Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД - это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными: добавить/ удалить в таблицу одну или несколько записей; обновить значения некоторых полей; найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Цель.

Создать автоматизированное рабочее место продавца магазина радиодеталей, заполнить эту базу необходимой информацией. Создать в базе данных необходимые связи, обеспечить корректный ввод данных (использование масок), осуществить необходимые запросы, вывод отчетов и возможностью управлять данными базы данных с формы. Отобразить структуру базы данных с помощью сущностей в модели данных RWin, разработать схему данных средствами Bpwin.

1. Структура БД

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, -- она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о клиентах может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

База данных продтоваров включает в себя семь таблиц.

Рис. 1 - Структура БД

Краткое описание таблиц:

Таблица «Должности» - хранит информацию о должностях в данном заведении.

Таблица «Заказы» - содержит информацию о заказанных товарах.

Таблица «Сотрудники» - содержит данные о сотрудниках на предприятии.

Таблица «Клиенты» - содержит данные о клиентах данного заведения.

Таблица «Подтипы товаров» - содержит перечень товаров по типам.

Таблица «Корзина Заказов» - содержит перечень заказанных товаров.

Таблица «Товары» - содержит информацию об имеющихся товарах.

Таблица 1. Полное описание таблицы Клиенты

Имя поля	Тип данных	Общие свойства
Код клиента	Счетчик	Размер поля - длинное целое; Новые значения - последовательные; Индексированное поле - да (совпадения не допускаются)
Фамилия	Текстовый	Размер поля - 50; Обязательное поле - Да; Пустые строки - да; Индексированное поле - нет. Сжатие Юникод - да; Режим IME - нет контроля; режим предложений IME - нет. Маска ввода - >L<?????????
Имя	Текстовый	Размер поля - 50; Обязательное поле - Да; Пустые строки - да; Индексированное поле - нет. Сжатие Юникод - да; Режим IME - нет контроля; режим предложений IME - нет. Маска ввода - >L<?????????
Реквизиты	Поле МЕМО	Обязательное поле - нет; пустые строки - да; индексированное поле - нет; сжатие юникод - да. Режим IME- нет контроля; режим предложений IME - нет.
Предприятие	Текстовый	Размер поля - 50; Обязательное поле - нет. Пустые строки - да; Индексированное поле - нет. Сжатие Юникод - да. Режим IME - нет контроля; режим предложений IME - нет. Маска ввода - ??????????????
Адрес	Текстовый	Размер поля - 50; Обязательное поле - Нет; Пустые строки - да. Индексированное поле - нет. Сжатие Юникод - да. Режим IME - нет контроля. Режим предложений IME - нет;
Телефон	Числовой	Размер поля - 11; Обязательное поле - нет; Пустые строки - да. Индексированное поле - нет; Сжатие Юникод - да; Режим IME - нет контроля; режим предложений IME - нет; Маска ввода-+0 (000) 00-00-000

Запросы.

Запросы служат для выборки данных по некоторым условиям, сортировки данных, обновления, удаления, добавления данных и предоставления их пользователю в удобном виде. Можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными из других источников, выполнять вычисления в таблицах.

Обеспечивают безопасность: во-первых, снижается риск повреждения данных в таблицах из-за неумелых действий, во-вторых, разграничивается доступ к данным в соответствии с кругом персональных обязанностей.

Особенность запросов - берут данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.

Запросы удобно использовать как источники данных форм и отчетов. В данной работе были созданы запросы для таких форм как: заказы, клиенты, тип, а также для отчетов: счет, список товаров.

Данные запросы были созданы с помощью конструктора.

Формы.

Формы -- средства для заполнения только тех полей, которые положено заполнять пользователю. С помощью форм данные можно отображать.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Краткое описание созданных форм:

Форма «Главная форма» содержит кнопки перехода на остальные формы, управляющие базой данных. Эта форма запускается автоматически при открытии БД.

Форма «Приход» - содержит в себе органы управления для добавления и редактирования нового товара.

Форма «Заказ» - для просмотра, изменения и добавления заказов. Также есть возможность просмотреть сведенья о выбранном товаре и распечатать счет заказа.

Форма «Должности» - получает данные о должностях.

Форма «Товары» - изменение, добавление данных о товаре.

Форма «Клиенты» - предоставляет возможность получить данные о нужном нам клиенте.

Форма «Сотрудники» - предоставляет возможность получить данные о сотрудниках на фирме.

Форма «Отчет за месяц»- выводит информацию за прошедший месяц.

Форма «Типы товаров»- предоставляет информацию товаров по типу.



Рис. 2 - Форма «Главная форма»

Рис. 3 - Форма «Приход»

Рис. 4 - Форма «Товары»

Отчеты.

Отчет -- это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Краткое описание отчетов:

Отчет по продажам за месяц выводит информацию товарооборотов за месяц:

Рис. 5 - Отчет по продажам за месяц

автоматизированный радиодеталь запрос



Рис. 6 - Отчет по всем продажам

Работа с приложением.

Пользователем данного приложения является торговый представитель магазина радиодеталей. Работа с приложением начинается с формы заказы (рис. 7), которая содержит все основные операции для продажи товара. Главной задачей приложения является заполнения данных о новых и существующих пользователях, составление заказа и оперирование данными. Также есть возможность получать некоторые статистические данные в виде отчетов и данные о закупленных товарах, сотрудниках, клиентов.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис. 7 - форма «Заказы»

Формы - клиенты и сотрудники и услуги предназначены для редактирования данных о клиентах, сотрудниках, типах услуг и не имеют специфических возможностей.

Принятие заказа:

Принятие заказа осуществляется с помощью формы «Заказы», в которой пользователь должен выбрать (либо вписать нового) клиента, выбрать продавца и только после этого приступать непосредственно к заказу клиента. Для добавления товара в заказ пользователь может воспользоваться иерархической системой выбора товара, которая заключается в последовательном выборе типа товара и самого товара. В таблице можно выбрать количество заказанных одноименных товаров.

Рис. 8 - Форма «Клиенты»

Рис. 9 - Форма «Сотрудники»



Рис. 10 - Форма «Типы товаров»

2. Использование языка VB. Типичные примеры

Private Sub Кнопка 66_Click () - Процедура, выполняющая очистку полей от данных, изменяющая свойства доступа ("защита от дурака"):

On Error GoTo Err_Кнопка 66_Click

DoCmd.GoToRecord, acNewRec

Forms![Заказы]![Поле71] = ""

Forms![Заказы]![Поле73] = ""

Me!КодСотрудника.Enabled = False

[Form_подчиненная форма Корзина Заказа Запрос 1]. Код Подтипа. Enabled = False [Form_подчиненная форма Корзина Заказа Запрос 1]. Код Товара. Enabled = False

Exit_Кнопка 66_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка 66_Click:

Msg Box Err. Description

Resume Exit_Кнопка 66_Click

End Sub

Private Sub Код Товара_Got Focus () - формирование фокусировки на поле в таблице

If Код Товара.Value > 0 Then

Current Goods = Код Товара.Value

End If

End Sub

Private Sub Кнопка 14_Click () - процедура, которая формирует скидку на товар согласно условию: сумма покупки >1000 - скидка 5%, соответственно: >5000 - 10%, >50000 - 15%

[Form_Заказы]. Кнопка 47. Enabled = True

On Error GoTo Err_Кнопка 15_Click

'Do Cmd.Go To Record, ac Next

'Do Cmd.Go To Record, ac New Rec

[Form_Заказы]. подчиненная_форма_Корзина Заказа_Запрос. Requery

Do Cmd.Go To Record, ac New Rec

If Forms![Заказы]![Поле 36] > 0 Then

Forms![Заказы]![Поле 71] = Forms![Заказы]![Поле 36]

Forms![Заказы]![Поле 73] = "0%"

End If

If Forms![Заказы]![Поле 36] > 1000 Then

Forms![Заказы]![Поле 71] = Forms![Заказы]![Поле 36] * 0.95

Forms![Заказы]![Поле 73] = "5%"

End If

If Forms![Заказы]![Поле 36] > 5000 Then

Forms![Заказы]![Поле 71] = Forms![Заказы]![Поле 36] * 0.9

Forms![Заказы]![Поле 73] = "10%"

End If

If Forms![Заказы]![Поле 36] > 50000 Then

Forms![Заказы]![Поле 71] = Forms![Заказы]![Поле 36] * 0.85

Forms![Заказы]![Поле 73] = "15%"

End If

Exit_Кнопка 15_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка 15_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка 15_Click

End Sub

Private Sub Код Подтипа_After Update () - пример формирования свойства источника данных для объекта

Код Товара. Row Source = "SELECT Товары. Код Товара, Товары. Наименование FROM Товары WHERE Товары. Код Подтипа=" & Код Подтипа.Value & " ORDER BY Товары. Наименование"

Код Товара. Requery

End Sub

Private Sub Код Товара_Change () - изменение свойства доступа к элементу

Me!Кнопка 14.Enabled = True

End Sub

Private Sub Кнопка 22_Click () - пример обработки исключительных ситуаций

On Error Go To Err_Кнопка 22_Click

Dim st Doc Name As String

St Doc Name = Chr W (1052) & Chr W (1072) & Chr W (1082) & Chr W (1088) & Chr W (1086) & Chr W (1089) & Chr W (51)

Do Cmd. Run Macro st Doc Name

Exit_Кнопка 22_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка 22_Click:

Msg Box Err. Description

Resume Exit_Кнопка 22_Click

End Sub

Private Sub Form_Activate () - Пример перебора таблицы при загрузки формы

Dim cur Rec As Integer

Dim Q1 As Query Def

Dim tabl As Recordset

If Current Goods > 0 Then

Set Q1 = Current Db.Query Defs ("Товары Запрос")

Set tabl = Q1.Open Recordset

Cur Rec = 1

Do While tabl![Код Товара] <> Current Goods

tabl. Move Next

If tabl.EOF Then Exit Do

curRec = cur Rec + 1

Loop

' Do Cmd.Go To Record, ac Go To, cur Rec

Current Goods = 0

Else

Do Cmd. Go To Record, ac First

End If

End Sub

3. Руководство пользователя

1. Для запуска программы сначала надо вставить диск с программой в дисковод, далее скопировать базу данных «магазин радиодеталей.mdb» на локальный диск «С» или же запустить прямо с диска.

2. После запуска программы автоматически запускается главная форма. С главной формы можно управлять всеми данными базы данных.

3. Для заказа, какого либо товара склада необходимо нажать на кнопку «Новая Сделка», далее из поля со списком выбрать клиента, который покупает товар, в случае если его не существует в списке - нужно нажать на кнопку «Добавить Клиента», после чего откроется форма с полями для ввода данных о клиенте. Затем закрываем форму, обновляем список клиентов и выбираем добавившего клиента со списка. После этого необходимо ввести данные сотрудника предприятия, который принимает клиента. Для этого выбираем сотрудника с соответствующего списка. После ввода сотрудника и клиента, выбираем отдел и необходимый продукт с соответствующего поля со списком. После выбора товара в поле выведется цена продукта, если она устраивает клиента нужно нажать на кнопку «Добавить в заказ». После нажатия кнопки в таблицу «Выбранные продукты» добавляется запись с выбранным товаром. В этой таблице указываем количество товара (в единицах), после чего пересчитывается отпускная цена. Аналогичным способом можно добавлять другие товары.

4. Для получения квитанции - после добавления всех интересующих товаров - нужно нажать на кнопку «Накладная», после чего автоматически формируется квитанция с указанием клиента, сотрудника, даты осуществления операции и суммой за выбранные товары. Для просмотра всех имеющихся товаров можно нажать на кнопку «Список всех товаров» и посмотреть перечень товаров на складе.

5. Также с главной формы предусмотрен ввод данных о новых товарах и отделах. Для добавления товара - нажимаем на кнопку «Товары», откроется форма, в которой необходимо ввести данные о товаре. Если на данный момент не существовал отдел, то его можно добавить с главной формы или с формы «Товары» нажав на кнопку «Добавить Отдел».

Моделирование бизнес-процессов средствами BPwin.

При создании новой модели возникает диалог, в котором следует указать, будет ли создана модель заново или она будет открыта из файла.



Рисунок 11

Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные -- в виде стрелок. Поэтому для описания работы предприятия необходимо построить модель, которая будет адекватна предметной области, и содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации. Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0, где система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной -- функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации. Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с создания контекстной диаграммы -- диаграммы наиболее абстрактного уровня описания системы в целом, содержащей определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель. Широта подразумевает определение границ модели -- что будет рассматриваться внутри системы, а что снаружи. Глубина определяет, на каком уровне детализации модель является завершенной. При определении глубины системы необходимо помнить об ограничениях времени -- трудоемкость построения модели растет в геометрической прогрессии с увеличением глубины декомпозиции. После определения границ модели предполагается, что новые объекты не должны вноситься в моделируемую систему. После создания базовой работы вначале необходимо поставить выходную стрелку.

Виды стрелок.

Вход (Input) -- материал или информация, которые используются или преобразуются работой для получения результата (выхода). Допускается, что работа может не иметь ни одной стрелки входа. Каждый тип стрелок подходит к определенной стороне прямоугольника, изображающего работу, или выходит из нее. Стрелка входа рисуется как входящая в левую грань работы. При описании технологических процессов (для этого и был придуман IDEF0) не возникает проблем определения входов. При моделировании ИС, когда стрелками являются не физические объекты, а данные, не все так очевидно. Управление (Control) -- правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку управления. Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы. Управление влияет на работу, но не преобразуется работой. Если цель работы -- изменить процедуру или стратегию, то такая процедура или стратегия будет для работы входом. В случае возникновения неопределенности в статусе стрелки (управление или вход) рекомендуется рисовать стрелку управления. Выход (Output) -- материал или информация, которые производятся работой. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку выхода. Работа без результата не имеет смысла и не должна моделироваться. Стрелка выхода рисуется как исходящая из правой грани работы. Механизм (Mechanism) -- ресурсы, которые выполняют работу, например персонал предприятия, станки, устройства и т.д. Стрелка механизма рисуется как входящая в нижнюю грань работы. Для того чтобы ввести имя стрелки необходимо два раза нажать на неё, и в диалоговом окне ввести имя.

4. Модель бизнес процесса в магазине

Рисунок 12



Рисунок 13



Рисунок 14

5. Конструирование БД с помощью ERWIN

Erwin - средство конструирования БД, обеспечивает высочайшую продуктивность труда при разработке и сопровождении приложений с использованием БД.

ERwin создает визуальное представление (модель данных) для решаемой задачи. Позволяет наглядно отобразить структуру и основные элементы БД на протяжении всего процесса моделирования - от логического (определение требований к информации и бизнес-правил), до оптимизации физической модели в соответствии с заданными характеристиками. Созданная визуальная модель может использоваться для детального анализа, уточнения и распространения как части документации, необходимой в цикле разработки.

ERwin имеет два уровня представления модели - логический и физический. Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, и могут называться так, как называются в реальном мире. Объекты модели, представленные на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами. Физический уровень модели данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога.

Рисунок 15

Вывод

Данная база данных является незаменимою частью для автоматизированного магазина радиодеталей, разработана по классической методике проектирования баз данных. Кроме этого она обладает прекрасным пользовательским интерфейсом, который обеспечивает простоту работы с базой данных. С помощью этой программы можно редактировать, добавлять, удалять, сохранять данные и получать необходимые отчеты.

Размещено на Allbest.ru