пропозиції, прайс-листи або нескладні рекламні буклети;

засоби аналізу та презентації даних, з допомогою яких в документах можна створювати діаграми, графіки, географічні карти;

зручний засіб для ведення баз даних, які створюються в Excel на основі звичайних списків;

середовище для розробки додатків на основі вбудованої мови програмування VBA (Visual Basic for Application).

Багато обрахунків, пов'язаних з повсякденною діяльністю людини, природно та зручно виконувати в табличному вигляді. До таких обчислень відносяться, наприклад, бухгалтерські розрахунки, розрахунки обороту матеріалів та продукції на заводі, товарів на складі, різноманітні інженерні та статистичні обрахунки та т.д. у вигляді таблиць можливо оформлювати ділові документи: рахунки, накладні, відомості та інше. Взагалі представлення даних у вигляді прямокутних таблиць є надзвичайно зручним та звичним.

Для оперування з табличними даними призначенні сучасні програми, що називаються електронні таблиці. Електронна таблиця - це матриця із рядків та стовпців, що утворюють окремі комірки. В ці комірки можуть записуватися дані (числа, текст, логічні змінні), а також формули, за якими відбуваються різноманітні обрахунки. В одні комірки дані вводяться, а в інших комірках вони обробляються за заданими формулами.

Одним із найвідоміших процесорів електронних таблиць є програма Excel, що входить до складу інтегрованого пакету Microsoft Office.

Загальні відомості про електронні таблиці

Прямокутні таблиці широко використовуються для впорядкованого зберігання даних і наочного представлення чисел або текстової інформації в багатьох галузях професійної діяльності людини. У таблиці може відображувати як вихідна (первинна) інформація, так і результати виконання арифметичних, логічних або інших операцій над вихідними даними. До появи комп'ютерів таблиці створювалися на папері у вигляді розграфлених листів або картотеки. Комп'ютери полегшили не лише відображення даних, але і їх обробку. Програми, використовувані для цієї мети, отримали назву табличних процесорів або електронних таблиць. Електронна таблиця, як і розграфлена на папері, розділена на стовпці(колонки, графи) і рядки, у комірках яких записана різного роду інформація: тексти, числа, формули і так далі

В даний час на ринку відомо велика кількість програм, що забезпечують зберігання і обробку табличних даних: Microsoft Excel, Lotus l-2-З, Quattro Pro та інші. Електронні таблиці розрізняються, в основному, набором виконуваних функцій і зручністю інтерфейсу. Більше 90% користувачів персональних комп'ютерів працюють з Microsoft Excel.

Microsoft Excel застосовується при вирішенні планово-економічних, фінансових, техніко-економічних і інженерних завдань, при виконанні бухгалтерського і банківського обліку, для статистичній обробці інформації, для аналізу даних і прогнозування проектів, при заповненні податкових декларацій.

Основні можливості електронних таблиць MS Excel

Електронні таблиці Excel дозволяють обробляти статистичну інформацію і представляти дані у вигляді графіків і діаграм. Їх можна використовувати і в повсякденному житті для обліку і аналізу витрачання грошових коштів: при щоденній покупці продуктів і господарських товарів, при оплаті рахунків і так далі.

Електронна таблиця має вигляд прямокутної матриці, розділеної на стовпці і рядки. У ній можуть зберігатися різні дані: тексти, числа, дати, результати виконання арифметичних, логічних або інших операцій над вихідною інформацією.

Можливість швидкого перерахунку даних під час введення нової інформації, розрахунку декількох варіантів вихідних даних полегшує моделювання різних ситуацій і вибір оптимального варіанту.

Електронні таблиці можна легко вставити в документ, складений в текстовому процесорі Word або іншому додатку Microsoft Office. Тісна інтеграція додатків, що входять в пакет, дозволяє підвищити ефективність роботи користувача, створювати професійно оформлені документи і використовувати можливості локальної і глобальної інформаційної мережі (World Wide Web) для колективної роботи і публікації даних.

Елементи інтерфейсу MS Excel

Кнопка виділення всіх комірок активної таблиці(аркуша) призначена для швидкого виділення всіх комірок таблиці з метою подальшого їх копіювання в інший аркуш чи видалення інформації.

Поле назви активної комірки подає ім`я та адресу активної клітинки в робочій книзі та слугує інструментом переходу до іншої комірки.

Рядок формул відтворює дані чи формули, що вводяться в комірку. Може й використовуватися як поле редагування вмісту комірки.

Заголовки колонок - кожна з 256 колонок робочої таблиці має заголовок - літеру від A до Z. Після графи Z йде графа АА, за якою - АВ, АС і т. ін. Після графи AZ йдуть графи ВА, ВВ і так до останньої графи, яка позначена ZZ. Для виділ ення всіх клітинок графи необхідно клацнути мишкою на її заголовку.

Заголовки рядків - кожний рядок робочої таблиці має заголовок, який позначається числом від 1 до багатьох. Для виділення всіх комірок рядка необхідно клацнути мишкою на заголовку рядка.

Ярлики аркушів(таблиць) - спеціальні позначки (імена) аркушів робочих таблиць. Робоча книга може мати довільну кількість аркушів, але кожен аркуш має своє ім`я, яке і відображене на аркуша.

Кнопки прокрутки ярликів аркушів дають змогу перегортати (прокручувати) аркуші робочих таблиць під час їх перегляду.

Робоча область електронної таблиці

Робоча область електронної таблиці складається з рядків і стовпців. Уздовж верхнього кордону таблиці видно заголовки стовпців , уздовж лівого кордону -- заголовки рядків . Кожен стовпець позначається однією або двома літерами латинського алфавіту, починаючи з А, В, С і так до літери Z, потім використовуються імена з двох літер АА, АВ ...AZ, ВА, ВВ і так далі до літер ZZ , кожен рядок -- числом -- 1, 2, 3, 4 і так далі. Та, що відображується на екрані комп'ютера робоча область є невеликою частиною електронної таблиці. Таблиця може містити до 256 стовпців і до 65536 рядків . Інформація, представлена в таблиці, зберігається у комірках(клітинках, вічках, чарунках), які утворюються на пересіченні рядків і стовпців. Активна комірка обведена рамкою , а заголовки рядка і стовпця активної комірки виділяються.

Аркуші та книги. Як первинний документ для зберігання і обробки даних Microsoft Excel використовує аркуш (лист, листок). Аркуші служать для організації і аналізу даних. Можна вводити і змінювати дані одночасно на декількох аркушах, а також виконувати обчислення на основі даних з декількох аркушів. Кожен аркуш має ім'я, яке наводиться на кнопці ярличка аркуша внизу вікна . Кількість аркушів в робочій книзі задається користувачем.

Імена аркушів відображуються на вкладках в нижній частині вікна книги. Для переходу з одного аркуша на іншій слід вибрати відповідну вкладку. Листи можна перейменовувати, вставляти, видаляти, переміщати або копіювати. Аркуш, в якому виконується робота, називається поточним.

Декілька листів об'єднують в книгу, яка грає роль папки--скоросшивача і є окремим файлом, використовуваним для обробки і зберігання даних. При роботі з декількома книгами одночасно кожна книга відкривається в новому вікні.

Аркуш книги може містити таблицю (тому Excel інколи називають «електронною таблицею»), діаграму, макроси тощо. Файл книги має розширення .xls . Вікно Excel може відображувати декілька вікон робочих книг, з якими можна одночасно працювати.

електронний таблиця книга інтерфейс

Робота з книгами

Основні дії з файлами виконуються за допомогою команд меню Файл або кнопок на стандартній панелі інструментів. Якщо при створенні нової книги використовується команда меню, а не кнопка на панелі, то Excel пропонує вибрати шаблон - уже готову книгу, як основу для створення нової. Зразки пропонованих шаблонів можна побачити в області перегляду вікна Создание документа. Коли який-небудь шаблон підходить для розв'язання задачі, необхідно виділити його і натиснути кнопку Да. Копія обраної книги буде відкрита у вікні Excel. Після створення книги її слід зберегти на диску командою Сохранить как при першому збереженні (або для зміни старого способу збереження) і командою Сохранить для збереження змін, внесених до вже існуючого документа. Діалогове вікно збереження файлу - стандартне. При виході з Excel чи закритті книги по команді Закрыть програма “нагадає” про необхідність зберегти результати роботи.

Команда Сохранить рабочую область використовується для збереження поточного стану Excel: усіх встановлених параметрів і розташування відкритих книг. Завдяки цьому завжди можна відновити робочу область у тому вигляді, в якому вона була на момент збереження.

Команда Сохранить в формате HTML запустить майстра Web-сторінок для перетворення даних і діаграм книги у формат HTML. У такому форматі книга може бути поміщена на Web-сторінку.

“Звичайна” книга Excel за замовчуванням має розширювання .xls. Робоча область запам'ятовується у файлі з розширенням .xlw. Якщо створено книгу, яку на далі використовуватимуть як шаблон, необхідно зберегти її як шаблон з розширенням .xlt. Кнопка Параметры у вікні збереження файлу дозволяє задати додаткові умови збереження: встановити режим створення резервної копії (копії файлу, що зберігається, але з розширенням .xlk) і задати паролі для захисту файлу на різних рівнях.

Вікно відкриття файлу також стандартне для Windows. Крім того, Excel “пам'ятає” основні чотири файли, з якими працювали, і виводить їх у нижній частині меню Файл, так що можна швидко відкрити кожний з них.

У вікні Excel можна відкрити стільки книг, скільки потрібно. Кожна наступна книга виводиться зверху останнього активного вікна і стає поточною. Для роботи з відкритими вікнами і швидкого переходу з одного вікна в інше зручно користуватися командами меню Окно. Нижня його частина містить список відкритих книг. Команда Окно>Расположить дозволяє обрати спосіб розміщення відкритих вікон на екрані так, щоб було зручно обмінюватися інформацією між книгами.

Іноді буває зручно мати на екрані кілька вікон для однієї і тієї ж книги, щоб одночасно працювати з декількома її частинами, розташованими далеко одна від одної. Для цього необхідно скористайтеся командою Окно>Новое, щоб створити додаткове вікно для поточної книги, а потім командою Окно>Расположить, щоб розмістити вікна у зручному порядку.

З аркушами поточної книги можна працювати як і з іншими об'єктами Excel, перетягуючи їх мишею або користуючись командами меню Правка, Вставка, Формат або контекстним меню їх ярличків.

Поточну книгу можна роздрукувати, настроївши, якщо потрібно, параметри сторінки, і навіть відправити електронною поштою. Команда Файл > Отправить запускає програму електронної пошти і вкладає в повідомлення поточну книгу.

Для додавання нового робочого аркуша в книгу необхідно клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вкладці з листами і вибрати команду “Додати” в контекстному меню. Після цього клацнути на ярлику “Лист” в діалоговому вікні “Вставка” і потім на кнопці “ОК”. Новий аркуш відобразиться зліва від поточного, на вкладці якого клацнули. Порядковий номер створеного аркуша буде на одиницю більше в поточній робочій книзі -- “Лист4”, “Лист5” і т.п.

В одній книзі можна добавити багато робочих аркушів.

Видалення аркушів. Для видалення робочого аркуша з книги, клацніть правою кнопкою миші на його вкладці і виберіть команду Видалити в контекстному меню, що з'явилося.



Размещено на http://www.allbest.ru/

В деяких книгах робочий аркуш зручніше заховати, а не видаляти. Такий підхід особливо ефективний для аркушів, що містять статичні дані, які обробляються формулами, що містяться на інших аркушах, і рідко редагуються. Після того, як аркуш був захований у інших користувачів не виникне бажання досліджувати (і, можливо, змінити) його дані. Щоб приховати аркуш, необхідно вибрати команду "Лист” > ”Скрыть” меню “Формат”.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Для відображення прихованого аркуша поточної книги викликається команда "Лист” > "Отобразить" меню "Формат".

Перейменування робочого аркуша. Заміна однотипних послідовних імен робочих аркушів (“Лист1”, “Лист2” і т.п.) більш наочними, наприклад "Прогноз об'єму продажів в 3-у кварталі", "Рекламні витрати" або "Основна таблиця", дозволить значно швидше орієнтуватися в робочій книзі. Для перейменування робочого аркуша, натисніть двічі на його вкладці (або клацніть на ній правою кнопкою миші і виберіть команду перейменувати). Введіть нове ім'я і натискуйте клавішу <Enter>.

Переміщення, копіювання, вставка і видалення робочих аркушів. У багатьох випадках найпростіший шлях створення робочої книги з декількома аркушами полягає в створенні першого аркуша і подальшому його копіюванні. Хоча у книзі, що створюється, вже є набір порожніх робочих аркушів, можна їх додавати, копіювати, видаляти і міняти місцями.

Для копіювання необхідно вказати на вкладку аркуша, який потрібно скопіювати, натиснути клавішу <Ctrl> і перетягнути покажчик миші вправо або вліво. В міру перетягування форма покажчика зміниться на маркер аркуша із знаком "плюс". Коли відпустити кнопку миші, Excel створить копію аркуша, що перетягується, привласнивши йому те ж ім'я з номером копії в дужках.

При копіюванні аркуша з даними усередині однієї робочої книги, або в іншу книгу Excel вирізає вміст комірок, довжина яких перевищує 255 символів.

Для переміщення аркуша всередині робочої книги, навести покажчик на його вкладку, клацнути і перемістити курсор, що видозмінився, до місця, що вказано чорним маркером, в якому потрібно розмістити аркуш. Хоча можна перемістити і розмістити робочі аркуші між книгами, ця операція набагато швидше і акуратніше виконується за допомогою контекстного меню.

Копіювання даних у суміжні комірки. Якщо комірки, в які виникає потреба скопіювати дані, є суміжними (сусідніми) для вихідних комірок, то копіювання можна виконати за допомогою маркера заповнення.

Для цього слід виділити вихідні комірки (область копіювання) і потім навести курсор миші на маркер заповнення. Курсор миші при цьому перетвориться в тонкий чорний хрестик. Після цього необхідно лівою кнопкою перемістити маркер заповнення в комірки, які потрібно заповнити вмістом вихідних комірок. При переміщуванні маркера область вставки буде виділятися на екрані товстим точковим пунктиром. Після відпущення кнопки миші програма скопіює у вказану область вставки дані із початкових комірок. Якщо до цього в області вставки були інші дані, то вони будуть заміщені новими даними.

Перенесення даних із однієї робочої книги в іншу. Поряд з операціями переміщення та копіювання даних в межах одного робочого аркуша Excel допускає аналогічні операції між різними листами однієї робочої книги та між різними робочими книгами.

Переміщення та копіювання на інший лист. Для переміщення даних на інший аркуш всередині однієї робочої книги можна скористатися операціями типу Drag and Drop:

виділити діапазон вихідних комірок та навеcти курсор миші на рамку діапазону, щоб курсор набув вигляду стрілки;

натиснути клавішу Alt та перетягнути контур діапазону, що переміщується, на ярлик потрібного аркуша. При цьому відкриється вказаний аркуш;

помістити контур діапазону на потрібне місце відкритого аркуша.

Аналогічним чином можна виконувати операції копіювання на інший аркуш, при цьому потрібно тримати натиснутими клавіші Ctrl та Alt.

Переміщення та копіювання в іншу робочу книгу. Для перенесення даних з однієї робочої книги в іншу потрібно використовувати буфер обміну. Діяти при цьому потрібно аналогічно тому, як переміщувати або копіювати дані через буфер обміну на одному аркуші. Виділивши область вихідних комірок, необхідно виконати команди Вырезать або Копировать. Після цього слід відкрити файл цільової книги та помістити дані із буферу в потрібне місце з допомогою команди Вставить.

Операції з аркушами книги

Основні операції, що виконуються з робочими листами, зібрані в контекстному меню, яке відкривається після клацання правою кнопкою миші вкладки аркуша. Воно містить команди: Додати (Insert), Видалити (Delete), Перейменувати (Rename), Перемістити/Скопіювати (Move or Copy), Виділити всі листи (Select All Sheets) і так далі Наприклад, аби задати типа аркуша, що вставляється: Аркуш (Worksheet), Діаграма (Chart), Макрос (MS Excel 4.0 Macro) і так далі, слід вибрати команду Додати (Insert) у контекстному меню і в діалоговому вікні Вставка двічі клацнути значок відповідного шаблону.

Команда Видалити (Delete) контекстного меню дозволяє прибрати поточний аркуш. Аби видалити декілька листів, виділите їх, утримуючи клавішу Ctrl, а потім виберіть вказану команду меню. За умовчанням всі листи книги пронумеровані, починаючи з одиниці. Аби полегшити запам'ятовування вмісту аркуша йому можна привласнити ім'я, наприклад, Список автомобілів. Перейменувати аркуш можна наступними способами:

· двічі клацнути ярличок аркуша і ввести з клавіатури нове ім'я;

· вибрати в меню Формат (Format) команду Аркуш (Sheet), Перейменувати (Rename);

· клацнути ярличок аркуша правою кнопкою, вибрати в контекстному меню команду Перейменувати (Rename) і ввести ім'я

Для переміщення аркушу мишею слід вказати на ярличок переміщуваного аркушу і, скориставшись технологією "drag-and-drop", перетягнути ярличок в нове положення. Під час перетягання покажчик має форму стрілки з аркушем паперу. Копіювання аркушу виконується так само, як і переміщення, при натиснутій клавіші Ctrl.

Введення і редагування даних електронних таблиць

Для введення даних у комірку слід спочатку її виділити клацанням миші. Адреса поточної комірки вказується в полі Ім'я (Name) . Символи можна вводити безпосередньо у комірку або в рядок формул. Місце введення даних показує курсор, що миготить. Закінчити введення даних у комірку потрібно клавішею Enter клавіатури чи кнопкою Введення (Enter) у рядку формул.

Редагувати вміст комірки можна декількома способами:

1. виділити комірку і редагувати її в рядку формул, перемістивши курсор на потрібне місце.

2. двічі клацнути комірку мишею або виділити комірку і натиснути клавішу F2. В цьому випадку редагування даних можна здійснювати безпосередньо у комірці або в рядку формул.

Завершивши редагування комірки, натискуйте клавішу Enter або кнопку Введення (Enter) у рядку формул.

Для відміни введення даних у комірку слід натиснути клавішу Esc або кнопку Відміна (Cancel) у рядку формул.

Прості прийоми редагування даних. До простих прийомів редагування даних, в першу чергу, слід віднести наступні:

· Повна заміна вмісту комірки. Якщо з'являється потреба замінити вміст комірки на нові дані, то потрібно виділити комірку та просто ввести в неї нові дані. Як тільки буде введено перший символ, попередній вміст комірки було видалений.

· Редагування в рядку формул. У випадку часткової зміни вмісту комірки можна скористатися рядком формул. Для цього виділяють потрібну комірку та переміщують курсор в текстове поле рядка формул, клацнувши по ньому мишею. Редагують запис в рядку формул звичайними методами набору та редагування тексту. Редагування всередині комірки. Щоб внести зміни безпосередньо в саму комірку, слід двічі клацнути мишею по комірці - при цьому виділиться весь запис. Якщо клацнути ще раз, в комірці з'явиться курсор. Ці дві операції можна замінити виділенням комірки та наступним натискуванням кнопки F2.

Поки курсор знаходиться в комірці, що редагується (або в рядку формул), можна відмінити внесенні зміни. Для цього можна натиснути клавішу Esc, або кнопку Отменить на панелі інструментів, або кнопку із значком “ы” в рядку формул. Завершується редагування вмісту комірки натискуванням на клавішу Enter.

За замовчуванням редагування відбувається в режимі вставка. Режим заміни вмикається клавішею Ins, при цьому в рядку стану з'являється індикатор ЗАМ. Зворотній перехід в режим вставки відбувається при повторному натискуванні Ins.

Коли зміни вносяться у велику кількість комірок, корисним може стати повноекраний режим, який встановлюється через меню Вид > Во весь екран. В цьому режимі не відображуються панелі інструментів та панелі інтерфейсу Windows. Повернення у звичайний режим відображення відбувається повторною командою Вид > Во весь екран.

Виділення об'єктів. Досить часто виникає потреба працювати не з однією коміркою, а з певною групою (групами) комірок, так званим блоком. Блок виділяється “протягуванням” по ньому мишею. Можна виділити одну з кутових комірок блока, а потім скористатися комбінаціями клавіші Shift із клавішами >, <, ^, v для виділення всього блока.

Ще один спосіб виділення блока - клацнути на одній з кутових комірок, а потім на протилежній по діагоналі, утримуючи при другому клацанні натиснутою клавішу Shift.

Часто потрібно виконати дію не з одним, а з кількома блоками. Виділивши один з них, при виділенні кожного з наступних утримувати натиснутою клавішу Ctrl.

Для виділення цілого стовпця чи рядка необхідно клацнути на його імені. Для виділення діапазону або групи діапазонів стовпців чи рядків використовують ті ж способи, що і для виділення блока: протягування миші по діапазону; клацання на одній із меж діапазону, а потім на другій з натиснутою клавішею Shift; утримання клавіші Ctrl при виділенні кожного наступного діапазону.

Для виділення всіх комірок аркуша потрібно клацнути на кнопці, розташованій в його лівому верхньому куті.

Видалення комірок, рядків та стовпців. Щоб видалити комірку, потрібно клацнути мишею по цій комірці та виконати команду меню Правка > Удалить. В діалоговому вікні, що з'явиться, необхідно вказати напрям сусідніх комірок (вліво або вверх), використовуючи два верхніх перемикача. Ці комірки після видалення заповнять місце, що звільнилося. В цьому ж діалозі одним з перемикачів можна задати команду на видалення рядка або стовпця, в яких знаходиться поточна комірка. При видалені рядків місце, що звільнилося, заповнюється розташованими нижче рядками, а при видалені стовпців на їх місце зміщуються стовпці, розташовані правіше.

Вставка комірок, рядків та стовпців. В таблиці можна вставити пусті комірки, рядки та стовпці. При цьому потрібно користуватися наступними правилами.

· Вставка пустих комірок. Спершу виділяється діапазон, в який слід помістити нові комірки. Його розмір буде визначатися кількістю комірок, що вставляється. Ввійшовши в меню Вставка > Ячейки в діалоговому вікні Добавление ячеек, необхідно вибрати напрям зрушення комірок (вправо або вниз).

· Вставка рядка. Для вставки одного рядка потрібно виділити довільну комірку в рядку, над якою потрібно вставити нову. Потім в меню Вставка вибрати команду Строки. Для вставки декількох рядків потрібно виділити декілька рядків, що розташовані вище, за кількістю вставки нових та виконати команду Вставка > Строка.

· Вставка стовпця. Щоб вставити один стовпчик, необхідно клацнути по комірці в стовпцю, зліва від якого повинен знаходитися новий, та виконати команду Вставка > Столбцы. Для вставки декількох стовпців потрібно виділити стовпці, з правого боку яких потрібно розмістити нові стовпці. Кількість виділених стовпців повинна співпадати з кількістю стовпців, що вставляються.

Виділення в Excel використовується перед виконанням таких операцій, як копіювання, переміщення, видалення, форматування. Можна виділити одну або декілька комірок, рядків, стовпців, листів або книг-файлів. Для виділення можна використовувати мишу, команди меню або клавіатуру.

Виділена комірка є активною. У неї можна вводити дані. Довкола виділеної комірки, групи комірок чи діапазону видно чорну рамку. Виділення відміняється при подальшому клацанні миші поза місцем виділення або при натисненні на клавішу управління курсором.

Діапазон утворюється двома або більш комірками аркушу. Відповідно сукупність двох або більш виділених комірок або діапазонів, які не граничать один з одним, називають несуміжним діапазоном. Зазвичай як діапазон розглядається прямокутна область, що містить комірки декількох стовпців і рядків. Активна комірка виділеного діапазону має білий фон, решту - відрізняються кольором.

Діапазон комірок можна виділити декількома способами: як за допомогою мишки та і клавішами клавіатури(задіявши для цього клавішу SHIFT) . Для виділення несуміжніх діапазонів може ще й знадобитися клавіша CTRL.

Для виділення всього рядка слід клацнути по його заголовку або встановити в ньому курсор і натиснути клавіші Shift+Space. Аналогічно для виділення стовпця. Для виділення групи рядків або стовпців треба переміститися по їх заголовках, утримуючи кнопку миші.

Для виділення цілого аркуша слід натиснути кнопку, яка розташована в лівому верхньому кутку аркуша на пересіченні заголовків рядків і стовпців.

Копіювання та переміщення вмісту комірок. Виконання операцій копіювання та переміщення вмісту комірок в Excel подібне до виконання таких операцій у інших додатках OS Windows, бо здійснюються вони як з використанням буферу обміну та і за допомогою технології "drag-and-drop". Хоча й існує ряд специфічних особливостей.

Так при використанні технології "drag-and-drop" слід "хватати" комірку чи виділений діапазон за границю виділеного.

При копіюванні/переміщенні діапазону комірок з використанням класичної технології після занесення інформації в буфер обміну результат можна витягати як у діапазон таких же розмірів, що й вихідний , так і у ліву верхню комірку нового діапазону. У цій технології корисним буває використання команди Вставка спеціальна замість простої Вставки . Це, наприклад, дозволяє вставити в комірки не всю інформацію з буферу обміну, а лише щось специфічне: пораховані значення замість формул, лише формули, лише формати відображень вмісту комірок тощо. Подібну ж можливість можна отримати, коли використовувати технологію "drag-and-drop" з натиснутою правою кнопкою миші (а не лівою).

Часто зручним є використання маркеру заповнення при копіюванні вмісту комірок. Маркер заповнення - це малий чорний квадрат у правому нижньому куті виділеного діапазону. Якщо навести на нього вказівник миші , вказівник перетвориться на чорний хрест. Якщо перетягнути маркер на сусідні комірки, то вони стануть виділеними і дані будуть скопійовані на весь діапазон. Якщо вихідні дані можуть бути продовженими у вигляді ряду , наприклад числа , дати тощо, то їх копіювання за допомогою маркера заповнення приведе до приросту значень в межах виділеного діапазону. Це буває дуже зручним, коли потрібно пронумерувати номери рядків в електронному документі чи заповнити значення аргументу для знаходження табличних значень певної функції. У разі ж , коли такий приріст не є потрібним, при копіюванні вмісту комірок за допомогою маркеру заповнення повинна бути нажатою клавіша CTRL.

Форматування комірок. Команда Формат комірок є в контекстному меню виділеної комірки чи діапазону. Подібна команда є і в гілці програмного меню Формат. На відміну від Редагування,Форматування - це зміна зовнішнього вигляду об"єкту (комірки) без зміни його інформаційного наповнення(даних).

Діалогове вікно, що дозволяє проводити операції форматування комірок складається з 6-ти підвікон(вкладок), що мають назви Число, Вирівнювання, Шрифт, Обвідні лінії, Заливка і Захист, доступ до яких здійснюється через ярлики.

Форматування чисел. Числовий формат визначає спосіб відображення числа на екрані, наприклад, кількість знаків після коми, позначення негативного числа і так далі Незалежно від вибраного формату число зберігається з точністю до 15 значущих розрядів, останні розряди перетворяться в нулі.

Дуже маленькі і дуже великі числа відображуються в експоненціальній формі, тобто у вигляді числа від 1 до 10 перед символом Е і позитивній або негативній мірі числа 10. Наприклад, число 0,00000000034 при недостатній ширині стовпця може відображуватися як 3,4Е-10, тобто 3,4 умножиться на 10 в мірі -- 10, число 2,3х10¹³ може набрати вигляду 2,ЗЕ+13.

Як правило, Excel самостійно вибирає формат даних, що вводяться. Проте для правильного розпізнавання інформації у ряді випадків необхідно задати формат даних, що вводяться.

Вирівнювання. Горизонтальне і вертикальне вирівнювання тексту і чисел у комірках здійснюється за допомогою вкладки Вирівнювання (Alignment). Можливість розташувати вміст комірок не лише горизонтально, але під заданим кутом дозволяє звільнити більше місця для перегляду даних. При зміні вирівнювання тип даних залишається тим самим.

У випадаючому списку, що задає режим розташування по горизонталі можна вибрати один з наступних елементів:

§ за значенням (General) -- параметр вирівнювання вмісту комірки, використовуваний за замовчунням. Коли встановлений цей параметр Excel вирівнює текст по лівому краю, числа -- по правому;

§ по лівому краю (відступ) (Left (Indent)) -- вміст комірки вирівнюється по лівому краю ;

§ по центру (Center) -- вміст комірки вирівнюється по центру ;

§ по правому краю (Right) -- вміст комірки вирівнюється по правому краю ;

§ із заповненням (Fill) дозволяє заповнити вічко символами, що повторюються, які знаходилися у комірці на момент вибору ;

§ по ширині (Justify) -- вміст комірки вирівнюється по лівому і правому краю. У випадку, якщо текст не поміщається по ширині в одному рядку, то він розбивається на декілька рядків ;

§ по центру виділення (Center across selection) -- вміст комірки центрується не лише по центру самої комірки , але і по центру виділеного діапазону, що дозволяє вирівняти заголовки. Необхідний діапазон має бути виділений до вибору команди і вибору елементу списку .

У випадаючому списку, що задає режим розташування по вертикалі можна вибрати один з наступних елементів:

§ по верхньому краю (Тор) -- вміст комірки вирівнюється по верхньому краю комірки ;

§ по центру (Center) --вміст комірки вирівнюється по центру вічка;

§ по нижньому краю (Bottom) -- вміст комірки вирівнюється по нижньому краю комірки ;

§ по висоті (Justify) -- вміст комірки вирівнюється по верхньому і нижньому краях вічка. Якщо текст не поміщається у комірку її висота автоматично збільшується для його розміщення. У рамці Відображення (Text control) можна встановити наступні прапорці:

· переносити по словах (Wrap text) -- дозволяє відображувати дані у вічку в декількох рядків, якщо у вічку видно не всі дані. Це дає можливість не міняти ширину стовпця або розмір шрифту . Слід відзначити, що можна не встановлювати цей прапорець, а для розділення тексту на окремі рядки в місці розташування курсору, натискувати комбінацію клавіш Alt+Enter;

· об'єднання комірок (Merge cells) -- дозволяє об'єднати дві або більше комірок виділеного діапазону в одну ;

· автопідбір ширини (Shrink to fit) -- забезпечує зменшення розмірів символів шрифту так, щоб вміст комірки уміщався в стовпці ;. При зміні ширини стовпця розмір символів змінюється автоматично.

Дані в стовпці часто займають значно менше місця, ніж заголовок стовпця. Аби не створювати невиправдано широкі стовпці і не використовувати скорочення в заголовках стовпців, можна обернути текст, задавши в групі Орієнтація (Orientation) розташування тексту у вічках під кутом до горизонталі . Кут повороту задається в полі градусів (Degrees)або переміщенням до необхідного значення стрілки після слова Напис (Text).

Форматування символів - це надання ім властивостей за допомогою елементів управління з вкладки Шрифт(Font).Серед цих властивостей є

a. назва шрифта(Arial, Times New Roman тощо);

b. стиль (звичайний, курсив, напівжирний тощо);

c. розмір (у відносних одиницях - кегликах) ;

d. тип лінії підкреслення;

e. колір;

f. ефекти.

Обвідні лінії у комірках допомагають наочніше оформити створюваний документ. Для цього в групі Лінія(Line) вкладки Обвідні лінії(Border) потрібно вибрати варіант лінії та її колір.

У групі Все (Presets) можна відмовитися від проведення кордону, вибравши ні (None)або провести лінії: зовнішні (Outline), внутрішні (Inside).

У групі Окремі (Border) клацанням миші по кнопкам ліній модна провести або зняти відповідні лінії вибраного діапазону. Наприклад, аби провести лівий кордон, що обкреслює блок, слід натиснути кнопку із зображенням цієї лінії. Подібним чином можна провести і діагональні лінії. Поле у центрі цієї групи є як індикатором так і інструментом проведення ліній.

Вибір узору та кольору фону комірок. Для наочнішого оформлення даних можна для комірок використовувати різні кольори фону і узори. Для цього слугує вкладка Узори (Patterns). У списку, що розкривається Узор (Pattern) можна вибрати шаблон узору комірок чи колір фону. Колір мож на вибрати і зразу у групі Колір(Color). У рамці Зразок (Sample)демонструється зовнішній вигляд комірки після вибору всіх параметрів.

Форматування рядка дозволяє змінити її висоту або приховати, форматування стовпця -- змінити його ширину або приховати. Форматування рядка і стовпця здійснюють для забезпечення кращого вигляду таблиці, її заголовків та для виділення підсумкових результатів. Змінити висоту рядків та ширину стовпців можна як за допомогою миші чи за допомогою команд меню програми Excel.

Для зміни висоти рядка/ширини стовпця за допомогою миші потрібно встановити курсор на нижню/праву лінію сітки в полі заголовків рядків/стовпців. Курсор набере вигляду перехрестя із стрілками, направленими в протилежні сторони. Далі, утримуючи натисненою кнопку миші, слід перемістити границю заголовку до набуття рядком/стовпцем необхідного розміру. Для зміни розмірів декількох (усіх) рядків/стовбців потрібно їх виділити і міняти розмір у одному з виділених рядків/стовпців.

Розміри виділених рядків/стовпців можна встановити і в діалоговому вікні, що відкриваються при виконанні команди Формат/Рядок/Висота (/Формат/Стовпець/Ширина), задавши їх у пунктах від 0 до 409,5 (пункт позначається літерами pt, 1 pt = 0,352мм = 1/72 дюйми).При нульовому значенні висоти/ширини рядок/стовпець стає прихованим.

Не показування певних рядків чи стовпців іноді є потрібним аби приховати дані на екрані і при друці чи звільнити місце на екрані для відображення сусідніх частин таблиці. Для приховування/відображення рядків можна скористатися командою /Формат/Рядок/Сховати(Hide) та /Формат/Рядок/Відобразити(UnHide). Існує подібна команда і для стовпців.

Висновок

Електронні таблиці Microsoft Excel мають розвинуті засоби роботи з числовою інформацією. Дана програма дуже проста й ефективна в роботі. Використовуючи її, і натискаючи клавіші або працюючи з “мишею” можна дуже швидко й ефективно виконувати не тільки саму трудомістку роботу, але й автоматизувати легку щоденну. До найбільш корисних і ефективних функцій Excel варто віднести: автозаповнення, автозаміну, формули та вбудовані функції, сортування, фільтрацію, створення діаграм та запитів, прогнозування рішень та ін. У сукупності ці функції здатні не тільки полегшити роботу з електронними таблицями, але і відчутно скоротити час трудомістких обрахунків та аналізу даних.

Електронні таблиці Microsoft Excel - незамінний помічник у щоденній роботі. Вони відрізняється від інших зручністю роботи; легкістю в освоєнні, з яким справиться і починаючий користувач; різноманіттям корисних у щоденній роботі функцій і прийомів роботи.

Список використаної літератури

Гаевский А.Ю. Самоучитель работы в Microsoft Office: Word 97/2000, Excel 97/2000, Электронная почта.- К.: А.С.К., 2001. - 480 с.: ил.

Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: краткий курс. - СПб.: Издательство “Питер”, 2000. - 228 с.: ил.

Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики. За ред. Мадзігона В.М. - К.:Фенікс, 1997.-304с.

Спірін О.М. Практична інформатика: 2-ге видання, перероблене і доповнене. Методичний посібник.- Житомир: Поліграфічний центр ЖДПУ, 2001.-176с., іл.

Пасько В., Колесников А. Самоучитель работы на персональном компьютере. - К.: Издательская группа BHV, 2001. - 656 с., ил.

Размещено на Allbest.ru