Информационно-поисковые системы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Виды Информационно - поисковых систем

2. Регистрация документов - основа построения ИПС

3. Иные источники для построения ИПС

4. Технологии ИПС

Заключение

Библиографический список

Введение

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с поиском документов и информацией о них .Такую роль выполняет Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. Задачи ИПС состоят из несколько этапов о которых мы расскажем в данной курсовой работе.

Цель работы: задаче данной курсовой работы является знакомство с объектом информационно - поисковых систем организации. Выяснить цели,характеристики и область использования данного объекта изучения.

Задачи иследования:

1. Описать виды информационно - поисковых систем

2. Регистрация документов как основа информационно - поисковой системы

3. Иные источники для построения ИПС

4. Технология

документооборот информационный учет управление

1. Виды Информационно - поисковых систем

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел; классификатора корреспондентов; классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур); классификатора названий видов документов; классификатора вопросов деятельности организации; классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях, жалобах граждан и др.

Межотраслевая информационная совместимость ИПС обеспечивается применением ОК ТЭИ; при применении внутрисистемных классификаторов должна быть предусмотрена возможность перехода на коды ОК ТЭИ справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих массивах является, как Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:правило, дата (срок) исполнения;

2 контрольно-справочные по документам ограниченного доступа, как правило, в пронумерованных, прошитых и опечатанных журналах;

3 контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в обращениях граждан вопросов;

4 справочные (кодификационные) по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида самостоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а основой систематизации также является тематика нормативных положений.При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с документами.

Справочные картотеки делятся на две части: неисполненные и исполненные документы, РКК в которых систематизируются по следующим признакам:

предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);

1. по номенклатуре дел (в соответствии с названиями дел по номенклатуре дел или их индексами);

2. корреспондентскому (по наименованиям или условным обозначениям организаций, с которыми ведется переписка);

3. по исполнителям (по структурным подразделениям);

4. алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);

5. географическому (по наименованиям административно-территориальных единиц);

6. номинальному (по названию видов или разновидностей документов);

7. регистрационному (по порядку возрастания регистрационных номеров документов).

Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов.

Первая часть картотеки служит для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки служит для поиска исполненных документов.

По мере исполнения документов РКК с необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй;

В зависимости от объема документооборота,системы регистрации и контроля исполнения документов, задач поиска может вестись единая справочная ИПС или несколько самостоятельных. Отдельные картотеки (базы данных) формируются на входящие документы, инициативные исходящие документы, обращения граждан. При большом количестве нормативных правовых актов и распорядительных документов, используемых в деятельности организации, на них могут создаваться отдельные кодификационные картотеки (базы данных).

Перечень наименований баз данных аналогичен перечню наименований картотек.

Учет объема документооборота:

1. объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;

2. подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан.

Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро и (или) по спискам рассылки.

В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.).

Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ;

Результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами;

Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников. Информационно-поисковые системы играют существенную роль в решении важнейших задач архивных учреждений: интенсификации процессов архивной эвристики, повышения скорости и результативности решения поисковых задач по всем темам и комплексам документов, на всех уровнях поиска; расширении доступа пользователей к документной информации (так как ограничение доступа зачастую не связано с наличием грифа конфиденциальности , а вызвано недостаточным качеством научно-справочного аппарата, существенно затрудняющим работу исследователей); повышении интенсивности и эффективности использования архивных документов по всем формам использования, разнообразия информационных услуг, оказываемых архивами, в том числе на договорной основе; развитии межархивного и международного сотрудничества на основе информационного обмена, реализация совместных проектов по введению в научный оборот значимых комплексов исторических источников.Теория информационного поиска начиналась с исследования особенностей документальных информационно-поисковых систем (ИПС). Под информационным поиском в таких системах понимается некоторая последовательность операций, выполняемых с целью отыскания документов (статей, научно-технических отчетов, описаний к авторским свидетельствам и патентам, книг и т.д.), содержащих определенную информацию (с последующей выдачей самих документов или их копий), или с целью выдачи фактических данных, представляющих собой ответы на заданные вопросы.

2. Регистрация документов - основа построения ИПС

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса1 с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа)2, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машино ориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа. Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

справочные;

контрольно-справочные;

по географии поступающих документов;

по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

тематические (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.

Виды регистрационных учетных форм:

В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную. Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500-600 документов в год. Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления. Например:«В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с №1 по №372. Случайно пропущен номер 41». Запись заверяют подписью.Все журналы имеют номера по номенклатуре дел. На обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу - начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

- формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

- сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

- сложности обязательной многократной регистрации документов;

- отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов - зеленого, исходящих - синего, внутренних - желтого цвета.Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере существенных различий не имеют.

Организация, регламентирует в инструкции по делопроизводству:

- расположение реквизитов на карточке;

- зоны для записи;

- порядок использования оборотной стороны карточки;

- состав дополнительных реквизитов (определяет организация);

- количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразделения).

Справочная картотека

Справочная картотека состоит из 2-х частей и содержит:

- карточки на неисполненные документы, в т.ч. направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;

- карточки на исполненные документы.

Картотека неисполненных документов включает следующие группы карточек:

- на поступившие документы;

- на документы, систематизированные по корреспондентам;

- на документы внутреннего пользования, сгруппированные по структурным подразделениям, руководителям, специалистам;

- на документы, объединенные датой поступления.

Часть картотеки на исполненные документы формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности организации. Внутри разделов карточки располагают по датам Поступления.Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.

Работа с картотеками предполагает:

- своевременное поступление карточек на вновь зарегистрированные документы;

- регулярное выполнение операций по ведению картотеки;

- внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и т.д.);

- внесение изменений в записи;

- перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.

При правильном ведении картотек справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и эффективно.

В полной мере все новые возможности работы с электронными документами реализованы в приведенных выше системах. Несмотря на их разное назначение они работают с документами и выполняют все необходимые операции в соответствии с той нормативной документацией, на основании которой созданы. Правильная организация документооборота в компании позволяет с минимальными затратами внедрить эти системы. В результате сохраняется без потерь вся нормативная и текущая документация, порядок движения документов. Дополнительно открывается возможность включить в систему документооборота новые виды документов, которые раньше не находили своего места в номенклатуре дел. Необходимо рассмотреть такие новые виды документов, как электронные письма, кино-- и фотоматериалы, сканированные документы, электронные каталоги, сайты партнеров и клиентов, записи чатов, электронные книги и другая электронная информация. Это приводит к увеличению объема документооборота, увеличению дискового пространства и снижению скорости обработки информации. Все эти недостатки объективны, но они не вызовут затруднений в работе компании, если будет грамотно составлена номенклатура дел, утверждены виды документов, их реквизиты и атрибуты, установлены сроки хранения. Это необходимо сделать и по другой причине. Новые возможности быстрого получения полной информации, групповой обработки документации, использования базы данных как источника для создания документа и другие возможности будут сведены к нулю без этой работы. Результат может оказаться еще хуже, если не сделать этого. Увеличенный поток информации в виде документов, вносимых в систему без реквизитов и атрибутов, приведет со временем к ситуации полного хаоса. Искать в базе данных информацию без реквизитов и атрибутов становится искусством, доступным немногим. До сих пор все надежды на сокращение бумажной документации с использованием вычислительной техники оказались бесплодны. Это закономерный результат хранения документов в файловой структуре операционной системы. Фактически все электронные документы, хранимые в операционной системе, таковыми не являются; это куча черновиков, подготовленных к печати, а так как скорость подготовки черновиков для печати на порядок возросла при помощи функции копирования, сканирования, использования шаблонов и сетевого обмена черновиками, то и бумаги теперь тратится в десятки раз больше. Современные системы позволяют изменить ситуацию кардинально. Все оригиналы хранятся в системе, защищенные правами доступа, цифровой подписью и процедурой внесения изменений, а на печать выводятся копии только в случае крайней необходимости. Особо надо отметить новые возможности не только быстрого поиска нужного документа, но и анализа поступающей информации. Возможности контроля исполнения поручений, сделанных в приказах, распоряжениях и на совещаниях, автоматическое уведомление всех заинтересованных лиц о наступающем сроке исполнения или начале совещания. Реквизиты и атрибуты документов позволяют вам делать работу, ранее невозможную в силу большого количества документов и информации. Все это дает возможность подготовить руководителю более полную информацию для принятия решения и подавать документы по мере их поступления. Управление документами при помощи атрибутов позволяет сортировать и группировать документы по степени важности, тематике, подразделениям. Всегда возможно посмотреть состояние документа по стадиям его подготовки и принять вовремя решение по распределению ресурсов. Роль секретаря и делопроизводителя приобретает элементы творчества, поставленные перед вами задачи могут быть решены в системе разными способами, а результат может превосходить ожидания. Возможности анализа очень обширны, они могут обслуживать интересы и потребности буквально каждого работника вашей компании. Система управления жизненным циклом изделия построена для технического документооборота, но ее возможности с лихвой закрывают потребности обычного документооборота. Это позволяет собрать в одно целое всю внутреннюю документацию. Для ведения дел в компании это очень важно с точки зрения сокращения затрат на содержание архива. Понятие единого информационного пространства сложилось не сразу. Все началось с внедрением процессного управления. Когда ставится задача обеспечения процесса от заказа до продукции, любые задержки на этом пути приносят убытки. Из необходимости информационно обеспечивать основные и вспомогательные процессы предприятия и стали определяться требования к единому информационному пространству и системе управления предприятия. Основной принцип: информация должна быть достоверна и актуальна. Информации должно быть необходимое и достаточное количество. Информация не должна дублироваться. Если у вас в компании внедряются или уже внедрены информационные системы, знание основ единого информационного пространства сохранит вам здоровье и нервную систему. Рассмотрим, как работают эти принципы. С достоверностью информации, кажется, не должно быть проблем, но на самом деле они есть. Русский и английский алфавит имеют много букв одинаковых начертаний. Если вы путаете буквы при работе, обнаружить такую ошибку очень трудно, а система при поиске ошибку рассматривает как новое слово, и вы теряете нужную информацию или дублируете ее. Очень важно использовать достоверные материалы, когда вносишь в систему новые записи, и достоверность надо проверять до ввода данных. Со временем информация теряет актуальность, необходимо следить за ее состоянием, поддерживая актуальность и достоверность. Например, атрибуты «приоритет» и «важность» требуют постоянного внимания. Реквизит «название» не меняется и внимания не требует. Необходимость и достаточность -- тоже очень важный принцип. Если вы заполняете систему документами, необходимость которых сомнительна, то перегружаете систему «мусором». С другой стороны, информации должно быть достаточно для работы компании. Для успешной работы необходимо делать проверку на необходимость и достаточность. Это позволит со временем создать отличный архив как интеллектуальную собственность компании. Избежать дублирования информации труднее. Для этого в самой системе должна быть защита от дублирования, но и сотрудники должны понимать свою ответственность. В первую очередь вся нормативная информация, которой пользуется компания, не должна иметь дублей. Дубли приводят к серьезным ошибкам при внесении изменений. Стандартная ситуация: один исправили, другой забыли, а про третий не знали, что он существует. Если работа построена так, что требуется создавать дубли, перестройте работу. Если вы выбираете в системе ранее введенную информацию, проверьте, единственная ли она? При обнаружении дублей необходимо их блокировать или удалить. В современных системах есть защита, но она не срабатывает, если дубль вводят с ошибкой, и это очень опасно в дальнейшем. Следует различать дубль документа и дублирующую ссылку на документ. Первое приводит к увеличению занятого пространства на диске, второе помогает в системе организовать рабочее место. Ссылок на документ в системе может быть много, но все они указывают на один документ. Вы проводите изменения документа, и все, кто откроет документ по своей ссылке, увидят ваши изменения. Информационное пространство едино в случае, если все сотрудники компании для выполнения своей работы используют единые справочные данные, единый архив документации, единую нормативную базу. Но этого мало, этими данными должны пользоваться и другие программы в вашей компании.Нельзя допускать дублирования. Возникает вопрос: почему при всей очевидности пользы новых возможностей так трудно внедряются новые технологии? Этому есть естественные причины. На протяжении уже многих лет мы импортируем методы управления, но только сейчас они начинают использоваться на практике. Техника и программы сразу стали использоваться в производстве, опережая внедрение новых методов. Результат -- 80 % неудач при внедрении. Но попытки создать единое информационное пространство продолжаются. Сейчас это рассматривается как внутреннее конкурентное преимущество. Оно заключается в скорости прохождения документов, в их достоверности, в увеличении объема обработки за то же время и теми же сотрудниками, в возможности анализа и составления прогнозов. Скорость и качество обработки информации стали товаром. В будущем подобные системы будут существовать повсеместно.

3. Иные источники для построения ИПС

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа.

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования»Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов. В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ),второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива. Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за.годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты. На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения). Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью. На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативам, приказам, решениям и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

4. Технологии ИПС

Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на ее базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в формационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование.

К ним относятся следующие классификаторы:

Классификатор видов документов, который отображает виды документов, используемых в организации, как создаваемых, так и получаемых. Этот классификатор используется при заполнении такого реквизита РКК, как «наименование документа». Наименования видов документов должны соответствовать терминологии, применяемой в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), в ГСДОУ, и отраслевым нормативно-методическими документам. На основе данного классификатора в организации разрабатываются различные перечни: «Перечень документов с указанием сроков исполнения»; «Перечень документов, не подлежащих регистрации»; «Табель документов организации и ее структурных подразделений»; «Перечень дел с указанием сроков хранения»; и др.

Классификатор корреспондентов включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов (фирм, физических лиц), с которыми организация связана по роду своей деятельности. Этот классификатор базируется на применении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). С помощью классификатора корреспондентов заполняется реквизит РКК «Автор (корреспондент)».

Классификатор вопросов деятельности организации включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, т.е. фиксирует также распределение обязанностей, принятых в организации. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержание». Этот классификатор используется также на участке предварительного рассмотрения документов при определении маршрута движения документа.

Классификатор структурных подразделений организации разрабатывается на основе организационных документов: устава (положения) организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. Часто в отрасли может быть документ, определяющий типовую структуру для группы однородных организаций (школ, вузов, управлений социальной защиты, центров социальной помощи). В классификаторе структурных подразделений первой всегда указывается служба документационного обеспечения управления, а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре. Индексы структурных подразделений используются при присвоении документу регистрационного номера и заполнении таких показателей РКК, как «Номер и дата документа» (для внутренних и исходящих документов), «Номер и дата поступления документа» (для входящих документов).

Классификатор структурных подразделений используется для заполнения такого реквизита РКК, как «Резолюция».

Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделения.

Заключение

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.Без хорошо вырабатанной ИПС невозможен эфективный документооборот. ИПС является не отделяемой системой документооборота. В современном мире роль информационно-поисковых систем как никогда востребована. Разумеется в век электронных технологий задача поиска документов может быть легко упрощена если ее автоматизировать. Эту задачу выполнили или выполняют все крупные организации документооборот которых просто очень велик и эфективный поиск существенно облегчает работу и экономит время.В данной курсовой работе был приведен пример работы ИПС в организации. Ее состав и этапы работы.

Библиографический список

1)ГОСТ Р 7.08-2013 «Правила делопроизводства в ФОИВ». M., 2013.

2)Журнал Секретарское Дело. М., № 4.2010г.

3)Официальный сайт consultat.ru [Электронный ресурс] // www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_58191/?frame=4(дата обращения: 28.10.2014).

4) Официальный сайт Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела [Электронный ресурс] // URL: http:// www.vniidad.ru (дата обращения: 29.10.2014).

5)Журнал делопроизводство. М., № 8. 20010 г.

6) Архив статей [Электронный ресурс] // URL: http:// Prosekritariat (дата обращения: 29.10.2014).

7) Журнал делопроизводство. М., № 4.2009 г.

8) Журнал делопроизводство. М., № 8.2012 г.

9) Журнал делопроизводство. М.,№ 3.2013 г.

Размещено на Allbest.ru