Информатизация деятельности архивного учреждения: организация и практика

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный гуманитарный университет»

историко-архивный институт

Реферат

Информатизация деятельности архивного учреждения: организация и практика

по предмету «Автоматизированные архивные технологии»

студента 4-го курса д/о

направления «Аудиовизуальные коммуникации»

Мельников Даниил Валерьевич

Москва 2013

В 21 веке, с развитием технологий во всех отраслях и сферах общества, остро встал вопрос о доступности, сохранности и хранени иразличной информации, которая каждый год только увеличивается в объеме. Из этого рождается пробелма того, что все архивы и учреждения, так или иначе связанные с использованием информации, вынуждены следовать за прогрессом и за новыми законопроектами и концепциями касающимися информатизации архивного дела в РФ.

Проблема информатизации архивного дела очень актуально сегодня, и для того, чтобы лучше разобраться в ней, для анализа, я выбрал Архивную систему РАН,Ю на примере которой, очень хорошо прослеживается организация и практика информатизации.

Программа информатизации основывается на следующих законодательных актах.

-Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

-Концепция правовой информатизации России

-Концепция информатизации архивного дела России

-Концепция создания Единой информационной системы Российской академии наук

-Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. (Москва, 2011) -Согласована Министерством связи и массовых коммуникаций Российской -Федерации (письмо Минкомсвязи России от 10 октября 2011 г. № ИМ-П8-17455)

-Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом Российской Федерации В.Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр-212)

Происходящие в России процессы, связанные с развитием информационного общества, реформированием Российской академии наук и ее учреждений, повышением интереса к истории науки, ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации

Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов.

Архивная сеть Российской академии наук насчитывает около 40 научных архивов. Существенная часть комплекса архивных документов по истории российской науки сосредоточена в Архиве Российской академии наук и его Санкт-Петербургском филиале. Кроме того, часть этого комплекса хранится в научных архивах 15 региональных отделений и научных центров РАН и 9 научно-отраслевых архивах.

Однако проблема централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук в полном масштабе и объеме пока не решена. Главной причиной такого положения является низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий.

Основной целью информатизации архивных учреждений Российской академии наук является создание принципиально новой системы организации работ, направленных на повышение эффективности всех видов деятельности архивов на основе информационно-телекоммуникационных технологий и в результате формирования качественно новой информационной среды.

Осуществление информатизации архивной системы РАН требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации должны составить Концепцию и Программу информатизации архивов РАН.

Для того, чтобы в полной мере увидеть объем работ, который уже проведен, а также предстоит провести в Архивах РАН, следует рассмотреть тот объем работ, что бы л првоеден при создании электронного НСА.

Научно-справочный аппарат (НСА) к документным комплексам академических учреждений и организаций (629 фондов), деятелей науки (1136 фондов), 23 коллекциям создавался на протяжении всех 280 лет существования Архива РАН. До середины 1980-х гг. это были традиционные описи документов, путеводитель и другие справочно-информационные издания, каталоги, в том числе центральный фондовый каталог сведений об архивах академий наук республик СССР, тематические и именные картотеки ручного поиска, подготовленные на единой нормативно-методической базе1. Во второй половине 1980-х гг. в архиве было разработано программное обеспечение и начат опытный ввод информации отдельных каталогов и картотек в автоматизированные информационно-поисковые системы. Однако в начале 1990-х гг. ликвидировали созданный еще в конце 1970-х гг. отдел информационно-справочного аппарата и учета, приостановили работы по внедрению информационных технологий в архивную практику. Они возобновились лишь на рубеже 1990-х - 2000 г., когда архив совместно с Институтом проблем передачи информации (ИППИ) РАН при поддержке РФФИ приступил к формированию баз данных о персональном составе Академии наук (1724-1999 гг.)2, коллекции медалей и знаков, а также документах Коммунистической академии ЦИК СССР (1924-1936 гг.)3. Подготовка последней была сопряжена с определенными трудностями.

Дело в том, что основу документного массива Комакадемии составляли неструктурированные источники, сведения о которых были оформлены в виде перечня документов, поэтому для перевода его в режим базы данных потребовалось специальное программное обеспечение, позволяющее преобразовать имевшуюся информацию в машиночитаемый формат с возможностями автоматизированного поиска данных. Специально разработанная для базы данных «Коммунистическая академия ЦИК СССР» компьютерная программа «Архивариус-2000» предусматривала использование рубрикатора, позволяя редактировать, изменять названия, переносить предметные понятия (поисковые образы) из раздела в раздел, а также создавать необходимое количество вложений, выстраивая иерархическую систему, что представляло неограниченные возможности для пополнения базы данных. Тогда был создан подробный рубрикатор из одиннадцати разделов: Географические названия; Издания; Личный состав; Области знаний; Памятные даты; Персоналии; Разновидности документов; События; Учреждения и подразделения Комакадемии; Учреждения, не относящиеся к Комакадемии; Разное.

Сегодня в машиночитаемый массив введено более 10 тыс. описаний документов, выявленных в архивных фондах президиума и его аттестационной комиссии; ассоциации институтов естествознания, биологического, аграрного, техники и технической политики, Красной профессуры Комакадемии. Аннотации раскрывают повестки дня всех протоколов и постановлений (от заседаний президиума академии до научных коллоквиумов институтов и их структурных подразделений). В стенограммах заседаний административных органов учреждений Комакадемии или обсуждений научных докладов аннотировались не только вопросы повестки дня и тематика докладов, но и перечень выступавших лиц. В базе данных предусмотрены различные варианты сортировки информации: по порядку номеров записей файла, использованных архивных фондов, хронологии введенных документов. При помощи специального фильтра можно ограничить рамки поиска и просмотра информации необходимыми номерами фондов и хронологическими рамками, одним или несколькими предметными понятиями. Программа позволяет помечать необходимые записи, в дальнейшем оперировать только ими, производить полную или частичную распечатку информации.

Таким образом, не прибегая к непосредственному изучению документов, лишь на основании вторичной информации, заключенной в базе данных, появилась возможность ознакомиться с содержанием нормативных актов Комакадемии и проблематикой ее учреждений естественно-научного профиля.

В 2005 г. архив включился в создание единой информационной системы РАН в части формирования научных и административных ресурсов. В соответствии с целевой программой «Информатизация научных учреждений и Президиума РАН» отдел страхового документального фонда архива в последующие два года разместил на web-портале РАН оцифрованные описи и документы фондов известных российских ученых (академиков В.И. Вернадского, С.И. Вавилова, В.Л. Комарова и почетного академика Н.А. Морозова)4, а после утверждения «Концепции и перспективного плана развития Архива РАН на период до 2015 г.», предусматривающих внедрение информационных технологий и создание электронного НСА, приступил к созданию многофункциональной базы данных «Архив РАН». Она формировалась посредством программного обеспечения, разработанного методами экстремального программирования, а также существовавшего с 2001 г. электронного каталога трех архивных фондов: отделений общественных наук, истории, русского языка и литературы АН СССР (1933-1941 гг.). Тогда его база данных насчитывала более 4 тыс. описаний.

При выборе архитектуры многофункциональной базы данных планировалось включение в нее возможностей не только по ведению электронного каталога, постоянно пополняемого новыми массивами, но и решению учетно-статистических задач. Попытка использования для этой цели тиражированной Росархивом третьей версии программного комплекса «Архивный фонд » не увенчалась успехом из-за особенностей индексации описей и систематизации документных комплексов архивного фонда РАН, а также устаревшей программной платформы «FoxPro» ПК.

База данных «Архив РАН» делится на три блока, соответствующих направлениям его деятельности: «Комплектование», «Учет», «Каталог». Все они имеют функции поиска и фильтра, статистику и формы отчетов - итоговых документов по определенной теме, которые можно распечатать. Сегодня их более 15 видов и список этот может расширяться по мере постановки очередных задач. Например, перечень фондов Архива РАН; раздельные списки фондов, хранящихся в Москве и Санкт-Петербурге; реестр описей архива; опись любого фонда, прошедшего обработку; перечень отобранных в электронном каталоге записей и др.

Создание в архиве многофункциональной базы данных ведется в русле задач использования и популяризации архивных источников по истории российской науки, поэтому стоит подробнее осветить поисковые возможности ее программного обеспечения.

Раздел базы данных «Каталог» предназначен для работы с двумя уровнями архивного описания документов (дело и документ), его задача - осуществление поиска информации по условиям запроса. В электронном каталоге его можно вести по заголовкам дел из архивных описей и всему массиву справочника, куда попадают отдельные записи в ходе целевой или попутной каталогизации. Таким образом, реально, последовательно опускаясь по уровням фонд-опись-дело-документ, осуществлять привычную каталогизацию. Архивный шифр генерируется автоматически или информация вводится непосредственно в форму каталожной карточки вручную.

Программное обеспечение базы данных позволяет включить в нее все составленные в архиве и поступившие сюда из академических учреждений описи. Для этой цели разработан обособленный от программы, но совместимый с ней модуль «Typer», в который вводятся заголовки дел описей.

Ведение электронного каталога не требует специального администрирования; поисковые образы не привязаны к громоздким классификаторам, словарям или рубрикаторам; запрос осуществляется по ключевым словам, привычен и удобен любому человеку, знакомому с поиском в глобальной сети Интернет.

В процессе развития базы данных «Архив РАН» в нее были конвертированы созданные ранее тематические массивы: коллекция медалей и знаков; Коммунистическая академия ЦИК СССР; отделения общественных наук, истории, русского языка и литературы АН СССР.

В 2004-2007 гг. в базу данных «Архив РАН» включены краткие сведения о фондообразователях, исторические справки о 50 фондах и обозрения прошедших научное описание фондов архива; реестр 2576 описей; 15 551 заголовков дел по 40 фондам; 17 252 заголовка документов; 2174 изображения. Раздел «Каталог» включает 32 803 описания.

В середине 2000-х годов была разработана программа «Персональный состав», в которую конвертированы сведения ранее созданного информационного массива. Она включает данные о служебной деятельности, области знаний, членстве в других академиях, образовании, наградах и премиях, библиографию, биографические справки академиков и членов-корреспондентов РАН, а также о месте хранения документов и архивные шифры. В базе предусмотрена возможность поиска информации, просмотра фотографий, получения отчетов.

Сегодня в Архиве РАН действует информационная система, включающая базы данных «Архив РАН» и «Персональный состав», программный модуль «Typer», общим объемом 14 429 Мбайт.

В 2007 г. в Интернете размещен сайт «Архивы Российской академии наук», который создан и поддерживается Архивом РАН. В структуре сайта находится раздел «Информационная система», включающий списки фондов и реестр описей архива и его Санкт-Петербургского филиала, а также электронный каталог.

Логичным дополнением данного раздела могло бы стать размещение заголовков дел описей, однако последние являются интеллектуальной собственностью архива, что сдерживает их включение в систему поиска.

Темпы роста общего объема электронных справочных ресурсов архива заметно опережают традиционный НСА. Так, в 2004-2007 гг. в архив поступили 9635 ед. хр., включенные в описи, в базу данных введены 15 551 заголовок дела; в традиционные каталоги и картотеки - 2580 карточек, а в электронный каталог - 17 252 заголовка документов. Бесспорно, что электронный НСА по своим функциональным свойствам существенно превосходит традиционные справочники, поскольку позволяет осуществлять многоаспектный поиск ретроспективной информации. Однако электронный НСА охватывает лишь около 4 % архивных фондов. В него пока не вошла информация по большинству наиболее используемых фондов в связи с их значительными объемами. Поэтому при поиске ретроспективной информации в Архиве РАН наряду с информационными массивами в электронной форме продолжают использоваться традиционные архивные справочники.

единый информационный система архивный

Проблемы и мониторинг

Архивная система РАН, очень обширна, и для своевременной информатизации и контролю за ней, было приянтно решение о мониторинге филиалов архивов РАН.

Архив РАН, являясь головным учреждением в архивной системе Российской академии наук, выступает с инициативой создания совместного корпоративного информационного ресурса - «Информационная система Архивы РАН». Для оценки готовности архивных учреждений РАН к совместной работе и выработки общей для всех стратегии внедрения информационных технологий в деятельность архивов, с мая по сентябрь 2010 г. был проведен мониторинг (анкетирование) под общим названием «О состоянии информатизации архивных учреждений Российской академии наук», который носил информационно-аналитический характер (наблюдение, оценка, анализ состояния, прогноз развития и разработка альтернативных вариантов регулирования информатизации).

Сбор информации для мониторинга проходил в 22 научных и научно-отраслевых архивах РАН методом опроса.

К числу негативных факторов, непосредственно влияющих на современное состояние дел в области информатизации академических архивов относится несовершенная, неполная и устаревшая нормативно-правовая база, разрабатывавшаяся много лет назад без учета возможностей, предоставляемых информационными технологиями, и изначально ориентированная на ограничительный доступ потенциальных пользователей к информации.

Результаты мониторинга позволяют расставить необходимые приоритеты в развитии информатизации архивных учреждений РАН, активизировать процесс внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность архивной системы РАН и стимулировать результативность и творческую инициативу ее участников. Для этого в первую очередь необходимо:

с Привести в соответствие с государственной установкой в области информационной политики нормативно-правовую базу Российской академии наук в сфере архивного дела.

с Разработать общеакадемическую Концепцию информатизации архивных учреждений РАН и долговременную Программу внедрения информационных технологий в деятельность архивов РАН.

с Разработать методическую документацию по созданию и интеграции информационных ресурсов Архивного фонда РАН с применением информационно-коммуникационных технологий.

с Архиву РАН вернуться к активной роли головного учреждения Российской академии наук в архивной сфере и активизировать методическую и программно-техническую помощь сети архивов РАН.

с Признать задачу создания корпоративного информационного ресурса архивов РАН актуальной задачей, отвечающей требованиям государственной политики построения «информационного общества».

Заключение

В работе были поставлены задачи, разбора и анализа процесса информатизации архивного дела, на примере конкретного учреждения, а так же организации и практики информатизации.

В итоге можно заключить, что работа по информатизации поставлена в Архиве РАН, очень хорошо, ведется контроль и мониторинг за всеми процессами, тот пласт данных, что уже подвергся информатизации также активно используется и введен в эксплуатацию, что говорит о эффективности работы и применяемых методов в Архиве РАН.

Размещено на Allbest.ur