Структура документа в Microsoft Word

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого»

Кафедра информатики и информационных технологий

Лабораторная работа №3

по дисциплине «Информатика»

Выполнила: студентка 1 курса

группы 920441/з факультета ФФК

Кочеткова Любовь Владимировна

Проверила:

Даниленко С.В.

Тула 2015

Структура документа в MS Word

структура стиль документ оглавление

Любой достаточно объемный документ обычно состоит из разделов и подразделов разного уровня. Самые внешние разделы, например части той книги, которую вы сейчас читаете, выделяются крупными заголовками. Для занятий выбраны заголовки поменьше. Названия упражнений набраны еще более мелким шрифтом. Такое разбиение документа на отдельные блоки не чуждо и для Word. Этот текстовый процессор позволяет присваивать названиям тех или иных разделов специальные заголовочные стили, которые, во-первых, обеспечивают одинаковое оформление всех заголовков определенного уровня, а во-вторых, дают знать программе Word, где начинается и заканчивается очередной раздел. Эта информация позволяет Word правильно форматировать документ. Например, заголовок раздела никогда не окажется па другой странице, отдельно от текста этого раздела.

Если вы редактируете большой документ, имеющий иерархическую совокупность вложенных друг в друга разделов, с ним удобно работать в режиме структуры. В этом режиме просмотра, показанном на рис. 8, удобно переставлять, удалять и добавлять разделы, изменять их уровень.

1. Щелчком на кнопке Создать откройте новый документ.

2. С помощью команды Вид > Структура переключитесь в режим структуры.

3. Введите текст Параметры оборудования. Нажмите клавишу Enter. Затем введите строку Специальные вопросы, снова нажмите Enter и введите Разрешение проблем. Это будут названия трех разделов верхнего уровня. Им соответствует стиль Заголовок!.

4. Переместите курсор в конец первой строки и нажмите клавишу Enter. Появится еще один заголовок раздела. Чтобы понизить его уровень, нажмите клавишу Tab. Новая строка станет подразделом темы Параметры оборудования (см.рис. 1). Введите текст Быстродействие.

5. Нажмите клавишу Enter и введите заголовок еще одного раздела второго уровня. Обратите внимание, что теперь не нужно нажимать клавишу Tab. В режиме структуры стиль нового абзаца всегда повторяет заголовочный стиль предыдущего абзаца.

6. Введите еще несколько заголовков разделов второго и третьего уровней, чтобы получить текст, показанный на рис. 8. Для понижения уровня от второго к третьему нажимайте клавишу Tab. Имейте в виду, что заголовкам без отступа соответствует стиль Заголовок!, заголовкам с одинарным отступом -- стиль Заголовок2, а заголовкам с двойным отступом -- стиль Заголовок З. Следите за полем Стиль панели инструментов Форматирование.

Рис. 1. Документ в режиме структуры

В нем всегда указано название стиля того абзаца, в котором находится текстовый курсор. Если вы ошиблись и заголовок получил неверный стиль, не огорчайтесь. Чтобы понизить уровень заголовка, щелкните на нем мышью и нажмите Tab. Для повышения уровня заголовка следует нажать клавиши Shift+Tab. Слева от каждого заголовка имеется знак «плюс» или «минус». «Плюс» говорит о том, что данный раздел не пуст и наполнен определенным содержанием (в данном случае заголовками вложенных подразделов). Пустым разделам соответствует знак «минус».

Примечание

Чтобы узнать стиль абзаца, щелкните в нем и взгляните на список Стиль панели инструментов Форматирование. Абзацные стили используются в Word не только для выделения заголовков. Любому абзацу можно назначить стандартный или специально разработанный для него стиль. Способы форматирования документа с помощью стилей будут рассмотрены на следующем занятии.

Рис. 2. Тот же документ в обычном режиме просмотра

7. Щелчком на кнопке Обычный режим переключитесь в обычный режим просмотра. Вы увидите введенные заголовки разделов расположенными друг под другом без отступов. Они будут отличаться шрифтом. Каждому заголовочному стилю соответствует свой шрифт, как показано на рис. 2.

8. Теперь наполните созданные разделы каким-либо содержанием. Для этого щелкайте в конце названия каждого раздела, нажимайте клавишу Enter и вводите текст. Пусть каждый раздел состоит всего из нескольких слов. Сейчас важна не общая длина документа, а его иерархическая структура. Обратите внимание, что в обычном режиме при нажатии клавиши Enter формируется абзац не заголовочного стиля, а стиля Обычный, который соответствует простому тексту.

9. Переключитесь обратно в режим Структура. Вы увидите весь текст документа.

10. В панели инструментов Структура, которая появляется при переключении в режим структуры, выберите в раскрывающемся списке пункт Показать уровень 2. Содержимое документа свернется, и на экране останутся только заголовки первого и второго уровней. Кнопки панели Структура, показанной на рис. 10, позволяют развернуть документ до разделов любого уровня вложения. Выбор в раскрывающемся списке пункта Показать все уровни выводит на экран весь документ. Кнопки со знаками «плюс» и «минус» той же панели разворачивают и сворачивают тот раздел, в котором находится текстовый курсор.

11. Щелкните в строке заголовка Установка.

12. Затем щелкните на кнопке Вниз панели инструментов Структура. Заголовок Установка сместится вниз под заголовок Обновление.

Рис. 3. Панель инструментов режима структуры

13. Теперь в раскрывающемся списке выберите пункт Показать все уровни, чтобы снова вывести на экран все содержимое документа. Выполненное перемещение строки заголовка повлекло сдвиг всего раздела.

14. Щелкните на знаке «плюс» слева от заголовка раздела Быстродействие. Окажутся выделенными этот раздел и все его подразделы, как показано на рис. 4.

Рис. 4. Выделение раздела документа

15. Нажатием клавиш Ctrl+Х вырежьте выделенный фрагмент. Переместите текстовый курсор в начало заголовка Обновление и щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Выделенный ранее подраздел будет целиком перенесен внутрь раздела Специальные вопросы.

Стиль

Стиль -- это именованное описание формата абзаца или символов текста. Вместо того чтобы вручную форматировать каждый абзац, можно задать стиль и настроить для него необходимые параметры. Затем таким стилем можно оформить любой блок текста, в результате параметры стиля будут перенесены на конкретный фрагмент документа.

Стили бывают двух типов:

· абзацный -- задает оформление целого абзаца;

· символьный -- задает шрифт, начертание и оформление фрагмента текста абзаца.

Любому символу текста всегда присущи два стиля: абзацный и символьный. По умолчанию Word присваивает тексту абзацный стиль Обычный и символьный стиль Основной шрифт абзаца. Все приемы форматирования текста, рассмотренные выше на этом занятии, не влияли на его стиль. Сейчас давайте сформируем два новых стиля.

1. Создайте новый документ. Выберите команду Формат > Стили и Форматирование. В правой части экрана в области задач откроется соответствующее окно, показанное на рис. 5.

Рис. 5. Окно стилей

2. В разделе Выберите форматирование для применения перечислен набор доступных стилей. Поставьте указатель мыши на одном из них. Появляется всплывающая подсказка с кратким описанием указанного стиля. Щелкните на выбранном стиле. В разделе Форматирование выделенного текста появится название этого стиля и раскрывающийся список, содержащий доступные операции.

Примечание

Благодаря наличию области задач в приложениях Microsoft Office XP работа по созданию, изменению и применению стилей значительно облегчилась.

3. Щелкните на кнопке Создать стиль, откроется окно диалога Создание стиля, показанное на рис. 6.

4. В раскрывающемся списке Стиль оставьте вариант Абзаца, так как сейчас нам нужен стиль для оформления абзаца.

Рис. 6. Создание нового стиля

5. В поле Имя введите название Красивый абзац.

6. В списке Основан на стиле выберите пункт Обычный. В результате все параметры нового стиля будут соответствовать одноименным параметрам стиля Обычный, которые мы затем немного изменим.

7. Щелкните па кнопке Формат и в раскрывшемся меню выберите пункт Абзац. Откроется стандартное окно форматирования абзаца, с помощью которого в данной ситуации задаются параметры шрифта настраиваемого стиля.

8. Выберите режим выравнивания По ширине, введите для отступов абзаца слева и справа значение 1 см, для отступа первой строки -- 2 см и для интервала перед абзацем -- 6 пунктов. Затем щелкните два раза на кнопке ОК. Новый стиль появится в списке Выберите форматирование для применения окна диалога Стили и Форматирование.

9. Снова щелкните на кнопке Создать стиль.

10. В раскрывающемся списке Стиль появившегося окна диалога Создание стиля выберите пункт Знака, чтобы определить новый символьный стиль.

11. В поле Имя введите название Крупный текст.

12. В списке Основан на стиле выберите пункт Основной шрифт абзаца.

13. Щелкните на кнопке Формат (Format) и в раскрывшемся меню выберите пункт Шрифт.

Примечание

Меню кнопки формат (Format) открывает доступ к любым параметрам абзаца или шрифта. Самостоятельно изучите остальные команды этого меню.

14. В открывшемся окне диалога форматирования шрифта выберите шрифт ArialCyr, размер 20 пунктов, начертание Полужирный курсив.

15. Два раза щелкните на кнопке ОК, а затем щелкните на кнопке Закрыть. Теперь документ содержит описания двух новых стилей, с помощью которых можно форматировать абзацы и фрагменты текста.

16. Введите несколько абзацев текста и выделите первые три.

17. В раскрывающемся списке Стиль панели инструментов Форматирование выберите новый стиль Красивый абзац. Три выделенных абзаца окажутся оформленными в соответствии с только что созданным абзацным стилем.

18. Выделите несколько слов в первом абзаце и выберите в том же списке Стиль пункт Крупный текст. Выделенные слова изменятся в соответствии с новым символьным стилем.

19. Повторите эту операцию, выделяя слова второго, третьего и четвертого абзацев (рис. 7).

Казалось бы, те же самые операции можно выполнить и с помощью обычных команд форматирования, но оформление текста с помощью стилей дает несколько преимуществ.

· Стиль способен хранить сложный вариант форматирования, который можно быстро назначить любому абзацу или фрагменту.

· Стиль можно поместить в шаблон, и его унаследуют все документы, созданные на основе этого шаблона.

· Изменив стиль, вы моментально измените вид всех фрагментов документа, оформленных в соответствии с этим стилем.

Рис. 7. Оформление с помощью стилей

· Модифицировав стиль в шаблоне, вы сразу же измените вид всех фрагментов текста, отформатированных этим стилем во всех документах, основанных на скорректированном шаблоне. (Чтобы этого добиться, для каждого из выбранных документов в окне диалога Шаблоны и надстройки, которое открывается командой Сервис > Шаблоны и надстройки, должен быть установлен флажок Автоматически обновлять стили).

20. Чтобы почувствовать всю мощь шаблонов в действии, снова выберите команду Формат > Стили и Форматирование, в списке Выберите форматирование для применения выделите пункт Красивый абзац и в раскрывающемся списке выберите команду Изменить.

21. В окне диалога Изменение стиля щелкните на кнопке Формат, а затем выберите в раскрывшемся списке пункт Абзац.

22. В окне диалога Абзац увеличьте отступы слева и справа до 2 см. Два раза щелкните на кнопке ОК, а затем щелкните на кнопке Закрыть.

Обратите внимание, что увеличились отступы у трех первых абзацев, которым был назначен стиль Красивый абзац. Аналогичным способом можно быстро скорректировать, например, размер шрифта фрагментов, выделенных стилем Крупный текст. Подумайте, сколько бы времени ушло на такое изменение оформления стандартными средствами, если бы потребовалось модифицировать несколько абзацев, разбросанных по многостраничному документу.

Подготовив специальные стили для определенных элементов текста (например, для подрисуночных подписей), вы сможете настраивать формат всех подписей с помощью простой корректировки соответствующего стиля. С помощью стилей можно выполнить любое форматирование текста. При отсутствии достаточного опыта такой подход потребует дополнительных затрат времени, но, научившись изменять оформление документов путем манипуляций со стилями, вы сможете экономить многие часы.

При добавлении текста Word автоматически вставляет мягкий (изменяемый) перенос, иначе называемый разрывом страницы. По мере редактирования текста этот разрыв меняет свое положение относительно текста, оставаясь в конце текущей страницы. В обычном режиме просмотра мягкий разрыв отображается пунктирной линией, в разметке страниц или в предварительном просмотре вы видите страницы "как есть".

Жесткий (принудительный) разрыв страницы можно вставить в любом месте, при этом последующий текст будет всегда начинаться с новой страницы. В обычном режиме просмотра и при просмотре непечатаемых символов для остальных режимов можно увидеть жесткий разрыв страницы в виде пунктирной линии со словами Разрыв страницы.

Номер страницы можно разместить в верхнем или нижнем полях, по краю или по центру. Вставку номеров страниц выполняют двумя способами:

1. Командой Вставка|Номера страниц;

2. Командой Вид|Колонтитулы с последующим нажатием кнопки Номер страницы.

При выполнении первой команды появляется диалоговое окно Номера страниц, где можно задать расположение номера, а также отметить флажком необходимость вывода номера на первой странице. При нажатии кнопки Формат открывается окно Формат номера страницы, где можно установить тип нумерации - продолжающаяся (сквозная) или локальная (для раздела), а также задать формат вывода номеров страниц.

Создание оглавления

Чтобы создать оглавление в документе, прежде всего, следует отформатировать заголовки документа встроенными стилями "Заголовок 1 ", "Заголовок 2" и т.д. до "Заголовок 9". В этом случае при сборке оглавления Word автоматически распознает и соберёт в оглавление тексты, отформатированные этими стилями. Можно ограничить уровень заголовков, которые должны войти в оглавление.

Выполнение

Если вы скопировали во второй раздел документа текст из справки Microsoft Word, то заголовки параграфов текста будут иметь стиль Заголовок 1. Внутри некоторых параграфов, например, в «Объединение и организация связанных файлов с помощью подшивки Office Binder» присутствуют подпараграфы, имеющие стиль Заголовок 2.

Чтобы построить оглавление из заголовков трех уровней, выполните следующее:

1. Замените стиль Заголовок 2 всех заголовков документа на стиль Заголовок 3. Для этого

v Выполните Правка|Заменить и установите место вставки в окне Найти.

v Нажмите Формат, выберите Стиль и далее Заголовок 2. Нажмите ОК.

v Установите место вставки в окне Заменить.

v Нажмите Формат, выберите Стиль и далее Заголовок 3. Нажмите ОК.

v Нажмите Заменить все.

2. Аналогичным образом замените стиль Заголовок 1 всех заголовков документа на стиль Заголовок 2.

3. Примените к названиям глав документа стиль Заголовок 1.

4. Проверьте корректность установленной иерархии заголовков. Для этого выполните Вид|Структура и нажмите последовательно кнопки Показать заголовок 1, Показать заголовки 1 и 2, Показать заголовки 1 - 3.

5. Вернитесь к виду Разметка страницы. Поместите курсор в начало или в конец документа, то есть туда, где должно появиться оглавление.

6. Отключите отображение скрытого текста и кодов полей, с тем, чтобы при создании оглавления документ был разбит на страницы правильным образом.

7. Выберите команду Вставка|Оглавление и указатели. - в Word 2003 это будет команда Вставка-Ссылка-Оглавление и указатели.

8. Раскройте вкладку Оглавление.

9. Выделите один из семи форматов оглавления в списке Формат, при этом пример оформления оглавления будет отображаться в окне Образец.

10. Если выделен вариант Из шаблона, то будет доступна кнопка Изменить. Нажмите эту кнопку и настройте стили, используемые для оформления оглавления. Настройка производится в стандартном окне Стиль.

11. Установите флажок Показать номера страниц, чтобы в оглавлении присутствовали номера страниц.

12. В счётчике Уровни установите уровень заголовка. В оглавлении будут присутствовать все заголовки до указанного уровня включительно.

13. Установите флажок Номера страниц по правому краю, чтобы выровнять номера страниц вправо.

14. Если этот флажок установлен, то доступен раскрывающийся список Заполнитель, где выберите символ заполнителя пространства между заголовком и номером страницы в оглавлении. Это могут быть точки, дефисы, сплошная линия или заполнитель может отсутствовать.

15. Нажмите ОК. Word заново разобьёт документ на страницы и соберёт оглавление.

Размещено на Allbest.ru