Розвиток апаратних засобів

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Розвиток апаратних засобів

Впровадження інформаційних технологій зробило колосальний вплив на організацію бізнесу, відіграло вирішальну роль в забезпеченні управління всіма підрозділами підприємства.

У міру розвитку інформаційні технології (IT) набували все більше поширення у сфері бізнесу. Сукупність апаратних і програмних засобів, що використовувались для реалізації інформаційних технологій, стали називати ІT-інфраструктурою.

У розвитку ІТ-інфраструктури виділяють наступні етапи:

· централізована ІТ-інфраструктура;

· архітектура «автономні ПК»;

· клієнт-серверна архітектура;

· Інтернет-комп'ютінг.

З середини 60-х років електронно-обчислювальні машини починають використовуватися в бізнесі. Це були великі, громіздкі і дуже дорогі комп'ютери, доступні обмеженому колу осіб. Розташовувалися вони в спеціальних приміщеннях - обчислювальних центрах. Користувачі одержували в своє розпорядження виносну клавіатуру і екран - термінал, який дозволяв вести діалог з центральним комп'ютером. При цьому термінал був - тільки засобом для введення/виведення даних, а вся обчислювальна потужність була зосереджена в центральному комп'ютері (мейнфреймі). Звідси і назва цього етапу -- «централізована ІТ-інфраструктура».

У середині 70-х років з'явилися міні-комп'ютери. Міні-комп'ютерами назвали невеликі в порівнянні з мейнфреймами (і величезні в порівнянні з сучасними ноутбуками) відносно малопотужні комп'ютери, доступні за ціною невеликим фірмам або лабораторіям. Міні-комп'ютери були першим кроком на шляху до персональних комп'ютерів.

Міні-комп'ютери вперше дозволили навіть невеликим підприємствам впроваджувати електронні обчислювальні машини. А головне, підприємства змогли використовувати їх у всіх підрозділах. Однак, при цьому всі комп'ютери в організації як і раніше продовжували працювати автономно, тобто не були об'єднані в мережу. До того ж електронно-обчислювальні машини як і раніше коштували дорого і тому використовувалися тільки корпоративними користувачами. Про те, що комп'ютер може бути отриманим для домашніх потреб, ще не було і мови.

На наступному етапі підприємства стали об'єднувати міні-комп'ютери між собою і розробляти програмне забезпечення (ПЗ), необхідне для їх взаємодії. В результаті з'явилися перші локальні обчислювальні мережі.

Слід зазначити, що на початку 70-х років (задовго до широкого використання Всесвітньої мережі) з'явилася безліч розробок, які широко стали застосовуватися тільки в 90-і роки на базі Інтернету. Серед них електронна пошта (e-mail) і адресний символ @ (1971), дистанційний доступ до комп'ютерів через телефонні мережі (1972), групові чат-конференції (1973) і завантаження файлів через протокол пересилання файлів FTP (1973)

У середині 70-х почали з'являтися персональні комп'ютери.

У 1975 році в продажу Поступив перший персональний комп'ютер масового виробництва Altair 8800, який мав все необхідне і навіть був оснащений інтерпретатором з алгоритмічної мови BASIC. Цей інтерпретатор був написаний Білом Гейтсом і Полом Аленом, засновниками корпорації Microsoft, офіційним днем народження якої вважається 5 вересня 1975 року.

Перший «персональний комп'ютер компанії ІВМ» IBM PC з'явився приблизно в цей же час, але коштував він дуже дорого і широкого поширення не набув. Персональним комп'ютером, що успішніше продається, у той час став Apple II, створений Стівом Джобсом і Стівом Возняком роком пізніше. Він збирався в буквальному розумінні в гаражі двох друзів з 1974 по 1976 рік, а потім ними була створена для його продажу і розвитку компанія Apple. Цей комп'ютер став надзвичайно популярним.

Перший комп'ютер, який успішно продавався, стає персональний IBM PC, що став родоначальником сучасних ПК. Він з'явився лише п'ятьма роками пізніше - в 1981-у. Саме компанія IBM революціонізувала комп'ютерну індустрію «персоналок», показавши приклад розширюваної архітектури, званої також «відкритою», яка забезпечила користувачам можливість додавати всі нові і нові компоненти до їх комп'ютерів без заміни цілого пристрою. Тепер комп'ютер можна було перенести в будь-який відділ підприємства і поставити на робочий стіл кожному співробітнику. Тому початком ери ПК багато хто вважає саме 1981 рік.

Для вирішення проблеми обміну даними ПК стали об'єднувати в мережі. Персональні комп'ютери, об'єднані в мережі, стали називати робочими станціями. Назву «сервер» (від англ. to serve -- обслуговувати) одержали комп'ютери, які надають іншим комп'ютерам в мережі певні послуги, наприклад зберігання даних. Комп'ютери, що використовують ці послуги, стали називати «клієнтами». Форма побудови ІТ-інфраструктури на основі взаємодії серверу і клієнтів на даному етапі стає основною. Аналогічно говорять про клієнтів і сервери на рівні програмного забезпечення.

Взаємодія додатків, при якій одна програма виконує роль клієнта, а інша - серверу, називається клієнт-серверною архітектурою.

Подальший розвиток мереж привів до того, що розрив між локальними і глобальними мережами став поступово скорочуватися. З'явилися мережі масштабу міста, так звані Metropolian Area Networks (MAN), що займають проміжне положення між глобальними Wide Area Network (WAN) і локальними Local.

На початку 1990-х років склалася нова інфраструктура -- так званий Інтернет-комп'ютінг (Internet computing), спосіб побудови ІТ-інфраструктури, при якому виконання окремих функцій може рознести на територіально видалені обчислювальні засоби з використанням інтернет-каналів.

Глобальні мережі (wide area networks, WANs) поєднують комп'ютери, що знаходяться на значній відстані один від одного, найчастіше - у різних точках земної кулі, що важливо для транснаціональних компаній, офіси яких знаходяться на території різних держав і країн.

інформаційний сервер програмний автоматизація

2. Розвиток програмних засобів

Сучасний офіс також важко уявити без програмного забезпечення колективного користування. У цьому разі створюються умови, які забезпечують можливість обміну інформацією співробітників без часових або територіальних обмежень.

Основи сучасних офісних програм закладалися в 70-і роки. Перш за все, в цей час активно розроблялися текстові редактори. До появи текстових редакторів процес складання документів часто мав одну стомливу процедуру: фрагменти тексту вирізувалися із надрукованих сторінок і вклеювалися в потрібні місця, а потім сформовані таким чином документи знов передруковувалися. Текстові редактори дозволили автоматизувати даний процес, і це було справді революційне перетворення. Відтоді документи перестали друкуватися кожного разу з нуля. А можливість мати стандартні заготівки, що вставляються в текст коли необхідно, перетворило весь процес підготовки документів.

Текстові процесори дозволили готувати документи без утомливого набору тексту.

У 1979 році компанія Micropro International випустила текстовий процесор Wordstar, який вплинув на всі наступні розробки в цій області.

У 1983 році свого першого текстового редактора (Multi-Tool Word) представила компанія Microsoft і як рекламна акція випустила близько 450 тисяч дисків із демо-версією програми. У 1983 році з'явилася DOS-версія редактора, в 1984-у - версія для Apple Macintosh і в 1989-у -- для Microsoft Windows.

Текстові редактори удосконалювалися, оснащувалися новими можливостями і на певному етапі одержали статус так званих текстових процесорів. Термін «текстовий процесор», звичайно, застосовується для позначення програм, які дозволяють здійснювати складнішу обробку тексту, ніж текстові редактори (використовувати різні елементи оформлення, здійснювати автоматичну генерацію номерів сторінок, побудову змісту великого документа, перевірку правопису і т, п.). Відзначимо, що часто терміни «текстового редактора» і «текстовий процесор» вважають синонімами, що не зовсім правильно.

Історично текстові редактори -- це попередники текстових процесорів. Вони дозволяли складати і редагувати тексти, але не підтримували перелічених вище функцій. Проте для завдань, не пов'язаних із створенням документів із складним оформленням (наприклад, для написання текстів програм), текстові редактори використовуються і сьогодні.

Майже одночасно з першими текстовими редакторами з'явилися електронні таблиці. У 1978 році була випущена перша електронна таблиця під назвою Visicalc (розробники Ден Бріклін і Боб Френкстон), яка згодом визначила цілий напрям програмного забезпечення (ПЗ).

Visicalc виявилася однією з програм, що принесла популярність персональним комп'ютерам, на яких вона згодом застосовувалася.

Електронна таблиця дозволила автоматизувати процес обробки великих обсягів даних, які можуть бути представлені в табличній формі. Нескладно помітити, що велику частину оброблюваних в офісі даних можна уявити у вигляді таблиць: адресні книги, картотеки, облік витрат на відрядження і т. д.

Як інформація в таблицях можуть знаходитися дані самого різного формату (числа, символьні рядки, дати і т. д.), але в цілому, звичайно ж, електронні таблиці орієнтовані на обробку числових даних.

Принцип роботи електронної таблиці можна описати таким чином. Програма організовує дані у вигляді таблиці, кожна клітинка (комірка) якої призначена для зберігання різних значень. При цьому комірка може виконувати таку ж роль, як змінна в математиці: вона має позначення і може приймати різні значення. У комірках можна зберігати не тільки дані, але і формули, за якими обчислюються значення в цих комірках.

Найпростіший приклад -- підведення підсумкових значень, складання значень в стовпчиках і рядках таблиці. Електронна таблиця може застосовуватися не тільки для розрахунків, але і як інструмент для користувачів, що мають справу із будь-якою структурованою інформацією.

Найпопулярніша сьогодні система електронних таблиць Excel з'явилася у середині 80-х. У 1984 році спеціалісти Microsoft приступили до роботи над першими варіантами цієї електронної таблиці для ПК і Macintosh, фінальні версії яких вийшли в 1985 році.

У 1984 році випускником Берклі Бобом Гаськінсом була розроблена програма PowerPoint, призначена для створення слайдів для проведення презентацій. Чорно-біла версія PowerPoint під номером 1.0 була випущена в 1987-у для комп'ютера Apple Macintosh і в тому ж році була придбана компанією Microsoft. У 1988 році з'явилася Windows-версія програми.

У 1988 році була представлена рання версія інтегрованого пакету Microsoft Office, який включав текстовий і табличний процесор, засіб створення презентацій і поштову програму. З часом даний набір став фактичним стандартом для офісних додатків.

Ідея інтегрованого офісного пакету полягала у тому, що набір взаємодіючих програм може дати більше, ніж сума не зв'язаних між собою додатків. Випуск подібного комплекту програм виявився дуже затребуваним: набір різних текстів, створення документів, фінансові розрахунки і обмін електронною поштою - це саме те коло завдання, яке доводиться виконувати переважній більшості офісних службовців.

Перший пакет Microsoft Office був випущений для комп'ютерів Macintosh. Лише після виходу і популяризації операційної системи Windows 3.х розробка офісного ПЗ для ПК стала для Microsoft пріоритетним напрямом. Перша версія пакету MS Office для Windows під номером 3.0 вийшла в 1993 році. Набір програм включав текстовий процесор Word 2.0, табличний процесор Excel 4.0, презентаційний додаток PowerPoint 3.0 і поштову програму Mail. Системи управління базами даних у складі Office тоді ще не було. СУБД Access, яка згодом стала одним з компонентів MS Office, з'явилася лише на початку 90-х років. СУБД Access орієнтована в першу чергу на користувачів Microsoft Office, що мають потребу в створенні своїх баз даних і незнайомих із програмуванням. У принципі системи управління базами даних виникли ще на зорі розвитку комп'ютерної техніки. Спочатку це були розробки окремих користувачів, написані для того, щоб мати доступ до власних баз даних, а в 70-х роках з'явилися і комерційні версії СУБД. Ідея об'єднання універсальних офісних інструментів, не прив'язаних до конкретного виду діловодства, послужила основою всесвітньої популярності пакету MS Office.

Річ у тому, що організація діловодства в тому або іншому офісі пов'язана з автоматизацією конкретних функцій: бухгалтерський облік, матеріально-технічний облік, планування основної діяльності, управління кадрами і інші. Для кожного з перерахованих профілів створюються свої набори програм, так звані автоматизовані робочі місця (АРМ).

АРМ є набором програмних додатків для виконання конкретної ролі на підприємстві (працівник складу, менеджер з запчастин, продавець магазина, касир-бухгалтер, керівник організації і т. д.). При цьому один і той же співробітник може виконувати одночасно декілька ролей. Існує велика кількість програм, кожна з яких відповідає одному з перерахованих автоматизованих робочих місць і кожна прив'язана до специфіки конкретного АРМ, що відповідно обмежує її розповсюдження, робить залежною від національного діловодства, змін законодавства, специфіки підприємства і інше.

Особливістю інтегрованих офісних пакетів, таких як Microsoft Office, є те, що в них немає окремих програм для конкретних співробітників підприємства (бухгалтера, юриста, співробітника відділу кадрів і інше.), але максимально автоматизовані ті завдання, які можуть бути затребувані кожним з цих користувачів. Саме цей підхід дозволив компанії Microsoft зробити свій комплект офісних програм, які потрібні різним категоріям користувачів у всьому світі. Певною мірою MS Office виконує роль базової платформи, на якій інші постачальники можуть будувати свої продукти для документообігу.

На початку 90-х років доступ в Інтернет став достатньо масовим, і певну популярність отримала глобальна гіпертекстова система, що використовує Інтернет як транспортний засіб, так звана Всесвітня павутина (World Wide Web або просте Web). Web-технологія дозволила розташувати мільйони документів на Web-серверах, зв'язавши ці документи асоціативними посиланнями - гіперпосиланнями. Для уявлення документів в Web була запропонована спеціальна мова гіпертекстової розмітки HTML - HyperText Markup Language. Застосування HTML-формату забезпечило єдиний інформаційний простір для всіх користувачів, що працюють в Інтернеті. Для проглядання документів на Web-серверах були розроблені спеціальні клієнтські додатки -- Web-браузери.

Незабаром стало очевидне, що офісна робота повинна включати інструментарій для користування Web. Тому в 1995 році Microsoft, як найбільший виробник офісного програмного забезпечення, оголосила про програму доповнення інтернет-можливостей до всіх своїх продуктів.

Біл Гейтс заявив: «Успіх Інтернету -- найважливіше досягнення в світі обчислювальної техніки із тих пір, як в 1981 році з'явився перший IBM PC. Аналогія із цим персональним комп'ютером доречна з багатьох причин. Комп'ютер типу IBM PC ніколи не був найдосконалішим. Багато що в його архітектурі або «взято зі стелі», або просто невдало. Але не зважаючи ні на що, його популярність досягла таких висот, що він перетворився на стандарт, І хто б не намагався боротися проти цього стандарту (часто цілком обгрунтовано), всі спроби закінчувалися провалом, тому що решта фірм продовжувала працювати над вдосконаленням ПК». 1 подальший розвиток MS Office йшов вже із урахуванням інтернет-можливостей.

HTML став повноправним форматом файлів, створюваних в додатках MS Office. Документи, що зберігаються у форматі HTML, давали можливість їх перегляду за допомогою браузера, і при цьому їх як і раніше можна було редагувати у відповідних програмах Office, використовуючи всі наявні засоби початкових додатків.

У жовтні 2003 року з'явився новий продукт, Office System. Основою Office System став пакет Microsoft Office 2003. До того ж, крім Microsoft Office 2003, до якого - увійшли такі популярні продукти, як Word, Excel, PowerPoint, Access, туди був включений ще цілий ряд додатків.

Наприклад, до складу Office System був доданий новий додаток OneNote 2003 - програма для запису заміток і управління ними. Використовуючи OneNote, можна записувати, упорядковувати і повторно використовувати замітки на переносному або настільному комп'ютері.

Крім того, Office System містить програму FrontPage 2003 - засіб для створення Web-вузлів і управління ними.

У Office System є також Microsoft Publisher 2003 - зручна настільна видавнича система, призначена перш за все для бізнес-користувачів, охочих випускати власні маркетингові матеріали, не звертаючись по допомогу до професійних дизайнерів. Microsoft Publisher забезпечує створення і оформлення маркетингових і інформаційних матеріалів високої якості.

Ця програма володіє багатьма можливостями Word, але якщо головне завдання Word - формування змістовної основи документа, а одержати за допомогою Word поліграфічну продукцію високої якості неможливо, то призначення Publisher --- реалізація документа у вигляді високоякісного поліграфічного видання. Найбільше поширення програма Publisher набула у області виготовлення барвистих буклетів, каталогів, запрошень, вітальних листівок і та інше, оскільки містить усі необхідні для цього інструменти, шаблони і заготівки для різного виду друкарської продукції.

У Office System також входить цілий ряд інших додатків, які залишаються за рамками цієї книги.

Office System розвивається не тільки за рахунок нових додатків: у ній реалізовані важливі технологічні рішення, і зокрема розширена підтримка мови розмітки XML.

XML широко використовується для передачі бізнес-даних через Інтернет, усуваючи проблему несумісності програм, комп'ютерних мереж, структур даних і операційних систем. Крім того, XML забезпечує зручний спосіб обміну даними. XML дозволяє автоматизувати обмін даними, не вдаючись до великого обсягу програмування. Оскільки дані XML подані в текстовому вигляді і не пов'язані з конкретними мовами програмування, стає можливим обмін даними між несумісними системами.

XML потрібно розглядати не як заміну HTML, а швидше як надбудову над ним. HTML створений для відображення даних і фокусується на тому, як дані виглядають, тоді як XML розроблений для опису даних і концентрується на тому, що є даними. Перевага XML в порівнянні з HTML полягає у тому, що він відділяє інтерфейс користувача від структурованих даних. Відділення даних від їх уявлення дозволяє інтегрувати дані із різних джерел.

Підтримка XML забезпечує інтеграцію офісних програм із спеціалізованими системами управління бізнесом.

Офісне середовище постійно змінюється, зростає роль Інтернету, збільшується інтенсивність обміну інформацією, росте значення продуктивності окремих співробітників і робочих груп.

Офісні інструменти також продовжують удосконалюватися. На сьогодні компанія Microsoft випустила нові версії своїх продуктів MS Office 2007.

3. Віртуальній офіс

Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.

Віртуальний офіс: група людей, що працюють разом для досягнення загальної мети при цьому не зустрічаючись один з одним щодня.

У це визначення не включені деякі речі. По-перше, не згадані технології, оскільки вони практично ніяк не пов'язані з управлінням офісом. По-друге, не сказано нічого про географічне положення. Управління віртуальним офісом не пов'язане з простором. Воно визначається виключно довірою працівникам у тому, що вони виконують обов'язки без безпосереднього спостереження. Навіть в простому офісі, як часто ви зустрічаєтеся з рядовими співробітниками? Якщо ви з ними все одно не бачитеся, чи має значення, де вони працюють, в сусідній кімнаті або на місяці? Якщо робота виконується, де -- в офісі, удома або в парку -- вже не так важливо.

Перш ніж ми розглянемо як працює віртуальний офіс (ВО), необхідно розвіяти певне уявлення: ми не довіряємо співробітникам, вони всіляко ухилятимуться від роботи, але при цьому вимагатимуть звичну зарплату.

Хіба це не основна причина, через яку більшість менеджерів не дозволяє своїм співробітникам працювати дистанційно? Вони бояться, що якщо працівник не знаходиться в полі зору, то його не можна проконтролювати. Але повернемося, наприклад, до друку брошур. Якщо ви замовляєте її в друкарні, ви турбуєтеся тільки про те, щоб все було зроблено якісно і вчасно. Вас не хвилює те, що співробітники друкарні можуть обідати цілих дві години. Вас цікавить тільки наявність готового продукту у встановлений час.

Якщо ви даєте завдання людині, незалежно від того, де вона працюватиме, діяти повинні ті ж правила: завдання повинне бути виконане в строк.

У дійсності велика кількість компаній має віртуальні офіси. Ми не зустрічаємося із співробітниками щодня, велику частину часу вони працюють самостійно, і з цим у нас не виникає жодних проблем. Щоб ВО міг працювати необхідно:

· Уміти доручати завдання іншим. Ви повинні бути здатні чітко пояснити важливість завдання. Це особливо актуально, якщо відсутня можливість часто перевіряти хід роботи.

· Деякий доступний засіб комунікації, чи то особисті зустрічі, телефон, факс, електронна пошта, поштовий голуб або відеоконференція.

· Здатність розділити завдання на підзавдання, які співробітник може виконувати незалежно. Наприклад, оператори довідкової служби можуть знаходитися а різних частинах країни. Неважливо, де я знаходжуся, головне, щоб я міг відповісти на питання клієнта при цьому не вдаючись до консультацій інших співробітників. Якщо останнє неминуче, повинні бути готові відповідні засоби комунікації.

· Розподілити навантаження так, щоб його вистачало на повний робочий день, або розробити схему оплати праці на підставі обсягу виконаної роботи.

· Але найголовніше -- це вірити у те, що співробітник може виконати завдання без контролю з вашого боку.

Сучасний офіс - це набір мережевих служб, таких як, електронна пошта, файловий сервер, сервер додатків (може бути), факс сервер і т. д. розташованих на сервері у вашій локальній мережі. Важко уявити такій офіс без персональних комп'ютерів, копіювальних і факсимільних пристроїв, засобів мобільного зв'язку й інших пристроїв, що дозволяють ефективно вирішувати всі завдання.

Неодмінним атрибутом сучасних офісів є персональні комп'ютери, продуктивність яких за обсягом пам'яті, різноманіттю можливостей і швидкості перевершує продуктивність великих обчислювальних машин минулого.

Крім стаціонарних настільних персональних комп'ютерів в офісній роботі широкого використання набули портативні комп'ютери, які в свою чергу розподіляються на два типи:

· ноутбуки (або лептопи);

· кишенькові комп'ютери (або персональні електронні помічники).

Лептопи (дослівний переклад «Наколінний комп'ютер») мають ті ж можливості, що й настільний комп'ютер і відрізняються від звичайного персонального комп'ютера тільки розмірами (вага їх може не перевищувати 2 кг). З ними можна працювати, розмістивши на колінах під час зустрічі або перельоту.

Кишенькові комп'ютери (персональні електронні помічники (personal digital assistants, PDAs)):-- це мініатюрні комп'ютери, які важать менше 0,5 кг і легко містяться в кишеню піджака. Продуктивність і пам'ять такого комп'ютера обмежені. Кишенькові комп'ютери використовуються в основному для запису й зберігання телефонних номерів, адрес, записок і заміток, невеликих документів для передачі по електронній пошті або факсу, а також для ведення щоденника. З появою стільникового зв'язку PDAs можуть використовуватися як пейджери або для прийому й передачі факсів і електронної пошти.

Крім того в роботі сучасного офісу застосовується й інші електронні апаратні засоби: модем, мережева карта, різні копіювальні пристрої, сканери, факси тощо. Коротко розглянемо основні з них.

Мережева карта дозволяє поєднувати комп'ютери в мережу. Комп'ютерна мережа - це об'єднання двох або більпіе комп'ютерів і інших пристроїв, що уможливлює обмін інформацією між цими пристроями.

Копіювальні апарати призначені для копіювання текстів, креслень, малюнків. Сучасні моделі копіювальних апаратів мають багато додаткових можливостей: двостороннє копіювання, звірення копій, автоматичне скріплення скобами, повнокольорове копіювання тощо.

Факсимільний апарат або факс використовується для електронного пересилання документів з одного місця в інше. По факсу можна передати будь-яку надруковану інформацію або зображення: картину, графік, рукописні замітки, діловий лист, підписаний контракт і т. д.

Сканери призначені для одержання зображення (текстів, таблиць, креслень, схем, малюнків, фотографій) з оригіналів і зберігання отриманого електронного зображення в комп'ютері для наступної роботи з ними.

Багатофункціональні пристрої -- пристрої, які можуть виконувати функції копіювального апарата, факсу й сканера.

Сучасні засоби дозволяють керувати досить великою кількістю працівників, які географічно знаходяться в різних місцях, і при необхідності консультувати їх.

На Заході послугами віртуальних офісів (там вони називаються Call-центрами) користується більшість великих і невеликих компаній. Тільки в США існує більше 70 тисяч Call-центрів. А ми ж не станемо сперечатися, що там свою вигоду розуміють дуже добре.

Нарешті такий корисний і вигідний вид послуг з'явився і у нас. Перший класичний віртуальний офіс в Україні організувала відома пейджингова компанія Beeper. Найбільш «продвинуті» компанії вже встигли скористатися послугами першого українського Call-центру і гідно оцінити переваги такої плідної співпраці.

Послугами віртуального офісу користуються не тільки підприємці, що тільки-но розпочинають свій бізнес і не мають власного офісу. Як це не дивно, але на сьогоднішній день в Україні найбільш активними користувачами й постійними клієнтами кол-центрів є великі компанії, що працюють на ринку електроніки й побутової техніки, банки, страхові компанії, фірми, - що займаються прямими продажами тощо.

До послуг віртуального офісу звертаються також фірми, що відкривають філії та представництва в іншому місті. При цьому витрати на телефонні дзвінки зменшуються. За свідченнями експертів, переваги віртуального офісу полягають також у тому, що власні працівники не відволікаються на консультування із приводу характеристик продукції, умов акції й тому подібних стандартних питань. А клієнт може одержати консультацію у віртуальному офісі в будь-який час доби.

Особливо цінні послуги віртуального офісу для маркетингової стратегії і тактики будь-якої фірми, незалежно від розмірів і спеціалізації.

При розширенні функцій організації розширюються і можливості віртуального офісу.

У зв'язку з цим є сенс розглянути такі форми організації підприємств як мережеві і віртуальні корпорації. Мережевий характер підприємств виявляється у тому, що глобальна мережа використовується для обміну необхідною інформацією між географічно видаленими підрозділами компанії.

В даний час фірмами широко використовується часткова або повна передача виконання окремих бізнес-функцій і навіть частин бізнес-процесу стороннім особам і організаціям.

Це явище одержало назву аутсорсинг (аутсорсинг --- outsourcing (англ.) буквально -- процес отримання чого-небудь із зовнішніх джерел).

Широкий розвиток на Заході аутсорсинг одержав через ряд причин.

По-перше, це зростання інтенсивності конкурентної боротьби у всіх секторах ринку і пов'язана з нею необхідність досягнення найвищої ефективності всіх операцій компанії, яка прагне до завоювання стабільної і довготривалої переваги над конкурентами. Досягти самостійно максимального підвищення результативності всіх операцій компанії практично неможливо, а іноді і недоцільно. Можна довести до досконалості виконання ключових функцій, а решту роботи довірити тим, у кого вона виходить краще за інших. Таким чином, для багатьох компаній залучення сторонніх організацій для виконання окремих робіт стало несподіваним і ефективним виходом. Важко не погодитися з тим, що завжди існують компанії, здатні виконувати відносно незалежні функції бізнесу з найбільшою, практично недосяжною ефективністю.

По-друге, це прагнення компаній бути «глобальними», тобто, щоб їхня продукція і послуги були представлені у всьому світі. Для цього, в першу чергу необхідна відсутність жорсткої «прив'язки» до певної території. Наприклад, власні продуктивні потужності, служба доставки або мережа магазинів є не те щоб серйозною перешкодою, а швидше зайвою розкішшю для фірми, що переходить від ринку однієї країни до іншої принаймні на початковому етапі.

Третій момент, перш за все, пов'язаний з роллю малих підприємств, що збільшується, в світовому бізнесі. Аутсорсинг дає можливість глобальної присутності якої-небудь компанії на ринках багатьох країн без необхідності практично пропорційного зростання персоналу для обслуговування нових ринків збуту або виробничих потужностей. Тобто відносно невелика компанія може, із залученням малих підприємств, працювати по всьому світу з центрального офісу або «штабу», зберігаючи контроль над виконанням поставлених завдань в межах вибраної стратегії.

Зв'язок центрального офісу з підрозділами здійснюється як правило з використанням електронних засобів і глобальної мережі передачі даних. Революційність такого підходу до створення бізнес-організації полягає хоча б у тому, що покладаючись на звичні визначення і поняття, важко уявити, що це за організація і де вона розташована, як приклад,' можемо привести фірму, що займається розробкою програмного продукту (ядро, оболонка), зазвичай відбувається із залученням команд зі всього світу. Великі промислові фірми, які спеціалізуються на випуску електронної апаратури та комп'ютерів, таких як Compaq та IBM, які раніше повністю самостійно виконували весь цикл розробки і виробництва техніки, тепер замовляє за своїми кресленнями і технологічними картами виробництво апаратури азіатським компаніям. Таким чином, їм вдається знизити собівартість своєї продукції і легше витримати конкуренцію з виробниками більш дешевих аналогів.

Для зв'язку з партнерами і підрозділами широко використовуються можливості глобальної мережі, такі як електронна пошта і відеоконференції.

Не зважаючи на те, що у сфері застосування мережевих технологій комп'ютерщикам «всі карти в руки», найпершою компанією, яка в ході розширення і глобалізації бізнесу застосувала модульну структуру і добилася приголомшливого успіху, була Nike -- лідер американського ринку з виробництв і продажу спортивного одягу та інвентарю.

Мережева або модульна структура дає безліч переваг. В першу чергу -- це можливість сконцентрувати зусилля персоналу на вирішенні кількох основних завдань, замовляючи виконання інших функцій, таких як доставка, бухгалтерський облік, а також виробництво фахівцями поза компанією. Модульна корпорація є стрижнем, оточеним гнучкою мережею найкращих постачальників необхідних послуг, які як модулі в конструкторі можуть бути задіяні або виключені у зв'язку з необхідністю.

Найважливішою перевагою є присутність організації в багатьох країнах світу, а також можливість завойовувати ринкові позиції скрізь, де є така можливість. Мережева організація консолідує ресурси по всьому світу з метою добитися найкращої якості продукції при максимально низькій вартості, що є одним із вирішальних чинників для досягнення стійкої переваги над конкурентами.. Модульна організація може постійно міняти свою структуру для того, щоб виходити на ринок з новою продукцією. Інший, не менш важливий аспект -- це вища продуктивність і задоволеність виконуваною роботою тими, хто працює в головному офісі, завдяки суттєво гнучкішій структурі підприємства. Причому структура мережевої (віртуальної) корпорації -- найбільш гнучка з усіх можливих форм існування ділових організацій.

Зрештою подолання деяких аспектів недостатнього контролю і підвищення залученості співробітників в загальну справу необхідно використовувати засоби сприяння груповій роботі.

Особливість глобальної мережевої корпорації полягає також у тому, що виникає необхідність в керівниках, які підготовлені до роботи в різних країнах. Не зважаючи на те, що основні функції управління: планування, організація, лідерство, контроль не міняються від того, проходять операції компанії в одній країні або декількох одночасно, існують чинники відмінності в навколишньому середовищі, яким необхідно відповідати:

· соціально-культурні відмінності між країнами;

· відмінності в економічному розвитку;

· відмінності в законодавстві.

Таким чином, це підвищує частку ризику для бізнесу. Внутрішня структура міжнародної компанії повинна відповідати декільком наборам параметрів зовнішнього середовища, що формує різні культури, усередині яких знаходяться клієнти компанії, а також постачальники продукції і різного сервісу, що найбільш важливо для аутсорсинга.

Ідеологія офісу постійно змінюється й розвивається. У значно більшому ступені буде використана технологія віртуальної реальності, тобто створення штучного навколишнього середовища за допомогою комп'ютерних технологій. Широко розповсюдженими стануть такі поняття, як «віртуальний офіс», «віртуальні архіви й бази даних», «віртуальні тури», «віртуальні тренажери», «віртуальні конференції» тощо.

Офіс майбутнього -- це не тільки передові інформаційні технології, але й нові підходи до планування будівель і організації внутрішнього простору.

Можливо, в майбутньому офісом будуть називатись ошатні будинки в оточенні саду або ландшафтного парку, з комфортними меблями й теплим інтер'єром, і тим самим схожі скоріше на приватну оселю, а функції бек-офісу будуть передаватись спеціалізованим фірмам.

Размещено на Allbest.ur