Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по дисциплине: Базы данных

Тема: Система баз данных MS Access

Содержание

Введение

1. Концепция Access

1.1 Отличия между электронными таблицами Excel и СУБД Access

1.2 Интерфейс Access

1.3 Основные понятия

1.4 Создание новой базы данных в Access

2. Таблицы

2.1 Ключ и создание первичного ключа

2.2 Управление отношениями и индексация таблиц

2.3 Управление таблицами

3. Формы

Заключение

Глоссарий

Список использованных источников

Список сокращений

Приложения

Введение access компьютерный информационный

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности. База данных -- зто средство накопления и организации больших масивов информации об объектах некоторой предметной области (ПО). БД должна отображать текущие данные о предметной области, накапливать, хранить информацию и предоставлять различным категориям пользователей быстрый доступ к данным.Для этого данные в базе должны быть структурированы в соответствии с некоторой моделью, отражающей основные объекты ПО, свойства и некоторые концептуальные связи между ними.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживаниое ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных

Одно из основных назначений СУБД - поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты - идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в состав повсеместно распространенного семейства офисных приложений Microsoft Office ХР . Microsoft Access является одной из самых распространенных настольных настольных приложений для раблоты с базами данных. Access обладает довольно широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных, а так же обеспечивает высокую скорость разработки приложений.

Microsoft Access имеет ряд возможностей, таких как умение сводить информацию из таких источников как, текстовые файлы, электронные таблицы, другие базы данных. Может представлять данные в удобном виде с использованием таблиц, отчетов, диаграмм, интеграция с другими компонентами Microsoft Office. Эта программа поможет упорядочить и организовать данные, сможет помочь пользоваться разнообразной информацией. В данной курсовой работе примеры подобраны таким образом , чтобы пояснить решение наиболее часто встречающихся задач, которые могут возникнуть у пользователя Access. Достоинством программы является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, что позволяет создавать базу данных и разрабатывать простые и сложные приложения. Microsoft Access -- это тот инструмент, который может удовлетворить потребности различных видов пользователей: от начинающего пользователя до опытного программиста.

В настоящей работе, в основном , будут использованы фрагменты двух версий вышеуказанной программы, за теоретическую основу взята Microsoft Access 2002, роль практической поддержки выполняет версия этой же программы за 2007 год. Так же Обсуждается создание и редактирование таблиц, отчетов, запросов и форм в режимах просмотра. Рассматриваются отношения между таблицами , обеспечение целостности данных, свойства таблиц и столбцов , шаблоны ввода, индексы, первичные и вторичные ключи, автоматическое редактирование данных.

Целью работы является изучить базы данных средствами Microsoft Access для решения информационных и других задач.

1. Концепция Access

1.1 Отличия между электронными таблицами Excel и СУБД Access

На взгляд простого пользователя СУБД Access схожа по возможностям и назначению на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Но на самом деле между этими приложениями существуют существенные отличия.

Например: работая с таблицей Excel можно в ячейку таблицы внести любую информацию, то есть на рабочем листе можно разместить и таблицу , и рисунок, и текст. В один столбец могут вноситься разные данные. Таблица в Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, следовательно нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов. Access позволяет вводить данные в таблицы и контролировать правальность вводимых данных, установив правила проверки прямо на уровне таблицы.

Таким образом как-бы не были введены данные (прямо в таблицу, через экранную форму, на странице доступа к данным), Access не сохранит в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам. С таблицами Excel удобно работать, когда они содержат небольшое количество строк. В отличие от подобной ситуации, таблицы баз данных могут включать в себя большое количество записей, обеспечивая удобные способы извлечения из этого множества необходимой информации. Если хранить необходимые данные в документах Word и электронных таблицах, то при увеличении объема информации можно запутаться в немалом количестве файлов.

В свою очередь Access позволяет хранить все данные одним файлом и осуществлять доступ к данным постранично. Так же можно отметить что в Access возможно создание связей между таблицами, это позволяет использовать данные из разных таблиц, при этом для юзера они будут представлены одной таблицей, в свою очередь реализовать нечто подобное с помощью электронных таблиц сложно.

Устанавливая связи мужду отдельными таблицами Access избегает ненужного дублирования данных, экономит память компьютера и увеличивает точность и скорость обработки информации. Для осуществления подобных действий таблицы, которые содержат повторяющиеся данные, разбивают на несколько таблиц. Excel позволяет работать нескольким людям с одним документом , но эти возможности весьиа ограничены, а в свою очередь Аccess может поддерживать одновременную работу с базой пятдесят пользователей и гарантировано, что все пользователи будут работать с актуальными данными.

Aссess имеет развитую систему защиты от нежелательного, несанкционированного доступа, позволяющая каждому пользователю или группе видеть и изменять исключительно те объекты , на которые ему выданы права администратором, например можно запретить к использованию некоторых команд из меню, изменение в данных таблицах или формах, открытие определеннях форм Картыгин С.А Access 2000. Руководство пользователя с примерами. М.: Лаболатория базовых знаний, 2000. 136 с.. Электронные таблицы могут позволить защитить данные паролем или разрещить просмотр данных, но все же эти средства значительно проще.

СУБД Access применяется тогда, когда прикладная задача требует обработки и хранения разнообразной информации о большом количестве объектов и дает возможность многопользовательского режима. Послужить примером может задача ведения учета склада , таблицы Excel могут быть удобным средством хранения ограниченного количества данных таблиц с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Как правило, документы Excel предназначаются для индивидуального пользования.

1.2 Интерфейс Аccess

Открыв Access в первый раз, можно увидеть интерфейс, который предоставляет три способа дальнейших действий: можно либо выбрать шаблон для создания новой базы данных, создать её с нуля или открыть существующую базу данных.

На (рис 1.1) показано начальное окно Access. В ее центральной панели выделена пиктограмма Новая база данных. Под ней расположена область с пояснительными надписями и гиперссылками, щелкая по которым можно загрузить дополнительные шаблоны.

Если нужно открыть базу данных, которая уже сущесвует, нужно щелкнуть на ее имени, приведенном на правой панели. База данных будет открыта и ее компоненты будут перечислены на левой панели. В том случае если в списке на правой панели нужной базы данных нет, значит, что опа еще не была открыта. В такой ситуации необходимо щелкнуть на большой круглой кнопке, которая распологается в левом верхнем углу приложения Access. Откроется меню быстрого доступа (рис. 1.2). Далее требуется щелкнуть на элементе Открыть. Затем в открывшемся диалоговом окне нужно найти необходимую базу данных и дважды щелкнуть на ее имени.

При открытии существующей базы данных окно Access изменяется, предоставляя ленту с четырьмя вкладками (рис.1.3). Лента располагается над рабочей областью. А на левой панели находится списки компонентов базы данных.

Когда не открыт ни один компонент, то большинство инструментов, расположенных на ленте, затенено, то есть недоступно. Инструмент становится доступным, только когда пользователь то, для чего данный инструмент можно применить. Например, пока не открыта таблица или другой компонент, содержащий текст инструмент Шрифт недоступен.



Рис 1.1 Начальное окно Access

Рис 1.2 Меню быстрого доступа



Рис 1.3 Четыре вкладки выведены, даже если не открыт ни один компонент базы данных

Инструменты, предназначенные для создания новых компонентов, расположены во вкладке Создание. После открытия отчета, таблицы, формы или запроса становятся доступными инструменты, с помощью которых выполняют операции над открытым компонентом Информатика: Базовый курс. С.В. Симонович и др. СПб.: Питер. 2002.с 58 . Для активизации вкладки ленты необходимо щелкнуть на ее имени. Активная вкладка выделена другим цветом.

Кнопки подразделяются на две категории:

- кнопки, при нажатии на которые нечто происходит: запускается диалоговое окно и мастер, вносятся определенные изменения в таблицу, запрос, форму или отчет.

- Кнопки, при нажатии на которые раскрывается меню или список. Подобная категория подразделяется на две подкатегории, такие как кнопки с раскрывающимися списками, то есть на кнопке этого типа с правой стороны присутствует маленький треугольник, направленный вниз и при нажатии на треугольнике раскрывается список. Следующим подвидом являются кнопки на которых изображен маленький треугольник снизу. Если нажать в любом месте кнопки, раскрывается меню. Но отличие между меню и раскрывающимися списками довольно небольшое. В некоторых кнопках треугольник расположен справа.

В Access 2007, в отличие от предыдущих версий, нет меню Файл, которое содержало следующие команды: Сохранение, Печать, Открытие и Закрытие. Но в Office 2007 есть эквивалентные команды. Вместо меню Файл используется меню быстрого доступа, это большая круглая кнопка в левом верхнем углу приложения. Справа от большой круглой кнопки располагается панель быстрого доступа и там можно расположить наиболее испольуемые команды. Графическая Access предотавляет различные инструменты в зависимости от рабочей области. Подобные инструменты называются контекстно-чувствительными, так как они зависят от контекста, то есть от ситуации в приложении.

К основным пяти вкладкам добавляются дополнительные вкладки в зависимости от того, с каким компонентом выполняется работа. Если отчет открыт, то после вкладки работа с базами данных выводятся дополнительные вкладки: Формат и Упорядочить. Если открыта форма добавляются: Конструктор и Упорядочить.

В любом современном прниложении есть средства, позволяющие пользователю настраивать интерфейс: перемещать панели инструментов, изменять цвета, добавлять и удалять кнопки. В графическом интерфейсе Access 2007 можно перемещать панель быстрого доступа, копировать кнопки на панельбыстрого доступа, копировать кнопки с вкладок, изменять размер ленты, удалять ее с экрана, настраивать строку состояния, управлять подсказками.

1.3 Основные понятия

Базы данных -- это совокупность сведений (о процессах, явлениях, каких-то событиях и т.д.), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, что бы обеспечить удобное преставление этой совокупности как вцелом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц. Таблица состоит из строк и столбцов.

Столбцы используют для систематизации данных. В каждом столбце находится параметр, характеризующий объект. При пересечении столбца и строки образуется поле. Поле- место для хранения порции данных. Поля необходимо сопоставлять другс другом. Их объединяет Запись. Например, если в таблице хранится информация о двух людях, то она хранится в двух записях В каждой записи находится информация об одном человеке. Набор записей составляет таблицу. Нахождение данных в каждой записи определяется последовательностью столбцов таблицы. Каждая таблица содержит информацию об объетах определенного типа.

Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, документе, клиенте, товаре), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов -- атрибуты (например, адреса и номера телефонов клиентов, цена товара). Строки таблицы называют записями. Все записи состоят из полей, в которых записаны атрибуты объекта. В каждом поле содержится одна характеристика объекта Новиков Ф. А., Яценко А.Д. Microsoft Office 2000 в целом. Спб.: БВХ, 1999. 432 с . Поле имеет строго определенный тип данных ( например, число,строка текста, дата). Для хранения данных в Access существуют десять типов столбцов:

- Текстовый. Зде6сь можно хранить до 255 символов -- цифр, букв, знаков припинания и т.д. Числа в текстовых полях не являются числами. Эхто последовательность числ.

- Числовой. Поле содержит одно число, причем только одно. Над числами можно проводить вычислительные действия (вычитать, умножать, делить, суммировать). Если в одном поле написано несколько цифр, то выполнять эти действия нельзя.

- Дата/Время. В поле хранится дата или время, либо и то и другое вместе. Это поле используют для хранения информации о днях рождениях, датах исполнения заказов и т.д.

- Поле МЕМО. В этом поле может сожержаться до 64 000 символов. Здесь хранят описания, прмечания и другие текстовые данные.

- Счетчик. Когда осуществляется добавление новой записи Access в таблицу, он автоматически записывает ее номер в поле Счетчик. Таким образом обеспечивается уникальность каждой записи. Это поле можно использовать в таблице, пользователем базы данных не придется проставлять номера вручную, за них автоматически это сделает Access.

- Денежный. Так как денежные операции требуют особой аккуратности в Access встроены процедуры выполняющие их с соблюдением всех правил.

- Логический. Поле данного типа содержит одно из двух значений: истина или ложь, да или нет, включено или выключено, ноль или один.

- Гиперссылка.благодаря гиперссылкам базы данных Access подключенные к сети могут применяться для обращения к другим источникам информации.

- Объект OLE. Объект OLE внедрен в таблицу и программа Access увидит, что это такое и правиьно выберет программу для обработки объекта.

- Вложение.

Для работы с данными используют системы упрвления базами данных. Основными функциями СУБД являются: определение данных, обработка данных и управление ими.

Для того, что бы занести данные в таблицы необходимо определить структуру этих таблиц. Это означает не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик, таких как формат, критерии проверки вводимых данных. Так же задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяют по совпадению значений полей в различных таблицах. Например, связь между клиентами и заказами будет определяться отношением «один-ко-многим» поскольку одной записи в таблице, которая содержит сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице, отображающей заказы этих клиентов. Если рассмотреть отношение между учителями и уроками, которые они проводят, то это отношение будет будет «многие-ко-многим», так как один учитель может проводить несколько уроков, но один урок может проводится несколькими учителями. Существует еще один тип связей между таблицами - «один-к-одному». Этот тип встречается значительно реже. Это происходит, как правило, в двух ситуациях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов распределяются по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для какго-то количества записей в таблице, в этом случае создают отдельную таблицу для дополнительных атрибутов. Она связывается отношением «один-к-одному» с основной таблицей.

Каждая СУБД дает возможность выполнить четыре простые операции с данными:

- удалять из таблицы одну или несколько записей;

- добавлять в таблицу одну или несколько записей;

- обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

- находить одну или несколько записей, которые удовлетворяют заданному условию.

Для исполнения этих операций используют механизм запросов. Результат выполнения запроса -- отобранное по определенным критериям множество записей или изменения в таблицах. Запросы к базе необходимо формировать на определенном языке -- языке структурированых запросов (SQL - Structured Query Language).

Последняя функция СУБД -- это управление данными. Под управлением данными понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение полноты и согласованности данных. Функция от несанкционированного доступа позволяет конкретному пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть и менять, не позволяя работать с одними и теми же данными, что и другие пользватели. Средства обеспечения согласованности ицелостности данных не позволят выплнить те изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными.

1.4 Создание новой базы данных в Access

В Access есть инструменты, которые предназначены для построения простых баз данных. Они называются Мастера. Сначала рассмотрим создание базы данных вручную. Необходимо выполнить следующие действия:

1. Запустить приложение Access

2. Щелкнуть на пиктограмме Новая база данных.

3. Ввести имя базы данных.

4. Если необходимо сохранить новую базу данных в другом каталоге, щелкнуть на пиктограмме, расположеной справа от имени файла и выбрать нужный каталог.

5. Нажать кнопку Создать Харбрейкен Д. Изучи Microsoft Access 2002 за 10 минут: Пер. С англ. М.: Вильяме, 2002. 126 с..

Будет создана новая база данных и открыта таблица с именем Таблица 1(Рис. 1.4).

В таблице существует столбец Код (ID). В негоавтоматически добавляются идентификационные номера (ИД) записей таблицы присоздании новых записей. Это обеспечивает уникальность каждой записи. При создании других таблиц, установлении между ними отношений, столбец ИД будет играть роль первичного ключа. Ключ -- это столбец, которы связывает между собой две таблицы реляционной базы данных Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы Данных: Учеб. Для вузов. 2-е изд. Спб.: КОРОНА принт, 2002. 344 с. Значения ключевых полей, совпадающих в двух таблицах, идентифицируют отношения между записями в разных таблицах.

Рис. 1.4 Новая база данных

2. Таблицы

2.1 Ключ и создание первичного ключа

Как упоминалось выше, ключ необходим для идентификации записей в таблице. В качестве первичного ключа чаще всего используют одно поле. Бывают ситуации, когда используют несколько полей. В этом случае ключ называют многостолбцовым. Каждая таблица должна имень первичный ключ, так как он позволяет различать записи. Для того, что бы Access быстрее находил нужную запись, таблицы сортируются по значениям первичного ключа. Без первичного ключа поиск нужной записи может не только замедлиться, но и усложниться. При наличии первичных ключей Access применяет стандартный поиск, который обладает высокой эффективностью, он выбирает и сопоставляет номера клиентов из таблиц. В том случае если у клиентов нет номеров, Access придется сопоставить текстовые фрагменты, а не их числовые значения.

Первичные ключи должны подчиняться определенным правилам: Access безразлично где в таблице распологается столбец первичного ключа, он может быть как первым, последним, так и закопанным глубоко внутри списка столбцов. Таким образом, лучше всегда располагать столбец первичного ключа первым, это упростит настройку отношений между таблицами. Следующим правилом является Значение по умолчанию. Программа Access автоматически добавляет столбец первичного ключа в таблицу, а в него значение по умолчанию. При создании новой таблицы без первичного ключа в конструкторе Access автоматически добавляет столбец первичного ключа при сохранении таблицы. Программа Access присваевает столбцу первичного ключа имя или тип, для того что бы , можно было увидеть , что это за столбец. Если первый столбец таблицы имеет тип Счетчик, Access назначит его в качестве первичного ключа. Access автоматически индексирует столбец первичного ключа. Очередным правилом является Ограничения. На первичные ключи Access налагает определенные ограничения, такие как: таблица может иметь только одон первичный ключ, в качестве первичного ключа нельзя использовать Объект OLE, Поле MEMO и гиперссылка. Все индексы первичных ключей должны иметь имена, программа Access присваевает имена индексам первичных ключей Гончаров А. Microsoft Access в примерах. Спб.: М., 1997. 256 с..

Чтобы создать первичный ключ, необходимо выполнить несложные действия: открыть таблицу в режиме конструктора, щелкнуть на имени столбца, который нужно сделать первичным ключем и щелкнуть на кнопке Ключевое поле, расположенной на ленте (рис 2.1)

Рис 3.1. Столбец Код назначен в качестве первичного ключа

2.2 Управление отношениями и индексация таблиц

Рассмотрим способы создания, редактирования и удаление отношений между таблицами. Поскольку в практических задачах почти всегда используется отношение «один ко многим», подробно рассмотрим именно ее. Одна из таблиц называется родительской, а другая дочерней. Родительская таблица содержит столбец первичного ключа, который индетифицирует каждую запись, это означает, что каждое значение в столбце первичного ключа встречается лмшь один раз. В дочерней таблице располагается вторичный ключ. Значения полей вторичного ключа должно совпадать со значением полей первичного ключа родительской таблицы. Каждое значение вторичного ключа встречается в столбце произвольное количество раз, вместе с нулевым.

Зачастую столбцам первичного и вторичного ключей в родительской и дочерней таблицах присваивают одно имя , хоть это и не обязательно. Что бы облегчить связывание таблиц, необходимо расположить именя связываемых столбцов поближе к началу списка. В процессе установки связей необходимо видеть связываемые столбцы на экране. В том случае если их имена расположены в конце списка, они могут не поместиться в окне. Затем необходимо указать родительский столбец, наведя указатель на имя связываемого столбца в родительской таблице, обычно в родительской таблице связываемый столбец является первичным ключем.

Затем нажать и удерживать левую кнопку мыши и не отпуская ее перетащить указатель из родительского столбца на имя дочернего столбца во второй таблице. После того как указатель войдет в область имени дочернего столбца, его форма изменится, в нем появится знак «+». это указатель на то, что перетаскиваемый объект можно опустить в данном месте.

Наведя указатель на имя дочернего столбца неабходимо отпустить кнопку мыши, после появления диалогового окна Изменение связей в нем можно установить параметры создаваемого отношения. Если движение указателя были правельными, в диалоговом окне Изменение связей имена дочернего и родительского столбцов будут расположены рядом. В диалоговом окне Изменение связей необходимо установить флажок Обеспечение целостности данных и нажать на кнопке Создать. После этого программа Access отобразит созданную связь во вкладке схемы данных. Линия между связанными столбцами говорит о том что между таблицами установлено отношение.

После добавления отношений их можно просматривать, редактировать. Если , создав отношение, обнаружено что оно не нужно можно удалить его, для этого во вкладке Схема данных необходимо щелкнуть на линии, которая отображает отношение между двумя таблицами и нажать клавишу Delite. Когда в базе данных много таблиц, а между ними установлено много отношений, вкладка Схема данных резко усложняется. Что бы упростить схему данных, необходимо реорганизовать расположение таблиц. Их можно перетаскивать мыщью зацепившись за меню заголовка. Следует располагать родительские таблицы над или слева от дочерних, тогда схема примет более понятную древовидную форму. Удалив ненужные таблицы можно не беспокоиться испортить их, при удалении таблицы из схемы ни она сама, ни ее связи не изменяются, в любой момент ее можно опять добавить в схему. Расположенны таблицы должны так, что бы линии связей не пересекались друг сдругом и не наслаивались на таблицы. Если схема данных не помещается в окне вкладки Схема данных, необходимо увеличить рабочую область. Для этого закрыть левую панель и свернуть ленту.

Если база данных большая то результат приходится ждать продолжительное время, для ускорения процесса нужно добавить индексы в таблицы.Индекс- это нечто вроде копии таблицы, которая отсортированна по значениям индексного поля, когда таблица индексирована, запросам и отчетам легче находить нужные записи .В таблице индекс работает точно так же, как предметный указатель, с помощью которого можно найти нужное место. Индексы радикально ускоряют выполнение отчетов и запросов. Эффект от применения индексов существенно зависит от количества записей в таблице.Если таблица содержит запись о ста клиентах, будет не заметно увеличения быстродействия после добавления индекса, в любом случае все происходит за короткий промежуток времени. Если количество записей превышает тысячу, индексы существенно ускоряют выполнение отчетов и запросов в десятки раз.

В качестве примера можно рассмотреть таблицу Клиенты. В начальной таблице записи отсортирована по идентификационным номерам клиентов. Если часто используются отчеты в которых клиенты отобраны по городам, рекомендуется создать индекс на основе столбца Город. Сравнивая количество операций в общих случаях, предположим, что таблица содержит тысячу записей и нужно найти запись в которой поле Город содержит значение Москва. Если записи не отсортированы, Access просматривает все значения столбца Город. Следовательно, в худшем случае нужно выполнить операцию сравнения тысячу раз. Если записи отсортированы по алфавиту, Access выполняет процедуру бинарного поиска. Операция разбиения пополам повторяется до тех пор, пока разбиваемая область не станет единственной записью. Следовательно поиск необходимой записи ускоряется в сто раз.

Существуют некоторые рекомендации относительно выбора индексируемых столбцов. Необходимо начать с анализа времени выполнения запросов и отчетов, найти запрос, который выполняется слишком долго и индексировать столбцы, в которых запрос извлекает одно или несколько значений. Индексировать каждый столбец , который наиболее часто запрашивается базой данных. Выполнить запрос к индексированной таблице и посмотреть уменьшилось ли время его выполнения, таким образом можно найти оптимальную комбинацию индексов.

Однако применение индексов приносит не только преимущества, существуют значительные недостатки. Основным среди них является тот, что при добавлении и удалении записей, при обновлении значений в индексном столбце необходимо обновлять индекс, что при большом количестве индексов в таблице может значительно замедлять работу. Следовательно индексы обычно рекомендуется создавать только для тех столбцов таблицы, по которым наиболее часто выполняется поиск записей.

2.3 Управление таблицами

Для правильной и оптимальной работы базы данных время от времени ее нужно настраивать. Процедуры поддержки содержат такие операции, как поиск и заполнение пустых полей, удаление устаревших или пришедших в негодность записей, настройка индексов, изменение имен таблиц и столбцов.

Для добавления записи необходимо открыть таблицу, в которую нужно добавить запись , в режиме таблицы. Далее нужно щелкнуть на любом пустом месте , расположенном внизу таблицы под последней существующей записью. После щелчка курсор ввода будет мерцать в поле, указывая на то, что можно вводить значение. Если курсор был установлен в поле счетчика, нужно нажать клавишу Tab. Курсор перейдет в следущее поле, при вводе значения в следующее поле , Acess добавит в поле счетчика новый номер. Если программа пропустила номер счетчика, то в этом нет ничего страшного, это происходит, если запись с таким номером уже существовала, а затем была удалена. Согласно правилам, номера перичных ключей не могут повторяться даже по отношению к уже не существующим записям.

При введении данных в последнее поле, в котором обязательно должно быть значение, создание новой записи завершается. Программа Access автоматически сохраняет запись во время ее ввода, для создания ещё одной записи, следует нажимать клавишу Tab пока курсор ввода не перейдет в следующую строку.

Для вставки столбца нужно открыть таблицу и переключить рабочую область в режим таблицы. Найдя последний столбец, имеющий заголовок Добавить поле, щелкнуть на этом загаловке. Весь столбец будет отмечен подсветкой. Далее нужно дважды щелкнуть на заголовке Добавить поле, после чего надпись Добавить поле исчезнет, а на ее месте появится поле с мерцающим курсором. Введя имя столбца следует нажать клавишу Enter, после чего говый столбец будет создан и добавлен в таблицу. Затем перемещаем новый столбец в нужное место среди других столбцов, сделав это щелкнув на его заголовке , что бы выделить его, щелкнув еще раз на заголовке, но не отпуская кнопку мыши. Форма указателя изменится, указав на то, что столбец можно перетаскивать. После этого нужно тащить заголовок столбца влево или вправо в зависимости от места где он должен находиться. Во время перетаскивания между столбцами, перемещается вертикальная линия, указывая на место, где будет установлен столбец, если в это время отпустить кнопку мыши. Найдя для столбца подходящее место нужно отпустить кнопку мыши и столбец окажется в заданном месте.

По умолчанию в режиме таблицы , создаваемый столбец имеет тип Текстовый.

Для изменения типа столбца необходимо выделить столбец и активизировать вкладку Режим таблицы, а во вкладке, в разделе Форматирование и тип данных нажать на стрелке кнопки Тип данных. В открывшемся окне выбрать нужный тип. Так же просто удалять столбцы, поэтому программа Access немного даже затрудняет эту операцию, чтобы помешать случайнаму удалению Базы данных: Учеб. Для вузов/ Под ред. А. Хомоненко. Спб.: КОРОНА принт, 2000. 256 с.. Чтобы удалить ненужный столбец следует щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Удалить столбец, в открывшемся окне подтверждаем удаление.

3. Формы

Access предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания формы на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы существуют в нескольких видах, каждый из которых отличается способом отображения данных. Автоформа организованная в столбец -- это один из способов создания автоформы.

В подобной форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, которые расположены в один или несколько столбцов. Табличная форма выглядет так же как и обычная таблица Access. Ленточная форма, это форма в которой поля записи располагается в отдельной строке. Данный вид очень удобен для работы с большими массивами данныхтак как данные располагаются в таком же виде, как в простой таблице. Автоформа в виде сводной таблицы или диаграммы -- новые виды представления. Автоматическим образом созданная форма включает в себя все поля выбранного источника данных.

Следующим простым способом создания формы является создание формы с помощью Мастера форм. С его помощью можно создавать формы на основе одной таблицы и посложнее на основе нескольких таблиц и запросов. Такой способ полезен не только для начинающих пользователей, но и для опытных разработчиков, так как довольно просто создать форму с помощью Мастера форм, а птом усовершенствовать ее в режиме Конструктора. Мастер форм делит процесс создания формы на несколько этапов. В каждом из этапов требуется установить параметры в диалоговом окне мастера.

Для создания простой формы, в которой нет подчиненных форм необходимо Щелкнуть по ярлыку Формы, нажать кнопку создать и выделить элемент Мастер форм. После этого появится первое диалоговое окно Мастера форм. В списке Доступные поля отображаются все поля выбранной таблицы или запроса, во втором диалоговом окне мастера можно определить вид формы. Чтобы определить внешний вид формы необходимо выбрать один из пунктов: в один столбец ,сводная диаграмма, сводная таблица, выровненный, табличный, ленточный. Третье диалоговое окно предназначено для выбора стиля оформления для формы. Выбрав один из стилей нужно нажать на клавишу Далее . В последнем дивлоговом окне требуется указать название формы, а затем после введения названия нажать кнопку Готово.

В результате будет создана форма в соответствии с параметрами, которые были выбраны, затем эта форма будет открыта в заданном режиме. Работа с формами может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. С помощью кнопки Вид можно выбрать режим работы или воспользовавшись командой меню Вид. Для пользователя может оказаться удобным работать с формой в режиме Таблицы. В данном режиме, как и в режиме Формы, возможно просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных для формы. Но в этом режиме не применяются элементы форматирования.

Для того, чтобы перейти в режим Таблицы, необходимо выбрать команду Вид, Режим таблицы. Всегда можно настроить различные свойства формы, поменять ее внешний вид, структуру, работая с ней в режиме Конструктора. Чтобы перейти в этот режим нужно выбрать команду Вид, Конструктор.Разработку структуры формы, того, как она будет выглядеть в режиме Таблицы и режиме Формы, можно выполнить только в режиме Конструктора. В этом режиме можно изменить источник данных для формы, количество отображаемых полей, внешний вид формы и элементов управления, добавить или удалить элементы управления, настроить их свойства.

Панель инструментов Панель элементов, отображаемая в режиме Конструктора, позволяет создавать элементы управления,при этом некоторые элементы управления можно создавать с помощью Мастера элементов, который осуществляет пошаговое руководство этим процессом.

К форме можно применить один из предлагаемых Access стилей оформления для быстрой и качественной настройки ее внешнего вида. Более того, Access позволяет создавать свои собственные стили оформления и применять их к другим формам. Все это выполняется с помощью диалогового окна Автоформат, которое описано в разд. Применение автоформата данной главы.

Чтобы создать пустую форму, не пользуясь автоматическим созданием форм и Мастером форм, в окне базы данных щелкните по ярлыку Формы, нажмите кнопку Создать на панели в окне базы данных, в появившемся диалоговом окне Новая форма выделите элемент Конструктор и нажмите кнопку ОК. То же самое можно сделать, просто дважды щелкнув по ярлыку Cоздание формы в режиме конструктора, находящемуся перед списком существующих форм в базе данных. При создании форм используются параметры, каторые задаеы с помощью окна Параметры. Для отображения окна параметров необходимо выбрать команду Сервис, Параметры, а в диалоговом окне раскрыть вкладку Формы и отчеты, а далее можно задать имя существующей формы Новалис С. Access 2000. Руководство по VBA: Пер. С англ. М.: Лори, 2001. 506 с..

Заключение

Хотя Microsoft Access и является мощной платформой для разработки баз данных, необходимо значительное время для того, чтобы полностью изучить все ее возможности и продемонстрировать силу. Но, всеже, эта программа благодаря простому в изучении интерфейсу подойдет пользователю почти с любым уровнем, будь то начинющий пользователь или опытный программист.

Access может позволить создать некоторый код, определяющий интерфейс пользователя, создающий зависимые от данных Web-страницы, а также написать SQL для решения некоторых проблем. Аccess предоставляет возмсожность создавать различные отчеты, документы, содержащие данные из таблиц базы данных. В программу встроем мощный1 генератор отчетов , который позволяет создавать отчеты высокого качества. В связи с активным развитием информационных технологий MS Access постоянно развивается, осуществляется интеграция с Интернетом, поддержка больших объемов данных Пасько В. Access для пользователя.-Киев: BHV, 2007. - 57 с..

Появляются средства альтернативного ввода, кроме применения мыши и клавиатуры набор команд возможно выполнять голосом, появилось распознование русского текста. Обновляется внешний вид интерфейса, становясь всё более удобным, информативным и простым в изучении. Так же расширяются возможнрсти многоязыковой поддержки. Каждая новая версия переводит работу с базами данных на новый уровень эффективности при применении в профессиональной деятельности.

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты дают возможность выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые затем можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Пользователи, успешно применяющие в своей деятельности другие компоненты Microsoft Office легко смогут освоить нужные для себя, возможности программы, они без труда смогут построить решение для новых задач, интегрируя его с уже существующим решением. Программист, благодаря Аccess получит полное представление о библиотеках объектов которые могут быть использованы в программах Visuаl Вasic для приложений , о средствах программирования и отладки программ, а так же о событиях, которые предназначены для того, чтобы обеспечить требуемую реакцию приложения на действия пользователя.

Мир баз данных становится все более и более единым, с развитием Internet- технологий появилась возможность доступа к удаленным базам данных, что привело к необходимости создания стандартного языка, который мог бы использоваться так, чтобы функционировать в большом количестве различных видов компьютерных сред. Стандартный язык позволил бы пользователям, знающим один набор команд, использовать их, чтобы создавать, отыскивать, изменять и передавать информацию независимо от того, работают ли они на персональном компьютере, сетевой рабочей станции или на универсальном компьютере. Для решения этой проблемы Американский Национальный Институт Стандартов разработал стандарт языка SQL, который и используется до сих пор Савицкий Н. И. Технологии организации, хранения и обработки данных: Учеб. Пособие. М.: ИНФРА-М, 2001.232 с.

И в заключении нужно отметить, что Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

Глоссарий

№ п/п	Понятие	Определение
1	Базы данных	это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче
2	Отчет	Это выдержка, извлеченная из нескольких таблиц и представленная в заданном формате
3	Microsoft Access	Устойчивая и мощная программа управления базами данных
4	Таблица	Набор записей, где каждая запись содержит информацию о конкретном объекте
5	Ключ	Столбец, связывающий между собой две таблицы реляционной базы данных
6	Модуль	Созданный программный модуль на встроенном языке программирования Visual Basic
7	Форма	Настраеваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа
8	СУБД	Совокупность языковых и программных средств, для создания, использования и ведения базы данных
9	Макрос	Объект, позволяющий при нажатии клавиши выполнить заданную макрокоманду
10	Запрос	Средство выбора необходимой информации из базы данных

Список использованных источников

1. Информатика: Базовый курс. С.В. Симонович и др. СПб.: Питер. 2002.

2. Базы данных: Учеб. Для вузов/ Под ред. А. Хомоненко. Спб.: КОРОНА принт, 2000. 416 с.

3. Гончаров А. Microsoft Access в примерах. Спб.: М., 1997. 256 с.

4. Картыгин С.А Access 2000. Руководство пользователя с примерами. М.: Лаболатория базовых знаний, 2000. 376 с.

5. Новалис С. Access 2000. Руководство по VBA: Пер. С англ. М.: Лори, 2001. 506 с.

6. Новиков Ф. А., Яценко А.Д. Microsoft Office 2000 в целом. Спб.: БВХ, 1999. 727 с

7. Пасько В. Access для пользователя.-Киев: BHV, 2007. - 306 с.

8. Савицкий Н. И. Технологии организации, хранения и обработки данных: Учеб. Пособие. М.: ИНФРА-М, 2001.232 с.

9. Харитонова И.А Самоучитель Access 2000. Спб,: Питер, 2001. 383с.

10. Харбрейкен Д. Изучи Microsoft Access 2002 за 10 минут: Пер. С англ. М.: Вильяме, 2002. 216 с.

11. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы Данных: Учеб. Для вузов. 2-е изд. Спб.: КОРОНА принт, 2002. 665 с.

Приложение

Начальное окно Аccess

Размещено на Allbest.ru