Cовременнные средства оргтехники

Домены второго уровня образуются в рамках доменов первого уровня и охватывают уже меньшую часть компьютеров.

Пример. Доменное имя Дальневосточного государственного университета dvgu.ru показывает, что ДВГУ относится к России и имеет собственный домен dvgu. IP-адрес домена dvgu.ru - 195.209.254.х, где х - любое число от 1 до 255 и определяется администратором сети ДВГУ для отдельных серверов.

Таким образом, в сети Интернет каждый компьютер каким-то образом однозначно определяется. Между двумя компьютерами устанавливается связь и от одного к другому передается информация пакетным образом, т.е. большое сообщение разбивается на более мелкие пакеты, которые независимыми путями достигают второго компьютера. В этом особенности работы протокола TCP/IP.

Распределение IP-адресов занимается международная организация, однако в рамках каждой территории есть выделенный резерв, который распределяется уже организацией данного государства. Также может быть резерв IP-адресов и в рамках домена второго уровня (например, в dvgu.ru последнее число адреса определяется уже в ДВГУ и не зависит от вышестоящих организаций).

В рамках сети Internet большинство документов записано на языке гипертекста, который позволяет включать в текст графические и видеоматериалы, звук. Для передачи и просмотра таких документов используется протокол передачи гипертекста HTTP (Hyper Text Transfer Protocol) в рамках протокола TCP/IP. Он позволяет передать гипертекстовый документ с одного компьютера и просмотреть его на другом. Для просмотра гипертекстового документа служат программы просмотра - браузеры. Самые распространенные - Internet Explorer фирмы Microsoft и Netscape Navigator фирмы Netscape.

Электронная почта

Для обмена сообщениями между компьютерами, подключенными к Интернет, используется сервис, именуемый электронной почтой.

В процессе обмена принимают участие несколько элементов: (1) отправитель почтового послания, (2) почтовый сервер отправителя, выполняющий роль почтового отделения, (3) почтовый сервер получателя и (4) получатель.

Для работы отправителя или получателя со своим почтовым сервером необходимо наличие специальной почтовой программы. Обычно - это Microsoft Outlook или Outlook Express, которые являются атрибутами офисного пакета Microsoft Office или браузера Microsoft Internet Explorer.

Необходимое для оправки послание набирается или вставляется в текст в почтовой программе, а затем отсылается на почтовый сервер. Почтовый сервер отсылает это послание на почтовый сервер получателя, где оно хранится в почтовом ящике. После обращения получателя к своему почтовому ящику послание либо забирается из почтового ящика на локальный компьютер и на нем просматривается, либо просматривается прямо в почтовом ящике на почтовом сервере, где и остается до специального удаления.

Почти всегда почтовый ящик имеет определенный размер, поэтому использовать его как склад писем неправильно. В один прекрасный момент размер накопленных сообщений может превысить выделенный лимит и тогда все поступающие сообщения будут оправляться обратно отправителю. Обычно размер ящика колеблется в пределах от 5 до 30 Мб.

Отправка письма является более простой процедурой, чем его получение. Дело в том, что перед получением, почтовый сервер должен убедиться, что он «выдает» письмо именно тому адресату, которому оно послано.

Для отправки писем используется протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почты), не спрашивающий никаких паролей.

Для получения писем используют два других протокола - POP3 (Post Office Protocol, версия 3) или IMAP (Internet Message Access Protocol). По первому сообщение забирается с почтового сервера на локальный компьютер, по второму - оно там остается. Поэтому, если ваша работа все время протекает непосредственно в офисе, то установка работы по протоколу POP3 - оптимальный вариант использования почтовой службой. Однако, если вы не имеете своего персонального компьютера или ваша работа имеет разъездной характер, то использование протокола IMAP - самое правильное решение, поскольку в этом случае сообщения доступны с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.

Формат почтового адреса очень простой. Состоит из двух частей разделенных знаком "@". Вариантов названий этого символа множество: и лягушка, и ухо, и собака, и обезьяна. Правильное название: "эт коммерческий (-ая)". Первая часть почтового адреса - это имя пользователя, вторая часть - доменная.

Пример: oleg@post.dvgu.ru. Здесь, именем пользователя является: oleg, и доменная часть адреса: post.dvgu.ru, что однозначно определяет почтовый адрес пользователя с псевдонимом oleg на почтовом сервере, обслуживающем домен post.dvgu.ru.

В почтовом адресе могут также встретиться и другие символы, такие как "точка", знак подчеркивания "_", знак минус "-", но всегда будет имя пользователя и доменная часть разделенные "@". Иногда электронный почтовый адрес предваряют словами e-mail или mailto, после них обычно ставится двоеточие (пример: E-mail:oleg@post.dvgu.ru).

И последний вопрос - как получить почтовый адрес? Раздачей почтовых адресов занимается любой провайдер сети Интернет. При открытии account пользователю выдается информация и о его почтовом адресе.

Например, имея доступ в Интернет через провайдера primorye.ru, вы получаете почтовый ящик login@primorye.ru.

Однако, существует и другая возможность заведения почтового ящика. Для этого следует воспользоваться ресурсами, предоставляемыми некоторыми серверами в Интернет. К их числу можно отнести mail.ru, yandex.ru, rambler.ru в России, yachoo.com, mail.com - заграницей. После регистрации на этих сайтах, состоящей в заполнении и отсылки некоторой анкеты, вам заводится почтовый ящик типа login@mail.ru, работать с которым вы сможете с любого компьютера, подключенного к сети Интернет по протоколу IMAP.

И последнее замечание. Послания электронной почты могут содержать не только простой текст, но и графические материалы (фотографии, рисунки, карты и т.п.), а также вложенные документы в других форматах (Word, Excel, Access и т.д.).

Основные требования для работы в пакетах офисных программ

К пакетам офисных программ относятся интегрированные решения, объединяющие в себе программы различного назначения, обеспечивающие необходимые операции при работе в офисе. Рассмотрим состав офисного пакета на примере Microsoft Office 2000.

< рекламной и печатной подготовки (программа Publisher ежедневник), (электронный Outlook презентаций), Point(программа Power данных), Access(база таблицы), (электронные Excel редактор), (текстовой Word компоненты: следующие включает Professional 2000 Office Microsoft пакет>

С помощью текстового редактора осуществляется набор и оформление документов, возможна подготовка файлов для публикации в Интернете. Электронные таблицы работают с числовыми и текстовыми рядами данных, представленных в табличной форме. Они позволяют выполнять некоторые операции над набором ячеек: суммировать, сортировать, производить некоторые статистические и математические операции.

База данных является простейшим вариантом реляционной базы данных (от relation - отношение) и позволяет на ее основе выполнять поиск информации и оформлять ее соответствующим образом по запросу. Access является очень удобным инструментом хранения информации по кадровому и другим областям для небольшой фирмы.

Программа презентаций позволяет красочно и доходчиво оформить доклад или презентацию фирмы для вывода ее через мульти-медиа проектор или презентационную панель.

Outlook - личная информационно-организаторская система и почтовая программа. На ее основе создается и ведется ежедневник с возможностью звукового и видео напоминания о предстоящих событиях, встречах. С ее помощью можно отслеживать ход выполнения задач, выполняемых как индивидуально, так и коллективно. С помощью почтовой программы можно не только вести индивидуальную переписку, но и организовывать коллективную работу и оповещение.

С помощью Publisher публикуются рекламные проспекты, визитные карточки, оформляются оригинальные по дизайну Web-сайты.

Web-страница. Графические файлы.

Если вы создаете Web-узел для фирмы, то основной целью может быть либо распространение информации о фирме или реклама продукции, либо организация виртуального магазина.

Запишите в порядке значимости все цели, преследуемые созданием Web-узла, например:

Улучшение имиджа и поднятие престижа компании;

Продвижение торговой марки;

Доступность информации о продукции и ценах для клиентов;

Поддержка дилерской сети, доступность информации о продукции и ценах для дилеров;

Прямая продажа продукции в Internet, организация виртуального магазина;

Доступность внутренней информации для сотрудников, работающих вне офиса;

Другоe

Как узнать, что наиболее важно? Спросите вашего заказчика. Если вы создаете Web-страницу для себя, то обратитесь к своим партнерам, друзьям и клиентам. Подумайте, какие требования вы предъявили бы исполнителю, если бы сами заказывали эту работу "на стороне". Найдите и прочтите доступные материалы, посвященные бизнесу в Internet.

В дальнейшем все вопросы о целесообразности какого-либо действия, связанного с Web-узлом, должны проходить проверку на соответствие требованиям, приведенным в списке.

Кому будет интересен мой Web-узел? Предполагаемую аудиторию необходимо точно определить еще на этапе планирования. Затем с помощью опроса (анкетирования) посетителей можно выяснить, кому действительно интересен ваш Web-узел, и заодно проверить остроту вашего делового "нюха". Знание потенциальной Web-клиентуры поможет отсеять заведомо ненужную информацию. Так, благодаря этому на Web-узел розничного продавца бытовой техники попадут не электрические схемы пылесосов, а их фотографии и описания.

Запишите данные о предполагаемых посетителях, сверьте их со "списком целей" и отберите только необходимую информацию.

Как посетитель найдет то, что ему нужно? Теперь пришло время наметить структуру вашего Web-узла, распределить подготовленную информацию по Web-страницам, продумать связи между ними и предусмотреть дополнительные навигационные возможности, например поисковую систему по содержимому Web-страниц.

Типичная структура Web-узла фирмы может быть представлена примерно так:

Информация о фирме. На этой странице следует рассказать о целях и деловом облике фирмы, ее истории, философии и т. д. Покажите вашим клиентам, какую выгоду они получат от сотрудничества именно с вами, а не с другими компаниями.

Информация о продукции и услугах. Представьте фотографии или рисунки своей продукции. Опишите ее свойства и преимущества, дайте примеры использования. Не сваливайте всe в одну кучу, сделайте несколько страниц, объединив товары или услуги по какому-либо признаку. Если имеется бумажный каталог продукции, то просто перенесите его структуру и содержание в Web-страницы. Это облегчит создание и дальнейшее обновление электронного варианта каталога. Если вы планируете принимать заказы на свою продукцию или услуги через Internet, то разместите здесь бланк заказа, который будут вам отправлять, например, по электронной почте.

Поддержка. При необходимости публикуйте в этом разделе дополнительную техническую информацию, спецификации на вашу продукцию, списки "часто задаваемых вопросов", советы по устранению неисправностей и т.п.

Новости. Проинформируйте о новых товарах и услугах, предоставляемых фирмой, покажите пресс-релизы и т. п.

Обратная связь. Предложите форму для отзыва, гостевую книгу, адреса электронной почты, на которые клиент может отправить запрос, и т. п.

Попробуйте распределить имеющуюся информацию по этим разделам. Если одни из них останутся пустыми, то решите, нужны ли они вообще на Web-узле. Новости могут появиться и не сразу, но место для них следует предусмотреть заранее. Если часть информации не вписывается в предложенную схему, то добавьте новый раздел. Продумайте заголовки каждого раздела (стоит ли говорить, что они, естественно, должны соответствовать содержанию). Предусмотрите возможность расширения разделов и добавления новых.

Почему на ваш Web-узел захотят вернуться? Важным критерием успешного бизнеса является наличие постоянных клиентов. В виртуальном мире те же законы. Чем больше людей возвращаются на страницы вашего Web-узла, тем успешнее идут дела. Что же заставляет посетителя вернуться? Безусловно, полезная информация и услуги, которые он нашел и которые ожидает получить в будущем. Не скупитесь, выкладывайте в Web как можно более подробные сведения о ваших товарах и услугах. Не забывайте об анонсах новых проектов, обещайте и предоставляйте в Web самую свежую информацию.

Один из важных моментов при планировании Web-узла - решение вопроса о его размещении в Internet. Он должен быть доступен 24 ч в сутки, а Web-сервер должен обеспечивать всем пользователям необходимую скорость доступа даже при пиковой нагрузке.

Возможны два варианта размещения вашего Web-узла в Internet: первый - компьютер, который вместе с Web-сервером и Web-узлом находится в вашем офисе, подключается к Internet по выделенной или коммутируемой линии; второй - воспользоваться для размещения Web-узла услугами организаций, специализирующихся на этом. Ниже рассмотрим второй вариант.

Правильный выбор фирмы, предоставляющей доступ к Web-узлу, позволит вашим клиентам с максимальным удобством получать необходимую информацию. Кроме того, поддержка Web-сервером специальных возможностей значительно облегчит разработку Web-узла.

Для написания документов на языке гипертекста существует множество редакторов HTML. Самый доступный из них Front Page Express встроен в браузер Microsoft Explorer и позволяет легко содавать простые и не очень Web-страницы без знания языка HTML.

Немаловажное значение имеет в оформление представление графического материала - фотографии, карты, схемы, анимационные картинки. Графический материал в Internet представляется в двух типах графических файлов - GIF (Graphics Interchange Format) и JPEG (Joint Photographic Experts Group).

Время передачи файла в формате GIF уменьшается за счет того, что изображение в нем хранится в сжатом виде. GIF-файлы могут содержать изображения с индексированной цветовой палитрой, черно-белые или полутоновые рисунки. Главным достоинством файлов в формате GIF является возможность просматривать их на платформах UNIX, Macintosh и Windows.

Кроме того, GIF файлы могут быть анимацонными, т.е. представляющими небольшие мультипликации. Создаютмся такие файлы из наборов картинок с помощью специальных программ - GIF-аниматоров.

JPEG представляет собой великолепный формат, поддерживающий очень высокое разрешение и обеспечивающий огромный коэффициент сжатия. Во многих графических редакторах, в том числе Adobe Photoshop, можно самому выбрать степень сжатия, от которой зависит качество изображения. При степени сжатия от 5:1 до 15:1 потеря качества практически не заметна. При загрузке в web-броузер рисунки в формате JPEG распаковываются автоматически. Изображения, сохраненные в виде JPEG-файлов, как правило, занимают не более 10 процентов от своего первоначального размера.

В формате JPEG используется алгоритм сжатия с потерями, это означает, что какая-то часть данных теряется. При преобразовании в JPEG выделяется и отбрасывается информация с пикселях, которые не являются существенно необходимыми для передачи изображения, например, особенно сильно сжимаются большие области, заполненные одним цветом. Как правило, отсутствие отброшенной информации незаметно. Сжатое в формате JPEG изображение практически неотличимо от оригинала, но во много раз меньше его. Одним из преимуществ JPEG является его поддержка в языке PostScript уровня 2. PostScript долгое время был стандартом Internet. Когда JPEG-файл печатается на PostScript-принтере, именно в принтере и происходит его распаковка. В отличие от стандартного GIF, в формате JPEG могут быть сохранены изображения с 24-битной цветовой палитрой. К сожалению, формат JPEG не поддерживает чересстрочное хранение изображений.

Кроме графических файлов Internet стоит отметить, что существует еще деление графических файлов по принципу записи информации об изображении. Это векторная и растровая или скалярная графика.

Векторная графика - это вид кодировки графическихх изображений, основанный на геометрии, но не точек, а кривых. В качестве сплайнов выбраны кривые Безье.

Вывод: Сплайн - основное понятие векторной графики. Линейные картинки - это сплайны. На сплайнах построены современные шрифты TrueType и PostScript.

Суть сплайна: любую элементарную кривую можно построить, зная четыре коэффициента P0, P1, P2 и P3, соответствующие четырем точкам на плоскости. Перемещая эти точки, меняем форму кривой.

Достоинства векторной графики:

1. Малый объем памяти. При кодировании векторного изображения хранится не само изображение объекта, а координаты четырех точек, поэтому объем памяти очень мал по сравнению с точечной графикой. Вывод: Векторная графика - оень экономичный способ кодирования.

2. Свобода трансформации. Векторное изображение можно вращать, масштабировать без потери качества изображения.

3. Аппаратная независимость. Векторная графика "работает" с идеальными объектами, которые сами приноравливаются к изменениям: можно не знать, для каких устройств делается тот или иной документ.

Недостатки векторной графики - программная зависимость. Каждая программа строит кривые Безье по своим алгоритмам. (Например, формат.cdr программы Corel Draw не описан и является нестандартным). Часто необходимо конвертирование.

Растровая (скалярная, точечная) графика состоит в разбиении изображения на точки (пиксели) с описанием каждой из них. Изображение (объект) может быть монохромным (штриховым), черно-белой фотографией (в градациях серого) и цветным. При увеличении или уменьшении размера изображения соответственно приходится изменять и размер пикселя и информацию о нем, что ведет к ухудшению изображения. С помощью растрового изображения очень хорошо передаются (кодируются) штриховые изображения.

Для редактирования векторных изображений чаще всего используется пакет Corel Draw, для растровых - Adobe Photoshop.

Пакет презентационной графики. Основные возможности.

Средства презентации (мульти-медиа проектор, overhead).

Одним из необходимых условий успешной работы фирмы является ее рекламная деятельность. Можно рекламировать себя через Интернет (создание своего Web-сайта), можно через периодическую печать, а можно через различные выставки и семинары.

В последнем случае необходимым условием является динамичность, красочность и доходчивость представляемого материала. Презентация или доклад можно выполнить с применением нескольких средств.

Первым и наиболее распространенным является overhead (проекционный аппарат). Это устройство позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидко-кристаллической панели. На пленку с помощью струйного или лазерного принтера наносятся текстовая и графическая информация. Пленки для каждого принтера выбираются отдельно. Для лазерного принтера или копировального аппарата они должны быть термостойкими, чтобы выдержать контакт с разогретым термобарабаном. Для струйного принтера пленка отличатся ноздреватой структурой, благоприятствующей скорейшему высыханию чернил.

Жидко-кристаллические панели позволяют выводить информацию с компьютера и проецировать ее на экран с помощью overhead. К сожалению, изображение на этих панелях не отличается большой насыщенностью и требуется большая можность ламп на проекторе, чтобы получилось удовлетворительное изображение.

Проекционные аппараты по конструкции делятся на: портативные и стационарные. В портативных аппаратах лампа накаливания совмещена с линзовым аппаратом. Лучи света, отражаясь от зеркальной поверхности, проходят через линзовую систему и выводятся на экран. Такая отражательная конструкция позволяет сократить габариты аппарата, но не позволяет обеспечить большую мощность лампы.

В стационарных аппаратах лампа накаливания находится внутри корпуса и подвергается принудительному охлаждению. Свет проходит сразу от лампы через пленку в линзовое устройство и изображение выводится на экран. Такая конструкция позволяет устанавливать лампы накаливания большой мощность, но увеличиваются размеры и вес аппарата в целом.

Второе средство для проведения презентаций - видеоролик. Это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть большой, порядка 5-10 минут, чтобы не утомлять, с одной стороны, зрителя, а с другой стороны впечатление о фирме у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра и нет большого смысла тратить дальнейшее время. Для представления ролика подходят общеизвестные видеокассета с роликом, видеомагнитофон и телевизор.

Третье, последнее и самое впечетляющее - мультимедиа-проектор. Мультимедиа- проектор является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями. Источником света в таком проекторе является электродуговая лампа, срок жизни которой ограничен 1500-2000 часов. Свет от такой лампы проходит через жидкокристаллическую матрицу и выводится на экран. Кроме изображения, мультимедиа проектор позволяет выводить и звуковое сопровождение.

Мультимедиа проектор способен выводить информацию как с компьютера, так и видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point. В этом случае при правильной подготовке материала удется достичь наибольшего результата.

Основные требования при эксплуатации средств презентации следующие. Во-первых, всегда необходимо учитывать, что для создания сильного светового потока, чтобы создать сочную картинку на экране, используются мощные лампы. Поэтому нельзя смотреть в исходящий от линзового устройства проектора световой поток. Это отрицательно сказывается на зрение. Во-вторых, опять же из-за мощного потока нельзя закрывать зеркало в проекционном аппарате или крышку на объективе в мильтимедиа-проекторе. В этом случае поток света будет идти не на экран, а обратно в аппарат, что ведет к его перегреву и, в лучшем случае, к перегоранию лампы, а худшем - к пожару.

Ризограф. Уничтожители бумаг.

Ни одна выставка или научный семинар не обходится без рекламных материалов, буклетов, брошюр. Тиражи этих материалов слишком велики и трудоемки для копировальных аппаратов и слишком малы, т.е. экономически невыгодны, для типографий. В этом случае на помощь приходит ризограф. Ризограф внешне похож на копировальный аппарат высокого класса.

Процесс тиражирования на Ризографе очень прост: Вы кладете оригинал (изображение, нанесенное на бумагу любым способом) на сканер ризографа, нажимаете кнопку и через 17 секунд получаете контрольный оттиск, а далее печатаете весь необходимый Вам тираж со скоростью до 130 копий в минуту.

Оригинал считывается сканером с разрешающей способностью до 600 точек на дюйм, и изображение в цифровом виде передается на устройство управления термоголовкой. Цифровые ризографы могут подключаться к персональному компьютеру и выводить информацию на печать непосредственно с компьютера. Термоголовка в точном соответствии с оригиналом прожигает мельчайшие отверстия в мастер-пленке - специальном материале, из которого изготавливается трафарет (мастер). Готовый мастер автоматически натягивается на поверхность печатного барабана, внутрь которого вставлена туба с краской. Краска продавливается сквозь микроотверстия в мастере и попадает на бумагу, проходящую под вращающимся барабаном.

Одной тубы с краской достаточно для печати 18000...36000 копий формата А4 (в зависимости от тиража и плотности заполнения листа). С одного мастера (трафарета) можно изготовить как минимум 5000 оттисков без потери качества для оригинала любой сложности. Практическая эксплуатация Ризографов показала, что с одного мастера (для несложного оригинала) можно изготовить до 16000 оттисков. Ресурс Ризографа составляет 8 000 000 копий.

Ризограф крайне нетребователен к качеству и толщине бумаги - можно использовать бумагу от 46 до 210 г/кв.м. Кроме того, на ризографе возможна многоцветная печать (до 36 цветов). Печать каждым новым цветом требует дополнительного прогона бумаги.

Уничтожитель бумаг разрезает документы на мелкие ленты в различных комбинациях: с полосовой резкой, перекрестной резкой или резкой повышенной секретности для любых офисных нужд. Может быть автоматическая сенсорная резка с функцией режима ожидания (начинает работать в момент опускания документа в уничтожитель). Автоматическая блокировка резки при заполнении корзины или ее отсутствии.

Возможность уничтожения степлерных скоб и скрепок позволяет уничтожать скрепленные документы. Есть уничтожители, позволяющие ликвидировать дискеты, компакт-диски и компьютерную бумагу с полями.



13. Системы электронного документооборота

Зачем нужны системы электронного документооборота

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.
Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как "каменный век", либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

Итак, какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?

В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: "А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?"; "Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?"; "Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?"; "Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьNзных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов"... Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: "Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документоотборота - это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!".
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты



Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:

Фактор 1 - Сокращение затрат на бумажные документы

Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников

Фактор 3 - Ускорение информационных потоков

Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры

Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Базовые понятия и терминология

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов - есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается "карточкой", подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Обычно путают два термина: "делопроизводство" и "документооборот". Часто можно услышать фразу: "Это не система документооборота, а система делопроизводства" или наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила - задача нетривиальная.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Общая классификация систем документооборота

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Обзор основных систем документооборота, представленных в России

Ниже приведены главные отличительные черты основных систем документооборота, представленных в России. При подготовке обзора использовался собственный опыт работы с системами или опыт коллег, а также сведения о системах, полученные при проведении конференций Docflow, организуемых компанией ABBYY.
Какие-то системы, возможно, не вошли в данный обзор, какие-то - менее распространенные в России - описаны весьма лаконично. В первую очередь нас интересовали системы, которые можно без натяжки назвать "промышленными" в том смысле, что они уже давно представлены на рынке, являют собой отчуждаемый коммерческий продукт, который можно приобрести, по которому можно получить техническую поддержку и который находится в развитии. В обзоре сознательно опущены те свойства систем, без которых не обходится никакая, даже самая простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office, генерации отчетов, стандартным средствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, стороной какого-то конкретного продукта.

Docs Fusion и Docs Open

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу "электронных архивов". К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система Docs Open - клиент-серверное приложение с "толстым" клиентом. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходимости иметь "толстого" клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа Docs Fusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду Docs Fusion и клиентов - PowerDocs и CyberDocs.

В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т.д.).

Клиент PowerDocs - это Windows-интерфейс, по идеологии построения напоминающий MS Outlook. Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой. Клиент PowerDocs позволяет осуществить мобильный доступ с возможностью синхронизации при подключении, в том числе и по медленным линиям. Эта функция также позволяет обеспечить стабильную работу пользователя в режиме неустойчивой работы локальной сети. Клиент CyberDocs обеспечивает практически ту же функциональность, что и PowerDocs, но через Internet-браузер.

В одном комплексе может быть установлено несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям (fault tolerance). Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища для самих документов используется файловая система. Поддерживается механизм иерархического хранения данных HSM.

Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.

Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота, в нем нет интеграции с системами CAD/CAM. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно.

Documentum

Documentum - это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания "Документум Сервисиз". Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum - это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких "редакциях", ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является "конструктором", из которого собирается необходимая функциональность, и далек от "коробки", а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.

Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

LanDocs

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Microsoft SharePoint Portal Server

Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, интегрированный в Windows Explorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.