Разработка и внедрение корпоративной информационной системы на примере ОАО "Дария"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Общесистемная часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

1.1.1 Организационная структура предприятия

1.1.2 Описание рассматриваемого отдела

1.2 Мнемосхема существующего процесса

1.3 Формулировка задач бизнес-процесса

1.4 Достоинства предлагаемой КИС

2. Проектная часть

2.1 Описание постановки задачи

2.2 Экономические расчёты рассматриваемой задачи

2.3 Блок схема алгоритма КИС

2.4 Реализация проекта. Описание работы пользователей в КИС

Заключение

Список литературы

Приложения



Введение

Корпоративная информационная система (КИС) -- это управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию предприятия (с выстроенной для ее реализации структурой) и передовые информационные технологии. Основную роль при этом играет отработанная структура управления, автоматизация исполняет второстепенную, инструментальную роль.

Обобщенная структура управления бизнесом включает в себя четыре основных блока: сам объект управления, блок управления, ресурсы и математическую модель (которая распадается на три, а иногда и больше разновидности -- модель текущего состояния, переходного состояния и конечного состояния). Все остальное -- это правила взаимодействия между ними.

Целью данного курсового проекта является разработка, и внедрение КИС принятия сотрудника на работу на базе автоматизированной системы по автоматическому формированию договоров и регистрации клиента при предоставлении услуг.



1. Общесистемная часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

Открытое акционерное общество «Дария» - одно из наиболее крупных и конкурентоспособных предприятий мебельной промышленности в г. Кумертау.

Предприятие имеет традиции мебельного производства, используя в своей деятельности ресурсы и производственные базы нескольких хорошо известных мебельных предприятий.

Срок деятельности Общества: не ограничен.

Основная хозяйственная деятельность:

1. Производство мебели

2. Производство стульев и другой мебели для сидения

3. Оптовая и розничная торговля бытовой и офисной мебелью.

Основными рынками, на которых предприятие осуществляет свою деятельность, являются рынок бытовой и офисной.

Основными конкурентами являются крупные Кумертауские производители мебели: ОАО МК “Шатура”, ЗАО “Кумертауская мебельная фабрика”, АО “Комплектация-Башмебель”. Наиболее опасным зарубежным конкурентом является компания IKEA.

Сегодня ОАО «Дария» имеет хорошо организованную систему сбыта продукции: сеть фирменных магазинов в г. Кумертау, в г. Салават, растущее число региональных клиентов. Покупателем предоставляется большой перечень дополнительных услуг, в том числе бесплатная доставка и сборка купленной мебели.

Стратегия развития ОАО «Дария» заключается в увеличении производства мебели и улучшении ее качества, а этого невозможно добиться без постоянного движения вперед и технологического роста, интенсивного внедрения инноваций и «ноу-хау». В 2004-2008 годах ОАО «Дария» приняла меры для введения структуры, обеспечивающей выбранную стратегию развития.

ОАО «Дария» активно принимает меры по обеспечению своего роста. Эта инвестиционная программа требует кроме собственных финансовых ресурсов привлечение внешних ресурсов. В связи с этим, компания рассматривает вопрос о привлечении инвесторов.

Регион, в котором ОАО «Дария» осуществляет в основном свою деятельность, наименее всего подвержен воздействию различного рода геополитических рисков. Деятельность ОАО «Дария» не подвержена рискам, связанным с опасностью стихийных бедствий, невозможностью транспортного сообщения и т.п.

Уровень инфляционного риска находится ниже общеотраслевого уровня, это обеспечивается благодаря непрерывному производственному процессу и эффективному использованию денежных средств, что не допускает создания больших объемов временно свободных денежных средств и обеспечивает возможность проведения переоценки активов в случае гиперинфляции.

Деятельность ОАО «Дария» подвержена незначительному кредитному риску по причине наличия надежных деловых связей в течение длительного периода времени. Параллельно с сотрудничеством с крупными поставщиками, предприятие всё больше практикует работу со “средними” поставщиками, что обеспечивает их взаимозаменяемость, отсутствие привязки к конкретному поставщику и бесперебойность процесса поставок.

На сегодняшний день в ОАО «Дария» хорошо налажены: управление расходами на персонал, профориентация и адаптация, обучение и развитие руководящих кадров, контроль за деятельностью персонала. Однако проблемными оказались следующие направления управления персоналом: денежное стимулирование, управление мотивами, организация кадрового движения, система подбора, найма и оценки персонала.



1.1.1 Организационная структура предприятия

Рис. 1. Организационная структура

Структура управления является линейно-функциональной. Это сочетание линейной и функциональной организационных структур, построенной на основе вертикальной иерархии управления и базирующейся на строгой подчиненности низшего звена высшему и функциональной структуры, построенной на основе группировки персонала по широким задачам, которые они выполняют.

Директор

1. Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.

3. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательства перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов и бизнес-планов).

4. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

Агент по снабжению

1. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т.п.).

2. Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

3. Производит внеплановые закупки материалов.

4. Отправляет товарно-материальные ценности в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставки.

5. Проверяет состояние груза, принимает меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака.

Менеджер по продажам

1. Занимается поиском потенциальных клиентов.

2. Ведет коммерческие переговоры с клиентами.

3. Осуществляет прием и обработку заказов клиентов, оформляет необходимые документы.

4. Выясняет потребности клиентов в продукции, реализуемой компанией, и согласовывает заказы с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента.

5. Мотивирует клиентов на работу с компанией в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

6. Ведет отчетность по продажам и отгрузкам клиентам компании.

7. Ведет клиентскую базу.

8. Контролирует отгрузки продукции клиентам.

9. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

Бухгалтер

Бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).

2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Заведующий складом

1. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.

2. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

3. Составляет установленную отчетность.

4. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.

5. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита.

6. Руководит работниками склада.

Начальник отдела кадров

1. Руководит работниками отдела, а также структурными подразделениями (службами, группами, бюро, пр.), входящими в состав отдела кадров.

2. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров.

3. Организует разработку прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия.

5. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.6. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

Сотрудник по приему (специалист по кадрам)

1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

3. Проводит изучение и анализ:

3.1 Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.

3.2 Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.

3.3 Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

1.1.2 Описание рассматриваемого отдела

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Дария», подчиненным непосредственно начальнику службы управления персоналом. В своей работе отдел кадров руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.

Отдел кадров возглавляет начальник отдела, которого назначает и увольняет Генеральный директор предприятия. Отдел кадров имеет бланки удостоверений, свидетельств, сертификатов, заявлений, договоров, справок.

Основные задачи отдела кадров:

1) Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановки кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильное использования работников в подразделениях предприятия.

2) Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

3) Организует медицинский осмотр и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществляет необходимый инструктаж через существующие подразделения предприятия.

4) Выдает работникам характеристики в ВУЗы, техникумы, райвоенкоматы, суды, органы МВД и т.д.

5) Подбирает руководящих, инженерно-технических работников и служащих на должности номенклатуры Генерального директора и оформляет на них необходимые документы.

6) Заключает договора на потребное количество специалистов, окончивших ВУЗы, техникумы, училища профтехобразования.

7) Ведет учет специалистов с высшим и среднетехническим, среднеспециальным образованием, научных работников.

8) Ведет учет военнообязанных, призывников, осуществляет бронирование работников предприятия.

9) Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования.

Рис. 2. Организационная структура отдела кадров

Функции подразделений отдела кадров:

1. Сотрудник по приему:

- Осуществляет прием на работу рабочих, и служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.

- Сообщает сведения в службу занятости и средства массовой информации о наборе работников. Сообщает сведения по установленной законодательством РФ форме в службу занятости.

- Оформляет договора с техническими училищами, принимает и вместе с директором по производству определяет прибывших на практику и постоянную работу выпускников, следит за их трудоустройством.

- Направляет вновь принимаемых рабочих, и служащих на инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности и др., в медсанчасть на предварительный медицинский осмотр.

- Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на предприятии.

автоматизированный корпоративный информационный договор

1.2 Мнемосхема существующего процесса

Рис. 3. Мнемосхема существующего процесса принятия сотрудника на работу



При рассмотрении свободный вакансии, претендент, предоставляет своё резюме сотруднику по приёму кадров, если претендент подходит по заявленным требованиям, то он должен подать заявление на работу с необходимыми документами. При приеме на работу, работник составляет и подписывает заявление в обязательном порядке. Заявление о приеме на работу согласуется с начальником отдела кадров и директором мебельной фабрики, в которую он принимается на работу, после чего опять возвращается сотруднику по приему кадров. Перед тем, как приступить работнику к выполнению своих обязанностей, он должен пройти медицинское обследование. Дальше проходит ознакомление работника с должностными инструкциями и другими нормами организации.

Затем заключается трудовой договор в письменной форме, а также договор о материальной ответственности. Трудовой договор заключается в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора в обязательном порядке передается данному работнику, другой же хранится у работодателя. Получение новым работником экземпляра трудового договора обязательно должно подтверждаться подписью данного работника на экземпляре договора, который хранится у работодателя.

В трудовом договоре непременно должны найти свое отражения следующие позиции:

1. В трудовом договоре можно указать испытательный срок. В случае неудовлетворительной работы можно уволить не подходящего сотрудника.

2. Обязательно необходимо прописывать место работы сотрудника с обозначенным структурным подразделением в трудовом договоре.

3. В трудовом договоре обязанности сотрудника должны быть прописаны конкретно и четко, или же должностные инструкции отражают обязанности.

4. В трудовом договоре непременно прописывается размер заработной платы.

5. Имеет место отражение отдыха сотрудника и режима труда.

Далее, приказ о приеме на работу подписывается после заключения трудового договора работником и работодателем.

Сотрудник по приёму кадров в трудовой книжке вносит отметку. После, на работника необходимо оформить личную карточку. Затем под роспись в личной карточке, необходимо ознакомить работника с отраженными в карточке записями, а также с записями, внесенными в трудовую книжку, и в конце оформляют личное дело работника, всё это вносится в картотеку.

Если претендент не подходит, он получает отказ в устной форме.

1.3 Формулировка задач бизнес-процесса

Рис. 4. Мнемосхема предлагаемого процесса



1.4 Достоинства предлагаемой КИС

Отсутствие КИС приводит к:

1. отсутствует возможность свободного доступа к различным данным из одной программы, что затрудняет как и работу самих сотрудников, так и получение оперативной информации для руководства;

2. из-за работы в разных программах имеет место «двойной труд» - одни и те же данные вносятся в несколько программ;

3. все программы, используемые на предприятии, автоматизируют лишь конкретные операции и не дают возможности автоматизировать функции управления предприятием.

После внедрения, принцип работы очень изменится, и облегчится, через систему сотрудник может отправить информацию вышестоящему начальству.

Даёт такие преимущества, как: повышение внутренней управляемости, гибкости и устойчивости к внешним воздействиям увеличивает эффективность фабрики, её конкурентоспособность, а, в конечном счёте - прибыльность. Вследствие внедрения КИС увеличиваются объёмы продаж, снижается себестоимость, уменьшаются складские запасы, сокращаются сроки выполнения заказов, улучшается взаимодействие с поставщиками. Обеспечивает:

1. Реализацию унифицированного доступа специалистов различных подразделений крупных предприятий к коммуникационным ресурсам;

2. Единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

3. Организацию доступа к структурированной информации в режимах on-line и off-line;

4. Организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота.



2. Проектная часть

2.1 Описание постановки задачи

2.2 Экономические расчёты рассматриваемой задачи

Текучесть кадров - это движение работников на предприятии. Текучесть кадров - это ключевая проблема любой организации в современном мире.

Чтобы рассчитать текучесть кадров, существует формула.

Текучесть персонала

Коэффициент текучести персонала рассчитывается по формуле:

Ктекуч. = (Чув.с.ж. + Чув.нар.дисц. ) / Чср.спис. х 100%

Где:

Ктекуч. - коэффициент текучести,

Чув.с.ж. - число уволенных по собственному желанию, чел.,

Чув.нар.дисц. - число уволенных за нарушения трудовой дисциплины, чел.,

Чср.спис. - среднесписочная численность за период, чел.;

Обычно наряду с текучестью специалисты рассчитывают еще несколько показателей.

Коэффициент оборота по приему

Коб.пр = Чприн. / Чср.спис. х 100%

Где:

Коб.пр - коэффициент оборота по приему,

Чприн. - число принятых за период, чел.,

Чср.спис. - среднесписочная численность за период, чел.;

Коэффициент постоянства кадров за определенный период рассчитывается по формуле:

Кпост. = ( Ссписочн.числ. - Чувол. ) / Чср.спис. х 100%

Где: Кпост. - коэффициент постоянства кадров,

Ссписочн.числ. - списочная численность на начало периода, чел.,

Чувол. - число уволенных за период, чел.,

Чср.спис. - среднесписочная численность за этот период, чел.

2.3 Блок схема алгоритма КИС

Рис. 5. Блок схема алгоритма КИС (часть 1)

Рис. 6. Блок схема алгоритма КИС (часть 2)

2.4 Реализация проекта. Описание работы пользователей в КИС



Заключение

Внедрение корпоративной информационной системы на предприятии любого размера и профиля деятельности дает предприятию множество преимуществ.

Выбор КИС для внедрения является сложным и ответственным процессом, требующим тщательного анализа как текущих потребностей и финансовых возможностей предприятия, так и перспективных планов его развития. Правильный выбор компании -- разработчика КИС, которая должна стать на долгие годы надежным партнером, является основой успеха внедрения КИС. Наибольший эффект от внедрения КИС достигается при ее комплексном развертывании и максимальной заинтересованности руководства предприятия в успехе всего проекта.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко, 2005 г.

2. Гагарский В.А. Проблемы внедрения корпоративных информационных систем, 2004 г.

3. Корпоративные информационные системы

4. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем, 2002 г.

Размещено на Allbest.ru