Информационные технологии в правовой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

БОУ СПО УР «Ижевский монтажный техникум»

Негосударственное общеобразовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Финансовый колледж»

Информационные технологии в правовой деятельности

Контрольная работа

6 вариант

joljoli@mail.ru

Р. (030912 - Право и организация социального обеспечения)

С-Ю-120-13

Ю-41/з

Разработал студент

группы Ю-41/з Кузнецова О.В.

Руководитель Каймашникова Е.Д.

2014 год



Оглавление

Введение

1. Возможности использования икт в области права и организации социального обеспечения

2. Комплексное использование приложений офисных пакетов

Список литературы



Введение

Специалист в области юриспруденции работает в своей профессиональной деятельности на основе научной, юридической и социальной информации. Информация-это важнейший ресурс научно-технического прогресса.

Информация делиться на 3 вида:

1.По сфере применения.

2.По режиму доступа.

3.По виду носителей.

Раньше информация, обращающаяся в правовых системах, обрабатывалась в основном в ручную и хранилась в бумажном виде.

С ростом объема информации возникла ситуация, когда существующее в правовой системе средства работы значительно устарели и это привело к перегрузке работников и снижению качества их работы.

И тогда в помощь юристам пришли: справочно-правовые системы(консультант-плюс, кодекс, гарант) , интернет, электронная почта, компьютерные переводчики ,графические редакторы, электронные таблицы, средства подготовки презентаций.

информационный компьютерный право microsoft



1. Возможности использования икт в области права и организации социального обеспечения

С помощью программы Word юрист может быстро составить документ любой сложности, оформить заявление, отчет, работать с таблицами и диаграммами.

Интернет необходим для получения информации из других городов, материалов, так же помогает следить за изменениями законов.

По электронной почте юрист может быстро отправить и получить необходимые документы и информацию.

Компьютерные переводчики помогают в переводе документов на иностранном языке.

Графический редактор и электронные таблицы помогают составлять графики, таблицы, рисунки, помогающие проводить вычисления с данными.

Справочно-информационные системы помогают ориентироваться в правовой информации. К ним относят: консультант-плюс, гарант,кодекс.

Справочно-правовые системы.

Консультант-плюс.

Консультант-плюс-это самая распространенная справочно-правовая система в России.

В консультант-плюс представлены следующие разделы:

-законодательство.

-судебная практика.

-комментарии законодательства.

-формы документов.

-проекты нормативно-правовых актов.

-международные правовые акты, нормы и правила.

Работает по аналогии с поисковой системой в интернет-поисковиках.



Кодекс

Это справочник правовых баз данных, с разделением по тематическому признаку.

Включает в себя:

-документы международного, федерального и регионального законодательства.

-законопроекты.

-документы органов власти.

-комментарии, статьи, консультации по вопросам применения законодательства.

-образцы и формы документов.

Гарант.

Это система информационных блоков баз данных, сформулированных по тематическому признаку.

Поддерживает функции как показ документов по состоянию на заданную дату, визуальное сравнение редакций документа, ведение календаря изменений статусов документов, запрос услуг правовой поддержки через интернет, правовые новости, обмен сообщениями между пользователями.

2. Комплексное использование приложений офисных пакетов

Microsoft Word - текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготовить документы любой сложности.

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре MS Word относятся следующие:

· создание документа;

· ввод текста;

· редактирование текста;

· рецензирование текста;

· форматирование текста;

· сохранение документа;

· печать документа.

В текстовом процессоре Word принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующими действиями:

· щёлкнуть мышкой по кнопке Создать стандартной панели инструментов (самая левая кнопка);

· открыть меню Файл и выполнить команду Сохранить как...;

· в диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, в которой будет храниться новый документ, или создать новую папку, используя кнопку Создание новой папки;

· в диалоговом окне Сохранение документа в окне Имя файла удалить имя Документ 1 и ввести новое нужное имя, а затем щёлкнуть мышкой по кнопке Сохранить.

· Для введения колонтитулов, содержащих дополнительную информацию, служит команда меню Вид - Колонтитулы. При этом открывается панель Колонтитулы. Колонтитулы могут располагаться на верхнем или нижнем полях страницы.

· Для вставки ссылки необходимо выделить тот элемент текста, который будет являться ссылкой и выбрать команду меню Вставка - Гиперссылка или воспользоваться для этого горячей клавишей Ctrl+K. В открывшемся диалоговом окне Добавление гиперссылки в списке Связать с указать тот элемент, на который надо сделать ссылку. Кнопка Закладка данного диалогового окна позволяет создать гиперссылку на закладку в тексте.

Microsoft Excel -табличный процессор. Поддерживает необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности.

Открытие программы:

· "Пуск" > "Выполнить..." > в открывшемся окне написать "excel" и нажать "ОК";

· Правый щелчок на пустом месте (при этом необходимо находится внутри любой папки или на рабочем столе) > "Создать" > "Лист Microsoft Excel" > будет создан пустой файл с расширением > Двойным щелчком запустить только что созданный файл - при этом откроется программа

Microsoft Excel.

Документ Excel имеет расширение "*.xls" и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д. Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 16384 (2 в 14 степени), а строк 1048576 (2 в 20 степени). Количество ячеек - 17179869184 (2 в 34 степени). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ", "AAA" и т.п. до "XFD" (16384). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная -- именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги:

С использованием левой кнопки мыши:

- щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) -- переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);

- перетаскивание левой кнопкой мыши -- изменение порядка расположения листов;

- Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши -- создание копии листа;

- Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам -- выделение нескольких листов;

- Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке -- выделение диапазона листов;

- двойной щелчок по ярлычку -- переименование листа. Нажимаем "Enter" для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

- "Добавить...". Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;

- "Удалить";

- "Переименовать".;

- "Переместить/Скопировать...":

- в выпадающем списке "в книгу:" выбирать, куда копировать лист: в один из открытых документов или в новую книгу;

- В списке "перед листом:" будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;

- Если не устанавливать галочку "Создавать копию", лист будет перемещен в выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить -- в выбранной книге будет создана копия этого листа.

- "Выделить все листы.

- "Цвет ярлычка...".

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)

- Самый простой способ -- щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.

- С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить "курсор" (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.

- С помощью окна "Переход" (активируется сочетанием клавиш Ctrl G) - в строку "Ссылка:" вводим необходимый адрес ячейки, например BH12543, и нажимает Enter. Данный способ удобен в тех случаях, когда необходимо переместиться к ячейке находящейся в той части листа рабочей книги, которая значительно отдалена от текущего положения активной ячейки (в окне "Переход" допустимо вводить и адрес диапазона - в этом случае, кроме перемещения к диапазону, также происходит его выделение)

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк:

Чтобы выделить одну ячейку, щелкните на ней левой кнопкой мыши;

- Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;

- Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите "Ctrl", и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;

- Нажатие сочетания клавиш "Ctrl+A" приводит к выделению всей таблицы.

- Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк ("между" столбцом "A" и строкой "1");

- Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца ("шапка" таблицы сверху);

- Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки ("шапка" таблицы слева);

- Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, навести курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;

- С зажатой клавишей "Ctrl" можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;

- Если зажать клавишу "Shift" и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка.

Изменение ширины столбцов и высоты строк:

- При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в "шапке" таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).

- При изменении ширины столбцов, первое число будет означать, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

- При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

- Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты)

- Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый "длинный" ("высокий") элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;

- Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды "Ширина столбца..." ("Высота строки"). После выбора одной из них откроется окно "Ширина столбца" ("Высота строки"), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Ввод и редактирование данных в ячейках:

- Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать "Enter" или "Tab" ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;

- Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяются нужные ячейки, пишется текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимается "Ctrl+Enter";

- Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;

- Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем "F2";

- Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем "Enter", либо зеленую галочку слева.

- Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте

- Для ввода текста ячейки нажать "Alt+Enter"

Выравнивание данных в ячейках:

- Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладка "Выравнивание"

Объединение ячеек:

Это можно сделать двумя способами:

- кнопка "Объединить и поместить в центре" на панели инструментов "Форматирование" ;

- галочка "объединение ячеек" в окне "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".

Очистка данных в ячейках и удаление ячеек:

- Выделяем "нужные" ячейки и нажимаем "Delete";

- Выделяем "нужные" ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем "Очистить содержимое";

- Выделяем "нужные" ячейки, заходим в меню "Правка" > "Очистить" > "Выбираем нужный вариант";

- Клавиша < очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по "Delete") значение из выделенного диапазона;

- Если "родную" неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;

- пункт меню "Правка" > "Удалить…" и пункт контекстного меню "Удалить…" приведет к открытию окна "Удаление ячеек".

Заливка ячеек цветом:

Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

- кнопка "Цвет заливки" на панели инструментов "Форматирование"

- окно "Формат ячеек", закладка "Вид"

Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование"

На панели инструментов "Форматирование" находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек.

Описание кнопок (слева направо):

- Денежный формат. Будет использована денежная единица по умолчанию (см. выше);

- Процентный формат. Если в ячейке уже будет находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак "%".

- Формат с разделителями (числовой формат). В этом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т.д.) и будет добавлено 2 знака после запятой;

- Увеличить разрядность. Добавляет один десятичный разряд;

- Уменьшить разрядность. Убирает один десятичный разряд.

Microsoft Outlook- персональный коммутатор. В его состав входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга, поддерживается совместная сетевая работа.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки . В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Таблица 1.1. Основные папки Outlook

Наименование папки	Описание элементов
Outlook сегодня (Outlook Today )	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
Входящие (Inbox)	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
Календарь (Kalendar)	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
Контакты (Contants)	Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга
Задачи (Tasks)	Планирование, ведение и учет задач
Заметки (Notes)	Создание различных примечаний
Удаленные (Delete Items)	Все удаленные элементы
Черновики (Draff)	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
Исходящие (Outlook)	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
Отправленные (Sent Items)	Копии отправленных сообщений электронной почты
Дневник (Journal)	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
Мои документы (My Documents)	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
Избранное (Favorites)	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
Мой компьютер (My Computer)	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: открывается папка, выбирается требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Microsoft Power Point - приложение для подготовки презентаций под Microsoft и Apple Mac OS X.

презентация PowerPoint -- это слайдшоу. Чтобы донести сообщение или

рассказ, их нужно разбить на слайды.

Открыв программу PowerPoint будут видны некоторые встроенные темы. Тема представляет собой макет слайда, который содержит сочетающиеся между собой цвета, шрифты и специальные эффекты, такие как тени, отражения и другие.

1.Выбрать тему.

2.Нажать кнопку Создать или выбрать цветовую схему, а затем нажмите кнопку Создать.

Вставка нового слайда

На вкладке Главная нажать кнопку Создать слайд и выберать макет слайда.

Сохранение презентации

1.На вкладке Файл нажать кнопку Сохранить.

2.Выберать папку.

3.В поле Имя файла ввести имя презентации, а затем нажать кнопку Сохранить.

Добавление текста

Щелкнуть внутри замещающего текста и начать вводить текст.

Форматирование текста

Выделить текст.

1.В разделе Средства рисования открыть вкладку Формат.

2.Выполнить одно из указанных ниже действий.

- Чтобы изменить цвет текста, нажмите кнопку Заливка текста и выберите нужный цвет.

- Чтобы изменить цвет контура текста, нажать кнопку Контур текста и выбрать нужный цвет.

- Чтобы применить к тексту тень, отражение, свечение, рельеф, поворот объемной фигуры или преобразование, нажать кнопку Текстовые эффекты и выбрать нужный эффект.

Добавление фигур

1.На вкладке Вставка нажать кнопку Фигуры.

2.Выбрать нужную фигуру, щелкнуть в любом месте слайда и нарисовать фигуру, перетаскивая указатель мыши.

Добавление рисунков

Выбрать вкладку Вставка, а затем:

- чтобы добавить рисунок, сохраненный на локальном диске или внутреннем сервере, выбрать пункт Рисунки, выбрать рисунок и нажать кнопку Вставить;

Добавление заметок докладчика

1.Чтобы открыть область заметок, нужно щелкнуть на надпись Заметки в нижней части окна.

2.Щелкнуть внутри области заметок под слайдом и начать вводить свои заметки.

Печать заметок докладчика

1.На вкладке Файл выбрать команду Печать.

2.В разделе Принтер выбрать нужный принтер для печати.

3.В группе Настройка щелкнуть стрелку рядом с полем Слайды размером во всю страницу и выберать в разделе Макет печати пункт Страницы заметок.

4.Нажать кнопку Печать.

Показ презентации

Выбрать вкладку Показ слайдов, а затем:

- чтобы начать презентацию с первого слайда, в группе Начать показ слайдов нажать кнопку С начала

- если вы находитесь не на первом слайде и хотите начать показ с него, нажать кнопку С текущего слайда;

- если нужно показать презентацию людям, которые находятся в другом месте, выбрать пункт Онлайн-презентация, чтобы настроить показ презентации через Интернет, и выбрать один из указанных ниже вариантов.

Выход из режима показа слайдов

Чтобы выйти из режима показа слайдов, вы можете в любой момент нажать клавишу ESC.

Microsoft Access - приложение для управления базами данных.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Microsoft Access имеется большое число шаблонов, используемых с целью ускорить создание базы данных. Шаблон -- это готовая база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, используемые для отслеживания проблем, управления контактами или записи расходов. В некоторые шаблоны включено несколько образцов записей, чтобы продемонстрировать их использование. Шаблоны баз данных можно использовать в готовом виде либо настроить их для своих нужд.

Запустить Access, если еще не запущен.

Если база данных уже открыта, чтобы отобразить страницу Начало работы с Microsoft Office Access, выполнить следующее.

- Нажать кнопку Microsoft Office , а затем выбрать команду Закрыть базу данных.

- На странице Начало работы с Microsoft Office Access в области Шаблоны в Интернете отображено несколько шаблонов; еще несколько шаблонов отобразятся, если щелкнуть одну из категорий под заголовком Категории шаблонов в левой части окна Microsoft Access. Дополнительные шаблоны можно загрузить с веб-узла Microsoft Office (подробные сведения см. в следующем разделе, Загрузка шаблона из Microsoft Office Online).

- Щелкнуть на нужный шаблон.

- В правой области окна Microsoft Access в поле Имя файла отобразится предварительное имя базы данных. Можно изменить имя файла или указать другую папку. При необходимости создать собственную базу данных и связать ее с узлом Windows SharePoint Services 3.0.

- Нажать кнопку Создать (или кнопку Загрузить, чтобы загрузить шаблон с веб-узла Microsoft Office).

Access создает и затем открывает эту базу данных. На экране отображается форма, в которую можно начать вводить данные.

Если в шаблоне имеются образцы данных, каждую запись можно удалить следующим способом:

- Выделить заголовок строки с записью, которую требуется удалить. (Заголовок строки -- это поле или полоса слева от записи.)

- На вкладке Начальная страница в группе Записи выбрать

- команду Удалить.

Чтобы ввести данные щелкнуть пустую ячейку формы и ввести данные. После ввода нескольких записей воспользоваться областью переходов, чтобы просмотреть другие формы или отчеты, которые могут пригодиться для работы.

Открытие существующей базы данных Microsoft Access

Нажать кнопку Microsoft Office , а затем выбрать команду Открыть.

1.Щелкнуть ярлык в диалоговом окне Открытие файла базы данных либо выбрать в поле Поиск в диск или папку, где находится нужная база данных.

2.Двойным щелчком открыть по очереди папки в списке одну за другой, пока не удастся найти ту, в которой содержится нужная база данных.

3.Когда база данных будет найдена, нужно выполнить следующие действия:

- Чтобы открыть базу данных в режиме открытия по умолчанию, дважды щелкнуть на нее.

- Для открытия базы данных для общего доступа в многопользовательской среде, чтобы все пользователи одновременно могли и читать и писать в базу данных, нажать кнопку Открыть.

- Чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности редактирования, нажать кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выбрать вариант Открыть для чтения.

- Чтобы открыть базу данных в монопольном режиме, то есть на время своей работы с ней запретить другим пользователям открывать ее, нажать на кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выбрать вариант Монопольно.

- Чтобы открыть базу данных только для чтения, нажать на кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выбрать вариант Монопольно для чтения. Другие пользователи могут все же открыть базу данных, но только для чтения.

Импорт рабочего листа Excel в виде таблицы в новую Office Access 2007 базу данных

1.Нажать на кнопку Microsoft Office, а затем выбрать команду Создать.

2.В поле Имя файла ввести имя для новой базы данных и нажать кнопку Создать.

3.Закрыть таблицу «Таблица1».

В запросе сохранения изменений в таблице «Таблица1» нажать кнопку Нет.

4.На вкладке Внешние данные в группе Импорт выбрать команду Excel.

5.В диалоговом окне Внешние данные нажать кнопку Обзор.

6.В диалоговом окне Открытие файла найти нужный файл.

7.Выделить файл и нажать кнопку Открыть .

8.В диалоговом окне Внешние данные выбрать параметр Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных..

9.Нажать кнопку ОК.

Появится окно импорта электронной таблицы, в котором необходимо будет ответить на вопросы, касающиеся импортируемых данных.

10.Следовать инструкциям, нажимая кнопки Далее или Назад для перехода по страницам. На последней странице нажать кнопку Готово.

Microsoft InfoPath- приложение для сбора данных и управление ими. Упрощает процесс сбора сведений.

Основная возможность InfoPath -- возможность создавать, просматривать и редактировать документы, поддерживающие некоторую заданную пользователем XML-схему. Для получения и изменения данных можно использовать соединение с внешними системами -- базами данных Access, MS SQL, веб-сервисами. Кроме того, поскольку данные представлены в виде XML, документы могут обрабатываться сторонними XML-процессорами. Использование Microsoft Office Forms Server либо Microsoft Office SharePoint Server позволяет работать с XML-формами через браузер, без установки на клиенте приложения InfoPath.

Microsoft Communicator-предназначен для организации общения между людьми , с помощью обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видео беседы.

Microsoft Publisher - приложение для подготовки публикаций.

Основным элементом документов Publisher, как и других издательских систем, являются текстовые полосы набора. В программе полосой набора является текстовый блок -- прямоугольная область, которая может содержать текст и которой можно манипулировать как единым объектом.

Чтобы разместить текстовый блок, достаточно выбрать в панели инструментов соответствующую функцию и мышкой начертить на странице границы нового блока. После этого блок доступен для ввода текста. Для быстрого форматирования текста используют привычные стили. Текстовыми блоками можно манипулировать как обычными объектами: перемещать их, изменять размеры, вращать и т. п.

Для текстового блока предусмотрено задание типа границы и заливки внутренней области, способа обтекания текста вокруг блока, текстовые блоки могут связываться таким образом, чтобы текст по мере заполнения одного блока начинал перетекать в другой, что необходимо при создании больших многостраничных документов.

Важной функцией системы является поддержка таблиц. В отличие от привычных таблиц Word, таблицы Publisher являются самостоятельными объектами, такими же, как рисунки или текстовые блоки. В остальном же действия с таблицами этих двух приложений (объединение/разбиение ячеек, заливка внутренней части и форматирование) практически совпадают.

Другим важным элементом документа системы являются рисунки. Publisher, как и другие приложения Office, поддерживает рисунки как во внутреннем формате (к ним относятся автофигуры и объекты WordArt), так и импортированные из внешних файлов.

Для нанесения на страницы повторяющихся элементов (колонтитулов, номеров страниц, текущей даты) в системе предусмотрен механизм фоновых страниц (Master page). Основные страницы при отображении как бы накладываются на фоновую, в результате чего достигается нужный эффект. В Publisher очень просто не только переходить между основной и фоновой страницей, но и перемещать любой объект между ними.

Publisher предоставляет системы поверки орфографии, автоматических переносов и поддержки тезауруса, мастер импорта документов Word.

Кроме названных, в программу внесены и другие функции: предварительный просмотр публикации перед печатью, функция восстановления документа после сбоя и фоновое сохранение, усовершенствованная система подсказки и упрощенный доступ к обновлению продукта через web-узел разработчика.

Microsoft Visio- приложение для работы с бизнес диаграммами и техническими диаграммами.

В приложении Visio можно создавать блок-схемы, планы этажей, временные шкалы, схемы сети и многие другие документы. Для каждого типа документа есть готовые шаблоны, каждый со своим набором фигур. Нужно просто перетащить фигуры на страницу документа и соединить их, чтобы создать профессиональную схему.

Созданный документ можно сохранить в различных форматах, а затем использовать в качестве иллюстрации к отчету, справочного файла в формате PDF или обновляемой веб-страницы.

Создание схемы

1.Запустить приложение Visio.

Сразу можно увидеть шаблоны, которые можно использовать для создания схемы.

2.Дважды щелкнуть нужный шаблон, чтобы приступить к работе и начать добавлять в него фигуры.

Добавление фигуры

Сбоку страницы документа находится панель (окно) Фигуры. Окно Фигуры содержит один или несколько наборов элементов (фигур), часто используемых в документах такого типа, который нужно создать.

1.В окне Фигуры щелкнуть и не отпускать нужную фигуру.

2.Перетащить фигуру на страницу схемы.

Соединение фигур

В некоторых схемах, например в блок-схеме, фигуры должны быть соединены для удобного перехода от одной из них к другой. Самый быстрый способ соединения фигур -- автосоединение.

1.Навести указатель мыши на одну из фигур, которые нужно соединить.

2.Когда отобразятся стрелки автосоединения, перетащить одну из них в центр другой фигуры. Между двумя фигурами появится соединительная линия.

Также можно моментально соединять добавляемые фигуры с помощью автосоединения.

1.Перетащить новую фигуру в документ и удерживать над фигурой, с которой нужно ее соединить, до появления стрелок автосоединения.

2.Перетащить новую фигуру на стрелку автосоединения с той стороны, где нужно соединить фигуры. В документе отобразится новая фигура, соединенная с другой фигурой.

Добавление текста в фигуры или на страницу

1.Выбрать фигуру.

2.Ввести текст. При вводе Visio переключает выделенную фигуру в режим редактирования текста.

Чтобы добавить еще одну строку текста, нажать клавишу ВВОД.

3.Завершив ввод, нужно щелкнуть пустую область на странице или нажать клавишу ESC.

Добавление текста на страницу

1.Нажать Главная, а затем выбрать инструмент Текст.

2.Щелкнуть пустую область на странице, после чего появится текстовое поле.

Ввести текст.

3.Нажать Главная и выбрать Указатель, чтобы отменить использование инструмента Текст.

Текстовое поле теперь будет иметь свойства других фигур. Можно выделить это поле и изменить текст, перетащить поле в другую часть страницы или отформатировать текст с помощью групп Шрифт и Абзац на вкладке Главная.

Добавление рамки и заголовка

1.Нажать Конструктор > Рамки и заголовки и выбрать подходящий стиль заголовка.

2.Выбрать стиль заголовка.

Заголовок и рамка будут добавлены на страницу фонового рисунка.

3.В нижней части области построения схемы щелкнуть вкладку Фон Visio-1.

4.Щелкнуть на текст заголовка. Будет выделена вся граница, но после начала ввода текста заголовок будет изменен.

5.Ввести заголовок.

6.Чтобы отредактировать другой текст в рамке, нужно сначала выделить всю рамку целиком, а затем щелкнуть текст, который требуется изменить, и начать ввод.

Применение единой цветовой схемы и других эффектов форматирования

Расположив основные элементы, можно применить тему, чтобы изменить внешний вид и цвета схемы.

1.На вкладке Конструктор навести указатель на различные темы. На странице отобразятся цвета темы в режиме предварительного просмотра.

Чтобы просмотреть другие доступные темы, нажать кнопку Дополнительно.

2.Щелкнуть нужную тему, чтобы применить ее к схеме.

Сохранение схемы

Если схема уже сохранялась, нужно просто нажать Сохранить на панели быстрого доступа.

Если нужно сохранить схему в другом месте или под другим названием, нужно использовать функцию "Сохранить как":

1.Нажать Файл, а затем -- Сохранить как.

2.В диалоговом окне Сохранить как указать, где сохранить схему (например, на компьютере, в Интернете или в OneDrive). Затем выбрать папку для сохранения или нажать кнопку Обзор, чтобы найти ее.

3.Если нужно, в диалоговом окне Сохранить как можно переименовать схему в поле Имя файла.

4.Нажать Сохранить.

Сохранение схемы в виде изображения, файла PDF, а также в других форматах

1.Нажать Файл, а затем -- Сохранить как.

2.В диалоговом окне Сохранить как выбрать расположение для сохранения схемы.

3.В диалоговом окне Сохранить как открыть раскрывающийся список Тип файла.

4.Выбрать нужный формат, например один из следующих:

- обычный файл изображения, в том числе в форматах JPG, PNG и BMP;

- веб-страница в формате HTM (файлы изображений и другие файлы ресурсов сохраняются во вложенной папке в том же расположении, в котором сохранен HTM-файл);

- PDF- или XPS-файл;

- чертеж AutoCAD в формате DWG или DXF.

Печать схемы

1.Открыть вкладку Файл.

2.На боковой панели выбрать пункт Печать.

3.Указать настройки принтера, а также другие параметры и нажать кнопку Печать.

Microsoft Project- управление проектами.

Microsoft Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.

Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project позволяет создавать календари и определять время начала или завершения работ, выходные и праздничные дни.

На следующем шаге необходимо описать детальный состав работ: нужно указать длительность их выполнения и последовательность (этой информацией должен располагать сам менеджер проекта). Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути. Планировать сроки работ можно как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате. Функция «Рамки задач» поможет найти фактор (например, зависимость задачи, календарные ограничения, плановая дата или время отпуска), определяющий начальную дату задачи так, чтобы вы могли просмотреть цепочку факторов назад и найти основную причину, вызвавшую конкретную задержку.

Расчет продолжительности работ и, соответственно, сроков можно также поручить системе. Для этого нужно ввести трудоемкость работ и указать, сколько для них мы готовы выделить исполнителей.

Второй важный элемент планирования - ресурсы, используемые в работах проекта. Microsoft Project позволяет создавать и планировать использование в работах трех типов ресурсов:

- Трудовые - возобновляемые ресурсы: персонал и оборудование;

- Материальные - расходуемые предметы;

- Финансовые - деньги.

Трудовые ресурсы назначаются для работы в определенный период и с указанием процента их возможной занятости в проекте. В некоторые моменты трудовой ресурс (например, ценный специалист) может оказаться назначен на несколько задач одновременно или вообще не иметь возможность выйти на работу. Чтобы не возникало перегрузки ресурсов (т.е. план работ невыполним), Microsoft Project предоставляет возможность выравнивания загрузки ресурсов в проекте. Средства ресурсного планирования оптимально распределяют работы по имеющимся ресурсам, чтобы проект можно было завершить в самый короткий срок с учетом имеющихся ограничений по ресурсам. А благодаря функции многоуровневой отмены действий можно безопасно экспериментировать с различными сценариями типа «что если...».

Для каждого ресурса указывается стоимость: для трудовых это ставка оплаты за единицу времени, а для материалов - цена единицы товара. На основе этих ставок и объема использования ресурсов Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой работы и проекта в целом. При этом пользователю доступна информация о затратах с разбивкой по периодам. Помимо затратной части, следует знать и доходную часть проекта, а также иметь отчет о его рентабельности. Microsoft Project позволяет считать поступление денежных средств и создавать отчет о движении денежных средств, используя специальный класс ресурсов - бюджет.

После того как календарный график работ будет спланирован и оптимизирован, Microsoft Project позволяет зафиксировать исходные значения в виде базового плана. Текущий план может меняться в ходе проекта из-за опережений и срывов сроков, замены исполнителей. А базовый план всегда позволит увидеть исходную картину и получить отчет по отклонениям.

План работ -- только исходная часть: необходимо отслеживание фактических сроков выполнения работ, расходования ресурсов и постоянная проверка, или актуализация, графика. Для каждой работы Microsoft Project позволяет вводить прогресс хода выполнения; для назначения ресурса можно учитывать фактическое использование; для трудовых ресурсов можно учесть сверхурочные работы и их оплату по повышенной ставке.

На всем протяжении проекта необходимо анализировать первичные проектные данные для получения усредненной, агрегированной информации и выявления тенденций. Microsoft Project содержит большое количество метрик по разнообразным аспектам хода проекта, кроме того, можно самим создавать уникальные метрики для своего проекта, путем настройки пользовательских полей на основе формул. Графические индикаторы помогут быстро и наглядно предупредить о возникновении отклонений. Представления информации могут быть произвольно сгруппированы, отфильтрованы и отсортированы. Полученные данные можно распечатать в виде наглядных отчетов и представить руководству. Функция «Наглядные отчеты» использует Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office Visio 2007 для генерации многомерных сводных таблиц, диаграмм, графиков и схем, основанных на данных Microsoft Project.

Microsoft Query - просмотр и отбор информации из баз данных.

Получение данных

При установленной надстройке Power Query запустите Excel и щелкните на ленте Power Query. Предоставляется несколько вариантов получения внешних данных, в том числе Online Search («Поиск в сети»), расположенный в дальнем левом конце ленты. Эта функция обеспечивает произвольный поиск данных, точно такой же, как в поисковом механизме Интернета

Отмена сведения данных

Использование сводных таблиц -- превосходный способ просмотра

данных (отсюда их популярность), но такой инструмент, как Power Pivot,

рассчитан на простой табличный формат. Удобно, что Power Query позволяет легко отменить сведение данных. Например, на экране 8 показаны данные о разрешениях на жилищное строительство, в которых по строкам таблицы

расположены годы, а по столбцам -- месяцы.

Добавление данных

Еще одна важная функция Power Query -- добавление данных. Например, в общедоступном файле Excel, содержащем данные о месячных продажах автомобилей, числа продаж разбросаны по разным листам: продажи отечественных автомобилей на листе Table 1, продажи иностранных автомобилей на листе Table 2 и т.д. Чтобы получить полный и подробный отчет по продажам автомобилей каждой марки необходимо добавить данные из листов в единую таблицу, или на языке Power Query -- в один запрос. Выполнить эту задачу можно с помощью параметра Append («Добавить») в группе Combine («Объединение») на ленте Power Query. В результате создается новый запрос, содержащий все строки из активного запроса (то есть запроса, в котором выбран параметр Append), за которыми следуют строки из запросов, которые нужно добавить. С помощью Append можно добавлять до двух запросов за раз. Для добавления более чем двух запросов необходимо вручную изменить сценарий Power Query.

Отмена сведения данных

Использование сводных таблиц -- превосходный способ просмотра данных (отсюда их популярность), но такой инструмент, как Power Pivot, рассчитан на простой табличный формат. Удобно, что Power Query позволяет легко отменить сведение данных. Например, на экране 8 показаны данные о разрешениях на жилищное строительство, в которых по строкам таблицы расположены годы, а по столбцам -- месяцы.

- приложение для поддержания совместной работы.

- Writer- Microsoft Document Image виртуальный принтер.

Можно использовать Microsoft Office Document Imaging в тех случаях, когда требуется:

- сканировать документы, состоящие из одной страницы или из нескольких страниц;

- читать отсканированные документы или факсы с экрана компьютера.

Например, можно просмотреть многостраничный факс через Интернет;

- заполнять в интерактивном режиме простые формы, которые были отсканированы или присланы по факсу. Например, сканировать бумажную форму или открыть присланную по факсу форму, внести необходимые данные, установить флажки и вернуть форму по электронной почте;

- выполнять оптическое распознавание текста (OCR) в отсканированном документе или факсе. После распознавания текста можно искать определенный текст или копировать его в другое приложение;

- копировать отсканированный текст и рисунки и вставлять их в любое приложение Microsoft Office, экспортировать их в приложение Microsoft Word. Можно копировать данные из факса в лист Microsoft Excel;

- искать текст в отсканированном документе или факсе;

- менять порядок расположения страниц в многостраничном факсе. Например, удалить титульный лист или добавить новые страницы перед отправкой другому получателю;

- отправлять отсканированные документы по электронной почте или как факс через Интернет;

- добавлять примечания к отсканированному документу или факсу и совместно использовать их с другим пользователем. Можно добавить примечания к факсу и вернуть его отправителю;

Сканирование и просмотр рисунков

Microsoft Office Document Imaging состоит из двух компонентов: сканирования и просмотра рисунков. Эти компоненты представлены отдельно в меню Пуск как Microsoft Office Document Scanning и Microsoft Office Document Imaging.

Microsoft Diagnostics- диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Ofice.

Список литературы

1. Казанцев С.Я. «Информационные технологии в юриспруденции», М.: 2009г.

2. Бурцева Е.В., Селезнев А.В., Чернышев В.Н «Информационные технологии в юриспруденции», Тамбов: 2012г.

3.Варгасов О.Б, Цибиров А.М. «Информационные технологии в юриспруденции. Учебно-методическое пособие», Барнаул: 2002г.

4. https://ru.wikipedia.org

5. http://office.microsoft.com/ru

6. http://www.4stud.info/

Размещено на Allbest.ru