Создание базы данных "Делопроизводство"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Иркутский государственный технический университет»

Курсовая работа

по дисциплине

Информационные системы

Создание базы данных "Делопроизводство"

Выполнил:

студент О.Н. Покровская

Иркутск, 2014

Оглавление

Введение

Задание на курсовую работу

Формирование базы данных

Заключение

Список литературы

Введение

База данных - это совокупность структурированных данных, относящихся к некоторой предметной области.

Базы данных бывают: Иерархические, Сетевые, Реляционные.

Реляционные Базы Данных

База данных охватывает несколько взаимосвязанных таблиц «объекты-свойства». Такие базы данных называются реляционными. Это понятие (relation - отношение) было введено известным американским специалистом в области систем управления базами данных И.Ф. Коддом. В 1994 г. отмечалась 25 годовщина с того момента, как И.Ф. Кодд (тогда научный сотрудник корпорации IBM) предложил реляционную модель. Тем не менее первая коммерческая реляционная СУБД, названная Oracle [14], появилась только в 1979 г. Она была разработана небольшой компанией Silicon Valley. Сегодня это Oracle Corporation - крупнейший в мире поставщик реляционных СУБД и сопутствующих программных продуктов.

Задание на курсовую работу

Создать БД в Access «Делопроизводство». Основную и вспомогательные таблицы создать с помощью Конструктора, определив необходимые поля и типы данных, связать таблицы с помощью Схемы данных, создать параметрически универсальные запросы, форму по главной таблице и отчеты на основе созданных запросов.

Основные таблицы:

Входящие [Вх_номер, Код_типа, Документ, Код_орг, Исх_номер, Отправитель, Дата_отпр, Код_отд, Получатель, Дата_получ]

Исходящие [Исх_номер, Код_типа, Документ, Код_отд, Отправитель, Дата_отпр, Код_орг, Получатель]

Вспомогательные таблицы:

Типы документов [Код_типа, Тип_док]

Организации [Код_орг, Организация, Индекс, Город, Адрес, Телефоны, Факс, Эл_почта]

Отделы [Код_отд, Отдел, Начальник, Телефоны]

В основных таблицах регистрируются входящие и исходящие документы; типом документа может быть письмо, счет, акт, проект, отчет и т.п.; поле Документ содержит название документа, поле Организация - название организации, поле Отдел - название отдела; под адресом организации понимается улица и номер дома.

access данные база делопроизводство

Формирование Базы Данных

Создание структуры вспомогательных таблиц.

Рис.1. Вспомогательные таблицы «Документы.

Для начала создадим пустые вспомогательные таблицы. Определим их структуру - опишем каждое поле записи. Начинать надо со вспомогательных таблиц «Документы», «Организации» и «Отделы». Для создания таблицы «Отделы» в окне базы данных нажмем кнопку Таблицы (вверху), а затем кнопку создать (справа). В открывшемся диалоговом окне выберем из списка Конструктор. После этого откроется диалоговое окно Отделы: таблица. В этом окне в графе Имя поля введем Код отдела, а в поле со списком Тип данных выберем Числовой. После этого в поле со списком Размер поля выберем Целое. Затем, нажав на панели инструментов кнопку с изображением ключа, сделаем поле Код отдела ключевым. Теперь определим второе поле - поле Организации. В графу Имя поля введем его название, а в поле со списком Тип данных выберем Текстовый. Длина текстового поля по умолчанию равно 255, и это нас устраивает. После этого окно, в котором мы определяли поля таблицы «Организации», можно закрыть с помощью кнопки системного меню (в строке заголовка окна, справа). При закрытии этого окна появится диалоговое окно, в котором надо задать имя таблицы - «Организации».

Рис. 2 Заполнение таблицы «Организации».

Теперь таблица создана, ее можно открыть с помощью кнопки «Открыть» в окне базы данных и ввести в нее записи. Для ввода данных надо “встать” в нужное поле с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш перемещения курсора и вводить данные в это поле. После ввода значения нажимают клавишу <Enter> - этим завершается ввод данных в ячейку таблицы, и курсор перемещается в следующее поле записи или в первое поле очередной записи. Для перемещения курсора также можно пользоваться клавишами <Tab> и <Shift>+<Tab>. Кроме того, перемещаться по записям таблицы помогает «навигатор» - линейка с кнопками внизу каждой таблицы. Все то же самое мы проделываем с таблицами «Документы» и «Отделы».

Создание структуры основной таблицы

Создание таблиц «Входящие» и «Исходящие» требует дополнительных пояснений. По поводу определения полей «Код типа», «Код организации» и «Код отправителя». Каждое из этих полей необходимо определить как поле со списком.

Рис. 3. Основная таблица «Входящие».

Заполнение таблиц

Рис. 4. Заполнение таблицы «Отделы».

Создание Схемы Данных

Для создания Схемы Данных можно воспользоваться пунктом меню Сервис/Схема данных или соответствующей кнопкой на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне надо выбрать таблицы, включаемые в схему.

Рис. 5. Схема данных

После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей . После этого остается с помощью мыши соединить поля «Код отдела», «Код организации», «Код документа» таблицы «Входящие» и «Исходящие» с ключевыми полями других таблиц - на схеме появятся стрелки с указанием типа связи . Если по стрелке щелкнуть правой клавишей мыши, то всплывет меню, позволяющее изменить свойства связи: например, можно, выбрав метод. Изменить связь, установить в очередном диалоговом окне флажок Обеспечение целостности данных.

Создание форм

Для создания формы Отделы в окне базы данных нажмем кнопку Формы (слева), а затем кнопку Создание формы с помощью Мастера (справа). После этого откроется диалоговое окно, позволяющее выбрать таблицы (или запрос), а из них - поля, включаемые в форму. Далее форма создается автоматически, почти без участия пользователя. При вводе данных с помощью формы для перехода к очередной, предыдущей, к первой или последней записи таблицы используется навигатор - как и при работе с таблицей. Важно понимать, что форма - это не самостоятельный информационный объект, а только удобный способ визуализации записей таблиц, ввода в них данных и их корректировки.

Рис. 6. Форма Отделы.

Форма создается для удобства ввода данных в основную таблицу и для удобства просмотра.

Создание запроса

Запросы создаются с целью отбора данных из таблиц по некоторым критериям.

Рис. 7. Создание запроса (режим конструктор).

Чтобы создать запрос, в окне базы данных нажмем кнопку Запросы (слева), а затем кнопку Создание запроса с помощью конструктора (справа). В следующем диалоговом окне выберем таблицы, из которых собираемся отбирать данные, и получим окно, изображенное на рис. 6.1. В этом окне в полях со списками Имя таблицы и Поле надо выбрать поля, включаемые в запрос, ниже можно выбрать вариант сортировки записей и указать условия их отбора. Закрыв окно, можно запомнить созданный запрос. При его просмотре мы видим виртуальную таблицу, включающую только те данные, которые мы отобрали. Если изменить данные в исходных таблицах, то результат просмотра запроса также изменится.

Рис. 8. Запрос (обычный режим)

Создание отчета

Рис. 9. Создание отчета

Результаты запроса удобно использовать в качестве источника информации для составления отчета. Отчет получен с помощью мастера отчетов. В окне базы данных надо нажать кнопку Отчеты (слева), а затем кнопку Создать отчет с помощью мастера (справа), далее выбрать запрос в качестве источника данных. После этого, делая выбор в предлагаемых диалогах, остается уточнить перечень полей, включаемых в отчет, вариант группировки и сортировки записей, вариант вывода итоговых строк и ориентацию страниц. Отчет в сочетании с запросом позволяет отобрать из базы данных требуемую информацию, сгруппировать итоговые записи и автоматически получить итоговые строки.

Заключение

В заключение хочу сказать, что работа с базами данных дает возможность еще раз укрепить навыки, научиться правильно, создавать запросы, отчеты, формы. А также выбирать правильные типы данных и т.д.

Список литературы

http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_6.html

Размещено на Allbest.ru