Cовременнные средства оргтехники

В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы Microsoft Exchange, базы Lotus Notes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных.

Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным.

Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре для "оживления" последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.

Optima Workflow

Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива - для этого есть другие продукты, к примеру описанный выше Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

"БОСС-Референт"

Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. "БОСС-Референт" относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы (о них - чуть ниже).

Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы "БОСС-Референт" включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.

Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям "БОСС-Референта" пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. "БОСС-Референт" является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

Компания АйТи разработала несколько методик оценки экономического эффекта внедрения СЭД "БОСС-Референт". На основании таких оценок можно посчитать реальную экономию от перевода в электронный вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т.д. Такие методики, наряду с методиками TCO (total cost of ownership), применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях.

"Дело"

Система "Дело", которая до недавнего времени называлась "Дело-96", является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик - компания "Электронные офисные системы" (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому "приделываются ноги", то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой "Дело", обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. "Дело" хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

"Евфрат"

"Евфрат" является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом "Евфрат Клиент-сервер", в котором в качестве клиентской части используется "Евфрат-Офис", являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

"Евфрат" построен в парадигме "рабочего стола" с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов "Евфрат" не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем "родном" приложении. К сожалению, "Евфрат" не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, "Евфрат" представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Другие системы

В этот раздел отнесены продукты, детальное описание которых было бы во многом повторением сказанного. Однако это не означает, что они в чем-то уступают описанным выше.

Система Company Media разработана российской компанией "Интертраст" на основе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др. Сильной стороной является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение в организации - и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации в целом. Дополнительные сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более привлекательной.

Lotus Domino.doc представляет собой приложение для Notes/Domino, написанное самой же компанией Lotus, которое имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов. Обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом Domino Workflow, помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes. Продукт Staffware относится к категории workflow-систем масштаба предприятия, распространяется в России фирмой "Весть-Метатехнология". Это серверная технология для управления потоками работ. Типичными пользователями Staffware (как, впрочем, и любой другой системы workflow) могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, изо дня в день выполняющие множество регламентированных типовых операций.

"Эффект-Офис" - продукт петербургской компании «Гарант Интернешнл». При невысокой цене он достаточно функционален - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция - электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом "Эффект-Офис" является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

Внешний электронный документооборот

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы "Электронная Россия", одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота. Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди компаний-производителей систем электронного документооборота объявила о завершении разработки решения, которое позволит объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота, построенные на различных платформах и использующие различные форматы данных. К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта - широко используемой системы» БОСС-Референт», построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе "БОСС-Референт" реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота

В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах.

Рис. 13.1



Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет вам выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут вам подойти.



Список вопросов для самоподготовки

Разделение средств оргтехники по областям применения.

Деление телефонов по мету и системе связи.

Особенности проводной связи.

Что такое мини-АТС? Разновидности мини-АТС.

Виды мобильной связи. Особенности сотовой связи.

Какие стандарты сотовой связи вам известны?

Особенности стандарта CDMA.

Прямой и федеральный номер. В чем отличия?

Что такое АОН? Достоинства.

Что такое роуминг?

Что такое SMS? Особенности.

Что такое протокол WAP? Область применения.

Что позволяет переадресация телефонных сообщений?

Что такое «голосовая почта»?

Для чего служит факсовый аппарат?

Отличия работы факсового аппарата в автоматическом и ручном режимах.

Сервисные услуги факсового аппарата.

Размеры факсовой бумаги (длина, ширина).

Как делятся копировальные аппараты по производительности?

Чем отличаются аналоговый копировальные аппараты от цифровых?

Что такое масштабирование на копировальном аппарате?

Что такое разрешение сканера? Пример.

Что такое глубина цветопередачи сканера? Пример.

Укажите последовательность работы с текстом на сканере.

Как делятся принтеры по принципу печати?

Область применения матричных принтеров. Недостатки.

Принцип работы струйного принтера. Недостатки.

Виды лазерных принтеров. Требования к используемым материалам.

Что относится к системному блоку компьютера?

Что относится к периферии компьютера?

Виды клавиатуры. Требования к клавиатуре.

Виды мониторов по принципу действия.

Что такое физический и видимый размеры кинескопа?

Что такое шаг аппертурной сетки? Требования к параметру.

Что такое частота смены кадров? Требования к параметру.

Стандарты безопасности использования мониторов.

Разновидности компьютерных мышей.

Основные параметры процессора.

Для чего служит оперативное запоминающее устройство? Его объем.

Что такое «винчестер». Параметры «винчестера».

Что такое «флоппи-дисковод». Объемы дискет.

Что такое «комплект мульти-медиа»? Компоненты комплекта.

Для чего служат CD-ROM и DVD-ROM?

Какие типы построения компьютерной сети вам известны?

Какой тип компьютерной сети правильно выбрать для офиса, занимающего этаж?

Чем отличается одноранговая компьютерная сеть от сети с выделенным сервером?

Что такое «общие ресурсы компьютерной сети»?

Что такое «удаленный доступ» к компьютерной сети? С помощью какого устройства он осуществляется?

Разновидности и параметры модемов.

Что такое сеть Intranet? Что такое сеть Internet?

Какой протокол является основным для сети Internet?

Что такое IP-пространство и IP-адрес?

Что такое домены первого и второго уровня? Примеры.

На каком языке написаны документы в сети Internet?

С помощью каких программ просматриваются документы в Internet?

Виды документооборота.

Способы работы над общим документом в офисе.

Что такое пейджинговая связь?

Что такое офисный пакет?

Назовите компоненты офисного пакета Microsoft Office?



Приложение

Технические описания многофункциональных устройств HP модельный ряд HP All-in-One

Рис. П1PSC 950 (принтер/факс/сканер/копир)

Устройство класса "все-в-одном", сочетающее в себе высокоскоростной принтер, позволяющий получать отличные распечатки на большинстве типов бумаги, а также качественный планшетный сканер, копир и факс. В данном устройстве аккумулировано большинство необходимых функций, которые могут быть необходимы Вам как дома, так и в офисе. Функция копира позволит Вам без участия компьютера произвести большинство необходимых манипуляций, доступных ранее только в графических редакторах. Таких как увеличение исходного изображения до размеров листа A4, печать нескольких изображений на листе, увеличение изображения до 400% от исходного и печать полученного изображения фрагментами размера A4 для получения большого "изображения". Наличие же раземов наиболее распространенных форматов флэш-карт, даст Вам возможность печатать изображения с данных носителей, полученных с помощью цифрового аппарата без участия ПК.

Рис. П2 - PSC 750 (принтер/сканер/копир)

Принтер

Цветной струйный с термической печатью

Скорость печати (режимы экономичный/нормальный/оптимальный, А4)

монохромная печать - 11/5,1/4,4 страниц в минуту

цветная печать - 8,5/3,6/2,5 страниц в минуту

Максимальное разрешение

монохромная печать - 600x600 точек на дюйм

цветная печать - 2400x1200 точек на дюйм (на фотобумаге с использованием технологии PhotoRET III)

Лоток

подающий - 100 листов

приемный - 50 листов

отсек для фотографий 10x15 - 20 листов

Сканер

Цветной планшетный

Максимальное разрешение

оптическое - 600x1200 точек на дюйм

с использование интерполяции - до 9600 точек на дюйм

Насыщенность цветов - 36 бит

Уровень градаций серого - 8 бит (256 цветов)

Копир

Скорость копирования (режим нормальный)

копирование монохромного документа - 11 страниц в минуту

цветная печать - 8 страниц в минуту

Масштабирование с шагом 1% от 25 до 400%

Максимальное количество копий одного документа - 99

Другие характеристики:

Интерфейс - USB

Загрузка принтера - до 2000 страниц в месяц

Ресурс черного картриджа (c6615de) при использовании в нормальном режиме печати - до 400 страниц

Ресурс цветного картриджа (c6578d) при использовании в нормальном режиме печати - до 450 страниц

LCD-дисплей

Рис. П3 - OfficeJet G55 (принтер/сканер/копир)

компьютер архитектура обслуживание

Принтер

Цветной струйный с термической печатью

Скорость печати (режимы экономичный/нормальный/оптимальный, А4)

монохромная печать - 12/6,5/4,7 страниц в минуту

цветная печать - 10/5/3,1 страниц в минуту

Максимальное разрешение

монохромная печать - 600x600 точек на дюйм

цветная печать - 2400x1200 точек на дюйм (на фотобумаге с использованием технологии PhotoRET III)

Лоток

подающий - 150 листов

приемный - 50 листов

Сканер

Цветной планшетный

Максимальное разрешение

оптическое - 600x3600 точек на дюйм

с использование интерполяции - до 9600 точек на дюйм

Насыщенность цветов - 24 бит

Уровень градаций серого - 8 бит (256 цветов)

Копир

Скорость копирования (режим нормальный)

копирование монохромного документа - 12 страниц в минуту

цветная печать - 9 страниц в минуту

Масштабирование с шагом 1% от 25 до 400%

Максимальное количество копий одного документа - 99

Другие характеристики:

Интерфейс - USB, LPT

Загрузка принтера - до 3000 страниц в месяц

Ресурс черного картриджа (51645G) при использовании в нормальном режиме печати - до 415страниц

Ресурс цветного картриджа (C6578D) при использовании в нормальном режиме печати - до 450 страниц

LCD-дисплей

Рис. П4 - PSC 950 (принтер/факс/сканер/копир)

Технические описания многофункциональных устройств HP модельный ряд HP All-in-One

Устройство класса "все-в-одном", сочетающее в себе высокоскоростной принтер, позволяющий получать отличные распечатки на большинстве типов бумаги, а также качественный планшетный сканер, копир и факс. В данном устройстве аккумулировано большинство необходимых функций, которые могут быть необходимы Вам как дома, так и в офисе. Функция копира позволит Вам без участия компьютера произвести большинство необходимых манипуляций, доступных ранее только в графических редакторах. Таких как увеличение исходного изображения до размеров листа A4, печать нескольких изображений на листе, увеличение изображения до 400% от исходного и печать полученного изображения фрагментами размера A4 для получения большого "изображения". Наличие же раземов наиболее распространенных форматов флэш-карт, даст Вам возможность печатать изображения с данных носителей, полученных с помощью цифрового аппарата без участия ПК.

Принтер

Цветной струйный с термической печатью

Скорость печати (режимы экономичный/нормальный/оптимальный, А4)

монохромная печать - 12/6,5/4,7 страниц в минуту

цветная печать - 10/5,5/3,1 страниц в минуту

Максимальное разрешение

монохромная печать - 600x600 точек на дюйм

цветная печать - 2400x1200 точек на дюйм (на фотобумаге с использованием технологии PhotoRET III)

Лоток

подающий - 100 листов

приемный - 50 листов

отсек для фотографий 10x15 - 20 листов

Сканер

Цветной планшетный

Максимальное разрешение

оптическое - 600x1200 точек на дюйм

с использование интерполяции - до 9600 точек на дюйм

Насыщенность цветов - 36 бит

Уровень градаций серого - 8 бит (256 цветов)

Копир

Скорость копирования (режимы экономичный/нормальный/оптимальный)

копирование монохромного документа - 12/8/3,7 страниц в минуту

цветная печать - 9/5/1 страниц в минуту

Масштабирование с шагом 1% от 25 до 400%

Максимальное количество копий одного документа - 99

Факс

Возможности факса: цветной факс, ручная подача факса по одной странице, автоматический дозвон, автоматическое определение сигнала факса во входящем звонке, автоответчик.

14,4 Кб./сек. факс-модем

Набор номеров из памяти - до 60 номеров

Скорость пересылки факса - 6 секунд при соединении 14,4

Другие характеристики:

Интерфейс - USB

Загрузка принтера - до 2000 страниц в месяц

Ресурс черного картриджа (c6615de) при использовании в нормальном режиме печати - до 400 страниц

Ресурс цветного картриджа (c6578d) при использовании в нормальном режиме печати - до 450 страниц

LCD-дисплей

Разьемы для печати фотографий напрямую с флэш-карт Smart-Media, Memory Stick и Compact-Flash

Размещено на Allbest.ru