Основные технологии работы c MS Word

Размещено на http://www.allbest.ru/

Инструкция

«Основные технологии работы c MS Word»



Сокращения:

ТП - текстовый процессор;

д/о - диалоговое окно;

Редактор текстов - это программное средство для ввода и модификации текстовых файлов или текстовых документов.

Текстовый процессор - мощный текстовый редактор, который может создавать не только текстовые файлы.

WORD - это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. WORD - одна из самых совершенный программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией. С помощью WORD можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ - от простой записки до оригинал-макета сложного издания. редактирование документ приложение файл

WORD дает возможность:

выполнение всех традиционных операций над текстом, предусмотренных в современной компьютерной технологии: набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

форматирование символов с применением множества шрифтов разнообразных стилей и размеров;

форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей);

проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

В WORD реализованы возможности новейшей технологии связывания и встраивания объектов, которая позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.

WORD - одна из первых общедоступных программ, которая позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал-макеты для последующего тиражирования в типографии.

WORD - это уникальная коллекция оригинальных технологических решений, которые превращают нудную и кропотливую работу по отделке текста в увлекательное занятие. Среди таких решений - система готовых шаблонов и стилей оформления, изящные приемы создания и модификации таблиц, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользовательские панели инструментов, макроязык и многие-многие другие.

Загрузка MS Word:

выбрать команду Пуск/ Все программы/Microsoft Office/Microsoft Word или дважды щелкнуть по значку Microsoft Word.

Загрузка текста из файла на диске:

выбрать команду Файл/Открыть...;

в д/о Открытие документа задать необходимые параметры:

· в поле Папка: выбрать папку, в которой находится нужный файл;

· в поле Тип файлов выбрать тип документа (Документы Word (*.doc)). Файлы, сохраняемые в Word по умолчанию, имеют расширение .doc;

· выбрать имя нужного файла в списке поля содержимого выбранной папки (находится под полем Папка:);

нажать кнопку Открыть.

В результате выполнения этих действий содержимое указанного файла диска загрузится в оперативную память.

Для загрузки содержимого файла на панели инструментов Стандартная существует кнопка Открыть.

Создание нового документа:

· выбрать команду Файл/Создать...;

· в д/о Создание документа на вкладке Общие выбрать Обычный или Новый документ;

· нажать кнопку OK.

На экране появится новое окно документа со стандартным именем ДокументN. В дальнейшем это имя можно изменить при сохранении документа на диске.

Для создания документа существует кнопка Создать на панели инструментов Стандартная.

Сохранение документа

I способ - (для сохранения документа под новым именем) - по команде Файл/Сохранить как...;

II способ - (для сохранения документа под старым именем) - по команде Файл/Сохранить или с помощью кнопки Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Замечание. Следует придерживаться следующих правил при сохранении документа:

· сохранять новый вариант Вашего документа через 5-10 минут работы в ТП, чтобы уберечь результаты своей работы от всевозможных потерь;

· документу присвоить имя, которое может служить его описанием;

· расширение файла doc можно не вводить (оно присваивается автоматически);

· записывать имена сохраненных файлов в свои рабочие тетради, чтобы можно их было найти на следующем занятии.

Предварительный просмотр текста

Выбрать команду Файл/Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная. Выход из режима предварительного просмотра осуществляется нажатием кнопки Закрыть панели инструментов режима просмотра.

Редактирование текста

Редактирование текста - внесение любых изменений в текст. Изменять можно содержание текста или его форму представления.

Для отмены результатов редактирования можно сразу выбрать команду Правка/Отменить или использовать кнопки Отменить и Вернуть на панели инструментов Стандартная.

Вставка символа (в режиме Вставка):

поместить курсор ввода на то место, где необходимо вставить символ;

набрать на клавиатуре нужный символ.

Вставка пробелов после знаков препинания:

После (а не до) всех знаков препинания ставится пробел, кроме следующих случаев:

· «дефис» не выделяется пробелами ни с одной стороны (например, «кто-то»);

· «тире» с двух сторон выделяется пробелами (например, «символ - это…»);

· перед открывающими кавычками ставится пробел (а после них - нет);

· после закрывающих кавычек ставится пробел (а до них - нет).

Удаление символов

I способ (удаление последующего символа):

поместить курсор перед удаляемым символом;

нажать клавишу Delete (Del).

II способ (удаление предыдущего символа):

поместить курсор за удаляемым символом;

нажать клавишу Backspace (BS).

Набор прописных (больших) букв

I способ:

прижать клавишу Shift;

нажать клавишу нужной буквы.

Замечание. Этот способ обычно используется для ввода одной-двух букв.

II способ:

нажать клавишу Caps Lock (загорится индикатор Caps Lock на клавиатуре);

нажимать клавиши нужных букв.

Замечания.

1. Повторное нажатие клавиши Caps Lock отключает режим ввода прописных букв.

2. В общем случае использование клавиши Shift при наборе некоторой буквы меняет размер буквы на противоположный включенному режиму набора.

«Разрезание» одной строки на две:

поставить курсор ввода перед символом, который должен стать первым в новой строке;

нажать клавишу Enter.

В результате выполнения этих действий строка «разрежется» на две части. Причем 2-я часть строки - текст, начиная с позиции, в которой находился курсор ввода, - переместится в следующую строку. А в конце 1-й строки появится (в режиме показа непечатаемых символов) специальный символ ¶ (Абзац).

«Склеивание» двух последовательных строк в одну:

поместить курсор в конец (клавишей End) первой из двух склеиваемых строк;

нажать клавишу Delete.

В результате выполнения этих действий вторая строка разместится в первой строке («подклеится» к концу первой строки).

Вставка пустой строки:

Замечание. Термин «текущая строка» используется для обозначения строки, в которой находится курсор ввода:

I способ (перед текущей строкой):

поставить курсор в начало текущей строки (клавишей Home), перед которой необходимо вставить пустую строку;

дважды нажать клавишу Enter или, если «текущая строка» - первая строка абзаца, то достаточно один раз нажать клавишу Enter.

II способ (после текущей строки):

поставить курсор в конец строки (клавишей End), за которой необходимо вставить пустую строку;

нажать дважды клавишу Enter или, если «текущая строка» - последняя строка абзаца, то достаточно один раз нажать клавишу Enter.

Удаление пустой строки:

поставить курсор в удаляемую пустую строку;

нажать клавишу Delete.

Замечание. Пустая строка - строка, в которой есть только один специальный символ ¶ (Абзац). Если у Вас не включен режим отображения специальных символов, за пустую строку можно принять строку, состоящую из нескольких пробелов. Тогда для удаления всей строки Вам придется удалить сначала все имеющиеся пробелы и только потом удалить (уже действительно) пустую строку. Чтобы проверить, пустая ли это строка, нажмите клавишу End. Если курсор остался в 1-ой позиции строки, то строка - пустая.

Работа с фрагментом текста

Фрагмент текста - набор последовательных символов, строк или абзацев, над которыми нужно произвести единое действие (перемещение, копирование, удаление). Прежде чем выполнить требуемое действие над фрагментом текста, этот фрагмент должен быть выделен.

Отличие терминов «перемещение» и «копирование» текста

При перемещении фрагмент со старого места удаляется и появляется в новом месте, а при копировании фрагмент остается на старом месте и появляется в новом.

Буфер обмена

Для временного хранения фрагмента в ОС Windows используется буфер обмена - некоторая часть оперативной памяти компьютера. Информация, помещенная в буфер, хранится в нем, пока в буфер не будет помещена новая.

Выделение фрагмента текста

Выделение фрагмента - это способ указать ТП, с какой областью документа надо работать. Выделенный фрагмент текста отмечается на экране другим (инверсным) цветом. Для отмены выделения необходимо щелкнуть в любом месте документа.

Способы выделения текста:

Выделение фрагмента с помощью клавиатуры:

установить курсор ввода на начало (конец) выделяемого фрагмента;

прижать клавишу Shift;

клавишами управления курсора расширить выделение до конца (начала) фрагмента;

отпустить клавишу Shift.

Перемещение фрагмента текста:

выделить фрагмент;

выбрать команду Правка/Вырезать или нажать Shift+Delete;

установить курсор в позицию, с которой должен быть вставлен фрагмент;

выбрать команду Правка/Вставить или нажать Shift+Insert.

Чтобы перенести фрагмент с помощью мыши (при этом буфер обмена не используется), необходимо:

выделить фрагмент;

поместить указатель на выделенный фрагмент;

перетащить фрагмент на новое место.

Копирование фрагмента текста:

выделить копируемый фрагмент;

выбрать команду Правка/Копировать или нажать Ctrl+Insert.

установить курсор в позицию, с которой должна быть вставлена копия фрагмента;

выбрать команду Правка/Вставить или нажать Shift+Insert.

Замечание. Так производится копирование фрагмента и внутри документа, и из одного документа в другой. Отличие состоит в том, что (при копировании из одного документа в другой) сначала выделенный фрагмент документа 1 помещается в буфер обмена, потом делается активным документ 2, в который из буфера помещается копируемый фрагмент.

Чтобы скопировать фрагмент с помощью мыши, необходимо:

выделить копируемый фрагмент;

поместить указатель в выделенный фрагмент;

прижать клавишу Ctrl;

перетащить фрагмент на новое место.

Удаление фрагмента текста

выделить фрагмент;

выбрать команду Правка/Вырезать или нажать Delete.

Форматирование текста - изменение формы представления текста.

Форматирование символов:

1) выделить фрагмент;

2) выбрать команду Формат/ Шрифт

3) установить нужные параметры.

Форматирование одного абзаца:

1) поместить в этот абзац курсор ввода;

2) выбрать команду Формат/ Абзац и установить нужные параметры.

Форматирование (одинаковое) нескольких рядом стоящих абзацев:

1) выделить абзацы;

2) выбрать команду Формат/ Абзац;

3) установить нужные параметры.

Форматирование по образцу с помощью кнопки Формат по образцу.

1. Выделить фрагмент, форматирование которого нужно использовать для другого фрагмента (эталон).

2. Для однократного использования формата образца следует:

2.1. щелкнуть один раз по кнопке Формат по образцу (кнопка выделится, а указатель мыши примет соответствующий вид);

2.2. выделить фрагмент, на который нужно наложить формат-эталон. Результат: к выделенному фрагменту применится форматирование эталона, а выделение с кнопки Формат по образцу снимется.

3. Для многократного использования формата образца следует:

3.1. выполнить двойной щелчок по кнопке Формат по образцу (кнопка выделится, а указатель мыши примет соответствующий вид);

3.2. выделить фрагмент, на который нужно наложить формат-эталон. Результат: к выделенному фрагменту применится форматирование эталона, но выделение с кнопки Формат по образцу не снимется;

3.3. выделить следующий фрагмент для наложения формата образца и т.д.

3.4. щелкнуть по кнопке Формат по образцу, чтобы снять с нее выделение.

Установка границ и заливки абзаца (абзацев):

1) выделить фрагмент;

2) выбрать команду Формат/ Границы и заливка;

3) на соответствующих вкладках (Граница или/и Заливка) установить нужные параметры.

Замечание. Чтобы снять установленные границу и заливку абзаца, можно на вкладках Граница или/и Заливка команды Границы и заливка установить соответствующие нейтральные параметры (Нет, Нет заливки и т.п.).

Задание параметров страницы:

1) выбрать команду Файл/ Параметры страницы

3) на соответствующих вкладках (Размер бумаги или/и Поля) установить нужные параметры.

Установка колонтитула

Колонтитул - вспомогательная информация (название произведения, дата, номер страницы и т.п.), которая выводится на каждой странице документа. Для вставки колонтитула необходимо:

выбрать команду Вид/Колонтитулы;

в д/о Колонтитулы с помощью кнопки Верхний/нижний колонтитул перейти в верхнее или нижнее поле страницы для внесения в него информации;

набрать текст колонтитула. Если необходимо, можно воспользоваться кнопками Номер страницы, Дата, списком Вставить автотекст для вставки стандартных полей;

нажать кнопку Закрыть для выхода из д/о Колонтитулы.

Нумерация страниц осуществляется по одной из команд:

Вставка/Номера страниц…;

Вид/Колонтитулы.

Поиск и замена в тексте

Поиск образца в тексте:

выбрать команду Правка/Найти...,

в д/о Найти и заменить на вкладке Найти ввести образец поиска. Для установки дополнительных параметров поиска щелкнуть по кнопке Больше и задать нужные параметры;

нажать кнопку Найти далее.

Найденное вхождение эталона поиска будет выделено инверсным цветом.

В дальнейшем следует действовать по Вашей задаче и по указаниям диалоговых окон.

Замена образца в тексте:

выбрать команду Правка/Заменить...,

в поле Найти: в окне диалога Найти и заменить на вкладке Заменить ввести образец поиска;

в поле Заменить на: ввести образец замены. Для установки дополнительных параметров щелкнуть по кнопке Больше и задать нужные параметры;

нажать кнопку Найти далее.

Найденное вхождение эталона поиска будет выделено инверсным цветом.

В дальнейшем следует действовать по Вашей задаче и по указаниям диалоговых окон.

Проверка правописания в тексте

Проверяется весь текст или выделенный фрагмент. Слова, отсутствующие в словарях, по которым производится проверка, подчеркиваются.

Настройка параметров проверки правописания - по команде Сервис/ Параметры/ вкладка Правописание.

Выбор языка, на котором написан текст:

выделить текст;

выбрать команду Сервис/Язык/Выбрать язык...;

в списке Пометить выделенный текст как: выбрать нужный язык (русский);

нажать кнопку OK.

Проверка правописания:

выделить (если нужно) текст, в котором надо провести проверку;

выбрать команду Сервис/Правописание... или нажать кнопку Правописание на панели инструментов Стандартная.

В дальнейшем следует действовать по указаниям диалоговых окон.

Включение режима автоматического переноса слов:

выбрать команду Сервис/Язык/Расстановка переносов...;

задать нужные параметры в д/о Расстановка переносов;

нажать кнопку OK.

Поиск синонимов и антонимов - по команде Сервис/ Язык/ Тезаурус.

Печать готового документа:

выбрать команду Файл/Печать...;

выбрать тип Вашего принтера в поле Имя д/о Печать:

указать диапазон страниц и другие параметры;

нажать кнопку OK.

Списки

Список - упорядоченная последовательность элементов данных, каждый из которых может быть либо списком, либо неделимым элементом. В MS Word можно создать 3 вида списков: маркированный, нумерованный, многоуровневый. Элементом списка в ТП MS Word является абзац.

Создание списка в виде маркированного или нумерованного списка:

выделить абзацы, которые надо оформить в виде списка;

выбрать команду Формат/Список... или команду Список в контекстном меню;

выбрать вид обозначения списка (на вкладках Маркированный или Нумерованный), если предлагаемые виды устраивают. Иначе - использовать кнопку Изменить... для корректировки вариантов;

нажать кнопку OK.

Для установления стандартных видов списков можно использовать кнопки Нумерация, Маркеры на панели инструментов Форматирование.

Создание многоуровневого (иерархического) списка:

выделить все абзацы, которые надо оформить в виде многоуровневого списка;

выбрать команду Формат/Список...;

в д/о Список выбрать вкладку Многоуровневый

выбрать вид обозначения списка, если предлагаемые виды устраивают. Иначе использовать кнопку Изменить... для корректировки вариантов;

нажать кнопку OK;

выделить абзацы, которые надо оформить в виде второго уровня этого иерархического списка;

нажать кнопку Увеличить отступ.

Для понижения и повышения уровня вложенности списка можно использовать кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ панели инструментов Форматирование или команды контекстного меню.

Отмена оформления списком:

выделить абзацы, с которых надо снять оформление списком;

отжать кнопку данного типа списка на панели инструментов Форматирование.

Сортировка списка:

выделить список;

выбрать команду Таблица/Сортировка...;

указать критерии сортировки (по возрастанию, по убыванию и др.) в д/о Сортировка текста;

нажать кнопку OK.

Для отмены сортировки можно сразу же воспользоваться кнопкой Отменить.

Таблицы

Таблица - элемент ТП, позволяющий упорядочить цифровые и текстовые данные. Состоит из строк, столбцов, ячеек. В ячейки вводится информация. Внутри каждой ячейки с текстом можно работать, как с отдельной частью документа. Редактирование, форматирование, установка границ и заливки ячеек таблицы происходят аналогично выполнению этих операций над текстом.

Можно преобразовать существующий текст в таблицу и наоборот.

Работа с таблицей производится по команде меню Таблица, по кнопке Таблицы и границы панели инструментов Стандартная и др.

Создание таблицы:

I способ:

курсор ввода поместить в то место, где надо создать таблицу;

выбрать команду Таблица/Добавить таблицу...;

в д/о Вставка таблицы указать число столбцов и строк таблицы;

указать ширину столбца таблицы;

можно выбрать готовые виды оформления таблиц, нажав кнопку Автоформат…;

нажать кнопку OK.

II способ:

курсор ввода поместить в место, где надо создать таблицу;

нажать кнопку Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная;

перетаскивая указатель по линиям сетки, определить количество строк и столбцов в таблице.

III способ:

курсор ввода поместить в место, где надо создать таблицу;

нажать кнопку Нарисовать таблицу на панели инструментов Таблицы и границы;

нарисовать таблицу нужных размеров;

отжать кнопку Нарисовать таблицу.

Включение показа сетки происходит выбором команды Таблица/Отображать сетку.

Отключение показа сетки происходит выбором команды Таблица/Скрыть сетку.

Замечание. Если после выбора команды Таблица/Скрыть сетку сетка все же не убирается, то попробуйте выполнить одну из следующих команд:

Формат/Границы и заливка/вкладка Граница/ в группе Тип выбрать параметр нет/ OK.

Таблица/Автоформат/ из списка Форматы выбрать нет/ OK.

Выделение объектов таблицы:

· ячейку - щелкнуть в ячейке;

· строку - щелкнуть на полосе выделения слева от таблицы напротив строки;

· столбец - щелкнуть на верхней линии сетки столбца;

· несколько ячеек - как текст.

Вставка в таблицу строк, столбцов

Замечания.

1. Перед вставкой строки (столбца) нужно выделить существующую строку (столбец), рядом с которой будет производиться вставка.

2. Если добавляются несколько строк (столбцов), сначала нужно выделить столько строк (столбцов), сколь требуется добавить.

Вставка в таблицу строки (строк):

выделить строку (строки), рядом с которой будет производиться вставка;

выбрать команду Таблица/Добавить;

выбрать команду Строки выше или Строки ниже в зависимости от того, где нужно вставить строку (строки).

Чтобы добавить строку в конец таблицы, можно поместить курсор ввода в последнюю ячейку последней строки и нажать клавишу Tab.

Вставка в таблицу столбца (столбцов):

выделить столбец (столбцы), рядом с которым будет производиться вставка;

выбрать команду Таблица/Добавить;

выбрать команду Столбцы слева или Столбцы справа в зависимости от того, где нужно вставить столбец (столбцы).

Удаление строк, столбцов:

выделить удаляемую строку (столбец). Вместе со строкой должен быть выделен маркер конца строки;

выбрать команду Таблица/Удалить;

выбрать команду Строки или Столбцы в зависимости от того, что нужно удалить.

Замечания.

Содержимое ячейки, строки, столбца удаляется как обычный текст.

Некоторые команды в меню Таблица меняются в зависимости от сделанного выделения и режима работы.

Изменение высоты строки или ширины столбца:

Для быстрого изменения высоты строки или ширины столбца обычно используют перемещения маркеров столбцов (Перемещение столбца таблицы) и строк таблицы (Высота строки таблицы) на метрических линейках документа.

Для более точного установления размеров нужно выбрать команду Таблица/ Свойства таблицы и установить нужные параметры.

Объединение ячеек:

выделить ячейки, которые надо объединить (или по горизонтали, или по вертикали);

выбрать команду Таблица/Объединить ячейки или команду Объединить ячейки контекстного меню, или щелкнуть кнопку Объединить ячейки на панели инструментов Таблицы и границы.

Как разбить ячейку таблицы на несколько ячеек:

выделить ячейку, которую нужно разбить на несколько;

выбрать команду Таблица/Разбить ячейки или команду Разбить ячейки контекстного меню, или щелкнуть кнопку Разбить ячейки на панели инструментов Таблицы и границы;

указать число столбцов и строк, на которые необходимо произвести разбиение;

нажать кнопку OK.

Как вставить перед таблицей пустую текстовую строку:

поместить курсор в первую строку таблицы;

выбрать команду Таблица/Разбить таблицу.

Как разбить таблицу на две:

1) поместить курсор в строку, перед которой будет вставляться текстовая строка;

2) выбрать команду Таблица/Разбить таблицу.

Размещено на Allbest.ru