Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Кабардино-Балкарский государственный университет

им. Х.М. Бербекова»

Факультет информатики и управления

Кафедра САКТУ

Курсовой проект на тему:

Разработка приложения “Клиентские банковские счета”

С использованием технологии MS Access 2010.

Руководитель: Кильчукова Л.Н.

Выполнил студент:

2 курса 3 группы

Киштыков М.А.

Нальчик 2013 г.

Содержание

Введение

1. Постановка задачи

2. Создание таблиц

3. Составление схемы данных

4. Разработка форм

5. Разработка запросов

5.1 Запрос на удаление

5.2 Запрос на обновление

5.3 Запрос на добавление

6. Формирование отчётов

7. Рекомендации по дальнейшей модернизации системы

8. Руководство пользователя

Список использованной литературы

Введение

Данная курсовая работа выполняется в приложении Microsoft Access, которое входит в прикладной пакет MS Office 2003, на примере расчёта с базой данных «Клиентские банковские счета». Актуальность данной работы заключается в том, что в современном информационном мире необходимо применение таких программ, которые позволяют осуществлять автоматизированный расчёт по различным базам данных, обладают удобной и понятной структурой отображения данных, способны быстро и точно предоставлять необходимую информацию. Всем этим требованиям отвечает Microsoft Access.

Созданная программа обладает рядом достоинств и особенностей. Вот лишь часть из них:

1. Полная автоматизация всех расчётов

2. Наличие таблиц, в которые введена связная информация о клиентах, их банках, счетах, операциях.

3. Простой и быстрый способ ввода в базу данных, изменения и удаления из нее клиентов, банков или совершаемых операций.

4. Удобный дизайн программы с понятным интерфейсом и кнопочными формами.

5. Возможность просмотра или вывода на печать отчётов, наглядно демонстрирующих информацию по основным категориям базы данных.

Цель работы - закрепление и углубление знаний по информатике, практических навыков работы на персональном компьютере и разработки пользовательских приложений с использованием программных средств интегрированного пакета MS Office и современных компьютерных технологии обработки информации, а также навыков в составлении текстовой документации с помощью программы Microsoft Access.

Для достижения поставленной цели в работе предполагается решение следующих задач:

- создание таблиц по банкам, клиентам, операциям, приходу, расходу, счетам банка;

- составление схемы данных;

- разработка форм для работы с базой данных;

- разработка запросов, создание запросов на добавление, изменении и удалении данных;

- формирование отчётов.

Перечисленные выше задачи составляют структуру курсовой работы, также в ней присутствует введение, экранные формы, рекомендации по дальнейшей модернизации системы, руководство пользователя. В завершении имеется список использованной литературы, состоящий из пятнадцати источников и приложения, состоящие из отчётов по созданной базе Microsoft Access.

банк клиент схема база

1. Постановка задачи

В данной курсовой работе в качестве предметной области рассматриваются клиентские банковские счета. Клиенты открывают счета в различных банках, заносят на них определённую сумму. Далее они могут дополнять и расходовать сумму на счете посредством операции прихода и расхода.

База данных должна решать следующие задачи:

- приводить в порядок информацию по базам данных банков, клиентов и их счетов;

- фиксировать данные о клиентах, банках, счетах и операциях;

- давать возможность обновления в связи с изменением остатков на счетах и в результате проводимых операций.

В Microsoft Access должны быть: сгруппированы данные обо всех счетах, разработана база данных, которая при помощи поисковой системы представляет данные о каждом клиенте, банке, дате и сумме выполняемых операций, средств на счетах, а также дана возможность изменения, добавления и удаления имеющихся данных.

Применяемая СУБД: АССЕSS 2003.

Исходные данные о клиентских банковских счетах: всего имеет 20 клиентов, у каждого есть свой банк (15), с указанием юридического адреса банка, открытых там счетов (20), операций (30), совершённых в этих банках и их датах. У клиентов могут повторяться банки, в которых открыты счета, а также совершаемые операции.

Если клиент закрывает или открывает свой счёт в банке, это отражается в базе данных при помощи запросов, а именно запросов на удаление или добавление данных.

При пополнении счета в банке или снятия с него денежных средств при помощи запросов и таблиц происходит отражение этих операций с указанием сумм, даты и налога на эти операции.

2. Создание таблиц

Для создания базы данных (БД) нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access 2003, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск > Программы > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2003.

После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно выполняем:

- команда Файл > Создать,

- в открывшемся окне диалога Создание выбираем Новая база данных. На экране появится окно с запросом для новой базы данных, вводим имя базы Клиентские банковские счета, затем ОК. После этого появится окно базы данных (Рис.1).

Рисунок 1 - Окно базы данных

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления Создание таблицы в режиме конструктора (Рис.2).

Рисунок 2 - Создание таблицы в режиме конструктора

На экране появляется форма таблицы для заполнения (Рис.3)

Рисунок 3 - Форма таблицы для заполнения

Теперь необходимо заполнить Имена полей, выбрать Типы данных, ввести описание и в графе Индексированное поле выбрать Да (совпадения не допускаются). По окончании заполнения через меню Файл > Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. На рисунке 4 можно увидеть таблицы для БД по банкам, счета банка, приходу и расходу в режиме конструктора.

Рисунок 4 - Таблицы базы данных по «Банкам», «Счета банка», «Приходу и расходу»

В таблице Клиенты и Операции помимо заполнения Имён полей, выбора Типа данных, введения описания и выбора в графе Индексированное поле Да (совпадения не допускаются) осуществляется подстановки: в таблице Клиенты Наименование Банка, Наимен. Счетов, Наимен.Операций из таблиц Банки, Счета банков, Операции (Рис.5); в таблице Операции Наимен. Клиентов и Наимен. Прихода/Расхода из таблиц Клиент и Приход/Расход (рис.6).

Рисунок 5 - Таблицы базы данных «Клиенты»



Рисунок 6 - Таблицы базы данных «Операции»

3. Составление схемы данных

После разработки структуры таблиц необходимо организовать связи между таблицами для обеспечения целостности и непротиворечивости данных в базе. Для этого:

­ нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно Схема данных;

­ щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);

­ в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке Добавить, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке Добавить. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы (Рис.7);

Рисунок 7 - Добавление таблиц для построения схемы данных

­ закройте окно, щелкнув по кнопке 3акрыть;

­ создадим связь между таблицами Банками и Клиентами. Для этого курсором мыши перетаскиваем Код Банка в таблице Банки на поле Наименование Банка в таблицу Клиенты. На экране откроется окно Связи;

­ устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей (Рис.8);

Рисунок 8 - Связи в схеме данных между Банками и Клиентами

­ щелкаем по кнопке Создать. Связь ОДИН-КО МНОГИМ будет создана;

­ создаем связи между полем Код Счета банка в таблице Счета банка и полем Наименование Счёта банка в таблице Клиенты, устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей (Рис.9), щелкаем по кнопке Создать. Связь ОДИН-КО МНОГИМ будет создана;

Рисунок 9 - Связи в схеме данных между Счетами банка и Клиентами

- таким же образом создаём связи между Клиентами и Операциями, между Операциями и Приходом и Расходом, выбирая при создании связей Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, щелкаем по кнопке Создать.

4. Разработка форм

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Для создания формы нужно открыть вкладку Формы окна базы данных и нажать кнопку Создать (Рис.10).

Рисунок 10 - Активация вкладки Формы

Выбрать из списка из списка тип формы или режим конструктор, выбрать из списка внизу таблицу, в которую будут заносится данные. В результате будет автоматически создана требуемая форма. В данной курсовой работе все формы для ввода данных имеют тип Автоформа: в столбец (Рис.11).



Рисунок 11 - Создание формы в столбец

Создаем формы Банки, Счета банка и Приход/Расход и сохраняем эти формы (Рис.12).

Рисунок 12 - Создание форм Банки, Счета банка и Приход/Расход

Следует отметить особенности форм Клиенты и Операции. После создания они были открыты в режиме конструктор, на них были помещены командные кнопки, которые служат для запуска вспомогательных справочных запросов. Этим достигается удобство для пользователя при вводе данных в таблицы, справочная информация находится на экране.

При открытии формы в режиме конструктора из главного меню Вид выбирается команда Панель элементов. Из Панели элементов выбирается значок Кнопка и устанавливается на форме (Рис.13).

Рисунок 13 - Создание командных кнопок в форме Клиенты

Далее выбираем действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки и форму для открытия, т.е. Клиенты (Рис.14).

Рисунок 14 - Выбор действия и формы при нажатии кнопки

Далее определяем отбор сведений для отображения в форме и указываем соответствующие поля, которые следует использовать для отбора данных (Рис.15).

Рисунок 15 - Выбор поля для использования отбора данных

Присваиваем кнопке имя или выбираем рисунок, в данной работе выбран текст и надпись Банки и нажимаем Готово (Рис.16).

Рисунок 16 - Наименование кнопки

По той же схеме в форме Клиенты создаём и размещаем кнопку Счета банка и кнопку выхода из формы, оставляя в качестве изображения на ней рисунок (Рис.17).



Рисунок 17 - Командные кнопки формы Клиенты

По той же схеме создаются кнопки в форме Операции, но там в отличии от клиентов размещаются кнопки Клиенты и Приход/Расход (Рисю18).

Рисунок 18 - Командные кнопки формы Операции

После разработки форм Банки, Счета банков, Клиенты, Операции, Приход/Расход приступаем к вводу данных в одноимённые базовые таблицы, используя формы. Данные по Банкам, Счетам банков, Клиентам, Операциям, Приходу/Расходу вводим самостоятельно. При работе с базой данных сначала необходимо заполнить справочные таблицы. Это таблицы Приход/Расход (2 наименования), Банки (15 наименований) и Счета банков (20 наименований) (Рис19).

Рисунок 19 - Результат заполнения таблиц Банки, Приход/Расход и Счета банков

Далее заполняем список Клиенты. Для этого открываем созданные справочники Банки и Счета банков. Значение выбираем из справочников. После заполнения таблицы операции добавить в таблицу Клиенты Наименование Операций. Результат заполнения таблицы Клиенты приведён на рисунке 20.

Рисунок 20 - Результат заполнения таблицы Клиенты

После заполнения справочных таблиц можно начинать работать в части заполнения таблицы Операции. Для этого необходимо открыть справочники Клиенты и Приход/Расход (Рис.21).

Рисунок 21 - Результат заполнения таблиц Операции

5. Разработка запросов

Для создания запроса необходимо в окне БД выбрать строку Запросы и выбрать на панели иконку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор (Рис. 22).

Рисунок 22 - Создание запроса с помощью конструктора

Откроется окно со списком таблиц и запросов существующих в базе данных. Здесь выбираем в списках нужные таблицы и нажимаем кнопку Добавить. При создании запроса по счетам банка добавляем Счета банка и Клиенты (Рис.23).

Рисунок 23 - Добавление таблицы в запросы

После следует перетащить мышью требуемые для запроса поля из таблиц и запросов в нужном порядке в строку Поле в нижнее окно конструктора. Выбрать имена таблиц, в данном случаи это Счета банка и клиенты, установить сортировку По возрастанию. (Рис. 24). Сохранить создаваемый запрос и дать ему название (Рис.25).

Рисунок 24 - Запрос по Счетам банка

Рисунок 25 - Подтверждение сохранения запроса и его название

Для того, чтобы при открытии возникало окно для вывода запроса, основываясь на счёте банка, который имеет клиент, вводим в графу Условие отбора «[Введите наименование счёта в банке]». Выполнить сформированный запрос можно выполнив команды меню Запрос/Запуск, либо нажав на запрос двойным щелчком левой клавиши мыши. В результате на экране появится таблица, соответствующая нашим условиям (Рис.26).



Рисунок 26 - Ввод значения параметра

По той же схеме создаём запрос по Банкам и Клиентам (Рис.27).

Рисунок 27 - Запрос по Банкам

При формировании запроса по Операциям используется построитель выражений. Выбираем поле, куда вставляем построитель, щёлкаем правой кнопкой мыши, выбираем пункт Построить. В открывшемся окне выбираем в Таблице > Операции > Колич > знак «+»>Таблицы>Приход/Расход> Налог по операциям>Нажимаем ОК (Рис.28).



Рисунок 28 - Построитель выражений в запросе Операции

Результаты заполнения запроса Операции представлен на рисунке 29.

Рисунок 29 - Результат заполнения запросов по Операциям

При формировании Объёма операций выбираем Создать > Конструктор > Запросы > Запросы по операциям (Рис.30). Данный запрос выводит итоговые и цифры объёмов операции по банкам.

Рисунок 30 - Добавление запроса

Заполняем Поле и Имя таблицы. В строке Групповые операции ставим Групповые. Это делается так: на панели задач выбираем Вид, в неё ставим галочку напротив Групповых операций. На этой же строке во второй колонке выбираем функцию Sum (Рис.31).

Рисунок 31 - Создание запроса Объём операции в конструкторе

5.1 Запрос на удаление

Запрос на удаление позволяет удалить записи из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц, для которых установлен флажок каскадное удаление связанных записей. В запросе указываются таблицы, из которых должны удаляться записи, и задаются условия отбора.

Например, Клиент банка Хом-Кредит «Кристалл» закрывает свой счёт в этом банке. Для удаления выбираем Создать > Конструктор > Таблицы > Клиенты (Рис.32).

Рисунок 32 - Создание Запроса на удаление в режиме конструктор

Из панели задач выбираем Запрос>Тип запроса>Запрос на удаление. У нас появилась новая строка Удаление (Рис.33).

Рисунок 33 - Выбор типа запроса

Заполняем запрос, выбирая Поле - Наименование, Имя таблицы - Клиент, Удаление - Условие, Условие отбора - Кристалл (Рис.34).

Рисунок 34 - Заполнение Запроса на удаление

Сохраняем и даём имя запросу (Рис.35).

Рисунок 36 - Сохранение и переименование Запроса на удаление

Далее возникает окно, в котором необходимо подтвердить изменении данных в связи с построением Запроса на удаление и ещё одно окно с уведомлением о том, что будет удалено 1 количество записей (Рис.36).



Рисунок 36 - Подтверждение запроса на удаление

Результат Запроса по удалению можно увидеть в кладке Таблицы > Клиенты при новом формировании отчётов.

5.2 Запрос на обновление

Для обновления данных в полях таблиц может быть использован запрос на обновление. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых с помощью указанных пользователем условий отбора. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в поле Обновление.

Например, по ошибке клиент Сириус Медия являющийся на самом деле клиентом ИнвестКапиталБанка был указан как клиент ВТБ 24. Для обновления данных выбираем Создать > Конструктор > Таблицы > Клиенты (Рис.37).



Рисунок 37 - Создание Запроса на обновление в режиме конструктор

Из панели задач выбираем Запрос>Тип запроса>Запрос на обновление. У нас появилась новая строка Обновление (Рис.38).

Рисунок 38 - Выбор типа запроса

Заполняем запрос, выбирая Поле - Наименование, Имя таблицы - Клиент, Обновление - ИнвестКапиталБанк, Условие отбора - ВТБ 24 и указываем клиента - Сириус Медия. Сохраняем изменения и переименовываем Запрос 1 на Запрос на обновление (Рис.39).



Рисунок 39 - Сохранение и переименование Запроса на обновление

Далее возникает окно, в котором необходимо подтвердить изменении данных в связи с построением Запроса на обновление и ещё одно окно с уведомлением о том, что будет обновлено 1 количество записей (Рис.40).

Рисунок 40 - Подтверждение запроса на обновление

Результат Запроса по обновлению можно увидеть в кладке Таблицы > Клиенты или при новом формировании отчётов.

5.3 Запрос на добавление

С помощью запроса на добавление производится добавление записей из таблицы результата запроса в таблицу БД. Поэтому поля добавляемых записей в запросе должны соответствовать структуре существующих записей таблицы.

Например, Решетников И.М. 12.03.2010 снял со своего счёта во Внешторгбанке 3500 рублей. Для создания такого запроса выбираем Создать > Конструктор, но не выбираем какую - либо таблицу, т.к. мы не берем данные из других таблиц, а создаем новую запись, и область таблиц должна быть пустой (там не должно быть ни одной таблицы) (Рис41).

Рисунок 41 - Создание Запроса на добавление в режиме конструктор

Из панели задач выбираем Запрос>Тип запроса>Запрос на добавление (Рис.42).

Рисунок 42 - Выбор типа запроса

На экране возникает диалоговое окно. Здесь надо выбрать таблицу, в которую будут добавляться записи (целевая таблица), этой таблицей для данного запроса будет Операции (Рис.43).

Рисунок 43 - Добавление записей в таблицу

В области условий в строке Поле мы пишем, что добавить (новое значение для каждого поля), а в строке Добавление куда (имена полей) (Рис.44).

Рисунок 44 - Заполнение полей Запроса на добавления

Сохраняем изменения и переименовываем Запрос 1 на Запрос на добавление (Рис.45).



Рисунок 45 - Сохранение и переименование Запроса на добавление

Далее возникает окно, в котором необходимо подтвердить изменении данных в связи с построением Запроса на добавление и ещё одно окно с уведомлением о том, что будет добавлено 1 количество записей (Рис.46).

Рисунок 46 - Подтверждение запроса на добавление

Результат Запроса по добавлению можно увидеть в кладке Таблицы > Операции или при новом формировании отчётов.

6. Формирование отчётов

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов. В данной курсовой работе использован Автоотчёт: в столбец. В качестве первого источника данных выбран запрос по операциям, нажимаем ОК и запрос сформировывается автоматически (Рис.47).

Рисунок 47 - Формирования отчёта на основе запроса по операциям

После сформирования отчёта сохраняем его и переименовываем (Рис.48).



Рисунок 48 - Сохранение и переименование Отчёта по операциям

Данные по формированию Отчёта по операциям представлены на рисунке 49. По той же схеме создаём и другие отчёты. Отчёт может быть сформирован не только на основе запросов, но и на основе таблиц базы данных.

Рисунок 49 - Результат формирования Отчёта по операциям

7. Рекомендации по дальнейшей модернизации системы

Microsoft Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании БД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию, но по запросам можно предложить следующие рекомендации:

- рекомендуется создавать индексы для всех полей, которые будут использованы для определения критерия отбора;

- в результирующем наборе не следует отображать какие-либо лишние столбцы. Обработка и отображение каждого столбца занимает дополнительное время;

- рекомендуется воздерживаться от употребления сложных выражений в запросах;

- следует избегать функции IIF() (немедленное IF). IIF() оценивает и истинное, и ложное значения перед тем, как выдать результат. Если выполнять данную операцию для каждой записи, это может сильно повлиять на производительность;

- по возможности следует пользоваться оператором Between для уменьшения количества строк в результирующем наборе вместо операторов "больше чем" и "меньше чем";

- рекомендуется по возможности поэкспериментировать с подчиненными запросами вместо использования объединений или сложных условий OR. Оптимальный выбор зависит от многих дискретных факторов, и только эксперимент поможет решить, какой подход использовать.

С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них). Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.

8. Руководство пользователя

Часто требуется использовать информацию, которая недоступна непосредственно через поле базы данных. Например, может потребоваться рассчитать налог с оборота для заказа или сумму самого заказа. В других случаях необходимо задать запрос или условия фильтрации для определения подмножества записей. Также может потребоваться задать значение по умолчанию для поля или элемента управления либо условие на значение для поля или таблицы. Во всех приведенных случаях могут применяться выражения.

Данный раздел содержит вводные сведения по работе с выражениями. Прочитав ее, можно понять, что представляют собой выражения, узнать, где и когда они используются, познакомится с построителем выражений -- средством программы Access, предназначенным для формирования выражений, создавать выражение с использованием построителя выражений или «с нуля».

Выражения.

Выражение в программе Access аналогично формуле Excel. Выражения состоят из элементов, используемых по отдельности или в комбинации для получения нужного результата. Эти элементы могут включать идентификаторы (имена полей, элементов управления или свойств), операторы (например, «+» или «-»), функции, константы и значения. Выражения могут использоваться для выполнения вычислений, извлечения значений элементов управления, задания критериев запроса, определения правил, создания вычисляемых элементов управления и вычисляемых полей, а также для определения уровней группы запросов.

Ниже приведены некоторые примеры.

Выражение	Назначение
=[ДатаНазначения] - [ДатаИсполнения]	Расчет разницы значений в двух полях запроса
Date()	Установка текущей даты в качестве значения, используемого по умолчанию для поля в таблице
ОтпускнаяЦена: CCur([Заказано].Цена*[Количество]*(1-[Скидка])/100)*100	Создание вычисляемого поля в запросе
Between #1/1/2005# And #12/31/2005#	Позволяет вводить условия для поля даты/времени в запросе
=[Заказы].Form!ОтпускнаяЦена	Возврат значения элемента управления ОтпускнаяЦена из подчиненной формы «Заказано» в форме «Заказы»
> 0	Установка условия на значение для числового поля в таблице

Как видно из приведенных примеров, выражения Access используются не только для вычисления. Выражения применяются для различных целей.

Кроме того, обратите внимание, что выражения, приведенные в качестве примеров, различаются. Например, некоторые выражения начинаются оператором =. При вычислении значения элемента управления в форме или отчете выражение начинается оператором =. В иных случаях оператор = не используется. Например, при вводе выражения в запрос или в свойство Значение по умолчанию или Условие на значение поля либо элемента управления оператор = не указывается.

Операторы.

Access поддерживает ряд операторов, включая обычные арифметические операторы, например +, -, * (умножение), / (деление), а также операторы сравнения, применяемые для сравнения значений, текстовые операторы для объединения текста, логические операторы для определения истинных и ложных значений и другие специальные операторы Access. Дополнительные сведения об операторах см. в разделе Таблица операторов данной статьи.

Функции.

Функциями называются встроенные процедуры, которые можно использовать в выражениях. С их помощью можно производить вычисления, управлять текстом и датами, получать сводные сведения и выполнять широкий спектр других операций. Например, одной из наиболее часто используемых функций является функция Date. Функция Date возвращает текущую дату. Она может использоваться, например, в выражении, задающем значение по умолчанию для поля таблицы. Тогда при добавлении каждой новой записи для поля по умолчанию будет задаваться текущая дата.

Значения.

Выражения могут включать литералы. Числовые значения могут представлять собой последовательности цифр, включающие при необходимости знак и десятичную запятую. Если знак отсутствует, Access интерпретирует значение как положительное. Чтобы сделать значение отрицательным, добавьте знак минус (-). Также допускается применение экспоненциальной нотации. Для этого необходимо указать букву «E» или «e» и знак экспоненты (например, 1.0E-6).

Текстовые строки должны быть заключены в кавычки. В некоторых случаях Access добавляет кавычки автоматически, например при вводе текста в выражение для условия на значения или условия запроса.

Значения даты и времени заключаются в знаки решетки (#). Далее приведены допустимые значения даты/времени: #3-7-05#, #7-мар-05#, #мар-7-2005#. Когда программа Access находит допустимое значение даты/времени, заключенное в знаки #, она автоматически интерпретирует его как значение с типом «Дата/время».

· В элементе управления «поле» формы или отчета

В элементе управления «поле» выражение используется для создания вычисляемого элемента управления. Предположим, что нам требуется вычислить сумму заказа, суммировав все элементы в форме заказа. Сумма заказа может выглядеть так:

Чтобы вычислить сумму заказа, необходимо поместить элемент управления «поле» в форму и задать для свойства Источник записей следующее выражение:

=Sum([ОбщаяСтоимость])

Функция Sum вычисляет итог для набора значений из источника записей -- в данном случае это столбец «ОтпускнаяЦена».

Чтобы ввести выражение в элемент управления «поле», выполните следующие действия:

1. В окне базы данных в списке Объекты выберите элемент Формы.

2. Щелкните форму, а затем выберите режим Конструктор в окне базы данных.

3. Чтобы выделить поле, щелкните его.

4. В меню Вид выберите команду Свойства, чтобы отобразить окно свойств поля.

Откроется окно свойств поля.

5. Измените свойство Источник записей поля на выражение со знаком = в начале или нажмите кнопку Построить справа от поля свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений. Например, для вычисления приведенного выше промежуточного итога следует ввести =Sum([ОбщаяСтоимость]).

Окно свойств должно выглядеть, как на следующем рисунке.



6. Закройте окно свойств.

· В поле «Сортировка и группировка»

Чтобы ввести выражение в поле «Сортировка и группировка», выполните следующие действия:

1. В окне базы данных в списке Объекты выберите элемент Отчеты.

2. Щелкните отчет, а затем выберите режим Конструктор в окне базы данных.

3. Откройте отчет в режиме конструктора.

4. В меню Вид выберите команду Сортировка и группировка.

5. Щелкните ячейку в столбце Поле/выражение.

6. Введите выражение с оператором = в начале.

Применение построителя выражений.

Выражения можно формировать с помощью построителя выражений. Построитель выражений можно запускать из большинства областей, где создаются выражения. Это средство предоставляет удобный доступ к именам полей и элементов управления, используемым в базе данных, а также к множеству других встроенных функций, применяемых во время написания выражений. С помощью построителя выражений можно написать выражение «с нуля» или выбрать одно из готовых выражений для отображения номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени.

1. Поле выражения.

Верхняя область построителя содержит поле выражения, применяемое для формирования выражения. Три столбца в нижней области используются для выбора элементов, вставляемых в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения. Таким образом, процесс построения выражения включает как ввод, так и вставку элементов.

2. Кнопки операторов.

В средней части построителя выражений отображаются кнопки для вставки наиболее распространенных операторов. Чтобы вставить оператор в поле выражения, нажмите соответствующую кнопку. Чтобы отобразить список операторов, которые можно использовать в выражениях, щелкните папку Операторы в левом нижнем столбце, а затем щелкните нужную категорию в среднем столбце. В правом столбце отобразятся все операторы выбранной категории. Чтобы вставить оператор, дважды щелкните его или выделите оператор, а затем нажмите кнопку Вставить.

Список используемой литературы

1. Марков А.С., Лисовский К.Ю. Базы данных. Введение в теорию и методологию: учебник. - М.: Финансы и статистика, 2007.

2. Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование: учебник - СПб.: БХВ - Петербург, 2008.

3. Сост. профессор Костюкова Т.П., доцент Фандрова Л.П. Методические указания по выполнению курсового проекта по дисциплине «Базы данных» в рамках специальности «Прикладная информатика в экономике»: учебник - Уфа.: Баш. гос. аграрный университет, 2007.

4. А.А. Землянский, Г.А. Кретова, Ю.Р. Стратонович. Практикум по информатике: учебник - М.: КолосС, 2007.

5. Попов В.Б. Основы информационных и телекоммуникационных технологий. Системы управления базами данных: учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2008.

6. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002: учебник - СПб.: БХВ-Петербург, 2008.

7. Бондарева Г.А., Сахарова Е.В. Информатика: методические указания. - Ставрополь.: СТИС, 2007.

8. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем: учебник. - М.: Финансы и статистика, 1989.

9. Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами: учебник. - М,: Инфра, 2009.

10. Григорьев В.А., Ревунков В.И. Банки данных: учебник для вузов. - М., МВТУ им.Баумана, 2007.

11. Мейер М. Теория реляционных баз данных: учебник. - М.: Мир, 2007.

12. Симонович С. В., Евсеев Г. А. Специальная информатика: учебное пособие. - М.: Инфорком-Пресс, 2009.

13. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных: учебник - М.: Мир, 2009.

14. Джон Кронан, Бобби Сандберг. Microsoft Access 2003. Шаг за шагом: учебник - М.: NT Press, 2009.

15. Фролов А.Р. Основы проектирования реляционных баз данных: электронное учебное пособие - М.: Инфра, 2009.

Размещено на Allbest.ru