Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

АЗЕРБАЙДЖАН ХАВА ЙОЛЛАРЫ

НАЦИОНАЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ АВИАЦИИ

Кафедра: Авиатранспортное производство

Специальность: Инженер по организации перевозок и управлению на транспорте

Курсовая работа

Тема: Электронный обмен данными (EDI)

Факультет: Транспортные технологии

Группа:1221r

Предмет: Организация транспортно-экспедиторских работ

Студентка: Пашаева Нигяр

Преподаватель: Гасымов Васиф Э.

Заведующий кафедрой: Наджафов Эльман М.

Баку 2014



Содержание

Введение

1. Значение роль и перспективы использования информационных технологий в логистике

2. Электронный обмен данными (EDI)

2.1 Основные элементы электронного обмена данными

3. EDI вчера, сегодня, завтра

3.1 EDI вчера

3.2 EDI сегодня

3.3 EDI завтра

4. Управление электронными счетами (E-Invoicing)

5. Web EDI

6. Международный стандарт EDI EDIFACT ООН (UN/EDIFACT)

7. Внедрение un / edifact в деятельность предприятий (организаций)

Заключение

Список используемой литературы



Введение

Ход развития научно-технического прогресса привел к созданию информационной технологии, использованию вычислительной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения, обработки информации для всех сфер общественной жизни. Сложные сочетания рыночных взаимоотношений, существующей инфраструктуры и стратегического управления сформировали следующие доминирующие направления развития информационной технологии:

· формирование и развитие новой категории информационно продукта, существующего в виде программных средств, баз данных и служб экспертного обеспечения; хорошо выполненный информационный продукт сохраняет свою ценность дольше, чем конкретные носители информации;

· способность к взаимодействию логических элементов информационной технологии; она означает возможность для двух или более сторон, представленных машиной или человеком, провести идеальный обмен информационным продуктом;

· ликвидация промежуточных звеньев, обусловленная внедрением новых технологий, которые обеспечивают преобразование информации в формы, доступные и удобные для немедленного использования потребителем; использование новых информационных технологий ведет к созданию более совершенного рынка, под которым понимается рынок с минимальным количеством промежуточных звеньев между покупателем и продавцом;

· глобализация на базе транспьютерных систем и нейрокомпьютеров позволяет фирмам и транснациональным корпорациям успешно вести дела в мировом масштабе, проводить выгодные операции на периферии, покупать и продавать более эффективно, используя знания о состоянии рынка;

· конвергенция результат совместного развития четырех выше названных тенденций; она проявляется в исчезновении различия между изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами, использованием информации в быту и в производственных целях.

Постепенно эти тенденции начинают оказывать влияние на информационную составляющую коммерческой сделки. Эффективность обращений к системам обеспечения информационной технологии при осуществлении торговых операций на 30% выше, чем при использовании традиционного подхода. Информационное обеспечение логистического управления является одной из наиболее важных и актуальных проблем.

Информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ей может сократиться складирование (лучшее управление запасами, согласованность действий поставщика и потребителя, замена складирования готовой продукции складированием полуфабрикатов или сырья). Благодаря информации удается также ускорить транспортировку (согласованность всех звеньев транспортной цепочки). Недостаток своевременной информации вызывает накопление материалов, поскольку неуверенность потребителя, как и неуверенность поставщика, обычно вызывает желание подстраховаться.



1. Значение, роль и перспективы использования информационных технологий в логистике

Современная логистика немыслима без активного использования информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка. Сегодня практически невозможно обеспечить требуемое потребителями качество товаров и услуг без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в логистических системах более того, именно благодаря развитию информационных систем и технологий и автоматизации типовых технологических операций логистика стала доминирующей формой организации товародвижения на высококонкурентных рынках экономически развитых стран.

На состоявшемся в мае 2000 г. ХХVII мировом конгрессе IRU (Брюссель, Бельгия) были провозглашены следующие приоритетные направления в развитии и совершенство-вании глобальных транспортных технологий и бизнеса:

· Мобильность.

· Internet.

· Мультимодальность.

Одним из главных выводов конгресса был вывод о необходимости перехода от конкуренции между видами транспорта к их активному взаимодействию на платформе мультимодальности и логистики. Действительно, все три генеральных направления развития транспортной технологии являются базисными в современной концепции глобализации и гармонизации рынка. На этой основе формируются:

· единая евроазиатская транспортная система (мультимодальные транспортные коридоры в России, проект возрождения «великого шелкового» пути из Европы в Китай через Кавказ и пр.);

· единое открытое информационное пространство на основе Internet (виртуальные сети экспедирования, мониторинга грузов, информационной поддержки транспортнологистическиx компаний);

· единые стандарты в электронных информационно коммуникационных системах поддержки бизнеса, обеспечивающих требуемую мобильность товаров и людей.

Характерно, что многие из современных направлений в развитии бизнеса ориентированы на активное использование электронных форм обеспечения деловых операций. Это проявляется и в названиях перспективных и эффективных электронных технологий:e-mobility, e-business, e-logistics; m-commerce и др. Перспективы дальнейшего внедрения информационных систем и технологий на транспорте и в логистике впечатляющи. Среди них: рыночный информационный логистика

· информационная интеграция на транспорте на основе Internet и телематики с целью обеспечения глобального трансъевропейского мониторинга движения товаров;

· развитие сети высокоскоростных платных магистралей с дистанционными формами расчетов ;

· совершенствование внутреннего и внешнего документооборота в компаниях;

· формирование сети виртуальных транспортно-экспедиторских агентств и посреднических фирм в Intеrnеt для обеспечения самоорганизационных процессов в отношениях между клиентами и поставщиками товаров и услуг;

· решение проблем простоя транспорта на границах путем активного внедрения технологий « Green Custom - Зеленая таможня», основанных на электронном документообороте (EDI Electronic Data Interchange);

· электронные формы контрактов и платежей за товары и услуги в открытых коммерческих системах;

· глобальная мобильная связь «трубка - трубка», обеспечиваемая низко-орбитальными спутниковыми системами типа Globalstar;

· информационная интеграция товаропроводящих и транспортно-обслуживающих компаний с потребителями на платформе технологий Internet Intranet;

· мобильное управление на основе WАР технологий и многое другое.



2. Электронный обмен данными (EDI)

В зарубежных источниках, электронный обмен данными определяется как обмен коммерческими данными между вычислительными средствами и рассматривается с точки зрения бизнес процессов. Основной идеей является обмен такими документами, которые позволяют приложениям взаимодействовать без участия человека. Следовательно, электронный обмен данными затрагивает такие вопросы как организация обработки и передачи данных в рамках бизнес процессов предприятия (отрасли).

Помимо перечисленных вопросов, существует еще множество других, важных для возможности организации EDI, таких как: стандартные форматы, безопасность и организация специализированных сетей.

В общем случае EDI рассматривается как протокол прямого обмена между вычислительными средствами деловыми и коммерческими документами. Возможность передачи документов между компьютерами упрощает и ускоряет сами бизнес процессы. Во многих областях ведения бизнеса стандарт EDI выбран в качестве быстрого, дешевого и безопасного метода передачи заказов, данных об остатках, накладных, платежей и других часто используемых документов.

Сегодня зачастую можно встретить обозначение EС/ EDI. Это сочетание появилось после принятия стандарта EDI в системе электронной коммерции, которая становится основным элементом в электронной торговле. Одним из наиболее важных вопросов в организации EDI это стандартизация обмена данными между вычислительными средствами.

В начале XXI века мировой рынок EDI испытал новый всплеск. EDI в соединении с Интернетом позволяет осуществлять электронные транзакции в реальном времени и тем самым существенно ускорить процессы взаимодействия между торговыми партнерами.

Для обеспечения подобной четко организованной системы обмена информацией создаются высокоскоростные средства передачи данных. Electronic Data Interchange является передовой технологией для такой коммуникации.

Обмен коммерческой информацией (заказы, доставки, счета, денежные переводы и т.д.) на бумажных носителях предусматривает в основном ручной ввод информации в компьютерную систему компаний-партнеров. Использование стандартов электронного документооборота позволяет избежать этого -- все действия совершаются автоматически, без задержек и неточностей (в отличие от ручного ввода).

Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах продаж, а не на рутинных вопросах оформления и отправки бумажной документации.

Какой бы ни была точка зрения компаний к системе электронного документооборота, любая организация может извлечь пользу из своевременной и четкой информации о спросе и о снабжении продукцией, а также сэкономить значительную часть затрат, возникающую при ручной обработке документов.

Удобство и выгода в использовании электронного документооборота состоит в том, что EDI имеет коммуникационную основу, к которой каждый клиент (будь он ритейлер, поставщик или логистическая компания) подключается один раз -- и приобретает почти неограниченную возможность общаться со всеми подключенными участниками, не задумываясь об особенностях их учетных систем, их документооборота, квалификации персонала и т.д.

В любом случае каждый из участников сохраняет свою индивидуальность и при этом получает возможность общаться с каждым из участников с минимальными для себя затратами. EDI также может помочь и в разборе конфликтов. Например, в спорных ситуациях между партнерами, когда один утверждает, что отправлял заказ, а второй -- что он его не получал. Таких ситуаций может быть множество. EDI в этих ситуациях выступает третейским судьей, внешним аудитором, фиксатором ситуации, который может предоставить обоим участникам полную информацию о том, что и когда происходило с документами. Это делает последующее разбирательство причин более легким и быстрым.

2.1 Основные элементы электронного обмена данными

Электронный обмен данными - это передача структурированных данных с помощью согласованных стандартов сообщений из одного компьютера в другой электронным образом. В качестве основных элементов EDI можно выделить следующие: компьютерная система; телекоммуникационное оборудование для доставки сообщения в линию связи; компьютерные сети с добавленными услугами или телекоммуникационные сети общего пользования; специальное программное обеспечение (трансляторы); стандарты EDI ; цифровое кодирование продукции (штрих-коды) и торговые партнеры.

В качестве основной характеристики EDI можно выделить тот факт, что используются только сообщения установленного типа, т.е. функции сообщения строго определены и согласованы заранее между отправителем и получателем. В процессе подготовки и проведения внешнеторговой сделки между поставщиком и потребителем происходит обмен различной информацией.

К преимуществам EDI , поддающимся количественному измерению, можно отнести:

· устранение задержек в обработке внешнеторговой информации;

· устранение ошибок по повторному вводу данных и уменьшение времени на устранение ошибок;

· уменьшение количества ошибок из-за неправильной интерпретации данных человеком; сокращение усилий по обороту бумажных документов и их хранению;

· уменьшение расходов на пересылку документов; улучшение планирования отгрузок и управления запасами; сокращение цикла осуществления платежей путем уменьшения времени, необходимого для получения и отправки информации, снижение количества ошибок ввода и упрощение процесса восстановления после сбоев.

По данным многочисленных исследований по изучению объемов документов, подготавливаемых и оформляемых участниками внешнеторговой сделки, известно, что для реализации одной поставки в общей сложности необходимо подготовить свыше 40 документов-оригиналов и, соответственно, свыше 360 копий. Внедрение систем EDI позволяет снизить расходы, связанные с документооборотом, до 7--10% от общей стоимости сделки.

Внедрение EDI в практику работы участника ВЭД представляет собой объемную и сложную задачу. Чтобы проект EDI стал реальностью, недостаточно полагаться на одну отдельную организацию, осознавшую все выгоды этого способа обмена информацией. По характеру планирования и внедрения систем EDI организации можно разделить на две группы:

· организация-инициатор - компания, которая осознала потенциал системы EDI в целом и ее значения для ВЭД в частности и приняла решение внедрить EDI в операциях со своими внешнеторговыми партнерами;

· пассивные участники - организации, которые вынуждены внедрять в той или иной форме систему EDI по требованию одной или нескольких активных организаций-инициаторов.

В пассивных компаниях решение о внедрении системы EDI принимается по инициативе некой сторонней организации. Однако эта стратегия совсем не обязательно подразумевает пассивное ожидание. Находясь в курсе планов основных своих торговых партнеров, пассивные компании могут заранее предположить, что от них потребуется в будущем, получить сведения об имеющейся продукции, ее функциях и ценах. Подобная деятельность по сбору информации позволяет оценить масштабы предстоящей реорганизации системы внутрифирменной информации и дает возможность определить, какие инвестиции для этого потребуются.

Организации-инициаторы имеют все средства, для того чтобы осознанно выработать общую стратегию внедрения системы EDI в соответствии со своими собственными пожеланиями. Главной задачей является внедрение системы EDI во всех звеньях самой организации. С точки зрения компании-инициатора основной целью данного проекта должна быть интеграция всех внутренних систем на базе стандарта EDI, а не просто замена бумажного документооборота электронным.

Проще всего начинать внедрение стратегий EDI в какой-либо ограниченной сфере, например в отдельной области применения или в рамках одного определенного типа отношений с торговыми партнерами. Компания-инициатор, реализующая такую стратегию, имеет все средства, для того чтобы ее партнеры продолжили процесс внедрения уже в своих организациях.

В силу особенностей решаемых задач каждый проект по внедрению системы EDI состоит из целого ряда отдельных этапов. Первым из них является разработка спецификаций EDI и руководств по их использованию. На остальных этапах происходит внедрение этих спецификаций. При разработке спецификаций важно учесть потребности всех предполагаемых пользователей, а не только тех, кто участвует на первом этапе внедрения. Сам процесс внедрения также состоит из различных процедур, одна из которых предполагает проведение тщательного тестирования спецификаций и методов внедрения.

При планировании системы EDI представляется очень важным обеспечить возможность ее внедрения в рамках всей отрасли в целом. Наиболее успешными и широко распространенными формами, использующимися на практике, оказываются те приложения системы, которые обеспечивают сотрудничество как партнеров, так и конкурентов, использующих EDI в качестве нейтрального инструмента ведения бизнеса.

В ходе работы над проектом внедрения EDI в практику ВЭД учитывают два основных фактора:

· потребности пользователя;

· международные стандарты и рекомендации.

Итак, основные этапы по разработке спецификаций EDI, внедрению и пересмотру спецификаций можно сформулировать следующим образом:

1) Первоначальный протокол о намерениях. На основе предложенной идеи по внедрению системы EDI проводится ее анализ с целью более детальной оценки проекта.

2) Разработка спецификаций. На этом этапе разрабатываются технические спецификации EDI с участием обеих сторон, предполагающих дальнейшее взаимодействие в рамках системы.

3) Продвижение на рынок / разработка планов внедрения. Для реализации системы EDI требуется осуществлять ряд маркетинговых мероприятий по ее продвижению на рынок.

4) Внедрение. Внедрение и тестирование новых связей в рамках системы EDI осуществляются с каждым партнером в отдельности; впрочем, возможна параллельная реализация нескольких проектов.

5) Техническая поддержка. С того момента как система введена в действие, стороны должны следить за ее функционированием в ходе каждодневных операций. При этом необходимо поддерживать высокое качество системы путем устранения сбоев, ошибок и недоработок.

6) Пересмотр спецификаций. В течение определенного периода времени (обычно двух-трех лет) спецификации остаются неизменными. Но впоследствии возникает необходимость пересмотра и адаптации их к новым потребностям. Чтобы обеспечить возможность модернизации системы в будущем, следует с самого начала разработать механизм взаимодействия различных версий системы.

По мере развития EDI в разных странах и отраслях промышленности разрабатывались свои, отдельные стандарты. В частности, в США в 60-е гг. XX в. были разработаны системы EDI на авиалиниях, в производстве двигателей, в здравоохранении. Это были независимые системы со слаборазвитыми стандартами, негибкой системой коммуникаций.

Наличие большого количества несогласованных стандартов и связанные с этим неудобства и издержки -- все это привело к необходимости разработки единых, общепринятых стандартов EDI. И первым из стандартов, ставших в полной мере единым для большинства участников ВЭД во многих странах, стал стандарт SWIFT.



3. EDI вчера, сегодня, завтра

3.1 EDI вчера

Десять лет назад количество EDI-проектов можно было пересчитать по пальцам, а внедрение EDI подразумевало только изменение способа передачи некоторых документов, используемых в операционной деятельности: если раньше бумажный документ, например «Заказ товара», передавали поставщику по факсу, то после внедрения EDI его начинали передавать в виде электронного сообщения (бумажному документу «Заказ товара» соответствует стандартное EDI-сообщение ORDERS). Однако передавался при этом все тот же «Заказ товара», и в бизнес-процессах его формирования существенных изменений не происходило. Можно сказать, что на этом этапе термин EDI (electronic data interchange) логичнее всего было переводить дословно, то есть как «электронный обмен данными».

Тем не менее внедрение EDI даже в таком узком понимании приносило ощутимые выгоды: удавалось снизить издержки и заметно повысить производительность. Какие факторы сыграли в этом свою роль? Применение всеми игроками единых EDI-стандартов, разработанных международной организацией GS1, и централизация потоков электронных документов из-за появления EDI-провайдеров позволили избавиться от сотен разнотипных интерфейсов. Устранение «человеческого фактора», неизбежного при ручном обмене документами, и переход на автоматизированный обмен данными между двумя информационными системами позволили избавиться от задержек и ошибок, а также снизить загруженность персонала.

Несложно заметить, что наибольшую выгоду от внедрения EDI получали компании, использующие в операционной деятельности действительно большое количество документов, например логистические операторы и операторы розничной торговли. Они на этом этапе и являлись основными заказчиками EDI-проектов. Сегодня подобные проекты внедрены во множестве компаний этой сферы, помогая им делать процессы передачи данных более быстрыми и точными и таким образом снижая издержки.

Такое внедрение EDI было скорее чисто технической задачей, которая обычно ставилась перед ИТ-подразделениями, и успешно ими решалась. Выполнение подобного проекта чаще всего требовало небольшой доработки ИТ-систем, но менять бизнес-процессы было не нужно.

3.2 EDI сегодня

За последние годы понимание EDI сильно изменилось, и сегодня в него вкладывают идею замены бумажных документов электронными, что включает в себя намного больше, чем просто автоматизация обмена данными.

Приведу пример все из той же знакомой мне отрасли FMCG: до наступления «эпохи EDI» обмен информацией о списке и ценах на товары, доступные к заказу, сводился к передаче от поставщика в торговую сеть бумажного «ценового листа» с печатью и подписью.

Затем на первом этапе внедрения EDI бумажный «ценовой лист» был дополнен стандартным EDI-сообщением PRICAT, которое позволяло ускорить передачу информации и сократить количество ошибок, но не имело юридической силы. Кроме того, на практике при формировании ценового листа происходит его многоэтапное согласование, которому сопутствует ряд вспомогательных внутренних бумажных документов, содержащих различную дополнительную информацию. Внедрение EDI-обмена не изменяло этих бизнес-процессов и потому не вело к отказу от бумажного «ценового листа».

Теперь, особенно после появления электронной подписи, при внедрении EDI перед компаниями ставится уже более масштабная цель -- полностью отказаться от бумажных документов. Можно сказать, что на сегодняшнем этапе термин EDI стоит воспринимать как «обмен электронными документами».

Но если вопрос о юридической значимости передаваемых электронных EDI-документов был решён с принятием Закона об электронной подписи, то вопрос с внутренними бизнес-процессами остался. Например, в случае с «ценовыми листами» для полного отказа от бумаги необходимо автоматизировать сопутствующие бизнес-процессы, связанные с согласованием списка позиций и цен между различными департаментами и ответственными лицами компаний -- участниц процесса. Необходимые для такого EDI-проекта изменения уже не являются чисто техническими и зачастую должны серьезно изменить процессы обеих компаний.

Тем не менее сегодня у участников рынка уже сформировалось понимание категории документов, требующих наименьшего количества изменений в бизнес-процессах и потому наиболее простых для полного отказа от бумаги. Это документы договорного характера (договора, приложения, соглашения), акты оказанных услуг (связи, рекламы, консалтинга и пр.), акты сверок взаиморасчетов и т. д. Сегодня эти электронные документы без правовых и налоговых рисков для компании можно использовать без бумажных копий. Количество подобных EDI-проектов пока невелико, они существенно сложнее прежних EDI-проектов, однако и преимуществ могут принести намного больше -- не столько за счет перевода обмена документами в электронный вид, сколько за счет автоматизации самих бизнес-процессов, что безусловно ведет к их ускорению и увеличению прозрачности.

При этом не надо забывать, что подобный проект не под силу сделать одному ИТ-подразделению и для успешного его завершения необходимо, чтобы в нём были заинтересованы как руководство, так и вовлеченные в него операционные департаменты обеих компаний.



3.3 EDI завтра

Завтрашний день EDI -- это возможность полного отказа от бумажного документооборота между компаниями. Однако пока этому мешает большое количество нерешенных проблем, которые не позволяют переводить в электронный формат обмен некоторыми типами документов.

Во-первых, не вся законодательная база готова к использованию документов исключительно в электронном виде. Например, электронные счета-фактуры можно использовать лишь для оперативного ведения управленческого учета, при этом остается необходимость отправлять бумажный документ-копию для целей бухгалтерского учета и налогообложения.

Во-вторых, некоторые работники привыкли использовать традиционные документы, и в силу низкого уровня автоматизации их деятельности, а также особенностей менталитета им пока еще сложно полностью отказаться от бумаги. Например, сегодня трудно представить инспектора ГИБДД, который удовольствуется одним лишь электронным документом, сопровождающим поставку товара. Точно так же невозможно представить экспедитора, который сдаст товар в магазин под электронную подпись в электронном документе, не оставив у себя в руках никаких подтверждений (особенно если при приемке были обнаружены расхождения в количестве товара).

В-третьих, для отрасли FMCG нужно учесть фактор частой смены персонала, работающего с товарными документами, что влечет за собой необходимость выпуска для каждого нового работника отдельной электронной подписи, а это медленный и затратный процесс. Однако уже сейчас ясно, что рынок сознает все преимущества полного перехода на безбумажные EDI-технологии, поэтому уже в ближайшем будущем будут найдены решения имеющихся проблем и количество проектов полного отказа от бумажных документов будет измеряться тысячами.

4. Управление электронными счетами (E-Invoicing)

Обработка, доставка и архивирование бумажных счетов - дорогостоящий и трудоемкий процесс для любой компании. Для многих организаций счета не только средство взаимодействия с клиентами, но и часть высококачественного сервиса.

Решения «Эдисофт» по управлению счетами позволяет эффективно организовать процесс их обработки и финансового управления, оптимизировать расходы путем полного перехода на электронный документооборот и архивирование документов.

Решения включают весь цикл обработки входящих и исходящих счетов на бумажных носителях и в электронном виде с момента выставления и до момента получения оплаты, а также дальнейшего хранения документов.

Услуга масштабируется в соответствии с потребностями клиента. «Эдисофт» предлагает решения для небольших компаний и полномасштабный аутсорсинг бизнес-процессов в международных концернах.

Решения «Эдисофта» поддерживают требования законодательства, налогообложения и специфику в реализации процесса передачи и хранении электронных счетов в таких странах как: Россия, Финляндия, Дания, Швеция, Эстония, Латвия, Литва, других странах Евросоюза.

Входящие счета (Purchase Invoices)

Решение «Эдисофт» для входящих счетов позволяет организовать потоки дебетовых счетов, направив их, вне зависимости от формы и канала получения, в едином формате для дальнейшей обработки во внутреннем рабочем процессе (Work Flow) компании и импортировать их в учетную систему.

Модуль организации рабочего процесса представляет собой регламентированный доступ к входящим счетам для акцептации, сверки, разнесения расходов и импорта в учетную систему.

Решение «Эдисофт» по автоматизации приемки счетов позволяет:

· оптимизировать расходы

· ускорить процесс оприходования счетов

· сократить время обработки счетов

· улучшить процесс управления денежными средствами

· уменьшить проблемы, связанные с несвоевременной оплатой счетов

· улучшить отношения с контрагентами

· улучшить качество работы компании

Решение «Эдисофт» для входящих счетов поддерживает все форматы данных и каналы коммуникации: от бумажных счетов или счетов, отправленных по электронной почте в формате pdf, до счетов, отправленных в стандартах EDI или переданных через роуминг от других провайдеров.

Исходящие счета (Sales Invoices)

Решение «Эдисофт» для исходящих счетов (биллинг) значительно упрощает процесс их выставления, посредством надежной доставки и доступа ко всей истории счетов, платежей и других документов в документообороте.

«Эдисофт» обеспечивает необходимый доступ и поддержку сервиса, отправку и хранение документов в соответствии с действующим законодательством. Это позволяет организовать весь процесс в электронном виде и отказаться от выставления бумажных счетов.

С помощью решения «Эдисофт» для отправки счетов экономятся значительные ресурсывремени и трудозатрат. Решение позволяет создать он-лайн коммуникацию с контрагентами, систематизируя документооборот и передавая персонифицированные маркетинговые и другие сообщения.



5. Web EDI

Решение предназначено в основном для небольших компаний, документооборот которых составляет в среднем до 100 документов в месяц. Иногда предприятия сталкиваются с электронным документооборотом, когда их партнер устанавливает использование EDI в качестве условия для дальнейшего сотрудничества.

Например, крупная розничная сеть или производитель товаров ведет электронный документооборот со своими контрагентами. Многие небольшие компании не имеют электронной учетной системы. С помощью платформы «Эдисофт» контрагент может быстро обработать заказ, путем нескольких нажатий сформировать накладную и мгновенно отослать в розничную сеть.

Работа на одной платформе позволяет небольшим компаниям взаимодействовать с розничной сетью на уровне с крупными поставщиками. Ритейлер в свою очередь получает единый электронный документооборот, в независимости от размера поставщиков.

Web EDI Решение «Эдисофт» - портал EDIWeb, единая среда для доступа и работы Web EDI с платформой через интернет.

Для работы используются сайты www.ediweb.ru, www.ediweb.eu

Решение позволяет:

· Принимать, обрабатывать, печатать электронные документы.

· Осуществлять контроль всех входящих заказов и счетов.

· Пользоваться архивом всех электронных документов.

· Получать мгновенное оповещение о вновь прибывшем документе по электронной почте.

· Синхронизировать коды - создать соответствие между кодами контрагентов, для обработки электронных документов с кодами, которые использует компания.

Для запуска решения достаточно наличия интернет-соединения и веб-браузера. Специальных дополнительных внедрений не требуется.

6. Международный стандарт EDI EDIFACT ООН (UN/EDIFACT)

Основным достижением в области развития спецификаций явилось создание справочника элементов внешнеторговых данных ООН и развитие стандартов, директив и справочников по EDI, известных как созданный ООН стандарт обмена электронными данными в области администрирования, коммерции и транспорта EDIFACT ООН (UN/EDIFACT).

В Справочнике содержатся следующие разделы:

1) введение, в котором определяются сферы применения стандартных элементов данных, содержатся ссылки на международные стандарты 180 и рекомендации ЕЭК ООН;

2) раздел 2, включающий алфавитный и цифровой указатели, перечисляющие только наименования элементов данных и цифровые метки;

3) раздел 3 составляет основную часть Справочника и содержит полный перечень стандартных элементов данных;

4) раздел 4 содержит пояснения в тех случаях, когда их текст слишком велик для включения в запись о соответствующем элементе дан- пых в разделе 3 или когда они содержат общую информацию, относящуюся к целому ряду элементов данных;

5) раздел 5 содержит информацию о международных классификаторах, которые могут использоваться для кодированного представления значений элементов данных;

6) раздел 6 содержит сводную информацию о прочих рекомендациях и стандартах, имеющих отношение к настоящему Справочнику;

7) раздел 7 содержит сведения об использовании элементов данных в сообщениях в конкретных прикладных областях и статусе элементов данных, т.е. является ли информация обязательной, условной или факультативной;

8)разделы 8 и 9 содержат прочую информацию -- правила ведения Справочника и т.п.

Первая редакция стандарта EDI в международной торговле была опубликована в 1986 г. как международный стандарт и получила название «Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте». Общепринятая аббревиатура для этого стандарта - UN/EDIFACT, на русском языке -- EDIFACT ООН.

Итак, UN/EDIFACT (ЭДИФАКТ ООН) представляет собой набор международных стандартов, справочников и правил электронного обмена структурированными данными (относящихся, в частности, к области коммерции и сервиса) между независимыми компьютеризированными системами.

EDIFACT ООН -- это, иначе говоря, особый структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности, который используется для обмена данными между компьютерными системами участников внешнеторговых операций.

Суть построения стандарта EDIFACT -- в сходности функций отдельных документов в торговле и на транспорте как по юридическому содержанию, так и по структуре содержащихся в них реквизитов. Это создает возможность описания отдельных компонентов большинства существующих документов, сопровождающих совершение внешнеторговой сделки, в виде набора определенных символов. При этом будучи, составленным на каком-либо одном языке, документ может быть автоматически переведен для зарубежных партнеров на другие языки. В месте получения закодированного документа с помощью специальных программных средств, настроенных на развертывание этого документа в системе конкретного получателя, EDIFACT- сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, распечатав которую можно получить и обычный традиционный бумажный документ.

Технология UN/EDIFACT базируется на системе международных справочников элементов данных и кодов, централизованно поддерживаемых и обновляемых ЕЭК ООН. С помощью этой системы практически любой административный или коммерческий документ можно представить в виде стандартного сообщения - совокупности закодированных элементов данных. Имея систему единых справочников элементов данных и кодов, а также синтаксические правила построения стандартных сообщений, можно привести сообщения внутреннего формата пользователей к единому международному формату UNSМ. Это преобразование производится с помощью специального программного обеспечения, выполняющего трансляцию сообщений внутреннего формата пользователей в EDIFACT-формат. Такие трансляторы называются конверторами и устанавливаются в виде дополнения к внутрифирменной пользовательской информационной системе при переходе на технологию обмена данными в стандарте EDIFACT.

Можно подчеркнуть следующие основные преимущества использования технологии EDIFACT:

· не требуется переделка уже существующих внутрифирменных информационных систем, достаточно просто установить конвертор;

· непосредственная работа по приведению коммерческого документа к виду стандартного сообщения достаточно проста, для ее выполнения требуется лишь комплект справочников UN/EDIFACT;

· согласование форматов документов, списков используемых кодов и протоколов связи производится централизованно в соответствии с типовыми соглашениями при участии международных организаций системы ООН;

· создаются предпосылки для реализации систем автоматической обработки поступающих (передаваемых) сообщений (внешнеторговых документов);

· снижаются расходы на пересылку сообщений в связи с минимизацией объемов передаваемых сообщений.

Общая структура стандарта UN/EDIFACT включает:

· синтаксис, выполняющий роль грамматики, т.е. свода правил по которым формируются сообщения;

· коды;

· элементы данных;

· сегменты;

· сообщения.

Сообщением в системе UN/EDIFACT называется набор сегментов в последовательности, заданной в справочнике сообщений. Этот набор начинается с заголовка сообщения и заканчивается окончанием сообщения. Одно или несколько сообщений обрамляется служебными сегментами заголовка обмена (UNВ) и окончания обмена (UNZ).

Существует два типа сообщений: сообщение пользователя и служебное сообщение EDIFACT. Сообщения пользователя состоят из сегментов данных пользователя и служебных сегментов; а служебные сообщения включают в себя служебные сегменты для передачи информации об ошибках, обнаруженных на уровне синтаксического протокола или на прикладном уровне, а также для передачи общего свободного текста. Для удобства пользователя сообщения одного типа могут объединяться в более крупные образования -- функциональные группы.

Для получения подробной информации по синтаксису участник ВЭД должен использовать руководства ООН по синтаксису EDIFACT и его внедрению, которые публикуются в секции 4 Справочника ООН по обмену внешнеторговыми данными СОВД ООН (UNTDID). Справочник СОВД ООН содержит стандарт EDIFACT ООН и дополнительную информацию, необходимую для его внедрения и использования. Предполагается, что справочник является исчерпывающим руководством по стандарту ЭДИФАКТ, поскольку в нем публикуются описания стандартных сегментов и стандартных сообщений. Справочник СОВД ООН состоит из пяти частей.

Можно кратко сформулировать положительные стороны использования любым участником ВЭД единого стандарта EDI UN/EDIFACT. К ним относятся:

· повышение конкурентоспособности на мировом рынке;

· быстрота передачи данных, позволяющая значительно ускорить процесс подготовки и проведения внешнеторговой сделки, своевременно и качественно оформлять документы;

· сокращение издержек за счет рационализации внутрифирменного документооборота;

· сокращение простоев транспортных средств, складских запасов сырья и готовой продукции;

· возможность организации системы поставок «точно в срок»; сокращение издержек за счет более быстрой передачи информации о финансовых и материальных средствах;

· возможность дистанционно отслеживать продвижение грузов, контролировать рынки своих товаров и услуг.

Стандарт ЭДИФАКТ имеет ряд преимуществ перед рассмотренными в предыдущей главе внутренними стандартами ряда стран и перед международным стандартом SWIFT.

К недостаткам стандарта EDIFACT можно отнести то, что внедрение этого стандарта в практику работы участника ВЭД не может быть ограничено лишь закупкой и установкой некоторого EDFACT -комплекса или EDIFACT-станции. Одним из основных недостатков использования стандарта EDIFACT остаются высокие расходы, которые значительно обременяют мелкие предприятия.

Тем не менее несмотря на недостатки стандарта EDIFACT необходимость его использования диктуется требованиями зарубежных рынков, выход на которые связан с необходимостью изучения и выполнения участником ВЭД всех действующих на этих рынках правил и, в частности, существующих правил электронного обмена данными (стандартов EDI).



8. Внедрение un / edifact в деятельность предприятий (организаций)

Краткий обзор содержания стандарта показывает, что UN / EDIFACT - это сформулирована определенным образом язык представления коммерческих документов, которую целесообразно использовать для связи предприятий с внешними организациями. Под внешними организациями здесь понимают бизнес-партнеров, клиентов, смежников и ин.

Рассмотрим пример из материалов рабочей группы WP4. Если две компании используют собственные внутрифирменные стандарты для представления электронных документов, то при обмене информацией они потребуют двойного преобразования форматов сообщений.

При увеличении количества партнеров, участвующих в информационном взаимодействии, количество преобразований возрастает по формуле

С = N (N - 1),

где С - количество необходимых преобразований при использовании различных стандартов партнерами N - количество партнеров, участвующих.

Эффективность использования UN / EDIFACT тем выше, чем больше партнеров обменивается коммерческой информацией, так как экономичность использования каналов связи и расходы, связанные с преобразованием форматов сообщений, выше при больших информационных потоках.

Время не имеет смысла говорить об использовании UN / EDIFACT абстрактно. Существуют различные версии стандарта, поэтому на практике номер версии и статус сообщений, которые используются, обязательно указываются в специальных соглашениях между партнерами («Соглашение об обмене данными»).

На современном этапе термин UN / EDIFACT (или просто «EDIFACT») встречается в зарубежных и отечественных публикациях довольно часто. Стандарт широко рекламируется как перспективное средство безбумажной технологии. Со ссылкой на европейских экспертов сообщается о выигрыше в 50-60 млрд. дол. в торговых отношениях между США и Западной Европой при переходе на электронный обмен данными. Европейское сообщество создало специальную рабочую группу «TEDIS» для координации работ в области UN / EDIFACT. Пресса информирует о введении экономических санкций за представление документов не в стандарте EDIFACT, так фирмам, работающим на внешнем рынке, необходимо либо осваивать EDIFACT, или платить за каждый перевод документа в этот стандарт.

Может показаться, что внедрение международного стандарта не актуально для организаций, которые не имеют прямой связи с зарубежными партнерами. Ведь отечественные предприятия практически не используют EDIFACT. Однако переход на использование UN / EDIFACТ в ??рамках отдельного предприятия может быть оправданным независимо от выхода на зарубежный рынок, а лишь в связи с осуществлением автоматизации управления. Разработчикам информационных систем управления рекомендуется при проектировании собственных баз данных использовать готовые структуры и синтаксические характеристики компонентов справочника коммерческих элементов данных UNTDED. Если возникнет потребность в связях с зарубежными партнерами, это позволит предотвратить необходимости адаптации внутренних данных требованиям UN / EDIFACT. Если же такой необходимости не возникнет, все равно лучше использовать разработки экспертов ЕЭК ООН, чем проектировать собственные БД с уникальными структурами.

Для полномасштабного использования стандарта у каждого из участников обмена коммерческими сообщениями должен быть соответствующий программно-аппаратный комплекс.

АСУ предприятия на основании информации, сосредоточенной в БД, по специальным запросам исполнителей формирует документы в нужной форме. Чтобы пересылать документы смежникам, информация передается транслятору, который превращает содержание документа в стандартное сообщение UNSM, которое в свою очередь через электронную почту передается по каналам связи с корреспондентами. Следует обратить внимание на две особенности этой схеми.

Во-первых, предполагается, что АСУ предприятия функционирует на основе безбумажной технологии: как документы на бланках в пределах предприятия для управленческой деятельности не используются. Время электронные документы в любой установленной форме формируются для связи с внешними корреспондентами, а внутри предприятия учитываются и обрабатываются безпосередньо.

Во-вторых, непосредственно преобразованием (трансляцией) с внутреннего стандарта предприятия в UN / EDIFACT, и наоборот, занимается отдельный программный комплекс - конвертор, который связан с собственной БД справочников стандарта UN / EDIFACT.



Заключение

В данной курсовой работе было выяснено, что в следствии высокой информационной емкостью функции, выполняемой снабжением, и резким падением цен на аппаратные и программные средства многие компании стали применять автоматизацию снабжения, особенно в таких областях, как оформление заказов на покупку, учет наличия сырья, и товаров, торговые отчеты и анализы, торговые прогнозы, операции складирования и транспортировки.

Все эти функции выполняются с помощью многочисленных пакетов программ, разработанных для компьютеров различных типов. В продаже на западном рынке имеется также ряд других программ, обеспечивающих оперативную информацию по вопросам размещения товаров, пополнения складов сырьем и товарами, эффективности использования складов, разработки маршрутов перевозки и ускорения доставки, анализа затрат на перевозки, оценки эффективности различных распродаж и пр.

Электронный обмен данными - это передача структурированных данных с помощью согласованных стандартов сообщений из одного компьютера в другой электронным образом. С развитием современных информационных систем и сетевых технологий любой участник внешнеэкономической деятельности может принимать участие в электронном обмене данными.

· Использование EDI позволяет улучшить взаимоотношения с потребителями вследствие ускорения и повышения качества обслуживания;

· уменьшит стоимости продукции из-за сокращения накладных расходов и улучшение ее конкурентоспособности; укрепить взаимоотношения с торговыми партнерами;

· улучшить прогнозирование и стратегическое планирование из-за возможности получения и предоставления партнеру более качественной и своевременной информации;

· а также улучшить моральный климат в организации вследствие автоматизации рутинной работы и переключения сотрудников на более творческую и продуктивную.

Поэтому можно сказать, что применение электронного обмена данными очень важно и необходимо в современном мире, а особенно в практике внешнеэкономической деятельности между странами.



Список используемой литературы

1. http://www.tadviser.ru/indexEDI_(Electronic_data_interchange

2. http://ediweb.ru/index.php/ru/solutions/edi

3. http://econbooks.ru/books/part/16232

4. Гаджинский А. М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений.-- 2-е изд.-- М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 1999. -- 228 с.

5. Сергеев В.И., Григорьев М.Н., Уваров С.А. Логистика: информационные системы и технологии:[Учебно-практическое пособие] - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2008.-608 с.

6. Сергеев В.И., Корпоративная логистика: 300 ответов на вопросы профессионалов, - М.: ИНФРА-М, 2005. 976 с.

7. N?c?fov E.M., Qasэmov V.E. Avian?qliyyat istehsalatэ kafedrasэnda t?dris olunan f?nl?r ьzr? kurs iєl?rinin yerin? yetirilm?si ьзьn metodok v?sait. Bakэ, 2008.

Размещено на Allbest.ru