Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Задание

1. Выделение информационных подсистем и описание информационных потоков

1.1 Анализ организационной структуры аптеки

1.2 Описание аппаратной структуры аптеки

1.3 Выделение информационных подсистем и потоков

2. Определение требований к функциональности и критериев выбора автоматизации аптеки

3. Сравнительный анализ готовых решений с информационной системой «Аптека»

4. Обоснование необходимости разработки ИС «Аптека»



Задание

Практическое задание дано на примере аптечного предприятия, однако допускается выбор предприятия произвольного вида деятельности - Вы можете предложить собственные варианты функциональной структуры и аппаратной схемы организации и на их основе выполнить задание.

Вам предложена организационно-функциональная структура аптечного предприятия (см. Вложение).

А также аппаратная схема аптеки:

По заданной на схемах информации необходимо описать информационную структуру данного предприятия:

- определить информационные потоки, выделить и описать возможные подсистемы ИС указанного предприятия;

- определить требования к функциональности ИС для заданной организации;

- составить список основных критериев выбора ИС автоматизации аптеки.

Необходимо с помощью открытых источников Интернет подобрать несколько вариантов оптимального состава информационных систем (это может быть одно или несколько готовых отраслевых решений, программных комплексов, для автоматизации учетных функций организации), обеспечивающих наиболее полную функциональность для заданного предприятия и провести их сравнительный анализ по выбранным параметрам.

Результатом данной работы должно быть подробное предложение руководителю предприятия на выбор ИС в произвольной форме с убедительным обоснованием сделанного выбора.



1. Выделение информационных подсистем и описание информационных потоков

1.1 Анализ организационной структуры аптеки

Организационная структура аптеки приведена на рис. 1.

Рис. 1. Организационная структура аптеки

Как видно из рис. 1, управляет аптекой директор, в подчинении у которого находится отдел кадров, главный бухгалтер и коммерческий директор.

Директор управляет аптекой и принимает решение о работе и дальнейшем развитии аптеки на основании сводных отчетов по доходам и расходам, товародвижении и поставкам. Эти данные передает в Комитет фармации, страховые компании и другие внешние структуры.

Главный бухгалтер отвечает за работу бухгалтерии и отдела труда и заработной платы. Для ведения бухгалтерского учета и проведения финансового анализа главный бухгалтер получает информацию по кассовым операциям и торгового зала, выполненным платежным поручениям в банке, взаиморасчетов с поставщиками и другими организациями, информацию по сотрудникам из отдела кадров и зарплате из отдела труда и зарплаты.

Коммерческий директор отвечает за выполнение складского учета и закупок готовых лекарственных форм у поставщиков. В подчинении находится отдел закупок, отдел лекарственных препаратов и торговый зал.

1.2 Описание аппаратной структуры аптеки

Аппаратная структура аптеки приведена на рис.2.

Рис. 2. Аппаратная структура аптеки

Как видно из рис. 2, в организации используется клиент-серверная архитектура сети, при которой информационная система располагается на сервере. За работоспособность сервера и сети отвечает системный администратор.

Данные на сервер поступают из торгового зала, отдела кадров, бухгалтерии и склада.

Также для принятия решений и формирования распоряжений для работы аптеки информацию для сотрудников передает директор и коммерческий директор.

Для защиты информации в автоматизированной информационной системе используется многопользовательский режим с распределением уровня доступа. Каждый из сотрудников имеет доступ к работе своей подсистемы в зависимости от выполняемых функций в аптеке и необходимости использования информационной системы.

1.3 Выделение информационных подсистем и потоков

информационный система поток аптека

В соответствии с организационной структурой, приведенной на рис. 1 и аппаратной структурой, приведенной на рис. 2 можно выделить 4 подсистемы:

- ИС «Управление торговыми операциями», для автоматизации процессов реализации лекарственных препаратам покупателям аптеки;

- ИС «Складской учет», для автоматизации процессов складского учета, связанных как со складированием готовых лекарственных форм полученных от поставщиков, так и лекарственных препаратов, изготовленных в аптеке для реализации покупателям;

- ИС «Бухгалтерский учет» для автоматизации процессов ведения бухгалтерского учета и формирования финансовой отчетности для анализа работы аптеки и принятия решений по дальнейшему ее развитию;

- ИС «Зарплата и Кадры», для автоматизации процессов начисления и выплаты заработной платы, а также ведения кадрового учета по сотрудникам организации.

Для выделения информационных потоков, рассмотрим работу данных систем более подробно.

Подсистема «Складской учет» приведена на рис. 3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3. Подсистема «Складской учет»

Как видно из рис. 3, автоматизированное рабочее место сотрудника склада позволяет в системе решить следующие задачи:

- формировать заявки на поставку лекарственных форм и договоры на поставку с поставщиками, в случае необходимости пополнения запасов материалов для изготовления лекарственных препаратов;

- оприходовать лекарственные формы, полученные от поставщиков на склад готовых лекарственных форм, а в случае обнаружения брака, автоматизировать процессы ведения учета возвращенных форм поставщику;

- формировать документы по выдачи готовых лекарственных форм в отдел изготовления лекарственных препаратов, а после изготовления лекарственных форм оприходовать лекарственные препараты на складе готовой продукции;

- формировать документы по выдаче лекарственных препаратов со склада готовой продукции по заявке, полученной из торгового зала аптеки.

Подсистема «Управление торговыми операциями», приведена на рис. 4.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4. Подсистема «Управление торговыми операциями»

Как видно из рис. 4, автоматизированное рабочее место сотрудника торгового зала позволяет в системе решить следующие задачи:

- автоматизировать процессы получения лекарственных препаратов для реализации в торговом зале;

- с помощью современного торгового оборудования (сканер штрих-кода) получить данные о лекарственных препаратах аптеки и предоставить данную информацию покупателю;

- вести кассовые операции, связанные с оплатой за лекарственные препараты покупателем и формирования отчетов по кассовым операциям для бухгалтерии.

Подсистема «Бухгалтерский учет», приведена на рис. 5.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 5. Подсистема «Бухгалтерский учет»

Как видно из рис. 5, автоматизированное рабочее место сотрудника бухгалтерии позволяет в системе решить следующие задачи:

- получить и обработать данные по сотрудникам из отдела кадров, заработной плате из отдела труда и заработной платы, по кассовым и торговым операциям из торгового зала, складскому учету готовых лекарственных форм и препаратов из склада;

- сформировать бухгалтерские проводки и соответствующие бухгалтерские документы для выполнения обязательств с контрагентами, к которым относятся поставщики, органы государственной власти;

- формировать отчеты по торговым операциям и складскому учету для коммерческого директора аптеки;

- формировать финансовую отчетность для директора аптеки для предоставления в Комитет фармации, страховые компании и другие внешние структуры;

- получать и изменять ведение учетной политики на основании утвержденных указов и распоряжений по ведению бухгалтерского учета полученных от директора;

- получать и изменять ведение торговых операций и складского учета от коммерческого директора в случае принятых решений директора аптеки.

Подсистема «Учет заработной платы и кадры», приведена на рис. 6.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 6. Подсистема «Учет заработной платы и кадры»

Как видно из рис. 6, данная система имеет два автоматизированных места для сотрудника отдела кадров (АРМ учет кадров) и сотрудника отдела труда и зарплаты (АРМ учет заработной платы).

С помощью подсистемы «Учет заработной платы и кадры» можно решить следующие задачи:

- выполнить начисление заработной платы на соответствующие расчетные счета сотрудников в банке для выплаты заработной платы на банковские карточки;

- вести личную карточку сотрудников организации;

- автоматизировать процессы приема и увольнения сотрудников из аптеки;

- в случае необходимости выполнить поиск сотрудников на бирже труда.

На основании выделенных подсистем и потоков обобщим полученные результаты с помощью таблицы 1.

Таблица 1

Выделенные подсистемы и потоки в ИС «Аптека»

Название подсистемы	Информационные потоки
1	2
ИС «Управление торговыми операциями»	- автоматизация процессов получения лекарственных препаратов для реализации - ведение учета лекарственных препаратов для реализации в торговом зале - автоматизация кассовых операций
ИС «Складской учет»	- формирование заявок на поставку лекарственных форм - формирование договор на поставку с поставщиками - ведение складского учета готовых лекарственных форм - ведение учета возврата брака поставщику - формирование документов по выдаче готовых лекарственных форм в отдел изготовления лекарственных препаратов - ведение складского учета лекарственных препаратов для реализации - ведение учета полученных заявок из торгового зала
ИС «Бухгалтерский учет»	- формирование и обработка данных для формирования первичных бухгалтерских документов - формирование финансовой отчетности расходах и доходах аптеки за определенный период времени - автоматизация процессов формирования бухгалтерских проводок по операциям с контрагентами - формирование отчетности по торговым операциям и складскому учету - изменение данных по ведению бухгалтерского учета в соответствии с принятыми решениями директора аптеки - изменение данных по ведению торговых операций и складского учета в соответствии с принятыми решениями директора и коммерческого директора
ИС «Зарплата и Кадры»	- ведение личной карточки сотрудников организации - автоматизация процессов начисления заработной платы - автоматизация процессов приема и увольнения сотрудников - взаимодействие с базой данных биржи труда для поиска сотрудников



2. Определение требований к функциональности и критериев выбора автоматизации аптеки

ИС «Аптека» должна иметь возможность автоматизировать процессы:

- учета торговых операций по реализации лекарственных препаратов;

- складского учета готовых лекарственных форм и запасов лекарственных препаратов;

- бухгалтерского учета по выполненным торговым операциям, а также взаиморасчетов с контрагентами;

- заработной платы и кадрового учета.

Это значительно ускорит бизнес-процессы работы аптеки, а также создаст возможность для получения более объективной ситуации и принятия решений по дальнейшему развитию.

Кроме того, в ИС «Аптека» для удобства работы пользователей должны выполняться следующие требования:

- сбор и хранение данных про лекарственные формы, лекарственные препараты, сотрудников организации, контрагентов, виды документов за счет формирования соотвестввующих справочников;

- обработка выполненных и удаленных операций в зависимости от выбранной подсистемы для работы пользователем;

- поиск и обработка данных из справочников для формирования соотвестввующих документов по ведению автоматизированного учета;

- создание отчетов с получением списков, а при необходимости и графического представления информации для выполнения ее анализа;

- адекватность отражения логики предметной среды в соответствующие модели данных;

- оптимальная избыточность данных. База данных должна являть собой единственную совокупность интегрированных данных;

- наличие документации по работе с базой данных;

- взаимная независимость программы и данных.

- обеспечение многопользовательского режима;

- установление защиты данных за счет распределения доступа к различным подсистемам;

- дружественный и интерактивный интерфейс;

- наличие справочной системы.

На основании сформированных требований к функциональности системы сформируем критерии, которым должна отвечать информационная система.

Критерии для выбора автоматизации аптеки, приведены на рис. 7.

Рис. 7. Критерии для выбора автоматизации аптеки



3. Сравнительный анализ готовых решений с информационной системой «Аптека»

В настоящее время для автоматизации работы организаций на рынке программного обеспечения существует множество разработок. В соответствии с формированными информационными потоками и выделенными критериями прототипами ИС «Аптека» будут являться программа «1С: Предприятие» и «Парус».

Программа «1С: Предприятие» включает в свой состав следующие модули:

- «1С: Управление торговой организацией»

- «1С: Бухгалтерия»

- «1С: Склад»

- «1С: Кадры и зарплата».

Данная программа является многофункциональной и включает в свой состав постоянно обновляющуюся базу данных в соответствии с изменениями, происходящими в законодательстве РФ.

Программа содержит «Конфигуратор», который позволяет выполнять задачи администрирования связанные с обновлением базы данных, установлением привилегий для пользователей, а также резервным копирование базы данных.

Многопользовательский режим позволяет обеспечить, с установкой 1С: Предприятие на сервере организации позволяет производить взаимодействие пользователей при формировании документов и обновлении данных.

При необходимости данную программу можно адаптировать под деятельность организации, в которой она используется, дополнив ее собственными шаблонами документов по ведению торговых операций, бухгалтерскому, складскому, кадровому учетам, а также начисления и выплаты заработной платы.

Программа «Парус» также является многофункциональной, позволяет реализовать аналогичные функции.

Для проведения сравнительного анализа готовых решений с информационной системой «Аптека», составим таблицу 2.

Таблица 2

Сравнительный анализ готовых решений с информационной системой «Аптека»

Критерии	1С: Предприятие	Парус	ИС «Аптека»
Наличие модулей для выполнения различных задач по автоматизации деятельности предприятия	+	+	+
Многопользовательский режим с помощью архитектуры «клиент-сервер»	+	+	+
Наличие справочников для хранения и обработки данных	+	+	+
Защита данных	+	+	+
Интерактивный и дружественный интерфейс	+	+	+
Возможность адаптации и обновления программы	+	+	+
Наличие справочной информации	+	+	+
Возможность создания резервной копии	+	+	-
Возможность автоматического формирования отчетов	+	+	+
Предоставление отчетов в табличном виде	+	+	+
Предоставление отчетов в графическом виде	-	-	+
Наличие административной панели	+	+	+

Проведенный сравнительный анализ в таблице 2 показал, что предложенная разработка ИС «Аптека» является актуальной, однако кроме сформированных критериев необходимо предусмотреть наличие административной панели для работы системного администратора, возможность резервного копирования.



4. Обоснование необходимости разработки ИС «Аптека»

Разработка информационной системы «Аптека» является актуальной, поскольку позволяет автоматизировать процессы учета торговых операций по реализации лекарственных препаратов, складского учета готовых лекарственных форм и запасов лекарственных препаратов, бухгалтерского учета по выполненным торговым операциям, а также взаиморасчетов с контрагентами, заработной платы и кадрового учета. Подсистема «Складской учет» позволяет в системе решить следующие задачи:

- формировать заявки на поставку лекарственных форм и договоры на поставку с поставщиками, в случае необходимости пополнения запасов материалов для изготовления лекарственных препаратов;

- оприходовать лекарственные формы, полученные от поставщиков на склад готовых лекарственных форм, а в случае обнаружения брака, автоматизировать процессы ведения учета возвращенных форм поставщику;

- формировать документы по выдачи готовых лекарственных форм в отдел изготовления лекарственных препаратов, а после изготовления лекарственных форм оприходовать лекарственные препараты на складе готовой продукции;

- формировать документы по выдаче лекарственных препаратов со склада готовой продукции по заявке, полученной из торгового зала аптеки.

Подсистема «Управление торговыми операциями», позволяет в системе решить следующие задачи:

- автоматизировать процессы получения лекарственных препаратов для реализации в торговом зале;

- с помощью современного торгового оборудования (сканер штрих-кода) получить данные о лекарственных препаратах аптеки и предоставить данную информацию покупателю;

- вести кассовые операции, связанные с оплатой за лекарственные препараты покупателем и формирования отчетов по кассовым операциям для бухгалтерии.

Подсистема «Бухгалтерский учет» позволяет в системе решить следующие задачи:

- получить и обработать данные по сотрудникам из отдела кадров, заработной плате из отдела труда и заработной платы, по кассовым и торговым операциям из торгового зала, складскому учету готовых лекарственных форм и препаратов из склада;

- сформировать бухгалтерские проводки и соответствующие бухгалтерские документы для выполнения обязательств с контрагентами, к которым относятся поставщики, органы государственной власти;

- формировать отчеты по торговым операциям и складскому учету для коммерческого директора аптеки;

- формировать финансовую отчетность для директора аптеки для предоставления в Комитет фармации, страховые компании и другие внешние структуры;

- получать и изменять ведение учетной политики на основании утвержденных указов и распоряжений по ведению бухгалтерского учета полученных от директора;

- получать и изменять ведение торговых операций и складского учета от коммерческого директора в случае принятых решений директора аптеки.

Подсистема «Учет заработной платы и кадры» имеет два автоматизированных места для сотрудника отдела кадров (АРМ учет кадров) и сотрудника отдела труда и зарплаты (АРМ учет заработной платы).

С помощью подсистемы «Учет заработной платы и кадры» можно решить следующие задачи:

- выполнить начисление заработной платы на соответствующие расчетные счета сотрудников в банке для выплаты заработной платы на банковские карточки;

- вести личную карточку сотрудников организации;

- автоматизировать процессы приема и увольнения сотрудников из аптеки;

- в случае необходимости выполнить поиск сотрудников на бирже труда.

Также будет предусмотрено наличие административной панели для работы системного администратора, возможность резервного копирования.

Следовательно, автоматизация работы аптеки позволит улучшить качество обслуживания покупателей, ускорит процессы обновления информации, усилить контроль реализации товаров для получения доходов.

Имеющееся аппаратное обеспечение аптеки, позволит выполнить следующие сформулированные требования:

- сбор и хранение данных про лекарственные формы, лекарственные препараты, сотрудников организации, контрагентов, виды документов за счет формирования соотвестввующих справочников;

- обработка выполненных и удаленных операций в зависимости от выбранной подсистемы для работы пользователем;

- поиск и обработка данных из справочников для формирования соотвестввующих документов по ведению автоматизированного учета;

- создание отчетов с получением списков, а при необходимости и графического представления информации для выполнения ее анализа;

- адекватность отражения логики предметной среды в соответствующие модели данных;

- оптимальная избыточность данных;

- наличие документации по работе с базой данных;

- взаимная независимость программы и данных.

- обеспечение многопользовательского режима;

- установление защиты данных за счет распределения доступа к различным подсистемам;

- дружественный и интерактивный интерфейс;

- наличие справочной системы.

Размещено на Allbest.ru