Организация электронного документооборота в туристических фирмах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Российский Государственный Социальный Университет

Реферат на тему:

"Организация электронного документооборота в туристических фирмах"

Работу выполнила: Лебедева Валерия

Преподаватель: Кленина Валентина Ивановна

Москва, 2014 г

Оглавление

Введение

1. Электронный документооборот

1.1 Понятие электронного документа

1.2 Системы электронного документооборота

2. Электронные документы в туристических фирмах

3. Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Заключение

Список использованной литературы и источники

Введение

Каждая туристическая фирма стремится к увеличению положительных отзывов от постоянных клиентов, пользующихся ее услугами из года в год, повышению качества обслуживания и поддержанию хорошей репутации на рынке туристических услуг. Компании крайне важно быть в курсе всех изменений, касающихся ее деятельности и уметь оперативно отреагировать на них, быстро находить необходимую информацию, четко и грамотно оформлять комплекты документации по работе с клиентами и партнерами.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет компании повысить эффективность своей работы за счет рациональной организации работы с документами.

1. Электронный документооборот

1.1 Понятие электронного документа

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. электронный документ управленческий

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами".

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

-регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

-учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

-централизованный контроль исполнения документов;

-списание документов в дело;

-ведение информационно-справочной работы;

-формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, - сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть - непосредственно содержание, вторая - вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, даже заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет следующие функции:

-фиксация некоторой (содержательной) информации;

-фиксация лица, подписавшего документ;

-фиксация условий составления документа;

-доказательство в судебном разбирательстве;

-функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях. В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение.

Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера (это требование согласуется с приведенным ранее определением ЭДО). Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип бумаги) принципиально неприемлемы для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации.

Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить, и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных. Кроме того, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM.

Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить наличие документа), каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью. Теоретически, конечно, можно предположить, что создана система ЭДО, в которой один участник вносит в документ Manchester, а другой получает на экране монитора или при распечатке Live rpool. Однако данная проблема легко решается, если предположить, что существует согласованная участниками или определенная нормативным актом уполномоченного органа процедура изготовления по электронному оригиналу традиционной (бумажной) копии документа. (Более подробно об этом мы поговорим, когда будем рассматривать процедуры разрешения конфликтов, связанных с использованием ЭДО.)

И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.

Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М.Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом изложенного электронный документ можно определить как набор данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом.

Необходимость традиционного документа или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования объясняется тем, что в противном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого тоже можно оспорить.

1.2 Системы электронного документооборота

Рассмотрим такие программные системы автоматизации делопроизводства как:

Программа Docs Open

Предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Documentum

Система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций и прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов.

Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач.

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

StaffWare

Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии "клиент-сервер".

Особенностями являются:

- поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

- динамическое управление и контроль исполнения работ;

- интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

- использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Lan Docs

Lan Docs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов. Предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создание корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре "клиент-сервер" на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

Босс-Референт

Корпоративная система, поддерживает управление бизнес процессы, российские стандарт делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, отслеживание договоров с внешними клиентами. Предназначена для работы всех сотрудников организации. Обладает функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве база данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные системы Lotus Notes являются:

1. Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.

2. Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

3. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.

4. Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

5. Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

6. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

8. Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

Евфрат-Документооборот

Евфрат - для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат - это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности.

- Показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам

- Печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке

- Совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

Новый подход к созданию документов

- Новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников

- Предварительный просмотр файлов перед внесением в систему

- Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе

- Слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, происходящие с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках.

- Загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы.

Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы.

На основании проведенного сравнительного анализа СЭД я выбрал СЭД "Евфрат-Документооборот".

Выбор данного программного продукта обусловлен несколькими факторами.

Технология фирмы ЗАО "Интеллектуальные технологии" (Cognitive Technologies), отличается, прежде всего, тем, что это - отечественная разработка. Она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ в России, включая ориентацию на использование русского языка во всех технологических модулях. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов "под ключ", включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику.

Функции и основные особенности электронного архива "Евфрат"

- сочетает в себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения;

- является универсальной и доступной для пользователя системой, использующей весьма эффективные методы регистрации, классификации и поиска произвольных объектов;

- ориентирована на российском документообороте;

- может функционировать как в локальном (персональном) варианте, так и в режиме клиент-сервер, с возможностью доступа по сети;

- имеет дружественный интерфейс пользователя: рабочий стол, пиктограммы документов, иерархические папки, регистрационные картотеки, панели быстрого доступа;

- полностью русифицирован и имеет подробную встроенную контекстную помощь и документацию

- возможность автоматического контроля исполнения документов;

-отслеживание изменений местоположения файлов без ручного вмешательства.

2. Электронные документы в туристических фирмах

В настоящее время, большинство документов, которые вы получаете перед поездкой в турагентствах выдаются в электронном виде.

Правовые условия использования электронного документа определены действующим законодательством: Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи", Гражданским кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О бухгалтерском учете", даже в налоговую теперь отчетность можно отправлять в электронном виде бесплатно.

Современная туристическая фирма не может полноценно функционировать без электронных технологий. Данные технологии помогают решать не только организационные задачи, такие как, использование возможностей локальной сети, мультимедиа, автоматизации процессов в офисе, электронного документооборота, но и очень специфичные, характерные только для сферы туризма, такие как, использование системы резервирования гостиничных номеров, бронирования авиабилетов.

Сегодня уровень бизнес-процессов в сфере оказания туристических услуг и серьёзная конкуренция делают использование информационных электронных систем просто необходимым. Поэтому электронный документооборот для туристических фирм должен обеспечивать выполнение таких задач как:

Сбор и хранение информации о гостиницах, клиентах и их запросах, предлагаемых турах

-Обновление и редактирование этой информации

-Составление различных документов с учётом этой информации

-Подробное описание туров и номеров в гостиницах

-Расчет стоимости по курсу, учитывая скидки

-Взаимный обмен информацией с другими компьютерными программами

-Контроль проведения оплаты и другие.

При этом информационные системы не только экономят время на составление различных документов, но и уменьшают материальные затраты на оказание конкретных услуг, то есть делают их еще дешевле.

Электронный документооборот для туристических фирм лучше всего использовать на платформе программы 1С и ее конфигурациях. При этом вы существенно облегчите процесс внедрения системы электронного документооборота, улучшите качество итоговой документации, т. к. работа сотрудников будет вестись более упорядоченно.

Помимо всех вышеперечисленных положительных моментов, как общее повышение производительности, главной функцией электронного документооборота для туристических фирм является:

-Сбор и обработка различных данных

-Формирование и продажа турпакета

Повышение эффективности и способствование автоматизированному управлению туристической фирмой, с учётом изменяющихся факторов

-Составление конкретных турпакетов, как индивидуальных, так и групповых

-Определение метода и порядка расчета услуги

-Быстрое оформление заявок

-Автоматизированная подготовка прайс-листов и составление туров

-Составление различного рода справочников

-Учёт загруженности рейсов и отелей.

Таким образом, использование электронного документооборота для туристических фирм даёт возможность:

Одновременно решать внушительный объём задач. С его помощью вы можете контролировать и при необходимости менять стратегию ваших продаж, более эффективно использовать все возможности чартеров, отелей, гостиниц

Эффективно управлять своим персоналом. Вы можете контролировать чем занимается каждый ваш сотрудник, сколько времени он тратит на выполнение того или иного поручения. Кстати последние, при использовании системы можно давать не выходя из кабинета и не вызывая к себе работников. Различные запросы можно делать с помощью внутренней электронной почты

Осуществлять контроль за процессом хранения информации и оптимально управлять им (контроль доступа и местонахождения, управление публикацией, версиями, архивация)

Оптимальное и сбалансированное управление турфирмой сегодня невозможно представить без использования эффективного электронного документооборота, т.к. он играет очень важную роль при организации различного рода учётов не только бухгалтерского и финансового, но и управленческого.

Каждая туристическая фирма стремится к увеличению положительных отзывов от постоянных клиентов, пользующихся ее услугами из года в год, повышению качества обслуживания и поддержанию хорошей репутации на рынке туристических услуг. Компании крайне важно быть в курсе всех изменений, касающихся ее деятельности и уметь оперативно отреагировать на них, быстро находить необходимую информацию, четко и грамотно оформлять комплекты документации по работе с клиентами и партнерами.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет компании повысить эффективность своей работы за счет рациональной организации работы с документами.

Рассмотрим типовые функции сотрудников туристической фирмы, которые можно автоматизировать с помощью системы электронного документооборота:

Регистрация и обработка заявок от клиентов, занесение в базу их персонифицированных данных

Автоматическая загрузка документов из электронной почты и сканера

Согласование, визирование, утверждение документов. Автоматизация этой функции особенно актуальна для больших компаний с развитой сетью филиалов

-Поиск и систематизация информации

-Учет входящих, исходящих и внутренних документов

-Хранение файлов, их коллективное рассмотрение и редактирование

-Формирование аналитических отчетов

Даже при условии автоматизации только вышеперечисленных функций, сотрудники могут сэкономить большое количество времени, уходящее на второстепенные задачи, а это значит, что электронный документооборот для туристических фирм - это не простое следование модным веяниям, а насущная необходимость по совершенствованию ежедневной работы.

Для более полной реализации всех возможностей по рационализации работы в туристической фирме рационально будет использовать комплексный подход, который включает в себя наряду с внедрением модуля электронного документооборота, также модуля бухгалтерии и CRM (Customer Relationship Management - управление взаимоотношениями с клиентами). Интеграция этих трех составляющих позволяет автоматизировать не только управление документопотоками, но и взаимоотношениями с клиентами, ведение бухгалтерского и налогового учета и осуществление анализа всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Вот ряд дополнительных возможностей, которые могут стать доступными благодаря использованию комплексного подхода к автоматизации бизнес-процессов:

Единое для всей фирмы хранилище информации, которые позволяет в любой момент получить все сведения о взаимодействии с клиентом, как предыдущем, так и планируемом. Эта функция удобна тем, что позволяет получить доступ к информации в отсутствии ответственного сотрудника, конечно, при условии разрешенного доступа

Специализированный интерфейс (рабочий стол) для различных групп сотрудников (менеджеры, руководство) с возможностью быстрого поиска и анализа информации о клиентах, контактах и сделках

Возможность интеграции с системами заказа и бронирования билетов и номеров в гостиницах и отелях

Ведение информационной или СМС-рассылки о новых предложениях для клиентов, поздравлениях их с праздниками

Возможность сопоставления анализа истории взаимоотношений с клиентами и анализа данных о продажах

Наличие системы напоминаний и календарного планирования

Формирование аналитических отчетов (количество заявок за определенный период, движение по счетам за период, эффективность рекламы, структура продаж туров и услуг, билетов)

-Автоматизация системы скидок: статистика выдачи клубных карт, дисконтов, бонусов

-Планирование и управление продажами

-Управление рабочим временем и оценка эффективности работы персонала на основе ежедневных отчетов

-Отслеживание истории взаимоотношений с клиентами

-Использование всех каналов взаимодействия с клиентами: телефонные звонки, социальные сети, электронная почта, встречи, мероприятия и т.д.

-Упрощение подготовки данных для принятия организационных решений на основе анализа информации о клиентах

-Автоматизация бизнес-процессов, связанных с обменом информацией между сотрудниками

-Повышение прозрачности и управляемости предприятия

-Повышение качества управления

-Снижение риска утечки информации.

Используя средства автоматизации, менеджер туристической фирмы оперативно находит актуальные сведения о предпочтениях того или много клиента, истории его поездок и финансовых возможностях и может быстро подобрать оптимальное предложение. Кроме того, можно построить работу с клиентами по формализованному алгоритму, зависящему от совокупности параметров конкретного клиента.

3. Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Федеральный закон "Об электронном документе" регулирует отношения, связанные с формированием и использованием электронных документов, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам в электронном документообороте.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать; иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Плюсы документов в электронном виде:

- значительно снижает их стоимость, так как не нужно больше печатать бланки, отменены штрафы, которые вводились раньше за их утерю.

- экономится время, получить документы теперь можно заранее, по электронной почте. Особенно это удобно для туристов, живущих в других городах. Только конечно в том случае если не нужно подавать паспорта для визы в консульство.

- потерять или украсть такой документ не возможно, их легко можно бесплатно восстановить, уровень защиты и надежности информации более высокий их практически не возможно подделать.

Если вы самостоятельно приобретаете авиабилеты, резервируете номера в отелях без помощи тур агентства или туроператора на различных сайтах, то вам обязательно перед бронированием нужно уточнить, будут ли штрафные санкции при отказе от брони, либо внесения каких-либо изменений, каким образом осуществляется возврат денежных средств, так как иногда это может занять не один день.

Заключение

В заключении хочется отметить, что электронный документооборот для туристических фирм, особенно при использовании в совокупности с дополнительными модулями по автоматизации бизнес-процессов, позволяет сократить время на выполнение рутинных операций, содержать в порядке и под защитой всю ценную информацию. Все это способствует более эффективной работе менеджеров, что в конечном итоге приведет к росту продаж и повышению качества обслуживания клиентов.

Список использованной литературы и источники

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000. - 818 с.

2. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний", 2000

3. http://документооборот.net/novosti_i_press-relizi/stati_o_dokumentooborote/dokumentooborot_dlya_turisticheskih_firm.html

4. http://документооборот.net/novosti_i_press-relizi/stati_o_dokumentooborote/dokumentooborot_dlya_turfirm_v_1s.html

5. http://www.best-resttravel.ru/Elektronnye-dokumenty/elektronnye-dokumenty.html

Размещено на Allbest.ru