Система автоматизации документооборота на примере "Lotus Notes"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Саранский кооперативный институт автономной некоммерческой организации высшего профессионального образования Центросоюза РФ

«Российский университет кооперации»

Курсовая работа

По дисциплине: «Автоматизированные системы учета»

Тема: «Система автоматизации документооборота на примере «Lotus Notes»»

Саранск 2009

Содержание

Введение

Часть 1. Автоматизированные информационные системы документооборота

1.1 Документооборот

1.2 АИС: основные понятия и определения

1.3 АИС документооборота

Часть 2.АИС документооборота «Lotus Notes»

2.1 Офисный комплекс «Lotus Notes»

2.2 База данных «Lotus Notes»

2.3 Эксплуатация «Lotus Notes»

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Уже давно наступило время, когда под автоматизацией предприятий стало подразумеваться не просто приобретение компьютеров и создание корпоративной сети, но создание информационной системы, включающей в себя и компьютеры, и сети, и программное обеспечение, а главное - организацию информационных потоков.

Правильный выбор или разработка программных продуктов для автоматизации информационных потоков в рамках информационных систем -- первейшая задача современных организаций. Документооборот -- последовательность прохождения документов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования. Системы автоматизации документооборота являются в настоящее время самыми востребованными.

Система Lotus Notes разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы будут:

Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Целью данной курсовой работы является рассмотреть процесс эксплуатации систем автоматизации документооборота.

Задачи курсовой работы:

o рассмотреть основные понятия и определения АИС;

o изучить основные понятия документооборота;

o рассмотреть системы офисного документооборота;

o изучить назначение системы «Lotus Notes» и технологический процесс ее работы.

документооборот автоматизированный управление

1. Автоматизированные информационные системы документооборота

1.1 Документооборот

Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. В этих потоках имеются документы, содержащие самую разнообразную информацию. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Ежедневно в мире создаются миллиарды больших и малых документов и их копий. На производство и воспроизведение документов расходуется огромное количество леса, а на их проверку и хранение требуется большое количество времени. Современное общество не может существовать без документооборота.

Документооборот -- последовательность прохождения документов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования.

Основные принципы документооборота:

* рациональное и своевременное составление документов;

* последовательность охвата документами всех видов хозяйственной деятельности Организации;

* взаимосвязь документов;

* рациональная обработка документов;

* сокращение путей прохождения документов;

* систематизированное изучение и совершенствование документооборота.

До обработки документа это могут быть первичные тексты, данные экономической информации, данные автоматических датчиков, листки изменений карточек нормативов и пр. Документы могут быть обработаны вручную или с помощью технических средств (ТС). После обработки вторичные документы в надлежащем виде (форме) должны быть переданы с помощью ТС потребителям.

В любом предприятии возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Для эффективного руководства организацией и оптимального выполнения работ современным руководителям и специалистам постоянно требуется иметь в распоряжении Обширную и достоверную информацию. Этого можно достичь в настоящее время только с помощью средств и методов автоматизации информационных потоков.

Информационный поток -- информации, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

Правильный выбор или разработка программных продуктов для автоматизации информационных потоков в рамках информационных систем -- первейшая задача современных организаций. Для проведения совещаний нужно иметь автоматизированные офисы, а для выполнения технологических процессов -- АИС (в том числе АСУ), функционирующие в рамках определенных предметных областей, организаций, производств и т. д. Введение новых безбумажных технологий, использующих ЭВМ и новые организационные формы их применения, повышает требования к защите информации при оперативности информационного обмена. Так в многоуровневых системах организационного управления, таких как банки, налоговые службы и т. п., информационное обеспечение представляет собой сеть Банков данных, в которых эти требования обеспечиваются.

Рассмотрим, как идут потоки информации в АСУ. Поток информации -- это группа данных, рассматриваемых в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении. У этих данных есть общий источник и общий приемник. Поток, состоящий из смысловых структурных элементов, называют сообщением.

Предполагается, что при управлении количеством и качеством информации происходит ее возникновение, прием, передача и переработка. Действие информации заключается в снятии неопределенности ситуации. В АСУ одной из задач является передача управленческому персоналу минимума информации, необходимой для определения состояния производства и принятия решения. Базы данных (массивы информации) в системе должны быть оптимально организованы на основе использования единой Системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации. Информационное обеспечение (ИО) АСУ должно предоставить всем функциональным подсистемам необходимую информацию в требуемом объеме, в требуемые сроки и в удобной для использования форме. В процессе управления для создания ИО должны быть осуществлены:

1.2 АИС: основные понятия и определения

Прежде чем осмыслить любое сложное понятие, необходимо осмыслить входящие в него более простые понятия. Исходя из этого, прежде чем осмыслить понятие АИС, определим, что есть автоматизация, информация, система и информационная система.

Автоматизация - это замена физического и умственного труда человека-работой технических средств, обеспечивающих выполнение работ с заданной производительностью и качеством без вмешательства человека, за которым остаются функции наблюдения и подготовки технических средств к эксплуатации.

Информация -- сведения об объектах, явлениях, событиях, процессах окружающего мира, передаваемые устным, письменным или другим способом и уменьшающие неопределенность знаний о них. Эти знания отражают действительность в сознании (мышлении) человека. С середины XX в. информация становится общенаучным понятием, включающим обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Информация должна быть достоверной, полной,, адекватной, т. е. определенного урбвня соответствия, краткой, ясно и понятно выраженной, своевременной и ценной.

Система может представлять собой один объект или совокупность разнородных, но взаимодействующих и взаимосвязанных по определенным правилам объектов.

ТОСТ 34.003-90 (Приложение 1) дает следующее определение системы и автоматизированной системы.

«Система - совокупность элементов, объединенная связями между ними и обладающая определенной целостностью». Таким образом, система -- это совокупность взаимодействующих (взаимосвязанных) элементов, объединенных единством цели и общими целенаправленными правилами взаимоотношений.

Под совокупностью элементов понимается набор элементов, который позволяет системе иметь общие характеристики.

Под взаимосвязанностью элементов подразумевается набор целенаправленных правил взаимоотношений между элементами.

Наличие взаимосвязей определяет организованную сложность системы. Она является свойством системы и определяет количество элементов в системе. Имеется и много элементов за пределами системы (внешняя сфера).

Локализация системы определяет границы системы, выделение ее элементов и связей (существующих и несуществующих).

Часто встречаются две ошибки: исключение существенных связей и учет несущественных связей.

При построении системы должна быть определена целевая функция и разработаны алгоритмы структуры и функции системы.

Когда мы говорим об информационной системе, то имеем в виду взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, обеспечивающих сбор, хранение, обработку, поиск и выдачу необходимой потребителю информации.

Информационная система -- взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в целях решения поставленных задач. Информационные системы необходимы в процессе принятия решений, они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

«Автоматизированная система -- система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций» (ГОСТ 34.003-90).

При рассмотрении систем выделяют три основных научных направления.

Системный подход -- подход, основные задачи которого состоят в разработке методов анализа и синтеза объектов, описания их целостных характеристик, исходя из целенаправленности поведения исследуемой системы и ее частей, взаимодействия с окружающей средой.

Общая теория систем -- теория, основная задача которой состоит в том, чтобы, опираясь на понимание системы в виде комплекса взаимосвязанных элементов, найти совокупность законов, объясняющих поведение, развитие и функционирование системы.

Системный анализ -- совокупность методов и методик выработки и принятия решений при проектировании, конструировании и управлении сложными объектами (социальными, экономическими, техническими и т. д.).

Следует четко различать понятия информационная система и информационная технология.

«Информационная технология -- приемы, способы и методы применения средств вычислительной техники при выполнении функций сбора, хранения, обработки и использования данных» (ГОСТ 34.003-90).

Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. даст определение ИС, имея в виду, что это АИС (автоматизированная информационная система):

г) «Информационная система -- организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

Кроме АИС широко распространены АСУ, которым также присущи многие функции АИС, но кроме них еще и функции управления различными объектами и процессами.

Таким образом, АИС -- комплекс информационных, программных, технических, организационно-методических и других необходимых средств, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, передачу данных, а также манипулирование ими для решения различных задач.

Управление - целенаправленное воздействие на любой самодвижущийся объект или процесс, в результате чего происходит как качественное, так и количественное изменение переменных, определяющих состояние объекта или процесса.

Выделяют два вида управления: предметами и людьми. В первом случае -- это управление орудиями производства и различными технологическими процессами. Во втором случае -- это управление группой людей (коллективом), обеспечивающее единство действий в целенаправленной работе.

Автоматизированная система управления (АСУ) -- человеко-машинная система, реализующая автоматизированный сбор и переработку информации, необходимой для принятия решений по управлению объектом. АСУ создают для оптимального управления в различных сферах деятельности.

Автоматизированные информационные системы можно разделить на:

* системы информационного обеспечения, имеющие самостоятельное целевое назначение и область применения;

* системы (подсистемы) информационного обеспечения, входящие в состав автоматизированных систем управления (АСУ).

АИС первой группы, как правило, содержат информационную базу, используемую различными потребителями для удовлетворения информационных потребностей при принятии решений. Примером таких систем могут служить электронные библиотечные каталоги, АИС по законодательству (например, Консультант, Гарант), системы электронного документооборота финансовых документов (например, «Система электронной обработки данных местного уровня» для автоматизации работы районных налоговых инспекций).

К этой группе можно отнести следующие системы:

* информационно-справочные и информационно-поисковые;

* автоматизации документооборота;

* обучающие;

* экспертные;

* искусственного интеллекта;

* геоинформационные;

* гипертекстовые и другие.

Информационно-справочные (ИСС) и информационно-поисковые системы (ИПС) делят на документальные и фактографические.

Документальные системы -- системы, предназначенные для поиска, обработки и вывода списков документов по определенным темам и признакам, полных текстов документов или их рефератов, справок различного назначения.

Фактографические системы -- системы, предназначенные для поиска, накопления, хранения, обработки и вывода данных по каким-либо фактам, событиям, сведениям.

Системы автоматизации документооборота --- совокупность методов и средств для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Например, электронные депозитарии -- базы данных, в которых хранятся записи об акционерах.

Обучающие системы -- системы тренировочные и контролирующие, наставнические, имитационные и моделирующие, развивающие игры.

Тренировочные и контролирующие системы предназначены для закрепления умений и навыков на основе пройденного теоретического материала. Обучение идет во время ответов обучаемых на предлагаемые вопросы. Если ответы неправильные, предлагаются-подсказки.

Наставнические системы предназначены для изучения теоретического материала путем диалога ««человек--машина». Если ответы обучаемого неверны, программа предлагает повторно изучить материал.

Имитационные и моделирующие системы используют графически-иллюстративные и вычислительные возможности компьютерных программ и предназначены для построения моделей и ситуаций с возможностью изменения их параметров.

Развивающие игры предлагают обучаемому воображаемую среду, используя возможности которой он реализует те или иные условия и комбинации.

Наиболее известные отечественные обучающие программы: «Урок», «Магистр», «Адонис» и другие, а также зарубежные -- «Linkway», «TeachCad» и другие. Многие из обучающих систем являются мультимедийными.

Экспертные системы (ЭС) -- системы, которые с помощью ЭВМ и ПО выполняют функции экспертов при решении задач в области их компетенции.

В экспертных системах накапливаются и могут долго храниться ценные данные и знания; В состав ЭС обычно входит база знаний и подсистемы вывода, объяснения, приобретения знаний и другие.

Экспертные системы могут проводить анализ ситуации, выдавать советы и консультации, ставить объективный диагноз. Они решают задачи, которые обычно выполняет специалист в результате проведения экспертизы. ЭС решают задачи на основе рассуждений с помощью эвристик (интуитивно созданных правил), поэтому могут находить решения задач, которые плохо определены и не структурированы. По степени автоматизации ЭС делят на: информационные -- системы, включающие необходимую информацию для выработки решений, не затрагивая самой сути решений, которые после анализа принимает человек; информационно-советующие -- системы, предоставляющие информацию для принятия решений и содержащие оценки решений, но окончательное решение принимает человек; управляющие -- системы, осуществляющие по заданным программам целенаправленное воздействие на производственный объект или процесс на основе исходной информации и выработанных решений; самонастраивающиеся -- системы, которые могут в рамках заданного алгоритма изменить программу при ситуациях, не заданных в ней.

ЭС помогают организациям повышать квалификацию специалистов и эффективность работы. В настоящее время уже имеются тысячи экспертных систем, охватывающих, самые разные предметные области. В качестве примеров можно привести DENDRAL -- старейшую ЭС в области химии, PROSPECTOR --- систему коммерчески оправданного поиска полезных ископаемых, -- ЭС в области медицинской диагностики и многие другие.

Системы искусственного интеллекта -- системы, в которых с помощью ЭВМ решаются сложные исследовательские задачи. Это задачи машинного перевода с одного естественного языка на другой, автоматического доказательства теорем, распознавания изображений, алгоритмов, и стратегий игр, планирования действий роботов и другие.

Искусственный интеллект -- совокупность научных дисциплин, изучающих методы решения интеллектуальных (творческих) задач с использованием ЭВМ.

Геоинформационные системы -- системы, в которых все |данные об объектах привязаны к общей электронной топографической основе. Эти системы предназначены для использования в тех предметных областях, в которых структура объектов и процессов имеет пространственно-географическую привязку.

Гипертекстовые системы -- системы с ассоциативным связыванием текстов, так называемым гипертекстом. Гипертекст -- обычный текст, который содержит ссылки на связанные по смыслу фрагменты текста того же или другого документа. Гипертекстовые ИПС основаны на идее ассоциативно-навигационного подхода к анализу текстовой информации. Широкое применение они нашли в сети Интернет. С помощью текстового редактора (например, MultiEdtt) или браузера Интернет пользователь, «щелкнув» мышью по выделенному цветом слову (по гиперссылке), может открыть связанный по этой ссылке текст. Техника гипертекста стала в настоящее время основой для создания разных компьютерных справочных и учебных систем и энциклопедий.

АИС второй группы являются важнейшей составляющей различных АСУ:

* АСУП -- АСУ предприятия;

* АСУ ТП -- АСУ технологическими процессами;

* АСУ ТО -- АСУ территориальными организациями;

* ОГАС -- общегосударственная автоматизированная система;

* АСПР -- автоматизированных систем плановых расчетов;

* АСГС -- АС государственной статистики;

* САПР -- систем автоматизированного проектирования;

* АСНИ -- АС научных исследований.

В АСУ вычислительная техника используется не только в процессах сбора, хранения и обработки данных, но и в процессах принятия управленческих решений. АСУ базируются на использовании экономико-математических методов, средств вычислительной техники, средств получения и передачи данных. Особенностью является использование средств телекоммуникаций для получения данных с мест их возникновения, а также для отправки информации исполнителям и потребителям.

ИСУ -- человеко-машинная система, обеспечивающая автоматический сбор и обработку информации с помощью различных программно-аппаратных средств, однако функции контроля и принятия решении выполняются человеком или группой людей.

АСУ можно классифицировать по признакам назначения, ранга, характера действия, сложности и т. д.: 20

по назначению -- движущимися объектами, диспетчерские, организационные, предприятия, энергетическими установками, технологическими процессами и т. д.;

* по рангу (уровню управления) -- локальные (в рамках одной организации), региональные, отраслевые, межотраслевые,

: республиканские, общегосударственные и международные;

* по характеру действия -- непрерывные и дискретные;

* по сложности -- малые, средние, большие.

В нашей стране действуют тысячи АСУ во всех отраслях экономики, культуры, образования, медицины.

Эффективно работает и совершенствуется, например, АСУ, «Экспресс» -- система обслуживания пассажиров и управления перевозками на железнодорожном транспорте. Эта АСУ предоставляет собой комплекс технических, программных, информационных, технологических и административных средств. Система базируется на ЭВМ единой серии, на единой международной нумерации пассажирских станций и на единой нумерации поездов. Система продажи билетов включает примерно 17 тысяч касс и вычислительных центров (ВЦ). ВЦ имеют машинные вычислительные системы, устройства связи и коммутации (телеобработки). Билетные кассиры с помощью периферийной аппаратуры на своих автоматизированных рабочих местах (АРМ) могут выполнять различные операции по Обслуживанию пассажиров.

АСУ «Сирена» -- система обслуживания пассажиров Аэрофлота. Она предназначена для резервирования и учета мест на ерах, продажи билетов и выдачи информации о работе Аэрофлота в крупных городах. Система, базируется на больших ЭВМ, взаимодействующих с большим количеством АРМ в пунктах продажи билетов на самолеты. Базы данных «Сирены» хранят годовое расписание авиарейсов, связывающих столицы СНГ и крупных городов России, данные о стоимости перевозок, о наличии свободных мест на каждый авиарейс и другую информацию. Обеспечивается актуализация баз данных.

АСУ «Аврора» введена в действие для обслуживания пассажиров международных линий. Она по многим функциям подобна АСУ «Сирена».

1.3 АИС документооборота

Возможности современных программно-технических средств автоматизации и связи позволяют создавать высокоэффективные системы информационно-коммуникационного обслуживания широкого класса пользователей, деятельность которых напрямую связанная с учетом, хранением и контролем исполнения документов (законов, указов, постановлений, распоряжений, протоколов, писем и т.д.)

Современная офисная система представляет собой совокупит mm информационных технологий, ориентированную на совместное и координированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации

Основные функции современной офисной системы:

* интеграция технологий делопроизводства в единый процесс,

* переход на использование безбумажной технологии;

* автоматизация рутинных операций по обработке информации!

* архивизация информации;

* создание и поддержка приложений;

* обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;

* установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;

* обеспечение эффективного поиска информации по критериям;

* создание гибкой системы разделения и распределения информации;

* организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах;

* быстрая и надежная связь и передача информации по капали связи удаленным пользователям;

* обеспечение дружественного единого интерфейса использован; для со всеми компонентами системы.

Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:

* ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;

* регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

* распределение документов по исполнителям и при необходимости назначение срока исполнения по установленным руководством нормативам;

* контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям в установленные руководством сроки;

* нормирование и выдача руководству справок о состоянии исполнения документов по их видам, исполнителям и другим параметрам;

* ведение оперативных и архивных фондов хранения документов (своевременный перевод данных из одного массива в другой, внесение изменений и дополнений и т. п.);

* поиск документов по запросам;

* поиск архивной информации по запросам;

* составление различных итоговых и сводных документов;

* обмен документами (внешний и внутренний).

Рассмотрим функциональные подсистемы офисных ИС

Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности процессорами, некоторые из которых имеют специальные конверторы форматов для работы с информацией в другой среде. Текстовые процессоры позволяют вводить и обрабатывать документы сложной структуры; обеспечивают полное изображение документа на экране его копии на бумаге, что создает дополнительные удобства для Пользователей; имеют возможность орфографического, грамматического и стилистического оформления текста с ведением словарей. В некоторых офисных системах ручного, предусмотрен ввод посредством оптического распознавания печатных или рукописных текстов с использованием средств распознавания символов (OCR). Развиваются системы акустического ввода и распознавания текстов.

Регистрация и учет документов могут быть реализованы средствами СУБД. Для этого необходимо определить перечень и формат оправления информации, характеризующих документ (вид документа поступления, входящий/исходящий номер, наименование отправителя/получателя, краткое содержание и т.п.). Для лучшего поиска необходимо определить поисковые критерии.

Распределение документов по исполнителям и разграничение доступа осуществляется либо с помощью систем электронной почты либо средствами обеспечения коллективной работы (операционный) системы, в т. ч. сетевые или СУБД с коллективным доступом) Администратор системы ведет списки исполнителей, объединенных в рабочие группы, с указанием их адресов в локальной сети, номер телефонов для модемной связи, номеров почтовых ящиков на почтовом сервере. За каждым исполнителем (группой) закрепляется один или несколько документов, объединенных в «папки». Каждому представителю (группе) назначается срок представления или полни подготовки документа, который вносится вместе с именем исполнители и базу данных по регистрации и учету документов. Администратор системы назначает уровни доступа к информации (ее части) каждому исполнителю и/или рабочей группе.

Документы ограниченного доступа могут подвергаться шифровки при вводе и передаются санкционированному исполнителю вместе с шифром. Согласно информации, введенной администратором системы, осуществляются маршрутизация, пересылка и доступ информации каждым санкционированным пользователем. В нем которых офисных системах применяется технология «публикации сети», позволяющая санкционированным пользователям просматривать и аннотировать (но не редактировать) документ (делать метки на полях»).

Контроль исполнения и поиск документов осуществляется на основе информации, внесенной в процессе регистрации и учета документов в БД. С использованием встроенных средств СУБД возможно создание некоторого ряда фиксированных запросов, допускающих изменение критериев поиска, либо применение генератор запросов, позволяющего пользователю проектировать структуру проса.

Архивирование информации, ведение фондов, а также поиск документов осуществляется либо средствами локальных СУБД для массивов информации ограниченного объема, либо с использование» мощных распределенных баз данных. Во втором случае хранений информации осуществляется на архивных магнитных или оптических дисках.

Формирование и выдача статистических данных осуществляет на основе информации, внесенной в процессе регистрации, учет исполнения документов в СУБД или электронные таблицы (ЭТ) с использованием встроенных средств СУБД или макросов создаются запросы на поиск информации, ее статистическую обработку; выдачу полученных статистических данных на экран или форматах выходных документов, предварительно спроектированных средствами СУБД или ЭТ.

Подготовка и оформление документов реализуется с использование текстовых процессоров, электронных Таблиц, графических пакетов и настольных издательских систем. Все перечисленные компоненты в той или иной степени позволяют использовать элементы информации, подготовленной в одном модуле, в других компонентах. Например, график, построенный в графическом пакете, с использованием данных, полученных из электронной таблицы, включается в текст, подготовленный текстовым процессором.

Обмен документами с внешними (удаленными) пользователями предоставляется модулями электронной почты, включенными в обеспечения коллективной работы. Почтовые системы, рассылки документов внутри системы, дают возможность пересылки информации пользователям других систем электронной почты.

Программные средства офисных ИС

Первоначально в качестве программно-инструментальных автоматизированной поддержки делопроизводства использовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства графической обработки информации, средства для организации работы пользователей.

С появлением интегрированных пакетов офисных систем, когда все эти средства были объединены в единое целое и их работа была осуществлена под стандартным интерфейсом, каждый из работающих получил возможность иметь доступ ко всем ресурсам таких систем, которые стали использоваться и для поддержки делопроизводства.

|Использование программных комплексов офисных систем в автоматизации делопроизводства дает пользователям целый преимуществ, наиболее весомыми из которых являются общность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая степень интеграции программ, низкая цена и менее жесткие (за счет использования общих модулей) требования к системным ресурсам. Как правило, такие комплексы включают в себя стандартный базовый набор приложений (текстовый процессор, электронную таблицу СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты и т. д., которые объединены единой средой способствующей коллективной работе пользователей.

Требования к составу и архитектуре системы:

* система должна базироваться на архитектуре «клиент--сервер», обеспечивающей оптимальное соотношение «затраты/ производительность»;

* серверная часть системы должна функционировать под управлением ОС UNIX или Windows NT (2000);

* клиентская часть системы обычно реализуется под управленнием Windows 98/2090/XP, что обеспечивает удобный интерфейс пользователя с возможностью его модификации по мере появления более развитых версий этой системы;

* система должна обеспечивать интерфейс с наиболее популярными системами электронной почты (MS Mail, cc:Mail);

* система должна включать технические и программные средства для обработки и хранения документов на розничных носителях (средства сканирования бумажных документов, оптические диски, магнитные ленты и т. д.). Реализация данных механизмов невозможна без ведения специальных хранилищ (архивов) для занесения и поддержания промежуточных и утвержденных документов.

В табл. 1 приведены основные сведения по наиболее распространенным программным средствам реализации офисных ИС. Эта программные продукты могут быть использованы для реализация систем электронного документооборота различного назначения на предприятиях любого профиля.

Наиболее целесообразным представляется их применение в условиях массового потока разнотипных документов на различным носителях при большом числе одновременно работающих пользователей, в т.ч. и для обработки и архивирования технической документации с большим удельным весом графического материала (чертежи, эскизы, рисунки и т.д.).

Необходимо отметить, что программные офисные средства Microsoft Office представляют собой набор логически несвязанных между собой, с точки зрения автоматизации электронного документооборота, компонентов инструментального характера. Чаще всего он включает текстовый редактор, систему электронных таблиц, СУБД, системы электронной почты и иногда средства для проведения презентаций.

Таблица 1 Сравнительные характеристики основных систем офисной автоматизации

Программные средства для рабочих групп класса Lotus Notes представляют собой следующий шаг в развитии офисных систем. В этих продуктах решены проблемы взаимодействия и одновременной работы многих пользователей, коммуникации между ними. В их основе присутствуют инструментальные средства для формирования документов, их маршрутизации между несколькими пользователями, реализации некоторых этапов технологического цикла обработки документов (визирование документов, контроль исполнения и т. д.). Архитектура большинства продуктов этого класса включает в свой состав базу данных для хранения документов и различных описаний, связанных с ними.

Оптимальным решением для организации электронной обработки и хранения больших массивов документов различных типов на разнообразных носителях является применение интегрирование систем, позволяющих обеспечить следующие условия:

* соответствие типов документов и предлагаемой технологии обработки требованиям и стандартам, установленным в организации;

* масштабируемость и интенсивность системы к измен требований пользователей в перспективе;

* базирование системы на наиболее прогрессивных, и проверенных временем решениях в области ПО.

Часть 2. Эксплуатация АИС документооборота на примере «Lotus Notes»

2.1 Офисный комплекс «Lotus Notes»

Lotus Notes (LN) -- комплекс, разработанный фирмой Development, поддерживает следующие типы данных: текстовые числовые, дата/время, ключевые поля; RTF-поля для хранения текста, таблиц, графических, аудио- и видеоданных или ОLЕ-объектов.|

Интеграция компьютерных программ осуществляется через Clipboard; экспорт/импорт файлов; механизм OLE, драйверы Datalens для доступа к внешним базам данных INFORM1 ORACLE, SQL SERVER (рис. 1) и т. д. Для защиты информации в LN используется схема шифрования RSA PublicKey/PrivateKc обеспечивающая наивысший уровень защиты, доступный приложениям типа «клиент--сервер». Для подтверждения подлинности документов используются электронные подписи. Для защиты важной информации предусмотрены дополнительные возможно среди которых:

* хранение промежуточных версий документов;

* хранение списка пользователей, редактировавших документ:

* шифрование всех данных» передаваемых по сети;

* шифрование хранимых данных, почты;

* система паролей доступа!

Поиск информации осуществляется по ключевым полям. Имеется возможность ведения архивов внутренних к внешних документов.

Рисунок 1 Уровни программного обеспечения Lotus Notes

С программным продуктом поставляются 25 шаблонов, таких, как «Дискуссия», «Обслуживание клиентов», «Хранилище документов» и др. Все они имеют практическое применение и могут быть легко приспособлены к конкретным потребностям. База данных может содержать разноформатные документы системы Notes. Кроме того, базы данных содержат макросы, которые автоматизируют работу, бланки, (которые используются для ввода информации в сложные документы, 1 также просматриваемые отчеты из документов базы данных.

В состав пакета LN входят три основных элемента:

* средства маршрутизации и обработки;

* средства обеспечения защиты/управления;

* архитектура базы данных продукта.

LN обладает развитыми средствами создания интерфейсов (давая возможность встраивать непосредственно в документы командные кнопки); имеются средства текстового поиска, позволяющие строить список документов, соответствующих заданному критерию поиска.

Уровни доступа к данным. LN поддерживает как групповую боту, так и коммуникации между двумя любыми пользователя при этом допускается, чтобы множество пользователей одновременно обращались к нескольким базам данных. Управление доступом осуществляется на нескольких уровнях: базы данных, формуляра или вида, документа или части документа. С другой стороны управлять доступом можно также на уровне групп и отдельных пользователей. Для совместной работы с базой данных в боль коллективе ее можно разместить на сервере и задать для отдельных пользователей или групп различные уровни доступа. Всего в предусмотрено семь уровней доступа:

1. Manager -- способен выполнять все операции с базой дань включая чтение, запись и редактирование документов и форм.

2. Designer -- имеет те же полномочия, что и Manager, но не может управлять уровнем доступа и параметрами тиражирования.

3. Editor -- уполномочен на чтение, запись и редактирование всех документов в базе данных, но ему не разрешается модифицировать формы и отчеты.

4. Author -- может создавать новые документы и редактировать их, а также читать (но не редактировать) другие документы.

5. Reader-- имеет право только на чтение.

6. Depositor -- вводит новые документы, но не может редактировать существующие.

7. No Access -- пользователю не разрешается открывать данных или сохранять документы.

Кроме того, LN включает в себя систему обмена сообщениями -- электронную почту Notes Mail, позволяющую посылать корреспонденцию другим пользователям или группам. Он содержит все необходимые для этого компоненты: распределенную базу данных (документов), интегрированную среду разработки приложений и средства передачи сообщений. LN поддерживает как подключенных к сети, так и удаленных пользователей. Он включает в компоненты интегрированного программного обеспечения для коллективной работы: среду для разработки и реализации приложен хранилище объектов, двустороннее тиражирование, средства защиты и обмена сообщениями, межплатформную поддержку и масштабируемость.

Пользователи могут обращаться к сети через графические интерфейсы Windows, Macintosh, OS/2 или Unix. Notes совместим такими сетями, как AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWa TCP/IP.

2.2 База данных «Lotus Notes»

БД представляет собой совокупность информации по определенным тематическим направлениям, которая может содержать документы различных типов, включая комментарии, отчеты, коммерческие предложения, финансовые сводки, информацию о контактах, электронные таблицы, изображения или видео- и аудиоинформацию. Несмотря на то, что база данных LN не является реляционной, в ней могут быть установлены связи между записями.

Перечислим некоторые из типов баз данных, которые наиболее часто встречаются в приложениях.

Библиотека документов содержит данные (отчеты, записки, корреспонденции заказчиков, различных форм и запросов) в форме, соответствующей некоторому внешнему представлению, и которые всегда можно отобразить на экране или напечатать на бумаге;

Конференции -- базы данных, предоставляющие возможность сотрудникам участвовать в письменном обсуждении текущих вопросов. После создания базы данных уполномоченные пользователи могут добавлять в нее собственные документы. Тот, кто инициировал телеконференцию, автоматически становится ее руководителем, получает все полномочия доступа, а также определяет уровни доступа для других пользователей. Удаленный доступ к конференциям осуществляется по телефонным каналам (через модем) или региональные сети.

Информационные службы позволяют получать свежую информацию по определенным темам (например, служба новостей о производстве может представить возможность узнать о последних событиях на производстве в отрасли или филиалах, расположенных за рубежом).

Одни и те же команды и методы используются для доступа ко всем базам данных, независимо от типа содержащихся в них данных. LN хранит базы данных в отдельных файлах с расширением .nsf. Nsf-файл базы данных содержит следующую информацию:

* формуляры;

* виды;

* собственно документы, хранящиеся в базе данных;

* информацию о доступе пользователей к базе данных;

* справочную документацию по базам данных.

Документ является основной единицей хранения в БД LN. Многие базы данных содержат только один тип документа с заданным форматом (каждый документ состоит из одного или более полей, в которых система сохраняет данные), однако в общем случае

БД могут содержать документы различных типов. Документы делятся на три категории:

* главный документ

* ответ на документ

* ответ на ответ .

Тип документа определяется при его создании (создании его формуляра) в меню «Атрибуты формуляра».

Рисунок 2 Пример документа (главный документ)

Формуляр (шаблон документа) соответствует каждому типу документа и представляет собой комбинацию статического текста (то что представляет собой неизменный текст в пределах формуляра) и полей (области, которые предназначены для ввода данных пользователями).

Различаются два вида полей: общие и обыкновенные. Общие поля отличаются тем, что введенные данные будут отражены во всех документах, присоединенных к главному документу и использующие это поле в своем формуляре. Кроме того, по способу заполнения в LN выделяются следующие типы полей: редактируемое, вычисляемое, вычисляемое для вывода, вычисляемое при составлении. На рис. 5 и 6 соответственно приводятся примеры формуляр соответствующего ему документа (договор о НИР). Поля выдел курсивом, общие поля отмечены полужирным шрифтом.

Рисунок 3 Пример документа (ответ на документ)

Рисунок 4 Пример документа (ответ на ответ)

Вид -- представление документа при поиске, просмотре, печати, в котором фигурируют значения полей документов или вычисленные на их основании выражения. Вид содержит также описания связей между документами, критерии отбора документов для отображения на экране или включения в отчет. Обычно количество видов превышает количество формуляров, что связано с необходимостью получать выдачи документов с различной упорядоченностью и набором полей отображения. Вид аналогичен отчету в реляционных СУБД, где каждому документу при выдаче на печать или экран соответствует одна или несколько строк (при выдаче на экран иногда предусмотрена горизонтальная прокрутка), а каждая колонка отчета обычно соответствует одному или нескольким полям документа (записи) или выражению от полей записи и системных переменных.

2.3 Эксплуатация «Lotus Notes».

Функции и команды LN

Команды и функции представляют собой совокупность инструментальных средств, предназначенных для проектирования интерфейсов и навигации в БД, что осуществляется, в частности, путем составления формул и их приписания визуальным элементам экрана «кнопкам и пр.). Функции начинаются с символа «@», функции и выражения отделяются друг от друга точкой с запятой. Многие команды соответствуют пунктам главного меню (см. рис. 6) и для их использования в формулах следует пользоваться функцией ®Соттапй([Имя команды]). Полный список функций и команд содержится в справке LN, вот некоторые из них:

* Adjust (время-дата; год; месяц; день; час; минута; секунда) корректирует указанную величину «время-дата», изменяя каждый следующий аргумент на величину инкремента. Корректирующая величина может быть положительной либо отрицательной;

* @Contains (строка; подстрока) определяет, является ли подстрока частью строки, возвращает 1 (true), если подстрока содержится в строке; в противном случае возвращает 0 (false);

* @DocNumber возвращает строку, соответствующую номеру записи в виде документа или категории;

* @If(условие 1; действие 1; условие 2; действие 2; ...; условие 99; действие 99; иначе_действие) оценивает условия, и если true, то выполняется действие, указанное сразу же после условия. Если же false, то происходит переход к проверке следующего условия и т. д. Если ни одно из условий не истинно, выполняется «иначе__действие»;

* @Prvmpt([стиль]; "Заголовок"; "текст"; "по_умолчанию"; выбор") открывает диалоговое окно, в котором введенная информация служит аргументом, используется для запроса информации у пользователя и ветвления действия в зависимости введенной пользователем информации;

* @Command([NavigateNextMain]) -- переход к следующему основному документу в текущем виде; база данных должна б открыта на уровне вида или документ может быть открыт режиме чтения или редактирования;

* @Command([NavigatePrev]) -- переход к предыдущему документу в текущем виде;

* @Command([NavigatePrevMain]) .-- переход к предыдущему основному документу в текущем виде.

Интерфейс Notes, создание и базой данных

Основное рабочее окно (см. рис. 6) включает в качестве основных элементов строку меню, линейку пиктограмм SmartIcns, страницы с закладками и строку состояния. При открытии базы данных выводятся дополнительные окна. Один из основных элементов управления -- расположенное в верхней части основное меню включающее в себя как общие пункты (Ред, Окно и Справка), так специальные меню LN (Файл, Вид, Создать, Сервис и Дизайн).

С помощью меню Файл пользователь может получить доступ базам данных и административным функциям LN. Пункт Создать Реплику меню Файл создает копию текущей выбранной базы данных.

При создании базы данных необходимо выбрать пункт меню Файл -- Создать, базу данных. При этом можно использовать поставляемый с Notes шаблон или спроектировать базу данных самостоятельно (выбрав в диалоговом окне Создать базу данных значение Чистая), кроме того, необходимо задать название БД и название файла БД.

Пункт Открыть базу данных создает на выбранной в данный момент странице пиктограмму базы данных или наряду с созданием пиктограммы открывает базу данных.

Для создания формуляра необходимо выбрать пункт меню Дизайн -- Формуляры и кнопку Создать. После этого появляется окно типа текстового редактора. Для каждого формуляра требуется заполнить диалог Атрибуты формуляра (пункт меню Дизайн -- Атрибуты формуляра, рис. 7), выбрать имя и тип, а также заполнить рад опций. Необходимо ввести статический текст, составляющий непосредственно шаблон и добавить поля. Чтобы добавить поле, не обходимо выбрать пункт меню Дизайн - Новое поле или Дизайн - Использовать общее поле, затем определить атрибуты поля. Название поля может состоять из одного слова или нескольких, соединенных знаком «подчеркивание»; если необходимо, поле может быть переопределено как общее ("пункт меню Дизайн -- Сделать поле общим).

Для каждого поля нужно заполнить имя, тип данных, тип отображения, формат и формулу. Кнопка формула необходима для записи функции предварительного заполнения поля, если этого не сделать, то поле по умолчанию остается пустым (рис. 5). Кнопка формат определяет формат поля в зависимости от типа данных поля

Для обеспечения навигации по спискам документов пользуется встраивание кнопки в формуляр. Для добавления кнопки необходимо выбрать пункт меню Ред -- Поместить -- Кнопку. Далее заполняются текст кнопки и формула для выполнения при нажатии.

Рис. 5 Определение формулы поля данных

Создание нового вида выполняется с помощью пункта меню Дизайн -- Виды и кнопки Создать. Далее заполняется имя вида, тип и некоторые опции в диалоге Дизайн -- Атрибуты вида. После определения общих параметров вида нужно добавить колонки для отображения (пункт меню Дизайн -- Новая колонка) и определить параметры колонки (пункт меню Дизайн -- Атрибуты колонки). При необходимости отбора документов выходной отчет необходимо задать критерий (формулу) отбора Формула Выбора документов.

Рис. 6 Определение общих параметров вида



Рис. 7 Определение параметров полей вида

Рис. 8 Задание критерия выбора документов для вида

Рис. 9 Определение параметров полей вида

Рис 10 Задание критерия выбора документов для вида

Приложения LN и их разработка

Приложения -- это системы для коллективной работы, которые разрабатываются для координации деятельности людей, совместно реализующих конкретный бизнес-процесс. Данные процессы могут предусматривать интенсивные коммуникации (например, между заказчиками и поставщиками).

Базовыми стандартными блоками приложений Notes являются формуляры, виды и макрокоманды. Макроязык Notes дает возможность разработчикам управлять выполнением приложений Notes программировать процессы, функционирующие на сервере. Эти средства одинаковы на всех платформах, где работает Notes. Кроме того, архитектура клиент/сервер реализуется автоматически и разработчику достаточно указать серверу на необходимость создания распределенного приложения.

Notes Help -- контекстно-зависимый справочник, доступ к которому можно получить по клавише F1:

* Предметный указатель содержит перечень всех документов в базе данных справочника.

* Сообщения переделяет все сообщения Notes.

* Функции имеет список всех функций Notes. С его помощь можно изучать синтаксис и просматривать примеры использования функций Notes. Функции Motes позволяют автоматизировать определенные операции и применять этот продукт более гибко.

Ниже приводится фрагмент текста справка а БД по договорам | о НИР (функциональный аналог словаря данных).

Конспект базы данных Lotus Notes - создан в 03:10:52 Ж01.2001

Общие сведения: *

Путь: D:\NOTES\NIRnsf

Название: Договора НИР

Дата создания 10.01.2001 18:35:33

Дата последнего изменения: 19.01.200100:16:40

Дата последнего неинформационного изменения: 20.01.2001 03:10:41

Сжатие текста: Запрещено

Индексирование: Запрещено

Имя локального ключа к шифру: [Не назначено]

Информация о занимаемом пространстве:

Размер на диске: 512 Килобайт

Документы данных: 12

Общее пространство: 435 Килобайт

Занятое пространство: 359 Килобайт

Свободное пространство: 17.5%

Информация о реплицировании:

ID-реплики

Приоритет: Средний

Для обновления требуется доступ редактора: Нет

Формула значения по умолчанию: Номер договора

Дата последнего изменения: 18.01.2001 23:30:43

Таким образом, автоматизированная информационная система LN представляет собой универсальное офисное средство для работы с документами.

Заключение

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.